Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt og helse- og sosialberedskap Tokke kommune 2024

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedanfor summerer opp nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar.

Tabell 1: Nøkkelopplysningar om tilsynet

Opplysning	Innhald
Tidspunkt for tilsynet:	25.09.2024
Adressa til kommunen:	Storvegen 60, 3880 Dalen
Kommunenummer:	4034
Kontaktperson i kommunen:	Ann Helen Maria Wraa
Statsforvaltaren si tilsynsgruppe:	Live A. Borrebæk (tilsynsleiar), Per Kristian Opheim, Inger Tveit Espeland, Jan W. Jensen Ruud
Tilsynsrapporten er skriven av:	Tilsynsgruppa
Tilsynsrapporten er godkjent av:	Jan W. J. Ruud/Sigmund Skei
Foreløpig tilsynsrapport sendt:	02.10.2024
Endeleg tilsynsrapport sendt:	15.11.2024
Kommunen sin frist for oppfølgingsplan:	Ikke aktuelt

1.1 Formål og heimelsgrunnlag

Tilsynet er eit fellestilsyn som vert gjennomført av Beredskapsstaben og Helse- og omsorgsavdelinga hos Statsforvaltaren i Vestfold og Telemark.

Formålet med tilsynet er å sjå til om Tokke kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap på overordna nivå og innanfor helse- og sosialområdet er systematisk og heilskapeleg og i samsvar med aktuelle lov- og forskriftskrav.

Sosialberedskap og beredskap innanfor miljøretta helsevern har eit særskilt fokus.

Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslova og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapslova § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelselova § 31, sosialtjenesteloven § 16, jfr. kommunelova kapittel 30.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelseslova §§14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Beredskapskrav innanfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljøretta helsevern og atomberedskapsplan.

1.3 Grunnlagsdokumentasjon

Desse dokumenta vart innhenta før tilsynet:

Tabell 2: Grunnlagsdokumentasjon

Nr.	Dokument	Datering
1.	Utfylt kartleggingsskjema	Sept 24
2.	ROS-analyse - langvarig strømbrudd	25.04.22
3.	ROS-analyse Tokke kommune 2022-2025	30.05.23
4.	ROS-analyse Tokke kommune 2022-2025 revidert	27.08.24
5.	Plankart	13.09.05
6.	Planomtale kommuneplanens arealdel 2005 - 2017	Udatert
7.	Reguleringsbestemmelser	Udatert
8.	Planstrategi 2021-2024	16.03.21
9.	Planstrategi 2024-2027 - høyringsutkast	18.06.24
10.	Kommuneplanens samfunnsdel 2016-2028	14.06.16
11.	Overordnet beredskapsplan	Udatert
12.	Tiltakskort etablering og drift av forsterka sentralbord	Udatert
13.	Tiltakskort evakuering Buøy	Udatert
14.	Tiltakskort varsling og etablering av kriseleiing	Udatert
15.	Tiltakskort etablering og drift av EPS	Udatert
16.	Atomberedskapsplan	02.11.22
17.	Prosedyre for utdeling av jodtablettar	Udatert
18.	Gjennomføring av beredskapsøvelse PLIVO 2024	20.08.24
19.	Revidert plan - helsemessig og sosial beredskap 2024-2026	Mai 24
20.	Smittevernplan	22.03.20
21.	Tiltaksplan for koronavirusvaksinering Tokke kommune	07.12.2020
22.	Koronavirusvaksineringsplan 2021	2021
23.	Kontinuitetsplan - helse og omsorg 2024	01.08.24
24.	Plan miljøretta helseberedskap 2024 - 2028	10.09.24
25.	NAV Vest -Telemark 3-beredskapsplan	08.09.23
26.	Skjema - risikovurdering NAV Vest-Telemark	Udatert
27.	Tiltakskort sosialberedskap	13.03.23
28.	Organisasjonskart	01.02.24
29.	Prosedyre psykososialt kriseteam	Udatert
30.	Prosedyre for montering av mobil flaumsikring - Dalen	Udatert

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med opningsmøte, øvingsbolk med oppsummering etter øving og intervju vart gjennomført 25.09.2024. Digitalt sluttmøte vart gjennomført 26.09.2024. Kven som bidrog i arbeidet med utfyllinga av kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen gjeng fram av tabellen under.

Ikke publisert her

2. Hovudinntrykk

Kommunen har mykje bra på plass innanfor området samfunnstryggleik og beredskap, men manglar framleis fleire ting. De må finne ein måte å jobbe på som gjer at de får på plass det gode systematiske arbeidet. Tilsynsgruppa tilrår å lage ein plan for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap, som kan ivareta dette behovet. Ein slik plan bør også omtale dei eksterne aktørane kommunen skal samarbeide med (til dømes det kommunale beredskapsrådet), og delast med desse.

Heilskapleg ROS vart utarbeidd og forankra i kommunestyret i 2022. I etterkant har analysen blitt oppdatert to gonger utan at dette har blitt forankra i verken kommunestyre eller kommunalt beredskapsråd. Tilsynsgruppa tilrår at alle endringar og oppdateringar i heilskapleg ROS forankrast både internt og eksternt.

Oppfølgingsplanen frå heilskapleg ROS må vere konkret med tydeleggjering av ansvar for oppfølging, fristar for gjennomføring og eventuelle kostnader. Planen bør vere eit fast innslag på møta i det kommunale beredskapsrådet, då oppfølginga krev samarbeid.

Både kommuneplanen sin arealplan og heilskapleg ROS presenterer gode mål for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap. Det står likevel att eit stykke arbeid for å følgje opp dei gode måla.

Arealdel og plankart frå 2005 er ei utfordring for eit godt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Desse tar ikkje omsyn til mellom anna klimaendringar og korleis desse påverkar kommunen. Tilsynsgruppa tilrår at kommunen prioriterer å få dette på plass.

Kommunen har på plass eit kommunalt beredskapsråd, men det blir ikkje gjennomført regelbundne aktivitetar i rådet.

Opplæring og øving må prioriterast. Kommunen bør også fastsette ein mal for evaluering og bruke denne til å evaluere øvingar og hendingar. Funn frå desse bør innarbeidast i tiltaksplanen frå heilskapleg ROS for å sikre oppfølgjing.

Helsemessig beredskap

Plan for helsemessig og sosial beredskap blei revidert i mai i år. Etter revisjon har han blitt presentert på allmøte i sektoren. Dette er veldig bra for å gjere han kjent i organisasjonen og skapa eigedom til han.

Kommunen bør synleggjere rolla til kommuneoverlegen på organisasjonskartet. Rolla kan gjerne ligge rett under kommunalsjef helse og omsorg (i stab).

Fagområdet miljøretta helsevern kjem ikkje fram av organisasjonskart, på nettside eller på anna vis. Fagområdet er også fråverande i alt anna planverk i kommunen.

Mykje av planverket verker å ikkje ha blitt oppdatert sidan pandemien (til dømes smittevernplan og kontinuitetsplan), og bør oppdaterast.

Sosial beredskap

Kommunen har mange gode beredskapsplanar på sosialområdet, med lokal tilpassing i planverket. Eigen ROS på diverse hendingar er bra.

NAV sine beredskapsplanar verkar å vere lite kjent og samordna med andre beredskapsplanar.

NAV-leiaren sit i det kommunale beredskapsrådet, og NAV blir trekt inn i beredskapsgruppa i helse og omsorg og psykososialt kriseteam ved behov. Tilsynsgruppa si vurdering er at NAV bør vere fast deltakar i beredskapsgruppa, mellom anna for å betre lukkast med samordning av planar.

Erfaringar frå øvingsbolken under tilsynet

Heile kriseleiinga var på plass for øvinga, og tilsynsgruppa opplevde at øvinga var ein nyttig aktivitet. Det blei tydeleg at kriseleiinga har behov for å klargjere rutinar for mottak og vidaresending av varslar.

Øvinga synte verdien av å klargjere og distribuere informasjon til innbyggjarar om eigenberedskap og kommunens tiltak ved hendingar (til dømes oppmøteplassar). Under øvinga informerte øvingsleiinga om kva for kanalar ein kan bruke for å informere innbyggjarar (branntilsyn/feiing, aktivitet mot grendelag, skoler/barn).

I kriseleiinga sitt mange med lang fartstid i kommunen, som gjer at dei har eit godt overblikk. Dette er ein fordel i handteringa av hendingar. Det kom også innspel om gjennomføring av beredskapsveke.

Øvinga synte at det var ujamn kjennskap til og bruk av planverk.

Som positivt vil vi trekke frem:

• Brei og god deltaking i utfyllinga av kartleggingsskjema (med unntak av sosialdelen)
• Fint moment i beredskapsplanen med at lokal bensinstasjon blir brukt til å informere reisande ved hending i kommunen
• Fint at scenario med straumbrot er analysert grundig
• Kommunen har innanfor kommunalområdet helse og omsorg ein god struktur for krisehandtering med eigen beredskapsgruppe
• Fin prosedyre for flaumsikringa på Buøy

Utfordringar:

• Tynt med informasjon på kommunen si nettside. Ikkje informasjon om oppmøteplass ved utfall av EKOM (sjølv om dette er etablert). Mangelfull informasjon om jodtablettar.
• Det finst ressursar som kommunen kan nytte under hendingar, men som ikkje inngår i planverket (til dømes mobile naudstraumsaggregat på Buøy)

3. Tilsynsfunn

Tilsynet avdekte fem avvik.

3.1 Avvik

Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i lov og forskrift.

Avvik nr. 1

Kommunen manglar plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet.

Regelverkstilvising: § 3, 1. ledd i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Utdjupande kommentar: Kommunen manglar plan for oppfølging av arbeidet med beredskap på bakgrunn av den heilskaplege ROS-analysen. Kommunen har gode mål for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap i fleire sentrale dokument, men ingen plan for korleis desse måla skal nåast.

Ein slik plan bør til dømes innehalde:

• plan for kompetanse i og opplæring av kriseleiinga
• årshjul for beredskapsarbeidet
• nøte- og aktivitetsplan for kommunalt beredskapsråd
• tiltak frå heilskapleg ROS og plan for korleis desse skal følgjast opp
• oppfølgingstiltak etter øvingar og hendingar

Avvik nr. 2

Beredskapsplanen er mangelfull.

Regelverkstilvising: § 4 i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Utdjupande kommentar: Beredskapsplanen inneheld ikkje ressursoversikt (2. ledd c), 1. ledd) eller plan for befolkningsvarsling (2. ledd d). Den er heller ikkje samordna med kommunens andre beredskapsplanar (1. ledd, 2. punktum).

Kommunen bør:

• lage ein ressursoversikt som viser kva for ressursar kommunen har tilgjengeleg til bruk ved hendingar. Eksemplar:
• kor dei kan kontakte politiet for befolkningsvarsling
• kontaktinformasjon til Telemark Nett, for rask kontakt ved hendingar
• lage ein plan for befolkningsvarsling der ein beskriver system for befolkningsvarsling og bruk av dette
• vise til dei andre beredskapsplanane kommunen har (til dømes innafor helse- og sosialområdet)

Avvik nr. 3

Beredskapsplanen er ikkje revidert/oppdatert.

Regelverkstilvising: § 6, 2. ledd i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Utdjupande kommentar: Etter forskrifta skal beredskapsplanen til ei kvar tid vere oppdatert, og som eit minimum reviderast ein gong per år. Av planen skal det gå fram kven som har ansvaret for oppdatering av planen og når planen sist er revidert/oppdatert.

Avvik nr. 4

Kommunen har ikkje øvd beredskapsplanen slik forskrifta krev, og det manglar eit system for opplæring.

Regelverkstilvising: § 7 i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Utdjupande kommentar: Kommunen har ikkje eit fungerande system for opplæring som sikrar at alle som er tiltenkt ei rolle i kommunen si krisehandtering har tilstrekkelege kvalifikasjonar. Her vil det vere viktig å ikkje gløyme avløysarar i tillegg til dei som primært dekkjer dei ulike rollane i kommunen si kriseleiing.

Kommunen bør:

• lage eit system for opplæring av kriseleiinga og andre med viktige rollar ved krisehendingar
• øve beredskapsplanen. Gjerne saman med andre kommunar og relevante aktørar, til dømes som øving med det kommunale beredskapsrådet.

Avvik nr. 5

Kommunen evaluerer ikkje etter øvingar eller hendingar.

Regelverkstilvising: § 8 i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Utdjupande kommentar: Kommunen skal etter øvingar og uønskte hendingar evaluere krisehandteringa. Der evalueringa gir grunnlag for det skal naudsynte endringar i risiko- og sårbarheitsanalysen og beredskapsplanar gjerast.

Kommunen bør:

• fastsette mal for evaluering og bruke denne til å evaluere øvingar og hendingar

3.2 Kommentarar

Kommentarar er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvaltaren meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.

Kontinuitetsplanlegging (også gitt ved tilsyn i 2020)

Kommunen er sårbar ved ei krise som varar over tid. Tokke kommune har kontinuitetsplanar for drift innanfor helse- og omsorgssektoren og sosialområdet, men bør også utarbeide slike planar for den øvrige delen av drifta.

Kommunen bør:

• utarbeide ei samla prioriteringsliste for kommunale tenester ved langvarig krise
• utarbeide ein eller fleire (sektorvise) kontinuitetsplan(ar) med tiltak som vil sikre drift også innanfor skule, barnehage, tekniske tenester, sentralbord, nettside mv. ved til dømes høgt sjukefråvær som varar lenge

4. Vidare oppfølging

Kommunen har oversendt plan for lukking av avvik, som skal være ferdig sommer 2025. Statsforvaltaren avslutter derfor tilsynet.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller den vidare oppfølginga kan Statsforvaltaren sin tilsynsleiar kontaktast:

Live A. Borrebæk, live.borrebak@statsforvalteren.no, 33 37 23 19/98 09 59 84.