Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i Arbeids- og velferdsforvaltninga i Nesset kommune med fokus på kvalifiseringsprogram 2016

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei avdekt i tilsynet.

Tema for tilsynet var om kommunen sikrar at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram  blir gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll) sikrar at tildeling og gjennomføring fører til at personar som har rett til kvalifiseringsprogram får ei forsvarleg teneste.

Fylkesmannen avdekte eit avvik under tilsynet i Nesset kommune.

Avvik: 
Nesset kommune sikrar ikkje forsvarleg tildeling av kvalifiseringsprogram

I tillegg har Fylkesmannen funne grunnlag til å gje ein merknad:

Merknad:
Nesset kommune bør gjere ei analyse av risiko og sårbarheit for gjennomføring av KVP

Molde 06.05.2016

Janne Bjørsnøs
revisjonsleiar

Oddhild Johnsen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Nesset kommune i perioden 17.12.2015 - 27.04.2016. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i år.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigert
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig vurdering av tilstanden i det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylt
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeike potensial for betring for å redusere risiko for svikt i framtida

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Nesset kommune har ca. 3000 innbyggarar fordelt på 11 bygder, der det bur frå 60 til 1000 innbyggarar i kvar bygd. Kommunen er geografisk plassert mellom Sunndalsøra og Molde. Tradisjonelt har Nesset vært ein industrikommune. Dei seinare åra er delar av industrien i kommunen lagt ned. I dag er Nesset kommune den største arbeidsgjevaren. Ei høg grad av sysselsetjinga er i primærnæringa. Det er moglegheit for arbeid i pendleavstand frå kommunen. Kommunen har pr. januar 2016 3% arbeidsløyse. Kommunen har eit eige aktivitetssenter som er eit lågterskeltilbod til brukarar som står langt frå arbeidsmarknaden.

NAV Nesset er organisert som ei eiga eining i kommunen leia av kontorsjef for NAV Nesset. Rådmann er nærmaste overordna til kontorsjefen. Det er 8 tilsette ved kontoret, to av desse arbeider i Flyktningtenesta. Kontoret har dei siste åra hatt ei stor utskifting av medarbeidarar.

Kontorsjef for NAV Nesset og rådmann har rapporteringsmøter ein gong kvar månad. I tillegg er kontorsjefen ein del av rådmannen si leiargruppe og deltek i månadlege møter saman med leiarane for dei andre einingane i kommunen.

Ved NAV-kontoret er det morgonmøte kvar dag frå kl. 08.30 - kl. 10.00 der saker blir gjennomgått og drøfta. Kontoret er stengt for publikum kvar onsdag. Det blir då satt av tid til møteverksemd  og internopplæring. Det er også faste møter med andre samarbeidspartar enkelte av <lesse onsdagane

Arbeidet i kontoret er fordelt i mottak og oppfølging av brukarar. Ein av veiledarane har arbeid i mottak som si hovudoppgåve. Når ho ikkje er til stades, byttar dei andre veiledarane på å arbeide i mottak. Brukarar er som hovudprinsipp fordelt på veiledarane etter dato. Alle veiledarane, uttatt ein, gjer behovs- og arbeidsevnevurderingar. To av veiledarane arbeider med oppgåver etter sosialtenestelova.

NAV Nesset oppgjer at dei nyttar «Standard for arbeidsretta brukaroppfølging»  som viser dei lovbestemte stega i oppfølging av brukararar. Dette både kva angår statlege og kommunale tenester. Vidare at rutine på det statlege intranettet «Navet» skal brukas som kjelde ved gjennomføring  av kvalifiseringsprogram.

NAV Nesset har i perioden 2009 - 2014 hatt 15 deltakarar som har gjennomført eit kvalifiseringsprogram, dei fleste kom i ordinært arbeid etterpå. Kontoret har i februar 2016 identifisert tre brukarar med mogeleg rett til kvalifiseringsprogram, men har ingen deltakarar i program per. 03.03.16.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 17.12.2015.

Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet  Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 02.03.2016.

6 tilsette blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 03.03.2016.

4. Kva tilsynet omfatta

Kommunen er pålagt å føre internkontroll med tenesta kvalifiseringsprogram. Føremålet med tilsynet var å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrar at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram  skjer i samsvar med lov- og forskriftskrav, slik at det blir gitt forsvarlege tenester til dei som har rett til kvalifiseringsprogram.

Tilsynet hadde vidare som føremål å undersøke om kommunen sikrar at kvalifiseringsprogrammet er tilgjengeleg for deltakarar med rett til dette, om det blir gjort forsvarlege identifiseringsprosessar og om det blir gitt tilstrekkeleg informasjon om retten til kvalifiseringsprogram. Det blei og undersøkt om kommunen sikrar at kartleggings-, vurderings- og avgjerdsprosessane ved behandling av søknader om kvalifiseringsprogram  er forsvarlege.

I tillegg var det eit føremål å undersøke om kommunen sikrar forsvarleg gjennomføring av kvalifiseringsprogram, ved å sikre at tidsfrist for iverksetting av program blir haldne. Vidare var tema for tilsyn om innhald og omfang av kvalifiseringsprograrnma  er forsvarleg. I dette ligg det at programma blir individuelt tilpassa, ved at den enkelte sine behov og føresetnader blir teke omsyn til, og at programma inneheld arbeidsretta tiltak, arbeidssøking og andre tiltak som kan vere med på å førebu og støtte opp under overgang til arbeid. Tema for tilsyn var og om kommunen sikrar forsvarleg oppfølging av deltakarar i kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Avvik 1: Nesset kommune sikrar ikkje forsvarleg tildeling av kvalifiseringsprogram

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:
Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga  §§ 4, 5, 17, 29, 31, 42 og 43, Lov om behandlingsmåten  i forvaltningssaker §§ 11 og 17 og Forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Avviket byggjer på følgjande:

• På tidspunkt for tilsynsbesøket var det ingen deltakarar i kvalifiseringsprogram  i Nesset kommune. Siste kvalifiseringsprogram  blei avslutta i 2014.
• I intervju kom det fram at leiinga ikkje gjennomfører systematisk kontroll og/eller stikkprøvekontroll av om behovs- og arbeidsevnevurderinga er utført, er riktig og om riktig innsatsområde er satt. Dette viser 2 av 6 saker til brukarar med samansett problematikk og som hadde mottatt økonomisk sosialhjelp i lengre tid.
  -    I 2 av 6 saker har personar som står langt frå arbeidsmarknaden blitt satt til standard- og situasjonsbestemt innsats, og dermed ikkje i innsatsgruppa som blir vurdert for kvalifiseringsprogram
• I intervju og av gjennomgang av mapper kom det fram at det ikkje alltid blir journalført  dei vurderingane som blir gjort, til dømes når det er vurdert om KVP kan være aktuelt, men det er konkludert med anna tiltak
• Kommunen nyttar Kvalitetslosen som kvalitetssystem, men dette er ikkje tatt i bruk av NAV Nesset. Avvik blir formidla munnleg til kontorsjef.
• Det er ikkje gjennomført ei analyse for risiko og sårbarheit i høve tildeling av kvalifiseringsprogram
• Det ligg ikkje føre ein klar delegasjon av vedtaksmynde frå kontorsjef til veiledar som trer inn ved fråvær av  kontorsjefen.
• Det manglar klare skriftlege beskrivingar på stilling i høve kommunale oppgåver til tilsette.
• Det ligg ikkje føre ei felles kompetanseplan  for NAV-kontoret  som viser kva kompetanse NAV kontoret eventuelt treng i 2016. Det statlege «kompetanse@ nav» blir nytta for den enkelte medarbeidar både på statleg og kommunalt tilsette, denne har ikkje kommunen si øvste leiing innsyn i.

Kommentar:
For å kunne avgjere om ein brukar har rett på kvalifiseringsprogram,  må det gjeras ei forsvarleg kartlegging av brukar sitt behov, jf. § 29. Kommunen må innhente tilstrekkelege og relevante opplysningar, jf. Lov om sosiale tenester § 43 og forvaltningsloven § 17 og foreta ei arbeidsevnevurdering etter NAV lova sin § 14a. Utfyllande og gode behovs- og arbeidsevnevurderingar er ein føresetnad for identifisering og tildeling av kvalifiseringsprogram.  Det at det ikkje alltid blir sikra at behovs- og arbeidsevnevurderinga er utført, er riktig og om riktig innsatsområde er satt kan påverke om brukar får vurdert sin eventuelle rett til kvalifiseringsprogram.

Gjennomgang av mapper for mottakarar av langvarig sosialhjelp viser at nokre av <lesse har samansette behov og utfordringar. Det kan stillast spørsmål ved om dei konkludert i feil innsatsområde etter NAV lova sin § 14a. Det er i <lesse sakene ikkje synleg at det er gjort ei vurdering av om dei har rett på kvalifiseringsprogram.

Tilsynet kan heller ikkje sjå at leiinga i kommunen har eit system for jamleg skaffe seg oversikt over områder der det er fare for svikt eller mangel på oppfylling av krav i lova, og at slik kunnskap blir nytta i systematisk forbetringsarbeid, jf. Internkontrollforskrifta § 4-e, f og h. Under tilsynet kom det og fram at kommunen sitt skriftlege system for avviksregistring og avvikshandtering ikkje vert nytta av NAV-kontoret.

Svikt i internkontrollen gjer at kvalifiseringsprogrammet  ikkje i tilstrekkeleg grad er tilgjengeleg og at tildeling ikkje blir gjort på ein forsvarleg måte.

Merknad 1: Nesset kommune bør gjere ei analyse for risiko- og sårbarheit for gjennomføring av KVP

Merknaden byggjer på følgjande:

• Det er for tida ingen deltakarar i KVP i Nesset kommune. Siste kvalifiseringsprogram blei avslutta i 2014, Fylkesmannen har derfor ikkje undersøkt om kommunen sikrar forsvarleg gjennomføring  av kvalifiseringsprogram.
• Det er ikkje gjennomført ei analyse for risiko og sårbarheit i høve gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Kommentar:
Nesset kommune har ikkje hatt deltakarar i kvalifiseringsprograrn  sidan 2014. Fylkesmannen har ikkje funne det tenleg å undersøke kommunen  si oppfølging i eldre saker og har difor  ikkje grunnlag til å vurdere om kommunen har eit tilstrekkeleg internkontrollsystem  for å sikre at kvalifiseringsprogram er individuelle og at deltakarane blir følgt opp på ein forsvarleg måte. Fylkesmannen har sett at leiinga ikkje har eit system for å jarnleg skaffe seg oversikt over områder der det er fare for svikt eller mangel på oppfylling av krav i lova, og at slik kunnskap blir nytta i systematisk forbetringsarbeid, jf. Internkontrollforskrifta  § 4-e,f og h.

Fylkesmannen vil derfor råde Nesset kommune til å gjere ei analyse for risiko og sårbarheit for gjennomføring av  kvalifiseringsprogram  for der i gjennom sikre tenesta når nye deltakarar blir identifisert og kvalifiseringsprogram  skal setjast i verk.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18-131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningsloven
• FOR-2010-11-19-1463:  Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• FOR-2011-12-21-1471:  Forskrift om kvalifiseringsprograrn  og kvalifiseringsstønad
• Hovedrundskriv nr. 35 av 22.06.2012: Lov om sosiale tjenester i NAV - Arbeids- og velferdsdirektoratet

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart for NAV Nesset
• Lokal samarbeidsavtale mellom Nesset kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Møre og Romsdal, datert 12.03.2014
• Referat frå partnarskapsmøte,  19.03.2014
• Avtale om forvaltning og drift av eigedom mellom Nesset kommune og Nav Møre og Romsdal
• Veiledende rutine for behandling av søknader etter lov om sosiale tenester i arbeids og velferdsforvaltningen,  datert  14.01.2016 og oppdatert versjon datert 25.02.2016
• Intern prosedyre for Nav Nesset - Internkontroll NAV Nesset, ajourført januar 2016
• Intern prosedyre for Nav Nesset - Utmåling av økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltninga, ajourført januar 2016 og oppdatert versjon ajourført februar 2016
• Nesset kommune - Rutine for sosiale lån. Utbetaling - Tilbakebetaling - Tapsføring, udatert
• Reglement for folkevalgte organer og Delegeringsreglement Nesset kommune, datert 19.11.2015
• Oversikt over personell som har oppgåver relatert til områda tilsynet omfattar
• Ressursbilde NAV Nesset pr. 12.01.2015
• Virksomhetsplan 2015 - NAV Nesset
• Virksomhetsplan  - NAV Møre og Romsdal 2015
• Årsmelding 2014 -NAV Nesset
• Rapporteringsskjema - Internkontroll 2016 NAV Nesset
• Øvelse på sikkerhet/beredsskap ved NAV Nesset og Øvelse på sikkerhet våren 2015
• Internkontrollsystem for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap - Lokal sikkerhetsinstruks for NAV Nesset, datert 10.03.2014
• Rullerende opplæringsplan 2014 - 2016 for NAV Nesset, ajourført 12.01.2016. Informasjonsmateriell  om Kvalifiseringsprogrammet
• Intern sjekkliste til søknad om økonomisk stønad - NAV Nesset
• Søknadsskjema om økonomisk bistand
• Skjema for Kvalifiseringsprogrammet  anvisning til utbetaling
• Veileder til sosialtjenesteloven § 17 Hvordan fatte vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning fra NAV
• Livsopphaldsatsar
• Foreløpig mål og disponeringsbrev 2015 til fylkene, datert 19.12.2014
• Nasjonale mål, hovedprioriteringer og tilskudd innenfor de sosiale tjenestene i arbeids- og velferdsforvaltningen 2015, fra NAV til landets kommuner, datert 14.01.2015
• Oversikt over rolle og ansvar når man er i mottak
• Stillingsbeskrivelser for hver enkelt ansatte i NAV Nesset
• Rutine for varsling i ASYS ved avvik
• Intern prosedyre for NAV Nesset - Utmåling av stønad etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, ajourført januar 2016
• Skjema for søknad om deltaking i kvalifiseringsprogrammet

Dokumentasjon  som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Årsmelding 2015 -NAV Nesset
• Mappe/journal for 5 langtidsmottakarar av økonomisk stønad
• Rutineperm med søknadsskjema, timelister, anvisningsskjema og KVP- brosjyre

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert  17.12.2015
• Oversending av dokumentasjon frå kommunen den 18.01.2016 og 24.02.2016
• Program for tilsynet sendt kommunen den 12.02.2016
• Førebels rapport sendt kommunen for uttale den 21.03.2016
• Tilbakemelding på førebels rapport frå kommunen den  11.04.2016

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Fagkoordinator/seniorrådgivar  Oddhild Johnsen, fagrevisor
Fagkoordinator/seniorrådgivar  Janne Bjørsnøs, revisjonsleiar