Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år, og er en del av landsomfattende tilsyn i 2012.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sørger for at NAV-kontoret behandler søknader om økonomisk stønad fra personer som har forsørgeransvar for barn i samsvar med lov- og forskriftskrav. Vi har lagt særlig vekt på å undersøke om det innhentes nødvendige og relevante opplysninger, og om det foretas en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om økonomisk stønad.

Det er ikke funnet grunnlag for å gi avvik eller merknader innen de reviderte områdene.

Live Jetlund
revisjonsleder

Lise Jebsen
revisor

 

 

Olav Øyasæter
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Nøtterøy kommune, ved NAV Nøtterøy, i perioden 20.06.12 – 11.12.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens tjenester i NAV-kontoret etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nøtterøy kommune har ca. 21 000 innbyggere. Rådmannen og tre kommunaldirektører utgjør kommunens administrative ledelse. Kommunaldirektøren for Helse og sosial har overordnet ansvar for 8 tjenesteområder i helse- og sosialsektoren. NAV-leder deltar i direktørens møte med virksomhetslederne annen hver uke og andre heldagssamlinger for ledere i Helse og sosial. NAV-leders rapportering om ulike områder av virksomheten, som stønadsutgifter, flyktningers situasjon og handlingsplan for å motvirke sosial ulikhet, følges opp av kommunaldirektøren.

NAV-kontoret ble formelt etablert i november 2009. Kontoret har 40 ansatte og er organisert i 3 avdelinger: Brukersenter, Oppfølging og Internservice/økonomi. Oppgaver med behandling av søknader om sosiale tjenester er lagt til Brukersenteret, der teamkoordinator for kommunale tjenester og 9 medarbeidere behandler søknader om økonomisk stønad. I 2011 var det 555 personer som mottok økonomisk stønad fra NAV Nøtterøy. 166 av disse hadde forsørgeransvar for barn.

Nøtterøy kommune har over tid rettet særskilt oppmerksomhet mot oppvekstforhold for barn og unge i kommunen. Dette gjenspeiles både i kommunens aktiviteter og hjelpetilbud, og i samhandlingen mellom virksomheter som har ansvar for ulike tiltak og tjenester til barn og unge. NAV-kontoret medvirker aktivt i dette samarbeidet, blant annet gjennom regelmessige møter med barneverntjenesten og rus/psykisk helse, og ved deltakelse i kommunens koordinerende enhet for Individuell plan m.m.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.06.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 28.08.12.

Åpningsmøte ble avholdt 11.09.12

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

 

Sluttmøte ble avholdt 13.09.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn undersøkt om Nøtterøy kommune ved NAV Nøtterøy sørger for at søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn behandles i samsvar med lov- og forskriftskrav. Med behandling av søknad menes prosessen fra og med søknad foreligger fram til det tas beslutning om det er grunnlag for å innvilge økonomisk stønad, og størrelsen på stønaden. Denne prosessen kan deles inn i to faser, en kartleggingsfase og en vurderingsfase, som begge inngår i tilsynstemaet. Vi har lagt særlig vekt på å undersøke om det er innhentet nødvendige og relevante opplysninger i den enkelte sak, og om det er foretatt en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om å innvilge stønad og størrelsen av denne.

5. Funn

Det er ikke funnet grunnlag for avvik eller merknader på de områdene vi har undersøkt.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

  • LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen

  • Delegasjonsreglement for Nøtterøy kommune
  • Organisasjonskart og oversikt over ansvarlige (faglig og administrativt) for avdelingene på NAV-kontoret med stillingsbetegnelse og formell utdanning
  • Oversikt over oppgaver og ansvarsområder for de ulike avdelingene i NAV-kontoret
  • Oversikt over ansatte med navn, stillingsbetegnelse og formell utdanning, som har oppgaver knyttet til temaene det føres tilsyn med
  • Sjekkliste ved søknad om økonomisk stønad, informasjonsskriv om aktuelle lover som regulerer innhenting av opplysninger og liste over dokumentasjonskrav i forbindelse med søknad om økonomisk stønad
  • Søknadsskjemaer for søknad om økonomisk stønad, hvorav ett forenklet for bruk i akutte situasjoner
  • Samhandlingsregler for NAV Nøtterøy med vekt på kommunikasjon, møteregler, tidsbruk mv.
  • Overordnet rutine for Internkontroll for NAV Nøtterøy med beskrivelse av hovedmål, oppgaver og ansvar, opplæring, medvirkning, forbedringsarbeid og rutiner for oppfølging mv.
  • Rutinehåndbok for behandling av søknad om økonomisk stønad ved NAV Nøtterøy med saksflyt fra mottak av henvendelser til vedtak, og for saksregistrering og journalføring
  • Vurdering av risikoforhold i virksomheten
  • Brevtekster og vedtaksmaler/standardtekster
  • Introduksjonsplan for nyansatte i Nøtterøy kommune/NAV
  • Opplæringsplan for nyansatte i forhold til saksbehandling etter lov om sosiale tjenester i NAV
  • Dokumenterte opplæringsaktiviteter i lov om sosiale tjenester i NAV og forvaltningsloven, og oversikt over fagmøter med innhold/temaer
  • Årsberetning 2011 for Nøtterøy kommune
  • Virksomhetsplan 2012 for NAV Nøtterøy
  • Overordnede planer for Nøtterøy kommune: Helse- og omsorgsplan (2008-2012), Boligsosial handlingsplan (2012-2016) og Kommuneplan (2011-2023)
  • Oversikt over samlede hjelpetilbud til barn og unge i Nøtterøy kommune for skoleåret 2011/2012
  • Kopi av vedtak om økonomisk stønad, innvilgelser og avslag, til nye søkere med daglig omsorg for barn
  • Kopi av vedtak om økonomisk stønad, innvilgelser og avslag, til søkere som har avtalt samvær med barn
  • Kopi av vedtak om avslag på økonomisk stønad i akutte situasjoner til søkere med daglig omsorg for barn
  • Kopi av vedtak om avslag på stønad til husleie- og/eller strømrestanse til søkere med daglig omsorg for barn
  • Kopi av vedtak om økonomisk stønad til formål som gjelder barn av søkere som har mottatt stønad de siste 6 månedene
  • Kopi av 2 avviksmeldinger knyttet til økonomisk sosialhjelp

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 30 saksmapper til personer med forsørgeransvar for barn som har mottatt økonomisk stønad i mer enn 6 måneder
  • 6 saksmapper som gjaldt tilsendte vedtak
  • Utbetalingsoversikter i samtlige av disse sakene i tidsrommet 01.01.11 til 30.06.12

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn
  • Dokumentasjon fra kommunen
  • Program for tilsynet
  • Div. korrespondanse med kontaktperson på e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Christine Sjøholm

Sosialkonsulent

x

   

Lise Thomassen

NAV-leder

x

x

x

Karen Kaasa

Kommunaldirektør

x

x

 

Anniken Beckstrøm

Teamkoordinator

x

x

x

Linda Heidi Paulsen

Avdelingsleder brukersenter

x

x

x

Reidunn Christensen

Saksbehandler

x

x

x

Torild H. Nilsen

Saksbehandler

x

 

x

Barbro Sørensen

Saksbehandler

x

x

x

Monica Svendsen

Avdelingsleder økonomi/internservice

x

 

x

Liv Ruud

Veileder

x

   

Birger Heiberg

Sosialkonsulent

x

x

x

Ranveig Litleskare

Sosialkonsulent

x

x

x

Bent Hagberg-Olsen

Flyktningkonsulent

   

x

Torhild Kristiansen

Saksbehandler mottak/ungdom

x

 

x

Wenche Akerholt

Avdelingsleder oppfølging

   

x

Christine Solberg

Sosialkonsulent

 

x

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lise Jebsen, revisor
Olav Øyasæter, revisor
Live Jetlund, revisjonsleder