Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt og helse- og sosialberedskap Færder kommune 2024

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

1.1 Formål og hjemmelsgrunnlag

Tilsynet er et fellestilsyn som gjennomføres av Beredskapsstaben og Helse- og omsorgsavdelinga hos Statsforvalteren i Vestfold og Telemark. Formålet med tilsynet er å følge opp at Færder kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap på overordnet nivå og innenfor helse- og sosialområdet er systematisk og helhetlig og i samsvar med aktuelle lov- og forskriftskrav. Sosialberedskap og beredskap innenfor miljørettet helsevern har et særskilt fokus.

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, sosialtjenesteloven § 16, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern og atomberedskapsplan.

1.3 Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene er de mest sentrale som ble innhentet i forbindelse med tilsynet:

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsdagen med åpningsmøte, øvelse med oppsummering etter øvelsen og intervju ble gjennomført 28.02.24. Sluttmøte ble gjennomført digitalt 01.03.24. Hvem som bidro i arbeidet med utfyllingen av kartleggingsskjemaet og hvem som deltok gjennom tilsynsdagen og på sluttmøtet fremgår av tabellen nedenfor.

Ikke publisert her

2. Hovedinntrykk

Færder kommune har jobbet svært godt over tid – helt siden den nye kommunen ble etablert - med samfunnssikkerhet og beredskap, og arbeidet er godt forankret i organisasjonen.

Utover utarbeidelse av planverk, øving og trening så er det lagt inn en svært god innsats for å øke robustheten knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og kritisk infrastruktur som vannforsyning, drivstofforsyning, forsterket ekom, nødstrøm og alternative sambandsløsninger. Mye godt arbeid er gjennomført ved hjelp av et øremerket budsjett.

Planverket er omfattende og med god struktur. Her kan det godt vurderes om omfang/detaljering/antall dokumenter kan tas noe ned for å tilrettelegge for at det er lettere å få oversikt på kriseledelsesnivå.

Det samarbeides godt med relevante eksterne samarbeidspartnere, blant annet ved at det kommunale beredskapsrådet brukes meget aktivt i arbeidet med kommunens helhetlige ROS-analyse. Helhetlig ROS er godt forankret i rådet og revideres årlig.

Helhetlig ROS-analyse er godkjent i kommunestyret 11. mai 2022. Beredskapsrådet har godkjent endringer for året 2023 i årsmøte 20. juni 2023. Dette er endringer beredskapsrådets medlemmer har bidratt med. Analysen er utarbeidet i en offentlig versjon og en fullversjon der de enkelte analyseskjemaene inngår. Analysen oppfyller kravene i lov og forskrift, og malen fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap er benyttet.

I samfunnsdelen av gjeldende kommuneplan (2018-2030) er temaet samfunnssikkerhet og beredskap omtalt som et gjennomgående hensyn og innarbeidet i alle undertema i planen. Gjeldende planstrategi (2020-2024) omtaler helhetlig ROS, overordnet beredskapsplan, helseberedskapsplan og smittevernplan som planer for revisjon/oppdatering i løpet av perioden. Det blir viktig at ny planstrategi viderefører omtale av revisjonsbehov for disse dokumentene.

Sammen med oppfølgingsplan for samfunnssikkerhet og beredskap og årshjulet som utarbeides for beredskapsarbeidet ivaretar dette godt kravet om at kommunen skal ha langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet.

Plan for oppfølging av samfunnssikkerhet og beredskap er et meget godt oppbygd dokument som er godt koblet opp mot kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt og inneholder ansvarliggjøring på tiltak ned i kommunalområdene. Planen bør benyttes mer aktivt opp mot ledergruppe/kriseledelse, krisestab og kommunalt beredskapsråd og oppdateres årlig. Den vil da være et godt grunnlag for å levere på målsettingen om årlig statusrapportering til kommunestyret.

Overordnet beredskapsplanverk dekker lov- og forskriftskravene, men det består av mye enkeltdokumenter som det bør vurderes å samle noe mer. Generelle tiltakskort for fasene i krisehåndteringen og rollekort for rollene i kriseledelse/krisestab kan være en mulig videreutvikling av planverket. Målsettingen om innføring av proaktiv stabsmetodikk i 2024 vil legge godt til rette for dette arbeidet.

Atomberedskapsplan med viktige vedlegg er på plass, og jodtabletter er distribuert og utdeling forberedt. EPS- plan og plan for befolkningsvarsling er på plass.

Overordnet kontinuitetsplan er også utarbeidet, noe som er veldig bra. En naturlig videreutvikling av denne vil være å omtale alle kommunalområdene – slik den foreligger i dag dekker den bare helse og omsorg og teknikk og miljø.

Krisekommunikasjonsplanverket er oppdatert og godt og dekkende.

Helseberedskap

Helsemessig og sosial beredskapsplan med åtte tilhørende tiltakskort, smittevernplan og plan for massevaksinasjon er gode og oppdaterte dokumenter.

Gjennom øvelsen og intervjuene kom det godt fram at virksomhetsdirektør og kommuneoverlege er trygge i rollene sine og samarbeider bra. Kommuneoverlegens plassering i stab og flere ukentlige møter er med og legger til rette for dette gode samarbeidet. Det samarbeides også godt med kommunens beredskapskoordinator, som brukes aktivt i arbeidet inn mot virksomhetene med opplæring og øvelser.

Gjennom tilsynet har vi vektlagt kommunens ansvar for å sikre tilgang på samfunnsmedisinsk kompetanse. Dette er til dels ivaretatt ved at man har to leger som kan og har dekket opp ved kommuneoverlegens fravær, men disse har ikke den samfunnsmedisinske kompetansen rollen krever. Kommunens egen plan for legetjenesten sier at stedfortreder må være på plass.

Beredskap for legemidler og forbruksmateriell er godt ivaretatt, med tre måneders forbruk av de viktigste legemidlene på plass i institusjonene.

Beredskapsplan Miljørettet helsevern redegjør godt for koblinger mot helhetlig ROS og annet planverk som er relevant, og er tydelig på rolle- og oppgavefordelingen mellom den interkommunale MHV-virksomheten og kommuneoverlegen.

Sosialberedskap

NAV Færder har planverk som følger opp rolle og ansvar inn mot de kommunale sosialtjenesteoppgavene i kriser. Virksomheten er forberedt på relokalisering ved behov og iverksetting av manuelle rutiner ved bortfall av elektroniske verktøy. Papirskjema er på plass, og avtaler er gjort med 3 dagligvareforretninger i kommunen.

Samtidig som mye er på plass er det slik at helse- og sosialberedskapen bør ses i sammenheng, og det bør legges til rette for at samordning av og samarbeid om forebyggende tiltak og utvikling av beredskapsplaner. At NAV-leder har plass i det kommunale beredskapsrådet legger til en viss grad til rette for dette, men organisering i to ulike kommunalområder tilsier at en viss avklaring/formalisering av samarbeidsform og samarbeidsarenaer inn mot kommunalområdet helse og omsorg kan være nødvendig.

2.1 Erfaringer fra øvelsen under tilsynet

Kriseledelsen viste veldig god rolleforståelse i det første scenarioet. Det vil likevel kunne gi et godt utbytte å invitere inn politiet – eventuelt alle tre nødetater - til en liten gjennomgang hvor de orienterer om hvordan de ville håndtert scenarioet og samspillet de ville ønsket med den kommunale kriseledelsen.

Bra at kommunedirektøren holdt fokus i det første scenariet på det å få etablert kriseledelsen på alternativ lokasjon i stedet for å bli «sugd inn» i den akutte hendelseshåndteringen.

En suksessfaktor for at strategisk ledelse kan få etablert seg og «løftet blikket» er at ledere på virksomhets- og enhetsnivå er trent og forberedt på å kunne håndtere den første akutte fasen av en hendelse selv – for eksempel klargjøring for og eventuelt også gjennomføring av en evakuering.

Tydelig ledelse fra kommunedirektørens side gjennom øvelsen med en fin blanding av å være «ordstyrer» og å rette direkte spørsmål til medlemmene av kriseledelsen. Bra med gjennomgående henvisninger til og bruk av planverket gjennom øvelsen.

Kjappe beslutninger om beredskapsnivå i begge scenarioene.

Alle bidro gjennom øvelsen, samtidig som ingen ble «møteplager»:

Beredskapspermene på plass hos den enkelte og god bruk av/henvisning til planverket, for eksempel hendelsesbaserte overordnede tiltakskort med grunnlag i helhetlig ROS – men mye er beskrevet som ble diskutert, så planene er gode og kan brukes enda mer.

Fremdrift og rolleforståelse gjennom øvelsen var god. Samtidig vil nok tiltakskort for etablering av kriseledelsen og gjennomføring av et førstemøte samt rollespesifikke tiltakskort (rollekort) bidra til «strammere regi» inkludert klare beslutningspunkt. Rammene for øvelsen vektla ikke dette, så det er mer et generelt innspill med tanke på videreutvikling av planverket.

2.2 Vi vil trekke fram som positivt:

• God oppfølging av virksomhetene og deres utvikling og oppdatering av planverk, blant annet gjennom felles beredskapsplanmal
• Det er gjort en svært grundig jobb ved utfyllingen av kartleggingsskjemaet som ble oversendt i forbindelse med tilsynet, noe som «kvitterer ut» en rekke spørsmål som ellers måtte blitt stilt i intervjuene
• Avtaler med flere EPS-lokasjoner samt samarbeidsavtaler med frivillige organisasjoner er på plass (bør stadfestes årlig)
• God opplærings- og øvingsaktivitet på alternative sambandsløsninger
• Oppdaterte papirutgaver av planverket i nummererte permer er utlevert til medlemmene i kriseledelsen
• Intervjuene avdekket gjennomgående gode rutiner for papirutskrifter i reserve
• Rutine for håndtering av sikkerhetsgradert informasjon er på plass

2.3 Noen utfordringer:

• Kommunen bør påse at virksomhetene har selvstendige planverk for den akutte førstefasen av en evakueringssituasjon
• Kommunen bør jobbe med å gjøre nærmiljøsentrenes funksjon som oppmøtesteder for befolkningen mer kjent
• Kommunen bør fullføre merking av planer (datering, tid for oppdatering/revisjon og ansvarlig)
• Kommunen bør oppdatere planverket slik at kommunikasjonssjefens plass i kriseledelsen kommer klart fram
• Kommunen bør avklare stedfortreder for spesialrådgiver/beredskapskoordinator i rollen som leder av krisestaben og stedfortredere for rollene i kriseledelsen.
• At stedfortredere ikke er fast definert kan fungere greit i den ordinære driften med planlagte fravær der stedfortreder oppnevnes fra gang til gang, men med tanke på beredskapssituasjoner så er det en klar fordel at «arverekkefølgen» er tydelig avklart på forhånd. Dette er også viktig med tanke på nødvendig beredskapsopplæring av disse stedfortrederne

3. Tilsynsfunn

Tilsynet har ikke medført at det er gitt avvik. Se kommentarene.

3.1 Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2 Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

Oppfølging av oppfølgingsplan for samfunnssikkerhet og beredskap

Kommunen har utarbeidet en oppfølgingsplan for samfunnssikkerhet og beredskap som, sammen med årshjulet, skal fungere som et nøkkeldokument for å sikre helhetlig og systematisk arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Planen er godt oppdatert fram til og med 2022, da den ble utarbeidet, men ser ikke ut til å være oppdatert siden.

Kommunen bør:

• Gjennomgå og oppdatere plan for samfunnssikkerhet og beredskap årlig
• Rapportere til kommunestyret årlig slik planen legger opp til

Øvelser og opplæring

Aktivitet fremgår av det årshjulet som godkjennes i ledergruppa og spesialrådgiver (beredskapskoordinator) har en gjennomgang med den enkelte deltaker i kriseledelsen.

For å oppfylle krav til skriftlighet og «et system for opplæring» bør en oversikt på plass.

Kommunen bør:

• Utarbeide en oversikt over roller i kriseledelse/krisestab og kompetansekrav knyttet til disse (grunnopplæring og vedlikeholdstrening)
• Utarbeide status for de som skal bekle rollene, inkludert stedfortredere

Evaluering etter øvelser og hendelser

Kommunen omtaler krav til evalueringer i planverket og har maler for dette. Det er oversendt en solid evalueringsrapport i samband med uværshendelse i januar 2024 i samband med tilsynet. Samtidig registrerer vi at det i liten grad er gjennomført evalueringer de siste årene, og at det er viktig med fokus på evalueringsarbeidet.

Kommunen bør:

• Orientere internt i organisasjonen om krav/forventninger til å gjennomføre evalueringer etter øvelser og hendelser
• Vurdere om identifiserte tiltak etter hendelser og øvelser skal innarbeides i oppfølgingsplanen for å sikre at de følges opp

4. Videre oppfølging

Kommunen har med grunnlag i den foreløpige tilsynsrapporten utarbeidet en grundig og godt forankret plan for oppfølging av de råd og innspill som er gitt gjennom tilsynet.

I og med at det ikke er gitt avvik, lukkes tilsynet ved oversendelsen av denne tilsynsrapporten.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten, kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 261