Hopp til hovedinnhold

1.  Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

1.1  Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Larvik kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordnet tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon – helhetlig og systematisk samfunnsikkerhets- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage), med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet i forbindelse med tilsynet:

Nr.

Dokument

Datering

1.

Helhetlig ROS Larvik kommune

2021

2.

Oppfølgingsplan – helhetlig ROS

2017-2021

3.

Saksfremlegg – Helhetlig ROS Larvik kommune

25.10.2021

4.

Kommuneplanens arealdel 2021 – 2033

06.10.2021

5.

Kommuneplanens samfunnsdel 2020 - 2032

Mai 2020

6.

Temakart – kommuneplanens arealdel 2021 - 2033

06.10.2021

7.

Planstrategi 2021 – 2024

Udatert

8.

Strategidokument – 2021 – 2024 vedtatt

28.10.2020

9.

Avtale Skien kommune – nødvann

18.12.2015

10.

Beredskapsplan ved bortfall av EKOM

Udatert

11.

Helseberedskapsplan del A - Generell del

23.08.2019

12.

Helseberedskapsplan del B - Operativ del

17.11.2021

13.

Helseberedskapsplan del C – Plan for psykososial beredskap

26.05.2019

14.

Helseberedskapsplan del D – Plan for smittevern

28.05.2019

15

Helseberedskapsplan del E – plan for pandemisk influensa

31.08.2020

16.

Helseberedskapsplan del F – Plan for pandemi

Udatert

17.

Bergeskogen idrettsbarnehage – beredskapsplan

03.12.2020

18.

Byskogen barnehage – beredskapsplan

08.02.2021

19.

Fagerli barnehage – beredskapsplan

08.02.2021

20.

Grevle barnehage – beredskapsplan

10.02.2021

21.

Helgeroa barnehage – beredskapsplan

09.12.2020

22.

Jegersborg barnehage – beredskapsplan

08.02.2021

23.

Lysheim barnehage – beredskapsplan

14.12.2020

24.

Rødbøl barnehage – beredskapsplan

11.11.2021

25.

Styrvoll barnehage – beredskapsplan

29.09.2021

26.

Svarstad barnehage – beredskapsplan

18.10.2021

27.

Tjølling barnehage – beredskapsplan

14.12.2020

28.

Torpeløkka barnehage – beredskapsplan del 1

23.11.2020

29.

Torstrand barnehage – beredskapsplan del 1

14.06.2021

30.

Tun barnehage – beredskapsplan

08.02.2021

31.

Veldre barnehage – beredskapsplan del 1

14.12.2020

32.

Valby barnehage – beredskapsplan – objektplan

14.12.2020

33.

ROS – analyse virksomhet barnehage

22.02.2021

34.

Kontinuitetsplan for C-19 pandemien – barnehage

23.03.2021

35.

Kontinuitetsplan for C-19 pandemien

23.03.2021

36.

Solstad barnehage – beredskapsplan

02.12.2020

37.

Fagerli skole – sorg og kriseplan

18.11.2021

38.

Kvelde skole – beredskapsplan ved alvorlige hendelser 2021 - 2022

20.10.2021

39.

Mesterfjellet skole – beredskapsplan ved alvorlige hendelser 2021

05.08.2021

40.

Mesterfjellet skole – beredskapsplan ved ulykker og dødsfall

30.03.2021

41.

Ra ungdomsskole – beredskapsplan ved alvorlige skolehendelser

24.08.2021

42.

ROS – analyse for tjenesteområdet oppvekst og kvalifisering - Skole

17.03.2021

43.

Skole – ROS – analyse uke 11 2021

17.03.2021

44.

Skole – ROS – analyse uke 45 2021

11.02.2020

45.

Skole – skjema for ROS- analyse – Koronavirusutbrudd

03.18.2020

46.

Evalueringsrapport etter hendelse bortfall av datanettverk i Larvik

12.10.2018

47.

Evalueringsrapport – brann i Larvik bibliotek

16.12.2019

48.

Plan for etablering og drift av evakuerings- og pårørendesenteret

14.09.2021

49.

Plan for evakuering, innkvartering og transport

Udatert

50.

Plan for informasjon til befolkning ved alvorlige hendelser

01.10.2021

51.

Plan for krisekommunikasjon

Okt. 2021

52.

Beredskap - virksomhet barnevern – TQM – Dokument

04.11.2019

53.

Beredskaps – og kriseplan Larvik læringssenter

Udatert

54.

Aktivering prosedyre for psykososialt kriseteam

26.05.2019

55.

Miljørettet helsevern - internkontroll og beredskapsplan

01.09.2021

56.

Lokal beredskapsplan NAV - 2021

13.10.2021

57.

Mål og reglement for kommunens beredskapsarbeid

April 2021

58.

Overordnet kontinuitetsplan Larvik kommune 2021

Juni 2021

59.

Nødnett handlingsplan – Larvik kommune

01.07.2021

60.

Varslingsplan – sentral kriseledelse og vakttelefoner

08.10.2021

61.

Plan for kommunal atomberedskapsplan

01.05.2021

62.

Opplæring – og øvelsesplan – beredskap

Mai 2020

63.

Organisasjonskart Larvik kommune

Nov. 2021

64.

Overordnet administrativ og operativ beredskapsplan

April 2021

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsdagen med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 19.01.2022 digitalt ved bruk av Microsoft TEAMS. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.
Ikke publisert her

2.  Hovedinntrykk

Larvik er en kommune som Statsforvalteren har registrert at over lang tid har prioritert arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, og at dette arbeidet er både vel gjennomført og meget godt forankret i organisasjonen. Dette tilsynet har bekreftet denne oppfatningen. Alle dokumenter som er etterspurt ifm. tilsynet er på plass, og de dekker aktuelle lov- og forskriftskrav. Kommunen har også gjort en god jobb med fornying/oppdatering av planer basert på erfaringer høstet gjennom pandemien.

Tilsynsgruppa sitter etter tilsyndagen igjen med et inntrykk av en «samhandlende kultur» og en god rolleforståelse som legger godt til rette både for det forebyggende beredskapsarbeidet og for krisehåndtering.

Helhetlig ROS-analyse er revidert i 2021, og godkjent i kommunestyret 10. november. Den er basert på veilederen fra DSB og ivaretar alle forskriftskravene. Et godt og riktig grep med medvirkning fra Ungdomsrådet i dette arbeidet. Eldreråd eller tilsvarende kunne også vært aktuelle for slik medvirkning. En oppdatert oppfølgingsplan for tiltakene fra helhetlig ROS skal etter planen være på plass primo februar i år.

Kommunen har tydelig forankret arbeidet med samfunnssikkerhet i samfunnsdelen av kommuneplanen. Der er gode formuleringer rundt denne oppgaven, og kommunen har gjennomført et tidsriktig grep med oppkobling mot bærekraftsmålene. Det er også gjort gode beredskapsmessige vurderinger i arealdelen i kommuneplanen.

Planstrategien omtaler de påkrevde dokumenter for oppdatering og revisjon.

Et stort pluss for dokumentet «Mål og reglement for kommunens beredskapsarbeid – 2018» som gir føringer for og trekker opp linjene i beredskapsarbeidet. Et innspill her er at dokumentet, ikke minst siden det inneholder økonomiske fullmakter, bør forankres i kommunestyret i starten av hver valgperiode – gjerne i samband med en innføring i kommunens ansvar og oppgaver på området samfunnssikkerhet og beredskap.

Overordnet administrativ og operativ beredskapsplan er oppdatert og har et innhold i tråd med forskriftskravene. Den bygger på metodikken «proaktiv beredskapsledelse»», som fordrer en godt øvet krise-/beredskapledelse med støtteapparat for å gi et godt utbytte. Dette vurderer Statsforvalteren at kommunen har på plass.

Når det gjelder helseberedskap så er alle lovfestede dokumenter og planer på plass og oppdatert, også med tanke på den pågående pandemien. Den overordnede helseberedskapsplanen har en hensiktsmessig oppdeling, i utgangspunktet i fem deler, men nå supplert med en helt ny del F – plan for pandemi.

Kommunen har en god overordnet kontinuitetsplan, som også inneholder mal for kontinuitetsplanlegging på virksomhets-/avdelingsnivå og mal for tiltakskort.

Beredskapsplan for MHV er på plass, men er ikke tilstrekkelig underbygget av relevante ROS analyser. Dette er ett av flere gjennomgående funn ved andre tilsyn og vil følges opp med en egen fagdag i regi av Statsforvalteren.

Innenfor oppvekstsektoren er forventede beredskapsplaner på plass ute i virksomhetene, og det er krav til ROS-analyser og øvingsaktivitet. Oppfølgingen av dette arbeidet kan nok styrkes noe.

Vi vil trekke fram som positivt:

  • Interne beredskapsnettverk på flere nivå i kommunen (overordnet og innenfor kommunalområdet Helse og mestring) som vurderes som suksessfaktorer for gode og oppdaterte planer
  • Kommunen har et beredskapsråd som er brukt aktivt, med 3-4 møter gjennom det foregående året
  • Anskaffelse og bruk av Nødnetterminaler i hjemmetjenesten
  • Et godt trent Servicetorg med god CIM-kompetanse
  • Kommunen har 2 hele stillinger for å dekke opp kommunelegefunksjonen og det er godt fokus på å sikre medvirkning fra «den medisinskfaglige stemmen»
  • Kommunen har 4 årsverk til kommunikasjonsoppgavene
  • Utfordringen med fremkommelighet for brannberedskap langs den gamle jernbanetraseen mellom Larvik og Porsgrunn er finansiert og fulgt opp
  • Godt samarbeid mellom miljørettet helsevern (MHV) i kommunen og brann mtp utarbeidelse av beredskapsplan for MHV
  • De oversendte evalueringsrapportene bygger på felles mal og er gode
  • Ny lovpålagt ROS-analyse for brannberedskapen skal til politisk behandling i juni

Noen utfordringer:

  • Det er enda noe å hente på synliggjøring av ROS-analysene for planverk på kommunalområde- og virksomhetsnivå (alle planer forutsettes å bygge på en eller annen form for ROS-vurdering). Samtidig veldig bra at maler er utarbeidet og på plass
  • Sikre oppfølging av tiltak fra hendelser og øvelser, for eksempel ved å samle alle disse tiltakene i oppfølgingsplanen som utarbeides etter revisjon av helhetlig ROS-analyse (merket med hvor de kommer fra)
  • Når øvingsansvaret legges ut på virksomhetsnivå bør dette følges opp med eks. koordinering av øvingstema og innhenting av kompetanse ifm dette temaet og/eller ved å organisere et samarbeid om øvingsgjennomføring mellom virksomhetene, f.eks ved å være spillstab for hverandre
  • Kommunikasjonsavdelingen med tilhørende medarbeidere er vanskelig å finne på kommunens nettside. Et organisasjonskart for hele virksomheten savnes også
  • Planverk for befolkningskommunikasjon/oppmøtesteder ved akutte bistandsbehov ved ekomsvikt bør oppdateres og følges Kommunedirektøren avklarer dette oppfølgingsansvaret internt.

Innspillet fra leder kommunikasjon om at Statsforvalteren burde være pådriver for etablering av et regionalt nettverk for de kommunikasjonsansvarlige i kommunene er notert og vil bli fulgt opp.

Kommunen har en utfordring med finansiering av redningsdykkerberedskapen (600.000,-/år), en beredskap som ikke er lovpålagt, og hvor det viser seg at hoveddelen av oppdragene er bistand i andre kommuner. Videreføring forutsetter samarbeid med flere kommuner eller gjennom annen ekstern finansiering. Statsforvalteren har notert seg dette, og vil gjerne bistå i oppfølgingen.

3.  Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik eller forhold som tilsynsgruppa fant det nødvendig å påpeke særskilt i egne kommentarer.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2  Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

4.  Videre oppfølging

I og med at tilsynet ikke avdekket noen avvik, blir tilsynet lukket ved utsending av denne tilsynsrapporten.

Rapporten blir publisert på den nasjonale tilsynskalenderen: https://tilsynskalender.statsforvalteren.no/

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, 35 58 61 48 / 995 31 261