Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt Porsgrunn kommune 2021

1.  Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

Tidspunkt for tilsynet: 05.10.2021
Adressen til kommunen: Storgata 153, 3915 Porsgrunn
Kommunenummer: 3806
Kontaktperson i kommunen: Fred-Inge Skjærum
Statsforvalterens tilsynsgruppe: Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleder), Per Schjelderup, Kristin Olsen
Tilsynsrapporten er skrevet av: Jan W. Jensen Ruud
Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan W. Jensen Ruud
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 11.10.2021
Endelig tilsynsrapport sendt: 27.10.2021
Kommunens frist for oppfølgingsplan: Ikke aktuelt

1.1  Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Porsgrunn kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordnet tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon – helhetlig og systematisk samfunnsikkerhets- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage), med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet før tilsynet:

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 05.10.2021. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.

Ikke publisert her.

Andre deltakere i utfyllingen av kartleggingsskjemaet: Merete Halvorsen, Marius Lid, Stian Stiansen, Heidi Gule, Christopher Bolin og Lene Lindflaten.

I tillegg er ca. 15 andre konsultert under utfyllingen.

2.  Hovedinntrykk

Porsgrunn kommune har i en årrekke nå jobbet godt og systematisk på fagområdet samfunnssikkerhet og beredskap, og har vært en pådriver i det interkommunale samarbeidet gjennom Beredskapsnettverket i Grenland. En rekke av de maler og dokumenter kommunen har utarbeidet, alene eller gjennom nettverket, er benyttet av Statsforvalteren som gode eksempler som er delt med de øvrige kommunene i fylket.

Revidert ROS-analyse som er utarbeidet i 2019 er vedtatt i bystyret 23.05.2019, bygger på siste veileder fra DSB og oppfyller alle forskriftskravene. Revisjonsarbeidet har vært prosjektorganisert, og kommunen har hatt god intern og ekstern involvering i arbeidet, med flere eksterne høringer og direkte konsultasjoner med enkeltaktører underveis i arbeidet. Funnene i ROS-analysen følges systematisk opp, jamfør neste avsnitt.

Kommunen har, blant annet på bakgrunn av ROS-analysen, utarbeidet langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet, i tråd med forskriftskravet. Dette systematiske arbeidet er primært forankret i dokumentet ‘Samfunnssikkerhet i Porsgrunn kommune. Strategi-, tiltak- og kompetanseutviklingsplan’. Dette dokumentet inneholder blant annet ‘virksomhetsplan’ for beredskapskoordinator, tiltaksplan for helhetlig ROS, øvingsoversikt, oppfølging etter øvelser og hendelser (evaluering), kompetanseplaner og oversikt over oppgaver og ansvar i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Det rulleres årlig.

Kommuneplanens samfunnsdel (2013-2025) har en meget snever omtale av temaene samfunnssikkerhet og klimatilpasning på side 22. Her har tilsynsgruppa spilt inn at disse temaene gjerne kunne få noe mer fokus ved rullering/revisjon, da dette er et viktig signaldokument som blant annet på grunn av rolle og prosesskrav er mer utadrettet enn interne kommunale planer.

Tilsynsgruppa vil også peke på at planstrategien bør synliggjøre sentrale dokumenter som skal gjennomgås og innom bystyret i løpet av planperioden – helhetlig ROS, overordnet beredskapsplan og plan for helsemessig og sosial beredskap.

Overordnet beredskapsplan er fornyet med en adminstrativ og en operativ del som bygger på innføring av metodikken proaktiv beredskapsledelse. Det er gjennomført opplæring, og plan/metode er på plass for beredskapsledelsen (strategisk nivå).

Planrevisjon og metodikkinnføring for kommunalområdene (taktisk nivå) og virksomhetene (operativt nivå) er helt i startgropen. Det er utarbeidet gode maler for fornying av planer og ROS for disse nivåene.

Alle etterspurte helseberedskapsplaner er på plass og oppdatert, og når det gjelder kontinuitetsplaner og smittevernplaner så er dette ut fra de tilsendte dokumentene vurdert å være på plass nedover på virksomhetsnivået – gjennom god jobbing før og under pandemien. Risikoanalyse knyttet til plan for miljørettet helsevern, et fagområde som for en stor del er ivaretatt i vårt fylke gjennom interkommunale løsninger, vil Statsforvalteren følge opp som et eget tema for alle kommunene.

Med tanke på kontinuitetsplanlegging så kan det være hensiktmessig å løfte dette opp på strategisk nivå, for eksempel ved å ha en overordnet kontinuitetsplan med overordnede prioriteringer som grunnlag for omdisponering av personell mellom kommunalområder/virksomheter, og med tanke på ressursanmodninger til nabokommuner og/eller andre eksterne etater/virksomheter.

De oversendte beredskapsplanene for en skole og en barnehage er gode. Samtidig synes det at man ut fra en mal har utviklet ganske ulike planer, f.eks ved at skolen har fokusert på generiske tiltakskort, mens barnehagen har mange hendelsesbaserte tiltakskort. En annen forskjell er graden av henvisninger til/koblinger mot annet planverk i kommunen, noe som er gjennomgående i planen fra barnehagen. Der er unike elementer i hver av planene som ville løftet den andre planen. Tilsynsgruppa vil peke på at likhet i planstruktur, så langt dette er formålstjenlig, legger til rette for enklere oppfølging/revisjon og ikke minst samarbeid/samordning ved hendelser. Dette kan være et poeng å ha fokus på ved planlagt revisjon/innføring av proaktiv beredskapsledelse.

Vi vil trekke fram som positivt: 

• Egen ROS for arealplanarbeidet som er aktivt brukt ved planrullering
• Internkontroll for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap ved bruk av «selvangivelse» for virksomhetene
• Utbredt bruk av kvalitetssystemet (TQM) for ROS og beredskapsplanleggingen på virksomhetsnivå
• Egenutviklede kurs for samfunnssikkerhet og beredskap gjennom Grenland Brann og Redning IKS (GBR)
• Tillitsvalgt med i styringsgruppa for helhetlig ROS
• God oppfølging av temaet egenberedskap (tema i ROS, stand på kjøpesenter i Egenberedskapsuka, god informasjon på hjemmesiden og planlagt tatt med i brosjyre som skal fulldistribueres i samarbeid med storulykkebedriftene)
• Etablert samarbeidsforum for Kjølnes-området (grunnskole, videregående skole og universitet samlet) etter trusselhendelse mot videregående skole

Noen utfordringer: 

• Videreutvikling av samfunnssikkerhetsavdelingen i GBR samtidig som de fire (fra 01.01.2022) kommunene skal følges opp ift. sitt individuelle ansvar for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap
• Beredskapskoordinator dekker i dag to kommuner, samt har et ansvar for koordinering/oppfølging mot 1, snart 2 kommuner til. Spesielt ift. beredskapssituasjoner som involverer mer enn en av kommunene er det viktig med en rolle- og ansvarsavklaring
• Fullføre implementeringen av proaktiv stabsmetodikk og nytt beredskaps- planverk på operasjonelt (kommunalområde) og taktisk (virksomhetene) nivå i en periode framover med en viss «beredskapsfatigue» i bakkant av pandemien
• Kommunikasjon er et felt hvor ressurssituasjonen kunne vært bedre, både oppdekking for leder og med tanke på å kunne etablere en kommunikasjonsstab ved Bra at man her har avtale om interkommunalt samarbeid.

3.  Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik eller forhold som tilsynsgruppa fant det nødvendig å påpeke særskilt i egne kommentarer.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2  Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

4.  Videre oppfølging

I og med at tilsynet ikke avdekket noen avvik, blir tilsynet lukket ved utsending av denne endelige tilsynsrapporten.

Statsforvalteren takker for god oppfølging fra kommunens side under tilsynet, og ønsker lykke til med det videre beredskapsarbeidet

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, 35 58 61 48 / 995 31 261