Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt og helse- og sosialberedskap Fyresdal kommune 2024

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedanfor oppsummerar nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar.

Nøkkelopplysningar om tilsynet

Opplysning	Verdi
Tidspunkt for tilsynet	29.05.2024
Adressa til kommunen	Klokkarhamaren 6, 3870 Fyresdal
Kommunenummer	4032
Kontaktperson i kommunen	Svånaug Dyrland Valseth
Statsforvaltaren si tilsynsgruppe	Ingvild Hoel Rise (tilsynsleiar) Per Kristian Opheim Inger Tveit Espeland John Sverre F. Dahl
Tilsynsrapporten er skriven av	Tilsynsgruppa
Tilsynsrapporten er godkjent av	Jan W. J. Ruud/Sigmund Skei
Foreløpig tilsynsrapport sendt	04.09.2024
Endeleg tilsynsrapport sendt	17.10.2024
Kommunen sin frist for oppfølgingsplan	14.11.2024

1.1 Formål og heimelsgrunnlag

Tilsynet er eit fellestilsyn som vert gjennomført av Beredskapsstaben og Helse- og omsorgsavdelinga hos Statsforvaltaren i Vestfold og Telemark.

Formålet med tilsynet er å sjå til om Fyresdal kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap på overordna nivå og innanfor helse- og sosialområdet er systematisk og heilskapeleg og i samsvar med aktuelle lov- og forskriftskrav.

Sosialberedskap og beredskap innanfor miljøretta helsevern har eit særskilt fokus.

Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslova og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapslova § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelselova § 31, sosialtjenesteloven § 16, jfr. kommunelova kapittel 30.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelseslova §§14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Beredskapskrav innanfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljøretta helsevern og atomberedskapsplan.

1.3 Grunnlagsdokumentasjon

Desse dokumenta vart innhenta før tilsynet:

Grunnlagsdokumentasjon

Nr.	Dokument	Datering
1.	Utfylt kartleggingsskjema	05.2024
2.	ROS 2021 – Heilskapeleg ROS analyse, Fyresdal kommune	2021
3.	Saksdokument frå kommunestyre si behandling av Heilskapleg ROS analyse	16.09.2021
4.	Plan - samfunnssikkerhet og beredskap	11.2023
5.	Kommuneplanen sin arealdel 2014-2026 Føresegner og retningslinjer	27.11.2014
6.	Høyringsutkast kommunal planstrategi 2024-2028	25.04.2024
7	Kommuneplankart	19.06.2014
8.	Overordna beredskapsplan	11.2023
9.	Delplan atomberedskap	04.2019
10.	Evaluering – Værhendelse november 2021	11.2023
11.	Evaluering av Fyresdal kommune si handtering av koronapandemien	22.06.2022
12.	Evaluering av EKOM utfall 15.06.2023	28.06.2023
13.	Delplan for helse-, sosial og smitteberedskap	Udatert
14.	Pandemiplan	01.2020
15.	Smittevernplan	09.2013
16.	Kontinuitetsplan avdeling helse korna pandemi	21.12.2021
17.	Kontinuitetsplan korona pandemi og covid-19 overordnet for helse og omsorg	25.11.2020
18.	Kontinuitetsplan pleie og omsorgssenter, avdeling Utsikten og Nordstøg	Udatert
19.	Kontinuitetsplan hjemmesykepleien 2021/2022	2021
20.	Kontinuitetsplan tiltak og tjenester for funksjonshemma 2021/2022	2021
21.	Beredskapsplan for miljøretta helsevern 2021	18.12.2020
22.	Beredskapsplan NAV Vest-Telemark	08.09.2023
23.	ROS-analyse Tokke kommune (vertskommune for NAV) 2022 langvarig straumbrot	25.04.2022
24.	ROS-analyse Tokke kommune (vertskommune for NAV) 2022-2025	17.03.2023
25.	Rutine driftsavbrott IKT	Udatert
26.	Skjema A-risikovurdering NAV Vest-Telemark	Udatert
27.	Tiltakskort sosialberedskap NAV Vest-Telemark	13.03.2023
28.	Organisasjonskart Fyresdal kommune 2024	2024

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med opningsmøte, øvingsbolk med oppsummering etter øving og intervju vart gjennomført 29.05.2024. Kven som bidrog i arbeidet med utfyllinga av kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen gjeng fram av tabellen under.

Ikke publisert her

2. Hovudinntrykk

Beredskap

Kommunen er oversikteleg, og aktørane verker å kjenne godt til kvarandre, og kva for ressursar og utfordringar som finnast. Dei verker å ha god beredskaps-tankegang.

Beredskapsplan og tiltakskort er gode. Kriseleiinga verker likevel ha lite kjennskap til planane.

Sosialberedskap

Kommunen må synleggjere i organisasjonskartet og i planverk/planverkshierarki korleis samarbeidet med NAV Vest-Telemark skal forankrast og utøvast når det gjeld beredskapsplanlegging og krisehandtering.

Helseberedskap

Kommuneoverlegen er lite involvert i arbeidet med beredskap. Planverket på helseberedskap treng å gåast gjennom og forbetrast.

Erfaringar frå øvingsbolken under tilsynet

Øvinga synte at dei tilsette kjenner sin kommune og innbyggjarar godt. Kommunen er oversiktleg, og fleire gode beredskapstiltak vart iverksette (naudstraum, naudnett, sikringsradio osb.).

Øvinga synte at kommunen manglar eit godt system for stedfortredarar til kriseleiinga. Da både ordførar og kommunedirektør var fråverande var det usikkerheit knytta til kven som skulle lede handteringa av scenarioa. Da dette blei avklart, jobba kriseleiinga seg godt gjennom øvinga.

Det blei i liten grad brukt etablerte planar og tiltakskort, men oppgåvene blei løyst gjennom samtale og deltaking. Informasjonsansvarleg blei lite brukt, enda det er ho som kjenner planane best. Kriseleiinga hadde stor nytte av at brannmester var til stades i kriseleiinga - han kjente kommunen og kriseleiinga godt.

Kompetanse knytta til miljøretta helsevern blei i liten grad involvert i handteringa av scenarioa, trass at dette var eit område i fokus.

Under scenario 2 med langvarig straumutfall, virka kriseleiinga meir trygg og hadde nå kome inn i ein god flyt. Det blei raskt skaffa oversikt over utfordringane og moglegheiter til å løyse desse, blant anna naudstraum på sjukeheimen og at alle husstandar har alternative varmekjelder. Vidare hadde kommunen ein robust vassforsyning som dei meinte ville levere vann, i tillegg til at det fantes kjeldevatn i kommunen.

3. Tilsynsfunn

Tilsynet avdekte tri avvik.

3.1 Avvik

Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i lov og forskrift.

Avvik nr. 1

Kommunen har ikkje samordna og integrert andre beredskapsplanar i overordna beredskapsplan.

Regelverkstilvising:

§ 4, 1. ledd i forskrift om kommunal beredskapsplikt

Utdjupande kommentar:

Overordna beredskapsplan skal samordne og integrere andre beredskapsplanar i kommunen. Den skal også vera samordna med andre relevante offentlege og private krise- og beredskapsplanar. Kommunen kan ikkje dokumentere at dette er oppfylt. Under intervjua vart me forklart at det tidlegare har vore ei opplisting av andre planar i den overordna beredskapsplanen, men at denne vart fjerna i den siste revisjonen.

Avvik nr. 2

Det manglar eit fungerande system for opplæring.

Regelverkstilvising:

§ 7, 2. ledd i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Utdjupande kommentar:

Kommunen har ikkje eit fungerande system for opplæring som sikrar at alle som er tiltenkt ei rolle i kommunen si krisehandtering har tilstrekkelege kvalifikasjonar. Her vil det vere viktig å ikkje gløyme stedfortredarar i tillegg til dei som primært dekkjer dei ulike rollane i kommunen si kriseleiing.

Avvik nr. 3

Plan for helsemessig og sosial beredskap er ikkje revidert eller godkjent i kommunestyret.

Regelverkstilvisning

§2 Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Utdjupande kommentar:

Plan for helsemessig og sosial beredskap for kommunen er ikkje revidert. Siste revisjon vi kan finne er frå 2016, men dette er usikkert. Planen er heller ikkje godkjent i kommunestyret.

Avvik nr 4

Smittevernplanen er utdatert og innhaldet må reviderast.

Regelverktilvising:

§7-1, 3. ledd Lov om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven)

Utdjupande kommentar:

Kommunens smittevernplan er ikkje oppdatert på lengre tid. Den er i nåverande form ikkje til hjelp for kommunen ved behov.

3.2 Kommentarar

Kommentarar er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvaltaren meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.

Sosialberedskap

Sjølv om kommunen er liten og opplever å ha god oversikt må de likevel sikre at samarbeidet med NAV Vest-Telemark om det førebyggjande arbeidet med sosialberedskapen for større hendingar og samordninga av beredskapsplanverket vert ivareteke.

Kommunen bør:

• Avklare kva som er den rette linja inn mot kommuneorganisasjonen, og gjerne la dette gå fram av organisasjonskartet, då med naudsynt markering av at dette området er eit interkommunalt samarbeid med annan vertskommune
• Avklare kva som vil vere naturleg deltaking for NAV Vest-Telemark i fora/møte der samfunnstryggleik og beredskap er på dagsorden

Helseberedskap

Det er gjennomgåande ikkje reviderte planer innanfor området. Det er beskrive hyppigheit på revisjonar i nokre av planane, men det er ikkje følgt opp.

Intervjua bekreftar at kommunen manglar system for å følgje opp planverk.

Det er ei mangel at det ikkje finns beredskap for kommuneoverlegefunksjonen.

Det er tenkt at legar i «nordsjøturnus» skal kunne gå inn i denne funksjonen ved behov, men førebels er det ikkje laga noka form for opplæring. Denne funksjonen deltek heller ikkje i arbeidet med å lage beredskapsplanar.

Kommunen bør:

• Gjere revisjon av nær alle planar for området helseberedskap
• Sørgje for at viktig kompetanse nyttast, både i planverk og øvingar
• Sørgje for at det er tilfredsstillande beredskap for kommuneoverlegefunksjonen og miljøretta helsevern

4. Vidare oppfølging

Statsforvaltaren ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis dei avdekte avvika skal følgjast opp. Planen skal sendast til Statsforvaltaren innan 14.11.2024.

Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer Statsforvaltaren om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast to veker etter at Statsforvaltaren har motteke kommunen sin oppfølgingsplan.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller den vidare oppfølginga kan Statsforvaltaren sin tilsynsleiar kontaktast:

Live A. Borrebæk, live.borrebak@statsforvalteren.no, 33 37 23 19/98 09 59 84.