Rapport - tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap Rindal kommune 2024

Tidspunkt for tilsynet 17.04.2024

Tilsynssted Rindal kommune

Kontaktperson i kommunen beredskapskontakt Knut Werner Rist

Statsforvalterens tilsynsgruppe tilsynsleder Tore Brønstad, samfunnssikkerhet og beredskap, tilsynskoordinator Anette Askeland Lie, beredskap, fagdirektør Marit Dypdal Kverkild, helse- og omsorg, ass. Fylkeslege Kristine Asmervik, helse- og omsorg

Tilsynsrapporten er godkjent av seniorrådgiver Tore Brønstad, samfunnssikkerhet og beredskap og Fagdirektør Marit Dypdal Kverkild, helse- og omsorg

Foreløpig rapport sendt 24.04.2024

Endelig rapport sendt 08.05.2024

Kommunens frist for oppfølgingsplan 20.06.2024

1. Sammendrag

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) § 29, forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10 og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. (helsetilsynsloven) § 2.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene til kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Statsforvalterens hovedinntrykk av kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og helseberedskap, samt resultater fra tilsynet, er beskrevet under kapittel 4 i rapporten.

Det ble avdekket 2 avvik under tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap i Rindal kommune.

2. Bakgrunn/Formål

Helseberedskap og kommunal beredskapsplikt er basert på de samme prinsippene og har et felles mål om beskyttelse av befolkningen.

Kommunene har ansvar for å utvikle trygge og robuste lokalsamfunn, og opprettholde nødvendige tjenester også når lokalsamfunnet rammes av uønskede hendelser som utfordrer kommunen, enten de forekommer i fredstid, ved sikkerhetspolitiske kriser eller i væpnet konflikt.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i Sivilbeskyttelsesloven § 29, forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10 og Helsetilsynsloven § 2. I tillegg finnes tilsynshjemler i ulike særlover på helseberedskapsområdet.

Tilsynet skal følge bestemmelsene i kapittel 10 A i Kommuneloven.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene i sivilbeskyttelsesloven § 14 og § 15, forskrift om kommunal beredskapsplikt, helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, helse- og omsorgstjenesteloven, smittevernloven, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Statsforvalteren ville undersøke om kommunen, i tråd med kravene i lov og forskrift, hadde:

• en beredskapsplanlegging som bygger på risiko- og sårbarhetsanalyser av uønskede hendelser som kan inntreffe i egen kommune
• en forberedt kriseorganisasjon for håndtering av uønskede hendelser, herunder en forberedt kriseledelse
• en kriseorganisasjon som kjenner egne beredskapsplaner
• om kommunen har sikker informasjonsstyring og plan for krisekommunikasjon
• om alle som har en rolle i beredskapen har fått opplæring
• om beredskapen er øvet, evaluert og oppdatert

3. Rammer for tilsynet

Tilsynet er gjennomført etter prinsippene for systemrettet tilsyn. Skriftlig revisjonsvarsel ble sendt 21.12.2023.

Tilsynet ble gjennomført i henhold til plan, med åpningsmøte, intervju med relevante personer i kommunen samt sluttmøte. Foreløpig oppsummering og avvik ble presentert i sluttmøtet.

Denne rapporten omhandler eventuelle avvik og andre inntrykk som er avdekket under revisjonen.

Avvik er manglende etterleving av krav i lov og forskrifter som kommunen har plikt til å etterleve innenfor kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Vi gjør oppmerksom på at Statsforvalteren kun undersøker om kommunens arbeid med kommunal beredskap og kommunal helseberedskap er i tråd med lov og forskrift. Tilsynet gir derfor ikke en fullstendig vurdering av kommunens arbeid med dette.

4. Hovedinntrykk

4.1 Kommunal beredskapsplikt

Rindal kommune er en relativt liten og oversiktlig kommune som er gode på håndtering av hendelser når slike oppstår. Kommunen har god kjennskap til hvilke ressurser som finnes i egen organisasjon og er også godt kjent med hva som finnes av eksterne ressurser ute i kommunen og hvordan disse kan rekvireres ved hendelser.

Kommunen har en liten organisasjon, hvor enkeltpersoner innehar flere roller i tillegg til sin primærfunksjon, noe som gjør kommunen sårbar ved hendelser og under ferie og fravær.

Kommunen har også de siste årene hatt en del vakanser og turnover i sentrale posisjoner, noe som gjør kommunen ekstra sårbar.

Beredskapskoordinator er relativt ny i sin funksjon og har denne som en deloppgave i tillegg til flere andre ansvarsområder og oppgaver i kommunen. Det er ikke avsatt egne ressurser til beredskapskoordinator og arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, noe som medfører at dette arbeidet kan bli nedprioritert.

Det meste av kommunens planverk er gammelt og burde vært revidert. Kommunen har engasjert plankontoret Rennebu til å bistå i prosessen med utarbeidelse av ny planstrategi for Rindal kommune. Med bakgrunn i ny planstrategi planlegger kommunen å revidere annet overordnet planverk (samfunnsdel, arealdel, helhetlig ROS, overordnet beredskapsplan mv.). Kommunen har en målsetting om at alt overordnet planverk er revidert i løpet av 2026.

Rindal kommune har en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse fra 2017. Overordnet beredskapsplan er også fra 2017, men denne er enkelt administrativt revidert i 2023 (navn og kontaktinformasjon). Begge disse har mangler i henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt, og er heller ikke revidert i henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6.

Kommunen har også et styringsdokument beredskap. Dette er et dokument som beskriver kommunens beredskapsorganisasjon, opplæring, øvelser og evaluering. Styringsdokumentet inneholder også et årshjul for kommende år samt en oversikt over beredskapsplaner i kommunen.

Rindal kommune har installert krisehåndteringsverktøyet RAYVN, men har ikke fått gjennomført opplæring i bruk av dette systemet. I henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7 skal kommunen ha et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner. Dette gjelder da også bruk av RAYVN.

Rindal kommune deltar årlig på øvelse SODD i regi av Statsforvalteren i Trøndelag, men har i 2024 kjørt en egen øvelse sammen med kommuner i Møre og Romsdal med temaet cyber og bortfall av ekom.

Kommunen har et beredskapsråd, men her har det vært lite aktivitet det siste året. Kommunen planlegger et nytt møte i beredskapsråd før sommeren. Kommunen bør avklare organisering av beredskapsrådet, medlemmer og hvordan kommunen ønsker å bruke rådet fremover. Det samme gjelder kommunens kriseledelse.

Rindal kommune har et bredt sammensatt og erfarent psykososialt kriseteam (POSOM), men burde ha hatt en plan for etablering og drift av et evakuert- og pårørendesenter som blant annet avklarer ansvar og oppgaver for POSOM-teamet.

4.2 Helseberedskap

Rindal er en innlandskommune med 1958 innbyggere med i hovedsak primærnæring. Det er 767 eneboliger i kommunen mot 949 hytter. Dette innebærer at det kan være en betydelig økning av folk som oppholder seg i kommunen i ferie og høytider uten at kommunen har et nøyaktig tall på dette eller hvilke konsekvenser dette kan ha med tanke på beredskap og helseberedskap. Det er noe innvandring til kommunen, i hovedsak ukrainske og syriske flyktninger.

Det er flere ferdselsårer til kommunen og gode omkjøringsmuligheter over elva Surna som renner gjennom kommunen. Kommunen grenser til Surnadal og Orkanger. Det er samarbeid om miljørettet helsevern (MVH) med Surnadal og legevakt mot Orkanger.

Kommunen har et legekontor med tre leger. Legene har kommunalt arbeid i tillegg som henholdsvis helsestasjonslege og tilsynslege. Kommunen har helsestasjon. Kommunepsykolog starter opp i løpet av 2024.

Kommuneoverlegens funksjon

Kommunen skal ha kommuneoverlege jf. folkehelselovens § 27 om kommuneoverlegens myndighet til hastekompetanse på kommunens vegne i saker om miljørettet helsevern, smittevern og helsemessig beredskap.

Kommuneoverlegen har 50 % stilling ved siden av å være fastlege og inneha smittevernlegefunksjonen, bidra inn som medlem i kommunens psykososiale kriseteam (POSOM) og sitte i kriseledelsen ved hendelser. Som nevnt er mangel på ressurser en sårbarhet i kommunen, og enkeltansatte kan få svært mange oppgaver som ytterligere kan øke sårbarhet.

Kommunen har interkommunalt samarbeid om MVH med teknisk ingeniør i vertskommunen Surnadal. Samarbeidet besørger tilsyn og rapporter knyttet til MVH, og kommuneoverlegen deltar i tilsyn når mulig og gjennomgår rapportene etter tilsynene.

Plan for helsemessig og sosial beredskap

Plan for helsemessig og sosial beredskap bør bygge på kommunens helhetlige ROS-analyse og en ROS-analyse over helsesektoren, inkludert helseressurser og tiltaksplan.

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap er fra april 2020. Kommunens helsevirksomhet har gjennomført ROS-analyser knyttet til naturkatastrofer og strømbrudd i 2020, sårbarheter i elektronisk meldingsutveksling 2019 og etter tilsyn med MVH på Rindal Helsehus i 2020.

Plan for helsemessig og sosial beredskap trenger gjennomgås med tanke på oppdaterte kontaktlister/navn, oppgavefordeling ved evakuerte og pårørendesenter (EPS) og hvem som leder EPS dersom dette etableres.

Folkehelselovens § 28 pålegger kommunen å ha en beredskapsplan knyttet til MVH og CBRNE-hendelser. Ved revidering av kommunens helhetlige ROS bør dette inngå. Dette bør inkludere tiltak ved CBRNE-hendelser med henvisninger til nødetatenes roller og ansvar og nasjonale faglige retningslinjer for håndtering av CBRNE-hendelser.

Kommuneoverlegen er kommunens samfunnsmedisinskfaglige rådgiver og bør være delaktig i revisjon av helhetlig ROS.

Smittevern

Kommunens smittevernplan er fra 2021.

Ansvaret for smittevernplan ligger til kommunen jf. smittevernloven § 7-1. Kommuneoverlege har smittevernansvaret, men det er ikke utpekt en stedfortreder for kommuneoverlegen, hvilket bør gjøres med tanke på kontinuitetsplanlegging i smittevernarbeid ved hendelser og fravær.

Fastlegene gjennomfører undersøkelsene av flyktninger i samsvar med smittevernloven.

Helse- og omsorgstjenesten (institusjon og hjemmesykepleie)

Kommunen har et sykehjem med 19 institusjonsplasser og tilsynslege. I tillegg ligger to tun med omsorgsboliger ved siden av sykehjemmet der også legekontor, fysioterapi og tannlegetjeneste er plassert.

Beredskapsplaner, planer og prosedyrer knyttet til institusjon og hjemmetjeneste oppfattes som ufullstendige og ikke satt i system. Disse kan være plassert forskjellige steder som i kommunens kvalitetssystem Compilo, på beredskapsgruppe i Teams eller i CIM/RAYVN.

Gjennom intervju fremkommer at planverket ikke virker systematisk revidert og oppdatert da mange prosedyrer og rutiner ikke helt samsvarer med hvordan det gjøres på sykehjemmet.

Det er imidlertid en liten og oversiktlig organisasjon som samsnakker før hendelser i forhold til sårbare grupper og gjør tiltak de ser er nødvendige å gjøre i forkant av ventet hendelse som uvær. Dette er et godt utgangspunkt for å nedfelle beredskapsplaner og tiltak knyttet til helsetjenesten.

Sykehjemmet har infeksjonskontrollprogram i henhold til forskrift om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon § 1 d og e og forskrift om smittevern i helse- og omsorgstjenesten § 2-4. Kommunen skal i samarbeid med kommunelegen sørge for at kommunale institusjoner som omfattes av forskriften, har tilgang på tilstrekkelig smittevernekspertise og andre faglige ressurser til å ivareta de kravene denne forskriften stiller.

Det er brannsamarbeid med Surnadal med brannsjef og vara brannsjef i Rindal. Brannstasjonen ligger vegg i vegg med legekontor og sykehjem sammen med en stasjonær ambulansestasjon. Brannforebygging i sykehjemmet er satt i system med opplæring, øvelser og gjennomgang etter hendelse.

Det er kun legemiddelberedskap i kommunens institusjon i forhold til normaldrift. Krav til legemiddelberedskap er hjemlet i forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Ved strømbrudd finnes det aggregat på Rindal helsetun som server flere sentrale funksjoner. Det foreligger ikke nedfelt beredskapsplan ved fare for langvarig strømbrudd utover at helsetjenesten i praksis samsnakker før ventet uvær som kan medføre strømbrudd. Tema som tas opp da kan være fremkommelighetsutfordringer eller forflytning av sårbare innbyggere til helsetunet. Kommunen disponerer både el-biler og fossilbiler, satellittelefon og nødnett.

Psykososialt kriseteam (POSOM)

Kommunens psykososiale kriseteam er godt tverrfaglig sammensatt med 10 medlemmer med blant annet kommuneoverlege, lege, sykepleiere, vernepleier psykisk helse og rus, politikontakt og prest.

Leder har hatt ansvaret for kriseteamet i 15 år. Det er omtrent én hendelse årlig, og det er utarbeidet informasjonsbrosjyre til befolkningen om kommunens kriseteam.

Det sikres kompetanseheving gjennom faste møter i kriseteamet to ganger årlig, undervisningsmateriale, samarbeid og erfaringsutveksling med nabokommuner/andre kommuner og kurs i regi av RVTS.

Det er ikke et formelt samarbeid med nabokommuner med tanke på praktisk bistand ved hendelser. Dette kan med fordel gjøres for å redusere sårbarhet ved ferier og inhabilitet.

Det overleveres ikke oversikt over tilstedeværelse av kriseteamets medlemmer til samarbeidende instanser ved ferieavvikling.

Sted for etablering av EPS og etablering/myndighet er beskrevet i beredskapsplanen. Kriseteamets rolle og ansvar og leder ved etablering av EPS er ikke konkretisert eller harmonisert i beredskapsplanverket og bør gjøres.

5. Resultater fra tilsynet

Kommunal beredskapsplikt

Avvik 1

Rindal kommune har en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, men denne har flere mangler, og er ikke oppdatert i henhold til lov om kommunal beredskapsplikt § 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6:

• Kommunen har ikke vurdert risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2, 3. ledd bokstav b.
• Kommunen har ikke vurdert behovet for befolkningsvarsling og evakuering i sin helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2, 3. ledd bokstav f.
• Helhetlig ROS i 2017 ble gjort av en liten kommunal administrativ arbeidsgruppe. Rindal kommunes beredskapsråd har hatt møte hvor det er blitt orientert om status i arbeidet med ROS-analysen. Dette er ikke i henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2, 4. ledd, som sier at kommunen skal påse at relevante offentlige og private aktører skal inviteres med i arbeidet med utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalysen.
• Rindal kommune har ikke revidert sin helhetlige ROS siden 2017. Dette er ikke i henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6.

Avvik 2

Rindal kommune har en overordnet beredskapsplan sist revidert i 2023, men denne har feil og mangler i henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt.

• Kommunens overordnede beredskapsplan samordner og integrerer ikke øvrige beredskapsplaner i kommunen i henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4, 1. ledd, 2. punktum.
• Kommunens overordnede beredskapsplan er ikke samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner i henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4, 1. ledd, 3. punktum.
• Kommunen har ved de siste revisjonene kun hatt fokus på utskifting av navn og kontaktinformasjon. Neste revisjon bør være en fullstendig revisjon og ta utgangspunkt i ny helhetlig ROS.

Helseberedskap

Ingen avvik innenfor helseberedskap, men kommunen bør utpeke en stedfortreder for kommuneoverlege i henhold til smittevernloven § 7-2.

6. Grunnlagsdokumenter

Grunnlagsdokumenter for tilsynet

Plan/dokument	Gyldig fra	Gyldig til
Planstrategi for Rindal kommune	2020	2023
Kommuneplanens samfunnsdel	2018	2028
Kommuneplanens arealdel	2011	2022
Helhetlig ROS 2017	2017
Styringsdokument beredskap for Rindal kommune	2023
Beredskapsplan for Rindal kommune vedlagt varslingslister og tiltakskort, administrativt oppdatert	2023
Informasjon og mediehåndtering ved beredskap	2021
Smittevernplan	2021
Informasjonsbrosjyre kriseteam	2019
Miljørettet helsevern ved Rindal helsetun
Plan for helsemessig og sosial beredskap	2020
ROS-analyse ved naturkatastrofer og strømbrudd (HO-tjenesten)	2020
ROS-analyse – elektronisk meldingsutveksling (HO-tjenesten)	2019
ROS-analyse miljørettet helsevern (HO-tjenesten)	2020
Infeksjonskontrollprogram institusjon m/IK1, IK2 og IK3

7. Deltakere

Steinkjer, 26. april 2024

Tore Brønstad
Seniorrådgiver/tilsynsleder
Kommunal- og justisavdelingen

Marit Dypdal Kverkild
Fagdirektør helse- og samfunn
Helse- og omsorgsavdelingen