Rapport etter tilsyn med barneverntenesta i Etne Vindafjord si oppfølging av barn i fosterheim 2023

Statsforvaltaren gjennomførte tilsyn med Etne Vindafjord barnevernsteneste, og i samband med tilsynet besøkte vi barnevernstenesta frå 19.09.2023 til 21.09.2023. Vi undersøkte om barnevernstenesta sørger for at oppfølging av barn i fosterheim er i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barn får trygge oppvekstforhold, og nødvendig hjelp og oppfølging. Tilsynet er gjennomført som del av eit landsomfattande tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvaltaren sin konklusjon

Det er ikkje avdekka lovbrot under tilsynet.

Vi sendte utkast til rapport til kommunen den 05.10.2023. Vi fekk tilbakemelding frå kommunen den 17.10.2023. Kommentarane frå kommunen er innarbeidd i rapporten. Dette er den endelege rapporten frå tilsynet. Rapporten blir sendt til Statens helsetilsyn og blir publisert på deira nettside www.helsetilsynet.no

Tilsynet er med dette avslutta.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet skildrar vi kva som vart undersøkt i tilsynet.

Statsforvaltaren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrar at arbeidet med oppfølging av barn i fosterheim er forsvarleg. Tilsynet omfattar undersøking og vurdering av om:

• Barnevernstenesta legg til rette for og gir barnet høve til å medverke i oppfølginga, og om medverknaden er dokumentert
• Barnevernstenesta planlegg oppfølginga av barnet
• Barnevernstenesta skaffar seg nok informasjon om utvikling til barnet, omsorgssituasjonen og behov for endring eller ytterlegare tiltak
• Barnevernstenesta si oppfølging av fosterheimen er heilskapleg og tilpassa den enkelte fosterfamilien
• Barnevernstenesta besøker fosterheimen så ofte som nødvendig for å gje barnet forsvarleg oppfølging
• Barnevernstenesta gjer ei forsvarleg vurdering av barnet si utvikling og omsorgssituasjon, og konkluderer på om det er behov for endringar eller ytterlegare tiltak
• Kommunen sikrar systematisk og tilpassa internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon. Det betyr at Statsforvaltaren har ført tilsyn med om kommunen utfører, styrer og leier arbeidet slik at dei oppfyller aktuelle lov- og forskriftskrav.

Statsforvaltaren skal ikkje overprøve enkeltsaker, men sjå på om tenesta systematisk følger opp barn i fosterheim i tråd med regelverket. Krava i tilsynet er utforma som overordna krav knytt til arbeidsprosessar i barneverntenesta, og det viktigaste som må skje i tenesta for at oppfølginga av barnet skal vere forsvarleg.

Det er omsorgskommunen sitt ansvar for oppfølging og kontroll av situasjonen til det enkelte barn i fosterheim som har vore tema for dette tilsynet, jamfør barnevernslova § 9-6 første ledd og forskrift om fosterheim § 1. Tilsynet har omfatta barnevernstenesta si oppfølging av barn som bur i kommunal fosterheim som følgje av omsorgsovertaking og der plasseringa har skjedd ved tvang, jf. barnevernslova § 5-1. Dette omfattar fosterheimar i familien til barnet eller nære nettverk eller ein ordinær fosterheim som er rekruttert på generelt grunnlag. Barnevernstenesta sitt ansvar for å følgje opp biologiske foreldre har ikkje vore del av dette tilsynet.

Barn og fosterforeldre sine meiningar om og erfaringar med barnevernstenesta sitt arbeid, er viktig informasjon for å vurdere både kvaliteten på tenestene og kommunen sin praksis når det gjeld brukarmedverknad. Eit utval fosterforeldre og barn har derfor blitt intervjua i dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll med om tenesta sin praksis er i samsvar med regelverket. Statsforvaltaren er gitt mynde til å føre tilsyn med kommunal barnevernsteneste etter barnevernslova § 17-3 første ledd. Under gir me ei skildring av lovkrava som ligg til grunn for tilsynet.

Overordna rettslege føringar

Lovgrunnlaget for tilsynet er lov om barnevernstenester av 18. juni 2021. Sidan store delar av oppfølgingsarbeidet er gjort etter lov om barneverntenester av 17. juni 1992, vil vi ta omsyn til dette og vurdere arbeidet som er gjort tilbake i tid med utgangspunkt i lova frå 1992 med tilhøyrande forskrifter. For dette tilsynet vil det materielle innhaldet i normeringa for oppfølging av barn i fosterheim, i det vesentlege vere det same etter gamal og ny lov.

Retten barn har til omsorg og vern går fram både av Grunnlova § 104 og FNs barnekonvensjon artikkel 3 og 19. Retten barn har til omsorg og vern er også understreka av EMD i fleire saker, og er anerkjent som eit legitimt inngrepsformål ved inngrep i retten til familieliv etter EMK artikkel 8 nr. 1. Dersom myndigheitene overtek omsorga for eit barn, må dei sette inn tiltak for å leggje til rette for gjenforeining mellom barn og foreldre så snart det rimeleg lar seg gjere, jamfør Grunnlova § 102 og EMK artikkel 8 nr. 2. I barnevernslova går barns rett til omsorg og rett til familieliv fram av § 1-5.

Prinsippet om barnets beste går fram av barnekonvensjonen artikkel 3, Grunnlova § 104 og barnevernslova § 1-3 (barnevernlova 1992 § 4-1), og er eit grunnleggande prinsipp for alle handlingar og avgjersler som omhandlar barn. Det skal leggast avgjerande vekt på å finne tiltak som er til det beste for barn, og i vurderingane skal det bli lagt vekt på å gje barn stabil og god vaksenkontakt og kontinuitet i omsorga. Prinsippet om barnets beste er ei rettesnor for saksbehandling i saker som påverkar barn, og vurderinga av barnets beste heng saman med barnets rett til medverknad.

Barnets rett til medverknad og rett til å bli høyrd går fram av både Grunnlova § 104, FNs barnekonvensjon artikkel 12 og barnevernslova § 1-4 (barnevernlova 1992 § 1-6). Barn har rett, men inga plikt til å medverke. Retten gjeld i heile prosessen og i alle forhold som omhandlar barnet, ikkje berre ved rettsleg eller administrativ avgjerd. Barnets synspunkt skal alltid bli vurdert opp mot annan informasjon i saka. Forskrift om medverknad og tillitsperson gjeld for alle delar av barnevernstenesta sitt arbeid.

Kravet om forsvarlege tenester i barnevernslova § 1-7 (barnevernlova 1992 § 1-4) betyr at tenester må halde tilfredsstillande kvalitet og bli gitt til rett tid i tråd med barns behov.

Barnevernstenesta har plikt til å føre journal, jamfør barnevernslova § 12-4. Journalen skal innehalde alle vesentlege opplysningar og barnevernsfaglege vurderingar som tenesta legger til grunn for sitt arbeid, sine avgjerder og vedtak. Barnevernstenesta har plikt til å dokumentere korleis barnet har fått medverke i saka og korleis barnets meining er vurdert, jamfør forskrift om barns rett til å medverke i barnevernet. Forvaltningslova gjeld for barnevernets saksbehandling med dei særreglar som er fastsett i barnevernslova § 12-1. Dette betyr til dømes at grunngjeving av vedtak gjeld for saksbehandlinga, jamfør forvaltningslova § 25.

I barnevernslova § 12-5 (barnevernlova 1992 § 6-3a) er det også eit særskilt krav til at det skal gå fram korleis barnets meining er vurdert i saka, jamfør forvaltningslova §§ 24 og 25.

Barnevernstenesta si plikt til å følgje opp barn i fosterheim

Barnevernstenesta si plikt til å følgje opp barn og foreldre etter vedtak om omsorgsovertaking, er regulert i barnevernslova § 8-3 (barnevernlova 1992 §§ 4-15 og 4-16). Barnevernstenesta skal følgje med på korleis barnet utviklar seg, og om det får forsvarleg omsorg. Barnevernstenesta skal på ein systematisk og regelmessig måte vurdere barnets behov. Det betyr å planlegge oppfølginga, innhente informasjon og følge opp barnet og fosterheimen. Vidare betyr det å nytte informasjonen i saka til å vurdere, konkludere og sette i verk avgjerder slik at barnet får den omsorga og hjelpa det treng. Barnet har rett til å medverke i alle delar av arbeidet. Barnevernstenesta må derfor sørge for å ha tilstrekkeleg kunnskap om korleis barnet har det i fosterheimen. Det betyr at barnevernstenesta må ha kontakt med barnet, fosterheimen og andre instansar. Ein del av ansvaret inneber også arbeidet med gjenforeining, og å legge til rette for samvær med søsken og andre nærståande der omsynet til barnet ikkje taler imot dette.

I forskrift om fosterheim § 7 går det fram kva som ligg til barnevernstenesta sine plikter til kontroll og oppfølging av barn i fosterheimen. Barnevernstenesta si oppfølging skal vere heilskapleg og tilpassa den einskilde fosterfamilie, jamfør fosterheimsforskrifta § 7 andre ledd. Oppfølgingsansvaret inkluderer nødvendig råd, rettleiing og støtte til fosterforeldra og gjelder så lenge barnet bur i fosterheimen. Barnevernstenesta må sørge for at vurderingar av oppfølgingsbehov i fosterheimen, inkluderer fosterforeldra sine biologiske barn.

Barnevernstenesta skal besøke fosterheimen så ofte som nødvendig, men minst fire gonger i året, jamfør fosterheimsforskrifta § 7 tredje ledd. For barn som har budd i fosterheimen i meir enn to år, kan barnevernstenesta etter ei konkret vurdering redusere talet på besøk til minimum to gonger i året.

Rettleiing, oppfølging og kontroll av det enkelte barn sin situasjon, er viktig for at barnevernstenesta skal vite at barnet får den omsorga det har behov for, og om vilkåra for omsorgsovertakinga framleis er til stades. Barnevernstenesta har ansvar for å jamleg vurdere om det er nødvendig å gjere endringar i barnets omsorgssituasjon.

Barnevernstenesta skal lage ein plan for barnets omsorgssituasjon, og plan for oppfølging av barnet og foreldra, jamfør barnevernslova § 8-3 fjerde ledd (barnevernlova 1992 § 4-15 tredje ledd). Tenesta skal òg ha ein fosterheimsavtale med fosterforeldra, jamfør forskrift om fosterheim § 6. Det skal vere plan for samvær mellom barn og biologiske foreldre etter barnevernslova §§ 7-1 og 7-2 (barnevernlov 1992 § 4-19 første og andre ledd), og individuell plan for barn som har behov for langvarige og koordinerte tenester, jamfør barnevernslova § 15-9 (barnevernlov 1992 § 3-2 a).

Det er eit krav at barnevernstenesta arbeider planmessig og systematisk, og kravet til å føre journal og skriftleg planarbeid skal bidra til dette.

Internkontroll

Det er nær samanheng mellom styring av tenestene og at tenestene er forsvarlege. Kommuneleiinga skal gjennom sin internkontroll følgje med på og understøtte arbeidsprosessane i barnevernstenesta.

Internkontrollen skal bidra til at oppfølging av barn i fosterheim er forsvarleg. Internkontrollen skal vere systematisk, og den må ha eit omfang og innhald som er tilpassa barneverntenesta sin storleik, eigenart, aktivitetar og risikoforhold. Det er kommunedirektøren som er ansvarleg for internkontrollen. Kommunen skal skaffe seg oversikt over, og følgje med på, områder der det er fare for svikt i tenesta og der tenestene ikkje følgjer lov- og forskriftskrav, jamfør kommunelova § 25-1, jamfør barnevernslova § 15-2 fjerde ledd (barnevernlova 1992 § 2-1).

På barnevernsområdet må ein sjå krava til internkontroll i samanheng med reglane i barnevernslova som skildrar vesentlege moment som er av betydning for kva som er forsvarleg. Etter barnevernslova § 15-2 andre ledd (barnevernlova 1992 § 2-1 sjuande ledd) skal kommunen sørge for at dei tilsette i barneverntenesta får nødvendig opplæring og rettleiing. Ansvaret inneber blant anna at tilsette må bli følgt opp og få nødvendig støtte i arbeidet.

3. Framstilling av faktagrunnlaget

Rapporten er bygd opp ved at vi først gjev ei kort skildring av kommunen og barnevernstenesta si organisering. Deretter vil vi gå gjennom faktagrunnlaget som er innhenta gjennom styrande dokumentasjon, kommunen si eigenvurdering, intervju i tenesta og av fosterforeldre og fosterbarn, og vår gjennomgang av saksmapper.

Overskriftene i faktagrunnlaget følgjer krava i tilsynet. Desse forklarer kva som må vere til stade i barnevernstenesta sine arbeidsprosessar for at oppfølginga av barn i fosterheim skal vere forsvarleg.

Kommunen og barnevernstenesta si organisering

Barnevernstenesta i Etne Vindafjord er ei interkommunal barnevernsteneste for kommunane Etne og Vindafjord. Vindafjord er vertskommune.

Vindafjord har i følge SSB sine tall for andre kvartal 2023 om lag 8 900 innbyggjarar og Etne kommune har 4 080 innbyggjarar. Av desse er om lag 21 % under 18 år.

Under tilsynet fekk vi informasjon om at Etne Vindafjord barnevernsteneste har omsorga for 12 barn under 18 år som bur i kommunale fosterheimar etter vedtak om omsorgsovertaking i barneverns- og helsenemnda.

Etne Vindafjord barnevernsteneste er ein del av ei interkommunal barnevernsvakt saman med kommunane Sveio og Tysvær som sikrar heildøgns akuttberedskap.

Tenesta nyttar kommuneadvokat i Karmøy kommune saman med fleire andre kommunar.

Kommunedirektøren er øvste administrative leiar. Barnevernstenesta er organisert under kommunalsjef for oppvekst, og barnevernsleiar rapporterer i linje til han.

Barnevernstenesta er organisert med barnevernsleiar og tre team med to fagleiarar og kontaktpersonar. Teama er inndelt i mottak, undersøking og hjelpetiltak, omsorg og ettervern og miljøteam. Barnevernsleiaren har vore tilsett i stillinga sidan mars 2022. Ho har personalansvar, økonomiansvar, vedtaksmynde og fagleg ansvar for tenesta.

I tilstandsrapporten frå 2023 går det fram at tenesta har 18 tilsette. Fyrste halvdel av 2023 var det vakansar i tenesta. I august i år vart det tilsett fleire nye i tenesta.

Arbeidet med oppfølging av barn i fosterheim er lagt til team omsorg og ettervern, som består av fem tilsette inkludert fagleiar.

Statsforvaltaren har fått informasjon om at det er to kontaktpersonar som i hovudsak skal ha ansvar for oppfølging av fosterbarn. I tillegg er det to kontaktpersonar som i hovudsak skal ha ansvar for arbeid med ettervern.

Halvårsrapportering til Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet for 1. halvår 2023 viser at barnevernstenesta har gjennomført alle lovpålagte oppfølgingsbesøk og tilsynsbesøk i fosterheimane.

Barnevernstenesta legg til rette for og gir barnet høve til å medverka i oppfølginga, og medverknaden er dokumentert

Gjennom våre intervju har vi fått vite at tenesta har jamleg kontakt med og snakkar med barna, både på og mellom oppfølgingsbesøka. Barnevernstenesta er opptatt av at dei skal lukkast med å ha god kontakt med barna. Dei tilsette fortel at barna får tilpassa informasjon. Barnet sine synspunkt kjem fram i saksdokumenta, som i referat frå oppfølgingsbesøk, vedtak og andre dokument.

Vår gjennomgang av ni saksmapper syner at barns medverknad er dokumentert både i journal og i referat frå oppfølgingsbesøka. Det er synleg i fleire saker at barnevernstenesta har sett inn ekstra tiltak for å oppnå ein relasjon til fosterbarnet. Vi finn og dokumentasjon som syner at barna har vore involvert i spørsmål som omhandlar dei, eksempelvis i spørsmål om samvær og korleis samvær best kan gjennomførast.

Vi har sett i fleire mapper at kontaktpersonen tek med i referatet observasjonar av relasjonen mellom barnet og fosterforeldra. Tema frå tidlegare oppfølgingsbesøk eller annan informasjon i saka, vart i hovudsak følgd opp i samtalane med barn.

Ved gjennomgang av saksmappene såg vi at kontaktpersonane avklarar med barn korleis samtalen kan gjennomførast på ein trygg måte, til dømes ved at barna blir spurt om fosterforeldre skal vere til stades eller at samtalen kan vere på rommet til barnet. Vidare har vi sett døme på at barnet får bestemme om det vil vere med på køyretur eller gå ein tur ut for å kjøpe is. Barn og fosterforeldre stadfesta i samtale med oss at barna kjenner kontaktpersonen sin, og at barna får tilbod om å snakke med kontaktpersonen åleine. Det var eit unntak der fosterbarnet ikkje visste kven kontaktpersonen var fordi det nyleg hadde vore bytte.

Det var kjent for fosterbarna korleis dei skulle få tak i kontaktpersonen sin. Gjennomgang av mappene viser at barnevernstenesta legg til rett for samtalar med barna utover tilsynsbesøka dersom det er behov eller at barna sjølv ynskjer det.

Det går fram av dokumentet «internkontroll, omsorg» at ein skal sjekke ut om behov for tillitsperson er vurdert. I vår saksgjennomgang fann vi ikkje dokumentasjon på om barna har blitt spurt om dette. Den informasjonen vi fekk i intervjua syner at det er ulikt om og korleis dei tilsette sikrar at barna får tilbod om tillitsperson.

Barnevernstenesta planlegg oppfølginga av barnet

I intervju får vi informasjon om at tenesta nyttar mal for «oppfølgingsplan fosterheim» og «årshjul – oppfølging av omsorgssaker» når ein planlegg oppfølginga. Oppfølgingsplan blir sendt ut tidleg på året og det kjem her fram når barnevernstenesta foreslår å komme på oppfølgingsbesøk. Det er no bestemt at også tema på dei ulike fosterheimsbesøka skal gå fram i denne planen. Fosterforeldra får og opplyst at dersom dei treng tettare kontakt eller at tidspunktet for besøket som er foreslått ikkje passar, så kan dei ta kontakt med kontaktpersonen.

Årshjulet vert nytta til å planlegge og sjekke ut at alle aktivitetane som kjem fram i rutine for oppfølging av fosterheim, blir utført. Vi har fått informasjon i intervju om at årshjulet vert nytta, og har sett døme på slike årshjul i fleire saker.

Det ligg føre omsorgsplan i alle dei sakene vi har gått gjennom. I saker der det er iverksett tiltak  til fosterbarnet er det bestemt at det skal utarbeidast tiltaksplan, med evalueringstidspunkt. Vi har sett døme på slike tiltaksplanar i nokre av sakene.

Dei tilsette fortel at dei planlegg neste fosterheimsbesøk ved å sjekke ut all oppdatert informasjon, som til dømes referat frå ansvarsgruppemøter, tilsynsførarrapportar og rapportar etter samvær med tilsyn. Ein les seg også alltid opp på kva som står i siste referat frå oppfølgingsbesøk.

I malen som skal nyttast som referat etter oppfølgingsbesøk skal det skrivast inn kva som skal følgast opp i etterkant av besøket, og tema til neste besøk. Vi har i saksmappene sett at denne malen i hovudsak vert nytta etter dei siste besøka som er gjennomført i 2023.

Vi får opplyst at etter fastsett rutine så skal fosterheimsavtalen og forsterkningsavtalar bli gjennomgått årleg. Det kom fram i intervju at fosterheimsavtalen ikkje alltid vart gjennomgått, det var meir fokus på å evaluere og vurdere dei forsterkningane som er iverksett.

Tenesta nyttar samværsplanar og desse finn vi i saksmappene som vi har undersøkt. Det er dokumentert  i journalnotat at barnet har medverka når det gjeld korleis samværa skal vere. Det kan til dømes vere kor samværet skal finne stad, aktivitet og om samværet skal aukast.

Fosterforeldra formidla at dei veit kor tid barnevernstenesta kjem på besøk og har dialog om å finne tidspunkt som passar.

Barnevernstenesta sikrar seg nødvendig informasjon om barnet si utvikling, omsorgssituasjon og trong for endring eller ytterlegare tiltak

Vi har fått vite at informasjon blir innhenta frå fosterbarn og fosterforeldre i oppfølgingsbesøk og i anna kontakt i saka. Kontaktpersonen deltek i ansvarsgrupper og samarbeidsmøte der det er aktuelt. Det var bredt samansette ansvarsgrupper i omlag alle sakene som vi gjekk gjennom, og det låg føre referat frå desse møta.

Leiinga fortel at dei fylgjer med på korleis innformasjonsinnhentinga blir utført gjennom rettleiing og drøftingar i fagmøte.

Vi får og vite at kontaktpersonane får informasjon om iverksette tiltak fungerer ved at det vert gjennomført evaluering med tiltaksperson to gonger i året.

I mappegjennomgangen finn vi at oppfølgingsbesøka blir gjennomført og kontaktpersonen får informasjon der. Malen som skal nyttast til å skrive referat frå besøka har ein hjelpetekst som skal sikre at viktig informasjon blir etterspurt og vurdert. Saksmappene inneheld referat frå oppfølgingsbesøk, rapportar frå tilsynsførar, rapportar frå samvær med tilsyn og referat frå ansvarsgruppemøte. Vi ser av referata frå ansvarsgruppemøta at tenesta her får oppdatert informasjon frå aktuelle samarbeidspartar, som regel kvart kvartal. Vi finn og dokumentasjon av evaluering med til dømes fritidskontaktar i mappene.

Vi ser og at det er tett kontakt med barnet og fosterforeldra i saker kor det er pågåande nemnd- og rettsprosessar. Vi har ikkje funne saker der det manglar kontakt mellom fosterheimen og barnevernstenesta over tid.

Barnevernstenesta si oppfølging av fosterheimen er heilskapleg, den er tilpassa den enkelte fosterfamilie og tenesta besøker fosterheimen så ofte som nødvendig for å kunne gje barnet forsvarleg oppfølging

Rutine for oppfølging av fosterheimsplasseringar seier at det minimum skal vere fire fosterheimsbesøk i året. Alle tilsette bekrefta i intervju at det er ei tydeleg forventning om at alle oppfølgingsbesøk skal gjennomførast. Dersom det er aktuelt å redusere oppfølgingsbesøk til to gonger årleg, skal dette drøftast og skrivast vedtak på. Fagleiar skal skrive under på vedtaket. I dei mappene vi gjekk gjennom var det ei sak der oppfølginga var redusert. Dette var ei ettervernsak.

Under tilsynet har vi sett i mappene at minimumstalet for oppfølgingsbesøk blir gjennomført. Vi har og fått opplyst at i nokre saker er barnevernstenesta oftare på besøk i fosterheimen dersom dei vurderer at dette er nødvendig til dømes for å etablere kontakt med fosterbarnet. Mappegjennomgangen viser at kontaktpersonane i den seinare tid har tatt i bruk mal for referat frå fosterheimsbesøk.

Kontakt med barnet, fosterforeldre og andre er dokumentert i saksmappene. I fleire saker såg vi at det hadde vore mykje kontakt med barnet, fosterheimen og foreldra utanom oppfølgingsbesøka. Til dømes i saker der omsorgsovertakinga eller samvær skal opp til ny vurdering i barneverns- og helsenemnda eller retten.

Det blir formidla at det vert satt i verk rettleiing og oppfølging til barn og fosterheim ved behov. I vår gjennomgang av mappene ser vi fleire døme på at både rettleiing til fosterforeldre og barnevernstenesta si oppfølging av fosterbarn/heim er auka opp i situasjonar som er krevjande. Tenesta nyttar rettleiar frå familieteamet i kommunen som rettleiarar til fosterforeldra. Det går fram av rutine for oppfølging av fosterheimsplasseringar at alle nye fosterheimar skal gjennom rettleiingspakken «Ein god start». Vi har sett i mappene at fosterforeldre har fått tilbod om aktuelle kurs, og tilbod om rettleiing.

Vidare har vi i vår mappegjennomgang sett at barnevernstenesta har nytta «kulturtolk» og kultursakkunnig i saker der det er vurdert som nyttig.

Vi har sett få døme på at samtaler med fosterforeldra sine biologiske barn er dokumentert i saksmappene. I ei sak har vi sett at biologiske barn har fått tilbod om å delta på aktuelle kurs.

Fosterforeldra vi snakka med formidla at dei i all hovudsak opplevde å få god og tilpassa hjelp frå barnevernstenesta.

Barnevernstenesta gjer ei forsvarleg vurdering av barnet si utvikling og omsorgssituasjon, og konkluderer på om det er behov for endring eller ytterlegare tiltak

I referatmalen som tenesta nyttar er det eit punkt kalla «kontaktperson sine vurderingar etter besøket». Dette punktet skal kontaktpersonen fylle ut etter kvart besøk.  Det same gjeld malen som nyttast etter samtale med barnet, også her skal kontaktperson gjere vurderingar etter at barnet er snakka med. Intervjua viste at det var kjent for dei tilsette at dei skal gjere faglege vurderingar.

Vi fekk og vite at vurderingar som blir gjort enten i rettleiing eller i fagmøte skal dokumenterast i barnet sin journal. Det ligg føre ei rutine for føring av journalnotat som skal nyttast ved alle interne drøftingar i fagteam.

Tenesta har bestemt at når det er sett i verk tiltak retta mot fosterbarnet skal det utarbeidast ein tiltaksplan. Tiltaksplanen skal evaluerast. Det er og bestemt at tiltak som besøksheim og støttekontakt skal evaluerast to gonger i året. Det ligg føre mal som skal nyttast til dette.

I vår gjennomgang av saksmappene finn vi at tiltak blir evaluert, men vi ser ikkje at tenesta gjennomfører ei samla systematisk vurdering av heile plasseringa i alle saker. Vi finn at faglege drøftingar frå rettleiing og fagmøte er dokumentert slik som tenesta har bestemt. Vi finn og døme på faglege vurderingar som er løpande dokumentert i journalen, til dømes etter telefonsamtaler og møter. Referat frå oppfølgingsbesøk, der vurderingar og konklusjonar om barnet sin situasjon i fosterheimen og om det er nødvendig med ytterlegare tiltak kjem fram, vert ikkje fast kvalitetssikra av fagleiar. Det er opp til den einskilde kontaktperson om ein ynskjer at fagleiar skal godkjenne referatet før det vert sendt ut.

Barnevernstenesta set i verk nødvendige avgjerder om behov for endring eller ytterlegare tiltak

Vi får opplyst i intervjua at tenesta er opptatt av å raskt sette i verk tiltak når det oppstår behov for det. Vi får videre informasjon om at det kan vere tiltak som det er vanskeleg å få i gang så raskt som ein ynskjer. Døme på dette kan vere fritidskontakt eller avlastning, det kan vere vanskeleg å finne personar som kan gå inn i ei slik oppgåve. Tenesta prøver då å finne andre tiltak som kan kompensere behovet. Vurderingar om det skal settast inn tiltak eller om det er trong for nye tiltak vert drøfta i rettleiing og i fagmøte.

Leiinga følger med på om tiltak vert sett i verk i si oppfølging av kontaktpersonane. Det er fagleiar som har mynde til å fatte vedtak om tiltak og vil dermed følgje med på dette i rettleiing og i fagmøta.

I vår mappegjennomgang har vi sett at avgjerder som vert tatt raskt vert følgt opp i dei fleste av sakene. Til dømes har vi lest ei sak der tenesta raskt fekk på plass ein ny besøksheim etter at dei fekk ei oppseiing.  

Kommunen sikrar systematisk og tilpassa internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Rapporteringslinjer og møtestruktur i kommunen

I følgje styrande dokumentasjon og intervju rapporterer barnevernleiar i linje til kommunalsjef for oppvekst. Barnevernleiar deltek i kommunalsjefen si leiargruppe og dei har møter kvar månad.

Barnevernleiar har vidare oppfølgingsmøte med kommunalsjef månadleg.

Kommunalsjef tek inn saker frå oppfølgingsmøtet med barnevernleiar i møta som kommunedirektøren har med si leiargruppe kvar veke.

Det går fram av tenesta si eigenrapportering at barnevernleiar møter i Vindafjord sitt politiske utval for oppvekst og omsorg i kvart møte. Barnevernet har eit kvarter i starten av møtet til å informere og svare på spørsmål. I Etne gjev barnevernleiar ein kort statusoppdatering i politisk driftsutval ved kvart møte.

Barnevernstenesta legg fram tilstandsrapport for politisk nivå årleg.

Risikovurdering

Styrande dokumentasjon syner at tenesta har gjennomført ei ROS analyse for oppfølging av fosterheimar. Ei slik analyse vert gjennomført årleg og det er fagleiar som har ansvar for arbeidet. Det er og utarbeidd ein handlingsplan for dei identifiserte risikoområda.

Vi har i intervju fått vite at skifte av kontaktperson i omsorgssakene er identifisert som ein risiko. Det er opplyst at det har vore mange skifter av kontaktpersonar i fosterheimsakene, og at dette kan gå ut over relasjonsbygging til fosterbarnet og oppfølging av fosterforeldra.

Møtestruktur i barnevernstenesta

Det ligg føre skriftleg møtestruktur for barnevernstenesta. Det er leiarmøte med barnevernsleiar og dei to fagleiarane kvar veke. Barnevernleiar har og statusmøter med den einskilde fagleiar ein time kvar veke. Vidare er det møter i dei ulike teama i tenesta. Omsorg og ettervern, som har ansvar for oppfølging av barn i fosterheim, har og møte kvar veke. Det er fagleiar som har ansvar for desse møta. Fagmøte skal nyttast til saksdrøftingar og fagleg utviklingsarbeid. Dei tilsette kan melde inn saker til drøfting. Det er utarbeidd ei saksliste som skal nyttast, her finn ein blant anna ein mal for interne drøftingar i enkeltsaker. Kvar månad er det personalmøte der ein tek opp saker som gjeld heile tenesta. Det går fram av tenesta si eigarapportering at eksempelvis opplæring i nytt kvalitetssystem var tema i eit personalmøte.

Rutinar, malar og sjekklister

Tenesta har utarbeidd rutinar og malar som skal nyttast i oppfølgingsarbeidet. Dette finn dei tilsette no i kvalitetssystemet Compilo. Vi får opplyst i intervjua at det er tydeleg for dei tilsette kva slags dokument som det er forventa at dei brukar. Det ligg føre fleire nye rutinar og malar på fosterheimsområdet som er tatt i bruk i 2023.

Vi har fått oversendt mal for referat etter oppfølgingsbesøk som skal nyttast i tenesta. Vi finn at malen i hovudsak vert nytta i saksmappene som vi har gått gjennom, særleg det siste året.

Kompetanse, opplæring og rettleiing

Tenesta har utarbeidd ein kompetanse- og opplæringsplan for 2023 – 2025. I planen går det fram kva kompetanse den einskilde tilsette innehar. Planen inneheld og ei oversikt over opplæringsaktiviteter som skal prioriterast med utnemnd ansvarleg og tidsperspektiv. Det er og utarbeidd eigne årshjul for kompetanseheving som ligg i Compilo. Vi fekk i intervjua opplyst at det er forventa at dei tilsette aktivt nyttar «Visma veilederen», Lovdata og sakshandsamingsrundskrivet utarbeidd av direktoratet i sitt arbeid.

Tilsette i barnevernstenesta i Etne Vindafjord deltek i læringsnettverk «Fosterhjem sammen» og «Opplæringspakken» i lag med fleire andre kommunar. Desse læringsnettverka er særs relevante i forhold til tilsynstemaet.

Kontaktpersonane i omsorg og ettervern får rettleiing frå fagleiar kvar fjortande dag. Nytilsette mottek rettleiing kvar veke fyrste året dei er tilsett. Det er avsett ein og ein halv time til kvar rettleiing. Fagleiar kallar kontaktpersonane inn ved bruk av kalenderen og intervjua viser at rettleiing både skal og blir prioritert.

Fagleiar får rettleiing frå barnevernsleiar kvar andre veke.

Det blir opplyst i intervju at dei tilsette er kjent med sitt ansvar i oppfølgingsarbeidet. Vidare viser intervjua at dei tilsette får den opplæring og rettleiing som dei treng. Informasjon i intervju viser at både fagleiar og barnevernsleiar er tilgjengelege for dei tilsette når det er trong for det, og det er ein «open dør kultur» i tenesta.

Intervjua syner at fagmøte i omsorg og ettervern er ein viktig arena for saksdrøfting og kompetansepåfyll.

Mynde til å ta avgjerder

Barnevernsleiar har ansvar og mynde som tillagt i barnevernslova. Barnevernsleiar sin mynde kjem fram i dokumentet «stillingsinstruks og myndefordeling».

Det ligg føre eit dokument som syner vidaredelegering frå kommunalsjef og einingsleiar til fagleiarane som kan vere stadfortredar i tenesta.

Intervju syner at dei tilsette er kjent med kven som har mynde til å fatte dei ulike avgjerdene i oppfølgingsarbeidet.

På tilsynsområdet er fagleiar delegert alt fagleg ansvar. Informasjon frå intervju og styrande dokumentasjon syner dette.

Intervju syner at vurderingar og avgjerder i fosterheimsarbeidet vert drøfta i fagmøte eller i rettleiing. Barnevernleiar vil verte involvert av fagleiar før større avgjerder blir tatt, eksempelvis dersom det vert vurdert å sette inn kostbare tiltak i fosterheimen.

I intervju med tilsette kom det fram at det var tydeleg for dei kven som har ansvar for kva, og kven som har mynde til å ta avgjerder. Krava er formalisert i malar, sjekklister, rutinar og faste strukturar for opplæring, rettleiing og kvalitetssikring av arbeidet. Desse er i bruk og er kjent for dei tilsette.

Oppfølging, kontroll og forbetringsarbeid

Tenesta har utarbeidd skjema for internkontroll omsorg som skal nyttast to gonger i året, samt eit skjema for kvalitetskontroll. Det er den einskilde kontaktperson som skal gjennomgå sine eigne saker i denne internkontrollen og sikre at fosterbarnet vert ivaretatt slik lovverket krev. Fagleiar skal deretter gjennomgå alle kontaktpersonane sine skjema. Framlagt dokumentasjon syner at dei tilsette nyttar sjekklistene som føresett.

Vi får opplyst i intervju at både fagleiar og barnevernleiar tek stikkprøver ved å lese i mappene og journalen, men at dette ikkje er sett i eit system.

Leiinga si oppfølging og kontroll av fosterheimsarbeidet vert i hovudsak gjort gjennom rettleiing og ved drøftingar i fagmøta.

Vi får opplyst at dei tilsette kan be om at fagleiar les gjennom og godkjenner referat frå oppfølgingsbesøk, men dette er ikkje ei fast rutine. Dei tilsette ber om dette ut frå eige behov.

Det er utført brukarundersøkingar for fosterforeldre i 2022 og for fosterbarn i 2023. Resultata frå desse er tatt inn i tenesta sitt forbetringsarbeid.

Avvik

Vindafjord kommune nyttar Compilo som sitt kvalitetssystem, og avvik i barnevernstenesta i Etne Vindafjord skal meldast i dette systemet. Informasjon frå eigarapporteringa og intervju viser at dei tilsette blir oppmoda til å sende avvik og at dei tilsette nyttar systemet. Det er barnevernsleiar som har ansvar for å følgje opp avvika. Dei tilsette får tilbakemelding frå barnevernsleiar.

Statsforvaltaren etterspurde meldte avvik siste månadene på fosterheimsområdet, og vi har fått framlagt desse.

Intervju med fosterbarn og fosterforeldre

Som vi har nemnd under punkt 1 i rapporten, har vi tatt kontakt med fosterbarn og fosterforeldre som barnevernstenesta i Etne Vindafjord har ansvar for å følgje opp.

Vi har kontakta eit utval fosterbarn og fosterforeldre, både med brev og på telefon. Vi fekk snakka med tre barn og fire vaksne. Intervjua vart gjort på telefon.

Barna som vi har snakka med fortel at dei veit kven som er kontaktpersonen deira og at dei snakkar med ho. Eit fosterbarn var usikker, grunna at kontaktpersonen var heilt ny. Dei får tilbod om å snakke med kontaktpersonen åleine. Dei veit og korleis dei skal få tak i kontaktpersonen dersom dei ynskjer det. Barna fortel at dei har ein grei kontakt med sin kontaktperson og at dei er nøgde med oppfølginga dei får. Nokre gjev uttrykk for at det er dumt at det er så ofte skifte av kontaktperson.

Dei seier og at det ikkje er noko barnevernstenesta skulle gjort annleis og dei kom ikkje på døme der dei hadde teke opp ting som barnevernstenesta ikkje hadde følgt opp. Fleire gir og døme på ting som dei har fått vere med på å bestemme, blant anna i forhold til samvær.

Fosterforeldra fortel alle at dei er generelt godt fornøgd med den oppfølginga dei mottek frå barnevernstenesta. Fleire fortel og at det har vore mange kontaktpersonar inne i saka deira i den tida dei har vore fosterforeldre. Dette er ugreitt, men dei forstår at det har vorte slik. Hyppige skifte av kontaktperson gjer det vanskeleg å få god kontakt med fosterbarnet, og dei opplev at ny kontaktperson ikkje alltid har god nok kjennskap til fosterbarnet og fosterheimen sine behov.

Fosterforeldra fortel at dei veit når heimebesøka skal bli gjennomførte og dei veit kva som skal snakkast om i besøket. Dei fortel vidare at barnevernstenesta kjem på dei pålagte besøka. Nokre formidlar at det og er tett kontakt med barnevernstenesta mellom fosterheimsbesøka.

Oppsummert gjev fosterbarn og fosterforeldre positive tilbakemeldingar om korleis dei opplever sin kontakt med barnevernstenesta.

Statsforvaltaren har tatt informasjon frå samtalane som vi har hatt med fosterbarna og fosterforeldra med i våre vurderingar.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovreglane i kapittel 2.

Vi meiner at Vindafjord kommune , som vertskommune, sørger for at barnevernstenesta sitt arbeid med oppfølging av barn i fosterheim er i tråd med lovkrava.

Barnevernstenesta legg til rette for og gir barnet høve til å medverka i
oppfølginga, og medverknaden er dokumentert

Barnet sin medverknad er ein grunnleggjande rett og ein nødvendig føresetnad for at oppfølginga skal vera god og treffa godt på behovet til barnet. Det er derfor viktig at barn får tilpassa informasjon og at det blir gjennomført samtalar med barnet jamleg og åleine der det lèt seg gjera.

Det er forsvarleg praksis at det i mappa til barnet kjem fram om barnet har fått medverka, kva informasjon barnet har fått, kva som var temaet og kva som var barnet sitt syn. At barnevernstenesta har vurdert synet til barnet skal gå fram av dokumentasjonen. Dersom barnevernstenesta tek avgjerder som går på tvers av det barnet ønskjer, skal ein grunngje dette. Det skal og vise i saka dersom barnet ikkje ønskjer å seia si meining og eventuell grunngjeving for det.

For at barn skal kunne medverke, må dei vite kva dei skal uttale seg om og få tilstrekkeleg og tilpassa informasjon. Barn har rett til å medverke gjennom heile saka, og barnevernstenesta skal legge til rette for dette.

Intervju både med barna, fosterforeldre, dei tilsette og leiinga stadfestar at barnevernstenesta snakkar med barna under oppfølgingsbesøka, og hyppigare dersom det er behov for det. Vi vurderer at kontaktpersonane har fokus på å leggja til rette for at samtalane med barna skal gjennomførast på ein trygg og god måte. Vi har sett gode døme på at kontaktpersonane har foreslått aktivitet med barna slik at det det skal bli lettare å få til ein samtale. Vi ser og at barna får tilbod om samtale åleine.

Vidare finn vi at barnevernstenesta dokumenterer samtalene med barna. Desse samtalene finn vi i barnet sin journal under «barnesamtale». Dette vurderer vi som bra.

Vi finn døme i saksmappene som syner at barnet si meining er tillagt stor vekt, til dømes i spørsmål om korleis kontakt med foreldre skal vere.

Statsforvaltaren vurderer at det er ein risiko for at hyppige kontaktpersonskifte kan føre til at barnet og fosterforeldra opplever mindre grad av kontinuitet. Det kan og vere vanskelegare å etablere kontakt med barnet og gi dårlegare grunnlag for eksempelvis det å dela vanskelege tankar eller informasjon med kontaktperson. Informasjonen frå fosterforeldre underbyggjer dette. Vi har fått informasjon under tilsynet som syner at tenesta er merksame på dette. Det er og sett inn tiltak ved at leiinga har bestemt at nytilsett kontaktperson skal gå fast inn i omsorgsteamet, i staden for vikariat, for å sikra kontinuitet i oppfølginga av fosterbarn. Vi vurderer og at tenesta har eit godt system for overføring av saker frå ein kontaktperson til den nye.

Intervju og mappegjennomgang har vist at tenesta ikkje har eit godt nok system eller praksis som sikrar at barnet får informasjon om retten sin til tillitsperson undervegs i saka. Internkontrollskjema som vert gått gjennom og fylt ut to gonger årleg har eit punkt som skal sikre at denne retten vert ivaretatt. Det er likevel opplyst at barn som har budd lenge i fosterheimen ikkje alltid vert spurt om det ynskjer tillitsperson. Vi vurderer at tenesta må sikre seg at fosterborna får nødvendig informasjon om rett til tillitsperson fortløpande.

Etter vårt syn sikrar barnevernstenesta at barn får medverke i oppfølgingsarbeidet, og at medverkinga er dokumentert i tråd med lovkrav, jamfør barnevernslova § 1-4.

Barnevernstenesta planlegg oppfølginga av barnet

Barn som er under omsorg kan ha særlege behov som barnevernstenesta må arbeide systematisk med. Det å utarbeide planar er ei skriftleggjering av ein systematisk arbeidsform. Det sentrale i planarbeid er at det skal leggja grunnlaget for eit systematisk og planlagt arbeid gjennom å peika på behov og angi korleis behova skal følgjast opp.

Tydelege forventingar til dei tilsette og felles rutinar, malar og sjekklister for korleis oppfølging av barn og fosterheim skal gjennomførast, bidreg etter vår vurdering til at barn og fosterheimar får oppfølging i tråd med lovkrav.

Statsforvaltaren vurderer at barnevernstenesta nyttar relevant planverk i sitt oppfølgingsarbeid. Vi har funne fosterheimsavtalar, forsterkningsavtalar, omsorgsplanar, samværsplanar og tiltaksplanar i saksmappene vi har lest. Tenesta har ennå ikkje byrja å bruke plan for barnet sin omsorgssituasjon og oppfølging av barnet og foreldra, jamfør barnevernslova § 8-3. Vi har fått informasjon om at dette arbeidet er i startgropa. Det er vår vurdering at tenesta sitt systematiske arbeid vil bli enda betre ved å bestemme at ei slik plan skal nyttast i alle saker.

Vi får opplyst at oppfølgingsbesøka vert planlagt i starten av året og at det vert sendt ut eit brev til fosterheimen med datoar for besøk. Tenesta nyttar årshjul i alle omsorgssaker som eit verktøy for å sikre at alle oppfølgingsaktivitetane vert utført. Vi vurderer at bruk av årshjul er eit nyttig hjelpemiddel. Fosterforeldra som vi har snakka med fortel at dei veit kor tid kontaktpersonen kjem på besøk. Vi har lagt vekt på at saksmappene viser at alle lovpålagte oppfølgingsbesøk er gjennomført. Kontaktpersonane planlegg oppfølgingsbesøka ved å gå gjennom siste referat samt å lese seg opp på saka i journalen.

Vi vurderer og at samvær med foreldra vert planlagt i samarbeid med dei det gjeld og at barnet vert involvert på ein god måte.

Det er vår samla vurdering, på bakgrunn av intervju og gjennomgang av styrande dokumentasjon og saksmapper, at barnevernstenesta si planlegging av oppfølging av barn i fosterheim er forsvarleg.

Barnevernstenesta sikrar seg nødvendig informasjon om barnet si utvikling, omsorgssituasjon og trong for endring eller ytterlegare tiltak

For at barnevernstenesta skal kunne gje barnet ei forsvarleg oppfølging må en vite nok om barnet si utvikling, behov og omsorgssituasjon. Barnevernstenesta har eit løpande og heilskapleg ansvar. Dette inneber at det er nødvendig å sikre at ein har nok informasjon frå ulike kjelder i den løpande oppfølginga.

Etter vår vurdering innhentar barnevernstenesta systematisk oppdatert informasjon frå relevante kjelder om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringar eller ytterlegare tiltak. Dette bidreg til at tenesta har grunnlag for å kunne vurdere og ta avgjerder til beste for barnet og fosterheimen.

Vi vurderer at intervju og mappegjennomgang viser at barnevernstenesta får informasjon både frå barna direkte og frå fosterforeldra om barnet si utvikling og omsorgssituasjon.

Vi har sett i saksmappene at det er etablert ansvarsgrupper rundt dei aller fleste fosterbarna. Ansvarsgruppene er bredt samansett, dei er regelmessige og det ligg føre referat frå møta. Vi vurderer at dette sikrar at tenesta får oppdatert og relevant informasjon om forholda kring barnet.

Informasjonen vi har fått i tilsynet syner at tenesta mottek og les rapportane som kjem frå tilsynsførarane. Informasjon som kjem fram i desse vert nytta i det løpande oppfølgingsarbeidet.

Barnevernstenesta må dokumentere sentrale og relevante opplysningar om barnet og fosterheimen i sitt oppfølgingsarbeid. Det skal vere synleg kva tenesta har hatt av informasjon, kva slags vurderingar som er gjort og kva som er bestemt. Dette er nødvendig for at det skal vere mogeleg å kvalitetssikre avgjerdene i saka og det er nødvendig for å sikre kontinuitet i oppfølgingsarbeidet.

Det er vår vurdering etter å ha gjennomgått ni saker at dokumentasjonen i all hovudsak er tilstrekkeleg til å ivareta desse omsyna. Journalane i saksmappene viser at det er jamleg kontakt mellom fosterheimen og kontaktpersonen. Vidare har vi og sett at informasjon som barnevernstenesta har motteke mellom oppfølgingsbesøka er dokumentert.

Barnevernstenesta si oppfølging av fosterheimen er heilskapleg, den er tilpassa den enkelte fosterfamilie og tenesta besøker fosterheimen så ofte som nødvendig for å kunne gje barnet forsvarleg oppfølging

Ei heilskapleg og tilpassa oppfølging av den enkelte fosterfamilie inneber at barnevernstenesta må skreddarsy oppfølginga til barnet og fosterheimen utifrå dei behova som er aktuelle til ei kvar tid.

Vi vurderer at barnevernstenesta besøker fosterheimane så ofte som nødvendig. Dette bygger vi på intervju med fosterforeldre og barn, samt den dokumentasjonen som ligg føre i sakene. 

Vi har lagt vekt på at tenesta besøker fosterheimen i tråd med lovkrava. Samstundes har vi sett døme på at det blir gjennomført fleire besøk i fosterheimen, eller at kontaktpersonen gjennomfører fleire samtalar utanom oppfølgingsbesøk, dersom det er behov for å følgje barn og fosterheim tettare i ein periode. På bakgrunn av dette er det vår vurdering at barnevernstenesta har ein praksis og eit system som sikrar at oppfølginga er tilstrekkeleg og av eit tilpassa omfang.   

Vi vurderer at oppfølging av biologiske barn i fosterheimen kan bli betre. Involvering av fosterforeldra sine eigne barn er viktig for å redusere moglege konfliktar og ustabilitet i plasseringa. I saksmappene har vi sett at biologiske barn har fått tilbod om å delta på «Kurs for oss som har fostersøsken». Men vi har og lest mapper der vi vurderer at det ikkje går godt nok fram at barnevernstenesta har involvert biologiske barn i oppfølginga og snakka med dei om viktige ting.

I referat frå oppfølgingsbesøka går det fram kva som er gjennomgått i besøket og barnevernstenestas vurderingar av barnets behov eller behov for styrkingstiltak. Det går også fram korleis informasjon om og frå barn er følgt opp frå eit besøk til eit anna, og vi ser at alvorleg informasjon blir snakka om, vurdert og følgt opp.

Vi har fått oversendt ei liste over barn plassert i kommunale fosterheimar etter barnevernslova § 5-1. Lista viser at det ikkje har vore utilsikta flyttingar for fosterbarna. Dette er etter vår vurdering eit bevis på at barnevernstenesta si oppfølging er tilpassa den enkelte fosterfamilie sine behov.

Barnevernstenesta gjer ei forsvarleg vurdering av barnet si utvikling og omsorgssituasjon, og konkluderer på om det er behov for endring eller ytterlegare tiltak

Barnevernstenesta skal gjere ei forsvarleg vurdering av barnet si utvikling og omsorgssituasjon og avgjere om det er behov for endringar og ytterlegare tiltak. Ei forsvarleg vurdering av om barnet får den omsorga det treng og om plasseringa fungerer etter formålet, forutsett at barnevernstenesta har nok kunnskap om og innsikt i både barnet og forholda i fosterheimen.

Barnevernstenesta har eit system for fagmøte og individuell rettleiing for kontaktpersonane der vurderingar skal drøftast og avgjerder blir tatt. Det er og bestemt at desse vurderingane skal bli dokumentert i journalen til barnet. Fagmøtet har ein fast agenda og det går fram av rutine for føring av journalnotat korleis kontaktpersonane skal førebu saksdrøftingar til møtet og korleis drøftinga skal dokumenterast. Vi vurderer at rettleiing og fagmøte kvar veke sikrar at sakene vert forsvarleg gjennomgått.

Det kjem fram i intervju at drøftingar og konklusjonar skal dokumenterast i journal. Vi finn i hovudsak dette i journalane. Vi vurderer at dokumentasjon frå den individuelle rettleiinga kan bli betre. Det er opplyst i tilsynet at kontaktpersonane mellom anna drøftar enkeltsaker i rettleiing. Vi finn berre få journalnotat frå rettleiing dokumentert i dei sakene vi har lest. Videre vurderer vi og at vurderingar av «barnets beste» og vekting av barnets stemme bør komme tydelegare fram i dokumentasjonen.

Det er vår vurdering at det kan vere nødvendig å «stoppe opp» regelmessig for å vurdere barnet sin totale utvikling og omsorgssituasjon. Tenesta nyttar ansvarsgrupper i dei aller fleste sakene. Dette  har vi sett i mappene og fått opplyst i intervju. Dette fører til at tenesta får løpande oppdatert informasjon om barnet sin situasjon. Det skal og gjerast ein årleg kvalitetskontroll i alle omsorgssaker. Det er vår vurdering at det kan vere ei forbetring å ta med eit spørsmål der ein skal vurdere den totale omsorgssituasjonen for barnet i denne kontrollen.

Barnevernstenesta set i verk nødvendige avgjerder om behov for endring eller ytterlegare tiltak

Dersom barnevernstenesta i si oppfølging av barnet og fosterheimen får informasjon om endra behov og dette er vurdert og barnevernstenesta har konkludert, så skal tiltak settast i verk. Hastegraden for kor raskt dette må skje vil kunne vere ulikt, men det er vår vurdering at tiltak som er vurdert som nødvendige for å ivareta barnet sitt behov i fosterheimen og fosterforeldra sine behov for støtte må settast i verk raskt. Dersom det, av grunnar som ligg utanfor barnevernstenesta, ikkje er mogeleg å få dette til, må barnevernstenesta vurdere om det er trong for å sikre situasjonen på anna vis i ventetida. Til dømes at det er trong for å sette inn andre tiltak enn det som i utgangspunktet vart bestemt.

I vår gjennomgang av saksmappene ser vi at barnevernstenesta gjev rask respons på behov. Vi har sett fleire døme på at behov som er vurdert som nødvendige for å sikre god oppfølging av barn og fosterheim vert følgt opp med tiltak. Vidare har vi fått opplyst i intervju at ein vurderer andre tiltak dersom det er ventetid før ein kan iverksette det som er bestemt, og vi har sett i mappene at det blir gjennomført nye drøftingar i teamet dersom det dreg ut i tid. Dette gjer at vi vurderer at tenesta set i verk nødvendige tiltak raskt nok.

Samla sett, meiner vi at barnevernstenesta planlegg, skaffar seg tilstrekkeleg informasjon, gjer forsvarlege vurderingar av barnets utvikling og omsorgssituasjon, og følgjer opp ved å justere eller sette i verk nødvendige tiltak til barnet og/eller fosterheimen. Oppfølginga er dermed i tråd med lovkrav i barnevernslova §§ 1-4 og 8-3, fosterheimsforskrifta § 7 og kravet til forsvarlege tenester i barnevernslova § 1-7.

Kommunen sikrar systematisk og tilpassa internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Gode nok styringsaktiviteter er etter Statsforvaltaren si vurdering nødvendig for å sikre ei forsvarleg oppfølging av barn i fosterheim.

Tilsynet har vist at det er etablert eit styringssystem som gir ei retning for kva tenesta ønskjer at oppfølginga av fosterbarn og fosterheimar skal innehalde, og som er eigna til å fange opp sårbare område i oppfølginga. Vi legg i vår vurdering vekt på at det er utarbeida og implementerte rutinar for arbeidet, og at det blir sett inn nødvendige tiltak i tenesta ved behov, samt at det blir lagt til rette for å sette inn ekstra tiltak i enkeltsaker. Etter vår vurdering har kommunen ein systematisk og tilpassa styring og kontroll i oppfølgingsarbeidet.

Kommunedirektør og kommunalsjef er orientert om situasjonen i tenesta gjennom faste møtepunkt og faste rapporteringar. Vi vurderer at kommuneleiinga er godt informert om barnevernstenesta si drift. Det politiske nivået både i Vindafjord og Etne vert regelmessig orientert om situasjonen i barnevernstenesta. I tillegg vert og tilstandsrapporten frå barnevernstenesta lagt fram årleg. Etter vår vurdering er systematisk rapportering til politisk nivå viktig for å styrke forankringa av barnevernstenesta sitt arbeid. Vidare er det viktig for å sikre at kommunane får oppdatert informasjon om tenesta oppfyller lovkrav og korleis kvaliteten på arbeidet er.

Det er vår vurdering at møtestrukturen i tenesta er tydeleg. For vårt tilsynstema er det særleg fagmøte i omsorg- og ettervernteamet som er viktig. Intervjua stadfesta dette. Vi meiner at det fagmøtet som er kvar veke er viktig for å sikre lik praksis og god kvalitet for tenesta sitt arbeid med oppfølging av barn.

Vi meiner og at tilsynet har vist at det er klart for dei tilsette kva oppfølginga skal innehalde og korleis den skal gjennomførast, samtidig som det er tydeleg kven som har mynde til å ta avgjersler og at leiarar er tilgjengeleg når noko må avklarast utanom faste møter og rettleiing.

Tenesta sikrar slik vi vurderer det at tilsette har nødvendig og relevant kompetanse, og dei vert sett i stand til å utføre arbeidet sitt på ein forsvarleg måte.

Det ligg føre aktuelle rutiner for oppfølging av nytilsette, samt ei sjekkliste for oppstart nytilsett i tenesta. Nytilsette får ein fadder ved oppstart. Det er og utarbeida ei rutine for oppfølging av tilsette. Vidare har tenesta ein oppdatert kompetanse- og opplæringsplan. Vi vurderer at dette er nyttige dokument som sikrar at tilsette får nødvendig oppfølging.

Eit system for rettleiing til dei tilsette er etter vårt syn viktig for å sikre at oppfølgingsarbeidet er forsvarleg og av god kvalitet. Vi vurderer at tenesta sitt system for rettleiing varetek dette. Det er vidare vår vurdering at det er viktig at rettleiinga vert gjennomført som planlagt for den einskilde og at leiinga sikrar at dette har høg prioritet. Informasjonen vi har fått i tilsynet viser at rettleiinga vert gjennomført og at den er nyttig.

Rutinar, malar og sjekklister er viktig for å sikre at arbeidet vert utført slik regelverket krev. Det er og viktig for at arbeidet med oppfølging av barn i fosterheim skal vere mest mogeleg likt og av god kvalitet, uavhengig av kven som er kontaktperson. Dette kan og bidra til at barnet og fosterheimen opplever kontinuitet og stabilitet i oppfølginga, ved at det vert forutsigbart kva barnevernstenesta er opptatt av i oppfølginga. 

Vi ser i tilsynet at tenesta har gjort eit godt arbeid med å utarbeide nye rutinar og malar siste året, og at det har vore sett i gong eit arbeid med å implementere desse. Det er vår vurdering etter å ha gått gjennom saksmappene og fått informasjon i intervjua at det ser ut som at dette arbeidet i stor grad har lukkast.

Kontroll og kvalitetssikring er nødvendige styringsaktivitetar i alle barnevernstenester. I Etne Vindafjord barnevernsteneste vert det utført ein internkontroll i alle omsorgssakene to gonger i året. I tillegg vert det utført ein årleg kvalitetskontroll. Dette er etter vår vurdering aktivitetar som er godt eigna til å sikre kvalitet i oppfølgingsarbeidet.

Vi har fått opplyst at både fagleiar og barnevernsleiar kan ta stikkprøver ved å lese i sakene og sjekke journalar. Vi har også fått vite at slik stikkprøvekontroll i sakene ikkje er sett i eit system ennå. Statsforvaltaren vurderer at tenesta bør utarbeide eit slikt system, då vi meiner at dette er eit godt verkemiddel til å skaffe seg god oversikt på om lovkrav er følgt og om kvaliteten er god nok.

Alle dei tilsette som vi har snakka med fortel at referat frå oppfølgingsbesøka er eit svært sentralt dokument i oppfølgingsarbeidet. Tenesta har ikkje rutinar eller praksis som bestemmer at referatet skal bli gjennomgått eller underskreve av andre enn kontaktpersonen. Det er vår vurdering at det kan vere ei kvalitetsforbetring at alle referat blir gjennomgått av fagleiar før utsending. Dette for å sikre lik praksis og sikre at det vert gjort gode vurderingar etter oppfølgingsbesøka.

Statsforvaltaren vurderer at eit fungerande avvikssystem for faglege avvik er ein viktig del av kommunen sin internkontrollplikt. Eit avvikssystem skal vere med på å sikre at feil i praksis vert fanga opp, slik at ein kan sette i verk tiltak for å førebyggje feil i andre saker. Tenesta melder avvik i kvalitetssystemet Compilo. Vi har motteke kopi av meldte avvik og ser at tilsette melder avvik, avvika vert følgt opp og tiltak blir iverksett. Dette gjer at vi vurderer at system for avvik fungera.

God forvaltningsskikk krev at ein skal sørge for nok og etterretteleg dokumentasjon i saken. Dette for at ein skal kunne vise kva som er gjort i saka og kva grunngivinga er. Plikta til å føre journal og kva denne skal innehalde går no fram av barnevernslova § 12-4. 

I tilsynet har vi gått gjennom 9 saker der barnet enten bur eller har budd i fosterheim etter barnevernslova § 5-1 dei siste to åra. Vi har lest saksdokumentasjon frå to år tilbake i tid. Vi har i vår vurdering av dei ulike arbeidsprosessane i barnevernstenesta sitt arbeid med oppfølging av barna gjort ei vurdering av dokumentasjonen i sakene. Vi vurderer at dokumentasjonen i sakene i hovudsak er god. Vi finn samanhengande journal i alle saker som viser jamleg kontakt mellom fosterheim, barn og kontaktperson. Den siste tida er det nytta vedtatt mal for referat etter oppfølgingsbesøk og det er dokumentert ei vurdering av barnet sin situasjon i fosterheimen. Vi vurderer og at drøftingar i fagmøte er tilstrekkeleg dokumentert, men at dokumentasjon av vurderingar og drøftingar gjort i rettleiing har forbetringspunkt. Vi viser her til det vi har skrevet under forsvarlige vurderingar.

Barnevernstenesta har gjennomført analyse for å vurdere sårbarheiter og styrker i tenesta. Dette bidreg til at kommunen sjølv kan ha kontroll med at praksisen i tenesta er i tråd med lovkrav.

I tilsynet har vi fått opplyst at ei stor utfordring har vore manglande kontinuitet av kontaktpersonane som har arbeidd med omsorgssakene. Dette kan føre til vanskar i relasjonen mellom barnet og barnevernstenesta, som igjen kan føre til at barnet ikkje har nødvendig tillit til kontaktpersonen sin. Fosterforeldra som vi har snakka med har og fortalt om hyppige skifter av kontaktperson, og at dette ikkje er bra. Barnevernstenesta kan ikkje lastast for at kontaktpersonar sluttar i tenesta eller er i permisjon. Det er likevel ikkje vanskeleg å forstå at fosterbarn og fosterforeldre opplev dette ugreitt. Vi har fått informasjon i tilsynet om at ein fast tilsett skal inn i team omsorg og ettervern, i staden for å sette inn vikar for å dekke opp vakanse i teamet.  Dette meiner vi er bra, og syner at tenesta prøver å sette i verk gode tiltak etter gjennomført ROS vurdering.

Samla sett, meiner vi at Vindafjord kommune, som er vertskommunen, har eit styringssystem som er eigna til å sikre at barn i fosterheim får oppfølging i tråd med lovkrav. Vi viser til kommunelova § 25-1, jamfør barnevernslova § 15-2 og barnevernslova § 1-7.

5. Statsforvaltarens konklusjon

Her presenter vi konklusjonen av undersøkinga vår, basert på vurderingane i kapittel 4.

Det er ikkje avdekka lovbrot under tilsynet.

Med helsing

Andres Neset (e.f.)
fylkeslege/avdelingsdirektør

Trine Hove Bjørnsen
seniorrådgivar/jurist

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi korleis tilsynet vart gjennomført, og kven som deltok.

Varsel om tilsynet vart sendt 10. mai 2023.

Førebuande møte med verksemda vart gjennomført 22.08.2023.

Intervju med fosterbarn og fosterforeldre vart gjennomført 12.09.2023.

Tilsynet vart gjennomført i kommunen 19.09. – 21.09.2023.

Oppsummerande møte med gjennomgang av funn vart halde 29.09.2023.

Kommunen har utført ei eigavurdering i forkant av tilsynet. Denne er brukt som informasjon i tilsynet.

Vi har fått tilsendt dokument frå kommunen. Følgjande dokument er gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart Vindafjord kommune
• Organisasjonskart Etne kommune
• Organisasjonskart Etne Vindafjord barnevernteneste
• Interkommunal avtale om barneverntenesta
• Kompetanse- og opplæringsplan herunder oversikt over ansatte m/ansvarsområder og stillingsprosent
• Tilstandsrapport fra 2023
• Årsmelding fra 2022
• Virksomhetsplan
• Mal for ROS analyse
• ROS analyse for team omsorg 2023
• Stillingsinstruks og myndefordeling – barnevernleiar, fagleiar kontaktperson og merkantil
• Vidaredelegering av mynde frå kommunalsjef og einingsleiar
• Vedtak om stedfortredar for barnevernleiar
• Leiaravtale for Vindafjord kommune
• Møtestruktur for barneverntenesta
• Møteplan for oppvekst og omsorg i Vindafjord kommune 2023
• Møteplan for Driftsutvalg
• Politisk delegeringsreglement
• Årshjul og møteplan for KLG -kommunedirektøren si leiargruppe
• Leiarstruktur og møtemodell for sektor oppvekst
• Årshjul for barnevernleiar og fagleiar
• Rutine for interkommunal barnevernvakt
• Oversikt IK i avd. Omsorg
• Kommuneplan for Vindafjord kommune
• Budsjett og økonomiplan 2023 – 2026
• Budsjett og økonomiplan 2023 – 2027
• Plan for økonomirapportering
• Revisjon økonomiforvaltning V-23
• Brukarundersøking fosterforeldre 2022
• Brukarundersøking fosterbarn 2022
• Oppsummering dialogmøte med Statsforvaltar av 13.01.2020
• Læringsnettverk Fosterheim
• Avtale om plassering av ungdom i fosterheim etter fylte 18 år
• Samtykkeerklæring for ungdom over 18 år
• Samarbeidsavtale mellom foreldre, fosterheim og barneverntenesta
• Erklæring om samtykke til plassering av barn
• Sjekkliste: Etter forhandlingsmøte i nemnd
• Fullmakt
• Saksframlegg til nemnd
• Sjekkliste: Førebuing til forhandlingsmøte i nemnd
• Barnevernfagleg vurdering § 5-1
• Sjekkliste: Førebu sak til nemnd
• Sjekkliste: Vedtak om fosterheimsplassering
• Fosterheimsavtale
• Sjekkliste: Fosterheimsavtale
• Tilleggsavtale – fosterheimsplassering
• Modell for oppsummering av kriterier for frikjøp etter første periode
• Sjekkliste: «Hvilken info bør fosterhjemmet få når et barn skal flytte i fosterhjem» (BUFDIR)
• Sjekkliste: Plassering i fosterheim
• Rutine: Oppfølging av fostreheimsplasseringar og mal for årshjul – oppfølging av omsorgssaker
• Tilsyn med barn i fosterheim
• Div. erklæringar og stadfestingar kring oppfølging av barn under barneverntenesta si omsorg
• Rutinar og malar tilknytt rettleiing frå familieteamet til fosterheim
• Oppfølgingsplan fosterheim
• Referat frå fosterheimsbesøk
• Samværsrapport
• Referat frå ansvarsgruppemøte
• Aktivitetsskjema
• Sosialrapport og evalueringsmøte med besøksheim
• Rutine, rapport og evalueringsmøte med tiltaksperson
• Sjekkliste: Avslutning fosterheim
• Rutine for føring av journalnotat
• Skjema for eigenrapportering
• Liste over barn og fosterheimar med kontaktinformasjon

Mottatt under tilsynet 19.09.2023

• Leiarmøtereferat for mai, august og september
• Referat frå fagmøte Omsorg for mai, august og september
• Avvik meldt på fosterheimsarbeidet
• Sjekkliste for oppstart nytilsette i barneverntenesta
• Rutine for oppfølging av nytilsette i barneverntenesta
• Rutine for oppfølging av tilsette i barneverntenesta

Mottatt under tilsynet 20.09.2023

• Tre utfylte skjema - Internkontroll Omsorg
• Tre utfylte Årshjul – oppfølging av omsorgssaker

Under tilsynet har vi gjennomgått saksmappene til 9 barn som barnevernstenesta har følgt opp i fosterheim over dei to siste åra. Under mappegjennomgangen har vi gjennomgått dokumentasjon for to år tilbake i tid, i tillegg til relevante grunnlagsdokument (vedtak om omsorgsovertaking, omsorgsplan og liknande).

Vi har snakka med fosterbarn og fosterforeldre i samband med tilsynet, som ein del av informasjonsinnhentinga.

I tabellen under gir vi eit oversyn over kven som vart intervjua, og kven som deltok på oppsummerande møte ved tilsynsbesøket:

Ikkje publisert her

På oppsummeringsmøtet deltok alle tilsette i tenesta som var på kontoret denne dagen. Kommunalsjef for oppvekst og kultur i Etne kommune, Mona Rasmussen Sævik deltok og.

Desse deltok frå tilsynsmyndigheita:

• Seniorrådgjevar, Guro Bakke Haga, Statsforvaltaren i Rogaland, revisor
• Seniorrådgjevar, Brit Espeland Nedreaas , Statsforvaltaren i Rogaland, revisor
• Seniorrådgjevar, Trine Hove Bjørnsen, Statsforvaltaren i Rogaland, revisjonsleiar 

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Barneverntjenestens ansvar for oppfølging av barn plassert i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk