Risiko ved utsettelser av polikliniske kontrolltimer

Statens helsetilsyn har vært på tilsyn på et sykehus etter et varsel om en alvorlig hendelse. En alvorlig nyresyk pasient hadde flere ganger fått utsatt time til poliklinisk kontroll, og helsetilstanden forverret seg vesentlig i ventetiden.

Krav til forsvarlig behandling gjelder hele pasientforløpet.

Tema for tilsynssaken har vært hvordan sykehuset håndterer polikliniske kontrolltimer ved medisinsk klinikk. Hadde de sikret at pasienter får sine planlagte og nødvendige kontrolltimer, også i situasjoner hvor timer må utsettes eller endres? I tillegg har vi undersøkt om pasienten og pasientens behandlere hadde fått nødvendig informasjon i forbindelse med utsettelsen.

Helsetilsynets vurdering

Vi vurderer at saken er egnet til læring og forbedring også i andre sykehus, og ønsker å fremheve følgende erfaringspunkter:

• utsettelse av polikliniske kontrolltimer må omfatte medisinskfaglig vurdering av om dette er forsvarlig for den enkelte pasient
• god og løpende kontroll med ventelister må gjennomføres på alle nivåene i sykehuset
• pasienten og pasientens andre behandlere (inkludert fastlege) må få nødvendig informasjon, slik at pasientens rettigheter og medisinske behov kan ivaretas

Tilsynet avdekket at det ikke ble gjort en medisinskfaglig vurdering av om utsettelse av polikliniske kontrolltimer var forsvarlig ut fra pasientens helsetilstand. Vi kom til at pasienten ikke hadde fått forsvarlig helsehjelp.

Kontrollhyppighet for pasienter med kronisk nyresykdom må vurderes individuelt ut fra diagnose og progresjonshastighet samt pasientens ønske, alder og øvrige sykdomstilstand. Det må sikres at man har tilstrekkelig informasjon om pasientenes helsetilstand for å vurdere om utsettelse av helsehjelpen er faglig forsvarlig. Dette gjelder spesielt i situasjoner der timer utsettes flere ganger. Det må også vurderes mulig alternativ oppfølging, eksempelvis fra fastlege eller annet sykehus.

Uklar oppgavefordeling og uklare ansvarsforhold

Vi vurderer at mangler ved sykehusets tilrettelegging og styring var en vesentlig årsak til svikt i håndteringen av pasienten. Vi vil fremheve følgende punkter:

• Oppgavefordeling og ansvarsforhold var uklare. Det var ikke etablert rutiner som sikret medisinskfaglig vurdering ved utsettelser av kontrolltimer
• Samhandling mellom merkantilt personell og helsefaglig personell var ikke god nok. Det manglet klare rutiner for samhandling
• Informasjonen til pasienten var mangelfull. Det manglet rutiner for å sikre at beskjeder om endring eller utsettelse av timer var mottatt av pasienten. I standardbrevet til pasienten om utsettelse av timen, var informasjonen om hva pasienten skulle gjøre ved forverrelse vanskelig tilgjengelig. Det ble lagt igjen beskjed på pasientens telefonsvarer med informasjon om utsettelse, uten at det ble sendt brev med tilsvarende informasjon om utsettelse verken til pasienten eller fastlegen
• Samhandlingen med eksterne aktører (andre sykehus og fastlege) fungerte ikke godt nok. En vesentlig årsak var manglende systemer for dette
• Tilgjengelige systemer med oversikt over utvikling av ventelister ble ikke benyttet
• Det var ikke tatt tilstrekkelig hensyn til lokale forhold, i forbindelse med at henvisningene ble håndtert av to avdelinger organisert i to ulike klinikker

Mangel på kompetanse og høy arbeidsbelastning

Årsaker til etterslep på ventelister vurderte sykehuset som sammensatt, men i stor grad forårsaket av manglende tilgang på legespesialister og helsepersonell. Mangel på kompetanse og høy arbeidsbelastning i sykehusene er et kjent nasjonalt problem. Sykehusene står i en skvis mellom hensynet til de ansatte på den ene siden, og pasientsikkerheten på den andre. Det er like fullt sykehusledelsens ansvar å vurdere mulige kompenserende tiltak, slik at bemanningssituasjonen i minst mulig grad går ut over kvaliteten på tjenestene og pasientsikkerheten. Manglene ved tilretteleggingen gjelder et helt sentralt område for forsvarlige sykehustjenester. Helsetilsynets vurdering er at de avdekkede forholdene ved driften kan utgjøre en stor risiko for pasientene.

Sykehusets forbedringsarbeid

Sykehuset er godt i gang med forbedringsarbeid gjennom sin oppfølging av den alvorlige hendelsen. Det er identifisert flere nyttige tiltak, inkludert en prosedyre som vektlegger at det må foretas en medisinskfaglig vurdering. I tillegg presiseres oppgave- og ansvarsfordeling i arbeidsflyten.

Tiltakene sykehuset har redegjort for vil kunne bidra til å redusere risikoen for lignende alvorlige hendelser i sykehuset. Imidlertid er tiltakene foreløpig i liten grad gjennomført i praksis. Helsetilsynet vil derfor følge opp saken videre. Vi har bedt sykehuset beskrive hvordan tiltakene er igangsatt, implementert og tatt i bruk. I tillegg har vi bedt om en beskrivelse av hvordan sykehuset vil vurdere om tiltakene har ønsket effekt for kvaliteten i tjenesten og sikkerheten for pasientgruppen, og hvordan ledelsen planlegger å evaluere og følge med på at tiltakene fører til varig endring av praksis.