Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap i Vardø kommune i 2025

Statsforvalteren i Troms og Finnmark viser til gjennomført tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap i Vardø kommune 20.03.25, samt oversendelse av foreløpig tilsynsrapport datert 05.05.25.

Vedlagt følger Statsforvalterens endelige rapport fra tilsynet. Statsforvalteren har ikke mottatt noen uttalelse fra Vardø kommune til innholdet i den foreløpige tilsynsrapporten. Innholdet er derfor uendret.

Statsforvalteren ber om oversendelse av en plan for hvordan kommunen vil følge opp påviste avvik, samt angivelse av frist for når avvikene vil være lukket. En plan for oppfølging sendes Statsforvalteren senest 07.07.25. Kommunen kan be om utsatt svarfrist på oppfølgingsplan, ettersom fristen for levering er lagt til ferietiden.

Når avvik er lukket i tråd med oppfølgingsplanen, ber vi kommunen orientere Statsforvalteren om dette.

Vi ønsker å minne om at Statsforvalteren i Troms og Finnmark er tilgjengelig som veiledere og sparringspartnere for kommunens videre arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og helseberedskap.

Eventuelle henvendelser kan rettes til Mathilde Eriksen, , tlf. 78950336.

Vi takker for et åpent og konstruktivt samarbeid under tilsynet.

Bakgrunn for tilsynet

Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid med og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt fastsatt i:

• Lov av 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) §§ 14 og 15.
• Forskrift om kommunal beredskapsplikt av 22. august 2011.

I tillegg til ekstra fokus på kommunal helseberedskap og de krav som følger i:

• Lov 23. juni 2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift 23. juli 2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid
• Forskrift 25. april 2003 nr. 486 om miljørettet helsevern
• Lov 5. august 1994 nr. 55 om vern mot smittsomme sykdommer
• Lov 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov 15. desember 2017 nr. 107 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester mv.
• Forskrift 28. oktober 2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i sivilbeskyttelsesloven § 29 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10, samt helsetilsynsloven § 4 andre ledd.

Informasjon om tilsynet

Informasjon	Dato
Skriftlig varsel om tilsyn datert	21.01.25
Dato for formøte	24.02.25
Dato for tilsyn	20.03.25
Tilsynets varighet	Én dag
Dato for forrige tilsyn med kommunen	Februar 2022 (dokumenttilsyn)
Type tilsyn	Systemrevisjon
Tema for tilsyn	Kommunal beredskapsplikt og helseberedskap

Deltakere fra kommune

Ikke publisert her

Hovedinntrykk:

Vardø kommune med sin ledelse har et stort fokus på samfunnssikkerhet og beredskap, inkludert helseberedskap. Vi sitter igjen med et inntrykk av at det skjer mye godt praktisk arbeid på fagområdet i kommunen, og vi ser positivt på fokuset det får fra både politisk og administrativt nivå. Beredskap er et jevnlig tema på ledermøter, kommunestyret behandler budsjettvedlegg til beredskap og kommunen går til innkjøp av en rekke beredskapsmateriell i forbindelse med kommunens egenberedskap. Dette vil vi gi ros for. Kommunen har i tillegg et aktivt kommunalt beredskapsråd, og har tatt i bruk krisestøtteverktøyet RAYVN på en god måte.

Tilsynet resulterer i fire avvik tilknyttet kommunal beredskapsplikt, og to avvik tilknyttet helseberedskap. Det første avviket som gis omhandler kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse. Deretter gis det et avvik tilknyttet overordnet beredskapsplan, samt et avvik om evaluering etter hendelser og øvelser. Det siste avviket knyttet til kommunal beredskapsplikt omhandler krav til et helhetlig og systematisk arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Av avvikene knyttet til helseberedskap omhandler det første avviket kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap, og det andre avviket omhandler manglende samordning mellom kommunens beredskapsplaner og det lokale helseforetaket

Kommunal beredskapsplikt: Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse

Vardø kommune har en helhetlig ROS fra 2022. Analysen inneholder 16 hendelsesscenarioer. Analysen oppfyller ikke alle minimumskrav til innhold som er satt av forskriftens § 2 bokstav a-f. ROS-analysen har dessuten, etter vår vurdering, potensiale for ytterligere forbedring. Vi har inntrykk av at kommunens ledelse deler vårt syn på dette.

Analysen gir i liten grad godt begrunnede risiko- og sårbarhetsbeskrivelser, og kan med fordel trekke inn flere av de eksisterende risikoene og sårbarhetene som finnes i kommunen. Kunnskapsgrunnlaget beskrives heller ikke her. Analysen er også sparsom i sin beskrivelse av hvordan uønskede hendelser kan påvirke kommunen. Hvordan de ulike risiko- og sårbarhetsfaktorene kan påvirke hverandre beskrives heller ikke i tilstrekkelig grad.

Vi anbefaler Vardø kommune å dra nytte av DSBs veileder for helhetlig ROS og veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt. Dette for å ivareta minimumskravene til innhold, men også for å utvikle den helhetlige ROS-analysen til et plandokument som kan gi kommunen et tydeligere risikobilde. Dette vil gi et bedre grunnlag for beredskapsplanleggingen og et godt kunnskapsgrunnlag til å fatte beslutninger om risiko- og sårbarhetsreduserende tiltak.

Kommunal beredskapsplikt: Overordnet beredskapsplan

Vardø kommune har en overordnet beredskapsplan. Etter forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6 skal det fremgå når planen sist ble oppdatert. Dette kommer ikke tydelig fram. Vi antar at datering vises om man går inn i kommunens kvalitetssystem.  For å følge opp det formelle forskriftskravet, samt unngå usikkerhet om hvilken versjon av planen man rent fysisk besitter, skal planen dateres. I tillegg bør annet planverk også dateres, selv om det ikke alltid er et formalkrav.

Overordnet beredskapsplan skal være tuftet på helhetlig ROS. Det er ikke åpenbart at det er tilfellet, og vi mener planverkene bør kobles tettere sammen. Vi vil anbefale å lage tiltakskort for de mest kritiske hendelsene. Dette ble også anbefalt etter forrige tilsyn i 2020.

Helseberedskap

Forrige helseberedskapstilsyn med Vardø kommune ble gjennomført i 2021. Inntrykket vårt er at mye av planverket innen helse er uendret siden forrige tilsyn.

Vardø kommune har en plan for helsemessig og sosial beredskap, som er udatert. Det er beskrevet at den skal gjennomgås en gang pr år, og oppdateres ved behov. Det fremgår ikke av planen når den sist var oppdatert. Det samme gjelder plan for psykososialt kriseteam, der det er beskrevet at den skal revideres årlig.

Planen bygger ikke på ROS-analyser. Dette vil vi beskrive nærmere under “avvik”. Avviket ble også påpekt ved forrige tilsyn i 2021. 

Smittevernplan og pandemiplan for Vardø kommune 2021-2024 er utarbeidet av kommuneoverlege. Planen bygger på relevant lovverk, og kommuneoverlegens/smittevernlegens oppgaver og myndighet er beskrevet.  Den beskriver også relevante samarbeidende instanser, varslingsrutiner, oppgavefordeling og ansvar.

Kommuneoverlegen har det overordnede ansvaret for kommunens smittevernarbeid, for utarbeidelse av planen. Kommuneoverlege har stedfortreder i smittevernarbeidet ved fravær. Statsforvalteren vurderer at smittevernplanen inneholder relevant informasjon om ulike smittevernmessige problemstillinger, og danner et godt grunnlag for neste revisjon. Det fremgår ikke av planen når siste revisjon ble gjort, men det er beskrevet at den skal gjøres årlig.

Plan for helsemessig og sosial beredskap viser til smittevernplanen.

Anbefalinger

• Vi anbefaler kommunen å benytte seg av DSB veileder til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, samt veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt, i revisjonsprosessen av helhetlig ROS.
• Forskrift om kommunal beredskapsplikt stiller krav til at overordnet beredskapsplan skal være basert på helhetlig ROS. Når kommunen har revidert sin helhetlige ROS vil det være naturlig å revidere, samt videreutvikle, kommunens overordnede beredskapsplan.
• Overordnet beredskapsplan skal samordnes med andre offentlige og private beredskapsplaner dersom det er hensiktsmessig. Kommunen har et kommunalt beredskapsråd, som er en god arena til å diskutere samordning av planverk. Veilederen til forskrift om kommunal beredskapsplikt gir flere eksempler på dette.
• Det er uklarheter i forbindelse med hvem i kommunen som kan samle kriseledelsen, samt hvilke fullmakter vedkommende har. Det er også usikkerhet knyttet til rollefordelingen i kriseledelsen. Vi anbefaler at kommunen tar en gjennomgang av overordnet beredskapsplan, og tydeliggjør dette.
• Varslingsliste i tilknytning til overordnet beredskapsplan må oppdateres.
• Det er ikke samsvar mellom evakueringen som er beskrevet i overordnet beredskapsplan og «Plan for evakuering i Vardø kommune». Dette bør gjennomgås for å samle informasjon tilknyttet evakuering på én plass.

Resultater fra tilsynet

Avvik:

Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt i sivilbeskyttelsesloven og i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal helseberedskap i helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern, smittevernloven, helse- og omsorgstjenesteloven og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Avvik 1: Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse

Avviks hjemmel:

Sivilbeskyttelsesloven § 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2 første ledd.

Beskrivelse:

Kommunen skal, etter forskriftens krav, kartlegge og identifisere uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen. Kommunen skal videre systematisere og vurdere sannsynligheten for at hendelsene inntreffer og analysere hvordan dette kan påvirke kommunen. På bakgrunn av dette skal kommunen utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (helhetlig ROS). Forskriften stiller videre en rekke minimumskrav til innholdet i helhetlig ROS.

Utfyllende kommentarer:

Vi kan ikke se at kommunen har systematisert og vurdert sannsynligheten for at uønskede hendelser kan inntreffe i kommunen i tilstrekkelig grad til å oppfylle de forskriftsfestede kravene til helhetlig ROS. Forskrift om kommunal beredskapsplikt stiller i tillegg krav til at helhetlig ROS skal inneholde eksisterende relevant risiko og sårbarhet i kommunen, noe vi mener ikke blir belyst på en god nok måte. Videre skal kommunen analysere hvordan hendelsene kan påvirke kommunen, men dette kommer ikke frem i stor nok grad i eksisterende analyse.

Kommunens helhetlige ROS danner grunnlaget for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, og det har stor betydning at analysearbeidet er inngående og grundig. Vårt inntrykk er at kommunen deler våre vurderinger av helhetlig ROS. Dette er et nødvendig og positivt utgangspunkt for å møte forskriftskravet når kommunen skal utarbeide ny helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse.

Avvik 2: Overordnet beredskapsplan

Avviks hjemmel:

Sivilbeskyttelsesloven § 15 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4 første ledd.

Beskrivelse:

Forskriften stiller krav til at kommunen skal utarbeide en overordnet beredskapsplan med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen. Planen skal samordne og integrere kommunens øvrige beredskapsplanverk. Videre skal overordnet beredskapsplan også samordnes med annet relevant offentlig og private beredskapsplanverk.

Utfyllende kommentar:

Dokumentasjon og samtaler under tilsynet viser at Vardø kommune i liten grad har samordnet og integrert sine beredskapsplaner mellom sektorer og eksternt. Hensikten med kommunens overordnede beredskapsplan er å gi en struktur og oversikt mellom det overordnede beredskapsplanverket og sektorplanverk. DSB anbefaler også at kommunens overordnede beredskapsplan samordnes med øvrige offentlig og privat beredskapsplanverk dersom det er hensiktsmessig. Dette bidrar samtidig til å styrke et felles situasjonsbilde over arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i kommunen, samt styrking av rolleforståelse og ressursavklaringer mellom kommunen og aktørene. I denne sammenhengen er det kommunale beredskapsrådet en flott arena til diskusjon. 

Avvik 3: Evaluering

Avviks hjemmel:

Forskrift om kommunal beredskapsplikt §§ 8 og 9. 

Beskrivelse:

Kommunen skal etter øvelser og uønskede hendelser evaluere krisehåndteringen. Der evalueringen gir grunnlag for det, skal det foretas nødvendige endringer i risiko- og sårbarhetsanalysen eller beredskapsplaner. Kommunen skal i tillegg kunne dokumentere skriftlig at forskriftens krav er oppfylt.

Utfyllende kommentar:

Vardø kommune evaluerer ikke sin krisehåndtering etter øvelser og uønskede hendelser på en dokumenterbar måte. Evaluering av hendelser og øvelser gir en strukturert inngang til å forbedre beredskapsarbeidet, og grunnlag for oppdatering av analyser og planverk.

Avvik 4: Helhetlig og systematisk

Avviks hjemmel:

Forskrift om kommunal beredskapsplikt §§ 3a og 9.

Beskrivelse:

På bakgrunn av den helhetlig risiko- og sårbarhetsanalysen skal kommunen utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. Kommunen skal i tillegg kunne dokumentere skriftlig at forskriftens krav er oppfylt.

Utfyllende kommentar:

Forskriftens § 3 handler om hvordan arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap skal ivaretas; at arbeidet skal skje systematisk og helhetlig for å kunne følge opp kommunens arbeid på feltet. Kommunen skal ha mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av sitt arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. I den grad Vardø kommune har mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging i forbindelse med sitt arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap må dette dokumenteres skriftlig.

Avvik 5: Vardø kommunes plan for helsemessig og sosial beredskap bygger ikke på ROS-analyse.

Avvikshjemmel:

Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 3.

Beskrivelse:

Virksomheten skal gjennom ROS-analyser skaffe oversikt over hendelser som kan føre til ekstraordinære belastninger for virksomheten. ROS-analysen skal ta utgangspunkt i og tilpasses virksomhetens art og omfang. ROS-analysen skal alltid omfatte selve virksomheten, virksomhetens ansvarsområde og lokale forhold som innvirker på virksomhetens sårbarhet. Forutsetningene ROS-analysen bygger på skal dokumenteres.

Det er et krav om at helseberedskapsplaner skal sikre opprettholdelse av tjenester ved mulige hendelser knyttet til avdekket risiko og sårbarhet. Dette må forstås slik at beredskapsplanen skal ta utgangspunkt i hendelser og sårbarheter som avdekket og vurdert i ROS-analysene.

Utfyllende kommentar:

Selv om kommunen i sin helhetlige ROS-analyse har tatt med områder som også er aktuelle for helseberedskapen, er analysen ikke dekkende for helse. Tiltakskort beskrevet i plan for helsemessig og sosial beredskap samsvarer ikke med kommunens ROS-analyser.

Avvik 6: Kommunen har ikke samordnet sine beredskapsplaner med helseforetaket

Avvikshjemmel:

Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 6, Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester §§ 5-2 og 6-2 pkt. 11.

Beskrivelse:

Det er et krav at kommunen og helseforetaket skal samordne sine beredskapsavtaler. Spesialisthelsetjenesten har samme «samordningsplikt» overfor kommunen, jf. lov om spesialisthelsetjenesten § 2-1b.

Hensikten er å sikre oversikt og kunnskap om eget og helseforetakets ansvar og legge til rette for å samordne beredskap og krisehåndtering lokalt. Kommunen må i sin gjennomgang av planverket sørge for å samordne sine beredskapsplaner med helseforetaket.

Utfyllende kommentar:

Det synes ikke å foreligge noen formalisert samordning av beredskapsplanene med Finnmarkssykehuset, jf. “Tjenesteavtale om omforente beredskapsplaner og planer for den akuttmedisinske kjeden”. Det fremgår ikke av hverken overordnet beredskapsplan eller plan for helsemessig og sosial beredskap hvordan kommunen skal samarbeide med helseforetaket.

Dokumenter

Oversikt over dokumenter som ble benyttet i tilsynet:

• Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse Vardø kommune
• Risiko og sårbarhetsanalyse - Vardø kommune
• Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Vardø kommune 2022 – saksfremlegg
• Kommunal Totalberedskap - ROS Analyse for Vardø Kommune
• Vedtak, 15122022, Sak 57/22, Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Vardø kommune 2022 – saksfremlegg
• Kommunal planstrategi 2023-2027
• Kommunedelplanens samfunnsdel – Vardø kommune
• Overordnet beredskapsplan for Vardø kommune
• Beredskapsplan for Vardø skole
• Plan for evakuering i Vardø kommune
• Plan for helsemessig og sosial beredskap for Vardø kommune
• Plan for kriseteamet i Vardø kommune
• Plan for tilsyn av barnehager Vardø kommune
• Rutine for varsling og logging med bruk av RAYVN
• Rutiner for opplæring i kommunalberedskapsplikt
• Smittevernplan og pandemiplan for Vardø kommune 2021-2024
• Total stans i vannforsyningen Kiberg
• KRISELEDELSE øvelse
• OLJESKADET FUGLER PÅ HORNØYA
• Evalueringsrapport 1 - Norge rammet av et stort cyberangrep
• Sikkerhet og beredskapsplan vannforsyning
• Drikkevann og avløpshåndtering
• Nødstrømsforsyning
• Redundant data og tale kommunikasjon
• Tjenesteproduksjon Barnevern
• Muskel- og skjelettplager inkl. Kartlegging, risikovurdering med plan og tiltak
• Tjenesteproduksjon Vernet Botilbud
• Vold og trusler mot ansatte sykehjemmet
• Fysisk arbeidsbelastning
• Medikamenthåndtering
• Vold og trusler mot ansatte hjemmetjenesten
• Risikovurdering av arkivholdet i organ
• Tjenesteproduksjon Plan- og byggesaksavdelingen
• Saksbehandling og myndighetsutøvelse Plan og byggesaksavdelingen
• Psykiske plager inkl. Kartlegging, risikovurdering med plan og tiltak
• Økonomiforvaltning Plan- og byggesaksavdelingen

Med hilsen

Kjersti Kristiansen (e.f.)
fungerende beredskapsdirektør

Mathilde Eriksen
rådgiver