Policy for samarbeid om tilsyn med spesialisthelsetjenesten

1. Hensikt og omfang

Denne policyen beskriver de overordnede føringene og prinsippene for harmonisering av tilsyn med spesialisthelsetjenesten. Hensikten med policyen er å bidra til at tilsynet harmoniseres nasjonalt, på tvers av regioner og internt i den enkelte region.

Policyen gjelder for alt planlagt tilsyn, behandling av prinsipielle enkeltsaker og hendelsesbaserte stedlige tilsyn i spesialisthelsetjenesten.

Spesialisthelsetjenesten er inndelt i fire regionale helseforetak (RHF):

• Helse Nord RHF
• Helse Midt-Norge RHF
• Helse Vest RHF
• Helse Sør-Øst RHF

Regionalt samarbeid om tilsyn med spesialisthelsetjenestene følger den samme geografiske inndelingen som helseforetakene. I hver tilsynsregion er det oppnevnt en kontaktstatsforvalter med en kontaktfylkeslege. Tilsynsregion Nord, Midt-Norge og Vest består av to statsforvalterembeter, mens tilsynsregion Sør-Øst består av fire embeter.

Ordningen med regionalt tilsyn har som mål å styrke kvaliteten og tilliten til tilsynet med spesialisthelsetjenesten. Det er videre et mål at samarbeidet bidrar til likhet og forutsigbarhet i gjennomføringen, vurderingen og oppfølgningen av tilsyn. For å oppnå målet må embetene samarbeide om et robust og kompetent miljø som utveksler erfaringer, kompetanse og ressurser.

I dette dokumentet bruker vi begrepet kontaktstatsforvalterne, i praksis vil oppgaver bli ivaretatt av kontaktfylkeslegene.

2. Ansvar

Kontaktstatsforvalteren og de enkelte statsforvalterne har ansvar for å sikre at policyen følges og gjennomføres. Kontaktstatsforvalteren har et særlig ansvar for å ta initiativ til samordning og dette kan skje gjennom egne samarbeidsavtaler mellom statsforvalterne i regionen.

3. Fremgangsmåte ved regional planlegging, gjennomføring og oppfølgning av tilsyn

Planlagte tilsyn, egeninitierte og landsomfattende

Kontaktstatsforvalteren legger til rette for at planlagt tilsyn med spesialisthelsetjenesten blir samordnet i regionen. Dette gjelder både landsomfattende (LOT) og egeninitierte tilsyn. Kontaktstatsforvalteren tar initiativ til dialog med det/de andre embetene i regionen for å utarbeide en felles årlig tilsynsplan for alt planlagt tilsyn med spesialisthelsetjenesten.

Landsomfattende tilsyn med spesialisthelsetjenesten initiert av Helsetilsynet skal, hvis ikke annet går frem av veilederen, gjennomføres av regionale tilsynslag. I region Sør-Øst kan det være hensiktsmessig med to tilsynslag. For å øke merverdien av at regionen består av fire embeter, bør tilsynslagene i denne regionen rotere med en viss regelmessighet når det gjelder hvilke to embeter som samarbeider.

Ved egeninitierte planlagte tilsyn kontakter den enkelte statsforvalter sin kontaktstatsforvalter for informasjon om planene og drøfting av om tilsynet egner seg for regionalt samarbeid.

Det er et felles ansvar for embetene i regionen å få på plass revisjonslag. For nærmere omtale av revisjonslaget, se veileder for tilsyn utført som systemrevisjon. Ved landsomfattende tilsyn innhenter kontaktstatsforvalteren forslag til revisorer og revisjonsleder fra embetet/embetene i regionen. Det ligger til kontaktfylkeslegerollen å sette sammen tilsynslaget på bakgrunn av innspillene. Dersom det ikke skulle være mulig å sette sammen et lag, løftes problemstillingen til Helsetilsynet som overordnet faglig myndighet.

Statsforvalterne i regionen må ha felles praksis for hva som forventes av kvalitetsforbedring i virksomheten for å kunne avslutte tilsynet, jf. veileder for oppfølgning av forebyggende (planlagt) tilsyn – hvordan bidra til endring. Kontaktstatsforvalteren legger til rette for at oppfølgning av funnene fra de planlagte tilsynene er harmonisert.

Vurderinger og konklusjoner i tilsynsrapporter baseres på konsensus mellom involverte embeter. Dersom dette ikke oppnås, løftes problemstillingen til Helsetilsynet som overordnet faglig myndighet.

Tilsynssaker og stedlig tilsyn, av prinsipiell karakter og av tilsynsmessig betydning for flere embeter

Her legger vi til grunn at tilsynssaker og stedlig tilsyn av prinsipiell karakter, er saker/tilsyn som har betydning utover det konkrete tilfellet. For eksempel kan det berøre grunnleggende rettigheter og prinsipper eller være retningsgivende for lignende fremtidige tilsyn.

Regionvis harmonisering vil ofte være viktig der det har skjedd for eksempel store, alvorlige hendelser eller der temaet har stor offentlig oppmerksomhet. Den tilsynsmessige tilnærmingen vil kunne ha betydning også for andre embeter i regionen.

Den enkelte statsforvalter tar initiativ til at tilsynssaker og stedlig tilsyn av prinsipiell karakter eller av felles tilsynsmessig interesse harmoniseres innen regionen. Dette kan for eksempel gjøres ved informasjon, dialog, drøfting og/eller samarbeid innad i regionen.

4. Arenaer for harmonisering

Kontaktfylkeslegen har ansvar for å tilrettelegge for arenaer for regional harmonisering hvor planlagte tilsyn, tilsynssaker av prinsipiell karakter og øvrige stedlige tilsyn diskuteres.

Kontaktstatsforvalterne inviterer Helsetilsynet til sine møter med de regionale helseforetakene, jamfør Prosedyre for tilsynsmyndighetens møter med de regionale helseforetakene.

Helsetilsynet tilrettelegger for arenaer for nasjonal harmonisering og har ulike arenaer for dialog med statsforvalterne hvor harmonisering av tilsyn med spesialisthelsetjenesten kan være tema. Dette er for tiden:

• Helsetilsynets møte med kontaktfylkeslegene to ganger i året.
• Faglige styringsmøter med den enkelte statsforvalter to ganger i året.
• Tilsynsledermøter, digitale møter en gang i måneden og fysisk samling to ganger i året.
• Oppstartssamlinger, midtveissamlinger og/eller avslutnings- og oppsummeringssamlinger i forbindelse med landsomfattende tilsyn.
• Ressursgruppen for planlagt tilsyn.
• Tilsynsskolens temakurs og revisjonslederforum.
• Nettverksmøte for kvalitetsutvikling i tilsynssaker hver 4. til 6. uke.
• Dialog med statsforvalterne i forbindelse med behandling av rettighetssaker (enkeltsaker).
• Dialogmøter med statsforvalterne i forbindelse med stedlig tilsyn etter varsler.

5. Ressursdeling

Samarbeid om tilsyn med spesialisthelsetjenesten forutsetter deling av ressurser internt og på tvers av regioner. Når ansatte deltar i tilsyn utenfor eget embete, dekkes lønn, reise og opphold av det embete vedkommende er ansatt i, så fremt annet ikke er avtalt. Øvrig utlån av ressurser skjer i dialog mellom avdelingsdirektørene i de samarbeidende embetene.

6. Avvik

Ansatte i Helsetilsynet melder avvik fra policyen i eget elektronisk kvalitetssystem.

Kontaktstatsforvalterne, kontaktfylkeslegene og statsforvalterne orienterer Helsetilsynet dersom policyen ikke blir etterlevd.

Godkjent av: Sjur Lehmann

Sist vedtatt: 01.07.2025

Vurderes innen: 01.07.2026

Gjelder for: Helsetilsynet og kontaktstatsforvalterne