Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Sortland kommune og besøkte i den forbindelse Lamarktunet bo- og rehabiliteringssenter, avdeling Gammelstua fra 28.01.2020 til 30.01.2020. Vi undersøkte om Sortland kommune gjennom systematisk styring og ledelse sørger for at beboerne får gode og trygge tjenester som blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav.

Under tilsynet hadde vi fokus på grunnleggende behov, herunder:

  • Ernæring
  • Aktivitet, individuell og felles
  • Demensoppfølging
  • Medisinsk oppfølging
  • Brukermedvirkning

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Fylkesmannen.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Dette innebærer at vi i tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring sikrer forsvarlige helse- og omsorgstjenester, herunder om beboerne får ivaretatt sine grunnleggende behov. Tilsynet er avgrenset til å undersøke at beboerne får forsvarlig oppfølging av eventuell demenssykdom, oppfølging av medisinske forhold, ernæring, at det tilrettelegges for aktivitet og brukermedvirkning for den enkelte.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Forsvarlighetskravet

Det er et grunnleggende krav til helse- og omsorgstjenesten at de tjenestene som ytes er forsvarlige. Dette kravet stilles til både helsepersonells utøvelse av helsehjelpen og til virksomhetens organisering. Virksomheten skal også legge til rette for at helsepersonell kan yte forsvarlig helsehjelp og overholde sine lovpålagte plikter. Denne plikten følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1.

Kravet om forsvarlighet er en rettslig standard. Dette innebærer at kravet er forankret i anerkjent fagkunnskap, faglige retningslinjer og allmenne normer i samfunnet for øvrig. Nasjonale faglige retningslinjer, rundskriv og faglige veiledere gir uttrykk for faglig god praksis og det myndighetene mener er i samsvar med krav i lovgivningen. Selv om retningslinjene ikke er rettslig bindende, vil de være normerende og retningsgivende for hva som til vanlig regnes som faglig god praksis. Avvik fra retningslinjene bør begrunnes.

Demens

Nasjonal faglig retningslinje om demens gir anbefalinger om at personer med kognitiv svikt og mistanke om demens skal gis tilbud om demensutredning og oppfølging etter at en demensdiagnose er satt. Tiltak og aktivitet som iverksettes, skal være tilpasset personenes interesser, behov og ressurser og justeres på bakgrunn av endringer som følge av demensutviklingen.

Ernæring

Helsedirektoratet har utarbeidet nasjonale faglige retningslinjer for forebygging og behandling av underernæring (IS-1580). God kvalitet i ernæringsarbeid betyr at ernæringstiltak er tilpasset den enkeltes behov, noe som også følges av prinsippet om personsentrert omsorg. Ernæringsarbeid omfatter både forebyggende ernæringsarbeid og ernæringsarbeid ved sykdom.

Aktivitet

Det følger av forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie § 4-4 at beboerne skal ha adgang til å dyrke sine interesser og forme sin tilværelse som de ønsker i den utstrekning det er forenlig med den medisinske behandling, drift av boformen og av hensynet til andre beboere.

Medisinsk oppfølging

I sykehjem inngår medisinsk undersøkelse og behandling som en del av tjenestetilbudet, jf. forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie («sykehjemsforskriften» av 14.11.1988 nr. 932) § 3-2 bokstav b. For å sikre pasienten nødvendig helsehjelp fra lege må det være rutiner for rapportering mellom sykehjemslegen og øvrig sykehjemspersonell og tilgang til tilstrekkelige legetjenester, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 annet ledd, helsepersonelloven § 16, sykehjemsforskriften § 3-2 bokstav b, kvalitetsforskriften § 3. Videre har vi undersøkt om det er etablert rutiner for oppfølging av beboernes tannhelse.

Fylkesmannen har også undersøkt om sykehjemmet har satt i verk tiltak for å redusere risiko for fall hos den enkelte. Fall er den vanligste årsaken til at eldre skader seg, og fall kan ha mange negative konsekvenser for eldre personer. Undersøkelser viser at mellom 10 % og 20 % av fall i sykehjem gir alvorlig skade. Forebygging av fallrisiko er det derfor en viktig del av arbeidet med pasientsikkerhet.

Brukermedvirkning

Det følger av pasient- og brukerrettighetsloven at det skal legges til rette for at pasient og bruker får medvirke ved utføringen av helsehjelp og om det legges til rette for at pasient/bruker får til utformingen av tjenestetilbudet. Hvis pasienten selv ikke er i stand til å medvirke skal pårørende få medvirke sammen med pasienten.

Systematisk styring og kvalitetsforbedring

Kommunen plikter å arbeide systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 4-2. Kravene til dette arbeidet er utdypet i forskrift om ledelse- og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9 jf. § 5. Formålet med denne plikten er å sikre at daglige arbeidsoppgaver blir planlagt, organisert, utført og forbedret i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helselovgivningen.

For å sikre en forsvarlig virksomhetsstyring må virksomheten gjøre en vurdering av hvilke områder av pasientbehandlingen det er fare for mangler eller svikt ved helsehjelpen, og det må iverksettes tiltak for å motvirke dette. Dette kan for eksempel gjøres ved å utarbeide skriftlige prosedyrer og ved å sørge for tilstrekkelig opplæring, klar ansvarsfordeling, og legge til rette for samhandling.

Virksomheten må også sørge for at helsepersonellet har nødvendige kvalifikasjoner til å utføre den oppgaven de er blitt tildelt. For å sikre forsvarlige helsetjenester må ledelsen følge opp at tiltakene fungerer og at de er tilstrekkelige. En slik oppfølging/gjennomgang av tjenestene vil kunne avdekke svikt, og kan utgjøre grunnlaget for endring av rutiner og praksis. Forsvarlig virksomhetsstyring fordrer at det jobbes kontinuerlig med kvalitetsforbedring.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Sortland kommune har 10 562 innbyggere per 3. kvartal i 2019. Sortland by er administrasjonssenter i kommunen.

Kommunen er organisert med kommunedirektør som øverste leder, og fem kommunalsjefer som rapporterer til kommunedirektøren. Helse- og omsorg er organisert som et tjenesteområde og ledes av kommunalsjef Helse- og omsorg. Tjenesteområdet har 22 enheter/avdelinger 1 som ledes av hver sin enhets-/avdelingsleder. Enhets/avdelingsleder rapporterer til kommunalsjef.

Det er etablert en ledergruppe rundt kommunalsjef. Denne består av assisterende kommunalsjef, rådgiver HMS/kvalitet, økonomi og personal.

1 Tjenesteområdet er for tiden i en overgangsfase hvor «avdeling»/ «avdelingsleder» skal erstattes med «enhet»/«enhetsleder»

Lamarktunet bo- og rehabiliteringssenter

Senteret består av fire avdelinger, hvor to avdelinger er skjermede avdelinger med langtidsplasser, en korttids-/rehabiliteringsavdeling, og en langtidsavdeling for somatisk syke.

Gammelstua

Gammelstua er en skjermet avdeling med 12 beboere. Avdelingen består av «gangene» Bislaget og Kammerset, med 6 beboere i hver. Alle beboerne har egne rom.

Alle beboerne ved Gammelstua har primær- og sekundærkontakt. Hjelpepleier er primærkontakt og har dermed ansvar for praktiske ting som innkalling av pårørende til innkomstsamtale, innkjøp til  beboer ved behov, sette seg godt inn i beboernes situasjon og behov, ol. Sykepleier er sekundærkontakt og har ansvar for at beboerne får medisinsk oppfølging og kontakt med pårørende i forbindelse med endringer i beboerens helsetilstand.

Det er laget en arbeidsbeskrivelse for primærkontakt (Primærkontakt arbeidsbeskrivelse, HO Institusjon). Denne omtaler også funksjonen sekundærkontakt uten at sekundærkontakten er gitt konkrete oppgaver i rutinen. I intervjuer fremkom det at de ansatte på avdelingen var kjent med at de hadde oppgaven primær/sekundærkontakt, men at det i en del tilfeller er sykepleiere som utfører oppgaver som i rutinen er lagt til primærkontakt, for eksempel oppdatering av IPLOS. De ansatte har en ensartet oppfatning av hvilke oppgaver som hører til de ulike funksjonene, selv om denne oppfatningen ikke er fullstendig i tråd med rutinen.

Demensoppfølging

Sortland kommune har et demensteam som skal bidra til at personer med symptomer på demenslignende sykdommer blir kartlagt og utredet, slik at diagnose kan stilles og rett tjenestetilbud blir gitt.

I intervjuene fremkommer det at alle beboerne på Gammelstua har langtkommet demens og/eller alvorlig psykiske problemer. Det opplyses at det gjøres kontinuerlig vurderinger og observasjoner av sykdommens utvikling, og at det gjøres kartlegginger og evalueringer i forbindelse med at medikamentell behandling av demens. Ved behov brukes OBS-demens eller annet verktøy for atferdsregistrering. Syv av de ansatte har gjennomført Demensomsorgens ABC, og fire ansatte gjennomfører Demensomsorgens ABC nå.

Ernæring

Det er utarbeidet rutine for kartlegging og vurdering av ernæring, blant annet skal alle beboerne kartlegges og veies ved innkomst, og alle beboerne skal veies månedlig. Resultatet skal journalføres og pasientene har ernæringsjournal og matkort. Beboere som er i fare for underernæring skal veies ukentlig.

Lege vurderer behov for ernæringsforsterkning ol. ved vektnedgang.

Journalgjennomgangen viste at beboerne, med to enkeltstående unntak, var blitt veid månedlig. I intervjuene bekreftet de ansatte at beboerne veies månedlig, og personalet hadde god oversikt over hvilke beboere som var i fare for underernæring og derfor måtte følges opp særskilt.

Det er mulighet for ønskekost og tilpasset kost.

Det ble gjort et forsøk på å flytte middagen til senere på dagen, men dette førte til at beboerne spiste mindre og gikk ned i vekt. Middagen ble derfor flyttet tilbake til det opprinnelige tidspunktet.

Aktivitet

Det er utarbeidet en rutine for fysisk aktivitet (Fysisk aktivitet, HO Institusjon). Det fremgår av denne at Sortland kommune har et mål om alle beboerne i institusjon skal få tilbud om en individuell aktivitet i løpet av dagen, og at det skal tilbys to fellesaktiviteter i løpet av en uke. 4-meter gangtest skal gjennomføres hvert halvår for de av beboerne hvor det er aktuelt. Kommunen har fokus på at det skal gjennomføres en fysisk aktivitet som gir pulsøkning hver dag.

Ifølge rutinen skal primær-/sekundærkontakt kartlegge fysisk funksjon hos beboerne, og skal opprette et tiltak i tiltaksplanen. Alle ansatte har ansvar for å følge opp aktiviteten hos beboerne.

Journalgjennomgangen viste at alle beboerne hadde et standardisert oppsett på hvilke aktiviteter. I journalene var det jevnlige registreringer om gjennomført aktivitet eller at tilbud om aktivitet var gitt.

Det er de ansatte ved avdelingen som har ansvar for at fellesaktivitetene blir gjennomført. I intervjuene fremkom det at det varierte i hvilken grad beboerne ønsket å delta i fellesaktivitetene, og blant de ansatte var det delte oppfatninger om hvorvidt fellesaktivitetene var tilpasset gruppa av beboere.

Det gjennomføres en rekke arrangementer av frivillige (Frivillighetssentralen) ved Lamarktunet hvor beboerne kan delta.

Beboernes interesser kartlegges i Min Livshistorie, og det fremkom i intervjuene at de ansatte bruker denne for å bli kjent med beboerne og legge til rette for at de kan fortsette med aktiviteter de har satt pris på tidligere, for eksempel strikking. Det er i liten grad dokumentert i journalene at det er lagt til rette for individuelt tilpassede aktiviteter utover fysisk aktivitet.

De ansatte opplyser at de er opptatt av å være tilstede i miljøet sammen med beboerne, men at dette ikke alltid lar seg gjøre på grunn av andre gjøremål.

I intervjuene fremkom det at det hadde vært tema om fysisk aktivitet med fokus på pulstopp var egnet for den aktuelle beboergruppa, og at aktivitetsgruppa hadde planer om å evaluere hvordan tiltaket fungerte.

Medisinsk oppfølging

I alle pasientjournalene Fylkesmannen undersøkte hadde beboerne dokumentert diagnose, HLR- status, samtykkekompetanse, og hos alle pasientene var IPLOS-vurdering gjort nylig.

I intervjuene ble det bekreftet at IPLOS-vurderinger blir gjort to ganger per år, eller ved behov.

Sykehjemslege har en fast visittdag hver uke og er tilgjengelig ved behov innenfor arbeidstiden. Hvis pårørende ønsker å snakke med tilsynslege kan det gjøres avtale om at dette gjøres i visittiden. Ting som skal tas opp i visitten skrives i en bestemt bok, og det er sykepleierne på jobb som har ansvar for at det blir tatt opp. Sykehjemslege dokumenterer i legejournal.

Det er utarbeidet en rutine for innkomststatus (legens undersøkelse ved innkomst) når det kommer nye beboere til avdelingene ved Lamarktunet. Det er dokumentert i pasientjournalene at innkomststatus ble gjort, eller at det ble vurdert at det ikke var behov for å gjøre innkomststatus, for eksempel fordi beboeren var overført fra annen avdeling ved Lamarktunet.

Kommunen har laget rutiner for årskontroll og legemiddelgjennomgang, og det er dokumentert at dette blir gjennomført. Ved journalgjennomgangen kom det frem at beboerne jevnlig var i kontakt med lege. Det er utarbeidet rutiner for legemiddelhåndtering.

Risikovurdering av fall var delvis dokumentert i de fleste journalene, og i intervjuene kom det frem at fallforebygging er et område det er mye fokus på, og at det settes i verk tiltak for å forebygge fall hos beboerne som har økt fallrisiko. Det benyttes ikke et systematisk verktøy i forbindelse med vurdering av fallrisiko. Det meldes avvik i forbindelse med fall.

Det er etablert en rutine for oppfølging av beboerens tannhelse, og det er dokumentert at dette følges opp, og at det iverksettes tiltak der det vurderes som nødvendig og hensiktsmessig.

Avdelingen har en tannkontakt.

Brukermedvirkning

Alle beboere ved Gammelstua har så langtkommet demens eller psykisk sykdom, at pårørende gis anledning til å få informasjon og medvirke sammen med beboerne.

Det følger av rutine for primærkontakt at det skal gjennomføres en samtale med pårørende når beboerne er kommet til avdelingen. Primærkontakten har ansvaret for dette. I intervjuene fremkommer det at et er laget en mal for hvilke temaer som skal tas opp med beboerens pårørende i denne samtalen. Deretter skal det minimum årlig gjennomføres samtale med beboer/pårørende, og pårørende skal kontaktes ved endringer. Av journalgjennomgangen og intervjuene kom det frem at dette gjøres, og at det i de fleste tilfellene er hyppigere kontakt mellom de ansatte og pårørende enn det som følger av rutinen.

Pårørende fyller ut Min Livshistorie for beboerne, og beboerne får innrede rommet sitt med møbler og andre ting hjemmefra.

Det er etablert et brukerutvalg som skal bestå av tre brukerrepresentanter og enhetsleder. Brukerutvalget er et rådgivende organ for enhetsleder og skal gi råd i saker som vedrører tjenestens kvalitet og innhold. Kommunen er ansvarlig for å kalle inn brukerutvalget til møter. Det siste møtet i brukerutvalget ble gjennomført høsten 2019. Det ble gjennomført en brukerundersøkelse i 2019.

Tiltaksplaner og pasienttavle

Ifølge arbeidsbeskrivelse for primærkontakt har primærkontakt ansvaret for å utarbeide og oppdatere tiltaksplan med individuell aktivitetskalender og eventuelt individuell plan. I alle journalene som ble undersøkt i journalgjennomgangen var det opprettet tiltaksplan.

Gjennom intervjuene fremkom det at det var noe ulikt når tiltaksplanen ble oppdatert, og at denne ikke alltid ble oppdatert når det skjedde endringer i beboerens behov og funksjon. Det varierte om det var primær- eller sekundærkontakt, eller begge, som oppdaterte tiltaksplanen.

På arbeidsrommet på avdelingen er det satt opp en pasienttavle hvor det fremgår hvem som er beboernes primær- og sekundærkontakt, HLR-status, og oversikt over ernæringsstatus, vekt, tann/BSI, gangtest, spesiell oppfølging, årskontroll, pårørendesamtale, IPLOS.

Styringssystem

Kvalitetsarbeid

Kommunen har laget en rutine for det systematiske kvalitetsarbeidet i Helse- og omsorg. Det er kommunalsjef som har det overordnede ansvaret for dette arbeidet. Oppgaven er delegert til rådgiver HMS/Kvalitet. Avdelingsleder har ansvaret for det systematiske kvalitetsarbeidet i sin egen avdeling. Hver avdeling skal gjøre en statusgjennomgang av kvalitetsindikatorer, jf. rutine for Statusgjennomgang kvalitetsindikatorer HO Institusjon.

Det ble laget handlingsplan for 2019 og denne er fulgt opp med «Årsrapport kvalitet Institusjon 2019.» Det er laget en lignende handlingsplan for 2020, der kvalitetsmålene for 2020 er fastsatte og hvor satsningsområder, frister, ansvar og status er avklart.

Ledelsens gjennomgang for 2019 ble sendt ut til avdelingene i november 2019, og alle avdelingene rapporterte da på en rekke fastsatte kvalitetsindikatorer. Ledelsen har gjennomgått rapportene fra avdelingene og har oppsummert og vurdert om målene ble nådd, og hvilke tiltak som eventuelt bør iverksettes for å nå målene i 2020. Det er utarbeidet en rutine og sjekkliste for Ledelsens gjennomgang

Det er etablert et kvalitetsutvalg institusjon, og kvalitetsutvalget skal opprette Temagrupper på overordnet behov eller på fagområdet når det er behov for dette, og det er blant annet opprettet temagrupper på ernæring og aktivitet. Det er også opprettet en kvalitetsgruppe i hver avdeling.

Oppgavefordeling

Det er laget stillingsbeskrivelser for avdelingsleder, sykehjemslege og primærkontakt.

De daglige oppgavene i avdelingene legges inn i en arbeidsplan og fordeles til den enkelte som er på jobb. En av de ansatte har avsatt en del av sin arbeidstid til å oppdatere arbeidsplanen. I intervjuene opplyses det at denne ordningen fungerer.

Møtestruktur

Avdelingen gjennomfører personalmøter og gruppemøter. På gruppemøtene diskuteres pasientrelaterte problemstillinger, og noen ganger kan det være vanskelig å komme gjennom alle temaene som er meldt inn. De ansatte kan melde inn temaer til møtene. Møtene gjennomføres og det skrives referat fra møtene. De som ikke er tilstede skal lese referatene og signere for lest referat. Dette gjennomføres ikke konsekvent.

Det er klare rutiner for hvordan rapport mellom vaktene skal foregå, og hva som skal tas opp i rapporten.

Møter i kvalitetsutvalg og ledere på ulike nivåer gjennomføres jevnlig.

Kompetanse

De ansatte har tilgang til og bruker nettkurs i forbindelse med opplæring. En del kurs er obligatoriske, og avdelingsleder følger opp at kursene blir gjennomført. Det er forsøkt lagt til rette for at de obligatoriske kursene kan gjennomføres i arbeidstiden, men det er ikke alltid dette lar seg gjennomføre. Ved endrede behov i avdelingen, for eksempel om det kommer inn en beboer med en problematikk som de ansatte ikke er kjent med, meldes behovet inn og om det er nødvendig skal de ansatte gjennomføre relevante kurs/nettkurs.

Nyansatte må også gjennomføre noen obligatoriske kurs før de kan begynne å arbeide. Nyansatte får tre opplæringsvakter.

Kompetansekartlegging og kompetanseplan gjennomføres og utarbeides årlig, og Sortland kommune har utarbeidet en strategisk plan for kompetanse og rekruttering. Det er også utarbeidet en tiltaksplan basert på kompetansebehovet meldt fra enheten i 2019.

Avviksregistrering

Fylkesmannen har fått tilsendt de avvikene som har vært rapportert de siste tre månedene. Det fremgår av den tilsendte dokumentasjonen av at det rapporteres avvik, og at disse blir fulgt opp av leder. Avvikssystemet er elektronisk og er organisert slik at om leder på et nivå ikke følger opp et avvik, går avviket videre til leder på neste nivå.

I intervjuene ble det opplyst at det i en periode ble rapportert mange avvik i forbindelse med legemidler og håndtering av disse. Det ble da satt i verk flere systematiske tiltak for å redusere slike feil, og det meldes nå færre avvik på dette. Den siste perioden har det vært meldt mange avvik i forbindelse med fall, og det settes i sammenheng med at avdelingen for tiden har mange pasienter som er mobile. Det arbeides derfor med å sette i gang flere systematiske tiltak for å hindre fall.

Gjennom intervjuene blir det bekreftet at avvikene brukes aktivt i forbedringsarbeidet.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Forsvarlige helse- og omsorgstjenester: Grunnleggende behov

Kommunen skal sørge for at den enkelte beboer får forsvarlige helse- og omsorgstjenester. Det er utarbeidet rutiner for oppfølging av de grunnleggende behovene som er fokus i tilsynet.

Intervjuer med de ansatte viser at rutinene som er laget i all hovedsak blir fulgt, og fungerer etter hensikten.

Våre undersøkelser viste at det er stor oppmerksomhet på at den enkelte skulle få tilbud om fysisk aktivitet i løpet av dagen, men at det i liten grad var dokumentert at beboerne fikk tilbud om individuelle aktiviteter utover dette. Etter Fylkesmannens syn bør det kartlegges og dokumenteres hvilke aktiviteter den enkelte beboer setter pris på, slik at beboerne også kan få tilbud om slike aktiviteter.

Tilsynet avdekket at det var noe ulik praksis i forbindelse med hvordan og når beboernes tiltaksplan ble oppdatert, og at denne ikke alltid ble oppdatert ved behov. Fylkesmannen presiserer at det er viktig at tiltaksplanen er mest mulig oppdatert, og at dette er særlig viktig når pasienten selv er kognitivt svekket og derfor har et enda større behov for forutsigbarhet.

Fylkesmannen har, basert på det som fremkom i journalgjennomgangen og intervjuer med de ansatte, kommet til at beboerne får forsvarlig oppfølging som er tilpasset den enkelte.

Styringssystemet

Helse- og omsorgslovgivningen setter krav til ledelse og systematisk styring for å sikre forsvarlige tjenester. Virksomhetens aktiviteter skal planlegges, iverksettes, evalueres og korrigeres.

Sortland kommune har etablert et system for styring av og fordeling av oppgaver på tjenesteområde Helse- og omsorg. Systemet er beskrevet i rutiner, stillingsbeskrivelser og andre dokumenter. Det er kjent i organisasjonen hvem som har hvilke oppgaver og når/hvordan disse skal gjennomføres. Det er etablert grupper som har ansvar for oppfølgingen av enkelte fokusområder. Avdelingsledere, kvalitetsrådgiver og leder av tjenesteområdet har et særskilt ansvar for å følge opp at kvalitetsarbeidet følges opp som forutsatt. Opplysningene som vi har fått, tilsier at ledelsen følger med på om de iverksatte tiltakene fungerer som forutsatt og at forbedringer blir gjort når det er nødvendig. Gjennom tilsynet kom det frem at ikke alle instrukser og rutiner var oppdatert i henhold til det som er gjeldende praksis på avdelingen. For at rutiner og andre arbeidsbeskrivelser skal fungere etter hensikten bør rutinene gjennomgås og oppdateres der hvor det er behov for.

Etter Fylkesmannens vurdering har Sortland kommune lagt til rette for at beboerne ved Lamarktunet bo- og rehabiliteringssenter får forsvarlige helse- og omsorgstjenester.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Med hilsen

Morten Juul Sundnes (e.f.)
fylkeslege

Marianne Pettersen Bygdnes
rådgiver

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 10.12.2019. Tilsynet var først varslet i august 2019 og planlagt gjennomført i november 2019, men måtte utsettes.

Befaring ble gjennomført 28.01.2020.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Lamarktunet bo- og rehabiliteringssenter, og innledet med et kort informasjonsmøte 29.01.2020. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 30.01.2020.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

  • Skjema statusgjennomgang kvalitetsindikatorer langtidsplass, Institusjon HO
  • Statusgjennomgang kvalitetsindikatorer, HO Institusjon
  • Organisasjonskart
  • Rutine Organisering av kvalitetsarbeidet, HO felles
  • Handlingsplan kvalitet institusjon 2019
  • Avdelingsleder arbeidsbeskrivelse, Felles HO
  • Sykehjemslege, arbeidsbeskrivelse
  • Primærkontakt arbeidsbeskrivelse, HO Institusjon
  • Ernæring – kartlegging og oppfølging, HO Institusjon
  • Fysisk aktivitet, HO Institusjon
  • Rutine Demensteam i Sortland kommune
  • Sykehjemslegens oppfølging ved innkomst og årskontroll/legemiddelgjennomgang HO Institusjon
  • Legemiddelgjennomgang av pasienter med langtidsopphold, HO Institusjon
  • Kontrollskjema legemiddelgjennomgang, Institusjon
  • Kartleggingsskjema før legemiddelgjennomgang og årskontroll i sykehjem
  • Blodprøver v/innkomst og årskontroll, HO Institusjon
  • Systematisk opplæring av ansatte, HO felles
  • Legemiddelhåndtering – opplæring, Felles HO
  • Strategisk plan for kompetanse og rekruttering
  • Tiltaksplan – Kompetanseplan – Sortland kommune 2019
  • Tjenestebeskrivelse for plass i institusjon, langtidsopphold (sykehjemsplass)
  • Innkomstsamtale langtidsplass, Institusjon HO
  • Pasient-/pårørendesamtale, Institusjon og Sjøgt bofelleskap
  • Ledelsens gjennomgang, HO Adm
  • Statusgjennomgang kvalitetsindikatorer, Institusjon HO + skjema
  • Registrering og behandling av avvik, felles HO
  • Oppsummering av brukerundersøkelse Institusjon Pårørende
  • Elektronisk pasientjournal i Cosdoc, Felles Helse og omsorg
  • Referat fra
    • Kvalitetsutvalg
    • Gruppemøter
    • Personalmøter

Det ble gjennomgått totalt 10 journaler i forbindelse med tilsynet, og gjennomført to intervjuer med brukerrepresentanter.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

  • Benthe Westgaard, seniorrådgiver, Fylkesmannen i Nordland, revisor
  • Lars Utne Haukland, fylkeslege, Fylkesmannen i Nordland, revisor
  • Marianne Bygdnes, rådgiver, Fylkesmannen Nordland, revisjonsleder