Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap Bodø kommune 2022

1. Sammendrag

Tilsynet er gjennomført i medhold av bestemmelsene i kommuneloven kapittel 30 om statlig tilsyn. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er hjemlet i lov om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelsesloven § 29, forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10 og helsetilsynsloven § 4.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene til kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Statsforvalterens hovedinntrykk av kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og helseberedskap, samt resultater fra tilsynet, er beskrevet under kapittel 4 i rapporten.

Statsforvalteren avdekket 2 avvik og en merknad under tilsynet i Bodø kommune.

2. Bakgrunn/Formål

Helseberedskap og kommunal beredskapsplikt er basert på de samme prinsippene og har et felles mål om beskyttelse av befolkningen.

Kommunene har ansvar for å utvikle trygge og robuste lokalsamfunn, og opprettholde nødvendige tjenester også når lokalsamfunnet rammes av uønskede hendelser som utfordrer kommunen, enten de forekommer i fredstid, ved sikkerhetspolitiske kriser eller i væpnet konflikt.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i sivilbeskyttelsesloven § 29, forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10 og helsetilsynsloven § 4. I tillegg finnes tilsynshjemler i ulike særlover på helseberedskapsområdet.

Tilsynet skal følge bestemmelsene i kapittel 30 i kommuneloven.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15, forskrift om kommunal beredskapsplikt, helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, helse- og omsorgstjenesteloven, smittevernloven, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Statsforvalteren vil med tilsynet undersøke om følgende er i tråd med kravene i lov og forskrift:

• En beredskapsplanlegging som bygger på risiko- og sårbarhetsanalyser av uønskede hendelser som kan inntreffe i egen kommune
• En forberedt kriseorganisasjon for håndtering av uønskede hendelser, herunder;
  • en forberedt kriseledelse
  • en kriseorganisasjon som kjenner egne beredskapsplaner
  • om kommunen har sikker informasjonsstyring og plan for krisekommunikasjon
  • om beredskapen er øvet, evaluert og oppdatert

3. Rammer for tilsynet

Tilsynet er gjennomført etter prinsippene for systemrevisjon. Varsel om tilsyn ble sendt 13.05.2022.

Denne rapporten omhandler eventuelle avvik og andre inntrykk som er avdekket under revisjonen. Avvik er manglende etterleving av krav i lov og forskrifter som kommunen har plikt til å etterleve innenfor kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Vi gjør oppmerksom på at Statsforvalteren kun undersøker om kommunens arbeid med kommunal beredskap og kommunal helseberedskap er i tråd med lov og forskrift. Tilsynet gir derfor ikke en fullstendig vurdering av kommunens arbeid med dette.

4. Hovedinntrykk

4.1  Kommunal beredskapsplikt i Bodø

Bodø kommune jobber godt med beredskap. Kommunen håndterer hendelser som oppstår på en tilfredsstillende måte og har en beredskapsorganisasjon med mye kompetanse. Særlig under koronapandemien har Bodø kommune lagt ned en betydelig innsats for å håndtere situasjonen, ikke bare i egen kommune, men også ved å støtte, og gi bistand til andre kommuner i Saltenregionen. Kommunens innsats for å videreføre og videreutvikle Beredskapsforum Salten har også vært svært god.

Kommunens beredskapsplan, atomberedskapsplan og ROS-analyse er gode og revidert innenfor forskriftens krav. Det øves jevnlig, og øvelsene evalueres på en god måte.

Kommunen har en tilfredsstillende oppfølgingsplan, men kommunen kan ikke dokumentere at eller hvordan denne følges. Det finnes heller ikke tilstrekkelig dokumentasjon på at funn etter evalueringer benyttes for å forbedre gjeldende praksis og rutiner.

Ved forrige tilsyn i 2016 ble det gitt en merknad på det systematiske arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Dette er til en viss grad fortsatt gjeldende. Kommunen har dyktige ansatte med ansvar og oppgaver på fagfeltet, men mangler et system som sikrer at oppfølging av identifiserte mangler og forbedringspunkter faktisk gjennomføres og dokumenteres. Statsforvalteren anbefaler at et helhetlig system for oppfølging etableres og forankres i ledelsen slik at alle sektorer i kommune involveres i oppfølgingsarbeidet. Ved å gjøre dette vil kommunen oppnå et mer systematisk og helhetlig beredskapsarbeid og samtidig unngå å bli avhengig av enkeltpersoner.

4.2  Helseberedskap i Bodø

Et overordnet inntrykk er at Bodø kommune jobber godt med helseberedskap. Kommunen opplyser at innsatsen under covid-19 pandemien nylig er evaluert, og konklusjonene herfra er stort sett positive. Bodø kommune har under pandemien lagt ned en verdifull innsats for sine nabokommuner.

Personene vi har intervjuet i dette tilsynet har en rolle i Bodø kommunes beredskapsledelse. De er alle bevisst sitt ansvar og arbeidsområde. Det fremstår også som om det foreligger klare lederlinjer, og at planverket er godt kjent. Det fremstår også som om planverket evalueres, særlig etter hendelser, og i etterkant av øvelser. Vi kan imidlertid ikke finne dokumentasjon på at identifiserte forbedringspunkter faktisk implementeres.

Bodø kommune har en plan for helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsplan). Denne er imidlertid utgått (2017-2020). Helseberedskapsplanen skal bygge på risiko- og sårbarhetsanalyser, jmf helseberedskapsloven § 2-2 og forskrift om krav til beredskapsplanlegging §3. Dette kan vi ikke finne dokumentasjon på at er gjennomført. Både kommunedirektør og kommuneoverlege informerte i intervju at prosessen for å utarbeide ny plan er startet. Det opplyses videre at det i forkant av dette arbeidet skal utarbeides en ROS for den kommunale helse- og omsorgssektoren. Det informeres også om at det er en uttalt målsetting å ferdigstille arbeidet før utgangen av året, men innrømmes at dette kan bli utfordrende tidsmessig.

I helseberedskapsplanverket skal man kunne gjenfinne tiltak fra ROS-analysen for helse- og omsorgstjenestene, miljørettet helsevern og smittevern. Under intervjuene kom det frem at Bodø kommune har en oppdatert smittevernplan, men i etterkant av tilsynet er vi blitt opplyst at det har vært en intern misforståelse. Bodø kommune har en oppdatert pandemiplan som vi har fått tilsendt, men smittevernplanen er utgått da den var gjeldende 2017-2020.

5. Resultater fra tilsynet

Avvik 1

Kommunen kan ikke skriftlig dokumentere oppfølging av forbedringstiltak identifisert gjennom helhetlig-ROS, oppfølgingsplan og evalueringer jf. Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 9.

Utfyllende kommentar:

Kommunen har gjennom helhetlig-ROS, oppfølgingsplan, og evaluering av flere øvelser og hendelser identifisert flere nødvendige tiltak eller punkter med behov for oppfølging. Kommunen kan ikke godt nok dokumentere at dette arbeidet gjennomføres.

Avvik 2

Kommunen må evaluere og oppdatere plan for helsemessig og sosial beredskap, jf. Forskrift om krav til beredskapsplanlegging mv. §§ 2 og 3, og helseberedskapsloven § 2-2. Kommunen er pålagt å ha oppdatert smittevernplan, jf. Smittevernloven § 7-2.

 Utfyllende kommentar:

Kommunen har en helseberedskapsplan som hadde varighet 2017-2020 og denne er ikke blitt revidert. Vi kan ikke se at det foreligger dokumentasjon på at kommunen har hatt systematisk gjennomgang og oppdatering av helseberedskapsplanen. Vi kan heller ikke se at det foreligger dokumentasjon for at kommunen har foretatt en sektor-ROS for helseberedskap. Forskrift om krav til beredskapsplanlegging § 3 stiller krav til at kommunens helseberedskapsplan skal bygge på ROS-analyse.

Kommunen arbeider godt med smittevern og har organisert seg bra i dette arbeidet under covid, men kommunen har ikke en oppdatert smittevernplan. Dette må kommunen få på plass.

Merknad

Det helhetlige og systematiske arbeidet med samfunnssikkerhet- og beredskap i kommunen bør forbedres, jf. Forskrift om kommunal beredskapsplikt §3. Dagens system fremstår å være avhengig av enkeltpersoner i større grad enn organisasjonen. Kommunen bør etablere et system for beredskapsarbeidet som i større grad sikrer forankring i ledelsen og sørger for at alle sektorer i kommunen involveres i oppfølgings- og forbedringsarbeid.

På helseberedskapssiden ser man at kommunen har foretatt evalueringer i etterkant av øvelser og hendelser. I evalueringene er det identifisert forbedringstiltak. Vi kan imidlertid ikke se at det er foretatt korrigeringstiltak i etterkant av evalueringene. Videre kan vi ikke se at det foreligger rutiner for systematisk evaluering og korrigering av kommunens helseberedskapsplanverk. Det anbefales at kommunen vurderer muligheter for forbedring av sine rutiner for evaluering og korrigering av helseberedskapen. Kommunen har et overordnet ansvar for systematisk styring av virksomhetens aktiviteter, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 3. Dette stiller blant annet krav til kommunens evaluering og korrigering av sitt planverk, jf. §§ 8 og 9.

6. Grunnlagsdokumenter

7. Deltakere

Ikke publisert her.

Sted, Bodø 22.11.22

Asgeir Jordbru
Fylkesberedskapssjef
Kommunal- og beredskapsavdelingen

Morten Sundnes
Fylkeslege
Helse- og vergemålsavdelingen