Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt Færder kommune 2019

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

Tidspunkt for tilsynet: 14.03.2019

Adressen til kommunen: Tinghaugveien 16, 3163 Nøtterøy

Kommunenummer: 0729

Kontaktperson i kommunen: Gunnar Rougnø

Fylkesmannens tilsynsgruppe:
Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleder)
Truls Dix Brochmann
Bjørg Klemetsdal

Tilsynsrapporten er skrevet av: Jan W. Jensen Ruud

Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan Helge Kaiser/Jan-Arne Hunnestad

Foreløpig tilsynsrapport sendt: 25.03.2019

Endelig tilsynsrapport sendt: 23.04.2019

Kommunens frist for oppfølgingsplan: Ikke aktuelt

1.1 Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Færder kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren og utdannings- og oppvekstsektoren.

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap §10, opplæringsloven § 14-1 første ledd og barnehageloven § 9 andre ledd, jfr. kommuneloven kapittel 10A.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt.
Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/ pandemiplan/kontinuitetsplan/plan for miljørettet helsevern.
Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage) med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3 Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet før tilsynet:

Disse dokumentene ble ettersendt:

Det er i tillegg til de opplistede dokumentene gitt tilgang for tilsynsgruppa til en lang rekke utfyllende tilleggsdokumenter gjennom krisestøtteverktøyet CIM.

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 14.03.2019. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.

Ikke publisert her.

2. Hovedinntrykk

Kravene knyttet til den kommunale beredskapsplikten er meget godt ivaretatt, og arbeidet framstår som gjennomtenkt og godt tilpasset lokale behov. Mye godt grunnarbeid er på plass i løpet av kort tid etter kommunesammenslåingen. Kommunen er på et meget godt nivå med tanke på fokus på og aktivitet innenfor arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, blant annet gjennom at det gjennomføres kvartalsvise møter i kriseledelsen. At deltakerne på intervjuene stiller med egen beredskapsperm er også en av mange ting som underbygger denne oppfatningen. Det gjenstår litt mindre arbeid med oppdatering av diverse delplaner, men kommunen er svært godt i gang, og har konkrete planer for fullføring av dette arbeidet.

Helhetlig ROS-analyse fra 2017 er forankret i det kommunale beredskapsrådet og vedtatt i kommunestyret 31.01.2018, og oppfyller forskriftskravene. Oppfølgingsplan er på plass og man har tatt det gode grepet å koble oppfølgingsansvaret for tiltak fra helhetlig ROS tydelig på relevante roller/stillinger i kommuneorganisasjonen.

Plan for samfunnssikkerhet og beredskap og mange og godt innarbeidede møterarenaer med samfunnssikkerhet og beredskap på dagsorden sikrer god og strukturert oppfølging av kommunens beredskapsarbeid.

Overordnet beredskapsplan består av en strategisk plan, plan for kriseledelsen og plan for krisestaben. Disse dokumentene og tilhørende delplaner/tilleggsdokumenter oppfyller forskriftskravene. Plan for krisekommunikasjon ble oppdatert ifm tilsynet, og fremstår som informativ, funksjonell og godt dekkende for kommunens behov.

Vi vil trekke fram som positivt:

- Nødstrøm skal være på plass på alle sykehjem i løpet av 2019
- Helhetlig ROS har en offentlig og en ikke-offentlig versjon
- Rutine for behandling av sikkerhetsgradert informasjon er på plass
- Døgnvakt på IKT-tjenester
- Aktiv satsing på influensavaksinering av nøkkelpersonell og helsepersonell
- Gode tiltakskort som del av helsemessig og sosial beredskapsplan
- Kommunen har boret etter grunnvann og forberedt for nødvannsforsyning
- Gjennomført oppfølging av sårbare grupper (rus/psykiatri) i samarbeid med VIB IKS med midler fra Brannløftet
- Kommuneoverlege og brannsjef inngår i kriseledelsen

En utfordring:

- Bruken av flere forskjellige verktøy for oppfølging/internkontroll (CIM, Compilo og 1310.no ble omtalt ifm tilsynet) gjør det nødvendig for kommunen å grundig vurdere og synliggjøre sammenhenger/forskjeller/intenderte overlappinger ved bruken av disse forskjellige verktøyene. Utfordringene med å hente inn oversikt over status på PLIVO-øvelser for skoler/barnehager ifm tilsynet er med på å belyse denne utfordringen

3. Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik. Ett forhold er kommentert som merknad.

3.1 Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2 Merknader

Merknader er definert som forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Fylkesmannen mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

Merknad nr. 1 – Vaksinasjon

Samtidig som kommunen jobber aktivt og godt internt med vaksinasjon av nøkkelpersonell og helsepersonell generelt så viser tallene at barnevaksinasjons- dekningen i kommunen er lavere enn ønsket, noe som øker risikoen for smitteutbrudd. Særlig gjelder dette meslinger.

Kommunen bør:

• Jobbe aktivt videre med det utadrettede arbeidet med informasjon om viktigheten av barnevaksinasjon

4. Videre oppfølging

Siden det ikke er gitt avvik ved dette tilsynet er det ikke påkrevd med en oppfølgingsplan. Ved utsendelsen av endelig tilsynsrapport lukkes tilsynet.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Fylkesmannens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 261