Tilsynsrapport

Rapport etter tilsyn med Nav sitt ansvar for å ta vare på barn sine behov når familien søker økonomisk stønad ved Nav Vindafjord-Etne 2022

Tidsrom for tilsynsbesøket:

04.10.22 - 06.10.22

Statsforvaltaren i Rogaland 16.12.2022

Statsforvaltaren gjennomførte tilsyn med Vindafjord kommune og besøkte i den forbindelse Nav Vindafjord-Etne frå 04.10.22 til 06.10.22. Vi undersøkte om Vindafjord kommune sørger for at arbeidet med kartlegging, vurdering, avgjerd og oppfølging av barnefamiliar vert utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at brukarane får trygge og gode tenester.

Tilsynet vart gjennomført som del av eit landsomfattande tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvaltaren peikar på følgande:

Nav Vindafjord-Etne gjer ikkje ei forsvarleg kartlegging av barn sine behov når familien søker økonomisk stønad
- Det enkelte barn sin heilheitlege situasjon blir ikkje kartlagt i alle saker
- Dokumentasjon av kartlegginga er mangelfull
- Det er ikkje tilstrekkeleg kontroll av kartleggingsarbeidet

Dette er brot på sosialtenestelova §§ 18 og 19, jf §§ 4 og 43, forvaltningslova §§ 11 d og 17 og kommunelova § 25-1

Kommunen si styring sikrar ikkje at det vert gjennomført forsvarleg kartlegging i alle saker som gjeld økonomisk stønad til personar med forsørgaransvar for barn. Mangelfull kartlegging inneber ein risiko for at ikkje alle vedtaka bygger på konkrete og individuelle vurderingar av det enkelte barn sine behov ved utmåling av stønad

Statsforvaltaren sendte ut førebels rapport til kommunen for gjennomlesing med frist for tilbakemelding den 18.11.22. Kommunen hadde ingen kommentarar/innvendingar til faktagrunnlaget.

For oppfølging av lovbrot vert det vist til kapittel 6 «Oppfølging av lovbrot».

1. Tilsynet sitt tema og omfang

I dette kapittelet skildrar vi kva som vart undersøkt i tilsynet.

Statsforvaltaren har undersøkt og vurdert om kommunen tek hand om barn sine behov i saker om økonomisk stønad.

Statsforvaltaren har undersøkt om:

Nav-kontoret gjer ei tilstrekkeleg kartlegging av barn sine behov ved søknad om økonomisk stønad.
Nav-kontoret gjer ei forsvarleg vurdering og avgjerd ved søknad om økonomisk stønad til familiar.
Familiar som får økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Tilsynet er gjennomført som ein systemrevisjon. Det inneber at Statsforvaltaren har ført tilsyn med korleis kommunen gjennom styring og leiing oppfyller krava til forsvarlege sosiale tenester til familiane.

Brukarane sine meiningar om og erfaringar med tenestetilbodet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndigheitene. Eit utval brukarar er derfor blitt intervjua i dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvaltaren er gjeven myndigheit til å føre tilsyn med om kommunen oppfyller pliktene etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga (sosialtenestelova), jf. sosialtenestelova § 9. Etter føresegna kan det også førast tilsyn med kommunen sin internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommunar og fylkeskommunar (kommunelova) § 25-1.

Eit tilsyn er ein kontroll av om verksemda er i samsvar med føresegnene i lover og forskrifter. Nedanfor gjer me greie for lovkrav som er lagt til grunn i tilsynet.

Krav til kartlegging

Nav-kontoret skal gjere ei heilskapleg kartlegging av situasjonen i familien, der behova til kvart enkelt familiemedlem må undersøkast. Målsetnaden er å fange opp, avverje og avhjelpe vanskelege livssituasjonar for barn og unge som lever i utsette familiar. Nav-kontoret skal kartlegge familien sine behov med tanke på at barna skal ha høve til å delta på dei same sosiale arenaene som jamaldrande barn der dei bur.

Kommunen har ei plikt til å hente inn tilstrekkelege opplysningar før vedtaket blir gjort, jf. forvaltningslova § 17. Sosialtenestelova §§ 18 og 19 haldne saman med § 1 dannar utgangspunkt for kva opplysningar som er nødvendige for å avgjere ein søknad om økonomisk stønad.

Det kjem ikkje alltid tydeleg fram kva familien har behov for. Ein del av kartlegginga blir å avdekke behov for stønad og korleis familien bør følgjast opp for å oppnå føremålet i lova. Særleg nye brukarar av sosiale tenester er ikkje alltid klar over at dei kan søke om stønad til andre utgifter enn livsopphald, husleige og straum.

Kva som skal kartleggast, vil avhenge av situasjonen i familien og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningane som blir henta inn, kan vere både munnlege og skriftlege. Munnlege opplysningar skal skrivast ned, jf. forvaltningslova 11 d.

For førstegongssøkarar vil det som hovudregel vere behov for ein grundig kartleggingssamtale. Ved løypande søknader er det viktig med jamlege samtalar for å oppdaterte opplysningar og avdekke eventuelle nye behov.

Brukarmedverknad skal vere sentralt i kartlegginga, og tenestetilbodet skal så langt som mogleg utformast i samarbeid med familiane. Det er viktig at Nav-kontoret hentar inn synspunkt frå barna, direkte eller gjennom foreldra. Det er opp til avtale mellom Nav-kontoret og familien om kartleggingssamtalane skjer på Nav-kontoret, ved heimebesøk eller på andre arenaer.

I møte med brukarar der det er språkutfordringar, er det viktig at Nav-kontoret brukar tolk slik at tenestemottakarar får høve til å skildre situasjonen. Manglande tolk kan medføre at Nav-kontoret får uriktige eller mangelfulle opplysningar slik at kartlegginga ikkje blir tilstrekkeleg.

Krav til vurdering og avgjerd

Etter at Nav-kontoret har gjort ei tilstrekkeleg kartlegging, skal Nav-kontoret gjere ei vurdering og fatte ei avgjerd om økonomisk stønad skal innvilgast eller ikkje og eventuelt kva som skal innvilgast. Har ikkje Nav-kontoret gjort ei tilstrekkeleg kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgefeil når søknaden skal vurderast og det skal fattast ei avgjerd.

Nav-kontoret skal gjere ei individuell vurdering, basert på opplysningane som har kome fram i kartlegginga. Nav-kontoret må også synleggjere korleis det beste for barnet er vurdert ut frå situasjon og behov, og korleis omsynet til barnet er vekta opp mot andre omsyn.

I vurderinga etter § 18 skal dei faktiske inntektene og utgiftene til familien leggast til grunn. Frå 1. september 2022 fekk sosialtenestelova § 18 eit nytt tredje ledd, der det går fram at barnetrygd skal haldast utanfor berekninga av økonomisk stønad.

I vurderinga av hjelpebehovet skal Nav-kontoret legge til grunn utgiftene familien har til eit forsvarleg livsopphald. Det er ikkje spesifisert i lovteksten kva utgifter som inngår i livsopphaldet, men føremålsparagrafen og kravet om forsvarleg livsopphald gjev rettleiing om stønadsnivået.

Statlege og kommunale satsar gjev berre eit utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. Nav-kontoret må alltid gjere ei individuell vurdering, der det mellom anna blir teke omsyn til kvart enkelt barn.

Dersom Nav-kontoret avslår søknad om økonomisk stønad etter § 18, skal det vurderast om stønad i særlege tilfelle kan innvilgast etter § 19. Til liks med § 18 må det gjerast ei konkret vurdering.

Stønad i særlege tilfelle er ikkje ei plikt messig yting, men kan innvilgast etter ei konkret og individuell vurdering for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp som ikkje er dekt gjennom § 18.

Krav til oppfølging

Familiar som får økonomisk stønad, vil i mange tilfelle ha behov for tett oppfølging for å nå føremålet i lova. Føremålet med oppfølginga er å løyse eksisterande sosiale problem, og å førebygge at slike problem oppstår. Oppfølginga skal stø opp under familiane sitt høve til å bli sjølvhjelpne.

Kommunane har stor grad av fridom til å velje korleis oppfølging av familiar skal gjennomførast og organiserast. Det går fram av rettleiaren til § 17 at oppfølginga kan omfatte alt frå enklare rettleiing for å kunne handtere kvardagen, til fagleg kvalifiserte råd og familieoppfølging.

Ifølge rundskrivet skal Nav-kontoret gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrke familien sitt høve til å meistre livssituasjonen sin på ulike område. Dette inneber at Nav-kontoret skal tilby familien samtalar, og at samtalar er det viktigaste elementet i oppfølginga. Som utgangspunkt skal Nav-kontoret tilby oppfølgingssamtalar i alle saker der familiar får økonomisk stønad. Likevel kan det vere faglege årsaker til at det ikkje er gjennomført samtalar i enkelte saker.

Oppfølgingsansvaret til Nav-kontoret inneheld ikkje meir enn det Nav-kontoret har ansvaret for etter sosialtenestelova, og gjeld ikkje utføring av tenester og oppgåver som ligg til andre instansar. Samtidig er det ofte ein føresetnad for forsvarleg oppfølging at Nav-kontoret samarbeider med andre tenester.

Nav-kontora skal vareta oppfølgingsplikta si ved at dei fattar vedtak om opplysning, råd og rettleiing etter § 17. At ei avgjerd er eit enkeltvedtak har betydning for heile søknadsprosessen; frå informasjon, søknad og utgreiing, til innhaldet i og forma på avgjerda og høvet til å klage. Det kan anten fattast eige vedtak etter § 17, eller det kan fattast saman med vedtak om økonomisk stønad.

Krav til styring og leiing

Kravet til leiing, organisering og styring er eit viktig element i ansvaret kommunen har for å tilby og yte forsvarlege tenester. God styring og leiing bidreg til at brukarane får oppfylt rettane sine. Det kan derfor vere stor risiko for svikt i tenesteytinga dersom kommunen ikkje har tilstrekkeleg styring med kvaliteten på tenestene. Svikten kan få store konsekvensar for den enkelte brukaren.

I sosialtenestelova § 5 viser ein til at kommunen skal ha internkontroll etter reglane i kommunelova § 25-1. Systemet for styring av verksemda skal tilpassast storleiken, eigenarten, aktivitetane og risikoforholdet for verksemda, og ha det omfanget som er nødvendig.

3. Framstilling av faktagrunnlaget

Her vert det gjort greie for korleis verksemda sine aktuelle tenester fungerer, inkludert verksemda sine tiltak for å sørge for at krava til kvalitet og tryggleik for tenestemottakarane blir haldne.

Kapittelet er bygd opp ved at vi først gjev ei kort utgreiing av kommunen og Nav- kontoret si organisering. Vi vil deretter gjennomgå faktagrunnlaget som er innhenta gjennom styrande dokument, kommunen si eigenvurdering, intervju av brukarar og tilsette og gjennomgang av saksmapper. Overskriftene i faktagrunnlaget følger krava i tilsynet, som beskriv kva som må vere til stades i Nav-kontoret sine arbeidsprosessar for at barnefamiliar skal få den hjelpa dei treng og at tenestene er forsvarlege. Til slutt vil vi skildre kommunen si styring av arbeidet på området.

På bidet: Arbeidsprosessar - Kartlegging - Vurdering og avgjerd - Oppfølging

Kommunen og Nav-kontoret si organisering

Nav Vindafjord-Etne er eit vertskommunesamarbeid mellom Vindafjord og Etne kommune, der Vindafjord er vertskommune. Avtalen er gjeldande frå 27.04.20. I dei administrative samarbeidsrutinane som er utarbeida, går det fram at det skal vere minimum tre samarbeidsmøte årleg for å vareta intensjonane i samarbeidsavtalen. Det er og laga ein partnarskapsavtale mellom Vindafjord kommune ved kommunedirektøren og Arbeids- og Velferdsetaten ved direktør for Nav Rogaland. Avtalen omfattar mellom anna kva for oppgåver etter sosialtenestelova som er lagt til Nav-kontoret. Det er i avtalen skissert ein møtefrekvens på 1-2 gongar årleg for partnarskapen. Referat frå møte som Statsforvaltaren har fått oversendt syner at det siste møtet var halde i mars 2021. Det er opplyst i intervju at neste møte skal vere i november 2022, og at pandemien er ein hovudårsak til at det ikkje har vore fleire møte.

Vindafjord kommune har ifølge SSB tall frå 2021, 8 775 innbyggarar. I årsmeldinga frå Vindafjord kommune er det opplyst at talet på mottakarar av økonomisk stønad med forsørgaransvar for barn under 18 år var 53, noko som er ein svak nedgang frå året før.

Nav- kontoret er organisert under kommunalområdet Helse- og omsorg, som vert leia av kommunalsjef.

Nav Vindafjord-Etne er organisert i fire team under nav-leiar: Team arbeid og inkludering, Team jobb og veiledning, Team økonomi og Team integrering. Teama blir leia av ein teamleiar.

Det er teammøte kvar veke, som blir leia av teamleiar. Kvar veke er det også kontormøte som nav-leiar har ansvaret for. I tillegg har nav-leiar ansvaret for månadlege fagmøte i økonomiteamet.

Ifølge organisasjonskartet for Nav-kontoret er det 23, 7 årsverk i kontoret fordelt på 26 tilsette. 4, 4 årsverk og 5 tilsette er knytt til team økonomi. Her ligg mellom anna ansvaret for behandling av søknadar om økonomisk stønad og oppfølging av tenestemottakarar. For flyktningar som har budd i kommunen i mindre enn 5 år, ligg oppfølgingsansvaret i team integrering.

Samstundes med etablering av vertskommunesamarbeidet, kom pandemien. Leiinga har gitt uttrykk for at dette har vore krevjande. I tillegg har kommunen i år busett mange ukrainske flyktningar. Fleire av dei ukrainske flyktningane er barnefamiliar.

Nav Vindafjord-Etne har over tid hatt eit fokus på barn. Ein av dei tilsette har «Barneperspektivet i NAV» som ei tilleggsoppgåve. Dette inneber mellom anna deltaking i ulike samarbeidsfora i kommunen, informasjon/opplæring til andre tilsette og utarbeiding av rutinar. Vedkomande har også eit ansvar for opplæring av dei tilsette i kontoret om barneperspektivet i Nav. I kontoret sin verksemdsplan for 2022 er barnefamiliar og samarbeidet med andre einingar i kommunen eit prioritert området for dei sosiale tenestene. Barneperspektivet har vore tema på kontormøte og på fagmøte i økonomiteamet. Det er nav-leiar som er ansvarleg for desse møta.

Kartlegging av barn sine behov ved søknad om økonomisk stønad

Det er utarbeidd eit kartleggingsskjema for kartlegging av nye brukarar. Skjemaet er utvida det siste året, og det er tatt inn fleire spørsmål om barn og deira heilskaplege situasjon. Det står på kartleggingsskjemaet at referat frå samtalen skal journalførast i fagprogrammet. Vi får opplyst i intervju at skjemaet er tenkt brukt av alle tilsette som har brukarkontakt, ikkje berre dei tilsette i økonomiteamet. Vi får også opplyst at skjemaet ikkje er tatt i bruk, fordi det ikkje er avklart korleis det skal lagrast, då det inneheld sensitive opplysningar. Kartleggingsskjemaet er ein del av rutinen «Barneperspektivet i NAV». Formålet med rutinen er å forebygge og redusere fattigdom, fremje sosial inkludering og bygge sterkare sosiale sikkerheitsnett. Nav-leiar og ein tilsett med særskilt ansvar på området har utarbeidd denne rutinen. Det går fram av rutinen at brukarar med barn som har hatt oppfølging ved Nav Vindafjord-Etne i meir enn 6 månader skal ha ein samtale med sin rettleiar med særskilt fokus på barna. Denne rutinen er ikkje gjennomført i praksis.

Ved gjennomgang av 15 brukarmapper finn vi ingen kartleggingsskjema, korkje det gjeldande skjemaet, eller det som enno ikkje er tatt i bruk. Vi finn lite spor av referat frå kartleggingssamtalar i journalen. I intervju får vi opplyst at kartleggingsskjemaet ikkje blir brukt systematisk. Vi finn informasjon om barna sin situasjon i søknadsskjema (14 av 15 mapper). Vidare er det informasjon i vedtak og i nokon grad i journalnotat. Kartlegginga vi finn spor av, handlar i hovudsak om kor mange barn, alder, om dei går i SFO eller barnehage og om dei deltek i fritidsaktivitetar. Det kan også sjå ut til at kva som blir kartlagt heng saman med kva det blir søkt om – er det søkt om til dømes fritidsutstyr, er det behovet og kostnaden til det som blir kartlagt. Dette blir bekrefta i intervju. Samstundes blir det opplyst i intervju at det er eit stort fokus på at barn skal ha moglegheit til å delta i fritidsaktivitetar. Også i flyktningfamiliar ser fritidsaktivitetar ut til å ha eit særskilt fokus, noko som går fram både av mapper og intervju. Vi finn likevel ikkje spor av at det enkelte barn systematisk blir kartlagt på andre livsområde, som sosial- og helsesituasjon – fysisk og psykisk, nettverk, kontakt med andre delar av hjelpeapparatet eller skulesituasjon. Kartlegging av bu situasjon er avgrensa til å omfatte om det er eit eige- eller leigeforhold. Vi finn ikkje informasjon om tal på soverom, bu standard og bumiljø.

Vi får opplyst i intervju at kartlegging utover søknadsskjema skjer gjennom samtalar. Dette kan vere på telefon eller på Nav-kontoret. Det er sjeldan dei tilsette går på heimebesøk. Det går fram av mappegjennomgang at fleire av samtalane skjer i samband med søknad om økonomisk stønad. Det er opplyst i intervju at brukarane får tilbod om samtale ved behov. Opplysningar om barn sine behov blir innhenta gjennom samtalar med foreldra. Samtalane er i lita grad dokumentert. Kartlegging av nye brukarar kan skje på telefon, det er ikkje rutine for at nye brukarar skal ha samtale på Nav-kontoret.

I kommunen si eigenrapportering er det opplyst at all dokumentasjon vert lagt inn i fagprogrammet, og at det skal skrivast journalnotat etter kontakt med brukar.

Vi får opplyst i intervju at brukarar som treng det, får tilbod om tolk. Dette viser også igjen i mappene.

I tilsynet har vi intervjua fem brukarar som har mottatt/mottek økonomisk stønad og som har forsørgaransvar for barn. Tre av brukarane opplyser at situasjonen til barna deira ikkje er blitt kartlagt i samband med søknad om stønad, bortsett frå alder og om dei går i barnehage/SFO.

Vurdering og avgjerd ved søknad om økonomisk stønad

Økonomiteamet har saksmøte kvar veke der dei tilsette kan ta opp saker dei ønsker å drøfte. Det er uttala i intervju at dette er ein måte for å oppnå lik praksis i teamet, og at alle tar opp saker. Her kan ein også ta opp eventuelle nye problemstillingar.

Det går fram av dokumentasjon og intervju at det er teamleiar som leiar møta. Frå hausten 2022 er det innført månadlege fagmøte for teamet. Vi får opplyst i intervju at det er nav-leiar som er ansvarleg for innhald og møteleiing. Tema på litt overordna nivå vert sett på dagsorden, og barneperspektivet i nav er eit tema som har blitt teke opp.

Dokumentasjon viser at det er dei statlege rettleiande satsane for økonomisk stønad som vert lagt til grunn ved vurdering og avgjerd er. Satsane gjeld for alle barna, det er ikkje tatt omsyn til eventuelle stordriftsfordelar. Vidare viser dokumentasjon ar det er eigne nedskrivne kommunale føringar for ulike tilleggsytingar, til dømes til konfirmasjon, julefeiring og sko/klede. Det er presisert at føringane er rettleiande og at det skal gjerast individuelle vurderingar i det enkelte tilfelle.

Mappegjennomgangen viser at dei rettleiande satsane blir følgde, både dei statlege og dei kommunale. Det er sett ei grense for dei kommunale tilleggsytingane for julefeiring og ferie med kr 1 000,- per familiemedlem, avgrensa til kr 5 000,- per familie. Rettleiarane forheld seg til denne grensa sjølv om det er fleire enn tre barn i familien. Dette kjem fram av mappegjennomgangen.

Barnetrygd vert ikkje medrekna som inntekt, heller ikkje når det vert søkt om ekstra utstyr til barna. Dette er ein praksis som var etablert før lovendringane om barnetrygd av 01.09.22. Praksisen er tydeleg i mappegjennomgangen og blir bekrefta i intervju.

Det er få spor av at det er gjort ei «barnets beste-vurdering» i mappene. Vi ser at det er gitt ekstra stønad til bilutgifter i ei sak, mellom anna av omsyn til barn. I intervju vert det opplyst at det blir tatt omsyn til kva som er best for barnet, til dømes i høve til fritidsaktivitetar og ekstra stønad til bilhald.

Vi får opplyst i intervju at rettleiarane gjer vurderingar etter § 19 i sosialtenestelova der det er gitt avslag etter § 18. Dette kjem og fram i mappene. I vedtaka er det brukt ein standardtekst, men vi ser også at teksten er utdjupa i nokre vedtak.

I mappegjennomgangen viser vedtaka at avgjerdene heng saman med vurderingane som er gjort. Vurderingane og avgjerdene bygger på kartlegginga som føreligg.

Oppfølging av familiar som mottek økonomisk stønad

Vi får opplyst i intervju at rettleiarar generelt gir tilbod om oppfølgingssamtalar til barnefamiliar. Dette er ikkje alltid dokumentert i journalnotat. Det går fram av intervju og mappegjennomgang at brukarar ikkje alltid møter til samtalar eller tek telefonen. Vi får opplyst i intervju at det heller ikkje er føringar om kven som skal få tilbod om oppfølging. I rutinen for barneperspektivet i NAV er det lagt føringar om at brukarar med barn som har hatt kontakt med Nav i over 6 månader skal ha ein samtale med sin rettleiar. Dette er ein samtale som skal hjelpe foreldra til å reflektere rundt situasjonen og korleis den påverkar barna. Denne rutinen er ikkje tatt i bruk enno.

I mappegjennomgangen finn vi at det i vedtaka er ein standardtekst om at brukarane må ta kontakt med Nav-kontoret dersom det skjer endringar i inntektene eller utgiftene deira i løpet av stønadsperioden. Det blir og opplyst i intervju at rettleiarane gir munnleg informasjon til brukarane om at dei kan ta kontakt ved endringar.

Det er opplyst i intervju at økonomiteamet gjennomgår lister over barnefamiliar som mottek økonomisk stønad i samband med høgtid, ferie og redusert barnehagebetaling. Dei sender ut informasjon til tenestemottakarane om at det er mogleg å søke.

Det går fram både i dokumentasjon og intervju at det er ulike samarbeidsarenaer på tvers i kommunen, som Nav-leiar men også andre tilsette deltek på.

Nav-kontoret samarbeider med andre instansar i enkelte saker. Dette ser vi i mapper og får informasjon om i intervju. Barneverntenesta er nemnd som ein slik instans. Det er i lita grad notat om kva samarbeidet går ut på.

Vi finn vedtak om opplysning, råd og rettleiing etter § 17 i 4 av 15 mapper. I intervju får vi opplyst at alle i team økonomi skal fatte vedtak, men at det ikkje alltid vert gjort.

Tilsette uttrykker i intervju at det er eit stort tidspress, noko som kan gå ut over både oppfølging og journalføring. Vi får og opplyst i intervju at det er lite personalressursar i økonomiteamet i høve til arbeidsoppgåvene som skal løysast, og at det vil bli fremja budsjettsak om oppretting av ei ny stilling.

Styring og leiing

Nav-leiar rapporterer månadleg til kommunalsjef for Helse og omsorg. Det er opplyst i intervju at rapporteringa omfattar økonomi, personale, spesielle forhold i drifta og eventuelle utviklingstrekk som uroar. Ifølge dokumentasjon og intervju er det møte mellom kommunalsjef og Nav-leiar annankvar veke, og Nav-leiar møter annankvar veke i leiarmøta for Helse og omsorg.

Nav-leiar har møte med si leiargruppe kvar veke og leiar fagmøtet i økonomiteamet månadleg. Dokumentasjon syner at Nav-leiar er delegert mynde til å ta avgjerder etter sosialtenestelova, og at mynde til å ta avgjerder om økonomiske ytingar etter sosialtenestelova er vidaredelegert til teamleiar i økonomiteamet.

Dokumentasjon viser at personalansvar ligg til Nav-leiar. I teamleiar si rollebeskriving går det fram at rolla mellom anna inneber ansvar for at nytilsette får opplæring, koordinere og prioritere oppgåvene i teamet, bistå i samtalar og utvikle rutinar og system. Det er ikkje dokumentert kor det faglege ansvaret på sosialtenesteområdet er plassert. Det kjem fram i intervju at det er noko ulik oppfatning av kven som har dette ansvaret. Det er og ulik oppfatning av kven som har ansvar for å følge med på endringar i lovverk, retningsliner med vidare. Teamleiar for økonomiteamet er gjeldsrådgjevar. Dette går fram av dokumentasjon og intervju. Det er opplyst i intervju at gjeldsrådgjevarrolla tek mykje av tida. Vi får opplyst i intervju at det er tett samarbeid mellom teamleiar i økonomiteamet og Nav-leiar.

Det vert gjennomført årleg risikovurdering i Nav-kontoret. Dette går fram av kommunen si eigenrapportering og oversendt dokumentasjon. Dei tilsette opplyser i intervju at dei er tekne med i arbeidet med risikovurderingar. I eigenrapporteringa er det opplyst at kontoret ligg litt bakpå i forhold til revidering av rutinar, men at dei no er i gang med dette arbeidet. Dei held på å oppdatere opplæringsplan og rutinar for kartlegging av barnefamiliar. Det går fram av risikovurderinga at dei også arbeider med rutinar for betre samhandling på tvers i kontoret, samt opplæring av nytilsette, slik at denne skal bli meir tydeleg og strukturert. Dokumentasjon viser at dette er blant risikopunkta som er komne fram gjennom ROS-arbeidet som er gjort. Pandemi og samanslåing av kontora vert peika på som ei forklaring på kvifor arbeidet ikkje er kome lenger.

Vi får opplyst i intervju at det ikkje er meldt avvik på tenesteområdet. Dei tilsette har fått opplæring i avviksystemet Risk Manager, som kommunen nyttar. Det er opplyst at verneombodet har ansvar for denne opplæringa , og det er fokus på området. Det er meldt avvik på IKT-systemet i samband med at det nokre gonger har skjedd svikt i utbetalinga av sosialstønad.

Nav Vindafjord-Etne har ein opplæringsplan for nytilsette, også på sosialtenesteområdet. I kommunen si eigenrapportering er det opplyst at kommunen syter for at alle tilsette får nødvendig opplæring. I stor grad vert dette gjort ved «skulder til skulder» og rettleiing i saker. Tilsette har og moglegheit for å delta på kurs og samlingar som er relevante. Dette vert bekrefta i intervju. Det blir i intervju også opplyst at det ikkje er nokon som er utpeika til å vere ansvarleg for opplæringa. Dei som er nye er blitt opplærde av dei meir erfarne. Det er mykje drøfting i saksmøta, og rettleiarane kan spørje teamleiar eller Nav-leiar dersom dei treng det.

Vedtaka i mappene viser at teamleiar eller nav-leiar godkjenner alle vedtaka som går ut. Dette går fram også av delegasjonsfullmaktene og av intervju. Vi får opplyst i intervju at leiinga i lita grad kontrollerer kva for kartlegging som ligg til grunn for vedtaka. Det er også opplyst i intervju at leiinga ikkje kontrollerer mappene, til dømes ved stikkprøver for å sjå etter at mellom anna kartleggings- og oppfølgingsarbeidet vert journalført. Vi finn heller ikkje i styringsdokumenta at det skal gjennomførast kontroll og kven som har ansvaret for det.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovreglane i kapittel 2.

Kartlegging av barn sine behov ved søknad om økonomisk stønad

Nav-kontoret skal gjere ei heilheitleg kartlegging av familien sin situasjon, der også behova til kvart enkelt barn må undersøkast. Tilstrekkeleg kartlegging dannar grunnlaget for vurdering av behov og avgjerd om stønad. Er det ikkje gjennomført ei forsvarleg kartlegging, er det risiko for at det kan oppstå følge feil.

Det er utarbeidd kartleggingsskjema med spesielt fokus på kartlegging av barnefamiliar, men skjemaet er ikkje tatt i bruk. Det er lite spor av systematisk kartlegging i dei 15 mappene vi har gjennomgått. I den grad kartlegginga er synleg, omfattar den ikkje den heilskaplege situasjonen til barnet. Det er bekrefta i intervju at det ikkje alltid blir gjort ei tilstrekkeleg kartlegging av barna sine behov.

Kva som skal kartleggjast, vil avhenge av situasjonen i familien og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningane som blir henta inn, kan vere både munnlege og skriftlege. Munnlege opplysningar skal skrivast ned, jf. forvaltningslova 11 d.

Mangelfull journalføring i samband med kartlegginga gjer det vanskeleg for andre tilsette, Nav-leiar og brukarar å sjå kva som er kartlagt i saken og kva som dannar grunnlaget for vurdering, avgjerd og eventuell oppfølging. Manglande spor av samtalar i saksmappene indikerer at det ikkje er føretatt ei tilstrekkeleg kartlegging for å kunne identifisere barn sine behov.

Sjølv om vi finn at Nav- kontoret både gjennomfører og legg til rette for kartleggingssamtalar der barna sine behov inngår som tema og innhentar opplysningar om barna, finn vi at det enkelte barn sine behov ikkje vert tilstrekkeleg kartlagt i alle saker.

Statsforvaltaren vurderer at Nav Vindafjord- Etne sin praksis ved kartlegging av barn sine behov ikkje er forsvarleg.

Vurdering og avgjerd ved søknad om økonomisk stønad

Nav Vindafjord-Etne gjev økonomisk stønad for alle barna i familien, utan å redusere stønaden ved eventuelle stordriftsfordelar. Det er saksmøter kvar veke for å sikre likebehandling av søknadane, og for å kunne ta opp eventuelle problemstillingar. Barnetrygda er halden utanfor ved berekning av stønad.

Ved gjennomgang av saksmappene er det god samanheng mellom kva det vert søkt om, vurderinga og utmåling av stønad.

Det er få spor av at det er gjort ei «barnets beste-vurdering» i mappene. Vi ser at det er gitt ekstra stønad til bilutgifter i ei sak, mellom anna av omsyn til barn. I intervju vert det opplyst at det blir tatt omsyn til kva som er best for barnet, mellom anna i høve til fritidsaktivitetar og ekstra stønad til bilhald.

Statsforvaltaren vurderer at det er ein risiko for at mangelfull kartlegging av det enkelte barn sine behov kan føre til at vurderingane og avgjerda blir fatta på sviktande grunnlag og at barna sine behov ikkje blir fanga opp.

Oppfølging av familiar som mottek økonomisk stønad

Familiar som mottek økonomisk stønad, vil i mange tilfelle trenge oppfølging frå Nav-kontoret. Oppfølginga skal støtte opp under familien sin moglegheit til å bli greie seg sjølv. Vi finn spor av oppfølging av familiane i mappene, og det er opplyst i vedtaka at dei må ta kontakt dersom det skjer endringar i inntekter eller utgifter. Vi finn og at det er fatta vedtak om opplysning, råd og rettleiing etter § 17 i 4 av 15 mapper. I intervju får vi opplyst at alle i team økonomi skal fatte vedtak, men at det ikkje alltid vert gjort.

Vi finn ingen rutinar eller føringar for kven som skal få tilbod om oppfølging, og dette blir bekrefta i intervju. Samstundes går det fram av intervju, både av rettleiarar og leiinga, at det er lite personellressursar i økonomiteamet.

Statsforvaltaren si samla vurdering av arbeidsprosessen oppfølging, er at barnefamiliar får tilbod om oppfølging og at det blir samarbeida med relevante instansar. Det blir ikkje blir fatta vedtak etter § 17 i alle saker der det vert gitt råd, rettleiing og oppfølging. Oppfølgingsarbeidet blir heller ikkje alltid journalført. Statsforvaltaren vurderer at Nav Vindafjord-Etne har eit forbetringspotensiale når det gjeld dokumentasjon/journalføring også på dette området, og å fatte vedtak på tenesta opplysning, råd og rettleiing etter § 17.

Styring og leiing

Det er nær samanheng mellom styring av tenesta og at tenestene er forsvarlege.

Kommunen har i eigenrapporteringa si svart at dei syter for at alle relevante opplysningar i arbeidet blir dokumenterte slik at dei lett kan finnast. Dette er gjort ved at all dokumentasjon vert lagt inn i fagprogrammet og at det vert skrive journalnotat etter kontakt med brukar.

Mappegjennomgang og intervju viser at relevante opplysningar ikkje blir dokumentert i tilstrekkeleg grad og at journalnotata er mangelfulle. Dette gjeld særleg i høve til kartlegging, men og i høve til oppfølgingsarbeidet.

Kommunen si styring sikrar ikkje at det vert gjennomført forsvarleg kartlegging i alle saker som gjeld økonomisk stønad til personar med forsørgaransvar for barn. Mangelfull kartlegging inneber ein risiko for at ikkje alle vedtaka byggjer på konkrete og individuelle vurderingar av det enkelte barn sine behov ved utmåling av stønad.

Etter Statsforvaltaren si vurdering må leiinga iverksette tiltak for å sørge for at det blir gjort en tilstrekkeleg kartlegging i alle saker, og at opplysningane i sakene vert tilstrekkeleg dokumentert og journalført.

5. Statsforvaltaren sin konklusjon

Her presenter vi konklusjonen av undersøkinga vår, basert på vurderingane i kapittel 4.

Statsforvaltaren peikar på følgjande:

Nav Vindafjord-Etne gjer ikkje ei forsvarleg kartlegging av barn sine behov når familien søker økonomisk stønad
- Det enkelte barn sin heilheitlege situasjon blir ikkje kartlagt i alle saker
- Dokumentasjon av kartlegginga er mangelfull
- Det er ikkje tilstrekkeleg kontroll av kartleggingsarbeidet

Dette er brot på sosialtenestelova §§ 18 og 19, jf §§ 4 og 43, forvaltningslova §§ 11 d og 17 og kommunelova § 25-1.

6. Oppfølging av lovbrot

I dette kapittelet gjer vi greie for kva Statsforvaltaren forventar at kommunen skal gjere for å rette påpeikte lovbrot.

Vi ber kommunen utarbeide ein plan med nødvendige tiltak for å rette lovbrotet, og sende den til Statsforvaltaren innan 21.12.22. Planen skal innehalde følgande:

Tiltak som skal gjennomførast for å oppnå forbetring
Fristar for iverksetjing og evaluering av om tiltaka har virka som planlagt
Skildring av korleis leiinga vil følge med på og kontrollere at tiltaka vert iverksette og gjennomførte og verkar som planlagt

Kort tid etter at planen er motteken, vil Statsforvaltaren ta kontakt med kommunen for å avtale tidspunkt for dialogmøte. Det er kommunen sin plan som vil vere tema på møtet, i tillegg til at det blir planlagt for vidare dialog. Talet på dialogmøte vil avhenge av omfanget og alvorsgrada av lovbrot.

For å undersøke om tiltaka har resultert i forsvarleg praksis, vil kommunen bli beden om å utføre ein eigenkontroll. I eigenkontrollen skal kommunen gå gjennom saker ved å fylle ut eit skjema med spørsmål. Tidspunkt for gjennomføring av eigenkontrollen blir avtalt i dialogmøte.

Statsforvaltaren kan i tillegg utføre ein stikkprøvekontroll dersom det er nødvendig.

Med helsing

Marit Bergeland (e.f.)
ass. direktør

Gunn Idland
seniorrådgivar

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi korleis tilsynet vart gjennomført, og kven som deltok.

Varsel om tilsynet vart sendt 05.07.2018.

Førebuande møte med verksemda vart avhalde digitalt 30.08.2018.

Intervju med brukarar vart gjennomført 19 og 26.09.2022.

Tilsynsbesøket blei gjennomført ved Nav Vindafjord-Etne 04. – 06.10. 22.

Oppsummerande møte med gjennomgang av funn blei avhalde 21.10.2022.
Kommunen hadde gjort ei eigenvurdering på førehand. Denne er nytta som informasjon i
tilsynet.

Ein del dokument vart tilsendt og gjennomgått på førehand, mens andre dokument vart overlevert og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgjande dokument blei gjennomgått og vurderte som relevante for tilsynet:

Organisasjonskart – oversikt over organiseringa i kommunen og Nav
Oversikt over tilsette i Nav-kontoret – med namn, ansvarsoråde, stillingsprosent og avdeling
Avtale om vertskommunesamarbeid med Etne kommune
Partnarskapsavtale mellom kommunen og Nav fylke og referat frå møte i partnarskapen
Verksemdsplan for Nav-kontoret
Årsmelding for Nav-kontoret
Risiko- og sårbarheitsanalyse/vurdering
Delegasjonsvedtak som viser kven som har mynde til å godkjenne vedtak
Aktuelle prosedyrar/rutiner/retningsliner og kartleggingsskjema knytte til tema for tilsynet
Opplæringsplanar for tilsette som behandlar søknader om økonomisk stønad
Tiltak/ prosedyrer som verksemda bruker for evaluering og forbetring av tenestene
Rutiner for avvikshandtering og eventuelle avviksmeldingar
Oversikt over møtestruktur i Nav-kontoret og kommunen der sosiale tenester er tema

Det blei valt 15 mapper for gjennomgang etter følgjande kriteria:

3 saksmapper med vedtak frå nye familiar
4 saksmapper med vedtak frå langtidsmottakarar (meir enn 6 månader)
4 saksmapper med vedtak frå familiar med fleire enn 3 barn
2 saksmapper med vedtak som handlar om samvær
2 saksmapper med vedtak av akutt karakter

I tabellen under gir vi eit oversyn over kven som vart intervjua, og kven som deltok på oppsummerande møte ved tilsynsbesøket:

Ikkje publisert her

5 brukarar med forsørgaransvar for barn vart intervjua i samband med tilsynet.

Desse deltok frå tilsynsmyndigheita:

seniorrådgjevar Inger Karin Brekke, Stasforvaltaren i Rogaland, revisor
seniorrådgjevar Torunn Salte, Statsforvaltaren i Rogaland, revisor
seniorrådgjevar Gunn Idland Statsforvaltaren i Rogaland, revisjonsleiar

Alle rapportar frå dette landsomfattande tilsynet

2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester

Søk etter tilsynsrapporter

Søk