Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt og helse- og sosialberedskap Hjartdal kommune 2024

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedanfor summerer opp nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar.

1.1 Formål og heimelsgrunnlag

Tilsynet er eit fellestilsyn som vert gjennomført av Beredskapsstaben og Helse- og omsorgsavdelinga hos Statsforvaltaren i Vestfold og Telemark. Formålet med tilsynet er å sjå til om Hjartdal kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap på overordna nivå og innafor helse- og sosialområdet er systematisk og heilskapleg og i samsvar med aktuelle lov- og forskriftskrav. Sosialberedskap og beredskap innafor miljøretta helsevern har eit særskilt fokus.

Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslova og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapslova § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelselova § 31, sosialtjenesteloven § 16, jfr. kommunelova kapittel 30.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelseslova §§14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Beredskapskrav innanfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljøretta helsevern og atomberedskapsplan.

1.3 Grunnlagsdokumentasjon

Desse dokumenta vart innhenta før tilsynet:

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med opningsmøte, øvingsbolk med oppsummering etter øving og intervju vart gjennomført 20.11.2024. Sluttmøte vart gjennomført digitalt påfølgande dag. Kven som bidrog i arbeidet med utfyllinga av kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen og på sluttmøtet gjeng fram av tabellen under.

Ikke publisert her

2. Hovudinntrykk

Kommunen jobbar godt og systematisk med samfunnstryggleik og beredskap, men manglar noko for å komme heilt i mål. Kommunen har gode planar, kjenner til desse og bruker dei. Samfunnstryggleik og beredskap er breitt omtalt i kommuneplanens arealdel, og godt forankra i leiinga. I samfunnsdelen av kommuneplanen kan det ved neste revisjon med fordel takast inn omtale av temaet samfunnstryggleik og beredskap. Dette er no blitt eige tema i Nasjonale forventninger til regional og kommunal planlegging 2023–2027.

Heilskapleg ROS gir ei god beskriving av risikoen og sårbarheita i kommunen, og kva som påverkar desse. Det var brei deltaking i utarbeidinga av ROS, som gjer han godt forankra både internt og eksternt. Analysen har resultert i ei god tiltaksliste.

Analysen presiserer at det må utarbeidast ein «Samordna plan for oppfølging av samfunnssikkerhet og beredskap», men dette har ikkje blitt gjort så langt. Tilsynsgruppa rår til at denne planen blir laga. Han kan gjerne slåast saman med «Samfunnssikkerhet: Oppfølgings- og kompetanseplan».

Planen «Samfunnssikkerhet: Oppfølgings- og kompetanseutviklingsplan» er ein god plan som er ei god start på å systematisere arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap, og som utkvitterar mange av krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Tilsynsgruppa rår likevel til at han gjerast endå meir detaljert, og inkluderer eit årshjul som beskriv ein plan for øvingar, møter i kommunalt beredskapsråd, og dessutan når beredskap skal setjast på dagsorden på møte i leiargruppe og politisk leiing. Dette vil gi endå meir systematikk i arbeidet. Så bør planen forankrast både internt i kommunen og eksternt, til dømes i kommunalt beredskapsråd.

Beredskapsplanen er god, og gir ei fin beskriving av dei ulike rollane i kriseleiinga. Han inneheld fleire gode moment, som beskriving av dei ulike fasane av ei krise med tilhøyrande forslag til handling og bodskap ut («Krisehandtering frå A til Å»), og funksjonskort for mobilisering av kriseleiinga og for ulike hendingar. Fint at kommunen har tenkt gjennom alternative lokasjonar for kriseleiinga.

Atomberedskapsplanen inneheld mange gode moment, som tiltakskort og sjekkliste, men tilsynsgruppa saknar meir detaljert informasjon om tablettstyrke og dosering, og dessutan plan for utlevering og loggføring. Kommunen manglar også verneutstyr til eigne tilsette som må reise ut ved atomberedskapstiltaket «innemelding».

Hjartdal kommune har mange gode samarbeid med nabokommunar, til dømes smittevernplan, felles beredskapsråd, Kongsbergnettverk, og fortløpande samarbeid mellom beredskapskoordinatorane.

Kommunen har eit breitt samansett beredskapsråd, som møtast jamnleg. Tilsynsgruppa rår at også landbruket, grendelag og næringsliv blir invitert inn i rådet.

Planverk som er beredskapskoordinators ansvar er godt merka med dato for revisjon, ansvarleg etc. Dette bør innførast på alt planverk. Sjekkliste for gjennomgang av planverk årleg er eit godt verktøy.

Helseberedskap

Det er kommuneoverlegen som har ansvar for å utarbeide helseberedskapsplanen i kommunen. Den har vært revidert etter at den blei godkjend i kommunestyret i 2018, men det er nødvendig med meir konkretisering slik at den kan vere meir nyttig i ein beredskapssituasjon. Kommunalsjef helse og kommuneoverlegen samarbeider med beredskapskoordinator om revidering av planane på helseområdet, men også einingsleiarar og leiar for omsorgssenteret deltek. Kommunen har tiltakskort nedover i einingane. Kommunen har sikra at kritisk viktig informasjon om pasientane er tilgjengeleg på papir.

Organiseringa der kommuneoverlegen er plassert i nær linje til kommunedirektør, ivaretek på ein god måte at samfunnsmedisinsk rådgiving blir gjord tilgjengeleg for alle tenesteområda i kommunen. Kommuneoverlegen har 50 prosent stilling som kommuneoverlege, noko som blir vurdert tilstrekkeleg for at den samfunnsmedisinske kompetansen kan nyttast inn i utarbeiding av planverk. Kommuneoverlegen har avtale med kommunen om beredskap, og kommunen har avtale med Notodden, Midt-Telemark og Nome om beredskap i kommuneoverlegefunksjonen når ho er bortreist. Kommunen har og ein avløysar for smittevernfunksjonen. Kommunen har fått på plass kontinuitet for kommuneoverlegefunksjonen, noko som er viktig for helseberedskapen.

Kommunen har delegert mynde til interkommunal Miljøhygienisk avdeling på Notodden. Kommuneoverlegen deltek regelmessig i samarbeidsmøter med denne avdelinga, og dei har eit godt samarbeid. Den oversendte interkommunale beredskapsplanen for miljøretta helsevern tek ikkje høgde for hendingar utanfor vanleg åpningstid, men kommuneoverlegen har då det samfunnsmedisinske ansvaret for hendingar innanfor miljøretta helsevern slik at beredskapen er ivareteke.

Smittevernplanen med tuberkuloseplan, utbrotsplan og pandemiplan er nyleg revidert og er omfattande og god. Den er laga i samarbeid med fleire nabokommunar, kan nyttast som oppslagsverk og kan vere ei god støtte for helse- og omsorgsstenesta. Kommunen har sikra god beredskap for verneutstyr med lager av ulikt verneutstyr for 6 månader, noko som vil dekkje godt opp det nye forskriftskravet som blir sett i verk frå 01.01.2026. Det er svært positivt at kommunen har tilsett hygienesjukepleier i 20 % stilling.

Kommunen har dekt opp alle fastlegestillingane, noko som er viktig for helseberedskapen. Me rår kommunen til å ta inn eit element om beredskap i avtalane som kommunen har med fastlegane.

Kontinuitetsplan 2023–2026 er noko mangelfull knytt til konkretisering av ikkje-kritiske oppgåver innanfor helse og omsorg som kan skalerast ned ved ei krise, men prioritering av oppgåver går fram av beredskapsplan ved personellmangel HBT, og oversikta i avdelingane over ikkje kritiske oppgåver reviderast no.

Planverket kommunen har knytta til atomberedskap kan gjerne samlast slik at samtykkeskjema og lagerbehaldning ved dei ulike skulane ligg som vedlegg til atomberedskapsplanen. Me tilrår å spesifisere dose på jodtablettane og sikre at ansvar for utlevering og loggføring også kjem fram. Kommunen må sikre at den har verneutstyr for eigne tilsette dersom det skulle kome innemelding knytt til ei atomhending.

Kommunen er i starten av å ta i bruk velferdsteknologi med medikamentsdispenserar og utstyr i bustad for psykisk utviklingshemma. Dette skjer i samarbeid med responssenteret i Kongsbergregionen, og det vert lagt til grunn at ROS blir gjennomført før slik teknologi blir teke i bruk.

Sosialberedskap

Nav-Hjartdal er eit avdelingskontor under Nav-Notodden og dei har saman utarbeida ein lokal beredskapsplan slik at dei kan oppretthalde sosiale tenester i Hjartdal i ein krisesituasjon. Beredskapsplanen inneheld varsling av dei tilsette, katastrofeleiing og oppgåver ved akutte kriser. Beredskapsplanen som nå ligg føre er sist revidert 15.09.2022 og såleis ikkje oppdatert. I intervju kom det fram at dei nå er gang med utarbeiding av ny beredskapsplan og denne må samordnast med kommunen sine øvrige beredskapsplanar.

NAV er organisatorisk plassert direkte under kommunedirektøren. I intervju kom det fram at dei ikkje deltek fast i møter med kriseleiinga/beredskapsrådet, men blir kalla inn ved behov.

Som positivt vil me trekke fram:

• Naudstraum på kommunehuset, som forsyner servicekontor og kriseleiing, og dessutan naudstraum på omsorgssenter
• Brannsjef er fast medlem i kriseleiinga
• Kommunen er proaktiv i aktivering av kriseleiing og beredskapsgruppe helse/omsorg (til dømes ved skabbutbrot)
• Kommunen har avtale med tolketeneste som kan brukast ved hendingar
• Kommunen har ein god avtale med Røde Kors om EPS, som blir revidert årleg. Bra med tre ulike lokasjonar for EPS.
• Avtale om transportstøtte knytta til evakuering
• NAV har delteke i arbeidet med overordna ROS-analyse internt
• NAV er ein del av psykososialt kriseteam
• NAV har avtale med butikk (konto) som kan nyttast i krisesituasjonar

Nokre utfordringar:

• Noko planverk (til dømes helseberedskapsplan og NAV sin beredskapsplan) manglar datering, vedtak i kommunestyret og ansvar for revidering
• Mangelfull informasjon på nettsida til kommunen. Ingenting om oppmøtestader, krisehandtering, jodtablettar eller eigenberedskap. Eiga informasjonsside om Forsvaret er heilt tom for tekst
• Kontinuitetsplan 2023–2026 er noko mangelfull knytt til konkretisering av ikkje-kritiske oppgåver innanfor helse og omsorg som kan skalerast ned ved ei krise, og kommunen blir rådd til å ha ei ressursliste over personell som kan aktiverast i ein beredskapssituasjon
• Kommunen bør vurdere kommunikasjon/avtale med næringsliv om rasjonering
• Kommunen manglar systematikk for ROS-analyser på sektor-/verksemdsnivå

Erfaringar frå øvingsbolken under tilsynet

Øvinga synte at kriseleiinga jobbar godt saman. Måten dei handterte scenarioa på viste tydeleg at dei både har øvd saman og handtert hendingar tidlegare. Dei spelte godt på kvarandre og kjende planverket sitt. Kommunen identifiserte lærings- og forbetringspunkt undervegs i øvinga, og viste vilje til å jobba med desse.

Vi vil trekkje fram som positivt frå øvinga:

• God deltaking under øvinga, også frå politisk leiing
• Kommunen har god oversikt over heimetenestebrukarane og har klare prioriteringslister
• All viktig pasientinformasjon finst i papirformat
• Kommunen har eit godt samarbeid med Hjartdal Røde Kors. Har tilgjengelege ressurslistar for HRK
• NAV er mobile og kan driftast frå fleire lokasjonar
• Kommunen har fleire moglege lokasjonar for EPS
• NAV har rekvisisjonar og avtale med den lokale butikken om å hente ut matvarer

Forbetringspunkt som øvinga synte:

• Ingen kontaktliste for kriseleiinga har blitt formidla til naudetatar – vanskeleggjer varsling (teknisk vakt ei moglegheit, her må kommunen velje løysing)
• Behov for øving av nytt personell på kommunikasjon, og utarbeiding av malar for ulike bodskap til befolkninga
• Kommunen bør vurdere kommunikasjon/avtale med næringsliv om rasjonering
• Naudstraum på omsorgssenteret ikkje nok til å sikre oppvarming ved straumbrot
• Informasjon til flyktningar under krise bør vektleggjast
• Kommunen bør planleggje for krisekommunikasjon mot hyttefolket (fritidsinnbyggjarar)
• Kommunen bør gjennomføre øving med Tuddal Høgfjellshotell om EPS slik dei har stilt krav om
• Kommunen manglar planar for evakuering av dei sjukaste pasientane på omsorgssenteret

3. Tilsynsfunn

Tilsynet avdekte ett avvik. Sjå òg kommentarar.

3.1 Avvik

Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i lov og forskrift.

Avvik nr. 1

Kommunen har ikkje skriftleg dokumentert at det vert evaluert etter øvingar og uønskte hendingar.

Regelverkstilvising:

§ 8 i forskrift om kommunal beredskapsplikt

Utdjupande kommentar:

Kommunen skal etter øvingar og uønskte hendingar evaluere krisehandteringa, og om naudsynt gjere endringar i analyser og beredskapsplanar.

3.2 Kommentarar

Kommentarar er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvaltaren meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.

Medisinar

Leveringssvikt av medisinar er ei av dei største utfordringane på samfunnstryggleiks- og beredskapsområdet. Legemiddelmangel er eit aukande problem. Kommunane har ansvar for forsyningstryggleiken av legemiddel til pasientane i institusjonane sine. Kommunen nyttar multidose for pasientane på omsorgssenteret og har multidose for pasientane 14 dagar fram i tid. Kommunen har definert nokre viktige legemiddel som dei har eit lagar av for ein månad. Sjølv om kommunen har sikra legemiddel for 14 dagar for pasientane på omsorgssenteret og har eit lager for ein månad av nokre få legemiddel, bør kommunen vurdere å ha eit noko større lagar av dei vanlegaste brukte legemidla på omsorgssenteret og i heimetenesta. I ein mangelsituasjon vil ikkje 14 dagars normalforbruk av faste legemiddel vere tilstrekkeleg.

Opplæring

Etter forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7, 2. ledd skal kommunen ha eit system for opplæring som sikrar at alle som er tiltenkte ei rolle i krisehandteringa frå kommunen har tilstrekkelege kvalifikasjonar.

Utdjupande kommentar:

Dei som er tiltenkte ei rolle i krisehandteringa til kommunen må ha tilstrekkelege kunnskapar for å varetake rolle og ansvar på ein god måte, og det blir derfor stilt krav om at kommunen har eit system for opplæring av desse. Kommunen har utarbeidd ein opplæringsplan med generelle opplæringspakkar som er eit godt utgangspunkt, men bør konkretisere kompetansekrav og -ønskjer for spesifikke roller i kriseleiing og støtteapparat, og ein status for dei som er planlagde å dekkje desse rollane. Intern og ekstern kursing, trening og øvingar kan alle vere opplæringstiltak som inngår i eit slikt system for å dekkje kompetansebehovet og halde ved like/vidareutvikle dette.

Kommunen bør:

• Identifisere kompetansebehov for dei ulike rollane i kriseleiinga (som beskrivast i beredskapsplanen)
• Kartleggje kompetansen til dei som dekkjer desse rollene (og gjerne avløysarane deira òg, så langt det er relevant) og leggje ein plan for opplæring som vil tette eventuelle kompetansehol

Statsforvaltaren kan vise til Porsgrunn kommune sin plan «Samfunnssikkerhet: Oppfølgings- og kompetanseutviklingsplan», som eit godt døme på ein plan for opplæring.

4. Vidare oppfølging

Statsforvaltaren ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis dei avdekte avvika skal følgjast opp. Planen skal sendast til Statsforvaltaren innan 05.02.2025.

Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer Statsforvaltaren om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast to veker etter at Statsforvaltaren har motteke kommunen sin oppfølgingsplan.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller den vidare oppfølginga kan Statsforvaltaren sin tilsynsleiar kontaktast:

Live A. Borrebæk, live.borrebak@statsforvalteren.no, 33 37 23 19/98 09 59 84.