Fylkesmannen i Buskerud

 

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

7. Dokumentunderlag

8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har i 2017 ført tilsyn med NAV i Røyken kommune.

Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen legger til rette for og kontrollerer NAV Røyken sitt arbeid med opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år, i tråd med kravene i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen har et system som sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelig for aktuell målgruppe, at tildelingen av tjenestene er forsvarlige og at oppfølgningen av tjenestemottakerne er forsvarlig.

Tilsynet avdekket to avvik:

Avvik 1:

Røyken kommune v/NAV Røyken sikrer ikke i tilstrekkelig grad en forsvarlig saksbehandling ved tildeling av økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år.

Avvik 2:

Røyken kommune v/NAV Røyken fatter ikke systematisk vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år.

Dato 14.06.17

Lena Kristin Hjelle
revisjonsleder

Wenche Jensen
revisor

 

1.Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Røyken i perioden 24.01.2017 – 22.05.17. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten, jf. lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sotjl.) § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Røyken kommune ligger mellom Drammensfjorden i vest og Oslofjorden i øst. Nabokommuner er Hurum i syd, Asker i nord og Lier i vest. Kommunestyret har fattet vedtak om at Røyken skal slå seg sammen med Hurum og Asker. I denne sammenheng er kommunen i gang med å utarbeide en felles politisk plattform/intensjons-avtale for kommunene Hurum, Røyken og Asker. Røyken kommunen har nær 22 000 innbyggere. En stor andel av befolkningen har gjennomført videregående skole og har høgskole- eller universitetsutdanning. Andelen barn som bor i husholdninger med lav inntekt er lavere enn i landet som helhet (lav inntekt defineres som under 60 prosent av nasjonal medianinntekt).

Frafallet i videregående skole er ikke entydig forskjellig fra landsnivået, som er på 23 prosent.

Kommunen har ikke store utfordringer knyttet til personer med rusavhengighet sammenliknet med nabokommunene, men det er økende spesielt for ungdomstrinnet. Det er derfor satt som mål i handlingsplanene for 2017-2020 å sette inn forebyggende tiltak rettet mot ungdomsskolene i kommunen og Røyken videregående, for å hindre rekruttering og tidlig debut med rusmidler. Kommunen har blant annet Røykenhuset 0-23, der tjenester til barn og unge er samlet, og ansatte jobber tverrfaglig. I tillegg er ruskonsulenten i Røyken kommune organisert hos NAV.

I 2016 var det registrert totalt 349 mottakere av tjenester etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Det var ingen langtidsmottakere under 25 år i 2016.

NAV-kontoret har som mål å forebygge behov for sosialhjelp ved blant annet å samarbeide om praksisplasser med kommunen og private bedrifter, samt benytte aktivitetsplikten slik at brukere raskere kommer i aktivitet og arbeid. Kontoret skal ha et særlig fokus på unge under 30 år og innvandrere, jf. Mål og disposisjonsbrev 2017 fra NAV Buskerud.

NAV-kontoret er etablert under etat helse, sosial og omsorg i kommunen. Kontoret har 34 ansatte og er organisert i tre team; Mottaksteam, Fagteam med merkantil, rus, gjeld, boveileder og miljøarbeid og Oppfølgningsteam som har sykefravær og KVP. Teamene ledes av to avdelingsledere, hvor den ene avdelingslederen har ansvar for mottak- og fagteam.

Arbeidsinkluderingsteamet som ble opprettet fra 01.01.17, er underlagt avdelingsleder for Oppfølgningsteamet.

Veiledere som har arbeidsoppgaver etter sosialtjenesteloven er i alle teamene. Saker blir fordelt ut fra brukernes innsatsbehov og fødselsdato. Skriveteamet på tre ansatte, fatter alle vedtak etter sosialtjenesteloven og fordeler brukere på de ulike tiltakene.

Veileder med oppfølgingsansvar kartlegger, identifiserer behov og innstiller/bestiller vedtak. Arbeidsinkluderingsteam med koordinator for aktivitetsplikten, fordeler og følger opp brukerne i de kommunale tiltaksplassene i kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24. januar 2017. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt tirsdag 25. mars 2017.

Intervjuer
Det ble gjennomført samtaler med kommunalsjef, NAV-leder, 2 avdelingsledere, 6 veiledere, 1 koordinator for aktivitetsplikten og 1 miljøarbeider.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt torsdag 27. mars 2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet var tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Tjenestene er hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 17, 18 og 19. Fylkesmannen har undersøkt om kommunen har et system som sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelig for personer mellom 17 og 23 år, og at tildelingen av tjenesten og oppfølgningen av aktuell gruppe er forsvarlig.

Metoden systemrevisjon skal undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har en lovfestet plikt til å utføre intern kontroll, jf. Lov om sosiale tjenenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 5.

Fylkesmannen har sett på om kommunen har etablert nødvendige rutiner på området tilsynet omfatter, om disse er i bruk og om de er tilgjengelig og kjent for de ansatte. Videre har Fylkesmannen undersøkt om ledelsen følger opp at praksis er i samsvar med interne rutiner og om praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble fremlagt.

5. Funn

Avvik 1:

Røyken kommune v/NAV Røyken sikrer ikke i tilstrekkelig grad en forsvarlig saksbehandling ved tildeling av økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Behovsvurdering for stønad er ikke konkret og individuell i tråd med sotjl. § 18
  • Det skilles ikke på inngangsvilkårene i sotjl. § 18 som omhandler retten til økonomisk stønad og brudd på vilkår etter sotjl. §§ 20a (20)
  • Innvilget stønad blir stanset uten at forhåndsvarsel er gitt i tråd med forvaltningslovens §16
  • Det er ikke dokumentert at ungdom som bor med foreldre og ikke har egen sak ved kontoret, blir systematisk kartlagt
  • Mange av vedtakene har knappe faktumbeskrivelser og tilfredsstiller ikke forvaltningslovens krav til begrunnelser
  • Den interne rutinehåndboken er ikke oppdatert og på flere punkter viser den til feil lovanvendelse. Dette gjenspeiles i praksis og i vedtak. Gjennomgang av søknad og vedtak i 23 enkeltsaker viser at ungdom i liten grad søker stønad til ytelser utover livsopphold, boutgifter, tannlege og lege/medisiner. Sakslisten for perioden 01.01.16 til 01.03.17 viser at ingen under 18 år er registrert med egen sak
  • De sosiale tjenestene er tilgjengelig på kommunens hjemmesider, men mye av informasjon er ikke oppdatert.
  • Det foreligger ingen rutiner for når skriftlig samtykkeerklæringer skal benyttes. Derimot går det fram at det innhentes muntlig samtykke, men det er ikke etablert en rutine for å sikre at dette gjøres i alle saker
  • Fremtidig stønadsutbetalinger har blitt avkortet som følge av at bruker burde hatt et økonomisk overskudd, ikke har fulgt opp avtale med veileder, mottatt nødhjelp i slutten av måneden forut
  • Det er ikke etablert rutiner som i tilstrekkelig grad fanger opp manglende kompetanse hos ansatte når det gjelder forvaltningsloven og sosialtjenesteloven.

Lovhjemmel:

Sosialtjenesteloven §§ 4 og 5, sosialtjenesteloven §41, jf. forvaltningslovens §§ 16, 24 og 25.

Avvik 2:

Røyken kommune v/NAV Røyken fatter ikke systematisk vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det er kun fremlagt 2 vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning etter sotjl. § 17.  Det er ingen vedtak som avslår tjenesten. Journalnotatene og samtaler med de ansatte viser imidlertid at tjenesten blir gitt
  • Veilederen til sotjl. § 17 var kjent av de ansatte men kontoret har ikke egne rutiner for når det bør fattes vedtak på tjenesten etter sotjl. § 17.

Lovhjemmel

Sosialtjenestelovens § 17, jf. forvaltningsloven § 23, jf. § 2.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Fungerende NAV-leder rapporterer til kommunalsjef for helse, sosial og omsorg. NAV-leder er statlig ansatt, men sitter i kommunens ledergruppe. Det gjennomføres to partnerskapsmøter i året der fylkesdirektør, rådmann og kommunalsjef deltar. Kommunen har i 2017 utarbeidet en rutine «Ledelsens gjennomgang» som innebærer at ledere skal gjennomgå rapporteringer tre ganger i året, hvorav kommunalsjefen deltar en gang. Målet er å ha fokus på risiko/sårbarhet og avvik. I NAV har det hittil vært mest fokus på det statlige avvikssystemet.

Kommunen startet høsten 2016 en gjennomgang med opplæring av ansatte knyttet til KSS, kvalitetssikringssystemet i Røyken kommune. Avvik skal løses på lavest mulig nivå og kommunalsjefen skal ha rapportering som viser type avvik og en vurdering av alvorlighetsgrad. Alvorlige avvik skal sendes direkte til kommunalsjef.

Kvalitetssikringssystemet er lagt opp slik at den enkelte ansatte kan følge status på avvik som er meldt.

Det blir i liten grad meldt avvik i NAV Røykens kommunale system utover HMS-avvik. Ledere i NAV Røyken har ledermøter hver annen uke, men det har vært lite fokus på avvik på den kommunale delen av NAV. Det er ikke klart for ansatte hva det skal meldes avvik på, knyttet til tjenestene brukere får hos NAV.

Brukere som henvender seg til NAV Røyken får en kartleggingssamtale med ansatte i mottaksteamet. Det er ikke noen grense for hvor lenge den enkelte bruker kan være i mottak. NAV Røyken jobber målbevisst for å sikre at brukere i aldersgruppen 17 – 23 år, kommer ut i aktivitet, utdanning eller arbeid og det er svært få som blir overført til oppfølging.

NAV Røyken har fokus på brukermedvirkning og fleksibilitet for å finne løsninger for den enkelte. NAV veileder brukere som kommer til kontoret, både når det gjelder sosialtjenesten, NAV som sådan og andre mulige rettigheter brukere kan ha.

Tilsynet har avdekket mangelfull kompetanse knyttet til forvaltningsloven og sosialtjeneste- loven. Dette gjelder både i mottak og hos de som har ansvar for vedtakene etter sosialtjenesteloven. Det blir systematisk satt vilkår i vedtak, og flere av disse er i strid med sosialtjenesteloven.  Som følge av brudd på NAVs vilkår fant Fylkesmannen eksempler på stans i utbetalinger og annen sanksjonering overfor enkeltbrukere, uten at det har blitt avdekket at dette ikke er i overensstemmelse med gjeldende regelverk. Kommunens skriftlige rutine for tildeling av økonomisk stønad og praksis er på flere punkter i strid med sosialtjenesteloven.

Det blir ikke systematisk dokumentert at brukere samtykker til at ansatte hos NAV kan utveksle informasjon og samarbeide med andre instanser i og utenfor kommunen. Det er ikke etablert systemer for å sjekke journal eller dokumentasjon i tilknytning til tjenestene. Det er også mangelfulle rutiner når det gjelder å oppdatere informasjon ut til brukere på kommunens hjemmeside.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over kommunens organisering
  • Oversikt over hvordan NAV Røyken er organisert
  • Liste over alle ansatte i NAV Røyken
  • Aktuelle styringsdokumenter
    - Budsjett 2017
    - Rusmiddelpolitisk handlingsplan 2016-2020
    - Langtidsplan for Buskerud 2017 – 2019 med prioriteringer for 2017
    - Foreløpig mål og disponeringsbrev 2017 til NAV Fylke
    - Plan for kunnskapsutvikling, kunnskapsdeling og kunnskapsspredning i NAV Røyken – våren 2015
    - Tilleggsdokument for ukentlige teammøter
  • Aktuelle styringsdokumenter fortsetter:
    - Tilleggsdokument for team møter v/oppfølgning vår 2017
    - Plan for 2016 i Røyken
    - Virksomhetsplan 2017 for NAV-kontoret i Røyken
  • Veileder til sosialtjenesteloven § 17
  • Retningslinjer for tildeling av økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Røyken kommune med rutiner for internkontroll
  • Søknadsskjema
  • Rutiner for innhenting av dokumentasjon
  • Samtykkeerklæring ved direktebetaling
  • Retningslinjer for kommunene i Buskerud – Oppholdskommunens ansvar, flytting mellom kommuner
  • Rutiner for mottakssamtale med nye brukere
  • Minstekrav til kartlegging med veileder for søkere av økonomisk sosialhjelp og akuttsaker med akuttvakt
  • Rutiner ved mottak av søknader om økonomisk sosialhjelp ved NAV Røyken
  • Oversikt over sosialhjelpssatser fra 1. januar 2017
  • Nettinformasjon om tjenestene ved NAV Røyken
    - Statlige tjenester
    - Kommunale tjenester
    - Samarbeidsavtaler med Buskerud fylkeskommune og NAV Buskerud
    - Rutinebeskrivelse for samarbeidet mellom fagopplæringsseksjonene i Buskerud fylkeskommune og NAV Buskerud
    - Rutinebeskrivelse for samarbeidet mellom PPOT Buskerud og NAV i Buskerud
    - Rutinebeskrivelse for realkompetansevurdering på videregående skoles nivå for NAV-brukere
  • Overordnet retningslinjer for samarbeid mellom barneverntjenesten og NAV-kontoret
    - Arbeidsoppgaver SLT
    - Rusarbeid
    - Samhandlingsforum Asker DPS og Røyken kommune
    - Referat av 03.12.15 fra møte i Samhandlingsforum
    - Retningslinjer for samarbeid mellom NAV Røyken og Røykenhuset 0-23 år
  • Rutine for Individuell Plan ved Røyken kommune/NAV Røyken
  • Forvaltningsrevisjon, november 2015
  • Brukerundersøkelse 2015
  • Liste over alle personer i aldersgruppen 17 til 23 år som mottok tjenester (økonomisk stønad, råd og veiledning, ATG lønn, Spor 2 reiseutgifter individuell plan, institusjonsopphold) i 2016 og frem til 1. mars 2017
  • De 10 siste vedtakene som omhandlet økonomisk stønad etter sotjl. § 18 og § 19 til unge mellom 17 og 23 år
  • 2 vedtak på opplysning, råd og veiledning etter sotjl. § 17
  • De 10 siste vedtakene som omhandlet stønad etter sotjl. § 18 og §1 9 til familier med barn mellom 17 og 23 år.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 11 saksmapper der det er gitt ytelser etter sosialtjenesteloven til personer mellom 17 – 23 år – inklusive vedtak, kartlegginger, aktivitetsplan, journalnotat/notater fra oppfølgingssamtaler, referater fra eventuelle samarbeidsmøter
  • 7 elektroniske saksmapper til personer mellom 17 – 23 år
  • Innsøkingsskjema til aktivitetskoordinator
  • Samtykkeskjema for utbetaling til andre.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varles om tilsyn av 24.01.17
  • Brev fra NAV Røyken med dokumentasjon den 03.03.17
  • Program for gjennomføring av tilsynet den 03.04.17
  • E-poster og telefoner i forbindelse med innhenting og dokumentasjon, avklaringer og andre praktiske opplysninger.

8. Deltakere ved tilsynet

På åpningsmøtet deltok 26 ansatte og på sluttmøtet møtte 22 ansatte. I begge møtene var ledelsen i kommunen representert, i tillegg til NAV-leder og avdelingslederne ved kontoret.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiverne Silje Olsen, Wenche Jensen og Lena Kristin Hjelle med sistnevnte som revisjonsleder.

Gå til toppen