Hopp til hovedinnhold
Tilsynsrapport

Tilsynsrapport - Arendal kommune – landsomfattende tilsyn - barnevernstjenestens oppfølging av barn i fosterhjem 2023

Tidsrom for tilsynsbesøket:

30.08.23 - 9.11.23

Statsforvalteren i Agder

Oppfølging av tilsynet

I dette tilsynet ble det ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Statsforvalteren i Agder oversendte 21.12.2023 foreløpig rapport etter overnevnte tilsyn til Arendal kommune.

Vi har ikke mottatt kommentarer/innsigelser til faktagrunnlaget i rapporten innen fristen som ble satt til 8.1.2024. Rapporten anses derfor som endelig og oversendes til Statens helsetilsyn.

Vår foreløpige rapport ble ved en feil markert som unntatt offentligheten. Rapporten sendes derfor også på nytt til kommunen hvor dette nå er tatt bort.

Med hilsen

Gro Lislegard-Bækken
seniorrådgiver

Statsforvalteren har gjennomført tilsyn med Arendal kommune. I den forbindelse besøkte vi kommunen følgende datoer:

  • 30.8.2023: Informasjonsmøte
  • 6.11.2023: Åpningsmøte
  • 6.11.2023 og 7.11.2023: Intervjuer med ansatte og ledere i barnevernstjenesten og kommuneledelsen
  • 9.11.2023: Oppsummeringsmøte

Vi undersøkte om Arendal kommune sørger for at barnevernstjenestens oppfølging av barn som bor i fosterhjem, blir gjennomført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som en del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Arendal kommune sikrer at barn i fosterhjem får forsvarlig oppfølging.

Arendal kommune har systemer og praksis som legger til rette for at barn i fosterhjem skal få gode og trygge tjenester.

Det er ikke funnet lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Dersom vi ikke mottar eventuelle kommentarer/innsigelser til faktagrunnlaget innen 8.1.2024 anses rapporten som endelig og oversendes til Statens helsetilsyn.

1.    Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem er forsvarlig.

Tilsynet med forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem innebærer en undersøkelse og vurdering av om:

  • Barneverntjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen, og om medvirkningen er dokumentert
  • Barneverntjenesten planlegger oppfølgingen av barnet
  • Barneverntjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak
  • Barneverntjenestens oppfølging av fosterhjemmet er helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie
  • Barneverntjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å gi barnet forsvarlig oppfølging
  • Barneverntjenesten gjør en forsvarlig vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og konkluderer på om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak
  • Barneverntjenesten iverksetter nødvendige beslutninger om behov for endringer eller ytterligere tiltak
  • Kommunen sikrer systematisk og tilpasset internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at statsforvalteren har ført tilsyn med om kommunen utfører, styrer og leder arbeidet slik at de oppfyller aktuelle lov- og forskriftskrav. Statsforvalteren skal ikke overprøve enkeltsaker, men se på om tjenesten systematisk følger opp barn i fosterhjem i tråd med regelverket.

Kravene i tilsynet er utformet som overordnede krav knyttet til arbeidsprosesser i barneverntjenesten og gjenspeiler det viktigste som må skje hos tjenesten for at oppfølgingen av barnet skal bli av god og forsvarlig kvalitet.

Det er omsorgskommunens 1 ansvar for oppfølging og kontroll av hvert enkelt barns situasjon i fosterhjem som har vært gjenstand for dette tilsynet. Tilsynet har omfattet barneverntjenestens oppfølging av barn som bor i kommunale fosterhjem etter en omsorgsovertakelse og plasseringen har skjedd ved tvang jf. barnevernsloven § 5-1. Med fosterhjem forstås hjem i barnets familie eller nære nettverk, eller et fosterhjem som er rekruttert på generelt grunnlag.

Barneverntjenestens ansvar for å følge opp biologiske foreldre har ikke vært en del av dette tilsynet.

Barn og fosterforeldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med oppfølging, er viktig informasjon for å vurdere både kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg fosterforeldre og barn som bor eller nylig har bodd i fosterhjem har derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2.    Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernsloven § 17-3 første ledd. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkrav som ble lagt til grunn i tilsynet.

Overordnede rettslige prinsipper

Det sentrale lovgrunnlaget for tilsynet med kommunenes barneverntjenester i 2023 er Lov om barnevern (barnevernsloven) av 18. juni 2021 med tilhørende forskrifter. I barnevernssakene vi har gjennomgått, strekker oppfølgingsarbeidet seg tilbake til før ny lov trådet i kraft 2. På dette området er imidlertid lovkravene i det vesentlige de samme etter ny og gammel lov.

Sammen med Norges menneskerettslige forpliktelser oppstiller barnevernsloven noen helt grunnleggende prinsipper som er førende for barnevernsområdet generelt og derfor også for barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem. Også forvaltningsloven (fvl.) inneholder regler som blir førende for dette tilsynet på et grunnleggende og overordnet nivå.

  • Barns rett til omsorg og beskyttelse kan utledes av både Grunnloven (Grl.) 104 og FNs barnekonvensjon (Barnekonvensjonen) artikkel 3 og 19. Barns behov for omsorg og beskyttelse er også understreket av Den europeiske menneskerettsdomstol i mange saker, og er anerkjent som et legitimt inngrepsformål ved inngrep i retten til familieliv etter den europeiske menneskerettskonvensjon (EMK) artikkel 8. Hvis myndighetene overtar omsorgen for et barn, påligger det dem likevel en positiv plikt til å sette inn tiltak for å tilrettelegge for gjenforening mellom barn og foreldre så snart det med rimelighet lar seg gjøre jf. Grl. § 102 og EMK art. 8 nr. 2. I barnevernsloven har barns rett til omsorg og rett til familieliv fått en felles bestemmelse i § 1-5.
  • Prinsippet om barnets beste er barnevernområdets mest sentrale hensyn. Prinsippet fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3, Grunnloven 104 og barnevernsloven § 1-3, og sier at barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. Barnevernsloven § 1-3 presiserer også at barnevernets tiltak skal være til barnets beste og at hva som er til barnets beste må avgjøres etter en konkret vurdering. Det går også tydelig frem av bestemmelsen at barnets mening er et sentralt moment i vurderingen av barnets beste. Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn.
  • Barnets rett til medvirkning er et særlig viktig krav som har vært undersøkt i dette Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12. I barnevernsloven er prinsippet nedfelt i § 1-4 om retten til medvirkning. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Barnets synspunkter skal i samsvar med barnets alder og modenhet, alltid tas med i vurderinger og bidra til at avgjørelser som fattes er til barnets beste. Forskrift om barns medvirkning i barnevernet gjelder for alle deler av barnevernets arbeid og utdyper hvordan barneverntjenesten skal sikre barnets medvirkning.
  • Forsvarlighetskravet i barnevernsloven § 1-7 innebærer at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i et tilstrekkelig omfang. Barnevernslovens regel om forsvarlighet har et helhetlig Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernsloven, der særlig barnevernslovens formålsbestemmelse, prinsippet om barnets beste og barnets rett til å medvirke er viktige tolkningsfaktorer.
  • Dokumentasjon. Barneverntjenesten har plikt til å føre journal for det enkelte barn barnevernsloven § 12-4. Journalen skal inneholde alle vesentlige faktiske opplysninger og barnevernsfaglige vurderinger som barnevernet bygger sin saksbehandling på og som kan ha betydning for de beslutninger og vedtak som treffes. Barneverntjenesten har en generell plikt til å dokumentere barnets medvirkning i saksbehandlingen jf. forskrift om barns medvirkning i barnevernet. Forvaltningsloven gjelder for barnevernets saksbehandling med de særregler som er fastsatt i barnevernsloven, jf. barnevernsloven § 12-1. Dette innebærer at sentrale forvaltningsrettslige krav som for eksempel begrunnelse av vedtak (jf. fvl. § 25) gjelder for saksbehandlingen. I barnevernsloven § 12-5 er det også inntatt et særskilt krav til begrunnelse av barnevernets vedtak.

Barneverntjenestens plikt til å følge opp barn i fosterhjem

Barnevernstjenestens plikt til å følge opp barn og foreldre etter vedtak om omsorgsovertakelse er regulert i barnevernsloven § 8-3. Barneverntjenesten skal følge opp barnet etter at vedtak om omsorgsovertakelse er iverksatt. Barnevernstjenesten skal følge med på hvordan barnet utvikler seg, og om det får forsvarlig omsorg. Barneverntjenesten skal i oppfølgingen på en systematisk og regelmessig måte vurdere tiltaket og barnets behov. Det handler om å planlegge oppfølgingen, innhente informasjon og følge opp fosterhjemmet, vurdere, konkludere og iverksette beslutninger slik at barnet får den omsorgen og hjelpen det har behov for. Gjennomgående skal barnet medvirke og arbeidsprosessene understøttes av en systematisk internkontroll. Barnevernstjenesten må derfor sørge for å ha tilstrekkelig kunnskap om hvordan barnet har det under plasseringen, gjennom blant annet samtaler med barnet og fosterhjemmet hvor barnet bor. Barnevernstjenesten må ha tett kontakt med fosterhjemmet for å kunne følge opp barnet. For å ivareta barnets behov under plasseringen, må også barnevernstjenesten samarbeide med andre instanser og aktører som for eksempel skole og helsemyndigheter. En del av ansvaret innebærer også arbeidet med gjenforening, samt å legge til rette for samvær med søsken og andre nærstående der hensyn til barnet ikke taler mot det.

Forskrift om fosterhjem § 7 gir en nærmere utdyping av hva som ligger i barneverntjenestens plikt til kontroll og oppfølging av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet. Barnevernstjenestens oppfølging av fosterhjemmet skal være helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie jf. Forskrift om fosterhjem § 7 annet ledd. Oppfølgingsansvaret inkluderer nødvendig råd, veiledning og støtte til fosterforeldrene og gjelder så lenge barnet er i fosterhjemmet. Fosterforeldrenes egne biologiske barn er også en del av fosterfamilien og må inkluderes i barneverntjenestens oppfølging av hvilke behov fosterhjemmet har.

Barneverntjenesten skal besøke fosterhjemmet så ofte som nødvendig, men minst fire ganger i året jf. fosterhjemsforskriften § 7 tredje ledd. For barn som har vært plassert i fosterhjemmet i mer enn to år, kan barneverntjenesten vedta at antall besøk skal reduseres til minimum to ganger i året.

Den delen av fosterhjemsarbeidet som handler om veiledning, oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet, er kanskje den delen av fosterhjemsarbeidet som er aller viktigst for å få fosterhjemsplasseringen til å fungere etter sitt formål. Ansvaret for kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet innebærer et ansvar for å foreta en jevnlig kontroll med at barnet får den omsorg det trenger og at fosterhjemsplasseringen ellers fungerer etter sitt formål. Det vil hele tiden være barneverntjenesten som har ansvaret for å vurdere hva som er nødvendig og forsvarlig oppfølging av det enkelte barn, om vilkårene for omsorgsovertakelse fortsatt er til stede og om det konkrete fosterhjemmet er et egnet tiltak for barnet. Barneverntjenesten vil også ha et ansvar for å foreta endringer i barnets omsorgssituasjon som viser seg å være nødvendige.

Barn som er under barnevernets omsorg, vil ofte ha særlige behov som må imøtekommes gjennom systematisk innsats. Å utarbeide planer er en skriftliggjøring av en systematisk arbeidsform.

Barneverntjenesten har ansvar for å utarbeide ulike planer som for eksempel plan for barnets omsorgssituasjon og oppfølgingen av barnet og foreldrene (barnevernsloven 8-3 fjerde ledd) fosterhjemsavtale (Forskrift om fosterhjem § 6), samværsavtaler/samværsplaner (barnevernsloven §§ 7-2 og 7-3) og individuell plan for barn som har behov for langvarige og koordinerte tiltak eller tjenester (barnevernsloven § 15-9).

Ved all oppfølging og utarbeidelse av planverk er det viktig at barneverntjenesten involverer og samarbeider både med barn og foreldre, jf. barnevernsloven § 1-4 og § 1-9 på en systematisk måte.

Internkontroll

Det er nær sammenheng mellom styring av tjenesten og at tjenestene er forsvarlige. Kommuneloven § 25-1 jf. barnevernsloven § 15-2 fjerde ledd regulerer de krav som stilles til kommunene når det gjelder internkontroll. Internkontrollen skal være systematisk, og at den må ha et omfang og innhold som er tilpasset barnevernstjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Det er kommunedirektøren i kommunen som er ansvarlig for internkontrollen.

Bestemmelsens tredje ledd bokstav a til e stiller videre krav til innholdet i internkontrollen. Kommunen skal skaffe seg oversikt over, og følge med på, områder hvor det er fare for svikt i tjenesteenhetene eller at tjenestene ikke følger lov- og forskriftskravene. Hvilke styringsaktiviteter som er nødvendige for å få oversikt vil variere avhengig av blant annet organisering og størrelse på tjenestene.

God internkontroll kan bidra til at oppfølgingen av barn og fosterhjem foregår på en forsvarlig og kvalitativt god måte. Noen sentrale forutsetninger er imidlertid at den er risikobasert, tilstrekkelig formalisert og innbefatter ulike kontroll- og forbedringstiltak.

På barnevernsområdet må kravene til internkontroll ses i sammenheng med såkalte pliktbestemmelser i barnevernsloven som har betydning for hvordan tjenesten skal sikre forsvarlige tjenester. I henhold til barnevernsloven § 15-2 annet ledd skal kommunen sørge for at de ansatte i barneverntjenesten får nødvendig opplæring og veiledning. Ansvaret omfatter innebærer blant at ansatte må følges opp og få nødvendig støtte i arbeidet.

3.    Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Bakgrunnsopplysninger

Arendal kommune har 46 213 innbyggere 3. Omtrent 20 % av befolkningen er barn under 18 år.

I Arendal bor 0,8% barn utenfor hjemmet i forhold til antall innbyggere i aldersgruppen 0-17 år4. På landsbasis ligger tallet på 1%.

Organisering

Kommunedirektøren er kommunens øverste administrative ansvarlige. Kommunedirektøren i Arendal tiltrådte 1.1.2023. Kommunen er delt i fire sektorer – oppvekst og utdanning, helse og mestring, samfunn og næring og kultur og inkludering. Sektorene ledes av hver sin kommunalsjef.

Kommunalsjef for oppvekst og utdanning har ansvar for skoler, barnehager og barne- og familietjenester. Hun har vært i stillingen siden 2021.

Barne- og familietjenester omfatter barnevern og utekontakter, helsestasjon, spesialpedagogiske tjenester og familietjenesten og ledes av enhetsleder. Enhetsleder har vært i stillingen siden 1.9.2023.

Barnevernstjenesten er organisert under sektor oppvekst og utdanning og enhet barne- og familietjenester. Barnevernstjenesten ledes av barnevernsleder som er gitt ansvar og myndighet til å utføre det daglige, løpende arbeid innenfor lovens rammer, jf. administrativt delegasjonsreglement fra rådmann av mai 2021.

Barnevernstjenesten har ikke en nestleder. Barnevernsmyndighet delegeres til avdelingsledere når barnevernsleder ikke er til stede i kontortid.

Barnevernstjenesten er delt i fem team: barnevernvakta, undersøkelse, tiltaksavdeling 1/tiltaksteam, tiltaksavdeling 2 og tiltaksavdeling 3. Hvert team ledes av en avdelingsleder. Ansatte i tiltaksavdelingene jobber som generalister.

Barnevernstjenesten har 54,3 faste årsverk og 2 midlertidige årsverk. Majoriteten av de ansatte har jobbet i barnevernstjenesten over 3 år. Tjenesten har et høyt sykefravær og samlet fravær (korttids og langtids) første halvdel av 2023 var på 15,3%.

På Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet sin kommunemonitor får man oversikt over hvordan barnevernstjenesten har fulgt opp barn i fosterhjem over tid. I 2021 fikk 27,4 % av barna i fosterhjem ikke oppfølging i tråd med lovkrav. Det er da oppfølgingsbesøkene barnevernstjenesten ikke har gjennomført i alle saker. I 2022 var det 13,2 % av barna i fosterhjem som ikke fikk oppfølgingsbesøk i tråd med lovkrav. Statsforvalteren er kjent med, fra tjenestens halvårsrapportering, at det ligger an til at alle barna i fosterhjem kommer til å få oppfølging i tråd med lovkrav i 2023.

Internkontroll

Kompetanse, opplæring og veiledning

I egenvurderingsskjemaet opplyser kommunen at alle ansatte som følger opp barn i fosterhjem får nødvendig opplæring og veiledning i å kunne utføre arbeidet. De viser til rutiner for opplæring av nyansatte, kollegaveiledning for alle nyansatte, opplæring via Visma veilederen, saksgjennomgang seks ganger pr. år, workshop, felles drøft på tvers av alle avdelinger hver 14. dag, drøft i avdelingsmøter og veiledning av den enkelte ansatte etter behov.

I internkontrolldokument for barnevernstjenesten og kompetanseutviklingsplan kommer det frem at alle nyansatte får intern nyansattopplæring og kollegaveiledning. Det er utarbeidet egen rutine/sjekkliste for dette – inndelt i praktisk tilrettelegging for nyansatte, innføring i rutiner, faglig veiledning, de første dagene, første måned – hvor aktivitet, ansvarlig, kommentar og utført kommer frem. Det kommer frem av kompetanseplaner, som utarbeides hvert halvår, at det gjennomføres løpende opplæring.

Det går frem av kompetanseutviklingsplan at opplæring i ny barnevernslov (filmer) er obligatorisk og gjennomgås i plenum og/eller avdelingsvis.

Barnevernstjenesten har en mal kompetanseoversikt hvor de ansattes grunnutdanning, erfaring fra kommunalt barnevern, annen relevant erfaring, kurs/sertifiseringer/etterutdanning og videreutdanning fremkommer. Tjenesten har også en Kompetanseutviklingsplan for barneverntjenesten 2023 med bl.a. oversikt over tiltak for kompetanseheving.

Det er satt av tid annenhver uke til anonym saksdrøft av utfordrende saker for alle ansatte. Det er obligatorisk oppmøte. Dersom det ikke meldes saker til drøft skal avsatt tid brukes til drøft/workshop i fagtema eller opplæring i fagsystemer/maler. Tema settes opp etter innspill/tilbakemelding fra avdelingene.

Alle ansatte har saksgjennomgang med avdelingsleder minimum annenhver måned. Avdelingsleder forteller at han tilbyr hyppigere saksgjennomganger når det er behov for det eller den ansatte ønsker det. Avdelingsleder opplyser at han i saksgjennomgangen har særlig fokus på om oppfølgingsbesøkene er planlagt, om oppdatert samværsplan foreligger om kontaktpersonen har lest tilsynsførerrapportene o.l.

Det gjennomføres personalmøter annenhver uke med hele personalgruppen. I møtene gjennomføres det også opplæring.

I intervju med ansatte og ledere i barnevernstjenesten bekreftes det at møtene som skisseres i ovennevnte styringsdokumenter og egenvurderingen gjennomføres. Særlig saksgjennomgangen med avdelingsleder fremheves som noe de ansatte opplever som veldig nyttig. Avdelingsleder forteller at de har maler og rutiner som nyansatte blir vist. Nyansatte får en liste over kurs/seminarer som de må gjennomføre. Avdelingsleder følger med på at dette blir gjort ved at ansatte må huke av for når dette er gjennomført. Nyansatte blir kontaktperson nr. 2 i sakene i starten og lærer via dette av en mer erfaren saksbehandler.

Ansatte beskriver et lederteam som alltid er tilgjengelig for drøft og debrif. De opplever også god støtte og hjelp fra sine kollegaer. Visma veilederen oppleves som et nyttig oppslagsverk som de ansatte bruker i stor grad.

Rutiner, maler, sjekklister 5

I fremlagte styringsdokumenter fremkommer det at interne prosedyrer ligger på Teams. Det er et felles og løpende arbeid å holde interne rutiner og prosedyrer oppdatert. Avdelingsledere har ansvar for sitt fagområde. Skriftlige rutiner, prosedyrer og maler gjennomgås på personalmøte ved behov, samt minimum en gang per år ved workshop for alle avdelingene. Rutiner og maler gjennomgås på ledermøter og i avdelingsmøter ved endringer.

Barnevernstjenesten har en sjekkliste for ryddedag i Familia. Det skal «ryddes» i alle aktive saker – hvor status knyttet til klientdetaljer, bor hos, nettverk, vedtak, engasjement, undersøkelser, tiltak, tiltaksplan/omsorgsplan og evaluering og oppfølgingsbesøk og samvær skal svares ut.

Møtestrukturer og rapporteringer

I egenvurderingsskjema skriver kommunen at de sikrer ansattes arbeid ved saksgjennomgang minimum 6 ganger i året, månedlige rapporteringer på nøkkeltall, avdelingslederne deltar på enkelte oppfølgingsbesøk og møter/samtaler, drøft i avdelingsmøte og veiledning etter behov.

Videre fremkommer det i egenvurderingen at kommunens ledelse blir informert om tilstanden og risiko i barnevernstjenesten ved årlig tilstandsrapport, tertial- og årsrapport, virksomhetsplan og ved at barnevernsleder deltar i ledergrupper med andre virksomhetsledere. Det fremkommer videre at kommunens øverste ledelse etterspør tilstand og risiko via tilstandsrapport, års-, tertial og månedsrapport. I tertialrapport etterspørres status på økonomi, sykefravær, bemanning HMS og kvalitet. I månedsrapport rapporteres det på økonomi og evt. avvik fra budsjett.

I internkontrolldokument for barnevernstjenesten fremkommer oversikt over de ulike møtestrukturene og rapporteringslinjene i tjenesten.

Avdelingsleder gjennomgår nøkkeltall i Familia to ganger pr. måned for å kontrollere avvik og lovpålagte oppgaver som avvik på barnets plan og omsorgsplan, at antall oppfølgingsbesøk er oppfylt og at tilsynsrapport er mottatt. Kontaktpersonene leverer nøkkeltall til avdelingsleder i slutten av hver måned. Det rapporteres på følgende nøkkeltall: antall barn, henlagt/avsluttet, avvik barnets plan/omsorgsplan, avvik evaluering, avvik tilsynsbesøk/tilsynsfører, melding i aktiv sak, antall akutt- og nemndsaker, antall klagesaker/tilsyn og plan for lukking av avvik.

Det gjennomføres ukentlige avdelingsmøter i alle avdelingene. I møtet er det bl.a. gjennomgang av eventuelle krav og frister. Avdelingsleder gjennomgår nøkkeltall, status i avdelingen, avvik og hvor det er fare for lovbrudd og kvalitetssvikt.

I tillegg nevner avdelingsleder at de har morgenkaffe sammen hver dag hvor de bl.a. planlegger arbeidsdagen og avklarer om noen har behov for bistand eller å prate om ting som skal skje i løpet av dagen.

Avdelingslederne i tjenesten har møter to ganger i uken. Annenhver uke er det kollegaveiledning med avdelingslederne og barnevernsleder.

Faste saker i personalmøtene er informasjon/diskusjon av aktuelle temaer fra barnevernsleder, informasjon fra avdelingsledere, status i avdelingene, eksterne samarbeidspartnere og oppdragstakere inviteres inn, gjennomgang av nye rutiner, HMS og internkontroll og opplæring.

Det er ledermøter i barnevernstjenesten hver mandag à 3 timer. Saker meldes inn på forhånd fra avdelingslederne. Kontaktperson kan melde inn saker til drøft. Det er plan for gjennomgang av faste saker: forsvarlig bemanning, avvik, klagesaker og tilsyn, HMS og økonomi. Det rapporteres på nøkkeltall på ledermøter en gang i måneden. Det skrives referat som alle ansatte har tilgang på.

Barnevernsleder og enhetsleder har faste ledermøter, sammen med øvrige lederne for barne- og familietjenester. I høst gjennomføres ukentlige møter. Dette da organiseringen er forholdvis ny og enhetsleder er ny i stillingen. Fremover vil møtene gjennomføre annenhver uke. I møtene tas det opp saker som er relevante på tvers av fagfeltene og saker fra kommuneledelsen. I tillegg har enhetsleder månedlige individuelle samtaler med barnevernsleder (og de øvrige lederne i enheten), for å få økt innsikt i barnevernstjenestens arbeid, økonomi, sykefravær, avvik og ting som rører seg. Til nå har enhetsleder latt det være opp til barnevernsleder å informere om det som er nødvendig å vite på feltet.

Enhetsleder og kommunalsjef for oppvekst og utdanning har ukentlige møter (sammen med de øvrige enhetslederne). Her er tema handlings- og økonomiplan. Det er p.t. ingen faste temaer i møtene, utover politiske saker og det som rører seg. Organiseringen er ny og ledelsen jobber nå med hvordan disse ledermøtene skal organiseres, agenda o.l. Ellers trekker enhetsleder ut utfordringer fra rapporter og drøfter dette med kommunalsjef.

Kommunalsjefen opplyser at den årlige tilstandsrapporten er den rapporten hun i størst grad bruker og opplever denne som nyttig for å holde seg oppdatert på barnevernsfeltet. I tillegg nevner hun tertialrapport og månedsrapport, avvikssystemet QM+ og kommunebarometeret som viktige kilder for å følge med på status i barnevernstjenesten.

Kommunalsjefen har fast møtepunkt med kommunedirektørens ledergruppe hver 14. dag. Det meldes inn temaer (på strategisk nivå) til hvert møte. Videre har kommunalsjefen en til en møter med kommunedirektøren en gang i måneden. Her deles informasjon som kommunedirektøren bør vite om, problemområder diskuteres, økonomi og oppfølging av temaer fra forrige møte.

Kommunedirektøren får ellers månedsrapporter, som kun omhandler økonomi, og tertialrapporter som også inneholder avvik (går til kommunestyret).

Kommunedirektøren opplyser at hun fremover også vil følge opp at kommunen jobber bedre med barnevernsreformen og tidlig innsats.

Risikoanalyser og avvikssystem

Barnevernstjenesten har i sitt interkontrolldokument vurdert at det er fare for svikt på følgende områder: manglende styring og ledelse, ikke forsvarlig bemanning, herunder opplæring, manglende oppfølging av lovpålagte oppgaver, manglende risikovurdering i saker der dette er nødvendig og manglende risikovurdering og oppfølging av ansatte i saker hvor det er fare for vold, trusler eller store emosjonelle påkjenninger. Ulike tiltak er skissert under hvert av områdene.

Kommuneledelsen nevner høyt sykefravær som en risikofaktorfaktor for barnevernstjenestens arbeid. De nevner også viktigheten av godt tverrfaglig samarbeid og økt fokus på at barnevernsreformen er en del av oppvekstreformen.

Kommunen bruker avvikssystemet QM+ og de ansatte er kjent med systemet. Samtlige ansatte og ledelsen i barnevernstjenesten sier at det er fokus på å melde avvik i tjenesten og at det stadig tas opp at ansatte må bli flinkere til å melde avvik når det er aktuelt. Avvikene går til avdelingsleder som har ansvar for å lukke avviket. Ansatte som har meldt avvik sier at de er litt usikre på hva som skjer videre med avvikene som er meldt og at de ikke alltid får noen tilbakemelding. Det ble nevnt at det har vært en feil i systemet som er rettet opp i nå. Avvik som har vært meldt på avdelingen/tjenesten blir ikke tatt opp på felles møte og informert om.

Avdelingsleder opplyser at avvik er et tema under den faste saksgjennomgangen med den enkelte ansatte og at de da går igjennom om avvik burde vært meldt i sakene. Avdelingsleder opplyser at han går igjennom avvikene og setter inn tiltak ut fra avvikets alvorlighetsgrad og sender tilbake til den ansatte. Større kvalitetsavvik sendes videre til barnevernsleder som må følge opp og lukke avvikene. Det er opp til avdelingsleder hvilke avvik som løftes til barnevernsleder.

Barnevernsleder forteller at eventuelle avvik også fremkommer i nøkkeltall fra Familia. Barnevernsleder beskriver at det oppleves som tungvint med et slikt dobbeltsystem. Barnevernsleder opplyser at avvikene løftes i avdelingsmøter og at det tas opp på ledermøter.

Avvikene kommer ikke direkte til kommuneledelsen. Kommunedirektøren opplyser at avvik gjennomgås i AMU på generelt nivå. Kommunalsjef opplyser at hun går inn i systemet og sjekker avvik en gang i måneden. Enhetsleder viser til informasjon om avvik gjennom tertialrapporten og at hun har tilgang til å gå inn i QM+ og se nærmere på avvikene som er meldt der.

Oppfølging av barn i fosterhjem

Statsforvalteren har gjennomgått ti saksmapper til barn i fosterhjem som en del av tilsynet. Vi har gjennomført intervjuer med tre barn/ungdommer som bor i fosterhjem og fem fosterforeldre. I tillegg har vi intervjuet fem ansatte i barnevernstjenesten valgt ut fra ulik ansiennitet, avdelingsleder, barnevernsleder og kommuneledelsen med enhetsleder, kommunalsjef og kommunedirektør.

Medvirkning

Styringsdokumenter

I Rutine for oppfølging av fosterhjem fremkommer det at alle fosterbarn har krav på tillitsperson og det skal journalføres at barnet er orientert om anledningen til å ha med tillitsperson. Videre fremkommer det av rutinen at alle fosterbarn skal ha mulighet for samtaler med kontaktpersonen alene.

I Sjekkliste fosterhjemsarbeid - Rutine for oppfølging av barnet/ungdommen, fosterhjemmet og biologisk foreldre etter flytting i fosterhjem fremkommer følgende sjekkpunkter knyttet til barnets medvirkning; «har barnet fått informasjon om å ha med tillitsperson, er barnet informert om muligheten for å lese igjennom sin egen mappe og er barnet hørt i forhold til samvær».

Barnevernstjenesten har en Mal for oppfølgingsbesøk. Den er delt inn i flere overskrifter med hjelpetekst under. Det er bl.a. et eget punkt om «samtale med barnet/observasjoner av barnet». Det er også en egen rubrikk i malen «har/har ikke snakket med fosterbarnet alene (begrunnelse dersom det ikke har vært samtale).»

Barnevernstjenesten har en mal som heter Plan for oppfølging av fosterhjem ved ny plassering.6 I malen fremkommer det bl.a. et eget punkt «barnets stemme» og der presiseres det at det skal beskrives hvordan barnet har medvirket i planen for oppfølging og hva som er barnets mening.

I mal for Rapport fra tilsynsfører er det et eget punkt om tillitsperson.

Saksgjennomgang

Malen for oppfølgingsbesøk brukes i sakene. Mal for oppfølgingsbesøk for nye plasseringer har vi ikke sett i bruk, men denne er fra medio august 2023.

Barnevernstjenesten tilstreber å snakke med barna. Barnevernstjenesten snakker i all hovedsak med barna alene. Der tjenesten ikke snakker med barna, eller de ikke snakker med barna alene så begrunnes dette i saken. Ansatte følger opp de temaene som barnet tar opp, diskuterer internt og gir barnet tilbakemelding. Vi har sett eksempler på dette knyttet til ønske om mer samvær og flytting. Relevante, og også krevende temaer, tas opp med barna.

I 5 av 10 saker har barna ikke fått tilbud om tillitsperson, jf. forskrift om medvirkning og tillitsperson. Av de 5 sakene hvor tillitsperson har vært nevnt har barnevernstjenesten i en av sakene vurdert tillitsperson, men kommet til at barnet ikke er modent nok til å ta stilling til dette. I fire av disse sakene har barna fått tilbud om tillitsperson. Tilbudet ble gitt rundt sommeren 2023.

I 8 av 10 saker har barnevernstjenesten ikke dokumentert at de har informert barnet om hvordan opplysningene de gir benyttes, hvem som kan få innsyn, og partsrettigheter. I de resterende to sakene har det vært uaktuelt å informere barnet om dette grunnet barnas alder.

Intervjuer

Ansatte opplyser at de snakker med barna på oppfølgingsbesøkene og ellers ved behov eller etter ønske fra barna. De er tilgjengelige og gir ut mobilnummeret sitt slik at barna lett kan komme i kontakt med sin kontaktperson.

Ansatte prøver å legge til rette for samtaler med barna alene, men barna får tilbud om å ha med seg en person de er trygg på, eks. fosterforeldrene eller en lærer alt etter hvor samtalen finner sted.

Noen sier at de spør barnet før hvert møte om de vil ha med seg noen, andre sier at de spør iblant. Det ble nevnt at det kunne føles unaturlig å spørre om tillitsperson dersom relasjonen til barnet er god, men også i en startsfase hvor kontaktpersonen har fokus på å bygge relasjon.

Ansatte hører med barna hvor og hvordan de ønsker å møtes og gir eksempler på gode samtaler med barna i bilen på vei hjem fra skolen, til fritidsaktiviteter eller på tur.

Avdelingsleder opplyser at barnets stemme er noe han følger med på i den faste saksgjennomgangen han har med ansatte annenhver måned. Avdelingsleder er ellers ofte inne i sakene og ser på status i sakene, herunder barnets stemme.

Avdelingsleder sier at tjenesten ikke har hatt fast praksis rundt dette med tillitsperson. Tjenesten har likevel hatt fokus på at barna kan ha med seg en person de er trygge på i møte med barnevernstjenesten. Fra sommeren 2023 har imidlertid tjenesten hatt økt fokus på denne rettigheten.

Ansatte opplyser at de er opptatt av at barna skal kjenne sin historie, hva opplysningene brukes til og deres rettigheter. Barna involveres i hvilke opplysninger og på hvilken måte disse skal formidles videre, der det er aktuelt. Flere sier at de ikke er flinke nok til å dokumentere samtalene/informasjonen de gir barna om dette.

Barnevernsleder opplyser at det ligger i deres praksis at man skal informere barna om hva opplysningene brukes til, hvilke opplysninger som kan gis videre og partsrettigheter. Det er imidlertid mulig at det ikke alltid dokumenteres i sakene.

Fosterforeldre opplyser at barnevernstjenesten har fokus på å snakke med barna og at de prøver å ha samtaler med barna alene om barnet ønsker det. Stort sett blir også samtalene gjennomført med barna alene.

Planlegging

Styringsdokumenter

I sjekkliste fosterhjemsarbeid – rutiner for oppfølging av barnet/ungdommen, fosterhjemmet og biologiske foreldre etter flytting i fosterhjem fremkommer bl.a. følgende sjekkpunkter knyttet til planlegging og oppfølging av barnet: «er det tatt stilling til opprettelse av ansvarsgruppemøte», «er det avtalt hvordan barnevernstjenesten skal følge opp fosterhjemmet», «er det tatt stilling til om fosterhjemmet skal få ekstern veiledning og i tilfelle av hvem», «foreligger samværsplan», «er det laget plan for oppfølgingsbesøk», «er det mottatt rapporter fra tilsynsperson».

Barnevernstjenesten har flere maler, med underpunkter og hjelpetekster, knyttet til planlegging og oppfølging av barnet.7

Saksgjennomgang

Barnevernstjenesten utarbeider omsorgsplaner, planer for samvær og planer for oppfølgingsbesøk i sakene. Planene endres/tilpasses etter ønsker og innspill fra barna, der det er aktuelt.

Individuell plan (IP) foreligger ikke i noen av sakene. Barnevernstjenesten har heller ikke dokumentert eventuelle vurderinger rundt opprettelse av IP.

Det fremkommer ikke i saksmappene at fosterhjemsavtalen er gjennomgått med fosterforeldrene og revidert.

Intervjuer

Ansatte opplyser at de utarbeider omsorgsplaner, plan for samvær og plan for oppfølgingsbesøk i sakene. Hvem og i hvilken grad barn og fosterforeldre involveres i planene varierer. Barna og fosterforeldre involveres når det gjelder plan for samvær og oppfølgingsbesøk for å avklare tidspunkter/dager som passer for dem og i hvilken form særlig samværene skal gjennomføres. Ellers får barn og fosterforeldre tilsendt planene.

Ansatte opplyser at de aldri har vært med å utarbeide en IP. Det er ikke fokus på utarbeidelse av IP i tjenesten.

Lederne i barnevernstjenesten opplyser at få barn har en IP, men at de utarbeider andre planer ut fra barnas ulike behov. De beskriver at utfordringen med IP er at barnevernstjenesten opplever at de blir sittende med hovedansvaret og at en IP ikke nødvendigvis bidrar til bedre oppfølging av barna.

Enhetsleder er godt kjent med at barnevernstjenesten ikke bruker IP. Hun opplever at kommunen mangler digitale verktøy til å gjøre dette arbeidet på en god og effektiv måte. Det er et ansvar på systemnivå å gjøre det enklere for de ansatte å jobbe med IP. Enhetsleder har løftet denne utfordringer med øvrig kommuneledelse og det er igangsatt et arbeid for å få på plass løsninger som letter dette arbeidet.

De ansatte opplyste at de ikke har vært med å revidere fosterhjemsavtalen. Noen er usikre på hvor ofte avtalen skal revideres. En ansatt er kjent med at fosterhjemsavtalen skal revideres årlig, men ingen av fosterhjemmene vedkommende følger opp har vart lenger enn ett år.

Barnevernsleder opplyser at det følger av rutinene at fosterhjemsavtalen skal revideres årlig. Barnevernleder mener at fosterhjemsavtalen tas opp jevnlig og jobbes med kontinuerlig.

Ved bytte av kontaktperson opplyser en av de ansatte at de sender ut et skriftlig brev hvor de informerer om byttet. Videre opplyser samtlige at de har et internt overføringsmøte med tidligere kontaktperson hvor relevante opplysninger deles og tidligere og ny kontaktperson deltar på et oppfølgingsbesøk sammen. Ved mer akutte bytter, så får de ikke til overføringsmøte internt og eksternt. Videre leser ny kontaktperson seg opp på relevante dokumenter i saken. Ansatte nevner bl.a. vedtak fra nemnda, planer, de siste rapportene fra tilsynsfører og referatene fra oppfølgingsbesøkene.

Avdelingsleder opplyser at det er utfordrende med bytte av kontaktperson og at tjenesten prøver å planlegge langsiktig når det er mulig. Avdelingsleder sier at det sendes ut brev evt. en telefon til partene om bytte. Gammel kontaktperson blir bedt om å skrive et overføringsnotat. Om det ikke er mulig så går avdelingsleder igjennom saken med ny kontaktperson. De har ingen rutiner ved bytte av saksbehandler, men opplever at det fungerer greit.

Fosterforeldre sier at de opplever at barnevernstjenesten oppfølging er planmessig og viser da særlig til oppfølgingsbesøkene. Fosterforeldrene mottar også referat fra disse besøkene. Ellers kommer det frem at de opplever en mindre planmessighet ved bytte av kontaktperson.

Informasjonsinnhenting og oppfølging fosterhjemmet

Styringsdokumenter

I internrevisjonen plasseringssaker høsten 2022 fremkommer det at det er et høyt avvik på gjennomførte tilsynsbesøk. Det er 15 barn/ungdom som ikke har hatt lovpålagte tilsyn i ett eller flere av årene i perioden 2020-2022. Halvårsrapportering 1. halvår 2023 viser at tjenesten ligger an til å innfri krav om fire, evt. to, tilsynsbesøk.

Saksgjennomgang

Barnevernstjenesten innhenter informasjon om barnets utvikling og omsorgssituasjon gjennom oppfølgingsbesøk, i øvrige dialog med fosterhjem og fosterbarn, møter med øvrige instanser, gjennom rapport fra tilsynsfører o.l. Barnevernstjenesten purrer når tilsynsrapporter ikke mottas.

Barnevernstjenesten gjennomfører fire oppfølgingsbesøk i året. I noen saker gjennomføres hyppigere besøk. Barnevernstjenesten er bevisste på kritiske overganger i barnet liv og følger om tettere bl.a. ved overgang fra barnehage til skole, tenåringsfase og ved spesielle hendelser i barnets liv.

Mal for rapport fra oppfølgingsbesøk brukes for å dokumentere innholdet i oppfølgingsbesøkene.

Det fremkommer ikke i sakene at det er snakket med biologiske barn i fosterhjemmet. Barnevernstjenesten etterspør fosterforeldrenes behov for oppfølging.

Intervjuer

Ansatte opplyser at de bl.a. leser seg opp på rapporter fra tilsynsfører, referat fra tidligere oppfølgingsbesøk og opplysninger fra øvrige instanser rundt barnet før neste oppfølgingsbesøk. Relevante temaer herfra følges i all hovedsak opp i barnevernstjenesten videre arbeid med barn og fosterforeldre.

Ansatte opplever at de får gjennomført de lovpålagte oppfølgingsbesøkene. Videre opplyser de at det legges til rette for ytterligere besøk/kontakt ved behov. Malen for oppfølgingsbesøk brukes av de ansatte. Malen tilpasses ved at noen spørsmål/punkter tas ut av malen eller står ubesvart.

De ansatte vi snakket med hadde ikke redusert antall oppfølgingsbesøk i de fosterhjemmene de fulgte opp. De kunne likevel gjengi vilkårene for når dette kunne være aktuelt, at barn og fosterforeldrene ville blitt involvert, at dette var noe de ville ha drøftet med leder og at de ville ha skrevet en beslutning om dette.

Når det gjelder oppfølging av fosterforeldre opplyser ansatte at fosterforeldrene får tilbud om oppstartsveiledning ved etablering av fosterhjemmet. Fosterforeldre får også tilbud om TBO8 opplæring og gruppevise samlinger. Oppfølgingen tilpasses etter behov og etterspørsel.

Ansatte og ledelsen opplyser at de har fokus på biologiske barn i oppstartsveiledningen. Ansatte opplyser at det ellers ikke er fast praksis for å snakke med biologiske barn gjennom oppfølgingen. Flere tenker at det kunne vært relevant å snakke med biologiske barn.

Avdelingsleder og barnevernsleder er usikker på om samtale med biologiske barn er en fast del av oppfølgingsbesøkene. Opplever at de fleste kontaktpersonene har fokus på biologiske barn, men tror ikke alle får prioritert det.

Fosterforeldrene forteller at barneverntjenesten kommer jevnlig på oppfølgingsbesøk. Flertallet opplever at barnevernstjenesten er tilgjengelige utover de faste besøkene. Fosterforeldrene mottar referat fra oppfølgingsbesøkene. Fosterforeldrene opplever at barnevernstjenesten er opptatt av barnet, hvordan barnet har det og dets utvikling.

De beskriver en god dialog med kontaktpersonen og at det er lett å ta opp hva de trenger og det de synes er viktig. Kontaktpersonen etterspør også hva fosterforeldrene trenger og iverksetter som hovedregel relevante tiltak.

Det er varierende opplevelse av hvorvidt biologiske barn får tilbud om samtale, hvor ofte og når i forløpet.

Vurdering,konklusjon og iverksetting beslutninger

Vurderinger i sakene kommer frem i referater fra oppfølgingsbesøkene og journalnotater (bl.a. egne drøftingsnotat). Barnevernstjenesten vurderer ny informasjon i saken og iverksetter relevante tiltak innen rimelig tid. For eksempel har vi sett dette ved bekymringsfull informasjon fra barn, eller når barn kommer med ønske om endringer, ofte knyttet til samvær. Utfallet av beslutningene blir kommunisert til barn og fosterforeldre.

Saker/problemstillinger blir i stor grad drøftet internt i tjenesten, gjerne med leder, hvilket dokumenteres i journalnotat.

4.    Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Medvirkning

Statsforvalteren skal her vurdere om barnevernstjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen og at medvirkningen er dokumentert, jf. barnevernsloven § 1-4, § 12-4 og Forskrift om medvirkning og tillitsperson kap. 2.

Etter Statsforvalteren sin vurdering har barnevernstjenesten gode rutiner og maler som er et godt utgangspunkt for å sikre at barn får medvirke. Kontakten med barna er tilpasset barnas behov og ønsker både når det gjelder omfang, form og alder/modenhet. Tjenesten begrunner hvis de ikke snakker med barna alene og når de ikke snakker med barna i det hele tatt. Relevante temaer tas opp i samtalene med barna og ansatte følger opp det barnet etterspør, ønsker og trenger.

Barnevernstjenesten er også bevisste på at de ikke alltid kan følge barnets ønsker, men forklarer da barnet hvorfor.

Statsforvalteren sin vurdering er at barnevernstjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen og at medvirkningen er dokumentert, jf. barnevernsloven § 1-4, § 12-4 og Forskrift om medvirkning og tillitsperson kap. 2.

Statsforvalteren ber likevel barnevernstjenesten om å merke seg to viktige forbedringspunkter knyttet til tillitsperson og barnets rett på informasjon om hva opplysningene brukes til, hvem som har rett til innsyn og partsrettigheter.

En viktig del av barnets rett til medvirkning er at barnet blir informert om og får mulighet til å ha med seg en tillitsperson i møte med barnevernstjenesten. Retten til å ha med seg en tillitsperson følger av Forskrift om medvirkning og tillitsperson9. Formålet med egen tillitsperson er å gi barnet trygghet slik at han/hun lettere kan gi uttrykk for sine synspunkter i barnevernssaken. Barnet skal informeres så tidlig som mulig om denne adgangen og barnevernstjenesten skal dokumentere om barnet er informert og om barnet ønsker å ha med seg noen. Forskriften stiller noen krav til hvem som kan være tillitsperson og vedkommende må undertegne taushetserklæring og fremvise politiattest.

Etter Statsforvalteren sin vurdering viser intervjuene at ansatte i barnevernstjenesten har noe ulik forståelse av hva en tillitsperson er og kravene rundt dette. Vi merker oss at ansatte er opptatte av at barna skal ha mulighet for å ha med deg en person de er trygg på, men slik dette beskrives er ikke dette en «fast» tillitsperson i forskriftens forstand. Tillitsperson og en trygg person, slik ansatte viser til, behøver imidlertid ikke å utelukke hverandre.

Statsforvalteren anser det som viktig at tjenesten fremover sikrer en lik forståelse av reglene om tillitsperson, jf. forskriften nevnt ovenfor, og hva dette innebærer. Vi har merket oss at barnevernstjenesten fra sommeren 2023 har hatt økt fokus på dette med tillitsperson og tillitsperson omtales allerede i tjenestens rutiner og maler. Ledelsen må finne gode tiltak for å følge med på og sikre at denne rettigheten blir ivaretatt fremover.

En annen viktig del at barnets rett til medvirkning er å sikre at barnet blir informert om hva opplysningene de gir brukes til, hvem som har rett til innsyn i disse og partsrettigheter når det blir aktuelt. Etter Statsforvalteren sin vurdering har barnevernstjenesten fokus på dette og det er tidvis et tema i samtalene med barna. Tjenesten må imidlertid fremover sikre at det dette jevnlig tas opp med barna og at den informasjonen som gis dokumenteres i saken.

Planlegging

Statsforvalteren skal her vurdere om barnevernstjenesten planlegger oppfølgingen av barnet, jf. barnevernsloven §§ 1-4 og 1-9, barnevernsloven § 8-3 fjerde ledd, Forskrift om fosterhjem § 6 og barnevernsloven § 15-9. 10

Etter Statsforvalteren sin vurdering utarbeider barnevernstjenesten stort sett relevante planer i sakene. Der det mangler planer ser vi likevel en planmessighet i arbeidet som gjøres. Planene brukes aktivt i oppfølgingsarbeidet og justeres ved behov. Barnet får medvirke i planlegging av oppfølgingen. Vi ser at planer endres etter innspill/ønsker fra barnet. Statsforvalteren bemerker imidlertid at barnevernstjenesten med fordel kan dokumentere i selve planene barnets medvirkning, slik at dette kommer tydeligere frem.

Statsforvalteren sin vurdering er at barnevernstjenesten planlegger oppfølgingen av barnet, jf. barnevernsloven §§ 1-4, 1-9 og § 8-3 fjerde ledd.

Statsforvalteren ber likevel barnevernstjenesten om å merke seg to viktige forbedringspunkter knyttet til individuell plan (IP) og revidering av fosterhjemsavtalen.

Dersom barnet har behov for langvarige og koordinerte tiltak eller tjenester skal barnet ha en IP11. Planen skal bidra til et helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset tjenestetilbud.

Statsforvalteren legger til grunn at barnevernstjenesten ikke har fokus på eller bruker IP i sitt arbeid. IP er en rettighet for barnet/familien når vilkårene er oppfylt. Statsforvalteren er gjort kjent med at kommuneledelsen er kjent med manglende bruk av IP og det jobbes med å få på plass gode digitale verktøy slik at bruk av IP blir enklere og oppleves som nyttig fremover.

Statsforvalteren merker seg at forbedringsarbeid knyttet til IP allerede er igangsatt fra kommuneledelsens side. Så gjenstår etter hvert implementering av dette, sikre at ansatte tar det i bruk og at ledelsen i barnevernstjenesten følger med på at barn som har oppfyller vilkårene for IP får oppfylt sin rettighet.

Det følger av Forskrift om fosterhjem § 6 at barnevernstjenesten og fosterforeldrene skal gjennomgå fosterhjemsavtalen minimum en gang i året og foreta eventuelle endringer.

Statsforvalteren legger til grunn at barnevernstjenesten ikke har fast praksis for at dette gjøres og de har heller ikke et system som sikrer at dette blir gjort. Statsforvalteren oppfordrer barnevernstjenesten til å iverksette tiltak for å sikre at dette blir ivaretatt fremover.

Informasjonsinnhenting og oppfølging fosterhjemmet

Statsforvalteren skal her vurdere om barnevernstjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak og dokumenterer sentrale og relevante opplysninger, jf. barnevernsloven § 8-3 første ledd og § 12-4.

Statsforvalteren skal videre vurdere om barnevernstjenestens oppfølging av fosterhjemmet er helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie og at tjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å gi barnet forsvarlig omsorg, jf. Forskrift om fosterhjem § 7 andre og tredje ledd.

Etter Statsforvalteren sin vurdering er barnet en sentral informasjonskilde, både direkte og indirekte, i oppfølgingsarbeidet. Fosterforeldrenes behov for veiledning vurderes og iverksettes ved ønske eller behov. Barnevernstjenesten har fokus på å gjennomføre de lovpålagte oppfølgingsbesøkene og gjennomfører ytterligere besøk/kontakt når det er behov for det. Innholdet i oppfølgingsbesøkene dokumenteres. Statsforvalteren vurderer bruk av malen for oppfølgingsbesøk som viktig for å sikre en forsvarlig oppfølging av fosterhjemmet, da denne inneholder påminnelser om viktige punkter som må belyses og svares ut i oppfølgingsarbeidet. Vi merker oss at tjenesten har utarbeidet en ny mal hvor relevante og viktige punkter som tema til oppfølging fra sist besøk og tema til oppfølging ved neste besøk er inntatt. Sett i lys av det vi har påpekt tidligere i vår rapport som forbedringsområder kan barnevernstjenesten vurdere om punkter bør inntas i denne malen.

Statsforvalteren sin vurdering er at barnevernstjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak og dokumenterer sentrale og relevante opplysninger, jf. barnevernsloven § 8-3 første ledd og 12-4, samt Forskrift om fosterhjem § 7 andre og tredje ledd.

Statsforvalteren ber imidlertid barnevernstjenesten om å merke seg et forbedringspunkt knyttet til involvering av biologiske barn.

Etter Statsforvalteren sin vurdering fremstår det noe tilfeldig når og om barnevernstjenesten snakker med biologiske barn i familien, utover i oppstartsveiledningen. Biologiske barn kan ha nyttige synspunkter og erfaringer rundt det å være fosterhjem og fostersøsken. Involvering av fosterforeldrenes biologiske barn er vektlagt som en viktig forutsetning for et vellykket fosterhjemsopphold. Statsforvalteren bemerker at dette er et perspektiv som er viktig for tjenesten å ta med seg i det videre arbeidet.

Vurdering, konklusjon og iverksetting beslutninger

Statsforvalteren skal her vurdere om barnevernstjenesten gjør en forsvarlig vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og konkluderer på om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak, jf. barnevernsloven § 8-3 tredje ledd andre setning, § 12-4, § 12-5.

Vi skal også vurdere om barnevernstjenesten iverksetter nødvendige beslutninger om behov for endringer eller ytterligere tiltak.

Statsforvalteren sin vurdering er at barnevernstjenesten gjør en forsvarlig vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og konkluderer på om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak. Videre vurderer vi at tjenesten iverksetter nødvendige beslutninger, jf. barnevernsloven § 8-3 tredje ledd andre setning, § 12-4 og § 12-5.

Internkontroll

Statsforvalteren skal her vurdere om kommunen sikrer systematisk og tilpasset internkontroll i oppfølgingsarbeidet, jf. kommuneloven § 25-1, jf. barnevernsloven § 15-2.

Statsforvalterens sin vurdering er at tjenesten har rutiner for oppfølgingsarbeidet og et system for opplæring og veiledning som bidrar til at ansatte følger opp barn i fosterhjem på en forsvarlig måte. Ledelsen i barnevernstjenesten er tilgjengelige og tett på de ansatte. Ledelsen følger med på oppfølgingsarbeidet bl.a. gjennom fast saksgjennomgang, faste møter og månedlig innhenting av nøkkeltall fra Familia.

Statsforvalteren merker seg at kommuneledelsen er opptatt av barnevern og har fokus på dette fagområdet. Statsforvalteren er kjent med at den aktuelle ledergruppen/strukturen er forholdvis ny og at kommuneledelsen jobber med møte- og rapporteringsstrukturen og innholdet i disse.

Statsforvalteren bemerker i den forbindelse at det er viktig med faste og konkrete rapporteringer, også på fag, for å få et innblikk i hvordan barnevernstjenesten utfører sine arbeidsoppgaver.

Kommunen har et avvikssystem, som er kjent for de ansatte. Kommunen har fokus på, og jobber for, at ansatte skal melde ifra om avvik som oppstår. Statsforvalteren bemerker at for å motivere til ytterligere bruk av avvikssystemet er det viktig at ansatte også mottar tilbakemelding på avvikene de melder og hvordan disse følges opp videre, samt at avvik (som gjentas) løftes og informeres om til samtlige ansatte. Statsforvalteren merker seg at barnevernstjenesten opplever det som tungvint med et dobbeltsystem for avvik (via nøkkeltall og QM+). Statsforvalteren går ikke her nærmere inn på hvordan kommunen organiserer sin avviksrapportering, så lenge det fremstår som forsvarlig, hvilket vi vurderer at det er pr. i dag.

5.    Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Arendal kommune sikrer at barn i fosterhjem får forsvarlig oppfølging.

Arendal kommune har systemer og praksis som legger til rette for at barn i fosterhjem skal få gode og trygge tjenester.

Det er ikke funnet lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 13.7.2023. Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 30.8.2023. Kommunen svarte på en egenvurdering som ble mottatt hos oss 13.9.2023.

Tilsynsbesøket ble gjennomført i barnevernstjenesten sine lokaler 6.11.2023 og 7.11.2023, hvor vi først hadde et informasjonsmøte og deretter intervjuer. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 9.11.2023.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

  • Organisasjonskart kommunen
  • Delegering av myndighet – barneverntjenesten i Arendal

  • Internkontroll dokument - barneverntjenesten i Arendal, revidert august 2033
  • Internkontroll/styringsdokument i avdeling tiltak og omsorg 2 og 3, revidert 8.2023
  • Internrevisjon plasseringssaker høsten 2022
  • Virksomhetsplan 2023
  • Tilstandsrapport barnevernstjenesten, Arendal kommune 2022
  • Utfylte skjemaer for nøkkeltall for januar – juni 2023
  • Samarbeidsavtale Arendal kommune og Abup SSHF, Arendal 2022
  • Samarbeidsavtale mellom enhet helsestasjon, enhet livsmestring og enhet barnevern, 2022
  • Kompetanseoversikt avdeling
  • Kompetanseutviklingsplan for barnevernstjenesten 2023
  • Diverse opplæringer/fagdager – oversikt over når dette er gjennomført for den enkelte ansatte.
  • Rutiner for oppfølging av nyansatte
  • Utfylte skjemaer for opplæring av nyansatte
  • Utfylte sjekklister for opplæring av nyansatte
  • Mal for avdelingsmøte
  • Mal for personalmøte
  • Oversikt over temaer på personalmøter 2023
  • Mal for ledermøter i barnevernstjenesten
  • Mal for saksgjennomgang (som den hver enkelt ansatt har med avdelingsleder)
  • Maler for oppfølgingsarbeidet: dokumentasjon av veiledning av nytt fosterhjem, invitasjon til samtale, informasjon om oppnevnt tilsynsperson, reduksjon av tilsynsbesøk, plan for oppfølging av fosterhjem ved ny plassering, referat fra oppfølgingsbesøk, foreløpig omsorgsplan, endelig omsorgsplan og samvær
  • Rutiner for oppfølgingsarbeidet: oppfølging av fosterhjem, sjekkliste for fosterhjemsarbeid – med en rutiner for oppfølging av barnet/ungdommen, fosterhjemmet og biologiske foreldre etter flytting i fosterhjem
  • Sjekkliste ryddedag Familia
  • Invitasjoner til samlinger for fosterbarn og fosterforeldre Det ble valgt 10 mapper etter følgende kriterier:
  • Barn i fosterhjem som har hatt oppfølging de siste to årene

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Øvrige ansatte i barnevernstjenesten var også til stede under informasjonsmøte og oppsummerende møte.

I tillegg ble barn som bor i fosterhjem og fosterforeldre intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

  • seniorrådgiver, Siri Jakobsen, Statsforvalteren i Agder, revisor
  • seniorrådgiver, Ida Øygard Danielsen, Statsforvalteren i Agder, revisor
  • seniorrådgiver, Gro Lislegard-Bækken, Statsforvalteren i Agder, revisjonsleder

Med hilsen

Gro Lislegard-Bækken (e.f.)
seniorrådgiver
Utdanning- og barnevernsavdelingen

1 jf. barnevernsloven § 9-6 første ledd og forskrift om fosterhjem § 1 annet ledd

2 Vi har i sakene sett på oppfølgingsarbeidet fra 2021 og fremover.

3 ssb, pr. 3. kvartal 2023

4 Bufdir, statistikk og analyse. Barn som bor uten hjemmet i løpet av 2022.

5 Se vedlegg til rapporten for oversikt over relevante rutiner, maler, sjekklister

6 Denne er datert 17.8.2023 og denne er derfor ikke brukt i sakene vi har gjennomgått.

7 Bl.a. mal for foreløpig og endelig omsorgsplan, fosterhjemsavtale, plan for oppfølgingsbesøk, mal for oppfølgingsbesøk, plan for oppfølging av fosterhjem ved ny plassering, samvær med søsken og andre nærstående, mal for reduksjon av tilsynsbesøk, plan for oppfølging av krav om økt samvær/tilbakeføring, plan for oppfølging av fosterhjem ved ny plassering hvor bl.a. gjennomføring og plan for samvær, samt plan for evaluering av plassering.

8 Traumebevisst omsorg

9 FOR-2014-06-01-697. Merk: 1.1.2024 oppheves denne forskriften og ny forskrift om barns medvirkning trer i kraft.

10 Gjengir kun de lovbestemmelsene som har vært mest aktuelle for dette tilsynet

11 Barnevernsloven § 15-9

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Barneverntjenestens ansvar for oppfølging av barn plassert i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk