Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte 1. - 3. september 2013 tilsynsbesøk ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Longyearbyen sykehus. Tema for tilsynet var helsestasjonstjenester til barn 0 til 6 år. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Formålet med tilsyn gjennomført som systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet undersøkelse av om Longyearbyen sykehus sikrer forsvarlige helse- og omsorgstjenester til barn 0 til 6 år gjennom sin helsestasjonstjeneste. Vi har særlig sett på følgende områder:

  • Om virksomheten sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
  • Om virksomheten sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
  • Om virksomheten sikrer at helsestasjonen gir tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
  • Om virksomheten sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Under tilsynet ble det ikke avdekket avvik. Det ble gitt en merknad.

Merknad:

UNN HF Longyearbyen sykehus har et forbedringspotensial når det gjelder tilbud om helsekontroller til barn 0-6 år.

Dato: 13.9.2013

Eli Åsgård
revisjonsleder

Anders Aasheim
revisor

 

Birgit Iversen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Universitetssykehuset Nord-Norge, Longyearbyen sykehus i perioden 22.5.2013 – 13.9.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

I gjeldende vedtekter for Universitetssykehuset Nord-Norge HF står det at Universitetssykehuset Nord-Norge HF gjennom Longyearbyen sykehus skal levere tilfredsstillende helsetjeneste til den norske befolkningen og alle som ferdes på og rundt Svalbard. Den russiske bosetningen i Barentsburg har egen helsetjeneste.

I følge «vedtekter for Longyearbyen sykehus» fastsatt av Sosial- og helsedepartementet 13.6.89, har fylkeslegen i Troms, nå Fylkesmannen i Troms, det overordnede faglige tilsyn med helsetjenesten i Longyearbyen. Norsk helselovgivning er ikke gjort gjeldende for Svalbard. Universitetssykehuset Nord-Norge HF og ansatte ved Longyearbyen sykehus ønsker imidlertid å ha norsk standard på sine helsetjenester. Fylkesmannen i Troms velger derfor å føre tilsyn med sykehuset ut fra standardene i norsk helselovgivning.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Det var registrert 2637 bosatte på Svalbard 1.1.2013. Av disse bodde 2158 i de norske bosetningene.

Longyearbyen er ikke tilrettelagt som et livsløpssamfunn. Det betyr blant annet at Longyearbyen ikke har pleie- og omsorgsfunksjoner. Den som har behov for slike tjenester, vil få disse i sin kommune på fastlandet. Av alle som bor i de norske bosetningene, er 60 prosent i alderen 25-54 år.

Svalbard har flyforbindelse til fastlandet hele året. Redningshelikopter har base i Longyearbyen. Etter behov blir helikopteret bemannet av lege og/eller vakthavende anestesisykepleier fra sykehuset.

Longyearbyen sykehus har som overordnet mål å yte tilfredsstillende helsetjenester til den norske befolkningen på Svalbard og andre som ferdes på øygruppen. Sykehuset yter 1. og 2. linjetjenester, dvs. tjenester tilsvarende et helsesenter på fastlandet. Dette innebærer at det tilbys allmennlegetjeneste, legevakt, sengeavdeling, noe spesialisthelsetjeneste, sykepleietjenester, helsestasjonsvirksomhet/jordmortjeneste, skolehelsetjeneste, fysioterapitjeneste, bedriftshelsetjeneste og tannhelsetjeneste.  Fire leger dekker opp vakt og bakvakt samt utfører alle legeoppgavene på sykehuset. Det er ansatt tre anestesisykepleiere og tre operasjonssykepleiere i turnus.

Små kirurgiske inngrep kan vanligvis utføres ved poliklinikken på sykehuset. Sykehuset utfører mindre og mellomstore planlagte operasjoner. I tillegg utføres noen akutte kirurgiske operasjoner. Sykehuset har kirurgisk beredskap når kirurg er til stede på sykehuset i ordinær arbeidstid eller har vakt. Sykehuset har akuttberedskap 24 timer i døgnet for skader og akutte sykdommer som krever observasjon, diagnostikk og behandling. Utenom ordinær arbeidstid er det alltid en sykepleier til stede på sykehuset, og en lege på vakt som tilkalles ved behov.  

Sykehuset ledes av avdelingsleder som pr. i dag er oversykepleier, i team med konstituert avdelingsoverlege og en kontorsjef med ansvar for økonomi og personaladministrative oppgaver.

I 2012 ble det født 23 barn av mødre tilknyttet de norske bosetningene på Svalbard. De fleste innbyggerne er nordmenn, men ca 35 nasjonaliteter er representert. Helsestasjonen har ansatt en helsesøster/jordmor (med begge spesialiteter) i 100 prosent stilling. Sommeren 2012 ble det ansatt en helsesøster i full stilling i et prosjekt fram til sommeren 2014.  En lege er tilknyttet helsestasjonen med 1 ½ dag pr. mnd.

Helselovgivningen er ikke gjort gjeldende på Svalbard og gjeldende lovverk er lite tilpasset lokalsamfunnet slik det fremstår i dag. Det foregår i disse dager et arbeid med å gjøre deler av helselovgivningen gjeldende for Svalbard.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.5.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 2.9.2013.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i helsestasjonens lokaler.

Sluttmøte ble avholdt 3.9.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

I dette tilsynet har vi undersøkt virksomhetens helsestasjonstjeneste til barn fra 0 til 6 år. Vi har særlig sett på

  • Om virksomheten sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
  • Om virksomheten sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
  • Om virksomheten sikrer at helsestasjonen gir tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
  • Om virksomheten sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Ved dette tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere 1 merknad.

Merknad:

UNN HF Longyearbyen sykehus har et forbedringspotensial når det gjelder tilbud om helsekontroller til barn 0 til 6 år.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

  • Legen deltar ikke i helsekontroller etter barnet er 11-12 måneder
  • Noen deler av helsekontrollene bør utføres av lege. Dersom lege ikke utfører disse, kan helsesøster avdekke hvilke barn som bør henvises til lege for undersøkelse. For å kunne gjøre dette må helsesøster ha fått relevant opplæring. Ledelsen har ikke sørget for slik opplæring.
  • Sykehusets ledelse har ikke faste møtepunkter med ansatte i helsestasjonen.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

For at oppgavene i helsestasjonen skal utføres faglig forsvarlig kreves helsepersonell med kompetanse til å oppdage utviklingsavvik samt vurdere barnets oppvekstforhold.

Virksomhetens ledelse skal i samsvar med internkontrollforskriftens krav til risikovurderinger vurdere kritiske trinn i helsestasjonens virksomhet, både når det gjelder driften og den enkelte familie. Vurderingene skal være basert på kunnskap om hvilke utfordringer helsestasjonsvirksomheten møter. Nødvendige tiltak skal være iverksatt for i størst mulig grad å redusere faren for svikt. Det må sikres at de riktige prioriteringer gjøres. Videre må det sikres at rett helsefaglig kompetanse benyttes.

Det bør være en medisinskfaglig rådgiver tilknyttet helsestasjonen. Sykehusets ledelse må sørge for at virksomheten er organisert slik at helsepersonellet har rammevilkår som gjør dette mulig.

Det er ikke etablert faste møtepunkter mellom sykehusets ledelse og ansatte i helsestasjonen.

For at sykehusets ledelse skal være orientert om utfordringer i helsestasjonsvirksomheten, må dette på plass. Det er videre viktig å få etablert rutiner for opplæring, råd og veiledning mellom lege og øvrig personell i helsestasjonen.

7. Aktuelt regelverk

  • Lov om spesialisthelsetjenesten
  • Lov om helsepersonell
  • Lov om pasient og brukerrettigheter
  • Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
  • Forskrift om pasientjournal
  • Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversendelsesbrev med informasjon om virksomheten
  • Organisasjonskart UNN HF Longyearbyen sykehus
  • Oversikt over ansatte ved UNN HF Longyearbyen sykehus
  • Vedlegg med informasjon om virksomheten
  • Brosjyre om tverrfaglig team i Longyearbyen utarbeidet av Longyearbyen lokalstyre
  • Serviceerklæring for Longyearbyen sykehus
  • Oversikt over tidspunkt for spe- og småbernskontroller
  • Stillingsbeskrivelse for helsesøster/jordmor
  • Informasjon om helsestasjonen
  • Informasjonsskriv til elev/foresatte om innsynsrett og overføring av journal ved flytting
  • Henvisningsskjema for henvisning til fysioterapeut
  • Informasjon om kontroller som utføres ved helsestasjonen
    6 uker
    3 måneder
    4 måneder
    5 måneder
    6 måneder
    8 måneder
    1 år
    2 ½ å
    4 år
    Skolestart
  • Informasjon til foresatte om 2 ½ års undersøkelse og 4 års undersøkelse
  • Skjema til foresatte om helseopplysninger fra hjemmet i forbindelse med førskoleundersøkelse

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Informasjonsperm til foreldrene som deles ut ved hjemmebesøk
  • Fylkesmannen gikk gjennom følgende pasientjournaler
    - 20 journaler for barn som har fylt 6 måneder
    - 2 journaler for premature barn
    - 20 journaler for barn so har gjennomført skolestartundersøkelse
    - 10 journaler til barn som har behov for flere tjenester
    - 9 journaler for barn som her opprettet i 2011 og 2012 for barn fra familier med fremmede kulturer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel fra Fylkesmannen i Troms datert 22.5.2013
  • Dokumentasjon fra UNN HF Longyearbyen sykehus datert 29.6.2013
  • Program fra Fylkesmannen i Troms datert 5.7.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Grethe Dyrbek

Helsesøster/jordmor

X

X

X

Randi Ohren

Helsesøster i prosjektstilling

X

X

X

Erik Krag Jensen

Avdelingsoverlege

 

Telefon-intervju

 

John Aksel Bilicz

Avdelingsleder/over-sykepleier

X

X

X

Kari Schrøder Hansen

Helsestasjonslege

 

Telefon-intervju

 

Kristin Furu Grøtting

Fysioterapeut

 

X

 

Turid Fossem

Fag- og forskningssenteret

Videokonferanse

 

Videokonferanse

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Eli Åsgård, revisjonsleder/jurist
Anders Aasheim, revisor/fysioterapeut
Birgit Iversen, revisor/helsesøster