Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt og helse- og sosialberedskap Horten kommune 2024

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

1.1 Formål og hjemmelsgrunnlag

Tilsynet er et fellestilsyn som gjennomføres av Beredskapsstaben og Helse- og omsorgsavdelinga hos Statsforvalteren i Vestfold og Telemark. Formålet med tilsynet er å følge opp at Horten kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap på overordnet nivå og innenfor helse- og sosialområdet er systematisk og helhetlig og i samsvar med aktuelle lov- og forskriftskrav. Sosialberedskap og beredskap innenfor miljørettet helsevern har et særskilt fokus.

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, sosialtjenesteloven § 16, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern og atomberedskapsplan.

1.3 Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet i forbindelse med tilsynet:

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsdagen med åpningsmøte, øvelse med oppsummering etter øvelsen og intervju ble gjennomført 25.04.2024. Sluttmøte ble avlyst i overenstemmelse mellom kommunen og tilsynsteamet. Hvem som bidro i arbeidet med utfyllingen av kartleggingsskjemaet og hvem som deltok gjennom tilsynsdagen fremgår av tabellen nedenfor.

Ikke publisert her

2. Hovedinntrykk

Horten kommune er en av kommunene som har jobbet systematisk med forbedring av arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap over flere år. Tilsynsgruppa opplever at kommunen har en åpen og lærende holdning til arbeidet, og at innspill til forbedringer er ønsket av de vi har intervjuet. Beredskapsarbeidet er godt innarbeidet på ledernivå gjennom vaktordningen som går på rundgang mellom medlemmene i kommunens kriseledelse. Dette gir god lederforankring. Det jobbes også med å forbedre forankringen av det helhetlige samfunnssikkerhetsarbeidet på sektornivå gjennom et fagråd med ressurser fra sektorene.

På tidspunkt for tilsynet er arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i Horten kommune i noe endring. Det er bl.a. en pågående diskusjon om organiseringen av kommunens kriseledelse (KKL), og hvordan KKL skal være proaktiv samtidig som nærhetsprinsippet med et sterkt linjeansvar opprettholdes.

Kommunen har en overordnet ROS-analyse som er vedtatt i kommunestyret 15.12.22. Den tilfredsstiller alle forskriftskravene og er et godt produkt som er forankret internt og eksternt gjennom aktiv medvirkning fra det kommunale beredskapsrådet i arbeidet.

Kommunen gikk bredt ut da det ble invitert til revisjonsarbeidet, og dette er en av flere gode indikatorer på at kommunen tar pådriveransvaret for samfunnssikkerhetsrollen som går fram av formålsparagrafen i Forskrift om kommunal beredskapsplikt.

På sosialområdet har tilsynet vist at NAV Horten er godt integrert i det kommunale beredskapsarbeidet, blant annet ved at NAV-leder er en del av kommunens kriseledelse. Vi har også merket oss at Arbeid og Inkludering inngår i Opplæringsplan for samfunnssikkerhet og beredskap 2024, og sosialområdet er beskrevet i Plan for helsemessig og sosial beredskap.

Erfaringer fra øvelsen under tilsynet

Utover det som er kommentert under hovedinntrykket ovenfor så vurderer tilsynsgruppa at det er meget positivt at kommunen inviterte bredt til å observere under gjennomføringen, både internt - blant annet medlemmene i det etablerte fagrådet - og ved å invitere nabokommuner. Kriseledelsen opplevdes som trygg, og ble ledet på en behagelig, men tydelig, måte. Målsettingen med øvelsen var at planverk skulle brukes og vurderes, slik at eventuelle forbedringer/mangler kunne registreres. Kriseledelsen benyttet og forholdt seg i stor grad til planverket, noe som er svært positivt. En statustavle/hovedsjekkliste (fysisk og/eller digitalt) for håndteringen i kriseledelsen ble spilt inn som et godt støtteverktøy for oversikt som med fordel kan etableres.

Vi vil trekke fram som positivt:

• Det er gjort en grundig jobb ved utfyllingen av kartleggingsskjemaet som ble oversendt i forbindelse med tilsynet
• Internt fagråd er sammen med kommunedirektørvakta gode grep som sikrer forankring, eierskap og fokus i beredskapsarbeidet, og at ikke oppgaver blir «gjemt bort» hos beredskapskoordinator
• Særdeles god satsing i kommunen på robusthet i kritisk infrastruktur/kritiske samfunnsfunksjoner – alternative ekomløsninger og drikkevannsberedskap som gode eksempler
• Samarbeidet med USN og Redningsselskapet ifm. kurs og studier

Noen utfordringer:

• Kommunen har i år tatt bort beredskapskoordinatorstillingen. Statsforvalteren vurderer at ut fra sterk interesse og stort engasjement - og den gode interne forankringen av beredskapsarbeidet i kommunen - så er dagens løsning med å legge beredskapskoordinatorfunksjonen inn i stillingen til kommunalsjef teknisk en god løsning gitt ressurssituasjonen - men det ligger en samtidig en viss sårbarhet i denne løsningen som det over tid er viktig å være oppmerksom på
• Kommunedirektørvakta og de ukentlige møtene gir en godt sammensveiset og trent kommunal kriseledelse, men kan medføre at stedfortredere i liten grad «trimmes». Det er viktig at disse følges opp – her er f.eks rollekort en god støtte

3. Tilsynsfunn

Kommunen tok underveis tak i og kvitterte ut en del punkter som ble påpekt i forbindelse med tilsynet, og får derfor ingen avvik. Se derimot en kommentar under.

3.1 Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

Kommentar nr 1:

Det opplyses fra kommunen at det pr i dag er lager på ca. 14 dagers forbruk av medisiner i kommunen. Det er ved tilsyn i 2019 gitt merknad om at kommunen mangler plan og lager for leveringssvikt av medisiner og forbruksmateriell. Vi kan ikke se at det har endret seg til dette tilsynet.

Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap har tidligere inneholdt:

§8. Forsyningssikkerhet

«Virksomheten skal sørge for å ha tilfredsstillende sikkerhet for forsyning av viktig materiell, utstyr og legemidler.»

Ny §8a, trer i kraft 01.01.26, lyder:

Kommune, fylkeskommune og regionalt helseforetak skal sørge for å beredskapslagre tre måneders normalforbruk av følgende personlige verneutstyr for helse- og omsorgstjenesten i egen virksomhet, eid virksomhet og virksomhet som etter avtale yter helse- og omsorgstjenester til befolkningen:

• hansker
• munnbind
• åndedrettsvern
• smittefrakk eller heldekkende drakt
• briller eller visir.

Med tre måneders normalforbruk menes en fjerdedel av gjennomsnittlig årsforbruk i de tre siste kalenderårene. Forbruket i år med vesentlig avvikende forbruk skal erstattes med forbruk i foregående år. Utstyr som virksomheten ikke forbruker i en normal situasjon, skal ikke medregnes.

Utstyret skal lagres i Norge.

Det kan avtales samarbeid om lagring eller at andre lagrer utstyret.

Utstyret skal eies av kommune, fylkeskommune, regionalt helseforetak, virksomhet eid av disse eller virksomhet som etter avtale med disse yter helse- og omsorgstjenester til befolkningen.

4. Videre oppfølging

I og med at det ikke er gitt avvik så lukkes tilsynet ved utsending av denne endelige rapporten.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan dere kontakte Live Andersson Borrebæk, tlf. 33 37 23 19 eller e-post live.borrebak@statsforvalteren.no.