Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt Hjartdal kommune 2019

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedanfor oppsummerar nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar.

Tidspunkt for tilsynet: 22.05.2019

Adressa til kommunen: Saulandsvegen 414, 3692 SAULAND

Kommunenummer: 0827

Kontaktperson i kommunen: Roar Borgerås

Fylkesmannen si tilsynsgruppe:
Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleiar)
John Sverre F. Dahl
Jan-Arne Hunnestad

Tilsynsrapporten er skreven av: Jan W. Jensen Ruud

Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan Helge Kaiser/Jan-Arne Hunnestad

Foreløpig tilsynsrapport sendt: 31.05.2019

Endeleg tilsynsrapport sendt: 17.07.2019

Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: Oppfølging avtalt. Se kap. 4

1.1 Føremål og heimelsgrunnlag

Føremålet med tilsynet er å sjå til om Hjartdal kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslova og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapslova § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10, folkehelselova § 31, opplæringslova § 14-1 fyrste ledd og barnehagelova § 9 andre ledd, jfr. kommunelova kapittel 10A.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innanfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/ pandemiplan/kontinuitetsplan/plan for miljøretta helsevern.

Beredskapskrav innanfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplanar på sektor- og/eller einingssnivå (skule/barnehage) med særskilt fokus på valds-/trusselsituasjonar.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Desse dokumenta vart innhenta før tilsynet:

Nr.	Dokument	Datering
1.	Utfylt kartleggingsskjema	Mai 2019
2.	Overordna risiko- og sårbarheitsanalyse – Kviteseid kommune	03.06.2015
3.	Føresegner til kommuneplanen sin arealdel	06.02.2019
4.	Kommuneplan - Arealdelen	27.11.2013
5.	Kommuneplanen sin samfunnsdel 2017-2027	08.06.2017
6.	Planstrategi 2016-2019	Udatert
7.	Kommuneplanen sin handlingsdel - Økonomiplan 2019-2022 Budsj.2019	12.12.2018
8.	Overordna beredskapsplan	Jan. 2019
9.	Beredskapsplan del II Operativ plan m/13 tiltakskort og 17 vedlegg	Jan. 2019
10.	Atomberedskapsplan 2019	Feb. 2019
11.	Opplæringsplan samfunnssikkerhet og beredskap	Jan. 2019
12.	Flaum september 2015 – Evaluering av kriseleiinga	Udatert
13.	Notat etter evaluering av kommunal beredskapsøving 120918	12.09.2018
14.	Plan for helse- sosial- og smitteberedskap	19.09.2018
15.	Beredskapsplan Sauland barnehage	2019
16.	Beredskapsplan ved alvorleg hendinghar – Hjardal oppvekstsenter	Udatert
17.	Risikoanalyse Hjartdal skule	Udatert
18.	Organisasjonsplan	01.08.2018
19.	Administrativt organisasjonskart	01.08.2018
20.	Politisk organisering	01.11.2015
21.	Avtale Miljøhygienisk avdeling (Notodden) og Hjartdal kommune	15.08.2013

Desse dokumenta blei overleverte på tilsynsdagen og ettersendt:

Nr.	Dokument	Datering
1.	Beredskapsplan skule og barnehage	2019

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 22.05.2019. Kven som bidrog i arbeidet med kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen gjeng fram av tabellen under.

Ikkje publisert her.

2.   Hovudinntrykk

Dei overordna krava knytta til den kommunale beredskapsplikta er ivaretekne, og dokumentasjon og aktivitet verkar å vere godt tilpassa dei lokale behova.

Samfunnstryggleik og beredskap er omtalt i kommuneplanen sin samfunnsdel, handlingsdel og økonomiplan, med ei målsetting om å få ein A på Beredskapstrappa. Flaumproblematikk i kommunesenteret Sauland og klimautfordringar generelt, mellom anna for skogsbilvegar, er omtalt.

Heilskapleg ROS-analyse frå 2015 er vedteken i kommunestyret 03.06.2015, og oppfyller forskriftskrava. Analysene er gode og konkrete med omsyn til lokale føresetnader.

Internkontrollsystemet Compilo er nytta til analysene. Oppfølgingsplanen manglar tidsfristar og er ikkje oppdatert med omsyn til status.

Kommunen bør utarbeide ein plan for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap, inkludert kompetanseplan. Her kan ein samle trådane for oppfølginga av ulike krav til arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap. Planen kan ivareta plan- og dokumentasjonsskrav og fungere som internkontrollverktøy/verksemdsplan for beredskapskoordinator (rådmannen).

Overordna beredskapsplan er sist oppdatert i januar 2019. Planen oppfyller forskriftskrava, med god tydeleggjering av oppgåver og ansvar, tematiske handlingsplanar og ein god ressursoversikt. Samstundes så kan planen tene på ei opprydding/samanslåing av tiltakskort og vedlegg for å bli meir oversiktleg.

Som positivt vil me trekke fram:

- Kommunen har synt god evne til krisehandtering ved hendingar dei siste åra, mellom anna med særs god bruk av sosiale media i dialogen med innbyggjarane
- Kommunen har evaluert etter hendingar
- God beredskapsplan for helsemessig og sosial beredskap som er godkjent av kommunestyret
- Ein aktiv beredskapskoordinator – mykje har skjedd det siste halve året

Nokre utfordringar:

-  Få på plass oppdatert heilskapeleg ROS-analyse i løpet av året. Her bør malen som ligg føre nyttast
- Ta høgde for og inkludere dei to nye private skulane i beredskapsarbeidet innanfor sektoren, i tråd med kommunen sitt utvida samfunnsansvar på samfunnstryggleiks- og beredskapsområdet
- Organisatoriske endringar og mykje utskifting av personell i ein liten organisasjon fører med seg at kommunen må gjere ein aktiv innsats i tida frametter for å «trimme opp» ei ny kriseleiing med støtteapparat. Oppfølging av tilsynsrapporten og ny heilskapeleg ROS-analyse vil krevje ein aktiv innsats utover hausten

3.   Tilsynsfunn

Tilsynet avdekte tri avvik. fire forhold er kommenterte som merknader.

3.1   Avvik

Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vore omfatta av tilsynet.

Avvik nr. 1

Kommunen har ikkje utarbeidd kontinuitetsplan(ar).

Regelverkstilvising:

Helseberedskapsloven § 2-2, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging § 4, 1. ledd

Utdjupande kommentar:

Kommunen er pålagt å utarbeide prosedyrar for ressursdisponering og omleggjing av drift som sikrar naudsynt tenestyting ved hendingar som vesentleg reduserar kapasiteten til kommunen og/eller medfører ei ekstraordinær belastning som kan kreve ei generell omstilling av drifta. Prosedyrane (planen) må innehalde ei prioriteringsliste for kommunale tenester ved ei langvarig krise og kva for nøkkelpersonell som skal prioriterast for vaksinering i ein pandemisituasjon.

Avvik nr. 2

Kommunen har ikkje utarbeidd beredskapsplan(ar) for hendingar innanfor miljøretta helsevern.

Regelverkstilvising:

Lov om folkehelsearbeid § 28

Utdjupande kommentar:

Kommunen pliktar å utarbeide ein beredskapsplan for sine oppgåver etter denne lova sitt kapittel 3 i samsvar med helseberedskapslova.

Avvik nr. 3

Kommunen har ikkje ein opplærings- og kompetanseplan for arbeidet innanfor samfunnstryggleik og beredskap.

Regelverkstilvising:

Sivilbeskyttelsesloven § 15 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7, 2. ledd.

Utdjupande kommentar:

Kommunen pliktar å ha eit system for opplæring som sikrar at alle som skal ha ei rolle i kommunen si krisehandtering har tilstrekkelege kvalifikasjonar. Slikt system kan, saman med øvingsplan, oppfølgingsplan frå heilskapeleg ROS mv. samlast i ein plan for samfunnstryggleik og beredskap, jf. 3. avsnitt i Hovudinntrykk på førre sida.

3.2   Merknader

Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som Fylkesmannen meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.

Merknad nr. 1 – Planverk/øving på oppvekstområdet (PLIVO)

Det er ikkje gjennomført PLIVO-øving for skule/barnehage/oppvekstsenter. Slik opplæring/øving bør prioriterast å få gjennomført i samband med nytt skuleår. Opplæringa må ha grunnlag i ny plan som tek omsyn til ny skule- og barnehagestruktur. Her må kommunen samarbeide med lokalt politi.

Kommunen bør:

• Gjennomføre PLIVO-opplæring/øving for tilsette i skular og barnehagar

Merknad nr. 2 – Medisinar og medisinsk forbruksmateriell

Leveringssvikt av medisinar og medisinsk forbruksmateriell er ei av dei største utfordringane på samfunnstryggleiks- og beredskapsområdet. Kommunen har ikkje iverksett tiltak for å redusere risikoen for alvorleg legemiddelmangel eller mangel på medisinsk forbruksmateriell ved institusjonar i kommunen. Det kan vere for seint å bygge opp eit legemiddellager og lager med medisinsk forbruksutstyr når det er auka risiko for utbrot av ein pandemi.

Kommunen bør:

• Definere kritiske legemiddel og sikre ein buffer av desse lokalt
• Bygge opp eit lager av medisinsk forbruksmateriell med tanke på ein pandemi

Merknad nr. 3 – Krisekommunikasjon

Kommunikasjonsarbeidet vil vere ein vesentleg del av kommuneorganisasjonen sitt krisehandteringsarbeid, og i dei fleste tilfelle få eit stort omfang og kreve eit høgt tempo. Det er viktig at dei som skal delta i dette arbeidet er godt trente og trygge på oppgåvene sine. Tilsynsgruppa vurderar ut frå intervjua og dokumentgjennomgangen at dette er eit område som bør vektleggast i øving og anna kompetanseheving

Kommunen bør:

• Gjennomføre opplæring og praktisk øving med fokus på krisekommunikasjon – roller, ansvar og oppgåver

Merknad nr. 4 – Brannsjefen bør inngå i den kommunale kriseleiinga

Brannsjefen er med i det kommunale beredskapsrådet. Dette er bra, men brannsjefen bør óg ha ein plass i kriseleiinga. Sjølv om brannsjefen vil måtte jobbe på operativt og/eller taktisk nivå ved mange hendingar, så utgjer stillinga ein viktig kompetanse som bør være med ved øvingar, internopplæring mv. Dette vil vere med på å sikre viktig kunnskap og kjennskap, ikkje minst sidan kommunen kjøper brannverntenestene frå Notodden kommune, og brannsjefen ikkje er ein del av organisasjonen til dagleg.

Kommunen bør:

• Ta inn brannsjefen i kriseleiinga

4. Vidare oppfølging

Det er avtalt med kommunen v/beredskapskoordinator at avvika skal lukkast innan 31.10.2019. Me vil følgje opp framdrifta i arbeidet utover hausten.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller den vidare oppfølginga kan Fylkesmannen sin tilsynsleiar kontaktast:

Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 261