Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tema for tilsynet er behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til interkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

  • Kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarligkartlegging ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar
  • Kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

Det ble påpekt ett avvik:

Storfjord kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlig kartlegging og individuell vurdering av alle søknader om økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Marianne Hovde
seniorrådgiver (revisjonsleder)

Renate Kristiansen
rådgiver

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Storfjord kommune i perioden 21.5.2012 –16.10.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen plikter å føre tilsyn med kommunens virksomhet etter lov om sosiale tjenester i NAV kapittel 4, og skal påse at kommunens virksomhet drives i samsvar med loven og tilhørende forskrifter, jf. lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

NAV Storfjord har ansvar for kommunens tjenester og oppgaver etter Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, jf. samarbeidsavtale mellom Storfjord kommune og NAV Troms. I henhold til avtalen avholdes to ordinære samarbeidsmøter pr. år.

Rådmannen mottar månedlig rapportering/målekort fra NAV-kontoret, og NAV-leder deltar i utvidet ledergruppemøte 4-5 ganger i året.

Samarbeidsavtalen mellom Storfjord kommune og NAV Troms skal revideres/evalueres høsten 2012.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 21.5.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt den 6.9.2012.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 7.9.2012 (videokonferanse).

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med NAV Storfjord sin behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, jf. §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Tilsynet var avgrenset til temaet forsvarlig behandling, herunder om kommunen sikrere at søkers og barnas situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad, og om det gjøres individuelle vurderinger også i forhold til barnas situasjon, før det tas beslutning om økonomisk stønad.

Målsettingen med tilsynet var å undersøke om:

  • Kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar.
  • Kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Med personer med «forsørgeransvar for barn» menes personer som har forsørgeransvar etter lov om barn og foreldre, og inkluderer både søkere som har daglig omsorg for sine barn og personer som har samvær med sine barn.

5. Funn

Det ble påpekt ett avvik:

Storfjord kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlig kartlegging og individuell vurdering av alle søknader om økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i NAV § 18 stønad til livsopphold, § 19 stønad i særlige tilfeller og § 4 forsvarlighetskravet,
  • Forvaltningslovens § 17 om forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt og
  • Internkontrollforskriften § 4 og § 5

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

  • Det er ikke etablert faste rutiner for kartlegging av tjenestemottakers barn som har betydning for vurdering av livsoppholdsbehovet.
  • Det er ikke nedfelt skriftlige rutiner som direkte omhandler kartlegging av barns behov, og kartlegging er i stor grad basert på den enkelte saksbehandlers kjennskap til brukerne gjennom samtaler, og at brukerne er kjent for kontoret.
  • Det er en ulik forståelse internt av rekkevidden av plikten til å – overfor søker – peke på omstendigheter av betydning for vurderingen av søknaden.
  • Det er ikke etablert faste rutiner for dokumentasjon av den kartlegging som gjøres.
  • Gjennomgang av saksmapper viste få spor av at barnas særskilte behov var nærmere undersøkt og beskrevet, ut over det som evt. kom frem av søknadsskjema. Eksempler: utgifter knyttet til SFO, barnepass, klær, datautstyr, internett, skoleutstyr, fritidsaktiviteter og utstyr knyttet til dette. Dette gjaldt både søknader som ble avslått, og søknader som ble innvilget.
  • I noen saker fremgår det at søker selv har oppgitt utgifter knyttet til forsørgeransvar for barn, uten at det i vedtaket fremgår om kommunen har vurdert disse som utgifter til livsopphold. I noen av disse sakene gis søker avslag etter lov om sosiale tjenester i NAV § 18, men innvilges stønad etter lov om sosiale tjenester i NAV § 19, men gjerne ikke fullt ut. Dette begrunnes ikke konkret.
  • I et stort antall saker blir vedtak hjemlet i både § 18 og 19, uten at det fremkommer klart om stønad kan innvilges etter rettskravbestemmelsen i § 18.
  • Delegasjon av vedtaksmyndighet til saksbehandlere og rammene for vedtaksmyndigheten er ikke skriftliggjort, og er ikke tilstrekkelig klare.
  • Det er ikke godtgjort at kommunen har et tilstrekkelig systematisk forbedringsarbeid som gjelder behandling av søknader om økonomisk stønad. Det foretas ikke en systematisk gjennomgang av om kartlegging og vurdering i sakene er i tråd med lov og forskrift.

6. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids – og Velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids – og Velferdsforvaltningen
  • Rundskriv – Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

7. Dokumentunderlag

Kommunens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale (NAV Storfjord) –Storfjord kommune og NAV Troms
  • Delegert vedtak av Storfjord kommune v/Rådmannen– «Videredelegasjon til leder av NAV Storfjord kommune» – datert 3.7.2012
  • «Videredelegasjon til NAV-leders stedfortreder», datert 27.7.2012
  • «Oversikt ansatte NAV Storfjord»
  • «Kompetanseplan NAV Storfjord», datert 20.7.2012
  • «Organisasjonskart NAV Storfjord»
  • Skjema: «Søknad om økonomisk stønad»
  • Skjema: «Forenklet søknad om økonomisk stønad»
  • Rutine: «Rutiner og behandling av søknader økonomisk sosialhjelp»
  • Skjema: «Søknad om midlertidig botilbud jfr. Lov om sosiale tjenester i NAV»
  • Skjema: «Fullmakt» - generell
  • Skjema: «Fullmakt» - til økonomisk rådgivningstjeneste
  • Skjema: «Dokumentliste»
  • Brevmal: «Innkalling til samtale»
  • Skjema: «uten navn» - Inntekter/utgifter mv.
  • Dokumentmal: «Utbetaling bank»
  • Dokumentmal: «uten navn» - Journalnotat
  • Brevmal «uten navn» - generell
  • Dokumentmal: «Gjeldsbevis»
  • Vedtaksmal – økonomisk stønad
  • Avviksskjema
  • Rutine: «Rutiner for å avdekke, rette opp og hindre gjentakelse av avvik»
  • Resultat/rapport brukerundersøkelse: «Lokal brukerundersøkelse NAV 2012 Troms»
  • Aktuelle dokumenter knyttet til enkeltvedtak om tildeling av økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn i 5 saker (søknad, vedtak, journalnotater og lignende)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 saksmapper, herunder:
    -10 saker som omhandlet søknader etter §§ 18 og 19 fra personer med forsørgeransvar for barn
    -2 saker som omhandlet søknader fra personer med samvær
    -5 saker som omhandlet søknad om nødhjelp fra personer med forsørgeransvar for barn

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn av 21.5.2012
  • Plan for tilsyn av 29.8.2012

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Ellen-Beate Jensen Lundberg

Rådmann

X

X

X

Leen Berger

NAV-leder

X

X

X

Unni Engstad

Veileder og NAV-leders faste stedfortreder

X

   

Jorun Berg-Husøy

Veileder

X

X

X

Inger Henriksen

Veileder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Renate Kristiansen
Seniorrådgiver Marianne Hovde (revisjonsleder)