Rapport fra tilsyn med Nav-kontorets ansvar for å ivareta barns behov, når foreldre søker økonomisk stønad, i Nord-Fron kommune 2023

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Nord-Fron kommune og besøkte i den forbindelse Nav Midt- Gudbrandsdal fra 23.10.2023 til 25.10.2023. Vi undersøkte om kommunen sørger for at barns behov blir ivaretatt i saker som gjelder økonomisk stønad, og om tjenestene etter sosialtjenesteloven blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Det er ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

Nav Midt-Gudbrandsdal foretar forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til barnefamilier. Familier som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Nav-kontoret har styringstiltak gjennom saksdrøfting i avdelingsmøter, og kvalitetssikring og godkjenning av vedtak i ressursgruppa. Disse tiltakene sikrer at saksbehandlingen, i hovedsak, er i tråd med gjeldende lovkrav.

Statsforvalteren mottok kommunens anførsel til faktagrunnlaget innen avtalt frist, og denne er imøtekommet.

1.    Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen ivaretar barns behov i saker om økonomisk stønad.

Statsforvalteren har undersøkt om:

• Nav-kontoret gjør en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad
• Nav-kontoret gjør en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier
• Familier som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen, gjennom styring og ledelse, oppfyller kravene til forsvarlige sosiale tjenester til familier.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Et utvalg brukere er derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven), jf. sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

2.    Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav, etter sosialtjenesteloven § 9.

Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Krav til forsvarlige tjenester

Det er kommunen som er ansvarlig for at alle tjenester som uformes og ytes etter sosialtjenesteloven, er forsvarlige. Kommunen må gjennom sin internkontroll sikre at Nav-kontoret er organisert på en måte som sikrer forsvarlige tjenester.

Forsvarlighetskravet i sosialtjenesteloven § 4, er en rettslig standard. Det betyr at forsvarlighetskravet er en bindende rettsregel som er dynamisk og endrer seg over tid. Hva som er forsvarlige tjenester må vurderes i forhold til faglig utvikling, endret verdioppfatning og det som vurderes som god praksis på området. Formålsbestemmelsen, samfunnsutviklingen og gjeldende normer for godt sosialfaglig arbeid, vil være styrende for om tjenesten er forsvarlig.

Forsvarlighetskravet stiller krav til bl.a. saksbehandlingen, tjenestens innhold og tjenestens omfang.

I dette tilsynet vurderes om krav til kartlegging, krav til vurdering og beslutning og krav til oppfølging er oppfylt, slik at barns behov ivaretas når foreldene søker økonomisk stønad. Kravene nedenfor konkretiserer hva som må være på plass for å ivareta kravet til forsvarlige tjenester.

Krav til kartlegging

Nav-kontoret skal foreta en helhetlig kartlegging av familiens situasjon, hvor behovene til hvert enkelt familiemedlem må undersøkes. Målsettingen er å fange opp, avverge og avhjelpe vanskelige livssituasjoner for barn og unge som lever i utsatte familier. Nav-kontoret skal også kartlegge familiens behov med tanke på at barna skal ha mulighet til å delta på de samme sosiale arenaene som jevnaldrende barn, der de bor. Samtidig vil en helhetlig kartlegging av familiens situasjon avdekke om de har behov for andre tjenester enn økonomisk stønad, for eksempel opplysning, råd og veiledning.

Kartleggingen skal også vise om det er behov for samarbeid med andre tjenester, slik at familien kan ivaretas på en god måte.

Kommunen har en plikt til å innhente tilstrekkelige opplysninger før vedtaket fattes, jf. forvaltningsloven § 17 Sosialtjenesteloven §§ 18 og 19, sammenholdt med § 1, danner utgangspunkt for hvilke opplysninger som er nødvendige for å avgjøre en søknad om økonomisk stønad.

Det kommer ikke alltid tydelig frem i en søknad, hva familien har behov for. En del av kartleggingen blir å avdekke behov for stønad og hvordan familien bør følges opp, for å oppnå lovens formål. Særlig nye brukere av sosiale tjenester er ikke alltid klar over at det kan søkes om stønad til andre utgifter utover livsopphold, husleie og strøm.

Hva som skal kartlegges vil avhenge av familiens situasjon og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningene som innhentes kan være både muntlige og skriftlige. Muntlige opplysninger skal nedtegnes, jf. forvaltningsloven 11 d. For førstegangssøkere vil det som hovedregel være behov for en grundig kartleggingssamtale. Ved løpende søknader er det viktig med jevnlige samtaler, slik at opplysningene blir oppdatert og eventuelle nye behov blir avdekket.

Brukermedvirkning er sentralt i kartleggingen, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med familiene. Dette går frem av sosialtjenesteloven §§ 42 og 43. Det er viktig at Nav- kontoret innhenter barnas synspunkter, direkte eller gjennom foreldrene. Det er opp til avtale mellom Nav-kontoret og familien om kartleggingssamtalene skjer på Nav-kontoret, ved hjemmebesøk eller på andre arenaer.

I samtale eller ved hjemmebesøk hvor det er språkutfordringer, er det viktig at Nav-kontoret bruker tolk slik at bruker får mulighet til å beskrive situasjonen. Manglende tolk kan medføre at Nav-kontoret får uriktige eller mangelfulle opplysninger, slik at kartleggingen ikke blir tilstrekkelig.

Kartleggingen er også viktig for at Nav-kontoret skal kunne ivareta sin plikt til å samarbeide med andre sektorer, forvaltningsnivåer og tjenesteytere, dersom samarbeid er nødvendig for å gi en person oppfølging og et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Plikten til å samarbeide gjelder også når dette kan bidra til å løse de oppgavene Nav-kontoret er pålagt etter sosialtjenesteloven. Samarbeidsplikten går frem av sosialtjenesteloven § 13 andre ledd, første punktum.

Krav til vurdering og beslutning

Etter at Nav-kontoret har foretatt en tilstrekkelig kartlegging, skal Nav-kontoret gjøre en vurdering og fatte en beslutning om hvorvidt økonomisk stønad skal innvilges – og eventuelt hva som innvilges. Har ikke Nav-kontoret foretatt en tilstrekkelig kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgefeil når søknaden skal vurderes og det skal fattes en beslutning.

Nav-kontoret skal foreta en individuell vurdering, basert på opplysningene som har kommet frem i kartleggingen. Nav-kontoret må også synliggjøre hvordan barnets beste er vurdert ut fra situasjon og behov, og hvordan hensynet til barnet er vektet opp mot andre hensyn.

I vurderingen etter sosialtjenesteloven § 18, skal familiens faktiske inntekter og utgifter legges til grunn. Fra 1. september 2022 fikk sosialtjenesteloven § 18 et nytt tredje ledd, hvor det går frem at barnetrygd skal holdes utenfor beregningen av økonomisk stønad.

I vurderingen av hjelpebehovet, skal Nav-kontoret legge til grunn familiens utgifter til et forsvarlig livsopphold. Det er ikke spesifisert i bestemmelsen hvilke utgifter som inngår i livsoppholdet, men formålsbestemmelsen og kravet om forsvarlig livsopphold gir anvisning om stønadsnivået.

Statlige og kommunale satser gir kun et utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. Nav-kontoret må alltid foreta en individuell vurdering, hvor det blant annet tas hensyn til hvert enkelt barn. Dette følger av forvaltningsloven § 25 om begrunnelsens innhold.

Dersom Nav-kontoret avslår etter § 18, skal det vurderes om stønad i særlige tilfeller kan innvilges etter § 19. I likhet med § 18, må det foretas en konkret vurdering.

Stønad i særlige tilfeller er ikke en pliktmessig ytelse, men kan innvilges etter en konkret og individuell vurdering. Dette er for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp, som ikke dekkes gjennom § 18.

Krav til oppfølging

Familier som mottar økonomisk stønad, vil i mange tilfeller ha behov for tett oppfølging for at lovens formål skal nås. Hensikten med oppfølgingen er å løse eksisterende sosiale problemer, og å forebygge at slike problemer oppstår. Oppfølgingen skal støtte opp under familienes mulighet til å bli selvhjulpen.

Kommunene har stor grad av frihet til å velge hvordan oppfølging av familier skal gjennomføres og organiseres. Det går frem av veilederen til sosialtjenesteloven § 17 at oppfølgingen kan omfatte alt fra enklere veiledning for å kunne håndtere hverdagen, til faglig kvalifiserte råd og familieoppfølging.

Også her vil brukermedvirkning, jf. sosialtjenesteloven §§ 42 og 43, bidra til at oppfølgingen er treffsikker og underbygger familiens behov.

Ifølge rundskrivet, skal Nav-kontoret gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrke familiens mulighet til å mestre sin livssituasjon på ulike områder. Dette innebærer at Nav-kontoret skal tilby familien samtaler, og at samtaler er det viktigste elementet i oppfølgingen. Som utgangspunkt, skal Nav-kontoret tilby oppfølgingssamtaler i alle saker hvor familier mottar økonomisk stønad. Imidlertid kan det være faglige årsaker til at det ikke er gjennomført samtaler i enkelte saker. Hos familier som er nye på Nav- kontoret, vil det naturlig nok være mindre aktuelt med oppfølgingssamtaler.

Nav-kontorets oppfølgingsansvar inneholder ikke mer enn det Nav-kontoret har ansvaret for etter sosialtjenesteloven. Oppfølgingsansvaret gjelder ikke utføring av tjenester og oppgaver som ligger til andre instanser. Samtidig er forsvarlig oppfølging ofte betinget av at Nav-kontoret samarbeider med andre tjenester. Dette går frem av sosialtjenesteloven § 13 andre ledd, første punktum.

Nav-kontorene skal ivareta sin oppfølgingsplikt, ved at de fatter vedtak om opplysning, råd og veiledning etter § 17. At en avgjørelse er et enkeltvedtak, har betydning for hele søknadsprosessen; fra informasjon, søknad og utredning, til avgjørelsens innhold og form, samt muligheten til å klage. Det kan enten fattes eget vedtak etter § 17, eller det kan fattes sammen med vedtak om økonomisk stønad.

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen, hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5, vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3.    Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Fakta om Nord-Fron kommune

Nord-Fron kommune ligger i Gudbrandsdalen. Kommunen grenser til Sel i nord, Sør-Fron i øst og Ringebu i sør, til Øystre Slidre i sørvest og til Vågå i vest. Nord-Fron kommune utgjør sammen med Sør-Fron og Ringebu kommuner, næringsregionen Midt-Gudbrandsdal. Administrasjonssenteret er Vinstra. Ifølge Kommunefakta – SSB, bor det 5 620 innbyggere i Nord-Fron (per 2. kvartal 2023). Nord-Fron kommune er vertskommune for Nav Midt-Gudbrandsdal, som omfatter Nord-Fron, Sør-Fron og Ringebu kommuner.

Tall hentet fra Kommunefakta, utarbeidet av Statsforvalteren i Innlandet, viser at 2,6% av innbyggerne i Nord-Fron kommune mottar sosiale tjenester (Innlandet 2,3%), og 29,7% av de som mottar sosiale tjenenester har hjelpebehov som varer lengre enn 6 måneder (Innlandet 34,4%). Videre er det 31,1% av de som mottar sosiale tjenester som forsørger barn (Innlandet 27%), og 15% av barna i Nord-Fron lever i husholdninger med vedvarende lavinntekt (Innlandet 13%). 18% av barna i kommunen bor trangt (Innlandet 14%).

I Sør-Fron kommune mottar 1,6% av innbyggerne sosiale tjenester, og 29,2% av de som mottar sosiale tjenester har hjelpebehov som varer lengre enn 6 måneder. 33,3% av de som mottar sosiale tjenester forsørger barn, og 14% av barna i Sør-Fron lever i husholdninger med vedvarende lavinntekt. 10% av barna i kommunen bor trangt.

I Ringebu kommune mottar 1,4% av innbyggerne sosiale tjenester, og 36,7% av de som mottar sosiale tjenester har hjelpebehov som varer lengre enn 6 måneder. 35% av de som mottar sosiale tjenester forsørger barn, og 12% av barna i Ringebu lever i husholdninger med vedvarende lavinntekt. 13% av barna i kommunen bor trangt.

Nord-Fron kommune deltok i egenvurderingstilsyn i 2022, med tema «Tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år». I denne gjennomgangen fant Nav Midt-Gudbrandsdal forbedringsområder i arbeidet sitt med tjenesten opplysning, råd og veiledning, samt kvalifiseringsprogram for unge sosialhjelpsmottakere. På tilsynstidspunktet hadde Nav-kontoret avsluttet sitt forbedringsarbeid på disse områdene.

Generelt om kommunens organisering

Kommunen er organisert i en trenivå-modell, og kommunedirektørens ledergruppe består av sektorsjef oppvekst, sektorsjef helse og sektorsjef administrasjon. Nav Midt-Gudbrandsdal er plassert under sektorsjef helse.

Administrativt delegeringsreglement, i form av delegering av myndighet til Nav-leder og avdelingsleder, er lagt frem dels gjennom skriftlig oversikt og digitalt. Delegasjon til vertskommune som følge av opprettelsen av Nav Midt-Gudbrandsdal går frem som signert vedlegg av 31.01.2019 og 03.02.2019, til inngått vertskommuneavtale mellom Nord-Fron, Sør-Fron og Ringebu kommuner.

Nav-kontorets organisering

Nav Midt-Gudbrandsdal er organisert etter generalistmodellen, der «alle jobber med alt». Ledelsen omtaler veilederne som spesialister i helhetlig oppfølging.

Nav-leder informerte innledningsvis om bakgrunnen for organiseringen og forklarte i intervju hva som menes med det å være «spesialister i helhetlig oppfølging». Ved oppstarten av Nav-Midt-Gudbrandsdal, formidlet de ansatte at de ønsket en organisering der de kan sette brukeren i sentrum. Det forventes ikke at alle skal kunne alt, men alle må vite hvor de skal lete etter kunnskap og bruke hverandres kompetanse, for å belyse og hjelpe den enkelte bruker eller familie på en best mulig måte.

Nav-kontorets ledelse består av to avdelingsledere og Nav-leder. Kontoret er inndelt i to avdelinger, som omtales som avd. 1 og avd. 2. Avdeling Ung/fremmedspråklig (avd. 1) med 12 ansatte, har et helhetlig ansvar «fra vogge til grav», for brukere under 30 år og fremmedspråklige. Barnefamilier med flere enn 3 barn finnes, i all hovedsak, i sistnevnte brukergruppe. Avdeling Over 30 år/SYFO (avd. 2) med 11 ansatte, har et helhetlig ansvar for alle brukere over 30 år, samt all sykefraværsoppfølging. I tillegg har Nav- kontoret tiltakskoordinator og et jobbspesialistteam (6 ansatte) som er direkte underlagt Nav-leder.

Hver avdeling gjennomfører ukentlige avdelingsmøter, der faglige problemstillinger drøftes.

Begge avdelingslederne har egen saksportefølje, og er delegert myndighet til å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven.

I innledende samtale med Nav-leder og avdelingsledere, ble vi informert om at ledelsen har opprettet en ressursgruppe (også omtalt som remitteringsgruppa) på 4 veiledere (tre veiledere fra avd. 1 og en veileder fra avd. 2), som kvalitetssikrer og godkjenner alle vedtak. I tillegg til beslutterrollen, har ressursgruppa fått i ansvar å tilby fast veiledning til ansatte i enkeltsaker, samt tilby opplæring på aktuelle faglige temaer knyttet til sosialtjenesteloven. I de tilfellene vedtak ikke godkjennes, sendes de i retur til veileder med en beskrivende e-post om hva beslutter har vurdert at mangler i vedtaket eller saksdokumentene. Kopi av e-posten går også til aktuelle veilederes nærmeste overordnede, med kopi til de andre i ressursgruppa – eller til Nav-leder, dersom det er avdelingsleder som har skrevet vedtaket.

I tillegg til faste ukentlige avdelingsmøter, er avdelingene delt inn i flere team. Disse gjennomfører teammøter hver eller annenhver uke, alt etter behov. Ressursgruppa er tilgjengelig for veiledning og faglig drøfting av saker hver onsdag (se ovenfor). Ressursgruppa møtes hver fredag for kvalitetssikring av vedtak og utbetaling. Vi fikk opplyst at det blir vurdert å dele opp ressursgruppa, slik at to og to veiledere godkjenner vedtak hver andre uke.

Det ble også informert om at avdelingslederne har porteføljegjennomgang med alle sine veiledere, flere ganger i året (se nedenfor). Det gjennomføres resultatoppfølgingsmøter (stat og kommune) fire ganger i året, og partnerskapsmøter (stat og kommune) to ganger i året. Sektorsjef helse deltar i disse møtene. Nav-leder deltar i representantskapsmøter i kommunen to ganger i året. Her deltar også kommunedirektør.

Konkrete utfordringer i kommunen

I intervju med sektorsjef helse, fikk vi informasjon om levekårsutfordringer i Nord-Fron kommune. Kommunen har en svak samlet befolkningsnedgang. Aldersgruppen 50 og 50+ er i flertall, og antall yngre går ned. Kommunen, og øvrige kommuner i Midt-Gudbrandsdalen, har en utfordring knyttet til utenforskap. Andelen unge uføre under 30 år øker, og det er mange i denne aldersgruppen som har falt utenfor og ikke er i noe form for opplæring, arbeid eller aktivitet – og som heller ikke har kontakt med Nav-kontoret. Ellers har kommunene i Midt-Gudbrandsdalen en høy andel av bosatte ukrainske flyktninger, sett i forhold til andre kommuner i Innlandet. Økningen i sosialhjelpsutbetalinger siste året, er hovedsakelig knyttet til flyktninger. Sektorsjef helse opplyste også at de andre kommunene i vertskommunesamarbeidet involverer seg i Nav-kontorets arbeid og tjenester, gjennom partnerskapsmøtene.

Forsvarlig kartlegging av hvert enkelt barns helhetlige situasjon og behov

Statsforvalteren har i forkant av tilsynet gjennomgått 53 vedtak med tilhørende søknad i 20 saker, Under tilsynet gikk vi igjennom 11 saker (7 utvalgte av de 20, og 4 utvalgte av veilederne) sammen med ressursgruppa, avdelingsledere og Nav-leder første dag, og sammen med alle ansatte som fatter vedtak etter sosialtjenesteloven, andre dag. Sakene ble gjennomgått i fellesskap, for å se etter relevant informasjon og dokumentasjon, innenfor tilsynstema, i de ulike fagsystemene. Forhold knyttet til taushetsplikt var avklart med Nav-leder på forhånd.

Under selve tilsynsbesøket gjennomførte vi altså den resterende delen av saksgjennomgangen sammen med ansatte, avdelingsledere og Nav-leder. Det ble gjort kjent under Informasjonsmøtet hva vi konkret ser etter, og hvorfor dette er en viktig del av tjenesteprosessen for å sikre forsvarlige tjenester til barn og unge. Vi mener at det gir en tydelig mereffekt for tilsynet å snakke oss igjennom sakene i fellesskap, sammen med ansatte og ledelse. Vår erfaring er at vi da ser det samme – både hva som er bra og hva som mangler eller må forbedres. Dialogen og refleksjonen rundt det vi ser i saksdokumentene, gir oss utfyllende informasjon om hver enkelt sak, kontorets praksis, om de har en felles forståelse i kontoret og praktiske utfordringer i arbeidshverdagen. Dette fører igjen til at vi etablerer en felles forståelse for faktagrunnlaget, som ligger til grunn for spørsmålene våre i intervjuer og for vurderingene våre, når vi konkluderer. Vi mener også at dette er viktig med tanke på tjenestens kontinuerlige forbedringsarbeid – uavhengig av om tilsynet konkluderer med lovbrudd eller ikke.

Begge avdelingslederne og Nav-leder deltok gjennom hele saksgjennomgangen. Dette ga en forsterket mereffekt, fordi det gjorde det mulig for Statsforvalteren å følge opp relevante problemstillinger som dukket opp under saksgjennomgangen, inn i intervju med Nav-kontorets ledelse, for å avklare hvordan de følger med på og iverksetter tiltak for å sikre forsvarlige tjenester. I tillegg ble deler av diskusjonen og refleksjonene løftet frem som eksempler på funn og viktige temaer for felles forståelse i Oppsummerende møte. Herunder riktig bruk av klart språk og omfanget av Nav-kontorets ansvar for helhetlig kartlegging av hvert enkelt barns situasjon og behov.

Under tilsynsbesøket ble det gjennomført intervju med sektorsjef helse, Nav-leder, begge avdelingslederne og 4 ansatte. I tillegg gjennomførte vi telefonsamtale med 13 brukere, i forkant av selve tilsynsbesøket. Totalt fikk 16 brukere brev om invitasjon til samtale, med påfølgende SMS-påminnelse, i forbindelse med tilsynet.

I skjema for Egenrapportering, under punkt 3.0 Forsvarlig praksis og punkt 3.1 om kommunen har omforent praksis for hvordan søknader om økonomisk stønad fra familier med barn skal behandles, går det frem at dette har vært tema i kontormøter, at det i varetas gjennom sjekklister, samt at ressursgruppa som godkjenner alle vedtak, sikrer at dette skjer. Det skrives også at dette er et område det har vært jobbet med, gjennom utvikling og forbedring, i senere tid.

Videre går det frem under punkt 3.3 at kommunen sørger for at ansattes arbeid følges opp og kvalitetssikres, ved at alle nye vedtak drøftes i fagmøter avdelingsvis. I tillegg drøftes saker i team, da hver avdeling er inndelt i to eller flere team. Det opplyses også her at avdelingslederne årlig har fire porteføljegjennomganger med alle sine veiledere, der alle sakene gjennomgås. Det vises også her til ressursgruppas ansvar og myndighet.

I Virksomhetsplan 2022-2023 NAV Midt-Gudbrandsdal, går det blant annet frem under Mål 1 Bedre brukermøter og en pålitelig forvaltning, at kollegaveiledning for å videreutvikle veiledningskompetanse er et prioritert tiltak. Videre går det frem under Mål 4 De med nedsatt arbeidsevne sikres tidlig og tett oppfølging, at første møte med bruker skal gjennomføres fysisk, fordi det er viktig med relasjonsbygging. I tillegg går det frem under samme mål at … «Godt kartleggingsverktøy skal brukes» og at veilederne skal … «Involvere nødvendige samarbeidspartnere i aktuell sak». Det går også frem under dette målet at det skal gjennomføres jevnlig porteføljegjennomgang 3-4 ganger per år.

I virksomhetsplanens Mål 5 Barneperspektivet, går det frem at det skal være økt fokus på barneperspektivet, i brukersamtaler og i interne saksdrøftinger. Det går også frem at Nav-kontoret skal bistå i opprettelse av og delta ved aktuelle tverrfaglige team eller ansvarsgrupper. I intervju med Nav- leder ble det opplyst at dette er sikret gjennom oppdatering av sjekklisten Kvalitetssikring av vedtak LOST, der det vises til at barneperspektivet i større grad skal gå frem av vedtak. Videre ble det opplyst at Nav-leder har gjort Nav-kontoret kjent i det tverrfaglige arbeidet i kommunen.

I saksgjennomgangen i forkant av tilsynsbesøket, fant vi stor variasjon knyttet til om og hvilke opplysninger om hvert enkelt barn som gikk frem av vedtaket. I de nyeste vedtakene, fant vi opplysninger om barnas alder, kjønn og konkrete situasjon, ut fra søknad om økonomisk stønad: Om barnet/barna går i barnehage, er på skole, SFO og aktuelle fritidsaktiviteter – eller der det var opplyst at familien ikke hadde utgifter til fritidsaktiviteter for barnet/barna.

I saksgjennomgangen under tilsynsbesøket ble nevnte variasjon noe nyansert, siden vi også så på nyere vedtak i utvalgte saker og noen vedtak i et par andre saker, som ikke var utvalgt på forhånd. I disse sakene fant vi utfyllende faktaopplysninger om hvert enkelt barn.

Videre viste den felles saksgjennomgangen variasjon i dokumentasjon av kartlegging av barnet/barnas situasjon og behov. Saksgjennomgangen viste at Nav Midt-Gudbrandsdal ikke har et fast kartleggingsverktøy eller skjema som benyttes. Samtidig ble det opplyst at de bruker deler av et kartleggingsskjema utarbeidet av flyktningetjenesten (kartlegging ved bosetting) og deler av et skjema utarbeidet av jobbspesialistene (arbeidsrettet oppfølging). Dette ble bekreftet og utdypet i intervju med avdelingsledere og ansatte. Det gikk også frem av saksgjennomgangen at veilederne samlet sett, har mer kunnskap om aktuelle familier, enn det som er nedtegnet i notater. Vi fant at det gjennomgående er tydeligere spor etter barnas stemme i nye saker, samt vedtak av nyere dato. Videre fant vi flest spor av kartlegging gjort for å kunne behandle den konkrete søknaden.

I intervju med avdelingsledere, ble det opplyst at de i tillegg til lederansvaret har oppfølging av brukere. Dette gjøres for at de skal være tilstrekkelig «nedpå», for å kunne forstå veiledernes faktiske behov i de daglige utfordringene de står i. Avdelingslederne har et helhetlig ansvar for alle tjenester og tiltak i hver sin avdeling.

Videre ble det opplyst at sjekklisten Kvalitetssikring av vedtak LOST, skal benyttes av veilederne i deres behandling av søknader om økonomisk stønad. Sjekklisten skal også brukes når saker drøftes i avdelingsmøter. Avdelingslederne bekrefter at Nav-kontoret ikke har et felles kartleggingsverktøy eller en egen sjekkliste eller kartleggingsskjema for å ivareta barneperspektivet. Samtidig opplyses at avd. 1 har tatt i bruk deler av et kartleggingsskjema som jobbspesialistene bruker. I tillegg vil det være naturlig å se hen til informasjon om barnefamilier i kartleggingsskjema som flyktningetjenesten bruker.

Avdelingslederne mener likevel at de er godt kjent med hva som kartlegges og hvordan dette gjøres i hver enkelt sak, da alle nye saker og vedtak drøftes i avdelingsmøtene. Det pekes også på at den regelmessige porteføljegjennomgangen sikrer avdelingsleders oversikt over hva som kartlegges, hva som dokumenteres og hvordan saken følges opp. Avdelingslederne informerte om at ledelsen jevnlig tar opp forventningen til å ivareta dokumentasjonskravet, med de ansatte.

Videre kom det frem i intervju med avdelingslederne at kontorets praksis er å innkalle alle nye søkere til en fysisk kartleggingssamtale. Dette er bestemt av ledelsen. Søkere bes om å ta med seg sin Bank Id- brikke til denne samtalen, slik at Nav-kontoret, sammen med tjenestemottaker, kan få tilgang til skattemelding, husleiekontrakt, samt kontoutskrifter. Det gis muntlig informasjon om muligheten til å stryke over deler av informasjonen i kontoutskriften, men at beløp som går ut og kommer inn på konto bør være synlige. Avdelingslederne fortalte også at kontoret har hatt mye fokus på kartlegging av barnas situasjon, det siste året. De mente veilederne har en felles forståelse for hva som skal kartlegges når det gjelder barn og unge, herunder barnets kjønn, alder, fritidsaktiviteter og om de ellers er ivaretatt – om de har særlige utfordringer eller om det foreligger spesielle forhold som skal hensyntas. Avdelingsleder (avd. 1) stilte spørsmål ved om kontoret, som følge av sin organisering, faktisk trenger et felles kartleggingsskjema, for å sikre at alle har god nok kompetanse og tilstrekkelig forståelse for hva de faktisk skal kartlegge, når det gjelder barnefamilier. Vi ble også gjort kjent med at avd. 1 har stått i et økende arbeidspress over tid, som følge av bosetting av flyktninger.

Begge avdelingslederne fortalte også i sine i intervju at det er én veileder som har hovedansvaret for saken, men at man kan ha med en kollega i kompliserte saker, etter behov, for å sikre en best mulig helhetlig kartlegging. Videre ble det opplyst at kontorets praksis er at brukere som søker om økonomisk stønad, vanligvis kontaktes per telefon for å avtale tidspunkt for samtale på kontoret. Det gjøres konkrete vurderinger ut fra aktuelle sak og situasjon, før det innkalles til samtale på kontoret, i saker der de har god kjennskap til bruker/familien.

Videre ble det opplyst at hjemmebesøk benyttes som virkemiddel for å kartlegge familien og barnas situasjon, der foreldrene ikke ønsker å komme eller har vansker med å kunne komme seg til Nav-kontoret – da etter foreldrenes samtykke.

I intervju med ansatte, kom det frem at det gjerne settes opp et enkelt budsjett allerede i første samtale, som et utgangspunkt for økonomisk råd og veiledning. Videre fortalte ansatte gjennomgående at de opplever å ha en felles forståelse for at de skal kartlegge kjønn, alder og situasjonen til hvert enkelt barn, fritidsaktiviteter og eventuelle utgifter til dette, samt barnets helsesituasjon. Ansatte opplever å ha god kjennskap til den enkelte familie og deres behov. De fortalte også gjennomgående at de er kjent med forventningen om å dokumentere det arbeidet som gjøres, og at første samtale med nye brukere skal være fysisk. Ansatte beskriver også gjennomgående kontorets praksis ved at de ringer til bruker, når de har mottatt en søknad. Dersom de vurderer at det er behov for en fysisk samtale, eller bruker ønsker det, avtales tidspunkt for dette. Flere ansatte opplyste at de ikke fattet vedtak, uten å ha snakket med bruker eller familien først. Ved bosetting av flyktninger, kartlegges familieforhold i samtalen med flyktningetjenesten.

Videre fortalte ansatte gjennomgående at Nav-kontoret har et tett samarbeid med flyktningetjenesten, og at de samarbeider om tilbudet «Åpen dør». Dette er en møtearena der avd. 1 har flyttet mottaket ut i læringssenteret, sammen med tolk. To veiledere reiser ut til læringssenteret i Ringebu og i Vinstra, annenhver uke. Da slipper brukere som deltar i introduksjonsprogrammet å få fravær, ved å måtte møte opp på Nav-kontoret i skoletiden. Flere ansatte fortalte også at flyktningetjenesten dekker utgifter til aktiviteter til barna i familien, det første året.

Flere av de ansatte pekte på at helhetlig kartlegging er en del av faget sosialt arbeid, som vanskelig kan nedtegnes i en rutine. De formidlet at sosialfaglig arbeid er mye mer enn å sette opp et regnestykke av inntekter og utgifter – noe som kan være vanskelig å forstå. Dette oppleves som en utfordring ved kontorets organisering, der alle skal gjøre alt. Flere ansatte poengterte viktigheten av å synliggjøre alle typer gjeld i kartlegging av familien, og å få frem eventuelle helseutfordringer hos foreldre, som en mulig risikofaktor som påvirker barnas situasjon. Flere ansatte uttrykte også et ønske om å få på plass et felles kartleggingsverktøy for hele kontoret.

I intervju med ansatte ble det gjennomgående vist til at de drøfter og avklarer saker i avdelingsmøter. Det ble fortalt at det er den enkelte som eier saken sin og som bestemmer hva som skal drøftes. Dersom man har en forestående kartleggingssamtale, kan man diskutere i avdelingen hvilken informasjon man trenger for å kunne behandle den aktuelle søknaden på best mulig måte. Det ble formidlet at det alltid blir etterspurt hva man vet om barnet/barnas situasjon når saker drøftes, hva er den faktiske situasjonen og hvordan tenker man å vurdere dette i aktuelle sak. Avdelingsleder deltar og leder avdelingsmøtet. De tar runden rundt bordet, og alle ansatte får dele hva de tenker. Det kom også frem at kontoret er opptatt av likebehandling, der det er mulig. Ansatte formidlet også gjennomgående at kontorets praksis er å raskt avklare om det er snakk om en nødsituasjon.

Flere ansatte vektla at det ofte tar noe tid, før man får etablert tilstrekkelig tillit til å få vite hva familien eventuelt strever med. Kartleggingen må derfor gjennomføres steg for steg, og over tid. Det ble pekt på viktigheten av å forklare hvorfor vi spør om barna, hvorfor vi er opptatt av samvær/om barnet har kontakt med den andre forelderen og eventuelle behov, ble poengtert. «Vi må forklare at vi gjerne vil hjelpe best mulig.» Flere av de ansatte vektla også sitt ansvar for å informere om andre ordninger og hva foreldre kan søke på, etter sosialtjenesteloven. Videre kom det frem at Nav-kontoret har som praksis å vurdere om familier har behov for ekstra stønad til høytider og bursdagsfeiringer.

På spørsmål til Nav-leder om mulig forskjellig forståelse i kontoret knyttet til kartlegging av situasjon i forbindelse med søknad og helhetlig kartlegging med tanke på identifisering av særlige behov hos barn, formidlet Nav-leder at han tror de ansatte har blikket på helheten, men at dette ikke dokumenteres tilstrekkelig. Han viste til eksempler på samarbeid mellom Nav-kontoret og andre instanser, uten at dette arbeidet er dokumentert. Nav-leder presiserte at ledelsen har en klar forventning om at det arbeidet som gjøres, og de vurderingen som fattes, skal dokumenteres skriftlig. Nav-leder påpekte, med bakgrunn i saksgjennomgangen, at kontoret har et forbedringspotensial her. Samtidig presiserte Nav-leder at han føler seg trygg på at barna blir ivaretatt.

Videre bekreftet Nav-leder at de ikke har klart å lande på ett felles kartleggingsverktøy for hele kontoret, jf. det som vektlegges i kontorets virksomhetsplan om at … «et godt kartleggingsverktøy skal brukes». Han er kjent med at kartleggingsskjema som jobbspesialistene bruker, oppfattes som for omfattende av flere veiledere. Like fullt er det ledelsens forventing at de ansatte skal kartlegge hele situasjonen til bruker, med tanke på å gi en best mulig treffsikker oppfølging. Nav-kontoret bruker § 14 a-vedtakene til dette, men det opplyses at det ikke står noe om barnas situasjon i disse vedtakene.

Nav-leder fortalte også at de opplevde en veldig krevende situasjon for kontoret, på tilsynstidspunktet, med økt inngang i antall søknader om økonomisk stønad – hovedsakelig som følge av bosetting av flyktninger. Dette gjelder særlig i forhold til flere store barnefamilier. Nav-leder formidlet at de ansatte opplever et massivt arbeidspress, og at ledelsen har fokus på å redusere møteaktiviteten der det er mulig. Det ble også sett på hvor man kan lempe på kravet til kvalitet, slik at vedtakene er «gode nok». Det ble opplyst at ledelsen tar dette ansvaret, og at det hadde vært i dialog med ressursgruppa om dette.

I flere av brukersamtalene fikk vi opplyst at Nav-veileder spør om barnas situasjon, både om de har konkrete utgifter og om situasjonen generelt (for eksempel på skolen, fritidsaktiviteter og behov for transport til og fra). Flere brukere opplyste også at de har tatt opp særlige utfordringer knyttet til barns situasjon, som de opplever at Nav-kontoret har lagt til grunn og hensyntatt. Et par brukere uttalte at de var usikre på hva de kunne ta opp med Nav-kontoret, når det gjelder barnas situasjon og behov.

Forsvarlig vurdering og beslutning

I sjekklisten Kvalitetssikring av vedtak LOST, vises det til at alle vedtak om økonomisk stønad (økonomisaker) skal drøftes i avdelingene og at to besluttere deltar i økonomimøter i begge avdelingene. Avdelingsledere og Nav-leder opplyste i intervju at denne sjekklisten ligger til grunn for det arbeidet veilederne skal gjøre, når de behandler søknad om økonomisk stønad, og at ressursgruppa (se nedenfor) bruker denne i sin kvalitetsgjennomgang før godkjenning av vedtak. Det ble vist til at sjekklisten blant annet inneholder følgende stopp-punkt: «Er barnefokuset synliggjort i journalnotat eller i vedtaket?»

Videre inneholder sjekklisten en rutine for tilbakemelding til veileder, når vedtak ikke godkjennes og sendes i retur. I rutinen beskrives, som vist til ovenfor, at veileder får e-post med en kort beskrivelse av hvorfor saken kommer i retur. Videre går det frem at beslutter som sender sak i retur, må sette av tidspunkt for å gi veiledning i saken, fortrinnsvis påfølgende onsdag i avsatt veiledningstid.

Vi fikk også opplyst i intervju med ledelsen at Nav-kontoret har jobbet mye med Klart Språk, for å forbedre og forenkle språket og innholdet i vedtaksmalen og vedtakene sine. Vi ble orientert om at det har vært stort fokus i kontoret på hvordan skrive klare og tydelige vedtak, slik at bruker forstår innholdet. Herunder også at tekst som oppleves som unødvendig er blitt fjernet fra vedtaksmalen.

I intervju med ansatte i ressursgruppa, ble det bekreftet at gruppa har myndighet til å kvalitetssikre og godkjenne vedtak. Ved godkjenning av vedtak, tar de utgangspunkt i sjekklisten (se ovenfor) og går inn i dokumentasjonen i hver enkelt sak. De ser særlig på om det er tilstrekkelig kartlagt og om vurderingen henger sammen med det som er kartlagt, samt om vurderingen går tydelig frem av vedtaket. Vedtak som ikke kan godkjennes, blir sendt tilbake til veileder sammen med en e-post om hva som mangler, for eksempel at kartleggingen ikke er tilstrekkelig, de går ikke tydelig frem at veileder har spurt om barnets situasjon og forhold i familien, om barnet har ekstra oppfølging på skolen osv.

Ansatte i ressursgruppa uttalte at det var utfordrende å se på vedtakene i saksgjennomgangen, der den konkrete og individuelle vurderingen ikke gikk klart frem av vedtaket. Dette fordi det legges mye innsats i drøfting og veiledning i hver enkelt sak, for å sikre tilstrekkelig kvalitet i vedtakene. Det legges til grunn at det er økt tidspress, som er årsaken til at de konkrete og individuelle vurderingene som faktis gjøres, likevel ikke alltid er tilstrekkelig synliggjort i vedtakene.

Videre formidlet ansatte i ressursgruppa en opplevelse av at de er samkjørte og enige i hva som er «godt nok». De har diskutert at de ikke er komfortable med å sende ut vedtak de mener ikke er forsvarlige. Det ble også opplyst at ansatte i ressursgruppa tar ansvar for å behandle særlig kompliserte saker, ved behov. «Småting» som mangler i vedtaket rettes av beslutter, slik at vedtaket kan godkjennes direkte.

Ansatte fortalte også om diskusjoner i kontoret knyttet til klarspråk versus hva som ikke kan fjernes fra vedtaket, for å sikre at innholdet er i samsvar med det som er ment i sosialtjenesteloven.

Ansatte i ressursgruppa signerer ikke vedtakene. Det er veileder som «eier» saken og nærmeste leder, som står på vedtaket. Det ligger til grunn at de som signerer, skal være kjent med sakens innhold.

Ansatte i ressursgruppa opplever at avdelingslederne er kjent med sakene gjennom drøfting i respektive avdelingsmøter, og gjennom informasjon i e-post der vedtakene går i retur til veileder.

Saksgjennomgangen i forkant av tilsynet viste gjennomgående at det var besluttet å redusere levekostnadene til store barnefamilier med 20%, sett opp mot statens veiledende satser. Dette ble gjort enten med begrunnelse i stordriftsfordeler, og her så vi at den konkrete og individuelle vurderingen manglet, eller ved at utbetalingen av økonomisk stønad etter statens veiledende satser ville overstige beløpet familien hadde mulighet til å skaffe seg gjennom arbeidsinntekt.

Flere av brukerne vi snakket med i forkant av tilsynsbesøket, opplyste at de ikke forstod hvordan beregningen av stønad er gjort. Samme brukere formidlet at de ikke forstod hvordan og hvorfor Nav- kontoret hadde redusert stønaden til levekostnader med 20%. Noen brukere fortalte at de ikke forstod innholdet i vedtakene, og at de ikke vet hva de kan søke om. En bruker opplyste at hen ikke turte å spørre om hva innholdet i vedtaket betyr, hvilke rettigheter hen hadde osv.

Under saksgjennomgangen i kontoret, gikk vi igjennom flere av saksdokumentene i disse sakene, der det også manglet dokumentasjon av de vurderingene som var gjort. I dialogen undervegs, ble det forklart at levekostnader ikke reduseres automatisk, men etter en konkret og individuell vurdering. Vi fikk en muntlig forklaring eller utdyping i hver enkelt sak, og det ble opplyst at det ikke var alltid den konkrete vurderingen ble nedtegnet. Både ansatte, ansatte i ressursgruppen og avdelingsleder i avd. 1, fortalte i intervju at disse vurderingene gjøres i avdelingsmøtene og noen ganger også i veiledning gitt fra ressursgruppa til ansatte – og alltid ut fra en konkret og individuell vurdering. Vi fikk også sett flere vedtak med grundige kartleggingsnotat, og der det var konkret opplyst i vedtaket for eksempel at noen av barna kunne arve klær av hverandre, altså hva som faktisk var stordriftsfordelen i aktuelle familie. Vi så også eksempler på vedtak, både i forkant av tilsynsbesøket og under tilsynet, der enkeltbarns faktiske behov var vurdert opp mot familiens samlede situasjon og der det var innvilget stønad ut fra en konkret og individuell vurdering, for å ivareta hele familiens behov.

I intervju med ansatte og ansatte i ressursgruppa, ble det også presisert at det ikke ligger inne automatisk reduksjon av levekostnader i Velferd fra og med 4. barn.

Ansatte i ressursgruppa fortalte at de har drevet med opplæring i sosialfaglig arbeid og skjønnsutøvelse etter sosialtjenesteloven, siden 2018. Det ble også opplyst at ressursgruppa har blitt enig om at de ikke kan ta ansvar for all opplæring og kvalitetsutvikling. Samtidig ble det formidlet at det er viktig å holde fast ved at veilederne må ha forståelse for faget – helhetlig tilnærming og skjønnsutøvelse. Vi hørte at det gis mye veiledning knyttet til at det ikke er tilstrekkelig å vise til et beløp, men hva konkret skal beløpet dekke og hvorfor er det forsvarlig, i denne saken.

Både ansatte og avdelingsledere opplyste under saksgjennomgangen at barnefamilier gjennomgående får dekket utgifter til internett og mobiltelefon. Dette fordi barn som går på skole, må ha tilgang til internett for å kunne gjøre skolearbeid og foreldrene må ha internett for å kunne være aktiv arbeidssøker. Videre er det mange familier som får dekket ekstra utgifter til transport, etter en konkret og individuell vurdering. Utgifter til telefon, internett og transport, som i utgangspunktet er en del av livsoppholdsbeløpet, dekkes da i tillegg, slik at familien har mer penger til mat og andre livsnødvendigheter. Videre så vi i vedtak og hørte i diskusjonen knyttet til de enkelte sakene, at familier også får dekket andre ekstrautgifter, for eksempel til bilreparasjon, ut fra en helhetlig vurdering av familiens samlede behov – gjerne også fordi det er viktig for barna i familien at foreldrene har egen bil.

Nav-leder bekreftet at det ikke ligger en overordnet føring på at levekostnadene til store barnefamilier automatisk skal reduseres. Samtidig ble det presisert at det skal lønne seg å være i inntektsgivende arbeid.

I intervju med ansatte kom det også frem at de er kjent med ressursgruppas ansvar og myndighet knyttet til godkjenning av vedtak, veiledning i saker der vedtak ikke godkjennes samt opplæring til avdelingene. Ansatte opplyste at de er kjent med sjekklisten som skal brukes, og at de, stort sett, forstår hvorfor vedtak kommer i retur. De fortalte at ressursgruppa har mye fokus på at kartleggingen må være tilstrekkelig, for at det skal kunne gjøres individuelle vurderinger. De ansatte formidlet at de ser at de individuelle vurderingene ikke kommer godt nok frem i alle vedtak, men presiserte at det gjøres individuelle vurderinger i hver enkelt sak. De har ikke oppfattet at det gjøres automatisk reduksjon i utbetalingen til store barnefamilier, men etter en konkret vurdering. Både ansatte, avdelingsledere og Nav-leder opplyste at barnetrygden holdes utenfor beregningen. Noen opplevde at dette kan være utfordrende, men at praksis er at barnetrygden ikke regnes med.

Vi så i saksgjennomgangen at barnetrygden holdes utenfor beregningen. Videre så vi gjennomgående at det er statens veiledende satser som legges til grunn, uten at den konkrete og individuelle vurderingen knyttet til hvorfor dette er vurdert å være forsvarlig, for denne familien på aktuelle tidspunkt, er synlig i vedtaket eller i annen dokumentasjon.

Forsvarlig oppfølging ved behov

I saksgjennomgangen i forkant av tilsynet, fant vi eksempler på vedtak der det gikk frem at familien hadde tett kontakt med Nav-kontoret. Vi så også eksempel på vedtak med informasjon om samarbeid med andre instanser, ut fra barnets behov.

I brukersamtaler fortalte flere brukere at de har jevnlig kontakt med sin veileder ved Nav-kontoret. Flertallet uttalte at de var svært godt fornøyde med Nav-kontoret, herunder hvordan de fikk hjelp og hvordan de ble møtt av veilederen sin. Et par brukere uttalte misnøye med kontakten med sin veileder, og at de ikke opplevde å få hjelp.

I intervju med ansatte kom det frem at kontoret ikke har rutiner eller en fast eller systematisk måte å følge opp barnefamilier på. Noen ansatte fortalte at det er den arbeidsrettede oppfølgingen som er utgangspunktet for alle brukere/familier, uavhengig av stønad, ytelse og tiltak. Ansatte formidlet gjennomgående at de er opptatt av å snakke med brukerne, og de har jevnlig kontakt – ut fra faktisk situasjon og behov. Videre ble det gjennomgående formidlet at de har innarbeidet en helhetlig tenkning rundt brukere/familier, og opplever å gi mye råd og veiledning fra første kontakt. Ansatte fortalte at de opplever å være tilgjengelige for sine brukere, både gjennom «Åpen dør» og at bruker kan ringe direkte til sin veileder. De tilbyr samtaler, når bruker ønsker det, og opplyste om samarbeid med en rekke andre tjenester – både ut fra foreldrene og barnas behov.

Avdelingsledere og Nav-leder fortalte om faste møtepunkt med en rekke andre kommunale tjenester som helsestasjon, legesenteret, barneverntjenesten og flyktningetjenesten – både på system og individnivå. Saker drøftes anonymt og det er lav terskel for å ta kontakt. Videre ble det fortalt om samarbeid med Karrieresenteret Innlandet og Voksenopplæringen. Det ble gjennomgående formidlet, både av ansatte og av ledelsen, at de innhenter skriftlig samtykke ved samarbeid med andre instanser/tjenester.

Ansatte og avdelingsledere formidlet at de har et forbedringspotensial når det gjelder å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven § 17. Slike vedtak fattes oftest i forbindelse med økonomisk rådgivning, av gjeldsrådgiver.

Vi fant vedtak etter sosialtjenesteloven § 17 i 2 av de 10 sakene vi gikk igjennom, i saksgjennomgangen under tilsynet. Vi fant ikke vedtak etter § 17 der innholdet var råd og veiledning knyttet til familiens hverdagsutfordringer og/eller barnets behov. Samtidig hørte vi at ansatte snakket om ulike temaer det ble gitt råd og veiledning til, som for eksempel bosituasjonen, utfordringer knyttet til barns helsesituasjon og transport/logistikk med barn i barnehage for å komme seg til og fra jobb. Videre så vi dokumentasjon i 2 av disse sakene om at bruker/foreldre hadde fått tilbud om vedtak etter § 17, men takket nei.

Avdelingsleder (avd. 1) fortalte i intervju at brukeroppfølgingen er avhengig av ytelsen. Samtidig som de alltid må sørge for sikring av inntekt. Med unntak av flyktningene, er det få brukere i avd. 1 som bare mottar økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven.

Styring og ledelse

I Egenrapporteringsskjema under punkt 3.0 Forsvarlig praksis går det frem at omforent praksis for hvordan søknader om økonomisk stønad skal behandles, sikres gjennom drøfting av saker i avdelingsmøter, gjennom sjekklister og ved at ressursgruppa kvalitetssikrer alle vedtak før godkjenning. Videre opplyses at ressursgruppa har regelmessig gjennomgang av rutinene, og at ledergruppa har løpende dialog med ressursgruppa, og gjør endringer dersom det er nødvendig. Videre sørges det for at kvaliteten på de ansattes arbeid sikres gjennom at alle vedtak drøftes i fagmøter avdelingsvis, samt gjennom porteføljegjennomgang fire ganger i året. I tillegg vises det til kvalitetssikring gjennom retur av vedtak som ikke holder god nok standard. Veiledere som får sakene sine i retur, får tilbud om veiledning fra ressursgruppa. Opplæringsbolker gjennomføres etter behov.

I intervju med avdelingsleder (avd. 2) kom det frem at det gjennomføres porteføljegjennomgang fire ganger i året. Avdelingsleder pekte på at denne gjennomgangen sikret kjennskap til status i alle sakene, hvilke utfordringer som er gjeldende, at det sikres fremdrift i oppfølgingen og om det kartlegges og dokumenteres. Videre sikres at faktisk praksis er i tråd med ledelsens føringer, i drøfting av saker i avdelingsmøter. Avdelingsleder formidlet at hun stoler på at ressursgruppa leser i sakens notater, ved kvalitetssikring av vedtak. Videre tas de vedtakene som kommer i retur til veileder opp og jobbes med i teamet. Ressursgruppa gir veiledning i etterkant, ved behov. Ordningen ble beskrevet som ressurskrevende, og ledelsen har diskutert om dette tilbudet kan opprettholdes på nåværende nivå.

Avdelingsleder opplyste også at Nav-leder er tett på, og deltar aktivt i krevende saker. Kontorets ledelse er basert på tillit, og avdelingsleder stoler på at de ansatte gjør det de skal. Nav-leder gjør ingen kontroll eller sjekk på at de ansatte kartlegger, dokumenterer og synliggjør sine vurderinger tilstrekkelig. Det stoles på at de ansatte gjør jobben sin.

I intervju med avdelingsleder (avd. 1) kom det frem at det gjennomføres porteføljegjennomgang 4 ganger i året. Alle sakene gjennomgås, med fokus på hva er situasjonen siden forrige gjennomgang, hvilke tiltak/aktiviteter er aktuelle og videre planlagte oppfølging. De går ikke inn i hvert enkelt vedtak, men avdelingsleder er kjent med hvordan barnefamilier følges opp, gjennom porteføljegjennomgangen og saksdrøfting i avdelingsmøter. Avdelingsleder opplyste at det skrives referat fra porteføljegjennomgangen, og at hun er tett på hver enkelt veileder og ressursgruppa.

Ledelsen møtes hver mandag kl. 07.30 for å planlegge/avklare rundt det som skal skje aktuelle uke. Avdelingsleder opplyste at Nav-leder har tillit til at avdelingslederne tar opp det som er viktig, og blir orientert om det som skjer. Det ble også formidlet en opplevelse fra ledelsen om at veilederne har god kontroll på egne saker, og at de tar ansvar for å koble på andre tjenester ved behov. Ressursgruppa har fått fullmakter til å kvalitetssikre vedtak – herunder også at det gjøres forsvarlige vurderinger der stønaden reduseres. Avdelingsleder påpekte at de må bli bedre til å både dokumentere og synliggjøre de vurderingene som de faktisk gjør knyttet til store barnefamilier, og at de må få frem hva som er de konkrete stordriftsfordelene i hver enkelt sak.

I intervju med avdelingsledere og Nav-leder fikk vi informasjon om ressursgruppas ansvar for kvalitetssikring og godkjenning av vedtak, samt deres kvalitetsforbedrende tiltak gjennom veiledning av ansatte og opplæring i aktuelle temaer, innenfor sosialtjenesteloven (se ovenfor). Videre ble vi gjort kjent med ressursgruppas ansvar for å holde avdelingslederne og Nav-leder orientert om status i kvaliteten på vedtak, om gjennomgående og/eller gjentakende feil og/eller mangler.

I intervju med ansatte ble det gjennomgående opplyst om at kvalitet i sakene sikres gjennom at alle saker drøftes i avdelingsmøter, og i porteføljegjennomgangen. Noen opplyste at porteføljegjennomgang skjer 4 ganger i året. Andre var litt usikker på antall ganger per år. Alle formidlet at det gjennomføres jevnlig, og at nærmeste leder har god kjennskap til status i hver enkelt sak.

I intervju med ressursgruppa, ble det opplyst at de kontakter nærmeste leder dersom de opplever at veiledningen og opplæringen ikke har ønsket formål – eller at innspill fra ressursgruppa ikke imøtekommes eller endres i vedtakene. Det ble formidlet noe manglende samsvar mellom ressursgruppa sitt mandat og hva de faktisk gjør. Ansatte i ressursgruppa opplever at de tar noe mer ansvar enn det de er tiltenkt, for eksempel ved å overta krevende saker. Ressursgruppa er opptatt av å implementere en grunnleggende sosialfaglig forståelse i kontoret, og hva som skal til for at de sosiale tjenestene skal være forsvarlige. Ressursgruppa opplever å ha mandat til å legge føringer for hvordan Nav-kontorets praksis skal være når det gjelder ivaretakelse av barn og unges behov.

Ansatte i ressursgruppa er usikre på om ledelsen vet at familier og hvert enkelt barn er tilstrekkelig kartlagt. De involverer ikke avdelingslederne i alle sakens detaljer. De formidlet at ledelsen følger med på at barnefamilier blir kartlagt gjennom saksdrøfting og den veiledningen og/eller opplæringen ressursgruppa gir i enkeltsaker.

Ansatte i ressursgruppa formidlet at Nav-leder er tilgjengelig, og at de gir tilbakemelding eller tar opp det de mener er viktig å formidle til ledelsen. Det ble presisert at der vurderingene ikke er synlige i vedtakene, så gjøres de i samtaler og saksdrøfting – men de dokumenteres ikke alltid.

På spørsmål om hva ledelsen gjør når det ikke skjer endring, etter ressursgruppa sine innspill og forsøk på veiledning/opplæring, svarte avdelingsleder (avd. 1) at hun tilbyr aktuelle veileder en samtale. Videre kan ressursgruppa bistå ved at vedtaket skrives sammen med veileder.

Nav-leder opplyste i intervju at når det gjøres endringer i sjekkliste for godkjenning av vedtak, så har han tillit til at dette følges opp av ressursgruppa. Ledelsen går ikke inn og kontrollerer dette spesifikt eller etterser at de ansatte faktisk bruker sjekklisten. Nav-leder deltar på saksdrøft innimellom, og han deltar i krevende saker etter behov. Han opplyste at de har hatt mange diskusjoner rundt tidsbruk og nødvendig kvalitet versus det å få ut vedtakene. Det ble vist til at kontoret er nødt til å ha en effektiv saksbehandling, når de fatter opp mot 40 vedtak per uke.

Nav-leder beskrev ressursgruppen som ledelsens forlengede arm, og brukes til opplæring etter porteføljegjennomgang, ved behov. Målet er å få brukerne til å bli selvforsørget. Nav-kontoret kjeder tiltak og bruker heller lengre tid, om det er det som skal til for å lykkes. Nav-leder formidlet at han ikke anser det som noen risiko med tillitsbasert ledelse. Nav-leder oppdateres jevnlig, og føler seg trygg på at barna blir ivaretatt.

Uheldig praksis som oppdages, drøftes på personalmøte for å avklare hvordan praksis kan og bør justeres. Nav-leder formidlet at han mener de ansatte har en felles forståelse for hva som skal til. Samtidig som det ble pekt på muligheten for at eksisterende rutine må justeres og ha med mer om barna. I tillegg påpekte Nav-leder behovet for å jobbe mer med forståelsen av hva det vil si å gjøre en konkret og individuell vurdering.

I intervju med Nav-leder kom det også frem at avvik i stor grad meldes muntlig. Videre at forbedringsarbeidet som gjøres etter mottatt avvik, heller ikke blir dokumentert. Nav-leder bekreftet at de ikke har laget en plan for forbedringsarbeidet, jf. kommuneloven § 25-1 om at det skal gjøres en vurdering av hva som skal være skriftlig. Nav-kontoret har heller ikke dokumentasjon om forbedringsområder som er meldt eller varslet, hva de har bestemt seg for å gjøre og om arbeidsprosessene nå er slik de ønsker å ha det.

I intervju med ledelsen kom det frem at de ikke hadde en fullstendig samlet oversikt over gjeldende § 17- vedtak. Vi fikk opplyst at Nav-kontoret har en rutine som sier at denne informasjonen skal legges i Velferd under fanen Situasjon, på hver enkelt bruker. Det forventes at ansatte oppdaterer dette fortløpende på «sine brukere». Ledelsen har heller ikke en samlet oversikt over hvor mange § 17-vedtak som ikke omhandler økonomisk rådgivning. Det blir vist til at de ansatte har god oversikt over eventuelle brukere som har slike vedtak.

Sektorsjef helse opplyste i intervju at hun vil bli informert om Nav-kontorets utfordringsbildet, slik at hun kan være med å tenke helhet. Kommunedirektør er også med i faste møter med Nav-kontoret, to ganger i året. Kommunedirektør ønsker informasjon om status og vil bli gjort kjent med større endringer, for eksempel konsekvenser av bosetting av flyktninger. Når det gjelder kommunedirektørens internkontrollansvar, så jobbes det i kvalitetssystemet. Her må Nav-kontoret «koble seg på» i større grad.

Sektorsjef helse bekreftet å være kjent med Nav-kontorets risikokartlegging og vurdering, samt med resultatet og at det ikke var iverksatt tiltak. Sektorsjef helse formidlet en forventning om at Nav-leder er tydelig overfor sine ansatte i budskapet om hva som skal fanges opp, når det gjelder kartlegging av barn og unges situasjon og behov, samt forventninger til kollegaveiledning. Kommunedirektør etterspør tertialrapporten. Kommunen har særlig fokus på andelen unge under 30 år i utenforskap og situasjonen knyttet til flytningene.

Sektorleder helse uttalte at hun er trygg på at Nav-kontoret har tilstrekkelig kompetanse til å sikre gjeldende lovkrav. Kommuneledelsen har ikke mottatt klager på Nav-kontoret. Det ble også vist til at samarbeidet fra Nav-kontoret til andre tjenester i kommunen er godt. De ulike tjenestene har lav terskel for å ta kontakt med hverandre – særlig mellom rus og psykisk helse, leger og Nav, der det gjennomføres faste møter. Videre vises til faste ledermøter to ganger per år. Nav samarbeider også med Karrieresenteret Innlandet.

Sektorsjef helse presiserte at hun er stolt av Nav-kontoret. Det ble vist til et godt arbeidsmiljø, selv om arbeidspresset er større nå enn på lenge.

4.    Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Det følger av gjeldende lovkrav at kommunen skal være oppmerksom på utsatte familier. Dette ligger til grunn for vurderingen av funnene vi har gjort under tilsynet.

Nav-kontoret skal foreta en helhetlig kartlegging og dokumentasjon av hvert enkelt barns situasjon og behov, og iverksette tiltak når det er nødvendig. Målsettingen er å fange opp, avverge og avhjelpe vanskelige livssituasjoner for barn og unge, som lever i utsatte familier. Barns særlige behov skal vurderes og ivaretas i alle faser av saksbehandlingen, når tjenestetilbudet berører dem. Videre legges til grunn at Nav-kontoret, i sin vurdering etter sosialtjenesteloven §§ 18 og 19, skal synliggjøre hvordan barnets beste er vurdert – ut fra situasjon og behov. Det må også gå frem hvordan hensynet til barnet er vektet opp mot andre hensyn. Videre følger også av gjeldende lovkrav at Nav-kontoret skal tilby oppfølging til familier som har behov for det, gjennom samtaler, samarbeid med andre instanser og/eller fatte vedtak etter sosialtjenesteloven § 17 (tjenesten opplysning, råd og veiledning).

Gjennom barnekonvensjonens artikler, sikres barns grunnleggende rettigheter i saker og avgjørelser som berører dem. Barn og unge anses å være direkte berørt av forhold som gjelder foreldrenes økonomi, og barn har egne prosessrettigheter knyttet til slike saker. Barn er i tillegg egne rettssubjekt, og deres stemme skal være synlig i saken.

Nav Midt-Gudbrandsdal foretar forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til barnefamilier. Familier som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Statsforvalteren har vurdert at slik tjenesten og tjenesteprosessene fremstår på tilsynstidspunktet, så har Nav Midt-Gudbrandsdal en praksis som sikrer at hvert enkelt barns behov blir ivaretatt. Ut fra en samlet vurdering av det vi har sett og hørt, så mener vi at familier med barn får gode tjenester fra Nav-kontoret. Informasjon fra våre brukersamtaler viser, i all hovedsak, at brukerne er fornøyde. Vi er derfor ikke bekymret for at barn og unge i Midt-Gudbrandsdalen ikke blir sett og hørt.

Vi har sett og hørt at familier som søker økonomisk stønad, får tilbud om samtale – ved søknad om stønad og som del av den arbeidsrettede oppfølgingen. Videre har vi sett og hørt at det blir gitt råd og veiledning, selv om det ikke alltid fattes vedtak etter sosialtjenesteloven § 17. Vi mener derfor vi har grunnlag for å si at barnefamilier får oppfølging ved behov. I tillegg mener vi å ha grunnlag for å si at helheten rundt oppfølging av utsatte barn og unge og deres familier, er integrert i det arbeidet som gjøres i kontoret og i dialog med brukeren og dennes familie. Og vi har sett og hørt at det er etablert samarbeid med andre relevante tjenester både på system- og individnivå.

Samtidig har vi sett og drøftet sammen med ansatte og Nav-kontorets ledelse, at det er stor variasjon i de vedtakene vi har gått igjennom i forkant av tilsynsbesøket, samt i de vedtakene og øvrige saksdokumenter vi har sett på i fellesskap under tilsynet. Vi har både sett og hørt at det er variasjon i hva som kartlegges i de ulike sakene, og at det i flertallet av de utplukkede sakene fremstår som at kartleggingen er gjort for å behandle aktuelle søknad om økonomisk stønad – heller enn å avklare hvert enkelt barns situasjon og behov. Vi har hørt at det er noe ulik forståelse hos de ansatte på hva som faktisk kreves etter sosialtjenesteloven, når det gjelder helhetlig kartlegging og vurdering av hvert enkelt barns situasjon og behov. Videre har vi sett at det er variasjon i grad av dokumentasjon av gjennomført kartlegging. Samtidig har vi hørt at avdelingen som eier saken, har ytterligere kjennskap til familien og barna enn det som går frem av saksdokumentene.

Vi har også sett at det stor variasjon i hvorvidt den konkrete og individuelle vurderingen av hva som er lagt til grunn for aktuelle beslutning, er synlig i vedtakene. I flertallet av vedtakene vi gikk igjennom i forkant av tilsynet, var den konkrete og individuelle vurderingen som ligger til grunn for beslutningen ikke synlig i vedtaket. I vedtak Nav-kontoret selv valgte ut under tilsynsbesøket, fikk vi se og høre hvordan situasjon og behov var kartlagt og vurdert i hvert enkelt tilfelle. Vi forstår ut fra det vi har hørt, at det ikke gjøres automatisk reduksjon i stønad i store barnefamilier, men at den faktiske situasjonen diskuteres og vurderes. Videre har vi sett og hørt at barnefamilier tilgodeses med utgifter til transport, telefon og internett, samt andre utgifter – etter en konkret vurdering av faktisk situasjon.

Vi har også sett, gjennom alle utvalgte vedtak, at det har vært en utvikling i vedtakene fra tidligere vedtak og frem til vedtak fattet i 2023. Vi finner det derfor sannsynliggjort at det gjøres flere konkrete og individuelle vurderinger knyttet til faktisk hjelpebehov og fastsettelse av stønadsnivå i avdelingsmøter og i samtaler mellom veileder og ressursgruppen, enn det som går frem av den skriftlige dokumentasjonen.

Informasjonen vi har mottatt fra ansatte og avdelingsledere i intervju, er gjennomgående i samsvar, der praksis og forståelse for hvordan dette gjøres beskrives likt.

Vi mener derfor vi har grunnlag for å si at Nav-kontorets praksis innenfor tilsynstema er mye mer enn det vi ser i sakene alene. Refleksjon og samtale rundt hvordan ansatte jobber med sakene fra søknad til vedtak og videre inn i oppfølgingen av familiene, sier mer enn det vi finner i saksdokumentene i dette tilsynet. Helheten i praksis som beskrives fremstår som integrert, og vi har hørt at det snakkes med foreldrene om barnas hverdagssituasjon – som en del av det å behandle søknaden eller å følge opp foreldrene gjennom økonomisk- og/eller arbeidsrettet oppfølging.

Vi har også hørt og sett at forståelsen og faktisk praksis hos de ansatte har endret seg, siste året. Dette er synlig når vi ser i vedtak fra 2021 og 2022, sammenlignet med nyere vedtak. Vi har hørt at kontoret er i bevegelse fra kartlegging fra søknad til søknad – mot større grad av helhet og utfyllende kartlegging av hvert enkelt barns behov i store barnefamilier. Vi hører gjennomgående i intervju med både ansatte og avdelingsleder (avd. 1) at det ikke gjennomføres automatisk reduksjon i livsoppholdsbeløpet for store barnefamilier, men at hver enkelt sak drøftes konkret i avdelingsmøte og/eller sammen med ressursgruppa.

Nav-kontoret har styringstiltak, gjennom saksdrøfting i avdelingsmøter og kvalitetssikring og godkjenning av vedtak i ressursgruppa. Disse tiltakene sikrer at saksbehandlingen, i hovedsak, er i tråd med gjeldende lovkrav.

Samtidig som vi legger til grunn at tjenestene på tilsynstidspunktet fremstår som forsvarlige, så mener vi at det er noen viktige forutsetninger som må ligge til grunn for at tjenestene til barn og unge og deres familier skal forbli forsvarlige fremover. Det er vår vurdering at tjenestene er forsvarlige på tilsynstidspunktet, som følge av noen avgjørende styringstiltak. Vi mener det er viktig at disse styringstiltakene ikke endres i slik grad at det påvirker kvaliteten i det sosialfaglige arbeidet. Dersom disse styringstiltakene endres eller forsvinner, vil det være risiko for at tjenestene ikke lenger er forsvarlige.

Statsforvalteren presiserer at det ikke er Nav-kontorets organisering i seg selv som sikrer forsvarlig praksis, når det gjelder ansvaret for å ivareta barn og unge, når foreldrene søker økonomisk stønad. Det er vår vurdering at tjeneneste til barn og unge ikke er forsvarlige fordi det jobbes etter en generalistmodell, men fordi iverksatte styringstiltak fungerer. Her vektlegges særlig måten beslutterrollen gjennomføres på, og ressursgruppa sitt arbeid for identifisering og oppfølging av forbedringsområder i enkeltsaker. Vi ser at ressursgruppas kvalitetssikring og godkjenning av vedtak, ivaretar helheten i saksbehandlingen og det sosialfaglige arbeidet, samt skjønnsutøvelsen som kreves i vedtak etter sosialtjenesteloven.

Etter vår vurdering, fremstår ressursgruppa som en særdeles viktig ressurs i Nav-kontoret. Å sikre god og riktig kompetanse og myndighet i beslutterrollen er, etter vår vurdering, avgjørende for å sikre nødvendig kvalitetssikring ved godkjenning av vedtak. I tillegg er det vår vurdering at dette har betydning for kunne sikre familien best mulig oppfølging, mot målet om selvforsørgelse. Statsforvalteren ønsker å anerkjenne Nav-kontorets ledelse for å ha iverksatt styringstiltak som sikrer reell kvalitetssikring av beslutninger gjort etter sosialtjenesteloven. Det at ressursgruppa i tillegg tilbyr veiledning og støtte til kollegaer i enkeltsaker, gjennomfører opplæring og overtar vanskelige saker, anses som en viktig del av Nav- kontorets kontinuerlige forbedringsarbeid, som gjøres på vegne av ledelsen. At vedtak som inneholder mangler eller ikke tilfredsstiller kravet til tilstrekkelig kvalitet, returneres til veileder med en beskrivelse av hva som mangler, og at denne går i kopi til nærmeste leder, muliggjør også at ledelsen kan fange opp faglige utfordringer som kan følges opp – både overfor enkeltansatte, men også på et overordnet nivå i kontoret.

Statsforvalteren vurderer derfor at Nav-leder og avdelingsledere må ta på alvor og støtte ressursgruppa, når de synliggjør eller etterspør behov for nødvendige kvalitetsforbedringer i kontoret. I en vurdering av hva som er «godt nok», bør ressursgruppas kompetanse og vurderinger veie tungt. Valgte organisasjonsmodell vil medføre at den sosialfaglige kompetansen og forståelsen for faget og skjønnsutøvelsen, varierer blant de ansatte. Slik kompetanseheving krever tid, og den faglige forståelsen, for eksempel for å gjøre konkrete og individuelle vurderinger, må snakkes om og reflekteres over, over tid. Sosialfaglig arbeid er lovforståelse og praksis, hånd i hånd, steg for steg sammen med brukeren.

Konkrete og individuelle vurderinger, jf. «Vurdere – Vekte – Vise», er ikke noe som kan nedtegnes i en rutine eller settes inn i en mal. Dette er prosessarbeid, der man lærer over tid.

Videre er det vår vurdering at ledelsen må sikre en tydelig beskrivelse av hva som er ressursgruppas arbeidsoppgaver knyttet til forbedringsarbeidet i Nav-kontoret, og hva som er ledelsens ansvar. Det er Nav-leder som har det daglige ansvaret for at tjenestene er forsvarlige, i tråd med sitt ansvar for internkontrollen. Vi ønsker også å berømme ledelsen for å anerkjenne at de ikke har tilstrekkelig kompetanse til selv å godkjenne vedtak etter sosialtjenesteloven. Det er derfor særlig viktig at beslutterrollen ivaretas, og at ressursgruppa sikres nødvendige forutsetninger og gjøres i stand til å kunne ivareta de oppgavene de er tillagt. Vi mener det er viktig at deres innspill og synliggjøring av kravet til forsvarlige tjenester etter sosialtjenesteloven, tas på alvor. Videre er det vår vurdering at når ledelsen synlig og tydelig støtter opp om ressursgruppa sitt arbeid, så vises det i ord og handling at det er ønskelig å redusere påviste variasjon i vedtakene vi har sett på i fellesskap.

I tillegg er det vår vurdering at ledelsen må ta ansvar for å sikre riktig bruk av klarspråk i vedtak etter sosialtjenesteloven. Det er viktig å skrive enkelt og tydelig, slik at brukerne forstår hva vi mener. Samtidig kan det ikke være slik at nødvendig innhold mangler eller at innholdet får en annen betydning enn det som er ment i loven. Klarspråk må ikke gå på bekostning av det sosialfaglige arbeidet og riktig lovforståelse. Forvaltningslovens krav til forsvarlig saksbehandling skal ivaretas.

Videre vektlegges diskusjon og drøfting av alle saker i avdelingsmøter, der faglige utfordringer i enkeltsaker tas opp. Herunder også konkrete og individuelle vurderinger knyttet til vurderingen av faktiske forhold og familiens samlede stønadsbehov, opp mot lovens formål. Selv om ikke disse vurderingene ble dokumentert på tilsynstidspunktet, forstår vi at det blir jobbet slik med sakene. Dette styringstiltaket sikrer felles forståelse og lik praksis, innad i avdelingen, og avdelingsleder gjøres kjent med faktisk praksis og får oversikt i alle sakene. Samtidig fremstår det som en utfordring å sikre felles forståelse i hele kontoret for det faktiske omfanget av kartlegging av situasjon og behov til store barnefamilier, da det i hovedsak er den ene avdelingen som har disse sakene.

I tillegg gir faste porteføljegjennomganger avdelingslederne en god oversikt over faktisk status i enkeltsaker, og en oversikt over eventuelle konkrete utfordringer knyttet til relevante faglige temaer som bør løftes opp og snakkes om i kontoret som helhet.

Siden kommunene i Midt-Gudbrandsdalen har bosatt mange flytninger de siste årene, ønsker vi å bemerke viktigheten av å fortsette det tette samarbeidet mellom Nav-kontoret og flyktningetjenesten. Det er vår vurdering at dette også er til beste for barna i disse familiene, ved at flere tjenester ser og kjenner dem og deres behov og muligheter.

Avslutningsvis vil vi også bemerke at det å ha oversikt over antall brukere med § 17-vedtak er også et styringsverktøy for Nav-leder. Det tilbys og gjennomføres mye råd og veiledning i Nav-kontoret, og en oversikt over disse vedtakene kan synliggjøre faktisk ressursbehov oppover i kommuneledelsen. Ut fra det vi hører om den veiledningen som gis, mener vi at Nav-kontorets arbeid her, burde i større grad ha vært synliggjort i form av vedtak. Dette også for å sikre brukernes/familienes rettssikkerhet.

5.    Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det er ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

Nav Midt-Gudbrandsdal foretar forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til barnefamilier. Familier som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Nav-kontoret har styringstiltak gjennom saksdrøfting i avdelingsmøter og kvalitetssikring og godkjenning av vedtak i ressursgruppa. Disse tiltakene sikrer at saksbehandlingen, i hovedsak, er i tråd med gjeldende lovkrav.

Med hilsen

Bente Nygaard Lindstad (e.f.)
seniorrådgiver

Monica Åsen Gjerald
seniorrådgive

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester

Søk etter tilsynsrapporter

Søk