Dette er informasjon som er utarbeidet til deg som skal delta på stedlig tilsyn enten som involvert helsepersonell, annet helsepersonell eller leder i virksomheten.

Hvorfor gjør vi stedlig tilsyn?

Ved alvorlig hendelser i helse- og omsorgstjenesten skal virksomheten varsle Statens helsetilsyn så raskt som mulig. Med alvorlig hendelse som er varslingspliktig menes dødsfall eller svært alvorlig skade på pasient eller bruker som følge av tjenesteytelsen eller ved at en pasient eller bruker skader en annen. Varslingsplikten gjelder dersom utfallet er uventet ut fra påregnelig risiko. Helsepersonell i Statens helsetilsyn følger opp alle varsler, og kan eventuelt innhente nærmere opplysninger om hendelsen via telefon og be eventuelt om å få oversendt kopi av pasientjournalen. Helsetilsynet vurderer den informasjonen og avgjør om vi skal gjennomføre stedlig tilsyn, eller om informasjonen kan følges opp på annen måte, for eksempel gjennom å sende over saken til statsforvalteren for vurdering. I denne saken har vi besluttet å gjennomføre stedlig tilsyn.

Hva er et stedlig tilsyn?

Stedlig tilsyn er en tilsynsmetode der Helsetilsynet innhenter informasjon gjennom samtaler med de involverte og deres ledere. I tillegg vurderer vi den skriftlig informasjonen som virksomheten oversender. Vanligvis oversendes kopi av pasientjournalen med relevante vedlegg, kopi av avviksmelding og annen intern oppfølging, styrende dokumenter som prosedyrer, rutiner, sjekklister. Det kan også være aktuelt med en befaring, rekonstruksjon av hendelsen eller demonstrasjon av utstyr. Informasjonen vi får brukes for å kartlegge hvordan virksomheten har lagt til rette for forsvarlig helsehjelp, hendelsen og bakenforliggende årsaker, slik at vi forstår hvordan den alvorlige hendelsen kunne skje. Dette gjør vi får å kunne vurdere om kravene til forsvarlig virksomhet er oppfylt.

Hva skjer før det stedlige tilsynet?

Virksomhetens ledelse har fått informasjon om at det er besluttet å gjennomføre stedlig tilsyn. De har blitt bedt om å sende utskrift av pasientjournalen og relevante styrende dokumenter til oss. Statens helsetilsyn ønsker at virksomheten snarest mulig utpeker ut en kontaktperson som kan bistå med å planlegge de praktiske detaljene i forbindelse med det stedlige tilsynet. Vi avgjør sammen med virksomheten hvem som kan gi relevant informasjon og som vi bør snakke med. Sammen lager vi en plan for dagen(e). Vi avtaler hvor det stedlige tilsynet skal være, og eventuelt om noen av samtalene skal eller kan skje digitalt. Virksomheten blir bedt om å stille et egnet møterom til disposisjon.

Helsetilsynet ønsker også å ha en samtale med pasient, bruker eller pårørende for å få informasjon om deres erfaringer og observasjoner.

Statsforvalteren er informert om det stedlige tilsynet, og en medarbeider får som regel tilbud å delta.

Hva skjer under det stedlige tilsynet?

Helsetilsynet stiller med et tverrfaglig tilsynsteam bestående av helsepersonell med relevant kompetanse og en jurist. Tilsynsteamet ledes av et helsepersonell som har hovedansvaret for planlegging og gjennomføring av det praktiske. Tilsynsteamet består som regel av tre til seks personer.

Den praktiske gjennomføringen av dagene under et stedlig tilsyn foregår vanligvis slik:

  • Orienteringsmøte der det gis generell informasjon om varselordningen og det stedlig tilsynet. De som skal delta på tilsynet og ledere bør være tilstede på møtet.
  • Samtaler med ledere og helsepersonell.
  • Befaring og/eller rekonstruksjon dersom det er relevant.
  • Oppsummerende møte når alle samtaler er gjennomført. Helsepersonell kan delta dersom de ønsker, men målgruppen er ledere som skal følge opp saken videre i virksomheten.

Dersom du blir innkalt til samtale med oss, kan det være greit å vite:

  • Du har plikt til å gi den informasjonen du har. Du har ikke plikt til å svare på spørsmål du ikke vet svaret på eller å gi en vurdering av den helsehjelpen du har gitt, dersom du har vært direkte involvert.
  • Vi forsøker så langt som mulig at den som har samtalen med deg har tilsvarende erfaring og kompetanse som deg.
  • Hensikten med samtalene er å få opplyst forhold omkring hendelsen best mulig, og gi tilsynsteamet innsikt i hendelsen og praksis i virksomheten.
  • Vi spør vanligvis om din bakgrunn, erfaring og rolle i saken, hvordan du pleier å utføre arbeidet ditt, hvordan arbeidet er organisert, din involvering i hendelsen og hva som har skjedd etterpå.
  • Samtalene med involvert helsepersonell og ledere skjer normalt enkeltvis, men kan også skje i små grupper.
  • Du har anledning til å ha med en person under samtalen som en kollega eller tillitsvalgt. Personen som er tilstede er ikke en aktiv part i samtalen, men kan være en støtte for deg under og etter samtalen. Denne personen bør ikke være nærmeste leder eller en representant for ledelsen i virksomheten.
  • Vi tar notater under samtalen, men det utarbeides ikke skriftlig referat fra hver samtale. Samtalen blir ikke tatt opp på bånd eller video.
  • Det kan være lurt å forberede seg litt på forhånd, og eventuelt skrive ned notater rundt hendelsen som du kan ta med deg til samtalen. Det er ikke nødvendig å kjenne alle detaljer i dokumenter du ikke bruker i ditt daglige arbeide, og det er ikke «eksamen».
  • Du er pliktig til å møte til samtalen. Dersom det likevel skulle bli problematisk å møte til samtalen av ulike årsaker, ber vi deg snarest ta kontakt med kontaktperson ved virksomheten som kan formidle dette til oss, slik at vi finner en god løsning.

Stedlig tilsyn er først og fremst en tilsynssak mot virksomheten, og ikke mot enkelte helsepersonell som har vært involvert. Dersom det senere blir vurdert at det er aktuelt å vurdere enkeltpersoners handlemåte i en tilsynssak mot helsepersonell, vil de bli orientert i eget brev hvor dette tydelig framgår og som egen sak.

I noen saker der politiet er involvert og starter etterforskning, så vil politiets etterforskning gå foran tilsynet. Formålet med politietterforskning er å vurdere om det foreligger straffbare forhold. Vi har en rådgivende rolle overfor politi- og påtalemyndighet. Politiet må likevel etterforske saken selv, og de vil kunne få innsyn i Helsetilsynets dokumenter dersom de ber om det. Vi har ikke samtaler med helsepersonell og ledere sammen med politiet. Politiet vil informere om dine rettigheter og deres oppfølging selv dersom det blir aktuelt.

Statens undersøkelseskommisjon for helse- og omsorgstjenesten (Ukom) kan også følge opp varsler for å identifisere læringspunkter. Ukom følger opp saken selv, men kan få innsyn i Helsetilsynets dokumenter dersom de ber om det.

Hva skjer etter det stedlige tilsynet?

Helsetilsynet utarbeider en foreløpig rapport i tilsynssaken, på bakgrunn av samtalene og den skriftlige dokumentasjonen. I den foreløpige rapporten beskriver vi forventninger til virksomheten på det området som er tema for tilsynet, hendelsesforløpet og relevante forhold om hvordan virksomheten organiserer arbeidet. Vi pleier vanligvis å informere om hva som er vurderingstemaene i saken og våre foreløpige vurderinger og konklusjoner. I mange saker gjør vi også en hendelses- og årsaksanalyse.

Virksomheten får tilsendt den foreløpige rapporten, og får anledning til å komme med kommentar til denne. Virksomheten skal sørge for at de som har vært til samtale i forbindelse med det stedlige tilsynet skal få innsyn og anledning til å uttale seg om rapporten. Pasient, bruker eller pårørende vil også få tilsendt den foreløpige rapporten med mulighet for å kommentere, og kan også få innsyn i den skriftlige saksbehandlingen mellom virksomheten og Helsetilsynet.

Helsetilsynet utarbeider deretter en endelig rapport med våre vurderinger og konklusjoner i tilsynssaken. Blant annet vil vi vurdere om det foreligger brudd på helselovgivningen, og hvilke forbedringstiltak som bør iverksettes.

Endelig rapport vil bli sendt til virksomheten med kopi til pasient, bruker eller pårørende. Virksomhetens ledelse skal sørge for at involvert helsepersonell informeres om vurderingene i rapporten.

Andre spørsmål?

Kontaktperson i virksomheten eller din leder kan sette deg i kontakt med tilsynsteamet.

Kontaktinformasjon til Statens helsetilsyn:
E-post:
Telefon: 21 52 99 00
Nettside: https://www.helsetilsynet.no/tilsyn/varsel-om-alvorlige-hendelser/oversikt