Helsetilsynet

Fylkesmannen skal i 2013 undersøke den kommunale barneverntjenestens arbeid med barn som bor i kommunale fosterhjem. Barneverntjenesten skal nøye og jevnlig følge utviklingen til barn som er plassert i fosterhjem. Formålet med tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav, jf. lov 17.juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder:

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldre

Resultat av tilsynet:

Det ble avdekket et avvik ved dette tilsynet. De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten.

Avvik 1:

  • Harstad kommune sikrer ikke oppfølging av barnets situasjon ved fosterhjemsbesøk

Eva Angell
revisjonsleder

Silja Eriksen
revisor

 

 

Janne Pedersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Harstad kommune i perioden 01.03.2013 - 01.07.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2013, initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester§ 2-3 fjerde ledd bokstava.

Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn, jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Harstad kommune er en kommune med ca. 24 000 innbyggere. 1.januar 2013 ble kommunen sammenslått med Bjarkøy kommune. Kommunen er i gang med å utrede et interkommunalt samarbeid med barneverntjenesten i Ibestad kommune med målsetting om iverksettelse fra 01.08.13.

Kommunen er organisert etter to-nivå modellen. Barne- og ungdomstjenesten består av to seksjoner, seksjon barnevern og forebyggende seksjon. Seksjon barnevern yter tjenester til familier etter Lov om barnevern. Seksjon forebyggende består av ulike tjenester, herunder oppsøkende ungdomsteam, PMTO terapeuter, avlastning til familier som har barn mellom 0- 18 år med funksjonsnedsettelser og koordinator for tverrfaglig forebyggende arbeid for barn og unge. Enhetsleder for barne- og ungdomstjenesten har det overordnede ansvaret for driften av enheten og hun innehar fullmaktene, herunder akuttfullmakten, jf. barnevernloven § 2-1. Barneverntjenesten er inndelt i tre enheter; mottak, tiltak og omsorg. Seksjonsleder barneverntjenesten har ansvar for driften av barneverntjenesten og gruppelederne har ansvar for den daglige driften. Dette følger av stillingsinstruks for den enkelte gruppeleder. Seksjonsleder barnevern er stedfortreder for enhetsleder barne- og ungdomstjenesten i hennes fravær.

Barneverntjenesten har pr. 31.12.12 opplyst å ha 20 fagstillinger og 1,8 merkantile stillinger knyttet til barnevern. Kommunen har i forbindelse med satsingen på kommunalt barnevern ratt tildelt 1,4 fagstillinger i 2011 og ytterligere 2,2 fagstillinger i 2013.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.03.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.05.13.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 23.05.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven. Tilsynet omfattet temaene:

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldre

Lovkrav for området:

  • Barnevernloven § 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem
  • Barnevernloven § 4-5 og § 4-16 om planer for oppfølging av tiltak
  • Barnevernloven§ 6-3 FNs barnekonvensjon art. 12 om barns medvirkning
  • Barnevernloven § 2-1 om kommunens oppgaver

5. Funn

Det ble gitt ett avvik.

Avvik 1:

  • Harstad kommune sikrer ikke oppfølging av barnets situasjon ved fosterhjemsbesøk.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om fosterhjem§§ 6 og 7, barnevernloven§ 6-3, FNs barnevernkonvensjon art. 12, barnevernloven§ 4-19, forvaltningsloven§ 17 og internkontrollforskriften§ 4.

Fosterhjemsbesøk:

  • Kommunen oppfyller ikke kravet til lovpålagte besøk i fosterhjemmet. Ved gjennomgang av 16 saker var det ikke gjennomført minimum 4 besøk i 9 av sakene. Ingen av barna i de 16 sakene var besøkt mer enn 4 ganger.
  • Av Harstad kommunes halvårsrapportering til BLD pr. 31.12.12 fremgår det at det ikke er gjennomført tilstrekkelig besøk i 7 av 47 saker hvor barnet hadde vært plassert i fosterhjem i mer enn ett år.
  • Kommunen har ikke rutiner/retningslinjer som sikrer kvalitet på innholdet i, og gjennomføringen av fosterhjemsbesøket.
  • Kommunen gjennomfører ikke årlig gjennomgang av fosterhjemsavtale med fosterforeldrene i alle saker.
  • Kommunens rutine «barn under omsorg - fosterhjemsarbeid» er ikke oppdatert, og brukes ikke fullt ut i oppfølgingsarbeidet.
  • Kommunen har ikke rutiner/retningslinjer for oppfølging av barn plassert i fosterhjem etter § 4-4, 5. ledd.

Barns medvirking:

  • Kommunen informerer eller hører ikke alle barn over 7 år når det gjelder utarbeidelse av planer for barnets fremtid (omsorgsplan).
  • Kommunen sørger ikke for at alle barn som er fylt 7 år og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, blir informert og gis anledning til å uttale seg før det utarbeides samværsplaner.
  • Kommunen dokumenterer ikke tilstrekkelig informasjon fra samtalene med barn ved fosterhjemsbesøk.
  • Kommunen har ikke rutiner/retningslinjer for når/på hvilket grunnlag det skal gjennomføres samtaler med barn alene.

Interkontroll:

  • Kommunen gjennomfører ikke vedlikehold av rutinene vedrørende oppfølging av barn i fosterhjem.
  • Rutine «barn under omsorg-fosterhjemsarbeid» er sist oppdatert 17.04.09.
  • Kommunens praksis er ikke i tråd med rutinen på enkelte punkt.
  • Kommunen har ikke formalisert avviksrapportering ved oppfølging av barn i fosterhjem.
  • Det manglet samværsplan i 4 av 15 saker.

Kommentar: Barneverntjenesten skal gjennom rutiner, sjekklister eller lignende sikre at ansatte vet hva som skal forberedes før et besøk, hvordan besøket skal gjennomføres og hvordan de skal følge opp i etterkant. Det er fastsatt et minimumskrav i fosterhjemsforskriften om fire besøk i året. Dersom barnet har vært plassert i det samme fosterhjemmet i mer enn to år og barnets situasjon i fosterhjemmet vurderes som god, kan det fattes beslutning om å redusere antallet besøk til to. Besøkshyppigheten må sikre en forsvarlig oppfølging og kontroll. Hyppigheten vil således kunne variere fra sak til sak, alt etter som hvor godt plasseringen fungerer eller hvor stort behov barnet og fosterforeldrene har for oppfølging og veiledning. Generelt vil det uansett være behov for en noe tettere kontakt og oppfølging i den første fasen etter plassering, men det kan også senere oppstå faser hvor det vil kunne være behov for tettere oppfølging, for eksempel ved start på ny skole, i ungdomstiden eller i perioder hvor det oppstår spesielle problemer.

Barns rett til å bli hørt er et grunnleggende prinsipp nedfelt i FNs barnekonvensjon, som ble en del av norsk rett i 1999, og gjenspeiles i barnevernlovens§ 6-3. Etter barnekonvensjonens artikkel 12 skal barnets synspunkter tillegges behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. Barn som har fylt 7 år har rett til å bli hørt i alle forhold som det direkte berøres av,

og det forutsetter at barneverntjenesten tilrettelegger for samtaler med barnet hvor barnet skal gis informasjon og kan uttale seg før beslutninger tas. Det er viktig at barnevernets samtaler har fokus rettet mot barnets medvirkning i beslutningsprosessen. I mal for fosterhjemsavtalen fremgår det i pkt. 4.4.2. at barn som er fylt 7 år og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter skal gis rett til å uttale om samværsavtalen.

Internkontroll skal bidra til å forebygge svikt og uheldige hendelser og bidra til at kommunen lærer av de feil som skjer slik at de ikke gjentas. Internkontroll handler om kontroll og intern styring av virksomheten. Det er også et verktøy for ledere for styring og utvikling av den daglige driften. Alle planer (plan for arbeid med fosterhjem, omsorgsplan, tiltaksplan, samværsplan), rutiner og prosedyrer, er verktøy i kommunens styring og inngår som en del av internkontrollsystemet. Styringen skal sikre at de ansatte kjenner til og etterlever krav som stilles til deres arbeidsutførelse både når det gjelder deres tjenesteutøvelse og internkontroll, for eksempel at de snakker med barn i fosterhjemmet og melder avvik hvis de oppdager at dette ikke blir gjort.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Fylkesmannen fikk i forbindelse med tilsynet fremlagt kommunens delegeringsreglement for perioden 2012 -2015. I delegeringsreglement fremgår det i pkt. 5.1 at: «Kommunens oppgaver i henhold til lov om barneverntjenester (barnevernloven)§ 2-1 delegeres til enhets/eder for barne- og ungdomstjenesten». Kommunen bør sjekke opp om delegasjonsreglementet pkt. 5.1 er i samsvar med det opprinnelige kommunestyrevedtaket, jf. barnevernloven § 2-1. Den som utpekes til barnevernadministrasjonens leder, jf. bvl. § 2-1 innehar alle fullmakter, herunder akuttfullmakten som ikke kan delegeres.

Seksjonsleder har separate møter med de tre faggruppene, mottak, tiltak og omsorg. I disse møtene tas aktuelle saker og problemstillinger opp til drøfting, det gis veiledning og problemstillinger avklares. Hver fredag har gruppelederne og seksjonsleder møte, hvor det blant annet legges planer for arbeidet fremover. Enhetsleder og seksjonsleder har ukentlige møter der avklaringer og orienteringer tas fortløpende. Enhetsleder har faste møter med ass. rådmann for informasjonsutveksling og orientering. Ved behov innkalles rådmannen til disse møtene. Kommunen har gjennom sin møtevirksomhet god informasjonsflyt mellom de ulike nivåene, og kommunens ledelse har kunnskap om og er opptatt av barnevernet.

Kommunen har ikke etablert et tilfredsstillende avvikssystem som kan fange opp avvik fra myndighetskrav utover HMS.

Barneverntjenesten har satset på kompetanseheving for samtlige ansatte i regi av Øyvind Kvello' s opplæring.

7. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester
  • Forskrift om fosterhjem
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FNs barnekonvensjon om barns rettigheter
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenster

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjonskart (organisering av virksomheten, beskrivelse av ansvarsforhold, fordeling av oppgaver, delegasjonsbestemmelser)

  • Oversikt over ansatte
  • Rutine: «Barn under omsorg-fosterhjemsarbeid»
  • 16 saker (utvalg av dokumenter)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Håndbok for tverrfaglig samarbeid
  • Oversikt over veiledning for omsorgsgruppen perioden januar- juni 2013
  • Sjekkliste internrevisjon av barnevernsaker
  • Agenda internrevisjon av barnevernsaker
  • Oversikt reviderte saker i barneverntjensten Harstad kommune (skjema)
  • Verdiplattform
  • Delegasjonsreglement for perioden 2012-2015
  • Oppfølging av barn plassert utenfor hjemmet (skjema)
  • 7 saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 01.03.13
  • Brev av 14.03.13 med vedlegg av 7 lister over barn under omsorg av Harstad kommune
  • E-post av 20.03.13 vedrørende liste over utvalgte saker
  • 3 oversendelser av totalt 20 saker med utvalgte dokumenter, henholdsvis datert 23.04.13, 24.03.13 og 24.04.13
  • E-post av 03.05.13 med oversikt over de personer som skal intervjues, samt detaljert program for dagen den 22.05.13
  • Øvrig e-post korrespondanse og telefonsamtaler

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Kristin Karlsen

Sosialkurator

X

 

X

Inger Eidissen

Seksjonsleder

X

X

X

Marianne Johansen

Enhetsleder

X

X

X

Bente Normann

Gruppeleder

X

X

 

Eli Wenke Einem

Sosialkurator

X

X

X

Liss Hansen

Sosialkurator

X

 

X

Henry Andersen

Assisterende rådmann

X

X

X

Hege Mikkelsen

Sosialkurator

X

X

X

Ragnhild Gaustad

Sosialkurator

X

   

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Silja Eriksen Janne Pedersen
Eva Angell (revisjonsleder)
Grethe Siri Kaistad (observatør)