5. Organisering av arbeidet med utenlandssaker

Da IMI-systemet ble innført i Norge fordelte Helsetilsynets ledelse oppgaven på to avdelinger: Avdeling for virksomhetsstyring (heretter avdeling 4) og avdeling for tilsyns- og klagesaker i helse og omsorgstjenesten ³ (heretter avdeling 2). Avdeling 4 skal åpne og registrere meldingen, og undersøke om helsepersonellet som har fått autorisasjonstap eller -begrensning i et annet land, også har norsk autorisasjon og er registrert i HPR.

Hvis helsepersonellet er registrert i HPR, skal det innhentes tilleggsinformasjon fra avsenderlandet for å avklare bakgrunnen for endringen av autorisasjonen, og sjekkes om helsepersonellet er i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret) og jobber i Norge. Dersom helsepersonellets utenlandske autorisasjon har mistet sin gyldighet, sjekker avdeling 2 med Helsedirektoratet om den norske autorisasjonen er gitt på grunnlag av tilsvarende godkjenning i landet som meldte tapet eller et annet land (tredjeland). Deretter behandles saken. Utfallet i alle saker som har ført til autorisasjonsendring i Norge blir avslutningsvis sendt til avdeling 4, som legger dette inn i IMI, oppdaterer HPR og sender særskilt melding til nordiske land.

Det er utarbeidet skriftlige prosedyrer for begge avdelingenes arbeid, samt en saksbehandlerveiledning.

Organiseringen av arbeidet har prinsipielt vært uendret fram til slutten av september 2025 da VG tok opp spørsmålet. Som del av denne gjennomgangen ble oppgaven løftet ut av avdelingene og midlertidig omorganisert.

Gjennomgangen av meldingene fra utlandet ble lenge gjort manuelt. Dette var arbeidskrevende og tungvint. Fra februar 2025 ble det tatt i bruk en robot for å søke om innkomne meldinger om helsepersonell fikk treff i HPR og personellet derved kunne være i virksomhet i Norge. Roboten skulle både øke effektiviteten og redusere risiko for feil som kan forekomme ved manuelt arbeid. Roboten ble inntil september 2025 bare brukt på nye saker som kom inn etter februar 2025.

³ Etter omorganisering i november 2021 ble daværende Avdeling for fellestjenester endret til Avdeling for virksomhetsstyring (avd 4). Daværende Avdeling for tilsyn med spesialisthelsetjenester gikk inn i Avdeling for tilsyns- og klagesaker (avd 2).

Da Helsetilsynet den 16. september fikk melding fra VG om de 28 legene, startet undersøkelsen av egen praksis for å avdekke svikt i arbeidet med utenlandssaker. Dette ble høyt prioritert. Følgende tiltak ble iverksatt:

• Den 16. september fikk Helsetilsynet listen over de 28 legene oversendt fra VG. De aktuelle avdelingene ble bedt om å undersøke sakene nærmere og utarbeide et notat. Notatene med foreløpig beskrivelse av funn ga grunnlag for det første svaret som ble sendt til VG.
• Den 17. september startet Helsetilsynet gjennomgangen og prioriteringen av de 28 sakene om leger fra VG. Med unntak av tre leger hadde alle mistet sin autorisasjon i et annet land, men hadde fortsatt norsk autorisasjon.
  • Helsetilsynet hadde i juni 2025 tilbakekalt autorisasjonen til de tre legene.
  • Helsetilsynet startet 17. september planleggingen av hvordan alle meldinger fra utlandet om endring eller tap av autorisasjon skulle gjennomgås.
• Fra 18. september ble det organisert daglige morgenmøter med statusoppdatering. Oppgaver ble fordelt, organisert og prioritert. Det ble gitt korte frister. Fra 21. oktober ble møtene redusert til to ganger i uka.
• Fra 18. september og i hele oktober ble søkeroboten tatt i bruk for å undersøke alle meldingene som var kommet inn i IMI siden desember 2019. Det ble søkt opp mot Helsepersonellregisteret og gjort andre undersøkelser for å samle fakta og skaffe oversikter over om det kunne være helsepersonell uten autorisasjon i utlandet, som jobbet i Norge.
• Den 22. september hadde begge avdelingene utarbeidet notater om de 28 legene på listen fra VG som dannet grunnlaget for det videre arbeidet med sakene.
• Fra 24. september ble det opprettet en arbeidsgruppe som 29. september startet gjennomgangen av Helsetilsynets håndtering av meldinger om autorisasjonstap fra utlandet. Arbeidsgruppen rapporterte direkte til direktør. Gruppen besto av tre interne og to eksterne personer, ledet av de to innleide. Gruppens mandat datert 2. oktober (vedlegg 1), var å gjennomgå håndteringen av alle meldingene, avdekke svikt, vurdere årsaker til svikt og foreslå tiltak på kort og lengre sikt.
• I arbeidet med analyser, vurdering og skriving av rapport, ble mandatet justert den 22. oktober (vedlegg 2), og gruppens tre deltakere som var faste ansatte, ble trukket ut samme dag.
• Fra 13. oktober ble saksbehandlingen av utenlandssakene bestemt tatt ut av linjen (vedlegg 3). Det ble opprettet en operativ gruppe for utenlandssaker, Operativ Gruppe Utland (OGU), ledet av juridisk direktør. Arbeidet i OGU videreførte Helsetilsynets arbeid med utenlandssakene.