Tilsynsrapport

Rapport fra tilsyn med Nav-kontorets ansvar for å ivareta barns behov når foreldre søker økonomisk stønad, i Kongsvinger kommune 2023

Tidsrom for tilsynsbesøket:

28.08.23 - 30.08.23

Statsforvalteren i Innlandet 16.10.2023

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Kongsvinger kommune, og besøkte i den forbindelse Nav Kongsvinger fra 28.08.2023 til 30.08.2023. Vi undersøkte om kommunen sørger for at barns behov blir ivaretatt i saker som gjelder økonomisk stønad, og om tjenestene etter sosialtjenesteloven blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Det gjøres ikke en helhetlig kartlegging av hvert enkelt barns situasjon og behov ved Nav Kongsvinger, når familien søker økonomisk stønad. Det gjøres heller ikke konkrete og individuelle vurderinger av hvert enkelt barns behov på søknadstidspunktet, og familier tilbys ikke nødvendig oppfølging.

Svikt i disse arbeidsprosessene, skyldes at Kongsvinger kommune ikke har sørget for tilstrekkelig styring og kontroll med tjenesteutøvelsen. Ledelsen ved Nav-kontoret har ikke fulgt opp egne beslutninger nedfelt i «Rutinebeskrivelse Lov om sosiale tjenester». Det er ikke sørget for at ansatte har en felles forståelse for eller enighet om hvordan barns helhetlige behov skal kartlegges, hva det vil si å gjøre konkrete og individuelle vurderinger av hvert enkelt barns behov og hvordan barnefamilier skal følges opp. Lovstridig praksis er ikke fanget opp. Lovstridig praksis som har vært kjent er ikke korrigert.

Kommunens praksis kan føre til at allerede vanskeligstilte familier ikke får de tjenestene som de har behov for. Barnet eller barna i disse familiene risikerer en levestandard som ikke ivaretar deres fysiske, psykiske og sosiale utvikling.

Dette er lovbrudd på:

Sosialtjenesteloven §§ 18 og 19, jf. § 4 og kommuneloven § 25-1.

Statsforvalteren mottok kommunens anførsler til rapportens faktagrunnlag innen avtalt frist.

Vi har gjort tre presiseringer i kapittel 3, på bakgrunn av kommunens innspill. Kommunens anførsel om å nyansere konklusjonen til at det ikke gjøres systematisk kartlegging av hvert enkelt barns situasjon og behov, er ikke hensyntatt. Selv om vi så spor av kartlegging i sakene vi gjennomgikk på tilsynsbesøket, var ikke kartleggingen av en slik karakter at den kunne sies å ivareta kravet til helhetlig kartlegging av hvert enkelt barns situasjon og behov.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen ivaretar barns behov i saker om økonomisk stønad.

Statsforvalteren har undersøkt om:

Nav-kontoret gjør en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad
Nav-kontoret gjør en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier
Familier som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen, gjennom styring og ledelse, oppfyller kravene til forsvarlige sosiale tjenester til familier.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Et utvalg brukere er derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven), jf. sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav, etter sosialtjenesteloven § 9.

Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Krav til forsvarlige tjenester

Det er kommunen som er ansvarlig for at alle tjenester som uformes og ytes etter sosialtjenesteloven, er forsvarlige. Kommunen må gjennom sin internkontroll sikre at Nav-kontoret er organisert på en måte som sikrer forsvarlige tjenester.

Forsvarlighetskravet i sosialtjenesteloven § 4, er en rettslig standard. Det betyr at forsvarlighetskravet er en bindende rettsregel som er dynamisk og endrer seg over tid. Hva som er forsvarlige tjenester må vurderes i forhold til faglig utvikling, endret verdioppfatning og det som vurderes som god praksis på området. Formålsbestemmelsen, samfunnsutviklingen og gjeldende normer for godt sosialfaglig arbeid, vil være styrende for om tjenesten er forsvarlig.

Forsvarlighetskravet stiller krav til bl.a. saksbehandlingen, tjenestens innhold og tjenestens omfang.

I dette tilsynet vurderes om krav til kartlegging, krav til vurdering og beslutning og krav til oppfølging er oppfylt, slik at barns behov ivaretas når foreldene søker økonomisk stønad. Kravene nedenfor konkretiserer hva som må være på plass for å ivareta kravet til forsvarlige tjenester.

Krav til kartlegging

Nav-kontoret skal foreta en helhetlig kartlegging av familiens situasjon, hvor behovene til hvert enkelt familiemedlem må undersøkes. Målsettingen er å fange opp, avverge og avhjelpe vanskelige livssituasjoner for barn og unge som lever i utsatte familier. Nav-kontoret skal også kartlegge familiens behov med tanke på at barna skal ha mulighet til å delta på de samme sosiale arenaene som jevnaldrende barn, der de bor. Samtidig vil en helhetlig kartlegging av familiens situasjon avdekke om de har behov for andre tjenester enn økonomisk stønad, for eksempel opplysning, råd og veiledning.

Kartleggingen skal også vise om det er behov for samarbeid med andre tjenester, slik at familien kan ivaretas på en god måte.

Kommunen har en plikt til å innhente tilstrekkelige opplysninger før vedtaket fattes, jf. forvaltningsloven § 17 Sosialtjenesteloven §§ 18 og 19, sammenholdt med § 1, danner utgangspunkt for hvilke opplysninger som er nødvendige for å avgjøre en søknad om økonomisk stønad.

Det kommer ikke alltid tydelig frem i en søknad, hva familien har behov for. En del av kartleggingen blir å avdekke behov for stønad og hvordan familien bør følges opp, for å oppnå lovens formål. Særlig nye brukere av sosiale tjenester er ikke alltid klar over at det kan søkes om stønad til andre utgifter utover livsopphold, husleie og strøm.

Hva som skal kartlegges vil avhenge av familiens situasjon og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningene som innhentes kan være både muntlige og skriftlige. Muntlige opplysninger skal nedtegnes, jf. forvaltningsloven 11 d.

For førstegangssøkere vil det som hovedregel være behov for en grundig kartleggingssamtale. Ved løpende søknader er det viktig med jevnlige samtaler, slik at opplysningene blir oppdatert og eventuelle nye behov blir avdekket.

Brukermedvirkning er sentralt i kartleggingen, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med familiene. Dette går frem av sosialtjenesteloven §§ 42 og 43. Det er viktig at Nav- kontoret innhenter barnas synspunkter, direkte eller gjennom foreldrene. Det er opp til avtale mellom Nav-kontoret og familien om kartleggingssamtalene skjer på Nav-kontoret, ved hjemmebesøk eller på andre arenaer.

I samtale eller ved hjemmebesøk hvor det er språkutfordringer, er det viktig at Nav-kontoret bruker tolk slik at bruker får mulighet til å beskrive situasjonen. Manglende tolk kan medføre at Nav-kontoret får uriktige eller mangelfulle opplysninger, slik at kartleggingen ikke blir tilstrekkelig.

Kartleggingen er også viktig for at Nav-kontoret skal kunne ivareta sin plikt til å samarbeide med andre sektorer, forvaltningsnivåer og tjenesteytere, dersom samarbeid er nødvendig for å gi en person oppfølging og et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Plikten til å samarbeide gjelder også når dette kan bidra til å løse de oppgavene Nav-kontoret er pålagt etter sosialtjenesteloven. Samarbeidsplikten går frem av sosialtjenesteloven § 13 andre ledd, første punktum.

Krav til vurdering og beslutning

Etter at Nav-kontoret har foretatt en tilstrekkelig kartlegging, skal Nav-kontoret gjøre en vurdering og fatte en beslutning om hvorvidt økonomisk stønad skal innvilges – og eventuelt hva som innvilges. Har ikke Nav-kontoret foretatt en tilstrekkelig kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgefeil når søknaden skal vurderes og det skal fattes en beslutning.

Nav-kontoret skal foreta en individuell vurdering, basert på opplysningene som har kommet frem i kartleggingen. Nav-kontoret må også synliggjøre hvordan barnets beste er vurdert ut fra situasjon og behov, og hvordan hensynet til barnet er vektet opp mot andre hensyn.

I vurderingen etter sosialtjenesteloven § 18, skal familiens faktiske inntekter og utgifter legges til grunn. Fra 1. september 2022 fikk sosialtjenesteloven § 18 et nytt tredje ledd, hvor det går frem at barnetrygd skal holdes utenfor beregningen av økonomisk stønad.

I vurderingen av hjelpebehovet, skal Nav-kontoret legge til grunn familiens utgifter til et forsvarlig livsopphold. Det er ikke spesifisert i bestemmelsen hvilke utgifter som inngår i livsoppholdet, men formålsbestemmelsen og kravet om forsvarlig livsopphold gir anvisning om stønadsnivået.

Statlige og kommunale satser gir kun et utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. Nav-kontoret må alltid foreta en individuell vurdering, hvor det blant annet tas hensyn til hvert enkelt barn. Dette følger av forvaltningsloven § 25 om begrunnelsen innhold.

Dersom Nav-kontoret avslår etter § 18, skal det vurderes om stønad i særlige tilfeller kan innvilges etter § 19 I likhet med § 18, må det foretas en konkret vurdering.

Stønad i særlige tilfeller er ikke en pliktmessig ytelse, men kan innvilges etter en konkret og individuell vurdering. Dette for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp, som ikke dekkes gjennom § 18.

Krav til oppfølging

Familier som mottar økonomisk stønad, vil i mange tilfeller ha behov for tett oppfølging for at lovens formål skal nås. Hensikten med oppfølgingen er å løse eksisterende sosiale problemer, og å forebygge at slike problemer oppstår. Oppfølgingen skal støtte opp under familienes mulighet til å bli selvhjulpen.

Kommunene har stor grad av frihet til å velge hvordan oppfølging av familier skal gjennomføres og organiseres. Det går frem av veilederen til sosialtjenesteloven § 17 at oppfølgingen kan omfatte alt fra enklere veiledning for å kunne håndtere hverdagen, til faglig kvalifiserte råd og familieoppfølging.

Også her vil brukermedvirkning, jf. sosialtjenesteloven §§ 42 og 43, bidra til at oppfølgingen er treffsikker og underbygger familiens behov.

Ifølge rundskrivet, skal Nav-kontoret gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrke familiens mulighet til å mestre sin livssituasjon på ulike områder. Dette innebærer at Nav-kontoret skal tilby familien samtaler, og at samtaler er det viktigste elementet i oppfølgingen. Som utgangspunkt, skal Nav-kontoret tilby oppfølgingssamtaler i alle saker hvor familier mottar økonomisk stønad. Imidlertid kan det være faglige årsaker til at det ikke er gjennomført samtaler i enkelte saker. Hos familier som er nye på Nav- kontoret, vil det naturlig nok være mindre aktuelt med oppfølgingssamtaler.

Nav-kontorets oppfølgingsansvar inneholder ikke mer enn det Nav-kontoret har ansvaret for etter sosialtjenesteloven. Oppfølgingsansvaret gjelder ikke utføring av tjenester og oppgaver som ligger til andre instanser. Samtidig er forsvarlig oppfølging ofte betinget av at Nav-kontoret samarbeider med andre tjenester. Dette går frem av sosialtjenesteloven § 13 andre ledd, første punktum.

Nav-kontorene skal ivareta sin oppfølgingsplikt, ved at de fatter vedtak om opplysning, råd og veiledning etter § 17. At en avgjørelse er et enkeltvedtak, har betydning for hele søknadsprosessen; fra informasjon, søknad og utredning, til avgjørelsens innhold og form, samt muligheten til å klage. Det kan enten fattes eget vedtak etter § 17, eller det kan fattes sammen med vedtak om økonomisk stønad.

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen, hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5, vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Fakta om Kongsvinger kommune

Kongsvinger kommune er en bykommune sør i Innlandet. Kommunen er regionsenter for Kongsvingerregionen, som består av Eidskog, Grue, Nord-Odal, Sør-Odal og Åsnes. Kongsvinger er en del av Osloregionen, og byen ligger 10 mil fra Oslo.

Det opplyses på kommunens hjemmeside at de hadde 17 949 innbyggere i 2022.

Tall hentet fra Kommunefakta, utarbeidet av Statsforvalteren i Innlandet, viser at 2,7% av innbyggerne i Kongsvinger kommune mottar sosiale tjenester (Innlandet 2,3%), og 27,7% av de som mottar sosiale tjenester har hjelpebehov som varer lengre enn 6 måneder (Innlandet 34,4%). Videre er det 28,9% av de som mottar sosiale tjenester i Kongsvinger kommune som forsørger barn (Innlandet 27%). 17% av barna i Kongsvinger lever i husholdninger med vedvarende lavinntekt (Innlandet 13%), og 17% av barna i kommunen bor trangt (Innlandet 14%).

Kommunalsjefen opplyser under tilsynet at Kongsvinger kommune har en relativt stor andel lavinntektsfamilier, og at andelen har økt markant de siste 2-3 årene.

Kongsvinger kommune deltok i 2022 i egenvurderingstilsyn med tema «Tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år». Nav Kongsvinger vurderte at tjenestene ble gitt i tråd med loven. De fant forbedringsområder knyttet til hvordan tjenesten opplysning, råd og veiledning skulle forstås, og har jobbet med dette i etterkant av egenvurderingen.

Generelt om kommunens organisering

Kommunen er organisert i en tre-nivå modell, og kommunedirektørens ledergruppe består av kommunalsjef Miljø og samfunn, Oppvekst og læring og Helse og mestring. Nav Kongsvinger ligger under kommunalsjef Miljø og samfunn – som også rommer enhet for Areal- og byutvikling, Eiendom, Kultur og fritid og Næring og miljø.

Administrativt delegeringsreglement, i form av delegering av myndighet til Nav-leder og avdelingsleder, er lagt frem. Delegering av myndighet til ansatte som godkjenner vedtak er datert 12.01.2023, 16.02.2023 og 04.07.2023. Sistnevnte delegering er tidsavgrenset.

Nav-kontorets organisering

Nav Kongsvinger er ett av Innlandets region-kontorer (statlige tjenester), med 74 ansatte. I tillegg til spesifikke statlige funksjoner, har Nav-kontoret et særskilt ansvar for å medvirke til kvalitetssikring av de sosiale tjenestene i de øvrige Nav-kontorene i regionen (Nav Odal, Nav Solør og Nav Eidskog).

Nav Kongsvingers ledelse består av fire avdelingsledere og Nav-leder. Nav-kontoret er inndelt i avdelingene Arbeid og kvalifisering, Arbeid og velferd, Arbeid og helse, Arbeid og inkludering. Kommunens flyktningetjeneste er plassert inn i Nav-kontoret. I tillegg har kontoret 4 ansatte som jobber med Ung inkludering og IPS.

Ansatte i Arbeid og velferd jobber med de sosiale tjenestene. Søknad etter sosialtjenesteloven fordeles mellom ansatte etter fordeling ut fra søkers fødselsdato, og alder (under 30 år og over 30 år).

Sosialteamene har én fagkoordinator som skal fordele og prioritere arbeidsoppgaver, ved sykmeldinger og i perioder med stor pågang. Videre skal fagkoordinator sikre at de ansatte er tilgjengelig for brukerne, lede og administrere saksdrøftingsmøtene. Fagkoordinator har ikke beslutningsmyndighet. Det er den enkelte veileder som «eier saken» og som skal ta en avgjørelse. Fagkoordinator kan også overta vanskelige saker for andre veiledere, når det er behov for det.

Flyktningetjenesten er et eget team i avdelingen Arbeid og velferd, og fatter vedtak om økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven til flyktninger.

Nav Kongsvinger har også et juridisk team på tvers av sine avdelinger. Juridisk team har blant annet ansvar for revidering av eksisterende rutiner og retningslinjer knyttet til økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven, samt bistå med opplæringsaktiviteter knyttet til gjeldende lovverk og forsvarlig saksbehandling.

Nav Kongsvinger flyttet inn i nye lokaler i april 2023. Ifølge referat fra Partnerskapsmøte 31.03.2023 går det frem at Nav Kongsvinger skal ha åpent mottak for «drop-in» to dager per uke, to timer per dag. I tillegg skal Nav-kontoret være åpent alle dager for publikum som har avtaler eller for de som må levere søknader eller post. Ansatte opplyser under intervju at brukerne har tilgang til direktenummeret til sin veileder.

I tillegg til avdelingsleder for Arbeid og velferd, er to ansatte i sosialfaglig team tildelt vedtaksmyndighet etter sosialtjenesteloven.

Oversikt over Nav Kongsvingers møtestruktur viser at sosialfaglig team har teammøte annenhver tirsdag for drøfting av aktuelle problemstillinger og for kompetanseheving, samt saksdrøfting hver torsdag. Etter saksdrøftingsmøtet, skal det skriver notat i Velferd i den aktuelle saken om aktuelle problemstilling som er drøftet og konklusjon. I saksdrøftingsmøtet gjennomgås også klagesaker som er behandlet av Statsforvalteren.

I intervju med ansatte fikk vi opplyst at sosialteamet også har en Teams-gruppe som benyttes aktivt til saksdrøfting, utenom de faste møtene. I tillegg drøftes saker med den som godkjenner vedtakene.

Det gjennomføres Boligmøte annen hver fredag, der aktuelle saker drøftes for å forebygge bostedsløshet og for å diskutere situasjonen på boligmarkedet. Oversikten over møtestruktur viser også at Nav-kontoret skal gjennomføre samarbeidsmøter med barneverntjenesten hver 16. uke. Denne opplyses å være under revidering, da det ønskes hyppigere møter og en lavere terskel for anonym drøfting av aktuelle problemstillinger.

Under tilsynet ble det første felles kontormøte etter flytting i nye lokaler, gjennomført. Nav-leder opplyste at det skal settes av tid til felles kontormøte en gang hver måned.

Konkrete utfordringer i kommunen

Under tilsynet ble vi gjort kjent med kommunens utfordringer knyttet til levekårsparametere, herunder sammensettingen av kommunens innbyggere og den store andelen lavinntektsfamilier.

Videre ble vi gjort kjent med utfordringer knyttet til Nav-kontorets tidligere lokasjoner, vedvarende stor pågang av søknad om økonomisk stønad med påfølgende restanse, høyt sykefravær, høy turnover, manglende kapasitet og lokaliteter for å kunne gjennomføre samtaler, nødvendig kartlegging av behov og påfølgende oppfølging. Både ansatte og ledere i Nav Kongsvinger beskrev situasjonen og perioden på inntil 2 år tilbake i tid, som «kritisk» og «nødvendig med brannslukking» der hovedfokus var å sikre livsnødvendigheter som penger til mat, sikre bolig og tilgang til strøm.

Status under tilsynsbesøket ble beskrevet som annerledes, da kontoret har ansatt flere veiledere som arbeider med de sosiale tjenestene og saksrestansen er bygget ned og under kontroll. I tillegg beskrives flyttingen inn i nye lokaler som et vendepunkt, både med tanke på internt samarbeid og for muligheten til å gjennomføre nødvendige brukersamtaler på en trygg måte.

Forsvarlig kartlegging av hvert enkelte barns helhetlige situasjon og behov

Statsforvalteren har i forkant av tilsynet gjennomgått vedtak med tilhørende søknad i 20 saker, totalt 61 vedtak med tilhørende søknad. Under tilsynet gikk vi igjennom 9 utvalgte saker sammen med to ansatte og avdelingsleder første dag og sammen med sju ansatte og avdelingsleder andre dag. Sakene ble gjennomgått for å se etter relevant informasjon og dokumentasjon innenfor tilsynstema i de ulike fagsystemene.

Under selve tilsynsbesøket gjennomførte vi den resterende delen av saksgjennomgangen sammen med ansatte og avdelingsleder. Vi mener det gir en mereffekt for tilsynet, å snakke oss igjennom sakene sammen med ansatte og ansvarlig leder. Vår erfaring er at da ser de det samme som oss og kan gi utfyllende informasjon om saken, kontorets praksis og praktiske utfordringer i arbeidshverdagen, undervegs i gjennomgangen. En slik gjennomgang fører til at vi har felles forståelse for faktagrunnlaget som ligger til grunn for vurderingene våre.

Avdelingsleder deltok begge dager, gjennom hele saksgjennomgangen. Dette ga en forsterket mereffekt, fordi det gjorde det mulig for Statsforvalteren å følge opp relevante problemstillinger som dukket opp under saksgjennomgangen, i intervjuet med avdelingsleder – og igjen referere til oppdagelsene i intervju med Nav-leder. I tillegg ble noe av diskusjonen og refleksjonene løftet frem som eksempler i Oppsummerende møte.

Det ble gjennomført intervju med kommunalsjef for Miljø og samfunn, Nav-leder, avdelingsleder og 5 ansatte, under tilsynsbesøket. I tillegg gjennomførte vi telefonsamtale med 12 brukere, i forkant av selve tilsynsbesøket. Totalt fikk 16 brukere brev om invitasjon til samtale, med påfølgende SMS-påminnelse, i forbindelse med tilsynet.

I Nav Kongsvingers Virksomhetsplan 2023-2024 går det blant annet frem at … «Barne- og familieperspektivet styrkes og skal ivareta tidlige og helhetlige innsatser» og at barnefamilier og langtidsledige er prioriterte grupper som skal ha forsterket oppfølging. Videre går det frem at …

«Helhetlig og forebyggende innsatser ut fra barne- og familieperspektivet tydeliggjøres».

Nav Kongsvinger har en rutine som heter «Rutinebeskrivelser, Lov om sosiale tjenester». Rutinen Kartlegging, godkjent 03.04.2023, slår fast at Nav-kontoret skal gjennomføre kartleggingssamtaler, for å sikre tilstrekkelig informasjon om brukers situasjon og slik at vedtaket som fattes gjøres på riktig grunnlag. Rutinen slår også fast at … «kartleggingen skal være helhetlig og omhandle tema som arbeid, aktivitet, helse utdanning, bosituasjon, familie, sosialt nettverk og økonomi. Hvis bruker har barn, er det særlig viktig å ha oppmerksomhet mot dette». Det går også frem av rutinen at fagområdene sosial og arbeidsrettet oppfølging til en viss grad skal utføre noe av den samme kartleggingen.

Videre vektlegges at veilederne skal være særlig oppmerksomme på kartlegging av barnas behov, og at det ved gjennomføring av kartleggingssamtale skal benyttes en egen kartleggingsmal, som er tilgjengelig på Teams. Det går også frem av rutinen at informasjonen som kommer frem i kartleggingssamtalen skal lagres som eget notat i Arena, og merkes «KARTLEGGINGSSAMTALE».

Det går frem av innledningen til rutinebeskrivelsen at det er juridisk team som skal holde dokumentet oppdatert, samt sørge for bred involvering fra veiledere. Avdelingsleder for Arbeid og velferd godkjenner dokumentet. Mindre endringer kan justeres av juridisk team uten nærmere godkjenning. Flere av de ansatte opplyser i intervju at de er kjent med rutinen, men at de ikke har vært direkte involvert i revideringen. Det opplyses at det ble bestemt å revidere rutinebeskrivelsen etter at kommunen mottok varsel om tilsyn. To av de ansatte opplyste å ha fått ansvar for å revidere rutinen.

I Egenrapporteringsskjema for tilsynet, opplyser kommunen under pkt. 3.4: «Samtaler journalføres og vi er opptatt av å innhente nødvendig dokumentasjon ved behandling av søknader, slik at vi har et tilstrekkelig godt grunnlag for å kunne ta stilling til hjelpebehovet».

Nav Kongsvinger har en retningslinje for tildeling av økonomisk stønad som ble revidert 21.06.2023. Det går frem av dokumentet at det er utarbeidet som et supplement til Rundskriv 35/2012, og at det er rundskrivet som er hovedkilden for all saksbehandling etter lov om sosiale tjenester. I innledningen står det videre: «Det (retningslinjen) inneholder livsoppholdssatser, husleiepriser og annen informasjon som gir et utgangspunkt for utmåling av stønad i ulike situasjoner.»

Saksgjennomgangen sammen med de ansatte viste at saksdokumentene i de utvalgte sakene inneholder få spor av barnets stemme. Vi fant ingen notater merket med «KARTLEGGINGSSAMTALE» i fagsystemene, under gjennomgangen. Vi fant heller ingen notater der det enkelte barnets helhetlige situasjon og behov er kartlagt. I noen saker fant vi notater som inneholdt opplysninger om enkeltbarns behov for klær, helseopplysninger og utgifter til fritidsaktiviteter, men ingen helhetlig kartlegging av den faktiske situasjonen på søknadstidspunktet. Det ble funnet notater etter samtale i de fleste sakene, men disse inneholdt for det meste opplysninger om arbeidsrettet oppfølging av foreldrene og økonomiske forhold.

Under saksgjennomgangen ble det synliggjort for både ansatte og avdelingsleder at det finnes en del «taus kunnskap» om barn og foreldre, som ikke er dokumentert og som heller ikke legges til grunn for vurdering og beslutning (se nedenfor). Saksgjennomgangen avdekket også at det ikke systematisk gjennomføres samtaler med foreldre som søker økonomisk stønad. Utgangspunktet for det som kartlegges er i all hovedsak de opplysningene som går frem av søknaden.

Informasjonen som finnes om barn i sakene, er i all hovedsak knyttet til søknad og/eller opplysninger i forbindelse med klage på vedtak.

I intervju med ansatte ble det opplyst at kontoret har en kartleggingsmal, men at den ikke brukes systematisk. Det ble også opplyst at de har testet ut ulike maler, men at de opplevdes som for omfattende og skjematiske. Kontoret har ikke besluttet hvilken mal som skal brukes. Det gikk også frem av intervjuene at noen har sin egen kartleggingsmal som de bruker. Alle ansatte fortalte at barns behov og situasjon ikke kartlegges systematisk, og at den kartleggingen som gjøres er ufullstendig og varierer fra sak til sak. Noen av de ansatte opplyste at de tror arbeidsrettet veileder kartlegger mer rundt barna, mens andre mente at de arbeidsrettede veilederne heller ikke har så mye kjennskap til barna. Det ble også opplyst under intervju at det ikke er en automatikk i at det inviteres til samtale, ved søknad om stønad, men at det gjennomføres mange raske avklaringer per telefon, knyttet til opplysninger i søknaden.

Flere av de ansatte opplyste at beskrevet arbeidssituasjon i kontoret medførte at det ikke var tid til å gjennomføre en helhetlig kartlegging av hvert enkelt barns behov og situasjon.

Alle ansatte formidlet under intervjuet at de ser at barnas situasjon ikke kartlegges tilstrekkelig, etter å ha vært med på saksgjennomgangen. Flere opplyste at det snakkes mye om at barns behov skal kartlegges, men at det gjøres ikke – og de kommer ikke ordentlig i gang. Flere peker på en lengre periode med turnover og stor saksmengde, som førte til at arbeidet med kartleggingen ble utsatt og deretter nedprioritert. I denne situasjonen ble det viktigste å sikre penger til mat og andre livsnødvendigheter.

Flere formidlet også at det som kartlegges er forskjellig, fordi de har ulik bakgrunn og kunnskap med seg inn i kontoret. Det ble også pekt på at manglende kartlegging og fokus på barna, kan skyldes Nav- kontorets organisering siden det skilles mellom arbeidsrettet oppfølging og saksbehandling av økonomisk stønad.

Flere ansatte fortalte i intervju at de opplevde at fokuset på barneperspektivet er blitt forsterket som følge av tilsynet.

I intervju med avdelingsleder ble det bekreftet at praksis beskrevet i rutinen om kartlegging, er ønsket praksis og ikke faktisk praksis. Nav-leder bekreftet i sitt intervju kjennskap til gapet mellom ønsket praksis og faktisk praksis, og at de nå er klare for å endre praksis, herunder å gjøre det som skal til for å sikre forsvarlige tjenester. Begge lederne viser til at den tidligere beskrevne perioden Nav-kontoret har lagt bak seg, vanskeliggjorde internt samarbeid og gjennomføring av brukersamtaler.

Forsvarlig vurdering og beslutning

I nevnte Egenrapporteringsskjema pkt. 3.1 går det frem: «Vi er bevisst på lovens krav om at det skal være særlig oppmerksomhet på dette med å ivareta barnas behov. Det rettes mye oppmerksomhet mot dette når saker vurderes, og at denne vurderingen skal gjenspeiles i vedtakene». Videre går det frem under pkt. 3.3 om kvalitetssikring av de ansattes arbeid, at dette blir sørget for både gjennom fagkoordinatorfunksjonen og gjennom … «godkjenningsfunksjonen på vedtak hvor det kvalitetssikres og spørsmål rundt vedtakene sendes til veileder for avklaring og at vi sørger for oppfølging og kvalitets gjennom saksdrøfting».

I nevnte rutine under Godkjenning av vedtak, skal følgende sjekkpunkt utføres ved godkjenning av vedtak: Er søknadens innhold svart ut i vedtaket, er søkers faktiske situasjon på søknadstidspunktet vurdert, har de fått nødvendige opplysninger i saken, er ytelsen innvilget iht. riktig lovbestemmelse, kan bruker ha nytte av vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning, er det husket på å hjemle i §§ 21 og 22 og dobbeltsjekke at utbetalinger er riktige og at utbetalinger i vedtaksdokumentet stemmer overens med utbetalinger i Velferd. Godkjenningsrutinen inneholder ingen punkter om hva som skal sjekkes når det gjelder barn.

I Retningslinjer for tildeling av økonomisk sosialhjelp av 21.06.2023 går det frem under pkt. 2 Livsoppholdssatser, Levekostnader til barn at «Livsopphold (levekostnader) for barn beregnes i Velferd automatisk til og med barn nr. 3. Fra barn nr. 4 beregnes det derfor i utgangspunktet ikke eget livsopphold. Dette kan vurderes som forsvarlig med tanke på stordriftsfordeler (arve utstyr, klær osv. fra eldre søsken). Slik redusert utmåling av livsopphold, forutsetter at man har gjort en helhetlig kartlegging av familiens og barnas situasjon. Dette for å kunne gjøre konkrete og individuelle vurderinger som igjen er nødvendig for å sikre lovens krav om et forsvarlig livsopphold.» I tillegg vises til at alternativet til å kutte livsopphold fra barn nr. 4 helt, kan stønad utmåles tilsvarende SIFO-satser til mat, drikke og personlig hygiene for disse barna.

Saksgjennomgangen i forkant av tilsynsbesøket viste at vedtakene gjennomgående mangler opplysninger om barnet/barnas situasjon, ut over antall barn i familien og alder. Vedtakene inneholder heller ikke individuelle vurderinger knyttet til barnets/barnas situasjon og behov. Statens veiledende sats legges gjennomgående til grunn ved fastsettelse av stønad til livsopphold, uten at det gjøres en konkret og individuell vurdering av hva som er forsvarlig i den konkrete saken, på søknadstidspunktet.

I gjennomgangen av utvalgte vedtak i forkant av tilsynsbesøket fant vi videre at stønad til livsopphold automatisk reduseres fra og med 4. barn. I disse sakene vises det til «storfamilieprinsippet» som innebærer at det beregnes stønad til livsopphold til 3 barn, selv om familien har flere barn. Stønaden fastsettes, uten at det gjøres en konkret og individuell vurdering i vedtaket.

I saksgjennomgangen under tilsynsbesøket gikk det frem at Nav-kontorets praksis knyttet til «stordriftsfordeler» er et tilbakevendende tema i kontoret, som diskuteres ofte. Vi fikk opplyst at det skal foreligge et kommunestyrevedtak tilbake i tid, der reduksjon av stønad til livsopphold til store barnefamilier er vedtatt, og at dette vedtaket oppleves som en føring Nav-kontoret må rette seg etter.

Ingen av de ansatte, avdelingsleder eller Nav-leder skal ha sett eller lest innholdet i dette kommunestyrevedtaket. Kommunalsjef hadde heller ikke tilgang til vedtaket, men sendte følgende tilbakemelding til Statsforvalteren i etterkant av tilsynet:

«I kommunestyresak 067/19 (møtedato 23.04.12) ble det i saksopplysningene henvist til at et slikt vedtak eksisterer, det viser i hvert fall at NAV har vært av den oppfatning:

Fra tidligere foreligger det et politisk vedtak hvor det er vedtatt at det ved utmåling av livsoppholdsutgifter skal medregnes inntil 3 barn. Dersom familien har flere barn, blir de ikke medberegnet i utmålingen. Her medregnes heller ikke barnetrygden fra barn nr. 4 som inntekt, men utgifter til blant annet barnehage, sfo og fritidsaktiviteter medregnes for alle barna. Begrunnelsen for denne praksisen er at barnefamilier ellers vil kunne få urimelig høye sosialhjelpsutbetalinger sett i forhold til barnefamilier der to voksne er i inntektsgivende arbeid. I storfamilier anses det også å ha noen «stordriftsfordeler».

Under saksgjennomgangen ble vi forelagt en sak, der vedtaket inneholder en konkret og individuell vurdering av at barna ikke kan arve klær og utstyr av hverandre. Saken ble presentert som en bekreftelse på at det ikke automatisk blir tillagt stordriftsfordeler, uten at det gjøres individuelle vurderinger. Samtidig ble det i samme vedtak innvilget stønad til livsopphold etter samme sats for alle 4 barna under 18 år, og denne satsen var lavere enn statens veiledende sats. Dette uten at vedtaket inneholder en konkret og individuell vurdering for fastsettelse av stønadsnivået.

I saksgjennomgangen så vi også eksempler på at det innvilges økonomisk stønad til klær til barn, uten at vurderingen som ligger til grunn for innvilget beløp er synlig i vedtaket. Det samme gjelder for økonomisk stønad til fritidsaktiviteter for barn. Vi har også sett i flere vedtak at det informeres om gratisordninger og mulighet for utlån av utstyr, uten at det gjøres en konkret og individuell vurdering av søknadens innhold om utgifter til barnet/barna (for eksempel til klær og fritidsaktiviteter).

Vedtakene vi gikk gjennom i forkant av tilsynsbesøket, inneholder ikke opplysninger om kartleggingen av barna og hvordan faktiske forhold er vektet i begrunnelsen. I to av vedtakene vi gikk igjennom før tilsynsbesøket, fant vi opplysninger om familiens bolig (privat bolig og kjellerleilighet). Ingen av vedtakene vi har sett, inneholder opplysninger om boligen er egnet ut fra familiens situasjon og behov, eller om boligens nærmiljø.

Videre viser saksgjennomgangen under tilsynsbesøket at det i flere vedtak ikke går tydelig frem hva som er innvilget og hva som avslås. Avslag på stønad til klær, bleier, utgifter til transport, utgifter til internettutgifter (noen eksempler) er ikke begrunnet med en individuell og konkret vurdering som går frem av beslutningen. I tillegg har vi sett flere eksempler på at forhold er opplyst i søknader (for eksempel transportutgifter og utgifter til internett), men ikke tatt med i vurderingen i vedtaket. I flere av disse vedtakene er søknaden eller aktuelle forhold heller ikke vurdert etter sosialtjenesteloven § 19, om særlige tilfeller.

Vi fant ingen reell vurdering av barnets beste i de vedtakene som er gjennomgått. Flere av vedtakene inneholder standardtekster som … «det gjøres individuelle vurderinger og barnets beste vektlegges», uten at det går frem hva som faktisk er vektet og lagt til grunn for beslutningen.

I flere av vedtakene fant vi at formuleringen under Faktiske forhold tilsier at forhold omtalt i søknaden ble avslått, uten at dette går frem og begrunnes under Vurdering og begrunnelse.

I saksgjennomgangen fant vi ingen drøftingsnotater i Velferd med informasjon om vurderinger, vekting av ulike forhold og beslutninger.

I intervju med ansatte, går det frem at Visma som systemansvarlig for Velferd, endelig har gitt åpning for at Nav-kontoret selv kan redigere vedtaksmalen. Ifølge kommunens egenvurdering punkt 2.2., skal det innarbeides et eget punkt i vedtaksmalen for å sikre økt bevissthet om barneperspektivet. Kommunen skriver at endringen i vedtaksmalen skal være på plass innen utgangen av august 2023.

I intervju omtales tidligere nevnte kommunestyrevedtak av de ansatte. Alle har hørt om det, men ikke sett det. Flere opplyser at de har stusset over kontorets praksis med å ikke beregne livsoppholdsutgifter fra og med 4. barn i barnefamilier, men opplever at vedtaket har stor innvirkning på praksis og at de ikke oppleves å ha myndighet til å overprøve dette. Noen opplyste at de opplever at praksis har endret seg, som følge av de mange drøftingene i enkeltsaker. Drøftingene skal ha medført at det i noen saker innvilges stønad til livsopphold også ut over 3. barn. Nav-leder formidlet i intervju at han har vært tydelig på at Nav-kontoret ikke kan forholde seg til et kommunestyrevedtak som ingen har sett.

Det ble også opplyst i intervju at det er gjennomført intern opplæring i kontoret der saksbehandlingsregler, forvaltningsloven, sosialtjenesteloven og begrunnelse av vedtak var tema. Det beskrives som et dilemma at fokus på å skrive enkelt og klart språk medfører en forenkling som kan gå på bekostning av kravet om individuell vurdering.

Det opplyses i intervju at det ved godkjenning av vedtak, ikke har vært tid til å lese igjennom alle saksdokumentene før vedtaket godkjennes. Kontoret har over tid gått ut over varslet saksbehandlingstid, og vedtakene må ut ellers øker henvendelsene på telefon. Godkjenner stoler på at saksbehandler har tatt med det som er relevant. Det beskrives som begrenset hva godkjenner kan påvirke og/eller korrigere, på grunn av stort tidspress.

Ved klagebehandling, har kontoret erfart at de gjerne får en annen opplevelse av saken, når saken gjennomgås på nytt. For eksempel oppdages at kartleggingen ikke er tilstrekkelig og at ulike forhold i saken må avklares nærmere med bruker. Det oppleves å være en generell holdning om å få ut sakene, og at man dermed ikke er grundig nok i søknadsbehandlingen.

Vi får også opplyst under intervju at det ved godkjenning av vedtak hender at veileder må kontaktes for mer informasjon, og at det da etterspørres fakta som ligger til grunn for den aktuelle vurderingen og beslutningen som tas. Avvik fra statens veiledende sats, både lavere og høyere, nevnes som eksempel. Det blir også formidlet at noen ganger er ikke vedtakene gode nok og at det mangler notat i saken. Det opplyses også at beregningen i vedtaket er manuell, og at de ansatte kan overstyre Velferd.

Flere ansatte opplyste i intervju at det gjøres individuelle vurderinger, men at disse ikke alltid er tatt med eller synliggjort i vedtaket. Det ble også pekt på at stønadssatsene som går frem av retningslinjen ikke oppleves å være begrensende, men til hjelp i vurderingen.

Forsvarlig oppfølging ved behov

I VP 2023-2024 for Nav Kongsvinger går det frem at barne- og familieperspektivet skal styrkes, og de skal ivareta tidlig og helhetlig innsats. Det skal sikres tverrfaglig samordning og barnefamilier skal ha forsterket oppfølging.

Vi kan ikke se at mottatt styringsdokumentasjon inneholder opplysninger om hvordan Nav-kontoret skal sikre helhetlig, tverretatlig og/eller forsterket oppfølging av barnefamilier.

Som for kartleggingssamtaler, finner vi få journalnotat som viser om, og eventuelt hvilken type oppfølging, som blir tilbudt familier som søker om økonomisk stønad. Oppfølgingen vi har sett i enkeltsaker er stort sett begrenset til økonomi, bolig og arbeidsrettet oppfølging. Det opplyses i intervju om at Nav-kontoret tilbyr samtaler, men at tidligere nevnte «krisesituasjon» har gjort at samtaler er nedprioritert. Brukersamtalene viser at flere brukere har opplevd det som vanskelig å få kontakt med Nav-kontoret, og at de ikke har fått tilbud om samtale.

Saksgjennomgangen viste få spor generelt av samarbeid med andre tjenester. Vi fant eksempel på notat etter samarbeidsmøte knyttet til barnet i familien, i en sak.

Nav-kontoret har identifisert og utarbeidet en egen oversikt som viser de viktigste samarbeidspartnerne til kontoret. Ansatte forteller at de samarbeider med andre instanser i enkeltsaker, for eksempel med barnevern, psykisk helse og flyktningetjenesten.

Det er fattet få vedtak om § 17 i de sakene vi har gjennomgått. Selv om det er opplyst at samtaler måtte nedprioriteres, forteller ansatte at alle som har behov for økonomisk rådgivning får det. Nav-kontoret har merket en økt pågang av saker som følge av økte utgifter.

Det opplyses i intervju at det informeres om og tilbys vedtak etter § 17, dersom de mener at bruker/familien har behov for det. Innholdet i tjenesten er i hovedsak økonomiske utfordringer og bosituasjon. Det opplyses også at dersom hjelpebehovet gjelder bolig, så har de ansatte fokus på barna, boligens størrelse og området boligen ligger i.

En av de ansatte fortalte i intervju at ledelsens forventning til oppfølgingsarbeidet er tatt opp i avdelingsmøter. Det forventes at det gjøres tett oppfølging, og at oppfølgingen skjer i samarbeid med andre instanser og sammen med arbeidsrettet veileder. De skal informere brukerne om andre tjenester og veilede om muligheter. Samme ansatt formidlet at det oppleves å være opp til den enkelte hvordan oppfølgingen skal være. Det oppleves samtidig at hele kontoret er opptatt av å finne de gode spørsmålene for å få en inngang til å snakke med foreldrene om barnet/barna deres.

Andre ansatte opplyste i intervju at de ikke opplever at kontoret har en systematisk oppfølging av barnefamilier. Det beskrives gjennomgående at oppfølgingen som gis avhenger av ansvarlig veileder. Det vises også til at sosialteamene kan oppdage mye gjennom saksdrøftingen, dersom det er gjentakende søknader. Vi fikk også opplyst at i noen tilfeller har saker blitt overført til fagkoordinator, for å sikre riktig oppfølging.

Det ble bekreftet i intervju at det er etablert et samarbeid med barneverntjenesten, samtidig som det ble opplyst om at samarbeidet er under revidering. Det er ønskelig med hyppigere møter og mulighet for anonym drøfting av aktuelle problemstillinger/saker.

Nav-leder opplyste i intervju at det er noe samarbeid på systemnivå, med barneverntjenesten og skolene. Videre opplyses at det gjennomføres mange møter på tvers, der økonomi er hovedtema, og at kommunen har utarbeidet en fattigdomsplan.

I intervju med ansatt ble det opplyst at målet er at det er oppfølgingen som skal være i fokus, og ikke «brannslukking» i form av søknadsbehandling alene. Det har ikke vært mulig å nå denne målsettingen så langt, på grunn av den pressede situasjonen kontoret har vært i.

Det opplyses også i intervju med ansatte at kontoret ikke har faste møtepunkter på tvers av kommunale og statlige oppgaver/tjenester, for å diskutere saker til brukere over 30 år. Ansatte på sosial kontakter aktuelle veiledere på arbeidsrettet oppfølging ved behov. Det formidles også at de som arbeider med ungdom under 30 år, har et tettere samarbeid med arbeidsrettet veileder og det gjennomføres faste møter minimum annenhver måned. Det pekes på at dette er naturlig, som følge av den nye Ungdomsgarantien som krever større hurtighet i oppfølgingen – med korte frister og at man må være raskere «på».

Avdelingsleder opplyste i intervju at det ikke gjennomføres fast porteføljegjennomgang med hver enkelt ansatt, men at hun har jevnlig uformell dialog med fagkoordinator og de som godkjenner vedtak. Videre gjennomføres medarbeidersamtaler, og faste samtaler i prøvetiden for nyansatte.

Styring og ledelse

I forkant av tilsynsbesøket mottok vi også kopi av rutine for Internkontroll. Det går frem av rutinen at den sist ble godkjent 21.06.2023, og at den er under revisjon av juridisk team. Juridisk team skal ut fra sitt mandat ha … «som mål og etablere et godt system for internkontroll hvor det er fokus på en kontinuerlig forbedring av kvaliteten på tjenestene som leveres etter lov om sosiale tjenester. …

Kvaliteten omfatter at tjenester leveres i rett tid, med rett innhold og som har et tilstrekkelig omfang».

Det går også frem av rutinen at juridisk team blant annet skal sørge for å gjennomføre kvalitetsmålinger på behandlede søknader om økonomisk stønad, og årlig utarbeide en statusrapport som oppsummerer tendenser, styrker og utfordringer for å påpeke områder det kan være behov for å iverksette tiltak for å forebygge sosiale problemer. Juridisk team skal i tillegg utarbeide et system for håndtering av avvik.

I kommunens Egenrapporteringsskjema pkt. 3.5, går det frem at det er fagkoordinator som sørger for nødvendig opplæring og veiledning til nyansatte. I tillegg gjennomføres månedlig oppfølgingssamtale med avdelingsleder de første 6 månedene, … «for å sikre god opplæring og oppfølging».

På spørsmål om det er gjort en risikovurdering av hvor det kan være fare for svikt i de sosiale tjenestene, opplyste Nav-leder at det ikke er gjort noen risikovurdering på dette området, men at de har det på bemannings- og fagsiden. Nav-leder viste til at det drøftes jevnlig hvor det trykker mest og hvordan man eventuelt må omdisponere kontorets ressurser. Det bekreftes at disse vurderingene ikke er skriftliggjort, men at det snakkes om og at bevisstheten er der. Nav-leder bekreftet at han er kjent med hvordan det står til med de sosiale tjenestene. Ut fra Nav-kontorets organisering, er det fagkoordinator og jurist som har ansvar for å sikre at tjenestene som ytes er forsvarlige. Nav-leder bekreftet også at Statsforvalteren, i vår oppsummering, har sett og hørt at det er et gap mellom ønsket og faktisk praksis på tilsynstidspunktet.

Statsforvalteren gjennomførte et tilsynsbesøk i Nav-kontoret høsten 2022, der det ble sendt brev til Nav- leder med forventet oppfølging. Nav-leder bekrefter at det har vært «kaos» i kontoret i etterkant, med tanke på bemanning, trusselsituasjoner og midlertidige lokaler. Han har derfor ikke jobbet systematisk med oppfølgingen i etterkant av forrige tilsynsbesøk. Det vises til kontorets organisering, ved at dette forventes ivaretatt av avdelingsleder og koordinator.

Kommunalsjef bekreftet i intervju at han er kjent med den beskrevne situasjonen ved Nav-kontoret, i aktuelle periode.

Nav-leder opplyste i intervju at kommuneloven § 25-1 ikke har vært på dagsorden eller omtalt i kommuneledelsen de siste to årene. Kommunalsjef informerte i sitt intervju om at kommunedirektør dagen før intervjuet, hadde berammet gjennomgang av kommunelovens internkontrollbestemmelse utover høsten.

I intervju opplyste noen ansatte at de kontakter den enkelte saksbehandler, dersom de oppdager feil, mangler eller lovbrudd. Andre opplyste at de vil ta opp alvorlige ting med avdelingsleder, men at de ellers snakker med den enkelte. Det ble også opplyst at dette med avvik er vanskelig, da det kan oppleves som å «angi» en kollega. Feil eller mangler som oppdages blir derfor ikke gjort noe med, men rettet opp i neste vedtak. Engangsforeteelser meldes ikke som avvik. Noen har også tidligere opplevd å melde avvik, men at det ikke skjedde noe mer enn at skjema ble satt inn i en perm.

Noen ansatte opplyste i intervju at de ikke har brukt avviksskjema. De trodde ikke at andre kollegaer har brukt det heller.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Det følger av gjeldende lovkrav at kommunen skal være oppmerksom på utsatte familier. Dette ligger til grunn for vurderingen av funnene vi har gjort under tilsynet.

Nav-kontoret skal foreta en helhetlig kartlegging og dokumentasjon av hvert enkelt barns situasjon og behov, og iverksette tiltak når det er nødvendig. Målsettingen er å fange opp, avverge og avhjelpe vanskelige livssituasjoner for barn og unge, som lever i utsatte familier. Barns særlige behov skal vurderes og ivaretas i alle faser av saksbehandlingen, når tjenestetilbudet berører dem. Videre legges til grunn at Nav-kontoret, i sin vurdering etter sosialtjenesteloven §§ 18 og 19, skal synliggjøre hvordan barnets beste er vurdert – ut fra situasjon og behov. Det må også gå frem hvordan hensynet til barnet er vektet opp mot andre hensyn. Videre følger også av gjeldende lovkrav at Nav-kontoret skal tilby oppfølging til familier som har behov for det, gjennom samtaler, samarbeid med andre instanser og/eller fatte vedtak etter sosialtjenesteloven § 17 (tjenesten opplysning, råd og veiledning).

Gjennom barnekonvensjonens artikler, sikres barns grunnleggende rettigheter i saker og avgjørelser som berører dem. Barn og unge anses å være direkte berørt av forhold som gjelder foreldrenes økonomi, og barn har egne prosessrettigheter knyttet til slike saker. Barn er i tillegg egne rettssubjekt, og deres stemme skal være synlig i saken.

Det gjøres ikke en helhetlig kartlegging av hvert enkelt barns situasjon og behov, når familien søker økonomisk stønad.

Når formålet med å kartlegge barns livssituasjon er at Nav-kontoret skal fange opp, avverge og avhjelpe i vanskelige livssituasjoner for barn og unge som lever i utsatte familier, og det ikke gjennomføres systematiske kartleggingssamtaler med foreldre og/eller barn, medfører dette risiko for at Nav-kontoret ikke fanger opp eller identifiserer, avverger og avhjelper barn og unges behov. Kommunen står da i fare for at Nav-kontoret ikke ivaretar sin lovpålagte oppmerksomhetsplikt. Dette er svikt i Nav-kontorets tjenesteutøvelse, og ikke i samsvar med gjeldende lovkrav.

Nav Kongsvingers omtalte rutine beskriver formålet med hvorfor det skal gjennomføres kartleggingssamtaler. Kontorets praksis er ikke i samsvar med gjeldende rutine. Nav-kontorets ledelse har besluttet at barns situasjon og behov skal kartlegges, men har ikke fulgt med på eller sørget for at dette faktisk gjennomføres. Ledelsen har hatt kjennskap til at kontorets praksis ikke har vært i samsvar med godkjent rutine, herunder også at praksis heller ikke har vært i samsvar med gjeldende lovkrav. Faktisk praksis med manglende kartlegging er likevel ikke endret eller korrigert, selv om forutsetningene for tjenesteutøvelsen er endret etter innflytting i nye lokaler i april 2023 og restansesituasjonen beskrives som å være under kontroll.

Kontorets ledelse har formidlet at planlagt forbedringsarbeid skal iverksettes etter sommerferien 2023. Statsforvalteren har forståelse for at Nav Kongsvinger har vært i en krevende situasjon over tid. Samtidig kan dette ikke legitimere at et manglende fokus på barn og unges stemme og manglende ivaretakelse av deres grunnleggende rettigheter, opprettholdes. Det er vår vurdering at Kongsvinger kommune ikke med rimelig sikkerhet, kan si at de ivaretar barns behov når familien søker økonomisk stønad. Kravet i sosialtjenesteloven § 4 er dermed ikke oppfylt.

Vår vurdering, etter saksgjennomgangen og intervju med ansatte, er at det er foreldrenes økonomiske situasjon, basert på opplysninger i søknaden, som er førende for kartleggingen, herunder hvilke spørsmål som stilles til foreldre om barnet/barna. Vi opplever at de ansatte og avdelingsleder, gjennom sine refleksjoner og spørsmål, er opptatt av barneperspektivet og ønsker å gjøre grundigere kartlegginger i hver enkelt sak. Samtidig fremstår det som en utfordring å komme i gang med den helhetlige kartleggingen av hvert enkelt barns behov. Det er testet ut ulike kartleggingsskjemaer som er «lånt» av andre Nav-kontor, men skjemaene er beskrevet av flere ansatte som «skjematiske» og «lite egnet».

Nav-leder og avdelingsleder har gitt uttrykk for at de er kjent med at det finnes spor av barnets stemme i sakene, men at det ikke har vært mulig å gjøre en helhetlig kartlegging i samsvar med gjeldende lovkrav. I tillegg ble det gitt uttrykk for kjennskap til at innhentet informasjon ikke dokumenteres i tilstrekkelig grad.

I saksgjennomgangen, som vist til ovenfor, fant vi spor av opplysninger om barnet/barna (barnets stemme) i saksdokumenter. Samtidig uttrykte alle ansatte og avdelingsleder enighet i at det ikke foretas en systematisk og helhetlig kartlegging av det enkelte barnets situasjon og behov, i hver enkelt sak. Vi fant ikke noen eksempel på notat fra samtale der Nav-kontoret har tatt initiativ til slik helhetlig kartlegging av barnet/barna – uavhengig av innholdet i søknaden om økonomisk stønad. Det er vår vurdering at kartleggingen av det enkelte barnets situasjon i all hovedsak er styrt av innholdet i søknaden, og at Nav-kontorets praksis på tilsynstidspunktet er å raskt avklare, helst per telefon eller SMS, konkrete forhold knyttet til økonomi og utgifter. Videre er det vår vurdering at opplysningene som finnes om barnet/barna i familien ikke er et resultat av aktiv og systematisk kartlegging eller innhenting. Det er i all hovedsak opplysninger om foreldrenes arbeidsoppfølging og deres økonomiske situasjon som etterspørres og dokumenteres.

Vi oppfatter Nav-kontorets praksis slik at samtaler som verktøy i kontakten med barnefamilier benyttes i varierende grad, og at det ikke automatisk inviteres til samtale etter søknad om økonomisk stønad. Det fremstår som at det er opp til den enkelte veileder i hvilken grad det gjennomføres samtaler eller ikke. Vi har sett noen eksempler på notat etter samtale der barnet eller barna inngår som tema i samtalen. Det er likevel slik at informasjon om barnets situasjon og behov gjennomgående mangler i notat og/eller vedtak. Manglende skriftliggjøring av muntlige opplysninger, er i strid med forvaltningsloven § 11d. Dette gjør at barna, etter vår vurdering, i for stor grad blir «usynlige» i saken. Dette er særlig bekymringsfullt for barn som vokser opp i lavinntektsfamilier over tid. Statsforvalteren legger videre til grunn at «taus kunnskap», herunder manglende dokumentasjon, svekker barnas rettssikkerhet.

Manglende styring og ledelse har medført at de ansatte ikke har tilstrekkelig forståelse for omfanget av hva som skal kartlegges og vurderes, for å kunne identifisere mulige risikofaktorer og behov hos det enkelte barn. Det fremstår noe tilfeldig om foreldre blir spurt om barnets livssituasjon og behov, hva det spørres om og hvilke saker eller forhold som skal avklares eller utdypes nærmere. Vi har sett eksempler på saker der foreldre har presentert behov hos barnet/barna i søknaden, som ikke er sjekket ut eller tatt med inn i vurderingen i vedtaket (se nedenfor om «skjult avslag»). Videre har vi sett eksempler på saker der det opplyses om økonomiske utfordringer knyttet til gjeld og lav inntekt over tid, uten at barnets situasjon er nevnt eller at aktuelle forhold er tatt med inn i vurderingen av barnets behov, i den konkrete saken. Vi mener at en slik praksis medfører risiko for at det enkelte barnets faktiske situasjon og reelle behov, ikke fanges opp. Nødvendige forebyggende tiltak blir, i verste fall, ikke iverksatt. Beslutninger som fattes, kan være gjort på feilaktig og/eller mangelfullt grunnlag.

Vi oppfatter informasjon gitt av ledelsen under tilsynet som at det er opp til den enkelte veileder å komme i gang med kartleggingen. Samtidig oppfatter vi at de ansatte er på søk etter en felles forståelse av hva barneperspektivet i Nav innebærer, et felles utgangspunkt og kanskje en felles trygghet knyttet til hvordan de skal gjennomføre de praksisendringene som kreves. Statsforvalteren vurderer at kontorets ledelse ikke aktivt har bidratt til å legge konkret innhold i hva som forventes, og at kartlegging av status og avgjørelser om forsøk og utprøving av kartleggingsskjema, ikke er fulgt opp.

Nav-kontorets praksis sikrer ikke, at barn og unges synspunkter innhentes i tilstrekkelig grad – verken direkte eller gjennom foreldrene. Praksisen er dermed ikke i samsvar med gjeldende lovkrav. Med bakgrunn i dette, er det vår vurdering at tjenesten ikke har vært underlagt tilstrekkelig styring og kontroll. Det er Nav-leder som har det daglige ansvaret for at de sosiale tjenestene er forsvarlige. Nav- leder må derfor ha kontrollaktiviteter som gjør at vedkommende med rimelig sikkerhet vet at tjenestene som gis, er i tråd med krav fastsatt i lov eller forskrift.

Det gjøres ikke konkrete og individuelle vurderinger av hvert enkelt barns behov, på søknadstidspunktet. Saksgjennomgangen viste at vedtakene, i all hovedsak, ikke inneholder konkrete og individuelle vurderinger knyttet til hvert enkelt barns situasjon og behov, når foreldre søker om økonomisk stønad. Under saksgjennomgangen og i intervju, ble det opplyst at det gjøres konkrete og individuelle vurderinger i sakene, men vi fant ingen notater som dokumenterer dette. I tillegg inneholder vedtakene helt unntaksvis konkrete opplysninger om barnets situasjon. Nav Kongsvinger innvilger økonomisk stønad til livsopphold for barnet/barna etter statens veiledende sats, uten at det gjøres en konkret og individuell vurdering av hvorfor dette beløpet sikrer forsvarlig livsopphold for dette barnet, på søknadstidspunktet.

Videre viser saksgjennomgangen og formuleringer i vedtakene at barn i stor grad omtales og vurderes som en enhet, og ikke som enkeltindivider hver for seg. Det går frem av de fleste vedtakene at det vurderes stønad til livsopphold per barn, men vedtakene mangler altså gjennomgående konkrete og individuelle vurderinger for hvert enkelt barn i familien.

Statsforvalteren vurderer at manglende helhetlig kartlegging av barnets situasjon, gjør at det ikke er mulig å gjøre konkrete og individuelle vurderinger av det enkelte barnets faktiske situasjon på søknadstidspunktet. Manglende individuelle vurderinger av barnets situasjon og av hva som er til barnets beste i den aktuelle saken, kan medføre at vedtaket er ugyldig, fordi grunnlaget vedtaket er fattet på kan være feil eller mangelfullt.

Det er videre vår vurdering at saksgjennomgangen viser at Nav-kontoret praktiserer feil lovforståelse knyttet til utmåling av stønad til store barnefamilier. Hovedregelen har vært at det legges til grunn «stordriftsfordeler» uten at det konkretiseres individuelt i saken hva disse fordelene gjelder eller dreier seg om, i den aktuelle familien. Og familier med flere enn 3 barn, har over tid fått redusert sin stønad til livsopphold fra og med 4. barn, uten at dette er vurdert konkret i vedtaket, i hvert enkelt tilfelle. Dette er ikke i samsvar med gjeldende lovkrav, og heller ikke med kontorets egen retningslinje.

Flere av de ansatte har reagert på praksisen med reduksjon av livsopphold fra og med 4. barn. Noen ansatte har opplevd at de ikke har hatt myndighet til å overprøve etablerte praksis, fordi avgjørelsen er gjort i form av et kommunestyrevedtak tilbake i tid. Nav-leder presiserte i Teams-møte 01.09.2023, at eksisterende praksis der ikke alle barn vurderes konkret og individuelt ved fastsettelse av stønad til livsopphold, skal opphøre med umiddelbar virkning. Avdelingsleder informerte i samme møte om at de, som en følge av funn gjort under tilsynet. har iverksatt stikkprøvekontroll av vedtak.

Statsforvalteren påpeker at det er positivt at ledelsen gir tydelig signal om endring av Nav-kontorets praksis, når det gjelder utmåling av økonomisk stønad til store barnefamilier. Det er også bra at det skal følges med på at praksisendringen gjennomføres, ved jevnlig kontroll av vedtak. Statsforvalteren påpeker viktigheten av at ledelsen gir tydelige signal på hvordan fremtidig praksis skal være, og faglig støtte til ansatte som skal gjennomføre individuelle vurderinger av hvert enkelt barn. Dette slik at det unngås usikkerhet, med påfølgende risiko for svikt. Samtidig er viktig å understreke at en konkret og individuell vurdering basert på en grundig kartlegging, kan føre til at et barn er sikret et forsvarlig livsopphold med et lavere beløp enn statens veiledende sats, på det konkrete søknadstidspunktet.

Vi ønsker også å presisere at Nav Kongsvinger ikke alltid synliggjør i vedtakene at det gis avslag på deler av søknaden. Dette omtalte vi som «skjult avslag» under tilsynsbesøket. Med dette menes at søknaden inneholder konkrete opplysninger om behov, som ikke svares ut i vedtaket, eller som «bakes inn» i henvisning til rundskrivet eller der det opplyses at stønad er innvilget i tidligere vedtak.

Statsforvalteren presiserer at Nav-kontoret må sikre at det går klart frem av vedtaket hva som innvilges og hva som avslås. Der stønad avslås, skal forholdet også vurderes etter sosialtjenesteloven § 19, om særlige tilfeller. I tillegg må det sikres at alle forhold i søknaden kartlegges, vurderes og vektes, slik at det går tydelig frem av vedtaket hva som ligger til grunn for hver enkelt avgjørelse, i tråd med forvaltningsloven § 25. Vi mener at Nav Kongsvinger har et forbedringspotensial i å tydeligere skille mellom hvilke opplysninger som hører hjemme under faktiske forhold, vurdering og begrunnelse og konklusjon. Det medfører risiko for at familiens rettssikkerhet ikke ivaretas i tilstrekkelig grad, når det ikke går klart frem hva som er innvilget, hva som er avslått og hva som ligger til grunn for de aktuelle

beslutningene. Dette kan gjøre det vanskeligere for familien å klage på vedtak. Manglende synliggjøring av hvilke faktiske forhold avgjørelsen er vurdert ut fra, kan også gjøre det vanskeligere for den enkelte søker å oppdage at Nav-kontoret har gjort feil, eller å være uenig i avgjørelsen.

Statsforvalteren vurderer at det er særlig viktig å forhindre at sårbare barn og unge og utsatte familier, utsettes for unødvendige belastninger. Det skal gå klart frem av vedtaket hvilke faktiske forhold og vurderinger som ligger til grunn for beslutningen. Manglende kartlegging av den faktiske situasjonen, medfører også risiko for at disse familiene og deres barn ikke får de tjenestene de har rett på – fordi Nav- kontoret ikke har tilstrekkelig kjennskap til den faktiske situasjonen når vedtaket fattes. Nav Kongsvinger må ivareta barn og unges rettssikkerhet på en bedre måte, ved å sikre at førstegangsbehandlingen er tilstrekkelig grundig før vedtaket fattes.

Med bakgrunn i dette, er det vår vurdering at tjenesten økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven ikke har vært underlagt tilstrekkelig styring og kontroll. Vi kan ikke se at godkjenning av vedtak er gjort i samsvar med gjeldende rutine, da vedtak over tid har blitt godkjent med mangler og feil lovforståelse, som ledelsen, i alle fall delvis, har vært kjent med. Lovstridig praksis er ikke korrigert.

Kommunens ledelse har vært kjent med føringer gitt i aktuelle kommunestyrevedtak, som ingen har sett. Det er bra det er tatt en beslutning om å endre praksis umiddelbart og sikre at hvert enkelt barn blir vurdert, når foreldre søker økonomisk stønad. Kontoret har hatt feil lovforståelse knyttet til utmåling av stønad til store barnefamilier, frem til og med 31.08.2023. Manglende individuell vurdering av hvert enkelt barns situasjon og behov, medfører risiko for at enkeltbarns rettssikkerhet ikke ivaretas. Kongsvinger kommune kan dermed ikke være sikker på at vedtak fattes på riktig grunnlag, i tråd med forsvarlighetskravet.

Familier tilbys ikke nødvendig oppfølging

Som utgangspunkt skal Nav-kontoret tilby oppfølgingssamtaler i alle saker hvor familier mottar økonomisk stønad. Oppfølgingen skal støtte opp under familiens mulighet til å bli selvhjulpen.

Statsforvalteren presiserer at tjenesten økonomisk stønad ikke er forsvarlig alene gjennom vedtak om stønad. I tillegg til samtaler, vil forsvarlig oppfølging ofte være avhengig av at Nav-kontoret samarbeider med andre instanser og at det fattes vedtak om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenesten § 17.

I saksgjennomgangen så vi eksempler på notat etter oppfølgingssamtaler, men disse samtalene omhandlet i all hovedsak arbeidsrettet oppfølging og familiens økonomi. Samtidig finner vi lite spor av dokumentert kontakt eller samarbeid med andre tjenester. Vi fant ett eksempel på notat fra samarbeidsmøte mellom Nav, barneverntjenesten og psykisk helse, og noen vedtak etter § 17, som omhandlet frivillig forvaltning og økonomisk rådgivning til foreldre.

Det er positivt at Nav-kontoret har inngått formelt samarbeid med barneverntjenesten, selv om samarbeidet beskrives å være i startgropa. Videre gir det muligheter for systematisk oppfølging av flyktninger på tvers av statlige og kommunale tjenester, siden flyktningetjenesten er lagt inn i Nav-kontoret.

Vi fant ikke opplysninger i noen av vedtakene som ble gjennomgått som del av tilsynet, om at kartleggingen har avdekket behov for samarbeid internt eller samhandling med andre tjenester.

Det fremstår noe uklart for oss hvordan og om det faktisk samarbeides internt, og med andre tjenester. Mye av oppfølgingen av foreldre som søker økonomisk stønad, synes å ligge under arbeidsrettet veileder sitt ansvarsområde. Vi oppfatter at det gis oppfølging knyttet til økonomiske utfordringer og hvordan skaffe og beholde bolig av veileder på sosial. Saksgjennomgangen ga inntrykk av at oppfølgingen skjer på bakgrunn av nye søknader – ikke som en del av en systematisk tilnærming. Og barnet/barna i familien er i liten grad nevnt eller er en del av denne oppfølgingen. Det er derfor Statsforvalterens vurdering at Nav Kongsvingers overordnede mål om at oppfølgingen av barnefamilier skal forsterkes, ikke gjenspeiler faktisk praksis på tilsynstidspunktet.

Videre legger vi til grunn at «taus kunnskap» også berører oppfølgingsarbeidet. Ansatte uttalte under tilsynet at det gjennomføres flere samtaler enn det som blir dokumentert i fagsystemene. Manglende kartlegging fører til risiko for at barn og unges behov, ikke identifiseres eller fanges opp. Videre vil manglende dokumentasjon av det som faktisk kartlegges eller avklares, medføre risiko for manglende systematikk og helhetlig tilnærming overfor barnefamiliene. Det er vår vurdering at dette også bygger opp under at Kongsvinger kommune ikke kan si med rimelig sikkerhet, at tjenestene som tilbys barn og unge er forsvarlige. Manglende helhetlig og systematisk oppfølging av barnefamilier, ivaretar ikke sosialtjenestelovens formål om selvforsørgelse.

Tjenesteutøvelsen er ikke underlagt tilstrekkelig styring og kontroll

God styring og ledelse skal sikre at personer som er i kontakt med Nav-kontoret får oppfylt sine rettigheter og at tjenestene er i samsvar med kravene som loven stiller. Det er nær sammenheng mellom styring av tjenesten og at tjenestene er forsvarlige.

Statsforvalteren har i tilsynet avdekket manglende kartlegging av barn og unges situasjon og behov, manglende individuelle vurderinger og manglende synliggjøring av beslutninger eller avgjørelse i vedtak, samt manglende systematikk og synliggjøring av Nav-kontorets oppfølgingsarbeid.

Som del av internkontrollen må kommunen ikke bare etablere tiltak for internkontroll, men også sørge for at tiltakene evalueres og følges opp. Ledelsen må følge med på at beslutninger nedfelt i rutiner og retningslinjer, og/eller formidlet muntlig i avdelingsmøter og kontomøter, blir etterlevd, og at funn gjort under stikkprøvekontroll fører til kontinuerlig endring av praksis.

Ledelsen har selv formidlet at de er kjent med gapet mellom faktisk praksis og ønsket praksis. Det er alvorlig dersom man har kjent til feil lovforståelse og lovstridig praksis, uten å ha tatt grep for å endre på dette. Ledelsen har heller ikke lagt til rette for at det er mulig å gjennomføre systematisk oppfølgingsarbeid. Konsekvensen for sårbare barn og unge og deres familier, kan være at deres allerede krevende livssituasjon har blitt forverret ved at de ikke har fått de tjenestene de har behov for. Dette særlig i en tid, der utgifter til mat, strøm og bolig har blitt dyrere.

Statsforvalteren oppfatter at både kommunens ledelse og ansatte i Nav-kontoret er opptatt av at barn og unge skal få forsvarlige tjenester. Vi oppfatter også at gjennomføringen av tilsynet, har satt tema på dagsorden og har gitt ledelsen ved Nav-kontoret et «push» til å på alvor gå i gang med ønsket praksisendring.

Det er likevel vår konklusjon, at manglende styring og kontroll over tid, gjør at Nav-kontoret ikke har nødvendig systematikk i arbeidet med barnefamilier. Dette med påfølgende risiko for at barns behov ikke ivaretas, når familien søker økonomisk stønad. Forsvarlighetskravet er dermed ikke oppfylt.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Statsforvalterens konklusjon:

Svikt i disse arbeidsprosessene, skyldes at Kongsvinger kommune ikke har sørget for tilstrekkelig styring og kontroll med tjenesteutøvelsen. Ledelsen ved Nav-kontoret ikke fulgt opp egne beslutninger nedfelt i «Rutinebeskrivelse Lov om sosiale tjenester». Det er ikke sørget for at ansatte har en felles forståelse for eller enighet om hvordan barns helhetlige behov skal kartlegges, hva det vil si å gjøre konkrete og individuelle vurderinger av hvert enkelt barns behov og hvordan barnefamilier skal følges opp. Lovstridig praksis er ikke fanget opp og/eller korrigert.

Dette er lovbrudd på:

Sosialtjenesteloven §§ 18 og 19, jf. § 4 og kommuneloven § 25-1.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

Formålet med alt tilsyn er å bidra til nødvendig forbedring for å styrke kvaliteten i tjenestene, og bidra til rettssikkerhet og tillit. Når tjenestene ikke er i samsvar med aktuelle lovkrav, innebærer det som oftest at virksomheten må gjøre endringer både i måte tjenestene blir levert på (tjenesteprosessen) og hvordan disse tjenesteprosessene styres og kontrolleres, for å sørge for at tjenestene er i tråd med lovkrav (internkontroll).

Statsforvalteren ønsker å bistå Kongsvinger kommune i forbedringsarbeidet, og vi har avtalt tidspunkt for dialogmøte på Teams i uke 42.

Formålet med dialogmøtet er å avklare hva det er i tjenesteprosessene som må endres og/eller være på plass for at tjenestene til brukerne skal være i samsvar med gjeldende lovkrav, og hvordan tjenesten gjennom sin internkontroll skal sikre at tiltakene som iverksettes fungerer, slik at tjenestene faktisk endres.

I etterkant av dialogmøtet, vil kommunen få i oppdrag å redegjøre skriftlig for hva kommuneledelsen trenger å vite om de sosiale tjenester til barn og unge, hvordan det skal følges med på at barns stemme og behov ivaretas og hvordan det jobbes, og skal jobbes fremover, med dette – eksemplifisert gjennom tiltak, aktiviteter, ansvarlige og tidsramme. Dette forstås som kommunens plan for å rette lovbruddet.

Avslutningsvis vil Statsforvalteren innhente dokumentasjon fra Kongsvinger kommune, som viser at tjenestene til brukerne er i samsvar med gjeldende regelverk og at virksomheten har etablert systematisk styring, som sikrer at tjenestene planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres. Dette er tenkt gjennomført i en egenkontroll. Tidspunkt for gjennomføring av egenkontrollen avtales etter at Statsforvalteren har mottatt kommunens skriftlige plan eller redegjørelse for sitt forbedringsarbeid.

Med hilsen

Solveig Hansen (e.f.)
avdelingsdirektør

Monica Åsen Gjerald
seniorrådgiver

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester

Søk etter tilsynsrapporter

Søk