Prosedyre for tilsynsmyndighetens møter med de regionale helseforetakene

1. Hensikt og omfang

Hensikten med prosedyren er å sikre en mest mulig enhetlig gjennomføring av møtene slik at tilsynsmyndigheten fremstår tydelig, harmonisert og forutsigbar.

Møtene med de regionale helseforetakene (RHFene) inngår som en del av tilsynet med spesialisthelsetjenesten. Helsetilsynet deltar på møtene for å bygge opp under statsforvalternes tilsynsvirksomhet og posisjon som regional tilsynsmyndighet. Hensikten med Helsetilsynets deltakelse er å fremstå som en samordnet tilsynsmyndighet sammen med statsforvalterne.

• Det er en forventning om to årlige møter mellom kontaktstatsforvalterne og RHFene. Møtene er på overordnet nivå med deltakelse fra statsforvalteren/statsforvalterne, fylkeslegene i regionen og administrerende direktør i RHFet.
• Dersom kontaktstatsforvalteren vurderer at det er hensiktsmessig, kan ett av møtene gå i dybden på ett eller flere faglige tema. Kontaktstatsforvalteren vurderer i så fall hvem som inviteres.

I dette dokumentet bruker vi begrepet kontaktstatsforvalterne, i praksis vil oppgaver bli ivaretatt av kontaktfylkeslegene.

2. Fremgangsmåte

Planlegging og gjennomføring av møtene

Kontaktstatsforvalterne har ansvar for planlegging, gjennomføring og ledelse av møtene med RHFene. Kontaktstatsforvalterne involverer de øvrige embetene og Helsetilsynet i planleggingen. Øvrige embeter og Helsetilsynet deltar i møtene med sine representanter, se også Prosedyre for Helsetilsynets deltakelse på kontaktstatsforvalternes møter med de regionale helseforetakene (ligger kun på intranettet).

Kontaktstatsforvalterne fastsetter dagsorden for møtene og innhenter innspill fra de øvrige embetene, Helsetilsynet og RHFene.

Kontaktstatsforvalterne kan be RHFene om å besvare spørsmål og redegjøre for saker og temaer i møtet. Forventningene til RHFene må komme tydelig frem av møteinnkallingen.

Som en del av forberedelsen må det vurderes om det er saksdokumenter som skal sendes ut i forkant av møtet.

Innhold i møtene

Dagsorden for møtene skal i størst mulig grad inneholde tema som setter søkelys på tilsyn.

Det er en forventning om at møter på overordnet nivå gjennomføres som beskrevet under. Disse møtene skal:

1. bidra til at tilsynsmyndigheten og RHFene er godt oppdatert om hverandres virksomhet, med særlig vekt på tema som er relevant for tilsynets oppgaver.

Her kan tilsynsmyndigheten for eksempel

• redegjøre for resultater fra det landsomfattende tilsynet/felles regionale tilsyn samt egeninitierte tilsyn inneværende år. Det er naturlig å ha fokus på eier- og styringsmessige forhold.
• orientere om tilsynstema for kommende år
• ta opp tilsynssaker og klagesaker
• ta inn orienteringer fra RHFene
• etterspørre status for temaer som er behandlet i tidligere møter

Kontaktstatsforvalterne kan også, dersom det er hensiktsmessig, foreslå å delta på møte som RHFet har med sine sykehusdirektører/fagdirektører. Hensikten med deltakelsen vil være å gjøre resultatene fra landsomfattende tilsyn/felles regionale tilsyn, samt egeninitierte tilsyn godt kjent på ledernivå i sykehusene.

2. omhandle hvilke områder RHFene vurderer har risiko for svikt, og hvordan de arbeider systematisk med kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet.

Her kan tilsynsmyndigheten for eksempel be RHFene redegjøre for

• sine risikovurderinger. Det kan være særlig aktuelt å etterspørre risikovurderinger knyttet til endringer i tjenestetilbudet og drift
• kvalitetsforbedringsarbeid, for eksempel planlagte og gjennomførte internrevisjoner som skjer i deres regi, og som er relevante for oss som tilsynsmyndighet

Kontaktstatsforvalteren kan også selv ta opp konkrete områder der kontaktstatsforvalteren er kjent med at det kan være risiko for svikt i tjenesten, og be RHFet redegjøre for situasjonen og eventuelle pågående tiltak.

3. gi tilsynsmyndigheten informasjon om hvordan RHFene oppfyller myndighetskravene, herunder sin «sørge-for»-plikt og oppfølging av tilsyn og klagesaker.

Her kan tilsynsmyndigheten for eksempel be RHFene redegjøre for

• hvordan de forsikrer seg om at gjennomførte tilsyn følges opp. I den sammenheng er det viktig å ta hensyn til at RHFene har en eierposisjon overfor helseforetak i sin region som er egne rettssubjekter.

3. Referat

Kontaktstatsforvalteren har ansvar for at det foreligger godkjent referat fra møtene. Referatet skal inneholde avtalte oppfølgningspunkter og hvem som har ansvar for oppfølgningen.  

4. Avvik

Ansatte i Helsetilsynet melder avvik fra prosedyren i eget elektronisk kvalitetssystem. Kontaktstatsforvalterne og statsforvalterne orienterer Helsetilsynet dersom prosedyren ikke blir etterlevd. 

Godkjent av: Sjur Lehmann

Sist vedtatt: 01.07.2025

Vurderes innen: 01.07.2026

Gjelder for: Statsforvalterne og Helsetilsynet