Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte 13. – 15. mai 2013 tilsynsbesøk i Dyrøy kommune. Tema for tilsynet var helsestasjonstjenester til barn 0 til 6 år. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Formålet med tilsyn gjennomført som systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet undersøkelse av om Dyrøy kommune sikrer forsvarlige helse- og omsorgstjenester til barn 0 til 6 år gjennom sin helsestasjonstjeneste. Vi har særlig sett på følgende områder:

  • Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
  • Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
  • Om kommunen sikrer at helsestasjonen gir tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
  • Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Under tilsynet ble det avdekket to avvik.

Avvik 1:

Dyrøy kommune har ikke et system som sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Avvik 2:

Dyrøy kommune har ikke et system som sikrer at helsestasjonen bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud.

Eli Åsgård
revisjonsleder

Birgit Iversen
Revisor

 

Anders Aasheim
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Dyrøy kommune i perioden 12.3.2013 – 6.6.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Dyrøy kommune består av Dyrøya, samt en fastlandsdel mot øst. Brøstadbotn er kommunens administrasjonssenter og ligger på fastlandet. Kommunen har i underkant av 1300 innbyggere. Folketallet har vært preget av tilbakegang i det aller meste av etterkrigstiden. Det ble født 12 barn i kommunen i 2012.

Administrativt er helsestasjonen en driftsenhet med rådmannen som nærmeste overordnede. I helsestasjonen er det en 100 % helsesøsterstilling. For tiden deles denne stillingen mellom to helsesøstre som har 50 % stilling hver. Kommunen kjøper jordmortjeneste fra Lenvik kommune, og har jordmor annen hver mandag. Det er tilknyttet lege to timer pr. uke i helsestasjonen. Fysioterapeut inngår i kommunens helsestasjonstilbud, og deltar fast ved firemånederskontroller og ellers ved behov.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.3. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 14.5.2013.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring ved helsestasjonens lokaler 13.5.2013.

Sluttmøte ble avholdt 15.5.2013.

 

4. Hva tilsynet omfattet

I dette tilsynet har vi undersøkt kommunens helsestasjonstjeneste til barn fra 0 til 6 år. Vi har særlig sett på

  • Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
  • Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
  • Om kommunen sikrer at helsestasjonen gir tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
  • Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Ved dette tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere to avvik. Det ble ikke gitt merknader.

Avvik 1:

Dyrøy kommune har ikke et system som sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 nr. 1 b, 4-1, 4-2 jf. 12-5, journalforskriften § 5, internkontrollforskriften §§ 3 til 5, og pasient- og brukerrettighetsloven § 6-1.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Barn tilbys ikke 2 – 4 ukers kontroller i samsvar med anbefalt nasjonalt program
  • Barn tilbys ikke 17 – 18 måneders kontroller i samsvar med anbefalt nasjonalt program
  • Det er ikke klart hvem som er faglig leder for helsestasjonen
  • Det er ikke klart hvem som er medisinskfaglig rådgiver
  • Navn på barnets fastlege føres ikke rutinemessig i journal
  • Virksomheten har ikke lagt til rette for at helsestasjonslegen kan dokumentere i helsestasjonens journalsystem

Avvik 2:

Dyrøy kommune har ikke et system som sikrer at helsestasjonen bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-3, 3-4, 4-1 og internkontrollforskriften §§ 3 til 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Kommunen har ikke utarbeidet samarbeidsavtaler mellom helsestasjonen og fastlegene
  • Helsestasjonen sender ikke skriftlig melding til barnets fastlege der det er påvist sykdom eller risiko for sykdom under helseundersøkelsen
  • Helsestasjonen orienterer ikke fastlegen skriftlig når barnet henvises direkte til spesialisthelsetjenesten
  • Ikke alle ansatte er kjent med at kommunen har en koordinerende enhet

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer

Kjernen i helsekontrollene er helseundersøkelsene. De fleste helsekontrollene i helsestasjonsprogrammet utføres som individuelle konsultasjoner. Virksomheten skal legges opp slik at alle barn i aldersgruppen 0 – 6 år og deres foreldre tilbys undersøkelse, konsultasjoner og veiledning i samsvar med retningslinjer og oppdatert faglitteratur utarbeidet for helsestasjonstjenesten fra Helsedirektoratet.

Helseundersøkelse hos helsesøster og lege skal fange opp fysiske, psykiske og mentale utviklingsavvik, samt gi et bilde av barnets oppvekstforhold, samspill i familien og foreldres evne til å ivareta barnets interesser med mer. Helseundersøkelsene gir grunnleggende informasjon om det er behov for målrettet oppfølging utover helsestasjonens basistilbud i henhold til veilederne. Barn som ikke følger normal utvikling må undersøkes hyppigere enn det som er anbefalt program.

Hvis helsestasjonen planmessig hopper over kontroller og slår dem sammen, kan kjente milepæler bli undersøkt på andre tidspunkt enn når man vet barnet skal ha oppnådd en viss ferdighet. En slik arbeidsmåte kan øke risikoen for at tjenesten blir uforsvarlig. Når helsestasjonstilbudet reduseres flyttes ansvaret for å se og håndtere avvikende utvikling, mistrivsel og dårlig omsorg over på foreldrene og andre instanser. De har kanskje ikke kompetanse til å gjøre de faglige vurderingene helsepersonell er trent på å gjøre.

Helhetlig tjenestetilbud til barn/familier med spesielle behov

Familier med barn som har spesielle behov har en særlig krevende omsorgssituasjon. Dette innebærer at helsestasjonen må ha særlig oppmerksomhet rettet mot barn med spesielle behov, samt sårbare og utsatte grupper. Helsestasjonen kommer i kontakt med barn med kroniske sykdommer, barn med nedsatt syn og/eller hørsel eller andre funksjonsnedsettelser, premature barn og barn med andre former for risiko. Kommunen skal derfor sørge for at helsestasjonstjenesten utvikler gode rutiner for samhandling med øvrige kommunale tjenester om barn med spesielle behov.

Ved behov for utredning av barn er helsestasjonens egne muligheter til dette begrenset. Ofte må helsestasjonen henvise til barnets fastlege for utredning og vurdering av videre tiltak. Kommunen må som ledd i sin internkontroll ha avklart hvilke oppgaver som skal tilligge helsestasjonen og hvilke som skal formidles til fastlegene. Kommunen må ta stilling til hvordan samarbeidet med fastlegene skal foregå i praksis. Skriftlige samarbeidsavtaler med fastlegene eller prosedyrer med omforent forståelse mellom partene kan være avklarende i forkant når konkrete problemstillinger oppstår.

 

7. Regelverk

  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
  • Lov om pasient- og brukerrettigheter
  • Lov om helsepersonell
  • Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
  • Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
  • Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift om pasientjournal
  • Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Følgebrev med kommentarer til tilsendt dokumentasjon inkludert oversikt over ansatte i tjenesten
  • Administrativt organisasjonskart
  • Informasjonsskriv – helsestasjonens tilbud til familier med sped- og småbarn
  • Beskrivelse av helsestasjonstjenesten i Dyrøy
  • Informasjon om kommunens kriseledelse
  • Informasjon om legekontoret i Dyrøy og Sørreisa
  • Kontaktinformasjon til fysioterapeut
  • Informasjon om tverrfaglig forum
  • Informasjon om konsultasjonsteam ved Senter for Psykisk helse Midt-Troms
  • Samarbeidsavtale mellom helsesøstertjenesten og fysioterapitjenesten
  • Henvisningsskjema til fysioterapeut
  • Samarbeidsavtale mellom helsestasjonstjenesten og tannhelsetjenesten
  • Henvisningsskjema til tannklinikk
  • Henvisningsskjema til øyelege
  • Oppdatering av opplysninger i barnets helsekort
  • Kan barnet ditt høre – sjekkliste for foreldre
  • Søvnmønster og gode søvnvaner hos småbarn
  • Feberinfo
  • Innholdsfortegnelse til tenkt innhold i kvalitetssikringsperm
  • Årsmelding 2012 for Dyrøy kommune

Ulike prosedyrer:

  • Samarbeid. Tverrfaglig forum for barn og unge i Dyrøy.
  • Samarbeid. Ansvarsgrupper.
  • Brosjyrer og informasjon
  • Hjemmebesøk til familier med nyfødt barn
  • 6 ukers konsultasjon
  • 3 måneders konsultasjon
  • Hofteundersøkelse ved 3 måneders konsultasjonen
  • 4 måneders konsultasjon
  • Motorisk undersøkelse ved 4 måneder
  • Skjema for motorisk undersøkelse ved 4 måneders alder
  • 5 måneders konsultasjon
  • 6 måneders konsultasjon
  • 8 måneders konsultasjon
  • 10 måneders konsultasjon
  • 1 år konsultasjon
  • 14 – 15 måneders konsultasjon med vedlegg
  • 2-års konsultasjon
  • SATS-språktest
  • 4-års konsultasjon
  • Førskoleundersøkelsen med vedlegg
  • Hørsel hos førskolebarn
  • Samtykkeerklæring
  • Vekstutvikling. Prematuritet - oppfølgingsrutiner
  • Hørsel. Lekeaudiometri. Audiometri.
  • Vaksinasjon. Vaksinasjonsprosedyre og utstyr

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Fylkesmannen gikk gjennom følgende pasientjournaler
    - 18 journaler for barn født mellom januar 2011 og oktober 2012
    - 12 journaler for barn som skal ha gjennomført skolestartundersøkelsen
    - 3 journaler for barn som har behov for flere tjenester
    - 4 journaler for barn fra familier med fremmede kulturer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel fra Fylkesmannen i Troms datert 12.3.2013
  • Dokumentasjon fra virksomheten mottatt 23.4.2013
  • Program fra Fylkesmannen i Troms datert 26.4.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Vanja R. Johansen

Helsesøster

x

x

x

Anette K. Jørgensen

Helsesøster

x

x

x

Ørjan Higraff

Rådmann

x

x

x

Ellen M. Hals

Fysioterapeut

 

x (telefon-intervju)

x

Randi Lillegård

Ordfører

   

x

Greta Brancaleoni

Fastlege/helsestasjonslege

 

x (telefon-intervju)

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Eli Åsgård, revisjonsleder/jurist
Anders Aasheim, revisor/fysioterapeut
Birgit Iversen, revisor/helsesøster
Marianne Noodt, observatør, Statens helsetilsyn