Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Nome kommune 2020

Tilsynsdato: 25.11.20
Rapportdato: 25.01.21

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

Tidspunkt for tilsynet: 25.11.20
Adressen til kommunen: Ringsevja 30, 3830 Ulefoss
Kommunenummer: 3816
Kontaktperson i kommunen: Pål Vik
Statsforvalterens tilsynsgruppe: Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleder)
Per Schjelderup
Mari Nordal
Tilsynsrapporten er skrevet av: Jan W. Jensen Ruud
Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan Helge Kaiser / Jan Arne Hunnestad
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 30.11.2020
Endelig tilsynsrapport sendt: 25.01.2021
Kommunens frist for oppfølgingsplan: Mottatt

1.1 Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Nome kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordnet tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon – helhetlig og systematisk samfunnsikkerhets- og beredskapsarbeid.

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern. Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet:

Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage), med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3 Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet før tilsynet:

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsdag med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 25.11.2020 med bruk av Microsoft Teams. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.

Ikke publisert her

2. Hovedinntrykk

Etter at samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet har vært lite i fokus noen år, noe som blant annet førte til at forrige tilsyn ble utsatt et halvår, ser vi nå de siste par årene at kommunen har fått gjennomført et meget godt løft på dette området. Arbeidet fremstår gjennom intervjuene som godt forankret i politisk og aministrativ ledelse og i sektorene. Det at man har oppnevnt en vara for beredskapskoordinator er en vesentlig styrking for det løpende beredskapsarbeidet, både kvalitativt og kapasitetsmessig, og for kontinuitet og robusthet i funksjonen.

Ny helhetlig ROS-analyse, som foreligger som utkast under tilsynet, er et solid dokument der hver av de analyserte scenarione er grundig gjennomgått og tiltakene inngående beskrevet. Dette gir et meget godt grunnlag for arbeidet med oppfølgingsplanen.

Den oppstartede kommundelplan for klima, samfunnssikkerhet og miljø blir et svært viktig dokument med tanke på å ivareta kravet om at det på bakgrunn av den helhetlige ROS- analysen er utarbeidet langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. I dette planarbeidet blir det viktig å avklare hva som legges inn i denne planen og hva som legges inn som del av overordnet beredskapsplan. Et årshjul eller tilsvarende som blant annet inneholder en årlig orientering av administrativ og politisk ledelse samt kommunestyret om aktiviteter og planer for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap vil være viktig å få på plass.

Ny overordnet beredskapsplan med en administrativ og en operativ del gjeldende fra 2021 ble oversendt ifm. tilsynet. Dette er dokumenter som godt dekker opp lov- og forskriftskrav og er et solid løft fra planverket ved forrige tilsyn i 2017. Som konsekvens av denne store oppdateringen blir det viktig å ta en gjennomgang og oppdatering av planene i sektorene og virksomhetene slik at disse samsvarer med de forutsetningene som nå ligger i overordnet beredskapsplan.

Beredskapsplanverket på helse- og omsorgsområdet er i all hovedsak på plass, og det er utarbeidet mange gode planer/prosedyrer i forbindelse med pandemien. For mange av disse dokumentene mangler datering, ansvarlig for utarbeidelse/revisjon og delvis også hvor det gjelder for. Innføring av nytt kvalitetssystem vil være til god hjelp for å eliminere slike svakheter, og legge til rette for bedret oversikt over planer/dokumenter.

På oppvekstområdet er det en gjenstående utfordring å få gjennomført PLIVO-øvelse. Dette bør legges inn i øvings- og opplæringsplanen som en prioritert aktivitet.

Det er gitt avvik for manglende beredskapsplan for miljørettet helsevern.

Vi vil trekke fram som positivt:

• NY helhetlig ROS-analyse og ny overordnet beredskapsplan under utarbeidelse
• Beredskapsråd er reaktivert og det er gjennomført møte nå i høst
• Godt oppdatert kontakt- og ressursoversikt som er holdt utenfor plandokumentene. Generelt godt oppdatert planverk
• Dedikert smittesporingsressurs (uten helsesykepleiere) under etablering
• Klimahensyn er gjennomgående bra ivaretatt i plansammenheng
• Innføring av nytt kvalitetssystem

Noen utfordringer:

• Det reetablerte beredskapsrådet må få eierskap til risikobildet i kommunen og ta sitt ansvar i utarbeidelsen av helhetlig ROS og oppfølgingsplan
• Ny overordnet beredskapsplan fordrer oppdatering av sektor- og virksomhetsplanverk
• Informasjonsrådgiverrollen som etableres som del av kriseledelsen må gis tid og nødvending bistand til å etablere eierskap til krisekommunikasjonsplanen og avklare tilgang på personellressurser for å understøtte kommunikasjonsarbeidet ved hendelser/kriser

3. Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket 1 avvik. Se også kommentarer.

3.1 Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

Avvik nr. 1

Nome kommune har ikke utarbeidet en beredskapsplan for miljørettet helsevern

Regelverkshenvisning:
Lov om folkehelsearbeid § 28

Utdypende kommentar:

Av loven fremgår det at: «Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3 i samsvar med helseberedskapsloven. Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner».

At kommunen har avtale med Notodden (miljøhygienisk avdeling) om leveranser på dette fagområdet fritar ikke for kravet om beredskapsplan. Miljøhygienisk avdeling kan gjerne ta ansvar for å utarbeide en felles mal for planen(e), men hver deltakende kommune må gjennomføre en egen ROS-analyse for fagområdet med basis i lokale forhold, og utarbeide en beredskapsplan/delplan/temakapitler i beredskapsplanene med grunnlag i denne analysen.

3.2 Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Fylkesmannen mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

Helse-, sosial- og smittevernplan er ikke fastsatt i kommunestyret

Kommunen har en nylig oppdatert plan basert på felles mal for helseforetaket og kommunene i Telemark som ivaretar lov- og forskriftskravene. Planen har enda ikke vært på sakskartet til kommunestyret, noe som kreves etter Forskrift om krav til beredskapsplanlegging § 2.

Kommunen bør:

• Innen rimelig tid legge oppdatert plan for helse-, sosial- og smitteberedskap fram for kommunestyret for fastsetting

Mangelfull kontinuitetsplanlegging

Forskrift om krav til beredskapsplanlegging § 4 stiller krav til kommunens kontinuitetsplanlegging på helse- og sosialområdet. Her er det gjennomført mye god planlegging, spesielt nå i samband med den pågående pandemien. Likevel er det slik at disse tjenestene er avhengige av andre tjenester for å kunne fungere, og det er nødvendig å

kartlegge bredt hva som er kritisk kompetanse og kritiske materielle ressurser når eventuelle hendelser vesentlig reduserer evnen til tjenesteyting og/eller medfører en ekstraordinær belastning og behov for omstilling av driften.

Kommunen bør:

• Med utgangspunkt i de kritiske samfunnsfunksjonene velge ut dem som er relevante for kommunen og ta en gjennomgang på sektor-/virksomhetsnivå av hvordan svikt i bemanning, ressurstilgang og støttetjenester kan håndteres

Manglende anskaffelse av og plan for distribusjon av jodtabletter

Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet (DSA) anbefaler at kommunene anskaffer jodtabletter og utarbeider en plan for distribusjon av disse. https://dsa.no/atomberedskap/distribusjon-av-jodtabletter-til-kommunene

Kommunen bør:

• Anskaffe jodtabletter og utarbeide et tiltakskort til atomberedskapsplanen som beskriver hvor, når og hvordan disse skal utleveres til den del av befolkningen (først og fremst barn og unge) de er beregnet for

4. Videre oppfølging

Statsforvalteren viser til kommunens svar på foreløpig tilsynsrapport, som inneholder plan for oppfølging av avvik og kommentarer. Ut fra kommunens tilbakemelding vurderer Statsforvalteren at tilsynet kan lukkes.

Vi ber om å få tilsendt dokumenter (planer) som utarbeides ifm oppfølgingen av tilsynet, samt at kommunen informerer oss når arbeidet er sluttført (innen 30.06.21iht. kommunens plan).

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 261