Helsetilsynet

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Larvik kommune 23. april 2013

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), lov om helsemessig og sosialberedskap og helse- og omsorgslovgivningen.

Formålet med systemrevisjoner er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivingen gjennom sin internkontroll.  Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter,
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres,
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes,

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik

Påpeker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Merknad

Påpeker forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

 

2.  Gjennomføring

Systemrevisjonen ble gjennomfør av Fylkesmannen i Vestfold ved avdeling for miljø og samfunnssikkerhet og assisterende fylkeslege. Revisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: 13.februar 2013.

Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte: 23.april 2013.

 

3. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte og vurderte om kommunen gjennom systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen.

 

4. Funn

Det ble gitt totalt tre avvik og seks merknader. Avvik

Avvik 1

Det foreligger ingen plan/system for opplæring av personell som har en rolle i kommunens krisehåndtering.

  • Dette utgjør et brudd på § 7, andre ledd i forskrift om kommunal beredskapsplikt.
    Forskriften sier at kommunen skal ha et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

Kommentar

På tilsynstidspunktet kan vi ikke se at kommunen har et system for kartlegging av opplæringsbehov og opplæring av sentrale medlemmer i kriseledelsen. Det er spesielt viktig at nye personer som har sentrale roller i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kompetanse innenfor området.

Det anbefales at kommunen utarbeider en kompetanseplan for samfunnssikkerhet og beredskap. Slik sikres det at ressursbehov påvist i planen blir vurdert i forbindelse med behandlingen av økonomiplan og årsbudsjett.

Avvik nr. 2:

Det foreligger ingen ROS analyse som grunnlag for beredskapsplanlegging på helse- og sosial sektoren

  • Dette utgjør et brudd § 3 i forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. Risiko- og sårbarhetsanalyse – grunnlag for beredskapsplan

Avvik nr. 3:

Plan for helsemessig- og sosial beredskap er ikke fastsatt. Det fremkommer heller ikke av beredskapsplanen hvor ofte planen og risiko- og sårbarhetsanalysen den bygger på skal evalueres og oppdateres.

  • Fylkesting og kommunestyre skal sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplanen. Det skal fremgå av beredskapsplanen hvor ofte planen og risiko- og sårbarhetsanalysen den bygger på skal evalueres og oppdateres. Evaluering og oppdatering skal dateres og dokumenteres.

 

Merknader:

  • Merknad 1

    Vi kan ikke se at det foreligger en plan over øvelser av kommunens kriseplanplan ut over øvelsen i regi av Fylkesmannen i 2013.

    Kommentar

    Det er viktig at kommunen avholder øvelser etter revisjon av kriseplaner og i situasjoner hvor sentrale personer i kriseledelsen er nye i rollen, uavhengig om det har gått to år siden forrige øvelse eller ikke

    Vi forventer at Larvik i utarbeider en øvelsesplan som har en minimumsfrekvens på hvert annet år. Slik sikres det at ressursbehov påvist i planen blir vurdert i forbindelse med behandlingen av økonomiplan og årsbudsjett.

  • Merknad 2

    Kommunen mangler formelle prosesser for etablering og rullering av beredskapsplan.

  • Merknad 3

    Vi kan ikke konkludere på hvorvidt kommunens ROS-analyse brukes som et levende beslutningsgrunnlag i kommunen, eller om den er et formelt pliktløp.

    Kommentar til merknad 2 og 3

    Vi ser positivt på at kommunene har rutiner og systemer for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, men ut i fra funn i intervjuene kan vi ikke se at rutinene og prosessene er tatt opp i organisasjonen på en tilfredsstillende måte.

  • Merknad 4


    Vi kan ikke se at kommunen har en oversikt og status over tiltak fra ROS-analysen som er iverksatt, under behandling og ferdigstilt.
  • Merknad nr. 5


    Kommunen benytter ikke medisinskfaglig rådgivning ved utforming av plan for helsemessig- og sosial beredskap
  • Merknad 6

    Vi registrerer gjennom intervjuene at det er uklarhet om hvem som leder kriseledelsen

For øvrig  har vi merket oss at:

  • kommunen ikke har satt inn kommuneoverlegen som fast medlem av kriseledelsen

5. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Fylkesmannens hovedinntrykk er at Larvik kommune har en god forståelse og oppmerksomhet rundt beredskap og samfunnssikkerhet og de fanger opp sentrale føringer på temaet. Det er etablert mål og strategi for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap in kommuneplanens samfunnsdel. Dette sikrer et langsiktig fokus på området. Kommunen har avsatt en ressurs som har ansvar for koordinering av samfunnssikkerhets og beredskapsarbeidet.

Risiko og sårbarhetsanalysen for kommuneplanens arealdel fremstår som svært god og oversiktlig. Det er vårt inntrykk at Larvik har gode og systematiske rutiner for bruk av ROS-analyser i alle ledd av planbehandlingen.

Vi ser det også som positivt at kommunen aktivt bruker beredskapsrådet i kommune og at de også deltar politirådet.

Vi registrerer også at kommunen bruker krisehåndteringsverktøyet CIM. Kommunen har et velfungerende system for å varsle og mobilisere ressurser i kommunen både i og utenfor normal arbeidstid.

 

6. Regelverk

  • Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret
      § 14 - Kommunal beredskapsplikt - risiko- og sårbarhetsanalyse
    • § 15 - Kommunal beredskapsplikt – beredskapsplan for kommunen
  • Lov om helsemessig og sosial beredskap – kap. 2
      § 2-2 Planlegging og krav til beredskapsforberedelser
  • Lov av 24.6.2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer
      § 5-2 Beredskapsarbeid, Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sin helse- og omsorgstjeneste…

6.1 Tilhørende forskrifter til nevnte lover:

  • Forskrift av 20.12.02 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 22.08.11 nr. 894 om kommunal beredskapslikt

Nevnte regelverk stadfester Fylkesmannens hjemmel for å gjennomføre tilsyn med kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap

 

7. Dokumentunderlag

  • Pandemiplan Larvik
  • Planprogram
  • Smittevernplan 2007
  • Plan for kriseberedskap i fred og krig
  • Kommunens overordnede ROS-analyse 2011
  • Spørreskjema i forbindelse med kommunetilsyn innenfor samfunnssikkerhet og beredskap
  • ROS-analyse for kommuneplanens arealdel 2010-2022
  • Års-hjul beredskap
  • Kommuneplanens samfunnsdel
  • Stadfestet plan beskrivelse til kommuneplanens arealdel 2010-2022

8. Deltakere ved tilsynet

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Rune Høiseth

Ordfører

X

X

X

Inger Anne Speilberg

Rådmann

X

X

X

Bjørn Evensen

Beredskapskoordinator

X

X

X

Hege Eick

plansjef

X

X

X

Lars Krogh

Kommunelege

 

X

X

Karl Erik Mathisen (telefonintervju)

Helsesjef

 

X

 

Fra Fylkesmannen deltok:
Fylkesberedskapssjef, Jan Helge Kaiser, revisjonsleder
Ass. Fylkeslege, Per Schjelderup, revisor, HSO.
Rådgiver Truls Dix Brochmann, revisor, avd. for miljø- og samfunnssikkerhet