Rapport fra tilsyn med beredskapsplanlegging i Froland kommune 2025

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens beredskapsplanlegging, herunder om

• planene for kriseledelse og forberedelser for krisehåndtering er tilfredsstillende
• planene er samordnet
• planene baserer seg på risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) i kommunen
• planene dekker behovene som er avdekket i ROS-analyser
• planene er implementert, kjent og øvet og om ansvarslinjer er klare
• planene og ROS-analysene revideres og oppdateres i henhold til

Statsforvalteren er opptatt av at tilsynet er relevant i forhold til pågående samtidige hendelser som kan påvirke kommunens krisehåndtering. Det var derfor også fokus på;

• kommunens rutiner for ivaretakelse av beredskapsmessige hensyn i samfunns- og arealplanleggingen
• kommunens bevissthet rundt og prosedyrer ved utfall av kraftforsyning og elektronisk kommunikasjon
• kommunens arbeid med evaluering av planverk med tanke på erfaringer fra covid-19- håndteringen og videre oppfølging
• hvordan langvarige kriseperioder håndteres når det gjelder opprettholdelse av ordinær drift av tjenester og ivaretakelse av særlig utsatte grupper i de ulike krisesituasjoner og
• krisekommunikasjon under pandemien, bl.a. med fremmedspråklige og fremmedkulturelle grupper.

Det ble påvist 6 avvik og 6 merknader:

Avvik 1:

Kommunen har ikke utarbeidet en plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet basert på helhetlig ROS-analyse (HROS).

Avvik 2:

Kommunens evne til å gjenoppta sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse er ikke analysert i HROS.

Avvik 3:

Behovet for evakuering er ikke analysert i HROS.

Avvik 4:

Kommunen har ikke sikret at tilstrekkelig og kompetent personell er tilgjengelig i kriseledelsen.

Avvik 5:

Overordnet beredskapsplan (OBP) er ikke tilstrekkelig samordnet med andre interne og eksterne beredskapsplaner.

Avvik 6:

Kommunen har ikke oversikt over personell i helse og omsorgssektoren som er styrkedisponert i Forsvaret og Sivilforsvaret.

Merknad 1:

Det bør fremkomme av HROS hvilke interne og eksterne aktører som har bidratt til utarbeidelsen av analysen.

Merknad 2:

Kommunen bør vurdere å etablere ytterligere tiltakskort til OBP.

Merknad 3:

Kommunen bør inngå avtaler med eksterne ressurseiere for å sikre støtte ved hendelser.

Merknad 4:

Kommunen bør etablere trygghetspunkter.

Merknad 5:

Kommunens system for opplæring bør konkretiseres ytterligere ved å angi krav til den enkelte funksjon i kriseorganisasjonen, status på dette og hvordan eventuelle gap kan lukkes.

Merknad 6:

Kommunen bør etablere rutiner for oppfølging av funn etter evalueringer av øvelser og hendelser.

Dato: 09.09.2025

 

Yngve Årøy
revisjonsleder

Elisabeth Blix
seniorrådgiver

1.   Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Froland kommune i perioden 09.04.2025 – 09.09.2025. Revisjonen inngår som en del av Statsforvalteren i Agders planlagte tilsynsvirksomhet i 2025.

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal beredskapsplikt etter sivilbeskyttelseslovens § 29, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10.

Statsforvalteren er videre gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunenes helsemessige og sosiale beredskapsplanlegging jf. lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og sosialtjenesteloven § 4.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2.   Beskrivelse av virksomheten

Froland kommune har 6260 innbyggere pr. 2025 og er en innlandskommune. Kommunen ligger sentralt i østre Agder og grenser til Åmli i nord, Tvedestrand i øst, Arendal i sørøst, Grimstad i sør, Birkenes i sørvest, Evje og Hornnes i vest og Bygland i nordvest.

Kommunesenter og eneste tettsted er Osedalen. Høyeste punkt er Befjell på 658 moh.

Froland er en av Agders viktigste skogbrukskommuner. Den er en middels stor kraftkommune på landsbasis, med seks vannkraftverk. Industrien er beskjeden i kommunen. Froland inngår i et felles bolig- og arbeidsmarked i Arendalsområdet og 70 % av arbeidstakerne har arbeid utenfor kommunen.

Sørlandsbanen går gjennom Froland med sidebanen Arendal–Nelaug sørover langs Nidelva. Fylkesvei 42 går øst-vest gjennom kommunen og riksvei 41 går nord-sør fra Telemark til Kristiansand. Fra Osedalen går fylkesvei 408 sørover til E18 ved Fevik.

Nidelva renner gjennom kommunen og er grunnlag for næring og vannforsyning. Det er flomfare knyttet til elva. Kommunen er kupert og stedvis rasutsatt, bl.a. langs enkelte vegstrekninger.

Kommunen er organisert med tre kommunalområder – oppvekst og utdanning, helse, omsorg og mestring og samfunn – med hver sin kommunalsjef. Under kommunalområdene er det 12 enheter. Det er i tillegg stabsfunksjoner for organisasjon, økonomi og virksomhetsstyring og kommuneplan og utvikling. Beredskapskoordinator er i enhet for kultur, idrett og fritid i kommunalområde samfunn.

Kriseledelsen i kommunen består ifølge beredskapsplanen av ordfører, kommunedirektør, organisasjonssjef, beredskapskoordinator 1 og 2, kommunikasjonsansvarlig, kommuneoverlege og de tre kommunalsjefene.

HROS og OBP ble begge utarbeidet i 2025. Plan for helsemessig og sosial beredskap er et kapittel i overordnet beredskapsplan. Smittevernplanen og pandemiplanen ble sist revidert i 2023.

Forrige tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helsemessig og sosial beredskap i Froland kommune ble gjennomført 25. februar 2020. Pga. pandemien ble dette tilsynet ikke avsluttet.

3.   Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.04.2025.

Dokumentasjon ble oversendt 16.05.2025 og 28.05.2025. Oversikt over tilgjengelig dokumentasjon er gitt i kapittel 8 «Dokumentunderlag».

Formøte ble gjennomført 20.05.2025.

Åpningsmøte ble avholdt og intervjuer gjennomført 10.06.2025. 11 personer ble intervjuet.

Oppsummerende møte ble avholdt 24.06.2024.

Rapport ble utsendt 09.09.2024.

4.   Hva tilsynet omfattet

Lov av 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) (SBL) fastslår i § 14 at kommunen plikter å utarbeide en helhetlig ROS-analyse. I denne skal kommunen kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, sannsynligheten for at de inntreffer og hvordan de kan påvirke kommunen.

I følge § 15 skal kommunen utarbeide en beredskapsplan basert på den helhetlige ROS- analysen.

Forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt (FKB) gir nærmere bestemmelser om den helhetlige ROS-analysen og om OBP.

• § 2 gir minimumsbestemmelser om ROS-analysens innhold, om involvering av andre relevante aktører og om detaljanalyser der det er relevant.
• § 3 gir bestemmelser om helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid på bakgrunn av HROS, herunder at kommunen skal utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging.
• § 4 gir detaljkrav til innholdet i kommunens OBP. Planen skal være basert på HROS, den skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen og den skal være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner.
• § 6 gir bestemmelser om oppdatering og revisjon av HROS og OBP.
• § 7 gir bestemmelser om at kommunen skal øve OBP hvert annet år og at det skal være et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.
• § 8 sier at kommunen skal evaluere krisehåndteringen etter øvelser og hendelser og implementere erfaringer i ROS-analysen og beredskapsplanene.

Det følger av § 9 at kommunen skal kunne dokumentere skriftlig at forskriftens krav er oppfylt.

Revisjonskriterier som følger av helse- og beredskapslovgivningen:

Ifølge lov av 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) § 5-2 og lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-2 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene (HSB-plan). De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift av 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. (forskrift om HSB). Det vises også til veileder for felles tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap.

HSB-planen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og med spesialisthelsetjenesten, og kommunestyret skal ifølge forskrift om HSB § 2 sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplanen, og det skal i beredskapsplanen fremgå hvor ofte planen og ROS- analysen skal evalueres og oppdateres. Slik oppdatering av ROS- analyser og planer bør finne sted minst hvert 4. år og behandles i kommunestyret like ofte.

Planene skal utarbeides ut fra en ROS-analyse innen området, jf. forskrift om HSB § 3. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må ifølge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne frem.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, Statsforvalter og andre samarbeidspartnere bør også komme frem av planen, også frivillige organisasjoner i den grad det er aktuelt.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Forskrift av 28.10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedre sine tjenester.

5.   Funn

Avvik 1:

Kommunen har ikke utarbeidet en plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet basert på HROS.

Avvik fra følgende krav:

• Lov 06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) § 14, andre ledd
• Forskrift 08.2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt § 3, bokstav a
• Lov 6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-2, første ledd
• Forskrift 7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 3, andre ledd

Avviket bygger på følgende observasjoner:

HROS er analysert på et nivå der risikoreduserende tiltak ikke er utledet. Kunnskap om hva som må til for å redusere risiko er en av forutsetningene for å kunne jobbe helhetlig og systematisk med samfunnssikkerhet og beredskap.

Avvik 2:

Kommunens evne til å gjenoppta sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse er ikke analysert i HROS.

Avvik fra følgende krav:

• Lov 06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) § 14, første ledd
• Forskrift 08.2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt § 2, bokstav e

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Det fremkommer ikke av HROS hvordan kommunen skal gjenoppta sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse.

Avvik 3:

Behovet for evakuering er ikke analysert i HROS.

Avvik fra følgende krav:

• Lov 06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) § 14, første ledd
• Forskrift 08.2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt § 2, bokstav f

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Det fremkommer ikke av HROS i hvilke hendelser evakuering er et risikoreduserende tiltak.

Avvik 4:

Kommunen har ikke sikret at tilstrekkelig og kompetent personell er tilgjengelig i kriseledelsen.

Avvik fra følgende krav:

• Lov 06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) § 15
• Forskrift 08.2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt § 4, første ledd
• Lov 6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-2,
• Forskrift 7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 5, første ledd

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Det fremkommer ikke av OBP hvem som er stedfortredere til kommunalsjefene og til kommuneoverlegen.

Avvik 5:

OBP er ikke tilstrekkelig samordnet med andre interne og eksterne beredskapsplaner.

Avvik fra følgende krav:

• Lov 06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) § 15
• Forskrift 08.2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt § 4, første ledd

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Utover at OBP er sendt til politiet er det ikke sikret at relevante eksterne aktører er kjent med planen og hvilke forventninger den stiller til deres rolle i krisehåndteringen. Det er heller ikke sikret at OBP tilfredsstiller de eksterne aktørenes forventinger til kommunen. HSB-planen og OBP er heller ikke samordnet utover at HSB-planen er et kapittel OBP.

Avvik 6:

Kommunen har ikke oversikt over personell i helse og omsorgssektoren som er styrkedisponert i Forsvaret og Sivilforsvaret.

Avvik fra følgende krav:

• Lov 6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-2
• Forskrift 7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 9

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Det fremkomme ikke av planverket hvilket personell i helse- og omsorgssektoren som må forventes å bli avgitt til Forsvaret og Sivilforsvaret ved væpnet konflikt eller krig.

Merknad 1:

Interne og eksterne aktørers bidrag i HROS. Det bør fremkomme av HROS hvilke interne og eksterne aktører som har bidratt til utarbeidelsen av analysen.

Merknad 2:

Kommunen bør vurdere å etablere ytterligere tiltakskort til OBP. Stedfortredere og nytt og uerfarent personell vil ha behov for mer detaljert informasjon hvis de skal tre inn i en krisehåndtering.

Merknad 3:

Kommunen bør inngå avtaler med eksterne ressurseiere for å sikre støtte ved hendelser. Det er viktig at de som skal støtte kommunen i en krisehåndtering er forberedt på at de kan bli anmodet slik at de kan gjøre forberedelser. Det er likeledes viktig for kommunen å vite hva som realistisk kan forventes av støtte.

Merknad 4:

Kommunen bør etablere trygghetspunkter. I en krisesituasjon uten kraft og ekom kan det være aktuelt å etablere informasjonssteder forskjellige steder i kommunen, og publikum bør på forhånd vite hvor disse er.

Merknad 5:

Kommunens system for opplæring bør konkretiseres ytterligere. Det bør angis kompetansekrav til den enkelte funksjon i kriseorganisasjonen, status på dette og hvordan eventuelle gap kan lukkes.

Merknad 6:

Kommunen bør etablere rutiner for oppfølging av funn etter evalueringer av øvelser og hendelser. Slike rutiner vil sikre at kommunen settes bedre i stand til å forebygge og å håndtere tilsvarende hendelser senere.

6.   Hovedinntrykk

Froland kommunes ivaretakelse av kommunal beredskapsplikt og helsemessig og sosial beredskap tilfredsstiller ikke alle krav i lov og forskrift.

Froland kommune har ved hendelser og øvelser vist høy krisehåndteringsevne. Beredskapsbevisstheten er god. Kommunen ivaretar pådriverfunksjonen på en god måte, bl.a. gjennom å re-etablere beredskapsråd, gjennom god kontakt med infrastruktureiere og gjennom å ta initiativ til å samordne planer med Agder fengsel. Beredskapskoordinator har en 30 %-stilling med egen stillingsbeskrivelse. Det er planer om å etablere et beredskapsteam som skal bidra i beredskapsarbeidet. Det er en god idé og tilsynet anbefaler at teamet også har representanter fra teknisk, oppvekst og helse- og omsorg.

Politikerne i kommunen har økt interesse for og oppmerksomhet rundt beredskap. Politisk forankring av HROS og OBP har måttet bli utsatt. Tilsynet er innforstått med dette, og anbefaler at kommentarene til disse dokumentene som fremkommer i rapporten implementeres før politisk behandling.

Kommuneplanens samfunnsdel er fra 2021 og sier lite om samfunnssikkerhet og beredskap. Planen dekker ikke utfordringene som følger av et risikobilde i endring. Planstrategien fra 2024 omtaler dette, men kommunen har besluttet å ikke rullere samfunnsdelen. I tillegg er det ikke utledet risikoreduserende tiltak i HROS som kan fungere som grunnlag for et helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid. Kommunens grunnlag for et helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid er følgelig svakt.

Kommuneplanens arealdel er nylig rullert mht. næringsområder.

HROS er fra 2025 og fungerer også som ROS-analyse for helsemessig og sosial beredskap. Innen helsemessig og sosial beredskap på sektornivå er det utarbeidet noen enkle ROS- analyser og tiltakskort knyttet til HROS. ROS-analysen er et godt grunnlag for videre arbeid. Den er utarbeidet på risikoområde-nivå og er i nåværende form for overordnet til å være et verktøy for helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid. Dette primært fordi det ikke er utarbeidet en tiltaksplan for risikoreduksjon. Tilsynet finner ikke analyser av kommunens evne til å gjenoppta sin virksomhet når det utsettes for en uønsket hendelse og av behovet for evakuering, noe som er krav iht. FKB. Bruk av DSBs veileder og analyseskjemaer ville fanget opp både dette og behovet for en tiltaksplan. Det bør fremkomme av analysen hvilke interne og eksterne aktører som har bidratt i analysearbeidet, noe som vil forenkle oppfølgingsarbeidet og ansvarliggjøre aktørene.

Kommunens overordnede beredskapsplan er fra 2025. Planen er basert på HROS og dekker de vesentligste forholdene. Nødvendige fullmakter er ivaretatt. Ressursoversikten er god, og det er planer om å inngå samarbeidsavtaler med basis i ressursoversikten. Alle som står i varslingslisten er informert om at de står der og hvilken rolle de har i hendelseshåndteringen. Planen finnes også i papirformat.

Kommunen har valgt å ha ett tiltakskort som omhandler etablering av kriseorganisasjonen. Dette er et bevisst valg i lys av behovet for en god grunnberedskap og for å ivareta fleksibilitet. Tilsynet støtter tanken om en god grunnberedskap, men vil kommentere at dette krever god opplæring og øving slik at også stedfortredere kan gjøre en god jobb i en gitt situasjon. Kommunen bør vurdere å utarbeide flere tiltakskort for de mest kritiske hendelsene.

Planen mangler stedfortredere for kommunalsjefene og for kommuneoverlegen. Dette er sentrale funksjoner i kriseorganisasjonen og stedfortredere for disse må være utpekt for å sikre en kontinuerlig god evne til hendelseshåndtering.

Kommunen opplyser at OBP er sendt til politiet, men ikke gjennomgått med dem. Andre eksterne aktører har ikke mottatt planen. Planverket kan derfor ikke sies å være samordnet med eksterne aktører. Beredskapsrådet er et aktuelt forum for å sikre at aktørenes planverk dekker gjensidige behov. Internt fremstår HSB-planen, som er et kapittel i OBP, som lite integrert i OBP. Det er potensial for ytterligere samordning, f.eks. mht. bestemmelser om revisjon og oversikt over planverk. Utover at det finnes en oversikt over tilgjengelig helsepersonell har ikke kommunen en felles kontinuitetsplan som prioriterer tjenester og fordeler personell ved hendelser der alt personell ikke er tilgjengelig. Det er videre motstridende opplysninger om det finnes oversikt over personell i helsetjenesten som i en krisesituasjon er disponert hos Forsvaret, Sivilforsvaret eller andre.

Froland kommune har et bevisst forhold til krisekommunikasjon og har en god plan for dette. Kommunen er meget bevisst på å være proaktiv i kommunikasjonen. Man har god oversikt over alternative kommunikasjonskanaler og styrker og svakheter ved disse, men det er ingen plan for hvem som skal utføre dør-til-dør-kommunikasjon. Det er planer for kommunikasjon med fremmedspråklige og kulturelle minoriteter. Kommunen har adressebasert SMS-varsling som betjenes av teknisk drift. Utfall i kraft og ekom anses som den største trusselen mot effektiv krisekommunikasjon.

Oppmøtesteder/trygghetspunkter der innbyggerne kan få informasjon hjelp i en krisesituasjon er ikke utpekt.

Froland er aktive i forskjellige interkommunale samarbeid med relevans for beredskap, bl.a. fagutvalg beredskap i Østre Agder, Østre Agder brannvesen, IKT Agder og legevaktsamarbeid med andre kommuner i Østre Agder.

Kommunen er i prosess med innføring av nytt internkontrollsystem. I nytt system vil det bli bredere tilgang til dokumentasjonen, men begrensninger i forhold til hvem som kan legge ut. Det er funksjonalitet for å sikre at dokumentasjonen blir lest. Beredskapsdokumentasjonen er oppdatert iht. krav i lov og forskrift.

Kommunen har et årshjul for beredskapsaktiviteter, men dette utløper i 2025. Det bør oppdateres og samordnes med kompetanseplanen.

Kommunen har øvd iht. minimumskrav i forskrift. En langsiktig øvingsplan er listet i kompetanseplanen, men er ikke fulgt.

Kommunen har en opplæringsplan. Denne er ikke forankret i et definert behov. Planen bør liste kompetansebehov til den enkelte funksjon, status på dette og oversikt over hvordan evt. gap skal fylles.

Med unntak av pandemien har kommunen evaluert øvelser og hendelser. Funn og tiltak blir ikke fulgt opp på en systematisk måte. Kommunen bør etablere rutiner for dette slik at læring sikres.

Kommunen har ulik beholdning av forskjellig smittevernutstyr, fra 3 mnd. til år. Lageret for smittevernutstyr skal omorganiseres slik at holdbarhet sikres over tid. Kommunen har ikke registrert smittevernutstyret digitalt.

Kommunen har begrenset med legemidler i beredskap. Det er et eget tiltakskort i planverket for forsyningssikkerhet i helsesektoren, men dette fremstår som overordnet.

Det tas utskrifter av viktige pasientdata.

Plan for smittevernberedskap og pandemi- og epidemiplanen er planlagt revidert i juni og juli 2025.

Kommunen har god dialog med Glitre Nett, men mener at planlagte strømstanser bør varsles tidligere. Det er fastmonterte nødstrømsaggregater på kommunehuset, omsorgssenteret og vannverket. Det er også tilgang til mobile aggregater. Aggregatene testkjøres jevnlig med last. Det er ikke aggregat på Frolandia, som er kommunens evakuerte- og pårørendesenter.

Oppvarming her er mulig gjennom flisfyring, men det er ikke lys og kokemuligheter. Bofellesskapene har ikke aggregat eller alternativ oppvarming. Aggregatene forsynes med drivstoff fra kommunal tank. Kommunen har rammeavtale med ekstern leverandør, men har ikke oversikt over denne leverandørens leveransesikkerhet.

Det er pekt ut prioritert bensinstasjon i Froland. Det er uklart om det er pekt ut prioriterte abonnenter ifm. plan for kraftrasjonering.

Kommunens drikkevann hentes fra Nidelva. Høydebassengene har god utholdenhet ved utfall i vannforsyningen. Ved utfall i internett kan vannforsyningen styres manuelt.

Kommunen har satellittelefon og jaktradioer. Det er tilgjengelig nødnett gjennom helsetjenesten, men disse er ikke i aktuell talegruppe for samvirke med Statsforvalteren og andre kommuner.

Kommunen har tilfredsstillende rutiner for ivaretakelse av beredskapsmessige hensyn i arealplanleggingen. Krav til ROS-analyse fremmes i oppstartmøte. Ved gjennomsyn av private planer benyttes NVE-kart. NVE er høringsinstans, men kommunen opplever at de normalt ikke har kapasitet til å bistå. Politiet er høringsinstans. Forsvaret har meldt tilbake at de ikke har behov for å uttale seg. Kommunen er bevisst på klimautviklingen, spesielt mht. håndtering av overvann og flom. Veiaksebrudd som følge av ras og flom er den største risikoen knyttet til arealplanlegging.

7.   Regelverk

• Lov 06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)
• Forskrift 08.2011 om kommunal beredskapsplikt
• Lov 03.1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mm
• Lov 06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
• Lov 6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
• Lov 12.2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift 7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov 8.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
• Forskrift 6.2005 nr. 610 om smittevern i helsetjenesten
• Forskrift 13.2.2009 nr. 205 om tuberkulosekontroll
• Forskrift 10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten

8.   Dokumentunderlag og korrespondanse

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble gjort tilgjengelig under forberedelsen av revisjonen:

• Kommuneplanens samfunnsdel 2021-2033
• Kommuneplanens arealdel 2023-33 med planbeskrivelse, bestemmelser/retningslinjer, plankart og temakart fareområder
• Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse 2025
• ROS-analyse helsemessig og sosial beredskap (9 analyseskjemaer)
• Vedlegg 1 til ROS-Østre Agder brannvesen - Scenarioanalyser med veiledning
• Overordnet beredskapsplan, inkludert plan for helsemessig og sosial beredskap, 2025 med ressursoversikt, varslingsliste og tiltakskort
• Smittevernberedskapsplan 2023
• Pandemiplan og epidemiplan 2023
• Kompetanseplan beredskap 2024-2027
• Årshjul beredskap og samarbeid Froland kommune
• Logg deltakelse beredskapsaktiviteter
• Skjermbilde QM+ beredskap
• Beredskapsplan vannforsyning Blakstad vannverk
• Farekartlegging Blakstad vannverk
• Tabell farekartlegging vannforsyning Froland kommune
• Stillingsbeskrivelse beredskapskoordinator

Annen dokumentasjon som Statsforvalteren har innhentet selv eller hadde tilgang til fra tidligere:

• Froland kommune planstrategi 2024
• Froland kommune arealstrategi 2023
• Evalueringsrapport fra Statsforvalterens kommuneøvelse mai 2023
• Evalueringsrapport fra stort snøfall nyttårshelgen 2023-24 Korrespondanse mellom virksomheten og Statsforvalteren:
• Varsel om tilsyn datert 04.2025
• Oversendelse av dokumentasjon fra Froland kommune datert 05.2025 og 28.05.2025
• Program og administrative bestemmelser for tilsynet datert 05.2025

9.   Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her.

Fra tilsynsmyndigheten deltok:

• Fylkesberedskapssjef Yngve Årøy, Statsforvalteren i Agder, revisjonsleder
• Seniorrådgiver Bengt Henriksen, revisor kommunal beredskapsplikt
• Seniorrådgiver Elisabeth Blix, Statsforvalteren i Agder, revisor helsemessig og sosial beredskap
• Rådgiver Trine Krossbekk, observatør