Rapport frå tilsyn med Osterøy kommune 2016

Samandrag

Rapporten omtaler funn innan dei områda tilsynet med Osterøy kommune 13.-14. desember 2016 var avgrensa til. Rapporten gir difor ikkje ei fullstendig framstilling av tenestene.

Vi undersøkte om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for og følgjer med på at personar 18 år og eldre med samtidig rus og psykisk liding får forsvarlege helse- og sosiale tenester.

Ved tilsynet er det avdekt manglar ved styringa av tenestene som etter vår vurdering inneber redusert pasienttryggleik og ein ikkje uvesentleg risiko for svikt i tenestetilbod til brukarar, særleg for dei som treng koordinerte tenester

Det er påpeikt brot på krav i lov og forskrift. Avvika er:

Avvik 1:

Det er ikkje avklart og kjent kva oppgåver som ligg til NAV og kva som ligg til eining rus og psykiatri.

Avvik 2:

Rutinane for kartlegging av brukarens samla behov, utforming og evaluering av tenestetilbod er mangelfulle.

Fristen for å sende inn plan med informasjon om dato for iverksetting av tiltak for å rette avvik er 10. mars 2017.

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar

Øystein Breirem Jacobsen
revisor

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og med sosiale tenester etter lov om sosiale tenester i Nav § 9.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Osterøy kommune.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (internkontroll) sikrar at krav i lovgjevinga blir etterlevde. Ved tilsynet undersøkte vi

• kva tiltak kommunen har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Osterøy kommune har om lag 8000 innbyggjarar.

Tenestene tilsynet omfatta, er styrt i line frå rådmann til sektorleiar helse og omsorg og sosial og vidare til einingsleiarane for NAV og rus og psykiatri.

Siste året har det vore endringar i leiinga. Sektorleiar helse- og omsorg blei konstituert i stillinga frå 1. september 2016. Einingsleiar rus og psykiatri blei tilsett 1. november 2016. Ho hadde då vikariert i stillinga eitt år.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:
Melding om tilsyn blei sendt 25. juni 2016. Melding om endra dato blei sendt 22. august 2016.
Opningsmøte blei halde 13. desember
Intervju: 12 personar blei intervjua.
Samtale med tenestemottakar: Fire var inviterte til samtale. To deltok.
Stikkprøver: 26 saker/journalar.
Sluttmøte blei halde 14. desember.

Oversikt over deltakarar ved tilsynet, dokument som vi fekk tilsendt på førehand og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi har undersøkt om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på og om nødvendig gjennomfører endringar slik at personar 18 år og eldre med samtidig rus og psykisk liding får forsvarlege helse og omsorg og sosiale tenester og at krav i lov og forskrift blir etterlevd. Tilsynet omfatta einingane rus og psykiatri og sosiale tenester (kommunalt NAV) og var avgrensa til følgjande:.

• samarbeid med spesialisthelsetenesta i samband med planlegging for og mottak av pasientar som blir skrivne ut og treng kommunale tenester etter utskriving
• utgreiing av behov og tildeling av tenester til dei som søkjer om kommunale tenester
• iverksetting, evaluering og tilpassing av tenester til behov

Brukarmedverknad, varetaking av barn til personar i målgruppa og samarbeid og koordinering av tenester var gjennomgåande tema. Tilsynet omfatta ikkje verksemda til fastlegane og spesialisthelsetenesta.

5. Funn

Avvik 1:

Det er ikkje avklart og kjent kva oppgåver som ligg til NAV og kva som ligg til eining rus og psykiatri.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4 bokstav a, g og h og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV § 4 bokstav a, g og h, § jf. sosialtenestelova § 4 og helse- og omsorgstenestelova §§ 4-1 og 4-2.

Avviket byggjer på følgjande:

• Det er gitt ulike opplysningar om kva teneste ( kommunalt NAV eller eining rus og psykiatri) som skal greie ut og reise sak for Fylkesnemnda om tilbakehald i institusjon. Det er ulike oppfatningar av om «kven som kjenner brukaren best», jf. tilsendt rutine.
• Det er gitt ulike opplysningar om kven som kan sende tilvising til LAR og delta i oppfølging av personar i LAR i samarbeid med brukaren sjølv, fastlege, spesialisthelsetenesta med fleire.
• Manglande ansvarsavklaring fører til at kommunalt NAV og eining rus og psykiatri set i verk tiltak som ikkje er samordna.
• Det er ikkje tydeleggjort om og korleis rus og psykiatri eventuelt skal samarbeide med NAV om framskaffing av bustad.
• Det er gitt ulike opplysningar om kommunalt NAV kan tilvise brukar til eining rus og psykiatri.
• Det er gitt ulike opplysningar om kva tenesteeining i kommunen som tilbyr og gir oppfølging i bustad.
• Leiinga er kjent med at ansvarsforhold er uklare, utan at korrigerande tiltak er sett i verk.

Avvik 2:

Rutinane for kartlegging av brukarens samla behov, utforming og evaluering av tenestetilbod er mangelfulle.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4 bokstav c, g og h og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV § 4 c, g og h, § jf. sosialtenestelova § 4 og helse- og omsorgstenestelova §§ 4-1 og 4-2.

Avviket byggjer på følgjande:

• Det er ikkje tydelege retningsliner for kva forhold som skal kartleggjast i eining rus og psykiatri. Det går fram av intervju at det i hovudsak er opp til den enkelte kva som kartleggjast og at det ikkje er innarbeidde rutinar for korleis kartlegging skal gjennomførast. Ved stikkprøver i fag/journalsystem er det få spor av at det er gjort ei systematisk kartlegging.
• Kartleggingsskjema som kommunalt NAV har, blir berre brukt ved førstegongs kartlegging av person som ikkje tidlegare har søkt/motteke tenester. Når kjende brukarar i målgruppa for tilsynet søkjer kommunalt NAV om tenester, blir det i liten grad kartlagt anna enn økonomiske behov.
• Kommunalt NAV og eining rus og psykiatri følgjer ikkje konsekvent rutinane for be om samtykke frå brukar til å innhente opplysningar.
• Rutinar for å dokumentere i fag/journalsystem ligg ikkje føre.
• Ved stikkprøver i fag-/journalsystem er opplysningar om kva mål som er sett for oppfølging og kva tiltak som er sett i verk uoversiktlege. Det er i mange tilfelle uklart kva mål og tiltak som faktisk gjeld. Behandlings-/tiltaksplan og evaluering av dei går ikkje fram. Det går ikkje fram av fagsystemet som eining rus og psykiatri nyttar, om brukar har fått tilbod om og takka nei til individuell plan. Referat frå ansvarsgrupper kunne ikkje verifiserast.
• Opplæring i bruk av journalsystemet i eining rus og psykiatri er beskriven som mangelfull.
• Det går fram av intervju at det ikkje er lagt til rette for ei koordinert planlegging og evaluering av tenestetilbod mellom NAV og rus og psykisk helse.
• Mangelfull opplæring og mangelfulle rutinar er ikkje fanga opp ved leiinga sin gjennomgang av styringssystem for tenestene som tilsynet omfatta.

6. Vurdering av styringssystemet

Det er eit leiaransvar å sørgje for rammer og organisatoriske løysningar som reduserer sannsynlegheit for svikt og avgrense skadeverknader. Regelmessig gjennomgang og evaluering tenestene og styringa av dei er nødvendig for følgje med på om tenestene er forsvarlege og i tråd med helse- og omsorgslovgjevinga, og om styringssystemet er eigna til å vareta dette.

Ved tilsynet er det avdekt manglar ved styringa av tenestene som etter vår vurdering inneber redusert pasienttryggleik og ein ikkje uvesentleg risiko for svikt i tenestetilbod til brukarar, særleg for dei som treng koordinerte tenester.

7. Regelverk

Lovverk som ligg til grunn:

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten (helsetilsynslova)
• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 18. desember 2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtenestelova)
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 19. november 2010 nr. 1463 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (forskrift om internkontroll i kommunalt NAV)
• Andre relevante forskrifter

8. Dokumentunderlag

Opplysningar mottekne frå Osterøy kommune:

• Detaljert organisasjonskart over HOS Oppdatert 11.08.2016
• Signert delegering til Sektorleiar frå Rådmann
• Underteikna delegering av mynde frå sektorleiar for helse, omsorg og sosial til
• Underteikna delegering av mynde frå sektorleiar for helse, omsorg og sosial til Nav
• Osterøy tilsette 15.08.2016
• Tilsette rus og psykisk helse
• Kriterier for utdanning og vidareutdanning gjennom Osterøy kommune
• Program for intern undervisning 2016
• Retningsliner for støtte til tilsette som tek utdanning i sektor HOS
• Rutine for deling av kunnskap
• Brukarundersøking psykiatritenesta 2011
• NAV Osterøy brukarundersøking haust 2015
• Oppdatert Tenesteavtale 3-5 for rusmedisin og psykisk helsevern barn unge og vaksne 19.12.14
• PLO E-meldingsrutine vekedagar
• Revidert retningslinje versjon 1
• Informasjon om ambulerande psykiatrisk teneste-1
• Informasjon om Kroken-1
• Oppfølging av gravide Lar-brukarar
• Tenestestandar for rus- og psykiatritenesta
• internt samarbeid
• Samarbeidsavtale helsestasjon
• Samarbeidsavtale side 1
• Samarbeidsavtale
• Tildeling, utarbeiding og evaluering av individuell plan
• Orientering om fagsystem
• Fagsystem NAV 15.08.2016
• Rutine - barn og unge som pårørande
• Rutinar for mottatt tilvising fram til vedtak
• Tilrettelegging for brukarmedverknad
• Rutinar for melding av avvik i psykiatritenesta
• Budsjett 2016 - vedteke i heradsstyret 09.12.15
• Internkontroll NAV 15.08.2016
• Kommunedelplan helse, omsorg og sosial 2013-2022
• NAV Osterøy internkontroll
• Ruspolitisk handlingsplan 2012-2016
• Strategisk kompetanseplan
• Temaplan for psykisk helse og rus
• Økonomiplan 2015-2018 - framlegg frå rådmannen
• Årsmelding 2015
• Årsplan 2016

Ikkje offentleg, jf offl § 13 jf fvl § 13: Saksutgreiingar og vedtak om tildeling av tenester

Dokument som blei overlevert 13. desember: Rapportering 2016. Psykologtilbod: Psykisk helse og rus

Stikkprøver

• Ved stikkprøver i 26 journalar frå kommunalt NAV og eining rus og psykiatri såg vi etter om det var gjort ei systematisk kartlegging av tilstand og behov, om det var innhenta samtykke frå brukar til å innhente opplysningar og eller samarbeid med andre einingar, kva tenester som var gitt, om føremål og tiltak gjekk, om samarbeid med andre einingar og om tiltak var evaluert og eller justert.
  
  Det var gjennomgåande få spor av systematisk kartlegging av tilstand og behov og få notat om evaluering av tenester, mål og tiltak og samarbeid. Fleire av tenestemottakarane hadde motteke tenester over lang tid.

Korrespondanse mellom Osterøy kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 25. juni 2016 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Informasjon om kontaktperson, brev av 1. juli 2016 frå Osterøy kommune
• Opplysningar om tenester, brev av 15. august 2016 med vedlegg frå Osterøy kommune
• Saksutgreiing og vedtak, brev av 25. oktober 2016 med vedlegg frå Osterøy kommune, ikkje offentleg, jf. offl. § 13 jf. fvl. § 13
• Oppdatert oversikt tilsette, brev av 7. november 2016 frå Osterøy kommune
• Program for tilsynet, brev av 16. november 2016 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Korrigert program, e-post 8. desember 2016 frå Fylkesmannen i Hordaland

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Hanne Hegvold Berentsen, rådgjevar
Marta Havre, seniorrådgjevar
Øystein Breirem Jacobsen, seksjonsleiar
Anne Grete Robøle, seksjonsleiar