Tilsynsrapport

Rapport fra tilsyn med barn i barne- og avlastningsboliger Tvedestrand kommune 2023

Tidsrom for tilsynsbesøket:

11.01.2023, 17.01-18.01.2023

Statsforvalteren i Agder 27.12.2023

Får barn i barne- og avlastningsbolig habilitering/opplæring i samsvar med sine behov

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Tvedestrand kommune og besøkte i den forbindelse kommunens avlastningstilbud til barn og unge den 11.01.2023, 17.01.2023 og 18.01.2023.

Oppsummeringsmøte ble gjennomført den 20.01.2023. Vi undersøkte om barn og unge i avlastningsbolig i kommunen får habilitering/opplæring i samsvar med sine behov.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn for 2022 og 2023, initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

1. Tvedestrand kommune sikrer ikke at barn i avlastningsbolig får opplæring/habilitering i tråd med sine behov.

Kommunen sikrer ikke:

at de har tilstrekkelig informasjon om barnets situasjon og behov
at informasjonen brukes systematisk til å identifisere behov for habilitering/opplæring
at det utformes konkrete mål og tiltak for barna, med beskrivelser av hvordan tiltakene skal gjennomføres
at tiltakene systematisk gjennomføres
at tiltakene evalueres og korrigeres i tilstrekkelig grad
barn og foreldres rett til informasjon og medvirkning i planleggingen av barnets tjenester

Dette er lovbrudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven (hol) § 4-1, at tjenestene som tilbys skal være forsvarlige, og journalføringen skal være i tråd med helsepersonelloven (hpl) § 40, jf. journalføringsforskriften §§ 5-8Pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl.) §§ 3-1, 3-2, 3-3, 3-4 og 3-5- barnets/foreldres rett til informasjon og medvirkning.

2. Tvedestrand kommune har ikke et internkontrollsystem som i tilstrekkelig grad sikrer at tjenestene planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres, slik at tjenestenes innhold er i samsvar med lov og forskrift.

Dette er lovbrudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1, 3. ledd, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9.

1. Tilsynets tema og omfang

Vi har undersøkt om barn i barne- og avlastningsbolig får habilitering/opplæring som samsvarer med deres behov. For å få svar på det har vi undersøkt om barne- og avlastningsboligen:

har tilstrekkelig informasjon om barnets situasjon og behov
bruker informasjonen til å identifisere behov for habilitering/opplæring og til å utforme mål og tiltak for barnet
gjennomfører tiltak for habilitering/opplæring
evaluerer og korrigerer mål og tiltak for habilitering/opplæring

Tilsynsprosessen bygger på systemrevisjon som metode. En systemrevisjon har som formål å undersøke om gode og trygge tjenester er resultatet av systematisk styring og ledelse, og kontinuerlig forbedringsarbeid.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven (hol.) § 12-3 og helsetilsynsloven § 4. Kommuneloven kapittel 30 setter den rettslige rammen for hvordan statlig tilsyn med kommunene skal gjennomføres, med unntak av kommuneloven § 30-4. Et eventuelt pålegg om retting skjer i henhold til helsetilsynsloven § 8, jf. hol. § 12-3.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Kommunens ansvar for heldøgns helse- og omsorgstjenester i barne- og avlastningsboliger

Når et barn har opphold i barne- og avlastningsbolig, har kommunen innvilget avlastningsopphold eller fulltidsplass i slik institusjon til pårørende med særlig tyngende omsorgsarbeid, jf. hol. § 3-6 og § 3-2 første ledd nr. 6 bokstav c. Barne- og avlastningsboliger regnes som omsorgsinstitusjon med heldøgns helse- og omsorgstjenester, jf. forskrift om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon § 1 første ledd bokstav a.

Habiliteringen/opplæringen skal være forsvarlig

Helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter hol. skal være forsvarlige, jf. hol. § 4-1. Forsvarlighetskravet er en rettslig standard. Det betyr at innholdet bestemmes av normer utenfor loven. I tolkningen av kravet inngår flere momenter i en helhetsvurdering. Forsvarlighetsbegrepet er blant annet forankret i anerkjent fagkunnskap, faglitteratur, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. Hva som er å anse som faglig god praksis er ofte angitt i normerende produkter fra Helsedirektoratet. I dette tilsynet gjelder særlig:

nasjonal veileder for oppfølging av personer med store og sammensatte behov,
nasjonal veileder om barn og unge med
nasjonal veileder for rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator
nasjonal veileder for gode helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming

Et fellestrekk for de faglige anbefalingene i veilederne er at god praksis er å jobbe tverrfaglig, målrettet og systematisk overfor personer med sammensatte behov.

Krav om individuelt tilpasset habilitering/opplæring

Individuelt tilpassede tjenester bidrar til å oppnå forsvarlige tjenester og til å oppfylle barnets og foreldrenes rett til medvirkning og informasjon etter pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl.) kapittel 3. For habilitering/opplæring er brukerinvolvering, medvirkning og informasjonsutveksling viktig i hele prosessen. Det vil si at barnet/foreldrene får informasjon, og kan medvirke, når tjenester skal planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres. For å kunne ha reell medvirkningsmulighet er informasjon nødvendig, jf. pbrl §§ 3-3 og 3-4.

Tverrfaglig samarbeid og koordinering av tiltak

Tverrfaglig samarbeid skal understøtte forsvarlige tjenester, og er regulert flere steder i helse- og omsorgslovgivningen. Det følger av forsvarlighetskravet i hol. § 4-1 bokstav a at kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at den enkelte pasient eller bruker gis et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud. Bestemmelsen stiller krav til koordinering og samarbeid internt, med andre etater og andre tjenestenivåer, og tilsvarer kommunens plikt til samarbeid og samordning, hol. § 3-4.

Andre bestemmelser som skal understøtte koordinerte tjenester av betydning for dette tilsynet, er hol. § 7-1 om individuell plan (IP), og §§ 7-2 og 7-2 a om koordinator og barnekoordinator. En IP har til formål å bidra til helhetlige, koordinerte og individuelt tilpassede tjenestetilbud. I forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav e er det særskilt omtalt at det i planlegging av tjenester skal legges vekt på å minimalisere risikofaktorer forbundet med samhandling internt og eksternt.

Uavhengig av om barnet har en koordinator/ barnekoordinator, skal barne- og avlastningsboligen sørge for at de samarbeider og koordinerer sine mål og tiltak for habilitering/opplæring med foreldre/foresatte, barnehage/skole, og andre relevante instanser.

Krav til styringssystem som sikrer forsvarlig oppfølging av barnas individuelle behov

I hol. § 4-1 om forsvarlige tjenester, er det i andre setning et krav om at kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at:

den enkelte gis et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstilbud
den enkelte gis et verdig tjenestetilbud
helse- og omsorgstjenesten og personell som utfører tjenestene blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter og
tilstrekkelig fagkompetanse sikres i tjenestene

Plikten til internkontroll etter helsetilsynsloven § 5, som i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten er omtalt som styringssystem, omhandler å planlegge, gjennomføre evaluere og korrigere tjenestene, jamfør forskriften §§ 6 til og med 9. Dette er sammenfallende med kommunens plikt etter hol. § 3-1 tredje ledd. Styringssystemet skal være tilpasset virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. Det samme gjelder dokumentasjon av styringspliktene jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten i helse- og omsorgstjenesten § 5. Kravet til forsvarlighet omfatter flere forhold som sammenfaller med kravet om internkontroll og systematisk arbeid for å ivareta pasient- og brukersikkerhet og kvalitet, som gjelder for enhver som yter helse- og omsorgstjenester.

For å sikre gode og trygge tjenester til barn i barne- og avlastningsboliger er det nødvendig med god kommunikasjon og informasjonsflyt, tett oppfølging og at tjenestene er koordinerte. Vi legger til grunn at kompleksiteten i disse tjenestene tilsier at de fleste styringstiltakene må være skriftlige i henhold til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 5c og §§ 6 til og med 9. I dette tilsynet har vi særlig sett på følgende styringskrav:

Krav til kompetanse

En viktig forutsetning for at habilitering/opplæring skal være forsvarlig, er at ansatte har nødvendig kompetanse sett opp mot barnas behov. Det følger av hol. § 4-1 om forsvarlighet at kommunen skal tilrettelegge med tilstrekkelig fagkompetanse i tjenestene. I forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav f og § 7 bokstav b, skal virksomheten ha oversikt over kompetanse og behov for opplæring, og sørge for at ansatte har nødvendig kompetanse til å utføre sine oppgaver. Der det er iverksatt kompetansetiltak skal virksomheten kontrollere at tiltakene har effekt og korrigere tiltakene om nødvendig, jf. § 8 bokstav c og § 9 bokstav b.

Krav til planer, dokumentasjon og informasjonsflyt for å sikre forsvarlig og omforent praksis

Barne- og avlastningsboligen må planlegge hvordan barnet barnets behov skal ivaretas under oppholdene, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6. Planen for barnets opphold må dokumenteres slik at ansatte vet mål og tiltak for habilitering/ opplæring. En slik plan for gjennomføringen omtales i pasientjournalforskriften § 6 første ledd bokstav d som en behandlingsplan. I barne- og avlastningsboliger benyttes som oftest begrepet tiltaksplan. Det er ingen formkrav til en slik plan, men den skal være en del av pasientjournalen.

For å sikre individuell, forsvarlig og omforent praksis må det være beskrevet hvordan tiltak skal gjennomføres (rutiner og prosedyrer), jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten i helse- og omsorgstjenesten § 7 bokstav c. Rutiner og prosedyrer som beskriver gjennomføringen bør inngå i selve tiltaksplanen, for at planen skal være et hensiktsmessig verktøy for ansatte.

For å sikre informasjonsflyt om endringer i barnets behov skal det være utarbeidet rutiner om hvordan informasjon skal innhentes og utveksles. Rutinene må omfatte hvordan samarbeidet mellom foreldre og barne- og avlastningsboligen skal være for at boligen kan få rask tilgang til informasjon om endringer. Det skal videre være rutiner som omhandler hvordan muntlig rapportering og dokumentasjon i barnets journal skal foregå. Journalføringen skal være i tråd med helsepersonelloven (hpl.) § 40 og pasientjournalforskriften§§ 5 til og med 8.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Tvedestrand er en kystkommune i Agder fylke med om lag 6100 innbyggere. Kommunen har organisert sin virksomhet i fire sektorer som ledes av kommunedirektør. Sektor for velferd, psykisk helse og habilitering, som avlastningstilbudene til barn og unge er en del av, ledes av sektorleder og omfatter syv avdelinger.

Kommunens avlastningstilbud til barn og unge er organisert i to avdelinger, og lokalisert på to ulike tjenestesteder. Barne- og avlastningsboligen, Lyngmyrstubben, er i avdeling for habilitering. En avlastningsleilighet er i avdeling Lyngmyrveien 49. Lyngmyrveien 49 er et botilbud med åtte leiligheter for personer med ulike funksjonsnedsettelser, hvor en av leilighetene er etablert som avlastningsleilighet for ett barn. Avlastningsavdelingen og bolig Lyngmyrveien ledes av hver sin avdelingsleder.

Tvedestrand kommune gir avlastningstilbud i institusjon til totalt syv barn under 18 år. Avlastningen er tildelt gjennom enkeltvedtak etter en individuell vurdering, og avlastningstilbudet er av ulikt omfang for det enkelte barn. Vi har særlig sett å avlastningsstilbudet knyttet til fire av barna. XXXXXX. Vi har sett nærmere på to av tiltakene i tiltaksplanen for hvert av de fire barna.

XXXXXX

Avlastningsboligen Lyngmyrstubben er det opplyst om totalt femten personer som arbeider i tilknytning til barna. Av disse er tre vernepleiere, to er lærere, seks er helsefagarbeidere, to er barne og ungdomsarbeidere, en er fagarbeider aktivitør og en er assistent. Fem av de nevnte er tilkallingsvikarer. Fire av de ansatte har 100% stillinger, de øvrige har stillingsprosenter mellom 19 og 80%. Avdelingsleder arbeider i 100% stilling, er sykepleier og har personal- og fagansvar.

Avlastningsboligen Lyngmyrstubben består av leiligheter, som alle vender ut mot en inngjerdet hage. En av leilighetene benyttes som fellesrom. Alle barna hadde faste leiligheter når de var på avlastning, og det var ulikt i hvilken grad rommene var innredet. Uteområdet hadde plen med blant annet trampoline, sandkasse og bålpanne. XXXXXX

I 2022 har det vært en økning med 10 årsverk i enhet habilitering. Ved Lyngmyrstubben er det nylig etablert ny turnus, hvor det er en ansatt som blant annet skal ha fokus på tverrfaglig samarbeid.

Flere barn hadde nylig startet med opphold på Lyngmyrstubben, og vi fikk opplyst at det var planlagt oppstart for flere.

Vurderingstemaene i tilsynet:

Om kommunen har tilstrekkelig informasjon om barnets situasjon og behov

Avlastningsavdelingen og Lyngmyrveien 49 har ikke rutiner for innhenting av informasjon om barnets totale livssituasjon ved oppstart av et avlastningstilbud. Informasjon fra intervju med avdelingsledere og ansatte bekreftet dette.

Det blir innhentet informasjon i forbindelse med behandling av søknad om helse- og omsorgstjenester. Opplysningene lagres i Profil, som er sektorens fagdatasystem. Vi fikk oversendt et uutfylt kartleggingsskjema kalt «felles kartleggingsskjema» som også inneholdt en sjekkliste til kartlegging av hjelpebehov og målsetting, og et skjema kalt «kartlegging tjenester til barn og familier». Ingen av de ansatte eller lederne uttalte at kartleggingsskjemaene benyttes systematisk av Lyngmyrstubben eller Lyngmyrveien 49.

Det er ikke rutiner som sikrer at informasjon om behovet til det enkelte barn holdes oppdatert, ut over at det hvert halvår ble gjennomført en evaluering av enkeltvedtak og tiltaksplan. Denne evalueringen ble gjort skriftlig i et samarbeid mellom avdelingsleder og primærkontakt, og det ble innhentet informasjon i samtale med foreldre. For ett av barna fant vi at evalueringen var tema på samarbeidsmøte hvor flere instanser rundt barnet var tilstede.

Det er ikke rutiner for å sikre informasjonsflyt mellom hjemmet og barne- og avlastningsboligen, herunder rutiner for når informasjonsutveksling er nødvendig, hvem som skal ha informasjonen og på hvilken måte den skal gis. I intervju sa flere at informasjonsutveksling med foreldre og skole foregikk muntlig, ved henting/ levering og per telefon ved behov. Det var ikke systematikk i at opplysninger som var innhentet fra barna, foreldrene eller eksempelvis skolen ble nedtegnet i barnets journal. Ett av barna hadde en bok hvor pårørende og ansatte skrev beskjeder til hverandre.

Gjennom intervju med ansatte og ledelse framgikk det at flere så behov for systematisering av den informasjonen som ligger i Profil knyttet til hvert enkelt barn, eksempelvis var noen referater lagret på ulike områder.

Alle barna har primærkontakt. Av de fire barna vi har sett nærmere på tilbudet til, har alle koordinator. Vi fikk opplyst at to av barna også hadde individuell plan, og ba om kopi av denne. Det har vi ikke fått. Vi fikk opplyst at en av de individuelle planene ikke hadde vært oppdatert på flere år.

Vi fant at det for to av barna ikke var faste samarbeidsmøter. For ett av barna var det samarbeidsmøter om lag hver åttende uke. For ett annet barn var det gjennomført samarbeidsmøter hver sjette måned.

Tvedestrand kommune har skriftlige rollebeskrivelser for fagarbeider, fagarbeider natt, miljøterapeut, primærkontakt og primærkontakt for brukere i ordningen særlig ressurskrevende tjenester. Primærkontakt har blant annet ansvaret for å ajourholde Profil, herunder oppdatere opplysninger fortløpende, ha hovedkontakt med pårørende, gjennomføre halvårsevaluering av enkeltvedtak og fornye IPLOS registrering (individbasert pleie- og omsorgsstatistikk).

Ved Lyngmyrstubben har det vært møtepunkt for de ansatte hver sjette uke, som kalles avlastningsmøte. Det har ikke vært obligatorisk å møte. Frekvensen for avlastningsmøtene skal nå endres til hver fjerde uke, og det skal etableres faste møter for de fire primærkontaktene hver sjette uke. Ved Lyngmyrveien er det ikke faste møtepunkter for de ansatte som arbeider i avlastningen. De ansatte på begge avlastningsstedene fortalte at de snakker mye sammen og holder hverandre oppdatert ved muntlige overlappinger.

Om kommunen bruker informasjonen til å identifisere behov for habilitering/opplæring og til å utforme mål og tiltak for barnet

Det er utarbeidet tiltaksplan for hvert enkelt barn. Primærkontakten har ansvaret for å utarbeide og oppdatere tiltaksplanen. Tiltaksplanen ligger i Profil. Vi fant opplysninger om barnets situasjon, ressurser og utfordringer i Profil, og det var noen opplysninger om barnas kommunikasjonsform.

I tiltaksplanene fant vi at tiltakene manglet konkrete målsettinger. Ingen av tiltakene hadde delmål. Det var lite beskrivelser av hvordan det enkelte tiltak skulle gjennomføres, inkludert rutiner og prosedyrer for gjennomføring av tiltak. Det var ikke angitt tidspunkt eller tidsramme for når det enkelte tiltak skulle evalueres, eller informasjon om hvordan ansatte skulle dokumentere gjennomføring av det enkelte tiltaket.

Utformingen av mål og tiltak, og beskrivelsen av gjennomføringen skjer ikke i samarbeid med barnet/ foreldrene. Gjennom samtaler med foreldrene, framkom det opplysninger om at foreldrene ikke kjente til tiltaksplanen som var utarbeidet på avlastningen for deres barn. Eksempelvis ble det trukket fram at foreldrene var bedt av kommunen om å uttale seg om tiltaksplanen i forbindelse med halvårsevaluering, men gav tilbakemelding på at de ikke kunne uttale seg om en plan de ikke hadde sett.

For ett barn fant vi at XXXXXX medvirket til ett av tiltakene. Utover dette fant vi ikke at tiltakene bygger på tverrfaglig samarbeid. For dette barnet var det flere prosedyrer XXXXXX. Prosedyrene knyttet til XXXXXX var detaljerte og oppdaterte.

Vi fant ikke at avlastningstilbudene hadde rutiner som beskriver hva man skal gjøre når det er behov for tverrfaglig samarbeid i utforming av mål og tiltak, og hvordan dette samarbeidet skal skje på best mulig måte. Vi fant heller ikke at avlastningen har rutiner som sikrer at en faglig prosess med planlegging av tiltakene rundt barna blir skriftliggjort.

Tiltaksplanene inneholdt en dagsplan for hvert av barna. For enkelte av barna var tiltaksbeskrivelsene svært korte. Eksempelvis er det beskrevet i dagsplanen til ett barn som var på avlastning to ettermiddager per uke, og hver tredje helg: hente på skolen (spør om barnet har spist), spise og selwalgt aktivitet ute/ inne fram til barnet blir hentet.

XXXXXXX

For ett annet barn er det også vurdert behov for tiltak XXXXXX. Tiltaksbeskrivelsen er fra mars 2021, XXXXXX

I tiltaksplanene er det for to av barna vi har sett nærmere på, utformet dagsplan. For to av barna er det i tiltaksplanen ikke dagsplan, men beskrevet en aktivitetsplan, som blant annet inneholder opplysninger om aktiviteter barnet liker. Det er ikke utarbeidet rutiner for hvordan barnet/ foreldrene får medvirke. Gjennom intervjuer gikk det fram at barna i noen grad får være med å velge hva de skal gjøre med den/de ansatte som er på jobb. Det lages ikke dagsplaner sammen med det enkelte barnet. For enkelte av barna er det av HABU blant annet anbefalt å visualisere dagen (dagsplan) med bilder, og det er beskrevet at det er viktig å koordinere læring i de forskjellige miljøene barnet er i og det er beskrevet at det må jobbes med klare rutiner for å gi barnet oversikt.

Gjennom intervjuer har vi fått opplyst at hver enkelt deltaker i samarbeidsmøtene, tar inn saker de mener bør tas opp. Vi har ikke sett noen møteinnkallinger med agenda for noen av barna. For ett av barna fant vi at det var skrevet i referat fra samarbeidsmøte fra mai 2022 at pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) XXXXXX. Utover samarbeidsmøter med foreldre og andre instanser, er det ingen felles møtepunkt mellom de ansatte som jobber med barnet. De snakker med hverandre enkeltvis i eksempelvis overlappinger og deler erfaringer.

Om barne- og avlastningen gjennomfører tiltak for habilitering/opplæring

Gjennom intervjuene var det flere ansatte som uttrykte at avlastningen var et tilbud til pårørende, og at hovedfokuset var at barna skulle ha det bra når de var på avlastning.

Som nevnt over fant vi at de fleste tiltakene manglet konkete målsettinger. Ingen av tiltakene hadde delmål. Det var lite beskrivelser av hvordan det enkelte tiltak skulle gjennomføres, inkludert rutiner og prosedyrer for gjennomføring av tiltak.

En avdelingsleder følger med på om tiltaksplanen blir brukt gjennom deltakelse i samarbeidsmøte, og ukentlig gjennomgang av journal. Her var det ikke faste samarbeidsmøter mellom avdelingsleder og de ansatte. En avdelingsleder leste ikke hva som stod i journalen til det enkelte barn, men så på awikene og at det ble journalført. Her var det faste samarbeidsmøter mellom avdelingsleder og ansatte. Disse møtene var frivillig å delta på, og det hadde vært lav deltakelse blant de ansatte.

Det gikk tydelig fram i intervjuene og i dokumentasjonen at det var usikkerhet blant de ansatte hva de skal dokumentere i barnets journal, hvor og på hvilken måte. Det ble ført journal, men journalføringen gav i liten grad tilstrekkelig informasjon om gjennomføringen av det enkelte tiltak.

Vi fant at avikssystemet var kjent blant de ansatte, og at avikssystemet ble brukt, men ikke alltid til å dokumentere om det har vært awik fra tiltaksplanen. XXXXXX

Det var rutiner for å oppdatere tiltaksplanen etter halvårsevalueringen. For ett av tjenestestedene var det ikke faste møter hvor de ansatte kunne få informasjon om endringer i barnas behov, mål og tiltak og hvordan tiltak skal gjennomføres. Det var lite fokus på at tiltakene skulle gjennomføres av de ansatte på en lik måte. XXXXXX

Det var flere som gjennom intervjuene uttrykte at opplæringen som ble gitt til nyansatte var mangelfull. Kommunen har skriftlig rutine for opplæring, som kalles skjema for opplæring avlastning. Flere nevnte at de fikk kortere opplæring enn det som var vanlig, og måtte lære seg ting «underveis». Flere nevnte at de hadde fått en opplæringsvakt, men at det skulle vært to, og noen nevnte at nyansatte kunne bli satt rett inn i arbeidet, uten opplæring, om det manglet folk.

Flere uttrykte at de savnet veiledning og faglig påfyll i det daglige. Kommunen gav tilbud til ansatte om en fagdag i året knyttet til helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9, og det var utviklet et «basiskurs» for tjenester til personer med utviklingshemming i samarbeid med en nabokommune. Enkelte ansatte sa også at de kunne ta e-læringskurs. Det framkom ikke at kompetansetiltak for ansatte var en del av en planlagt prosess, utover at avdelingsleder sendte e-post til de ansatte om de ønsket kompetanseheving.

Om kommunen evaluerer og korrigerer mål og tiltak for habilitering/opplæring

Kommunen har rutine for halvårsevaluering, hvor evaluering av tiltaksplanen inngår. Det framgikk i samtale med pårørende at de ikke medvirket til denne evalueringen, da de ikke var kjent med tiltakene i tiltaksplanen, og at evalueringen handlet mer om hvordan barnet trivdes på avlastningen, og om de var fornøyde med tilbudet. I innhentede dokumenter har vi sett flere utfylte halvårsevalueringer. Vi har ikke funnet at tiltaksplanen har vært systematisk evaluert hverken på samarbeidsmøter eller andre tverrfaglige møter.

Det gjennomføres IPLOS registreringer hver sjette måned, men det framgår ikke hverken gjennom innhentet dokumentasjon eller intervju at resultatene av IPLOS benyttes som ledd i en planlagt evaluering.

Det var usikkerhet blant de ansatte om hva, hvor og hvordan tiltakene skulle journalføres, uten at dette var fanget opp av ledelsen. Som tidligere nevnt er tiltaksplanene utformet uten klare mål, og ingen av tiltaksplanene har delmål. Det er i liten grad tiltaksbeskrivelser og prosedyrer som sier hvordan de ansatte skal gjennomføre tiltak. Det var ikke rutiner for når og hvordan observasjoner fra ansatte skulle rapporteres til avdelingsleder som fagansvarlig. Det var ikke rutiner for å systematisk bruke opplysningene som er dokumentert i journal i evalueringene av de enkelte tiltakene. Dette var heller ikke fanget opp av ledelsen, og det er uttrykt fra ledelsen at bevisstheten rundt det å formulere mål ikke har vært fokus på i avdelingen.

Tiltaksplanene inneholdt tiltak rundt eksempelvis XXXXXX uten at vi kunne se at tiltaket hadde vært evaluert og korrigert i samarbeid med eksempelvis skole og hjem. Vi fant at HABU har anbefalt enkelte tiltak, men det fremgikk ikke av tiltaksplanene om det er vurdert behov for å involvere HABU når tiltakene skal evalueres og eventuelt endres.

Styring og ledelse

Det er avdelingslederne som har fag- og personalansvar i avlastningstilbudene. Vi har mottatt stillingsbeskrivelser som beskriver hvilket ansvarsområde eksempelvis miljøterapeuter, fagarbeidere og primærkontakter har i kommunen, men ikke for avlastningstilbudet spesielt.

En avdelingsleder har faste møter med de ansatte samlet, kalt avlastningsmøter hvor det var frivillig å delta. Det ble opplyst at deltakelsen på møtene hadde vært lav, og besluttet at avlastningsmøtene skulle endre fra hver sjette til hver fjerde uke. En avdelingsleder hadde ikke faste møter med de ansatte samlet. I dette tilfellet var det dialog med enkeltansatte i det daglige, og avdelingsleder deltok på faste samarbeidsmøter.

Sektorleder har hver andre uke, faste møter med hver av avdelingslederne, hvor saker kan drøftes. Det er også faste møter hver andre uke mellom avdelingslederne i sektor for Velferd, Psykisk helse og Habilitering.

Det er internkontrollrapportering som fylles ut tre ganger per år. Sektorleder kan der følge med på at awik følges opp, og at vedtakene evalueres. Avdelingsledere rapporterer på faste punkter i et årshjul.

Sektorleder har ukentlige møter med kommunedirektør, og det er formalisert samarbeid på systemnivå mellom skole og habilitering hver sjette uke, hvor tema eksempelvis kan være bedre tverrfaglig samarbeid. Kommunen har råd for personer med nedsatt funksjonsevne, og foreldreutvalg for barn under 18 år.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Barn i barne- og avlastningsboliger er forskjellige. Det de har til felles er et stort behov for bistand. Mange av barna har funksjonsnedsettelser som skyldes medfødte eller tidlig ervervede tilstander, og har behov for habilitering. Uavhengig av funksjonsnivå har barn i barne- og avlastningsboliger behov for å utføre aktiviteter, lære og oppleve mestring som alle barn.

Tiltak for å bedre funksjons- og mestringsevne har best effekt når de blir integrert i dagliglivet. For barn med opphold i barne- og avlastningsbolig vil habilitering/opplæring være en sentral tjeneste under oppholdet, samtidig som tiltak også blir gjennomført i hjemmet, i barnehage/skole og i forbindelse med aktiviteter. For å samordne tiltakene er det nødvendig å samarbeide med barnet/foreldrene og på tvers av sektorer.

Om kommunen har tilstrekkelig informasjon om barnets situasjon og behov

Systematisk informasjonsinnhenting innebærer at barne- og avlastningsboligen innhenter informasjon fra barnet, foreldrene, de arenaene hvor barnet oppholder seg, og helse- og omsorgstjenestene som bistår barnet. Videre innebærer det at boligen benytter informasjonen og observasjoner fra ansatte i boligen. En systematisk informasjonsinnhenting forutsetter også at det er tydelig hvem som skal ha informasjonen, og hvordan informasjonsutvekslingen skal foregå og dokumenteres.

For å sikre informasjonsflyt mellom hjemmet og barne- og avlastningsboligen, er det nødvendig å systematisere samarbeidet. Det vil også bidra til at foreldrenes rett til informasjon og til å medvirke blir ivaretatt. Tiltak for å redusere risikoen for svikt i informasjonsflyten er å ha tydelige rutiner for når informasjonsutveksling er nødvendig, hvem som skal ha informasjonen og på hvilken måte den skal gis. Slike rutiner for samarbeidet bør være skriftlige.

For å kunne gjøre en faglig forsvarlig prosess av barnets behov for mål og tiltak, må avlastningsboligen få en oversikt over barnets livssituasjon. Dette er en kontinuerlig prosess som starter når barnet får tildelt plass i avlastningsboligen og fortsetter så lenge barnet har plass der. Barnets journal er hovedkilde til slik informasjon og informasjon kan finnes ulike steder i journalen.

Barne- og avlastningsboligen skal systematisk sikre at barn som er i stand til det skal få informasjon og bli hørt. Det skal legges vekt på hva barnet mener. Vi legger til grunn at alle barn, ut fra sine forutsetninger kan bidra med informasjon av betydning for planleggingen av habilitering/opplæring. Noen barn kan kommunisere direkte med de ansatte, mens andre er avhengige av at ansatte observerer og/eller tolker deres atferd. Ofte kan medvirkning også skje indirekte ved at pårørende informerer om hvordan de forstår barnets ønsker og behov. Mye av informasjonsutvekslingen med foreldre, foregikk muntlig ved henting. Denne informasjonen ble i liten grad journalført. Rundt flere av barna var det ikke faste samarbeidsmøter, og etter vår vurdering kom barnets stemme i liten grad fram. Barnet og foreldrene har rett til informasjon og medvirkning i planleggingen av barnets tjenester, jf. pbrl. §§ 3-1, 3-2, 3-3, 3-4 og 3-5.

Kravet om å ha tilstrekkelig informasjon om barnets situasjon og behov er en del av plikten til å planlegge tjenester basert på faglige vurderinger. Det kan samarbeides tverrfaglig på flere måter og nivåer. Det vesentlige er at det er systematiske tverrfaglige prosesser for habilitering/opplæring slik at informasjonen deles, og mål og tiltak for barnet er oppdaterte og koordinerte. Det manglet tydelige rutiner for informasjonsinnhenting om barnas hjelpebehov, interesser, ferdigheter, kommunikasjonsmåter med videre, og rutiner for å sikre at informasjonen er oppdatert. En konsekvens av manglende informasjonsinnhenting er at det blir mer tilfeldig hvilke tiltak for habilitering/opplæring de ansatte velger å fokusere på. Av dokumentasjonen kunne vi se et tilfang av opplysninger fra eksempelvis HAVO om aktuelle tiltak som XXXXXX men denne informasjonen ble ikke brukt for videre utforming av tiltak.

Tvedestrand kommune sikrer ikke at de har tilstrekkelig informasjon om det enkelte barnets situasjon og behov, og det legges ikke til rette for systematisk informasjonsinnhenting knyttet til det enkelte barnet. Tvedestrand har plikt til å yte forsvarlige tjenester og til å planlegge, gjennomføre og korrigere virksomheten, slik at tjenestens omfang og innhold er i samsvar med lov og forskrift, jf. hol. §§ 4-1 og 3-1 tredje ledd.

Informasjonen brukes til å identifisere behov for habilitering/opplæring og til å utforme mål og tiltak for barnet

Barn med opphold i barne- og avlastningsboliger har behov for en rekke tiltak, herunder tiltak for habilitering/opplæring. Som ledd i den faglige prosessen med å innhente opplysninger om barnets situasjon, inngår det å identifisere barets behov for å utvikle og opprettholde funksjons- og mestringsevne. Dette omfatter å fange opp allerede fastsatte mål og iverksette tiltak, avdekke behov for nye tiltak, inkludert tiltak som skal gjelde spesielt under oppholdet i barne- og avlastningsboligen.

Barn har som utgangspunkt behov for å bli møtt på samme måte uavhengig av hvor de oppholder seg. Gjennom innhentet dokumentasjon og intervju framkom det flere eksempler på at behov for tiltak for det enkelte barnet ikke var fanget opp av avlastningstilbudet. Avlastningstilbudene hadde ikke rutiner som beskriver hva man skal gjøre når det er behov for tverrfaglig samarbeid i utforming av mål og tiltak, og hvordan dette samarbeidet skal skje på best mulig måte. Vi fant heller ikke at avlastningen har rutiner som sikrer at resultatet fra en faglig prosess med planlegging av tiltakene rundt barna blir skriftliggjort. Dette er ikke i samsvar med helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-4, 7-1, 7-2 og 7-2a. Kommunen har plikt til å samarbeide og samordne tjenestene. Kommunen har også en plikt til å dokumentere i henhold til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 5 og etter helsepersonelloven §§ 39 og 40, jf. pasientjournalforskriften.

Både den faglige vurderingen av hva som skal være mål og tiltak for barnet og hvordan tiltakene skal gjennomføres, må skje i samråd med barnets foreldre og andre relevante instanser. Resultatet av denne vurderingen skal fremgå av barnets journal og inngå i en tiltaksplan. Tiltaksplanen skal være et resultat av en faglig planlegging, og et verktøy for de ansatte til å kunne utøve lik praksis i tjenesten. Tiltakene inneholder i liten grad konkrete målsettinger og beskrivelser av hvordan tiltakene skal gjennomføres. I tillegg til en tiltaksplan kan det også være aktuelt med andre type planer, som dags- og døgnplaner, og dette var konkret anbefalt fra HABU for enkelte av barna.

Dagsplanene fremstår som rutinebeskrivelse for de ansatte, ikke en pan som barna involveres i, eller der de kan medvirke i egen hverdag. Det er heller ikke fokus på at det skal lages dagsplaner for å skape forutsigbarhet for barna.

Etter vår vurdering har kommunen ikke systematisk innhentet nødvendig informasjon om barnas behov, og den innhentede informasjonen brukes ikke i tilstrekkelig grad i den faglige prosessen med å identifisere behov for habilitering/opplæring. En tiltaksplan må inneholde mål og tiltak, og den må beskrive hvordan tiltakene skal gjennomføres. Tiltakene som er beskrevet for å gi barnet habilitering/opplæring viser mangelfull oppfølging av den informasjonen som foreligger om barnas situasjon og behov. Plikten til å yte forsvarlige tjenester, og til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten framgår av hol. §§ 4-1 og 3-1 tredje ledd, helsetilsynsloven § 5 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3, 6 og 7 bokstav c.

Avdelingsleder skal legge til rette for en god planleggingsprosess. Virksomhetsleder må tydeliggjøre hvem som har ansvar for de ulike oppgavene i barne- og avlastningsboligen, og har ansvaret for å ha oversikt over den faglige prosessen rundet barnet, kartlegging av barnets situasjon, indentifisere behov for habilitering/opplæring og å utforme mål og tiltak for slike tjenester. Etter vår vurdering sikrer ikke Tvedestrand kommune at barn i avlastning får et helhetlig og koordinert tjenestetilbud.

Tverrfaglig samarbeid skal understøtte forsvarlige tjenester og er regulert flere steder i helse- og omsorgslovgivningen. Det følger av forsvarlighetskravet i hol. § 4-1 bokstav a at kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at det enkelte barnet gis et helhetlig og koordinert tjenestetilbud.

Bestemmelsen stiller krav til koordinering og samarbeid internt, med andre etater og andre tjenestenivåer og tilsvarer kommunens plikt til samarbeid og samordning, jf. hol. § 3-4.

Gjennomfører tiltak for habilitering/opplæring

Tiltaksplanene bygger på mangelfull informasjon, og barnets situasjon er ikke i tilstrekkelig grad tatt hensyn til i tiltaksplanen. Viktige forutsetninger for at opplæring/habilitering gjennomføres forsvarlig, er at de ansatte har tilstrekkelig kompetanse, og at de kjenner til endringer i barnets behov. Videre må de ansatte gis tilstrekkelig mulighet til å samarbeide for å sikre lik praksis.

Det er ingen bemanningsnorm for barne- og avlastningsboliger, verken krav til utdanning eller antall ansatte. Det er kravet til forsvarlige tjenester som er utgangspunktet når det skal vurderes hvilken kompetanse som er nødvendig for å dekke barnets individuelle behov. Etter vår vurdering var grunnbemanningen ved avlastningsboligene god. Det var høy grad av miljøterapeuter og helsefagarbeidere ansatt i avlastningen.

Med utgangspunkt i barnas behov, må virksomhetsleder definere hvilken grunnleggende kunnskap ansatte må ha. Ansatte må i tillegg få opplæring og veiledning om det enkelte barn. Slik opplæring og veiledning må blant annet omfatte de tiltakene som skal gjennomføres. Det er virksomhetsleders ansvar å følge med på om opplæring og veiledning blir gjennomført og om den er tilstrekkelig.

Gjennom intervjuer er det bekreftet av flere at den opplæringen som blir gitt er mangelfull. Det er lite fokus på veiledning og faglig påfyll, og det framkom ikke at kompetansetiltak for ansatte var en del av en planlagt prosess. Plikten til å yte forsvarlige tjenester, og til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten framgår av hol. §§ 4-1 og 3-1 tredje ledd, helsetilsynsloven § 5 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 7.

De fleste tiltakene manglet konkete målsettinger. Ingen av tiltakene hadde delmål. Det var lite beskrivelser av hvordan det enkelte tiltak skulle gjennomføres, inkludert rutiner og prosedyrer for gjennomføring av tiltak. Det var usikkerhet blant de ansatte på hva de skal dokumentere i barnets journal, hvor og på hvilken måte. Det ble ført journal, men journalføringen gav i liten grad informasjon om gjennomføringen av det enkelte tiltak. Dette gir en risiko for svikt og ulik praksis. Plikten til å dokumentere i henhold til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 5 og heller hpl. §§ 39 og 40, jf. pasientjournalforskriften.

En viktig funksjon for tiltaksplanen er å sikre rask tilgang til viktig informasjon om barnet og gjennomføring av tiltak. For at den skal ha en slik funksjon må den til enhver tid være oppdatert. Våre funn tyder på at det meste av informasjonen om det enkelte barn, overleveres muntlig mellom ansatte. Det er virksomhetsleders ansvar å følge med på at tiltaksplanen brukes og at barnet får habilitering/opplæring i tråd med sine behov. Gjennomføringen av tiltakene skal ikke være tilfeldig og personavhengig. Dersom gjennomføringen av tiltakene ikke er tilstrekkelig styrt, vil praksis være sårbar da kompetanse, erfaring og kunnskap om barnet forsvinner dersom ansatte slutter eller har fravær av andre grunner.

Etter vår vurdering er det svikt i tilretteleggingen av praksis. Beskrivelsene i tiltaksplanene av gjennomføringen av tiltak er lite konkrete, og det er i tillegg lite opplæring og veiledning om det enkelte barn. Dette gir risiko for ulik praksis og at det enkelte barn ikke får koordinert habilitering/ opplæring. Plikten til å samarbeide og samordne tjenestene framgår av hol. §§ 3-4, 7-1, 7-2 og 7-2 a.

Evaluerer og korrigerer mål og tiltak for habilitering/opplæring

Det sentrale i en habiliterings- og opplæringsprosess er å jobbe tverrfaglig for at barnet kan nå sine mål. Det ligger i dette et behov for å følge med på og å evaluere mål og tiltak for å sikre at tiltaket har ønsket effekt, og om målet må justeres.

Det var usikkerhet blant de ansatte om hva, hvor og hvordan tiltakene skulle journalføres, uten at dette var fanget opp av ledelsen. Som tidligere nevnt er tiltaksplanene utformet uten klare mål, og ingen av tiltaksplanene har delmål. Det er i liten grad tiltaksbeskrivelser og prosedyrer som sier hvordan de ansatte skal gjennomføre tiltak. Det var ikke rutiner for når og hvordan observasjoner fra ansatte skulle rapporteres til avdelingsleder som fagansvarlig. Det var ikke rutiner for å systematisk bruke opplysningene som er dokumentert i journal i evalueringene av de enkelte tiltakene. Dette var heller ikke fanget opp av ledelsen. Plikten til å yte forsvarlige tjenester og til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestens omgang og innhold er i samsvar med lov og forskrift fremgår av hol. §§ 4-1 og 3-1 tredje ledd, helsetilsynsloven § 5 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3, 8-9.

Tiltaksplanene inneholdt tiltak rundt XXXXXX uten at vi kunne se at tiltaket hadde vært evaluert og korrigert i samarbeid med eksempelvis skole og hjem. Vi fant at HABU har anbefalt enkelte tiltak, men det gikk ikke fram at det er vurdert om det er behov for å involvere HABU i den faglige prosessen rundt tiltakene de hadde anbefalt. Plikten til å samarbeide og samordne tjenestene framgår av hol.§§ 3-4, 7-1, 7-2 og 7-2a.

Det er barnets individuelle behov som er styrende for når både en tiltaksplan og en IP evalueres. For at planene skal fungere etter hensikten er det avgjørende at planene holdes oppdatert til enhver tid. Vi fant at det er et visst system for hvordan barnets mål og tiltak for habilitering/opplæring skal følges med på og evalueres, gjennom planlagte halvårsevalueringer. Vi fant ikke at de planlagte evalueringene av tiltaksplanene ivaretar barnas behov. Det ble uttrykt fra flere at for ett av barna var den individuelle planen ikke blitt oppdatert på flere år. XXXXXX

Det framgikk i samtale med pårørende at de ikke medvirket til denne evalueringen, da de ikke var kjent med tiltakene i tiltaksplanen, og at evalueringen handlet mer om hvordan barnet trivdes på avlastningen, og om de var fornøyde med tilbudet. I innhentede dokumenter har vi sett flere utfylte halvårsevalueringer, men vi fant ikke at de planlagte evalueringene av tiltaksplanene ivaretar barnas behov. Vi har ikke funnet at tiltaksplanen har vært systematisk evaluert hverken på samarbeidsmøter eller andre tverrfaglige møter.

Mål og tiltak skal systematisk evalueres av den som har det faglige ansvaret i samarbeid med andre tjenesteytere, andre samarbeidsinstanser, pårørende og barnet selv. Alle som bistår barna med habilitering/opplæring må følge med på å observere om tiltakene fungerer som planlagt. Dersom det ikke er tilfelle, må dette rapporteres videre til den som har det faglige ansvaret. Etter vår vurdering er retten til medvirkning og informasjon ikke ivaretatt når det gjelder barna i avlastningen og deres pårørende. Barnet og foreldrenes rett til å informasjon og medvirkning i evaluering og korrigering av tjenester framgår av pbrl. §§ 3-1, 3-2, 3-3, 3-4 og 3-5.

Styring og ledelse

Helsetilsynsloven§ 5 stiller krav om at kommunen skal ha internkontroll for å sikre at lover og forskrifter følges. Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Kommunens ansvar innebærer en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i tråd med lov og forskrift, jf. hol. §§ 4-1 og 3-1 tredje ledd, helsetilsynsloven§ 5 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten§§ 3, 6 og 7 bokstav c.

For å sikre gode og trygge tjenester til barn i barne- og avlastningsboliger er det nødvendig med god kommunikasjon og informasjonsflyt. Det er også behov for tett oppfølging, og å sørge for at tjenestene er koordinerte. Vi legger til grunn at kompleksiteten tilsier at de fleste styringstiltakene må være skriftlige i henhold til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6 til 9. Etter vår vurdering må dette arbeidet styrkes. Det var lite skriftlige rutiner som omhandlet informasjonsflyt.

Det følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 om forsvarlighet at kommunen skal tilrettelegge med tilstrekkelig fagkompetanse i tjenestene. Etter vår vurdering var grunnkompetansen i avdelingene god. I forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav f og § 7 bokstav b, skal virksomheten ha oversikt over kompetanse og behov for opplæring og sørge for at de ansatte har nødvendig kunnskap og kompetanse til å utføre sine oppgaver. Der det er iverksatt kompetansehevende tiltak skal virksomheten kontrollere at tiltakene har effekt, og korrigere tiltakene om nødvendig, jf. § 8 bokstav c og § 9 bokstav b. Kommunen sikrer ikke tilstrekkelig opplæring av nytilsatte og legger ikke til rette for at ansatte kan møtes jevnlig for informasjon, drøfting og faglig veiledning.

Barne- og avlastningsboligen må planlegge hvordan barnets behov skal ivaretas under oppholdene, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6. I det ligger det blant annet at det må være kjent for alle ansatte hvem som har ansvar for å gjøre hva i barne- og avlastningsboligen, at det er utarbeidet rutiner for samarbeidet og at rutinene blir fulgt. Det må settes av tid til faglig tverrfaglig samarbeid, og informasjon om det enkelte barn må gjøres kjent for de ansatte som arbeider rundt barnet. Dette følger av plikten til å samarbeide og samordne tjenestene, jf. hol. §§ 3-4, 7-1, 7-2 og 7-2 a.

For å sikre individuell, forsvarlig og omforent praksis må det være beskrevet hvordan tiltak skal gjennomføres, jf. forskrift om ledelse kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 7 bokstav c. Kommunen sikrer ikke en individuell, forsvarlig og omforent praksis. Tiltaksplanene er i liten grad beskrevet med klare mål, tiltak og prosedyrer. Barnet og foreldrenes rett til informasjon og medvirkning i planleggingen av barnets tjenester er etter vår vurdering ikke tilstrekkelig ivaretatt, jf. pbrl. §§ 3-1, 3-2, 3-3, 3-4 og 3-5.

For å sikre informasjonsflyt om endringer i barnets behov skal det være utarbeidet rutiner. Rutinene må omfatte hvordan samarbeidet mellom foreldrene og barne- og avlastningen skal være for at avlastningen kan få rask tilgang til informasjon om endringer. Videre skal rutinene beskrive hvordan både muntlig rapportering og dokumentasjon i barnets journal skal foregå. Kommunen sikrer ikke informasjonsflyt om endringer i barnas behov, og det er ikke rutiner for hvordan muntlig rapportering og dokumentasjon i barnets journal skal nedtegnes. Journalføringen skal være i tråd med hpl. § 40 og pasientjournalforskriften §§ 5 til og med 8. Det er i helse- og omsorgstjenesteloven § 5-10 presisert at kommunen skal sørge for at journal- og informasjonssystemene er forsvarlige.

5. Statsforvalterens konklusjon

1. Tvedestrand kommune sikrer ikke at barn i avlastningsbolig får opplæring/habilitering i tråd med sine behov.

Kommunen sikrer ikke:

at de har tilstrekkelig informasjon om barnets situasjon og behov
at informasjonen brukes systematisk til å identifisere behov for habilitering/ opplæring
at det utformes konkrete mål og tiltak for barna, med beskrivelser av hvordan tiltakene skal gjennomføres
at tiltakene systematisk gjennomføres
at tiltakene evalueres og korrigeres i tilstrekkelig grad
barn og foreldres rett til informasjon og medvirkning i planleggingen av barnets tjenester

Dette er lovbrudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, at tjenestene som tilbys skal være forsvarlige, og journalføringen skal være i tråd med helsepersonelloven § 40, jf. journalføringsforskriften §§ 5-8. Pasient- og brukerrettighetsloven §§ 3-1, 3-2, 3-3, 3-4 og 3-5- barnets/foreldres rett til informasjon og medvirkning.

2. Tvedestrand kommune har ikke et internkontrollsystem som i tilstrekkelig grad sikrer at tjenestene planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres, slik at tjenestenes innhold er i samsvar med lov og forskrift.

Dette er lovbrudd på:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1, 3. ledd, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

Statsforvalteren finner at det foreligger svikt i den faglige prosessen med å sikre forsvarlig opplæring/habilitering til barn i barne- og avlastningsbolig.

Statsforvalteren i Agder ber Tvedestrand kommune om å:

Gjøre en egen vurdering av hvilke forhold som påvirker og bidrar til lovbruddene, basert på kommunens kjennskap til egen virksomhet.
Vi ber videre om at kommunen utarbeider en plan for å rette lovbruddene. En slik plan vil normalt inneholde:
- Tiltak som må iverksettes for å rette lovbruddene
- Hvordan ledelsen vil følge med på, og kontrollere at tiltakene er iverksatt
- Hvordan ledelsen vil følge med på om tiltakene har virket som planlagt, etter at de har fått virket en stund.
- Virksomhetens egne frister for å sikre fremdrift

Vi ber om slik tilbakemelding innen 01.05.2023.

Med hilsen

Aase Aamland (e.f.)
fylkeslege

Helene Frydenberg
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent

Alle rapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–2023 Barne- og avlastningsboliger habilitering/opplæring i samsvar med barnas behov

Søk etter tilsynsrapporter

Søk