Helsetilsynet

Sammendrag

Rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene, som omfattet følgende:

  • Kommunens planverk for helsemessig og sosial beredskap, derunder smittevern

Søgne kommune har et dokument med ros-analyse og en beredskapsplan. I disse inngår helsemessig og sosial beredskap. Ros-analysen er datert til september 2007, men kommunen opplyser at den ble oppdatert i 2010. Planen er godkjent i kommunestyret i mai 2010. Det er forutsatt årlig oppdatering, men dette skjedde ikke i 2011. Ny gjennomgang av ros-analyse og plan pågår nå, og planen forventes politisk behandlet i løpet av andre halvår i år.

Det foreligger en smittevernplan, som sist ble oppdatert i 2009. Første versjon ble godkjent i kommunestyret 01.04.97, nåværende versjon av tjenesteutvalget 15.04.09. I følge forordet bør total oppdatering skje hvert tredje år.

Det ble ved tilsynet påvist ett avvik:

Søgne kommune sikrer ikke at personell som er tiltenkt oppgaver innen helsemessig og sosial beredskap, får tilstrekkelig opplæring og har nødvendig kompetanse.

Dato: 29.05.12

Kristian Hagestad
revisjonsleder

Kristin Hagen Aarsland
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Søgne kommune i perioden 29.02 – 03.07.2012. Revisjonen inngår som del av den planlagte tilsynsvirksomheten som helse- og omsorgsavdelingen hos Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år. Tilsynet med helsemessig og sosial beredskap var samordnet med tilsyn etter sivilbeskyttelsesloven med generelt beredskapsarbeid, utført av beredskapsseksjonen i Fylkesmannens samfunnsavdeling.

Fylkesmannen har myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ev. andre undersøkelser.

Denne rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen i Søgne. Den gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Søgne er en kystkommune med knapt 11.000 innbyggere. Den er en randkommune til Kristiansand og inngår i interkommunalt samarbeid i regionen Knutepunkt Sør. Næringsvirksomhet omfatter jordbruk, mindre industri, servicevirksomhet og reiselivsnæring. Folketallet på sommeren er betydelig høyere enn ellers, grunnet tilstrømning av turister, særlig i og langs skjærgården.

Kommunens ledes administrativt av rådmannens stab med organisasjonssjef, økonomisjef samt tre kommunalsjefer for henholdsvis helse og omsorg, oppvekst og teknisk sektor. Helse- og omsorg er inndelt i seks enheter for henholdsvis helsetjenester, hjemmetjenester, institusjonstjenester, kompetanseutvikling, psykisk helse og sosialtjenester. Enheten for helsetjenester ledes av kommuneoverlegen.

Daglig ansvar for beredskapsarbeid, herunder helsemessig og sosial beredskap, er lagt til kommuneoverlegen. En sekretær i helsetjenesteenheten bistår i arbeidet.

Den faste kriseledelsen i kommunen består av ordfører (leder), rådmann, de tre kommunalsjefene, kommuneoverlege og organisasjonssjef. Ass. kommuneoverlege er fast stedfortreder for kommuneoverlegen i kriseledelsen. Kommunalsjef for helse og omsorg er rådmannens stedfortreder. For øvrig er der ikke faste stedfortredere.

Beredskapsplanen inneholder varslingslister med relevante personer. Denne er ikke oppdatert siden 2010, det innebærer bl.a. at endringer etter kommunevalget i 2011 ikke er fanget opp.

Beredskapsplanen og Ros-analysen er fra 2010. De er forutsatt rullert årlig, men dette skjedde ikke i 20111. Ny gjennomgang pågår nå, og ny plan fortsettes forelagt kommunestyret i løpet av høsten 2012.

Det foreligger en smittevernplan, som sist ble oppdatert i 2009. Første versjon av planen ble godkjent i kommunestyret 01.04.97, nåværende versjon av tjenesteutvalget 15.04.09. I følge forordet bør total oppdatering skje hvert tredje år. I mai 2012 er det utarbeidet retningslinjer for tuberkuloseundersøkelse. For øvrig er det ikke kjent når oppdatering av smittevernplanen vil skje.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.02.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, er gitt i kapitlet om dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 16.05.12.

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet om dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.05.12.

 

4. Hva tilsynet omfattet

I det følgende beskrives krav som følger av helse- og sosiallovgivningen, og som ved dette tilsynet er benyttet som revisjonskriterier; d.v.s. hvilke normer kommunens systematiske tiltak og praksis er vurdert opp mot.

Forskrift om internkontroll for sosial- og helsetjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedre sine tjenester.

I følge lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 5-2 plikter kommunen å utarbeide en beredskapsplan for sin helse- og omsorgstjeneste. Tilsvarende finnes det i lov om sosiale tjenester i NAV § 16 et krav om beredskapsplan for arbeids- og velferdsforvaltningen. Disse planene skal utarbeides i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap.

Nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap. Det vises også til «Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen» fra Helsedirektoratet (IS-1700/2009).

Planverk for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og med spesialisthelsetjenesten. Kommunestyret skal i følge forskriftens 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Revisjon av ros-analyser og planer bør finne sted minst hvert fjerde år, og de bør behandles i kommunestyret like ofte.

Det stilles ikke krav om separat beredskapsplan for kommunens helse- og sosialtjenester, men kommunen skal kunne dokumentere hvordan den har planlagt sin beredskap på disse områdene.

Planene skal utarbeides basert på en risiko- og sårbarhetsanalyse, jf. § 3 i forskriften. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både som kunnskapsgrunnlag for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må i følge forskriftens § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift, som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon, slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne fram.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig å sikre at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6. Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartnere bør fremgå av planen.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse. Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9. Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Helsedirektoratet har i dokumentet «Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen»kapittel 14 utarbeidet et forslag til mal for plan for helse- og sosialberedskap, som dekker krav i lov og forskrift. Uansett hvordan kommunen organiserer arbeidet med helsemessig og sosial beredskap, forutsettes det at disse momentene ivaretas.

 

5. Funn

I dette kapittel beskrives tilsynsmyndighetenes observasjoner (kalt revisjonsbevis) og faktiske forhold som er særlig relevante for dette tilsynet.

Virksomheten kan gis avvik eller merknader med utgangspunkt i revisjonskriterier i helse- og sosiallovgivningen, herunder krav i forskrift om internkontroll om hvordan kommunen systematisk styrer sin virksomhet, og om den oppnår de resultater som lovgivningen forutsetter.

Det ble påvist ett avvik:

Avvik 1

Søgne kommune sikrer ikke at personell som er tiltenkt oppgaver innen helsemessig og sosial beredskap, får tilstrekkelig opplæring og har nødvendig kompetanse.

Dette er avvik fra § 1-1 i lov om helsemessig og sosial beredskap av 23.06. 2000 nr. 56, jf. 7 i forskrift om krav til helsemessig og sosial beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. av 23. 07. 2001 nr.881.

Observasjoner som ligger til grunn for avviket:

  • Det foreligger ikke plan for øvelser, opplæring og ivaretaking av kompetansebehov hos personalet. (det ble påpekt også ved Helsetilsynets tilsyn i 2008)
  • Punkt 3.4 i planen omtaler opplæring, men dekker ikke de forhold som er nevnt i avviket.
  • Beredskapsplanens innhold er ikke allment kjent blant personellet, heller ikke på enhetsledernivå.
  • Gjennomførte øvelser er én i regi av Fylkesmannen hvert fjerde år, akuttmedisinske øvelser knyttet til ulykker, samt brannøvelser.
  • Under sluttmøtet ble også det også påpekt forbedringspotensial knyttet til oppdatering av ROS-analyser og beredskapsplan. Vi går ikke nærmere inn på dette her, men viser til omtale av forholdet i Fylkesmannens rapport fra tilsyn med generelt beredskapsarbeid, utført etter sivilbeskyttelsesloven av beredskapsseksjonen i Fylkesmannens samfunnsavdeling.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.1984
  • Lov om helsemessig og sosial beredskap av 23.06. 2000 nr. 56
  • Forskrift om krav til helsemessig og sosial beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av 23. 07. 2001 nr.881
  • Lov om vern mot smittsomme sykdommer av 5.08.1994 nr. 55
  • Forskrift om smittevern i helsetjenesten av 17.06.2005 nr. 610.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Beredskapsplan for Søgne kommune pr. mai 2010
  • Risiko- og sårbarhetsanalyser pr. september 2007
  • Smittevernplan 2009

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

  • Brev av 29.02.12 fra Fylkesmannen til Søgne kommune med varsel om beredskapstilsyn og tilsyn med helsemessig og sosial beredskap
  • Brev av 04.05.12 fra Fylkesmannen til Søgne kommune med program og administrative bestemmelser for gjennomføring av beredskapstilsyn og tilsyn med helsemessig og sosial beredskap

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Kim Høyer Holum

Rådmann

x

x

x

Frank R. Andersen

Kommuneoverlege

x

x

x

Merethe Solheim

Beredskapskoordinator

x

x

x

Dag Arntsen

Kommunalsjef teknisk sektor

x

x

x

Stig Erik Ørum

Arealplanlegger

x

x

x

Trude Ronæs

Enhetsleder hjemmetjenester

 

x

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Fylkeslege Kristian Hagestad, revisjonsleder for tilsyn med helsemessig og sosial beredskap
Seniorrådgiver Kristin Hagen Aarsland, revisor for tilsyn med helsemessig og sosial beredskap
Ass. fylkeslege Harald Thomassen, observatør.
Fylkesberedskapssjef Yngve Årøy, revisjonsleder for tilsyn etter sivilbeskyttelsesloven
Rådgiver Bjørg Karin Tveiten, revisor for tilsyn etter sivilbeskyttelsesloven.