Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte 23.-25.9.2013 tilsynsbesøk i Bardu kommune. Tema for tilsynet var helsestasjonstjenester til barn 0 til 6 år. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Formålet med tilsyn gjennomført som systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet undersøkelse av om Bardu kommune sikrer forsvarlige helse- og omsorgstjenester til barn 0 til 6 år gjennom sin helsestasjonstjeneste. Vi har særlig sett på følgende områder:

  • Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
  • Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
  • Om kommunen sikrer at helsestasjonen gir tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
  • Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik.

Avvik:

Bardu kommune har ikke et system som sikrer at helsestasjonen bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud.

Dato: 7.10.2013

Eli Åsgård
revisjonsleder

Anders Aasheim
revisor

 

Birgit Iversen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bardu kommune, helsestasjonstjenesten i perioden 22.5.2013 – 7.10.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som ble avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bardu kommune ligger i indre Troms og har rundt 3900 innbyggere. Kommunesenteret er Setermoen. Forsvaret har en omfattende virksomhet og er største arbeidsgiver i kommunen.

Kommunen er organisert etter en to-nivå modell. Helsestasjonen er administrativt underlagt avdelingsleder for enhet helse, omsorg og barnevern. Det er ansatt tre helsesøstre i 100 % stilling i helsestasjonen. Det er satt av en halv dag pr. uke til legetjeneste. Fysioterapeut kontaktes ved behov. Det ble født 49 barn i kommunen i 2012.

Kommunen har et statlig mottak for asylsøkere. Mottaket er delt i to avdelinger; ordinær avdeling med plass til 125 beboere, og forsterket avdeling med 20 plasser.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.5.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 24.9.2013.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved helsestasjonen.

Sluttmøte ble avholdt 25.9.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

I dette tilsynet har vi undersøkt kommunens helsestasjonstjeneste til barn fra 0 til 6 år. Vi har særlig sett på

  • Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
  • Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
  • Om kommunen sikrer at helsestasjonen gir tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
  • Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Ved dette tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere ett avvik. Det ble ikke gitt merknader.

Avvik:

Bardu kommune har ikke et system som sikrer at helsestasjonen bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-4, 4-1, 7-3, forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-1 tredje ledd samt internkontrollforskriften §§ 3 til 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunens koordinerende enhet gir ikke et tilbud til barn med behov for sammensatte tjenester.
  • Kommunen har ikke utarbeidet samarbeidsavtaler mellom helsestasjonen og fastlegene.
  • Helsestasjonen orienterer ikke fastlegene skriftlig når barnet henvises direkte til spesialisthelsetjenesten.
  • Opplysninger om barnet føres ikke i en samlet journal i helsestasjonen.
  • Tiltak i helsestasjonen kvalitetssikres ikke av medisinskfaglig rådgiver.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Familier med barn som har spesielle behov har en særlig krevende omsorgssituasjon. Dette innebærer at helsestasjonen må ha særlig oppmerksomhet rettet mot barn med spesielle behov, samt sårbare og utsatte grupper. Derfor skal kommunen sørge for at helsestasjonstjenesten utvikler gode rutiner for samhandling med øvrige kommunale tjenester om barn med spesielle behov. Koordinerende enhet skal ha et overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan, og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorer. Bardu kommunes koordinerende enhet gir ikke et tilbud til barn med behov for sammensatte tjenester.

Ved behov for utredning av barn er helsestasjonens egne muligheter til dette begrenset. Ofte må helsestasjonen henvise til barnets fastlege for utredning og vurdering av videre tiltak. Som ledd i sin internkontroll må kommunen ha avklart hvilke oppgaver som skal tilligge helsestasjonen, og hvilke som skal formidles til fastlegene. Kommunen må ta stilling til hvordan samarbeidet med fastlegene skal foregå i praksis. Skriftlige samarbeidsavtaler med fastlegene, eller prosedyrer med omforent forståelse mellom partene, kan være avklarede i forkant når konkrete problemstillinger oppstår.

7. Regelverk

  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
  • Lov om pasient- og brukerrettigheter
  • Lov om helsepersonell
  • Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
  • Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
  • Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunes helsetjeneste
  • Forskrift om pasientjournal
  • Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Skriv med informasjon om kommunen og helsestasjonen datert 26.6.2013
  • Organisasjonskart – administrativ struktur i Bardu kommune
  • Oversikt over ansatte i helsestasjonen
  • Oversikt over helsestasjonens samarbeidspartnere
  • Metodebeskrivelse legeseksjonen: helsetjeneste til asylsøkere
  • Saksliste tverrfaglig team datert 25.2.2009
  • Møtereferat tverrfaglig team datert 12.6.2013
  • Samarbeidsavtale mellom helsestasjonstjenesten og tannhelsetjenesten
  • Stillingsbeskrivelser
    - Ledende helsesøster
    - Helsesøster Trude T. Nesholen
    - Helsesøster Eilen Markussen
  • Oversikt over anbefalt helsestasjonsprogram 0-5 år
  • Individuell plan
  • Avviksskjema for Bardu kommune
  • Meldeskjema for fysioterapi – barn
  • Kommunedelplan for idrett, fysisk aktivitet, friluftsliv og folkehelse 2009-2012 kortversjon
  • Plan for helsetjenesten til asylsøkere og flyktninger i Bardu kommune
    - Lovgrunnlag/retningslinjer
    - Kartlegging
    - Koordinering i forbindelse med spesialistbesøk/sykehusinnleggelse
    - Hjemmebesøk
    - Helsestasjonsarbeid for spe- og småbarn
    - Skolehelsetjenesten
    - Bruk av tolk
    - Samarbeidsmøter
    - Smittevernarbeid

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Årsmelding for Bardu kommune 2012
  • Organisasjonskart, Bardu kommune
  • Organisasjonskart, enhet for helse, omsorg og barnevern.
  • Fylkesmannen gikk gjennom følgende pasientjournaler
    - 22 journaler for barn som har fylt 6 måneder
    - 3 journaler for premature barn
    - 16 journaler for barn som skal ha gjennomført skolestartundersøkelsen
    - 4 journaler der det er forhold ved barnet som tilsier at det er behov for flere tjenester
    - 10 journaler for barn fra familier med fremmede kulturer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Revisjonsvarsel fra Fylkesmannen i Troms datert 22.5.2013
  • Dokumentasjon fra virksomheten mottatt 1.7.2013
  • Program fra fylkesmannen i Troms datert 2.7.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Bodil Walle

Ledende helsesøster

X

X

X

Trude T. Nesholen

Helsesøster

X

X

X

Anne G. Steien

Fysioterapeut

X

X

X

Marianne Heier Nappen

Helsestasjonslege

 

X

X

Inger Linaker

Leder av enhet helse, omsorg og barnevern

 

Telefon- intervju 19.9.2013

 

Hege Walør Fagertun

Rådmann

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Eli Åsgård, revisjonsleder/jurist Anders Aasheim, revisor/fysioterapeut Birgit Iversen, revisor/helsesøster