Tilsynsrapport

Rapport fra tilsyn med barne- og avlastningsboliger i Tønsberg kommune 2023

Tidsrom for tilsynsbesøket:

28.03.23 - 31.03.23

Statsforvalteren i Vestfold og Telemark 14.08.2023

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Tønsberg kommune, Senter for Forebygging barne- og avlastningsbolig, fra 28.03.23 til 31.03.23. Vi undersøkte om kommunen sørger for at avlastningen blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Konklusjon:

Tønsberg kommune sikrer ikke at tjenestene til barn i avlastningsboliger er Det er vesentlige mangler ved planleggingen, oppfølgingen og evalueringen av tjenestene.

Dette er brudd på helse- og omsorgstjenesteloven (hol.) §§ 3-1, 4-1 og 4-2 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 6-9 og forskrift om habilitering, rehabilitering og koordinator § 5.

Tønsberg kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig journalføring i avlastningsboliger.

Dette er brudd på hol. § 5-10, helsepersonelloven (hpl.) §§ 16, 39 og 40, pasientjournalloven §§ 7 og 8, pasientjournalforskriften §§ 4 til 9 og 12 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 6-9

Statsforvalteren ber Tønsberg kommune utarbeide og oversende en plan for hvordan den påpekte svikten skal rettes opp. Planen må inneholde en oversikt over tiltak som skal iverksettes samt hvordan ledelsen skal følge opp arbeidet fremover.

Vi ber om at planen oversendes Statsforvalteren innen 01.07.2023.

1. Tilsynets tema og omfang

Statsforvalterne gjennomfører i 2022 og 2023 landsomfattende tilsyn med om barn i

barne- og avlastningsbolig får habilitering og opplæring som samsvarer med deres behov. For å få svar på dette skal Statsforvalteren vurdere om barne- og avlastningsboligen:

har tilstrekkelig informasjon om barnets situasjon og behov
bruker informasjonen til å identifisere behov og til å utforme mål og tiltak for barnet
gjennomfører tiltak for forsvarlige tjenester
evaluerer og korrigerer mål og tiltak for tjenestene

Tilsynsprosessen bygger på systemrevisjon som metode. En systemrevisjon har som formål å undersøke om gode og trygge tjenester er resultatet av systematisk styring og ledelse og kontinuerlig forbedringsarbeid. I dette tilsynet er undersøkelsene tett knyttet til faglige arbeidsprosesser for habilitering og opplæring. I undersøkelse av krav til styring og ledelse er det derfor aktiviteter tett på de faglige prosessene, som er mest aktuelle.

Tilsynslaget innhentet i forkant av tilsynet virksomhetens styringsdokumenter, vedtak om tjenester og journaler for XXX barn. Under det stedlige tilsynet ble det gjennomført 14 intervjuer samt befaring i avlastningsboligen.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter hol.§ 12-3 og helsetilsynsloven§ 4. En systemrevisjon er kontroll av om virksomhetens praksis er i samsvar med gjeldende regler i lov- og forskrift. Vi gir her en oversikt over de lovkravene som er lagt til grunn for tilsynet.

Kommunens ansvar følger av:

Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m - kortform helsetilsynsloven
Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester - kortform helse- og omsorgstjenesteloven (hol.)
Lov om helsepersonell v. - kortform helsepersonelloven (hpl.)
Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp - kortform pasientjournalloven
Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedringi helse- og omsorgstjenesten
Forskrift om habilitering, rehabilitering og koordinator
Forskrift om pasientjournal
Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

Kommunens ansvar for forsvarlige helse- og omsorgstjenester i barne- og avlastningsboliger

Kommunen skal sørge for nødvendige helse- og omsorgstjenester. Dette følger av hol. § 3-1. Når et barn har opphold i barne- og avlastningsbolig har kommunen innvilget avlastningsopphold eller fulltidsplass i slik institusjon til familier med særlig tyngende omsorgsarbeid, jf. hol. § 3-6 og § 3-2 første avsnitt nr. 6 bokstav c. Barne- og avlastningsboliger regnes som omsorgsinstitusjon med heldøgns helse- og omsorgstjenester, jf. forskrift om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon § 1 første avsnitt bokstav a.

Helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter helse- og omsorgstjenesteloven skal være forsvarlige, jf. hol. § 4-1. Kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at:

den enkelte pasient eller bruker gis et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud
den enkelte pasient eller bruker gis et verdig tjenestetilbud
helse- og omsorgstjenesten og personell som utfører tjenestene blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter og
tilstrekkelig fagkompetanse sikres i tjenesten

Forsvarlighetskravet er en rettslig standard, som betyr at innholdet bestemmes av normer utenfor loven. I tolkningen av hva som er forsvarlig inngår blant annet anerkjent fagkunnskap, faglitteratur, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. I dette tilsynet bygger det faglige innholdet på følgende veiledere fra Helsedirektoratet:

nasjonal veileder for oppfølging av personer med store og sammensatte behov,
nasjonal veileder om barn og unge med habiliteringsbehov.
nasjonal veileder for rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator
nasjonal veileder for gode helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming

Et fellestrekk for de faglige anbefalingene i veilederne er at god praksis er å jobbe tverrfaglig, målrettet og systematisk overfor personer med sammensatte behov. Kravet til samarbeid og samordning er også beskrevet i hol. § 3-4.

Alle barn med opphold i barne- og avlastningsbolig skal få forsvarlige tjenester. Hvor mye tid barnet er i boligen kan få betydning for vurderingen av hvilke tiltak som skal gjennomføres under oppholdene. Det kan også få betydning for hvor omfattende samarbeidet med andre instanser skal være. Hvorvidt omfanget av opphold i boligen får betydning i den konkrete forsvarlighetsvurderingen, henger sammen med tiltakets faglige karakter og barnets situasjon.

En viktig forutsetning for at habilitering og opplæring skal være forsvarlig, er at ansatte har nødvendig kompetanse sett opp mot barnas behov. Dette kravet er omtalt i både hol. § 4-1 og i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav f og 7 bokstav b. Der det er iverksatt kompetansetiltak skal virksomheten kontrollere at tiltakene har effekt og korrigere tiltakene om nødvendig, jf. § 8 bokstav c og § 9 bokstav b.

For habilitering og opplæring er brukerinvolvering, medvirkning og informasjonsutveksling viktig i hele prosessen. Det vil si at barnet og foreldrene får informasjon og kan medvirke både når tjenester skal planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres, jf. pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl.) kapittel 3.

Andre bestemmelser som skal understøtte koordinerte tjenester av betydning for dette tilsynet, er hol. § 7-1 om individuell plan og §§ 7-2 og 7-2 a om koordinator og barnekoordinator.

Forskrift om habilitering, rehabilitering og koordinator har blant annet som formål å sikre at barnas tjenester er samordnet, tverrfaglige og planmessige. Barne- og avlastningsboligen må ha en plan for hvordan barnet skal få dekket sine behov under oppholdene. En slik plan skal inkludere barnets behov for mål og tiltak for habilitering og opplæring. En plan for gjennomføringen omtales i pasientjournalforskriften § 6 første avsnitt bokstav d som en behandlingsplan. I barne- og avlastningsboliger benyttes som oftest begrepet tiltaksplan. Det er ingen formkrav til en slik plan, men den skal være en del av pasientjournalen.

For å sikre informasjonsflyt om endringer i barnets behov skal det være utarbeidet rutiner. Rutinene må omfatte hvordan samarbeidet mellom foreldrene og barne- og avlastningsboligen skal være for at boligen kan få rask tilgang til informasjon om endringer som for eksempel har skjedd mellom oppholdene.

Mange barn på avlastningstiltak trenger legemidler når de er på avlastning. Kommunen skal ha rutiner for legemiddelhåndteringen og virksomhetsleder skal sørge for at legemiddelhåndteringen er forsvarlig og i henhold til gjeldende regler. Helsepersonell skal sørge for at riktig legemiddel gis til riktig pasient, i riktig dose og til riktig tid. Se forskrift om legemiddelhåndtering §§ 4 og 7

Barn og ungdom i avlastningsboliger har også praktisk bistand til egenomsorg og opplæringstiltak og hjelp til sosial kontakt og aktiviteter. Mange barn har tilstedeværelse av ansatte hele tiden for å hindre at de skader seg, eller andre. Kommunen skal legge til rette for minst mulig bruk av tvang og makt i tjenesteytingen. Det er særskilte krav til forsvarlighet, bemanning, dokumentasjon, saksbehandling og vedtak, dersom det er behov for å bruke tvang og makt, jf. helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9.

Krav til journalføring

Kommunen skal sørge for at tjenestene som blir gitt, dokumenteres på forsvarlig måte, jf. hol. § 5-10. For helsehjelp er det krav om journalføring i helsepersonelloven §§ 39 og 40. Det innebærer at journalen må gi en oppdatert oversikt over hva som er gjort av observasjoner, vurderinger, avgjørelser og konkrete tiltak, slik at det enkelte helsepersonell gis et grunnlag for sine vurderinger og avgjørelser. Nødvendig og relevant informasjon må føres fortløpende, slik at journalen sikrer kvalitet og kontinuitet i behandlingen. Også for tjenester som ikke er definert som helsehjelp må det dokumenteres for å sikre at tjenesteytingen blir forsvarlig og for at ledelsen kan følge med på, og evaluere, tjenestetilbudet. Hvert barn skal ha en samlet journal. En nærmere beskrivelse av kravene til den enkelte journal fremgår av pasientjournalforskriften §§ 4 til og med 8. Det er krav om at journalen skal være elektronisk, jf. pasientjournalforskriften § 12 første avsnitt. Det er også et krav om at institusjonen skal utpeke en person som skal ha det overordnede ansvaret for den enkelte journal, og herunder ta stilling til hvilke opplysninger som skal stå i journalen, jf. hpl. § 39 andre avsnitt.

Krav til styringssystem

Kommunen har etter hol. § 3-1 tredje avsnitt en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav i lov og forskrift. Denne plikten går også frem av helsetilsynsloven § 5, som pålegger enhver virksomhet som yter helse- og omsorgstjenester å opprette internkontrollsystem.

Styringssystemet skal være tilpasset virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. Det samme gjelder dokumentasjon av styringspliktene jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten i helse- og omsorgstjenesten § 5. Vi legger til grunn at kompleksiteten i disse tjenestene tilsier at de fleste styringstiltakene må være skriftlige. Innholdet i kravet til styringssystemet er nærmere beskrevet i forskriften §§ 6 til og med 9.

Prosedyrer/rutiner skal sikre at barna får tilfredsstilt grunnleggende behov. Dette innebærer blant annet å sikre at den enkelte får de tjenestene hen trenger til rett tid og at det blir gitt et helhetlig og samordnet tjenestetilbud som ivaretar kontinuiteten i tjenesten. Kommunen må gjennom systematisk styring sikre:

en klar fordeling av ansvar
at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og kompetanse til å utføre oppgaver
en oversikt over områder i virksomheten der det er risiko for svikt, behov for kvalitetsforbedring eller mangel på etterlevelse av lovkrav
en håndtering av avvik og systematisk kvalitetsforbedring av tjenesten

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Kort om Tønsberg kommune og Senter for Forebygging

Tønsberg kommune har ca. 57 800 innbyggere. Senter for Forebygging (heretter SEF) er i dag organisert under kommunalområde Mestring og Helse, Tjenester til barn og ungdom med nedsatt funksjonsevne. Virksomhetsleder for Tjenester til barn og ungdom med nedsatt funksjonsevne i Tønsberg kommune har overordnet budsjett-, personal- og fagansvar som rapporteres til kommunalsjef på kommunalområde Mestring og Helse.

SEF yter tjenester etter hol § 3-1 og er en bolig særskilt tilrettelagt for heldøgns omsorgstjenester samt times- og døgnavlastning.

Kommunen har stillingsbeskrivelser for tjenesteleder, primærkontakter, sekundærkontakter og medisinsk ansvarlig ved SEF.

Planer og gjennomføring av tiltaksplaner under avlastningen

I et vedlegg fra SEF av 01.02.2023 hvor noen av arbeidsoppgavene ved SEF blir beskrevet, fremgår det at SEF har påbegynt kompetanseheving innen målrettet miljøarbeid. Videre fremgår det av vedlegget at en av oppgavene til primærkontaktene er å skrive tiltaksplaner.

Ifølge stillingsbeskrivelsene har primærkontakter og sekundærkontakter videre ansvar for å gjennomføre to primærgruppemøter og to primæransvarligmøter i året. I tillegg skal primær-/sekundærkontakter sørge for tverrfaglig samarbeid samt godt samarbeid med pårørende. Ifølge stillingsbeskrivelsen har primær-/sekundærkontakter også opplæringsansvar på minimum én vakt med nyansatte/vikarer. Vedkommende har også ansvar for oppdateringer i CosDoc når det gjelder tiltaksplan og dagsplan i samarbeid med CosDoc-ansvarlig, og skal i tillegg sørge for godkjenning av tiltaksplanen i CosDoc. Primær-/sekundærkontakt har også ansvar for å oppdatere permer, dagsplaner, ukeplaner og opplæringsskjemaer med mer.

Tilsynslaget innhentet og leste i forkant av tilsynet XXX komplette pasientjournaler fra SEF for perioden 1. april til 1. november 2022. Vi hadde også vedtakene om tjenestene. I de XXX pasientjournalene vi innhentet, var det ikke utarbeidet fullstendige tiltaksplaner for alle barna. Hos de fleste barna manglet både mål, tiltak og evalueringer. XXX av barna hadde Individuell plan, men disse var ikke tilgjengelige for de ansatte og lå heller ikke som en del av pasientjournalen.

I samtaler med de ansatte ble det informert om at det nylig var utpekt nye primærkontakter for barna som bor på eller mottar avlastning ved SEF og at primærkontaktene har begynt arbeidet med å utarbeide tiltaksplaner for hvert enkelt barn. De ansatte beskrev imidlertid stor usikkerhet rundt arbeidet med å utarbeide tiltaksplaner og ønsket veiledning på dette. Vi fant ingen intern veileder eller rutine for hvordan tiltaksplaner skal utarbeides slik at definerte mål, delmål og tiltak svarer opp habiliteringsbehovet for hvert enkelt barn.

I samtaler med de ansatte ble det beskrevet samhandling med foreldre og skole/barnehage, men dette gjaldt i all hovedsak det praktiske rundt barna i form av glemt utstyr til medisinering, klær og annet utstyr. Det forelå ikke en systematisk ordning for samarbeid med eksterne. I styringsdokumenter og gjennom samtaler fremgikk det at foreldre og barn i varierende grad fikk medvirke med informasjon og ved utformingen av tjenestene. Det var ikke noen fast praksis eller overordnet system for å innhente informasjon fra foreldre og andre som kjente til barnets behov. Det ble derfor noe tilfeldig hvor ofte ansatte samarbeidet med foreldre og andre. Det var bare helt unntaksvis at den løpende informasjonsinnhentingen ble dokumentert i journalsystemet.

Det var svært få tiltak som var beskrevet i den enkelte journal. I Cosdoc er det imidlertid mange journalføringer, men disse svarer ikke opp tiltak eller delmål da dette ikke finnes. Det dokumenteres hyppig hva barna spiser til de ulike måltider, medisiner som blir gitt og beskrivelse av aktiviteter de er på, som for eksempel kjøretur, gåtur og lignende, men det er svært få journalnotater som viser hva slags habilitering det enkelte barnet mottar.

Overlapp gjennomføres for alle vakter, med unntak av overlapp fra nattevakt til morgenvakt som grunnet tidsnød ikke alltid lar seg gjennomføre. Overlappen har en varighet på 15 minutter og gjennomføres muntlig. Det dokumenteres ikke noe fra overlapp.

Oppfølging av utfordrende atferd

Flere av barna har tett oppfølging av tjenesteyter under hele oppholdet.

Flere ansatte har vergetreningskurs, men det er ikke en praksis for systematisk vergetrening.

I samtale med ansatte og ledere var det en ulik forståelse av hvordan tjenesteutøver skulle håndtere eventuell krevende atferd og om hvordan slik atferd skulle dokumenteres. Det ble nevnt både Cosdoc, papirskjema, awikssystemet. De ansatte hadde imidlertid gode refleksjoner rundt temaet og fremsto som godt kjent med regelverket.

Journalføringen

SEF benytter pasientjournalsystemet Cosdoc. De XXX journalene vi fikk tilsendt før tilsynet, var utskrift av elektronisk journal. Det finnes aktivitetsplaner for barna som delvis utføres ut ifra barnas behov, men disse planene er ikke systematisert i mål, delmål eller tiltak for det enkelte barnet.

Aktivitetsplanene er heller ikke forankret i de helsefaglige utfordringene de ulike tjenestemottakerne måtte ha. De ansatte hadde ikke tilgang til Individuell Plan (IP) for de barna som har det og IP var ikke tilgjengelig via Cosdoc.

Flere av beboerne har kontaktbøker som fungerer som en kommunikasjonsplattform mellom avlastningsboligen og hjem eller skole/barnehage.

Utageringer journalføres enkelte ganger, men det er ikke godt nok beskrevet hva ansatte har gjort i situasjonen eller hvordan de ansatte har vurdert situasjonen i etterkant. Det er heller ingen samlet informasjon om utageringer eller evaluering av dette.

Gjennom samtaler med ansatte og gjennomgang av journaler finner vi svært lite fokus på habilitering av tjenestemottakerne. Journalføringene gjelder i all hovedsak detaljer rundt matinntak, aktiviteter og medisiner. Vi finner få journalføringer som viser oppfølging av habiliteringsbehovene de ulike tjenestemottakerne har, som for eksempel XXX kommunikasjon og selvstendighetstrening.

Da det ikke jobbes planmessig ut ifra konkrete mål og tiltak, journalføres det ikke i henhold til noen tiltaksplan, og man mangler dermed grunnlag for å kunne evaluere og eventuelt korrigere det arbeidet man gjør. Det er ingen overordnet kontroll med journalføringen.

Virksomhetens styring og opplæring av ansatte

De ulike ansvarsområdene til tjenesteleder fremgår av oversikten over SEF sin organisering og ansvarsfordeling. SEF har ingen fagansvarlig. Denne oppgaven ivaretas av tjenesteleder.

Det er beskrevet i stillingsbeskrivelsen for primærkontakter at tjenester skal ytes i tråd med tjenestemottakernes tiltaksplaner, men vi har ikke sett at det gjennomføres noen overordnet systematisk kontroll av om det foreligger tiltaksplaner eller om de oppgaver som utføres og tjenester som ytes, er forsvarlige. Vi kan heller ikke se at det er etablert noe overordnet systematisk rutine for evaluering (og korrigering) av de oppgaver som utføres og tjenester som ytes. Dette henger også sammen med manglende tiltaksplaner og den mangelfulle journalføringen som igjen gjør evalueringsgrunnlaget mangelfullt.

Det er generelt lav faglighet i ansattgruppa ved SEF og det har over tid vært mye ustabilitet, både på ledersiden med hyppige lederskifter og blant de ansatte med mange sykemeldinger og tidvis høy bruk av vikarer. Dette har blant annet ført til mange skifter av primærkontakter og det enkelte barn må forholde seg til mange ulike ansatte. SEF har ingen faste team rundt det enkelte barn.

Ansatte gir uttrykk for at de kjenner virksomhetens awikssystem, og det foreligger en god praksis for å skrive awik.

Det ble ikke fremlagt noen skriftlig rutine for journalføring under tilsynet. Det er ved SEF på tilsynstidspunktet ingen prosedyrer eller praksis for hva som skal journalføres i Cosdoc, hvordan det skal journalføres eller hvorfor det skal journalføres. Det foreligger heller ingen overordnet rutine for kvalitetssikring av journalinnholdet i Cosdoc.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Helse- og omsorgstjenesteloven og forskrifter stiller krav til ledelse, kvalitetsforbedring og systematisk styring. I tillegg til at virksomheten må sørge for å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere sine aktiviteter, må virksomheten følge med på om tjenestene er forsvarlige og i tråd med gjeldende lover.

Statsforvalteren vurderer at kommunen ikke har på plass en tilstrekkelig styring og ledelse av avlastningsboligene. Oppfølgingen av tjenestene og journalføringen følger ikke gjeldende krav i lov og forskrift.

Forsvarlige helse- og omsorgstjenester

Barn med medfødte eller ervervede funksjonsnedsettelser har rett på faglige gode tjenester for utvikling, mestring og læring. Det innebærer blant annet at kommunen må sikre at tjenestene som ytes er samordnet, tverrfaglige og planmessige. For å kunne gjennomføre og evaluere tjenestene kreves det individuelle tiltaksplaner med klare mål og der oppfølgingen beskrives daglig. Dersom det i journalen kun skrives at tiltaket er gjennomført, vil det verken være mulig å følge med på om tiltaket har effekt eller hvor det eventuelt svikter. For å kunne evaluere og justere tiltakene må den daglige journalføringen beskrive om tiltak gjennomføres som planlagt og dokumentere hvorfor tiltakene eventuelt ikke gjennomføres etter plan.

Barn i avlastningsboliger har ulike behov og vurderingen av om lovkravene er oppfylt vil derfor ikke være lik for alle. Der hvor barnet kun har dagopphold med noen timer i måneden, vil det i mindre grad være behov for omfattende planer for opplæring og habilitering. For barna som tilbringer mange døgn hver måned i avlastningstiltaket, vil tiltakene som gjennomføres i boligen utgjøre en svært viktig del av barnets utvikling. Under tilsynet har vi derfor fokusert mest på gjennomføringen av avlastningen for de barna som har flest avlastningsdøgn.

Habilitering og opplæring:

Tilsynet viser at kommunen ikke jobber planmessig med habilitering. Viktige habiliteringstiltak følges ikke opp og det er ingen systematisk planlegging, evaluering og påfølgende korrigering av tiltak. Det er verken satt opp tiltak eller mål for flere av barna.

På grunn av manglende dokumentasjon foreligger det ikke et godt nok evalueringsgrunnlag. Journalføring på spesielle temaer blir enten for korte eller ufullstendige. Det er derfor mangler ved både gjennomføringen, evalueringen og korrigeringen av planene. Dette er brudd på hol. §§ 3-1, 4-1 og 4-2, forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 6 til 9, og forskrift om habilitering, rehabilitering og koordinator § 5.

Journalføring

Det er mange krav til journalens innhold og det er krav om at hele journalen skal føres elektronisk. Kravene innebærer at det løpende skal beskrives en plan for behandling, oppfølging og evaluering. Journalføringen må vise en felles forståelse for hva som skal føres og hvorfor. Riktige legemidler må dokumenteres gitt til rett tid og i riktig dose.

For at ansatte skal følge kravene til journalføring, må virksomheten gi tilstrekkelig opplæring, legge til rette for at ansatte har tid til å journalføre og følge med på at det journalføres i henhold til krav i lov og forskrift.

Tilsynet har avdekket at den journalføringen som gjøres er mangelfull. Tilsynet har videre avdekket at de ansatte ikke har fått tilstrekkelig opplæring i hva som skal journalføres eller hvorfor det skal journalføres. Journalføringen er derfor gjennomgående svært mangelfull. Dette er brudd på hol. § 5- 10, hpl. §§ 16, jf. §§ 39 og 40, pasientjournalloven §§ 7 og 8, pasientjournalforskriften §§ 4 til 9 og 12 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 6 til 9.

Virksomhetsansvaret

Virksomheter som yter helse- og omsorgstjenester, skal organiseres slik at helsepersonellet blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter. Den som har det overordnede ansvaret for virksomheten, skal sørge for at det etableres og gjennomføres en systematisk styring av virksomhetens aktiviteter.

Vi finner ikke et overordnet system som gir oversikt over områder i virksomheten hvor det er risiko for svikt eller mangel på etterlevelse av myndighetskrav og områder hvor det er behov for vesentlig forbedring av kvaliteten på tjenesten og pasient- og brukersikkerheten.

Vi har i tilsynet funnet mangler i virksomhetens kontroll med at oppgaver planlegges og gjennomføres og med at tjenester som ytes er forsvarlige. Vi kan ikke se at det er etablert en overordnet systematisk rutine for evaluering og korrigering av de oppgaver som utføres og tjenester som ytes. Dette henger også sammen med den manglende journalføringen som igjen gjør evalueringsgrunnlaget mangelfullt.

Virksomheten har ikke sørget for tilstrekkelig opplæring av ansatte, hva gjelder lovkravene til journalføring.

Dette er i strid med krav til virksomhetens styring, jf. hol. §§ 4-1 og 4-2 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 6 til 9.

5. Statsforvalterens konklusjon

Tønsberg kommune sikrer ikke at tjenestene til barn i avlastningsboliger er forsvarlige. Det er vesentlige mangler ved planleggingen, oppfølgingen og evalueringen av tjenestene.

Dette er brudd på hol. §§ 3-1, 4-1 og 4-2, forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 6-9 og forskrift om habilitering, rehabilitering og koordinator § 5.

Tønsberg kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig journalføring i avlastningsboliger.

Dette er brudd på hol. § 5-10, hpl. §§ 16, 39 og 40, pasientjournalloven §§ 7 og 8, pasientjournalforskriften §§ 4 til 9 og 12 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 6-9.

Lovbruddet innebærer at Tønsberg kommune må sikre at det arbeides systematisk med å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere de tjenester som ytes ved SEF. Videre må Tønsberg kommune sikre at journalføringen av de tjenester som ytes oppfyller lovkravene, både slik at det foreligger et skriftlig grunnlag å evaluere ut ifra samt at man gjennom journalen kan kontrollere at de tjenestene og den oppfølging den enkelte tjenestemottaker får, er forsvarlige.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

Statsforvalteren har konkludert med svikt i planleggingen som gir påfølgende svikt for gjennomføring, evaluering/korrigering. Vi har også konkludert med svikt i journalføringen.

Det forutsettes at Tønsberg kommune i sitt oppfølgingsarbeid ser hen til det som fremgår av kapittel 4 i rapporten, og at tiltakene som planlegges iverksatt skal rette opp det som her påpekes av svikt og mangler.

Det er ikke tilstrekkelig med utarbeidelse av nye rutiner/prosedyrer i oppfølgingsarbeidet. Det må også lages planer for blant annet implementering av gjeldende/nye rutiner og hvordan kommunen skal følge opp at disse brukes og fungerer etter hensikt i praksis. Planen må derfor også inneholde en redegjørelse for hvordan Tønsberg kommune skal gjennomgå og vurdere om de planlagte tiltakene fungerer som forutsatt og over tid, slik at tilsvarende svikt ikke skjer igjen.

Vi ber om at planen oversendes Statsforvalteren innen 01.07.2023.

Når det ovennevnte er gjennomført over noe tid, vil det kunne bli aktuelt å innhente dokumentasjon på at svikten er rettet. For å kunne vurdere om svikten er rettet, må kommunen kunne dokumentere at mål og tiltak for habilitering/opplæring blir gjennomført, at mål og tiltak blir fulgt med på og evaluert og at mål og tiltak blir korrigert om nødvendig.

Statsforvalteren vil ikke avslutte tilsynet før Tønsberg kommune har rettet lovbrudd og dokumentert at praksis er endret i tråd med lovkrav.

Med hilsen Sigmund Skei (e.f.)
Fylkeslege/avdelingsdirektør

Linda Endrestad
fagsjef

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–2023 Barne- og avlastningsboliger habilitering/opplæring i samsvar med barnas behov

Søk etter tilsynsrapporter

Søk