Tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap Rennebu kommune 2020

Tidspunkt for tilsynet: 30.09.2020

Tilsynssted: Digitalt

Kontaktperson i kommunen: Per Ivar Wold

Fylkesmannens tilsynsgruppe
Henning Irvung, samfunnssikkerhet og beredskap, tilsynsleder
Kaja Kristensen, Samfunnssikkerhet og beredskap, tilsynskoordinator,
Marit Dypdal Kverkild, Fagdirektør helse- og samfunn,
Siri Ramberg Stav, seniorrådgiver helse- og omsorg,
Audhild Buan, juridisk seniorrådgiver helse- og omsorg

Tilsynsrapporten er godkjent av:
Fylkesberedskapssjef Dag Otto Skar
Fagdirektør helse- og samfunn Marit Dypdal Kverkild

Foreløpig rapport sendt 26.10.2020

Endelig rapport sendt 27.11.2020

Kommunens frist for oppfølgingsplan 20.01.2021

1. Sammendrag

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) §29, forskrift om kommunal beredskapsplikt §10 og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. (helsetilsynsloven) §2.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene til kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Fylkesmannen hovedinntrykk av kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og helseberedskap, samt resultater fra tilsynet er beskrevet under kapitel 4 i rapporten.

Fylkesmannen avdekket 4 avvik under tilsynet i Rennebu kommune:

Avvik 1

Helhetlig ROS-analyser er ikke oppdatert iht. krav i sivilbeskyttelsesloven § 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6.

Avvik 2

Overordnet beredskapsplan mangler en evakueringsplan iht. krav i sivilbeskyttelsesloven § 15 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4.

Avvik 3

Kommunens smittevernplan er av 2009. Planen må evalueres og oppdateres, jf. smittevernloven § 7-1 og § 7-2.

Avvik 4

Kommunen må evaluere og oppdatere plan for helsemessig og sosial beredskap, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. (23.7.2001 nr. 881) § 2.

2. Bakgrunn/Formål

Helseberedskap og kommunal beredskapsplikt er basert på de samme prinsippene og har et felles mål om beskyttelse av befolkningen.

Kommunene har ansvar for å utvikle trygge og robuste lokalsamfunn, og opprettholde nødvendige tjenester også når lokalsamfunnet rammes av uønskede hendelser som utfordrer kommunen, enten de forekommer i fredstid, ved sikkerhetspolitiske kriser eller i væpnet konflikt.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i Sivilbeskyttelsesloven §29, forskrift om kommunal beredskapsplikt §10 og Helsetilsynsloven §2. I tillegg finnes tilsynshjemler i ulike særlover på helseberedskapsområdet.

Tilsynet skal følge bestemmelsene i kapittel 10 A i Kommuneloven.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene i sivilbeskyttelsesloven §§14 og 15, forskrift om kommunal beredskapsplikt, helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, helse- og omsorgstjenesteloven, smittevernloven, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Fylkesmannen ville undersøke om kommunen i tråd med kravene i lov og forskrift hadde:

• En beredskapsplanlegging som bygger på risiko- og sårbarhetsanalyser av uønskede hendelser som kan inntreffe i egen kommune
• En forberedt kriseorganisasjon for håndtering av uønskede hendelser, herunder;
  • en forberedt kriseledelse
  • en kriseorganisasjon som kjenner egne beredskapsplaner
  • om kommunen har sikker informasjonsstyring og plan for krisekommunikasjon
  • om alle som har en rolle i beredskapen har fått opplæring
  • om beredskapen er øvet, evaluert og oppdatert

3. Rammer for tilsynet

Tilsynet er gjennomført etter prinsippene for systemrettet tilsyn. Skriftlig revisjonsvarsel ble sendt 23.01.2020, men pga. pågående pandemiutbrudd i Norge ble tilsynet utsatt og nytt varsel ble sendt 30.06.2020. Relevant dokumentasjon ble gjennomgått før tilsynet.

På grunn av pandemien ble tilsynet gjennomført digitalt 30.09.2020. Deltakerne var lokalisert på ulike kontorsted, og kommuniserte via videokonferanse. Tilsynet ble gjennomført iht. plan, med åpningsmøte, intervju med relevante personer i kommunen samt sluttmøtet. Foreløpig oppsummering og avvik ble presentert i sluttmøtet.

Denne rapporten omhandler avvik og andre inntrykk som er avdekket under revisjonen.

Avvik er manglende etterleving av krav i lov og forskrifter som kommunen har plikt til å etterleve innenfor kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Vi gjør oppmerksom på at Fylkesmannen kun undersøker om kommunens arbeid med kommunal beredskap og kommunal helseberedskap er i tråd med lov og forskrift. Tilsynet gir derfor ikke en fullstendig vurdering av kommunens arbeid med dette.

4. Hovedinntrykk

4.1 Kommunal beredskapsplikt

Ifølge nylig vedtatt planstrategi (2020-2023) skal Rennebu kommune revidere overordnet planverk, inkludert helhetlig ROS-analyse. Arbeidet skal starte i 2020. Kommunen vil i første omgang ferdigstille samfunnsdelen.

Per i dag har kommunen en enkel helhetlig ROS-analyse, vedtatt i kommunestyret i 2014. Analysen må oppdateres iht. krav i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Fylkesmannen påpeker videre at kommunene, på bakgrunn av den helhetlige ROS-analysen, må utarbeide langsiktige mål, strategier og prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhet- og beredskapsarbeidet, samt vurdere forhold som bør integreres i planer og prosesser etter plan- og bygningsloven. Dette iht. krav i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Kommunen har en overordnet beredskapsplan som er oppdatert i 2020. Fylkesmannen påpeker at beredskapsplanen bør tydeliggjøre ansvar, roller og fullmakter for deltakerne i kriseledelsen. Beredskapsplanen mangler en evakueringsplan.

Kommunen gjennomfører øvelser og benytter disse, samt evalueringsprosesser, til opplæring av de som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering. Fylkesmannen påpeker at dette bør settes i system jfr. krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

4.2 Helseberedskap

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap er fra 2004. Kommunen har planlagt å utarbeide ny plan, etter at det er gjennomført helhetlig ROS-analyse.

Enhetene innen helse har utarbeidet planer og tiltakskort som naturlig hører inn under plan for helsemessig og sosial beredskap. De omhandler tema som brann, evakuering, tilkalling av ekstra personell og strømbrudd. Det gjennomføres brannøvelser og det er opplæring i brannberedskap 2 ganger årlig. Kommunen har ikke strømaggregat tilgjengelig ved sykehjemmet, men baserer seg på en avtale med Trønderenergi. Det er ikke utarbeidet tiltakskort for strømbrudd som varer over flere timer eller dager. Fylkesmannen vurderer at beredskapen som gjelder bortfall av strøm ikke er tilstrekkelig.

Beredskap blir tatt opp som tema i personalmøter og det er bevissthet i avdelingene om utarbeidelse av nødvendige tiltakskort. Tiltakskortene bør forankres i plan for helsemessig og sosial beredskap.

Kommunens plan for psykososialt kriseteam ble utarbeidet i 2019 og er nå under revidering. Teamet består av ansatte med relevant kompetanse, og det er planlegges samarbeid med teamene i nabokommunene. POSOM-teamet sin rolle i forhold til større ulykker i kommunen er ikke tilstrekkelig avklart. Opprettelse av pårørendesenter er ikke et ansvar som er lagt til POSOM-teamet.

Kommunen har kommuneoverlege i 40% stilling. Kommuneoverlege er medisinskfaglig rådgiver for kommunen og er en del av kommunenes kriseledelse. Kommuneoverlegen har oppgaver innen veiledning og i kommunens arbeid med utarbeidelse av planer og retningslinjer. Kommuneoverlegen har i hovedsak jobbet med smittevern siste halvåret. Det er ikke etablert ordning med stedfortredende kommuneoverlege. Det er kommuneoverlegen som har funksjonen som smittevernlege i kommunen, men kommunen har heller ikke opprettet stedfortredende smittevernlege. Kommunen har plikt til å ha slik kompetanse til enhver tid blant annet for å ivareta hastekompetanse på kommunenes vegne i saker innen miljørettet helsevern, smittevern og helsemessig beredskap.

Kommunens smittevernplan ble siste revidert 2009. Kommunen har en pandemiplan av 2019. Kommunen har i forbindelse med nasjonale føringer i Covid-19 epidemien utarbeidet smittevernplaner i avdelingene. Smittevernplanen er overordnet plan. Kommunens smittevernplan er over ti år gammel, det har skjedd oppdateringer og endringer i planer som naturlig hører inn under smittevernplanen. Fylkesmannen mener derfor det er behov for en revidering av kommunens smittevernplan.

5. Resultater fra tilsynet

Følgende avvik ble avdekket under tilsynet:

Avvik 1

Helhetlig ROS-analyser er ikke oppdatert.

Avvik fra følgende lov- og forskriftskrav:
Sivilbeskyttelsesloven § 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6.

Utfyllende kommentar:
Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, jf. plan- og bygningsloven § 11-4 første ledd, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet.

Avvik 2

Overordnet beredskapsplan mangler en evakueringsplan.

Avvik fra følgende lov- og forskriftskrav:
Sivilbeskyttelsesloven § 15 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4.

Utfyllende kommentar:
Evakueringsplanen skal være basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen jf. krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4.

Avvik 3

Kommunens smittevernplan er av 2009. Planen må evalueres og oppdateres.

Avvik fra følgende lov- og forskriftskrav:
Smittevernloven § 7-1 og § 7-2.

Utfyllende kommentar:

Kommunen skal ha plan for tiltak og tjenester for å forebygge smittsomme sykdommer eller motvirke at de blir overført. På smittevernområdet skal kommunen ha forberedt tiltak for håndtering av større smitteutbrudd, for smittevern i institusjoner, for vaksinasjon, og for undersøkelse av flyktninger i samsvar med krav i smittevernloven.

Avvik 4

Kommunen må evaluere og oppdatere plan for helsemessig og sosial beredskap.

Avvik fra følgende lov- og forskriftskrav:
Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. (23.7.2001 nr. 881) § 2.

Utfyllende kommentar:

Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for de helse- og omsorgstjenester eller sosialtjenester de skal sørge for et tilbud av eller er ansvarlige for. Kommunens helse- og omsorgstjeneste skal kunne gi befolkningen nødvendige tjenester ved hendelser som truer virksomhetens drift eller setter krav til økt kapasitet i tjenesteytelsen. Avhengig av krisens art og omfang, kan det bli behov for å legge om drift eller utvide drift ved kommunens legevakt, sykehjem, hjemmebaserte tjenester og barne- og avlastningsboliger.

6. Grunnlagsdokumenter

Plan/dokument	Gyldig fra	Gyldig til
Planstrategi	2020	2023
Kommuneplanens samfunnsdel	2013	2025
Kommuneplanens arealdel	2014
Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (kommuneplan 2013-2025)	2013	2025
Div. ros-analyser innenfor helse- og omsorgstjenesten
Overordnet beredskapsplan	2020
Helse- og sosialberedskapsplan	2004
Pandemiplan	2019
Smittevernplan	2009
Tiltakskort beredskap for helse- og omsorg
Plandokument for psykososialt kriseteam (2019)	Revidert 2020
Egenevaluering etter øvelse SODD 2019	2019
* I tillegg har Rennebu sendt inn diverse sjekklister, rutiner og retningslinjer. Disse er sett på, men ikke en del av tilsynet

7. Deltakere

Ikke publisert her

Steinkjer, 27.11.2020

Dag Otto Skar
Fylkesberedskapssjef
Kommunal- og

Marit Dypdal Kverkild
Fagdirektør helse- og samfunn
Helse- og omsorgsavdelingen