Rapport frå tilsyn med Meland kommune - samhandling om utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta til kommunen 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Meland kommune 3.-4. mars 2015.

Vi undersøkte om Meland kommune ved systematisk styring sikrar forsvarleg mottak og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut frå spesialisthelsetenesta til eigen heim, sjå nærare omtale i kapittel 4.

Rapporten omtaler funn ved tilsynet.

Ved tilsynet blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helselovgjevinga.

I kapittel 6 står vår vurdering av kommunen si styring med samhandling med spesialisthelsetenesta og fastlegane og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut til eigen heim.

Tilsynet er avslutta.

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar Jo Kåre Herfjord
revisor

 

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Meland kommune 3.-4. mars 2015.

Tilsynet med samhandling om utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta til kommunen omfattar tilsyn med Meland kommune 3.-4. mars, Bergen kommune, Åsane bydel 10.-11. mars og Haraldsplass Diakonale Sykehus 17.-18. mars 2015.

Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland i 2015.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (internkontroll) sikrar etterleving av krav i lovgivinga. Tilsynet omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

2. Omtale av verksemda

Meland kommune er organisert i tonivå-modell der einingsleiarane rapporterer direkte til rådmannen.

Samhandling

Meland kommune har inngått overordna samarbeidsavtale og tenesteavtale om samarbeid om innlegging i og utskriving frå spesialisthelsetenesta innan somatisk sektor for Helse Bergen HF og Haraldsplass Diakonale Sykehus AS.

Kommunen er medlem i samarbeidsutval for Nordhordlandskommunane og Haraldsplass Diakonale Sykehus AS og Helse Bergen. Kommunen og sjukehuset har formelle møteplassar for å ta opp saker som gjeld samhandling og evaluering av inngåtte avtalar.

Toppleiarmøtet er øvste organet i den etablerte styringsstrukturen for samhandling mellom kommunane og spesialisthelsetenesta. Administrativ og politisk leiing frå kommunane, styreleiarar og adm. direktørar frå partane i spesialisthelsetenesta møter ein gong i året.

Haraldsplass Diakonale Sykehus

Haraldsplass Diakonale Sykehus er lokalsjukehus i indremedisin for pasientar i bydelane Bergenhus, Åsane og Arna i Bergen og kommunane Lindås, Meland, Radøy, Austrheim, Fedje, Masfjorden, Modalen, Samnanger og Osterøy.

Meldingar om innlagt pasient m.v., blir sendt elektronisk mellom pleie- og omsorgstenesta i Meland kommune og Haraldsplass Diakonale Sykehus.

Formidling av informasjon mellom heimesjukepleia og fastlegane i kommunen

Meland kommune har innført elektronisk meldingsutveksling mellom pleie og omsorgstenesta og alle fastlegane i kommunen. Det er og faste møte mellom legane og personell i heimesjukepleia.

Samarbeidsutval mellom kommunen og fastlegane

Det lokale samarbeidsutvalet har ikkje hatt møte siste året, jf. rammeavtalen mellom KS og Den norske legeforening (ASA 4310). Det er møte mellom legane i kommunen kvar månad.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn: 15. desember 2014.

Formøte: 15. januar 2015.

Opningsmøte: 3. mars 2015.

Intervju: 11 personar blei intervjua.

Stikkprøver: Pasientjournalar til 17 pasientar, både journalane frå sjukehuset og heimesjukepleia.

Sluttmøte: 4. mars 2015

Oversikt over dokument som er mottekne frå Meland kommune og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

Spørjeundersøkingar

Invitasjon til å delta i spørjeundersøking blei sendt i brev av 12. januar 2015 til ni pasientar som var utskrivne frå medisinsk klinikk, Haraldsplass Diakonale Sykehus. I brev av 12. februar 2015 blei ytterlegare åtte pasientar inviterte til å delta i spørjeundersøkinga.

Fastlegane blei inviterte til å delta i spørjeundersøking i brev av 12. januar 2015.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi undersøkte om Meland kommune ved systematisk styring sikrar forsvarleg mottak og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut frå spesialisthelsetenesta til eigen heim.

Tilsynet omfatta

• iverksetting og oppfølging av tenesteavtalen om utskriving frå spesialisthelsetenesta innan somatisk sektor ¹
• mottak og oppfølging av varsel om innlagt pasient og mottak av varsel om utskrivingsklar pasient frå sjukehus
• kommunen si tilrettelegging for og involvering av fastlegar i samhandling mellom fastlegar, andre kommunale tenester og spesialisthelsetenester
• planlegging for og mottak av pasient som er meldt utskrivingsklar
• vurdering av tilstanden til pasienten og behovet for tenester like etter etter utskriving
• informasjon til pasienten om helsetilstand og vurdering av behov for tenester, og medverknad frå pasienten ved planlegging av tenester og innhald i tenestetilbod etter utskriving
• hjelp til pasientar som treng det for å få kontakt/avtale med fastlege
• informasjonsutveksling og samhandling med fastlege om kva legemiddel pasientar som treng hjelp til legemiddelhandtering skal ha.

Spørjeundersøking til pasientar utskrivne frå medisinsk klinikk, Haraldsplass Diakonale Sykehus

Vi brukte eit enkelt spørjeskjema med svaralternativa ja/nei og eit felt for fritekst.

Vi spurde pasientane om

• dei hadde fått informasjon om behandlinga på sjukehuset,
• kva informasjon dei hadde fått frå kommunen om helsehjelp etter utskriving,
• dei hadde forstått informasjon som blei gitt på sjukehuset og i kommunen,
• om dei fekk tenestene i kommunen som avtalt,
• om behovet for helsehjelp blei vurdert på nytt innan kort tid etter at dei var komne heim
• om kommunen tok omsyn til kva pasienten sjølv meinte han trong hjelp til.

Tilsynet omfatta ikkje helsehjelpa til kvar enkelt pasient. Pårørande kunne svare på vegne av pasienten.

Spørjeundersøking til fastlegar

Spørjeskjemaet til fastlegane var todelt, ein del om informasjon frå sjukehuset og ein del om organisatoriske tilhøve med svaralternativ ja/nei og eit felt for fritekst.

Vi spurde fastlegane om

• epikrisen frå sjukehuset kom tidsnok og inneheldt nødvendige opplysningar til å følgje opp pasienten,
• det var noko fastlegane vurderte som særleg sårbart i samhandlinga med sjukehuset,
• kommunen si tilrettelegging for å trekkje fastlegane inn i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tenesteavtalane mellom kommunen og spesialisthelsetenesta,
• kommunens tilrettelegging for informasjonsutveksling mellom fastlegane og pleie- og omsorgstenestene og om det var noko i denne samhandlinga dei vurderte som særleg sårbart.

Tilsynet omfatta ikkje verksemda til fastlegane.

5. Funn

Ved tilsynet med Meland kommune blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helselovgjevinga.

Resultat frå spørjeundersøkingane

Spørjeundersøkinga til pasientar

Seks av 17 pasientar svara. Dette er for få svar til at dei kan leggjast til grunn ved vår vurdering av kommunens praksis med å informere og leggje til rette for at pasientar kan medverke ved tildeling av helsehjelp.

Spørjeundersøkinga til fastlegar

Fire av seks fastlegar svara. Dei er fastlegar for seks av dei ni pasientane som hadde vore innlagt ved Medisinsk avdeling 1. oktober -15. desember 2014. Fastlegane svara at epikrisen frå sjukehuset kom tidsnok og inneheldt nødvendige opplysningar til å følgje opp pasientane.

To av legane svara at dei ikkje hadde fått informasjon frå kommunen om samarbeidsavtalen og retningslinene for innlegging og utskriving frå sjukehuset. Ein svara at epikrise av og til ikkje kjem, eller at den kjem så seint at det kan få følgjer for oppfølginga av pasientane.

Vi gjer særskilt merksam på at fastlegane ikkje blei spurde om kor ofte/kor mange gonger i løpet av siste året at epikrisen frå sjukehuset har kome for seint.

Om samhandling og informasjonsutveksling med heimesjukepleia viste fastlegane til ordninga med elektronisk meldingsutveksling og dei regelmessige møta mellom fastlegane og personell i heimesjukepleia.

6. Vurdering av styringssystemet

Kommunen og leiinga har ansvaret for rammer og organisatoriske løysningar som gjer det mogleg å oppfylle krav i helselovgjevinga. Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiinga legg til rette og overvaker eige verksemd og set i verk nødvendige førebyggjande og korrigerande tiltak når det trengst.

Ansvarsforhold er avklart innan dei områda tilsynet omfatta. Det er innarbeidde praktiske rutinar for å følgje opp tenesteavtalen om samhandling ved utskriving av pasientar til kommunen. Elektronisk meldingsutveksling tryggjer samhandling og informasjonsutveksling mellom heimesjukepleia, sjukehuset og fastlegane.

Heimesjukepleia har kvalifisert personell og føresetnader for å gje forsvarleg helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut til eigen heim etter sjukehusopphald. Mottak av pasienten er førebudd. Pasientar som treng det, blir møtt og kan få tilsyn og hjelp raskt etter utskriving. I heimesjukepleia er det innarbeidd praksis for å kontrollere legemiddelopplysningar frå sjukehuset opp mot tidlegare opplysningar og eller ved e-melding/telefon til fastlege og sjukehuset.

Område med risiko for svikt i samhandling med spesialisthelsetenesta i samband med utskriving av pasientar til eigen heim er kjent og blir handtert. Kommunen er tilbakehalden med å melde avvik til sjukehus ved enkelthendingar som ikkje er i samsvar med tenesteavtale 3 og 5 om samarbeid om innlegging i og utskriving frå spesialisthelsetenesta innan somatisk sektor. Spørsmål om evaluering av tenesteavtalar og problemstillingar som gjeld samhandling mellom kommunen og spesialisthelsetenesta blir teke opp i etablerte arbeidsgrupper og møteforum.

7. Regelverk

Lovverk som blei lagt til grunn ved tilsynet er:

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 18. november 2011 nr. 1115 om kommunal betaling for utskrivingsklare pasienter
• Forskrift av 29. august 2012 nr. 842 om fastlegeordning i kommunene

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• E-brev 3. februar 2015 vedlagt:
• Meland heimeteneste – ansvarsdeling, 16. desember 2014
• Subdelegeringsreglement for Meland kommune, 20. august 2013
• Organisasjonskart Meland kommune
• Mal leiaravtale
• E-meldingsprosedyre for pleie- og omsorgsmeldingar mellom kommune og helseføretak, versjon 28. januar 2015
• Prosedyre for bruk av elektroniske meldingar mellom fastlegane og pleie- og omsorg
• Legemiddelhandsaming – pleie og omsorg, 3. februar 2015
• Prosedyre mottak av pasient etter sjukehusopphald, 3.februar 2015
• Prosedyre for sakshandsaming innan heimetenestesta, 28. januar 2015
• Prosedyre for samarbeid fastlege – sjukeheimslege ved innskriving og utskriving av pasientar ved Meland sjukeheim
• Meland kommune – samarbeidsutvalet for fastlegeordninga, møtereferat 26. oktober 2012
• Retningsline for bruk av elektroniske meldingar for helse og omsorg i Meland kommune, elektronisk samhandling mellom pleie- og omsorg og legetenesta, versjon 1. oktober 2012
• Informasjon om møtedatoar, samarbeidsmøte 2015 mellom Frekhaug Legesenter og ploms sone nord og sør
• Informasjon frå kommuneoverlege
• Oversikt over tilsette i heimetenestene

E-brev 21. januar 2015 frå Meland kommune med informasjon om tilsette med særskilde oppgåver innan tema for tilsynet.

• Administrativt organisasjonskart per 1. august 2013 er lasta ned frå nettsida til Meland kommune
• Informasjon om einingar i kommunalavdeling helse, omsorg og beredskap er lasta ned frå nettsida til Meland kommune
• Informasjon om samarbeidsavtalar, toppleiarmøte, overordna samarbeidsutval m.v. er lasta ned frå Saman.no (felles nettside for 22 kommunar, Helse Bergen HF og Haraldsplass Diakonale Sjukehus).
• Overordna samarbeidsavtale og supplerande administrativ retningsline for avvik er frå Saman.no
• Tenesteavtale 3 og 5 om inn og utskriving for somatisk sektor med tilhøyrande retningsline for elektronisk meldingsutveksling er lasta ned frå Saman.no og nettsida til Meland kommune
• Rettleiing med svar på vanlege spørsmål til tenesteavtale 3 og 5 er lasta ned frå Saman.no

Andre dokument:

• Samhandlingsreformen – lovpålagte samarbeidsavtale mellom kommuner og regionale helseforetak/helseforetak. Nasjonal veileder
• KS FOU-prosjekt nr. 134017 «Samarbeidsavtaler mellom kommuner og helseforetak – etterleves de?»
• Helse- og omsorgsdepartementet, rundskriv I-3/2013 Spesialisthelsetjenestens veiledningsplikt overfor den kommunale helse- og omsorgstjenesten
• Vestlandsløftet, rapport vedr kvalitet i innhold i de elektroniske meldingene

Pasientjournalar som blei gjennomgått:

• Ni pasientjournalar til pasientar utskrivne frå Medisinsk avdeling, Haraldsplass Diakonale Sykehus 1. oktober -15. desember 2014.
• Åtte pasientjournalar til pasientar utskrivne frå Medisinsk avdeling, Haraldsplass Diakonale Sykehus 1. januar -1. februar 2015.

Dokument som blei lagt fram ved tilsynet 3.-4. mars 2015:

• Skjema for registrering av uønskt hending knytt til avtalar om ansvarsdeling ved inn- og utskriving av pasient til/frå spesialisthelsetenesta
• Kontaktpunkt for melding av og tilbakemelding på avvik i hht felles retningsline
• Døme på hendingar der det har vore svikt i kommunikasjon mellom spesialisthelsetenesta og kommunen

Korrespondanse mellom Meland kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 15. desember 2014 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Styrande dokument m.v. frå Meland kommune, e-brev av 3. mars 2015
• Program for tilsynet, brev av 18. februar 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Korrigert program for tilsynet 19. februar og 24. februar 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Ass. fylkeslege Jo Kåre Herfjord
Seniorrådgjevar Reidun Våge Danielsen
Seksjonsleiar Anne Grete Robøle

¹ Tenesteavtale 3 og 5 om inn og utskriving for somatisk sektor med retningsline for elektronisk meldingsutveksling

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015 Samhandling ved utskrivning av pasienter

Søk