Rapport fra tilsyn med Hero Norge AS, Lista asylmottak, EMA avdeling 2025

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte et meldt stedlig tilsyn ved Lista asylmottak for enslige mindreårige 30.09.2025 og 01.10.2025.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige (EMA) som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. utlendingsloven § 95 tredje ledd.

Tema for tilsynet har vært:

Statsforvalteren har undersøktmottakets system og praksis for arbeid med beboernes rett til informasjon og medvirkning, og om arbeidet er i henhold til gjeldende lovkrav.

Statsforvalterens konklusjon:

Lista asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med beboernes rett til informasjon og medvirkning som er i henhold til gjeldende lovkrav.

Det er ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

I brev datert 04.11.2025 og 14.11.2025 har Lista asylmottak og UDI kommet med tilbakemeldinger til Statsforvalterens faktadel i foreløpig rapport. Statsforvalteren har vurdert tilbakemeldingene og korrigert fakta i henhold til oversendelsesbrevet for denne rapporten.

1.     Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av Utlendingsdirektoratets ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene.

Tema for tilsynet er mottakets system og praksis for arbeidet med å sikre beboernes rett til informasjon og medvirkning i henhold til gjeldende lovkrav. Asylmottaket ved driftsoperatøren utøver på vegne av Utlendingsdirektoratet (UDI) den daglige omsorgen for de enslige mindreårige under opphold på asylmottaket. Asylmottaket skal sørge for at beboerne på mottaket får tilpasset informasjon om sine rettigheter og plikter, ut ifra deres alder, språk og individuelle behov. Mottaket skal sikre at beboerne blir hørt og at de får mulighet til medvirkning under oppholdet på asylmottaket. I tilsynet har vi undersøkt om mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for dette arbeidet.

Tilsynet gjennomføres med avgrensede temaer. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis.

2.     Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven § 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Mottaket skal imidlertid sikre at omsorgen er i samsvar med Grunnloven § 104 og relevante konvensjonsbestemmelser, herunder FNs barnekonvensjon artikkel 3 om barnets beste og artikkel 12 om barnets rett til å bli hørt.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. Selv om det ikke direkte følger av ordlyden i omsorgsforskriften, må planene evalueres systematisk og jevnlig for å oppfylle forsvarlighetskravet og sikre at de til enhver tid er tilpasset beboerens behov, som kan endre seg over tid.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1 og Grunnloven § 104. Barnets beste må avgjøres fra sak til sak. Det skal tas utgangspunkt i barnets spesifikke situasjon, personlige kontekst, situasjon og behov. Rent konkret må asylmottakene når de foretar en handling som angår barnet, identifisere hvilke interesser barnet har i den konkrete saken (kartlegging) og gjøre en helhetsvurdering av hva som vil være til barnets beste. Når barnets beste er konstatert, skal det avveies mot andre hensyn i saken.

Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn for den omsorgen barnet får under oppholdet i asylmottaket jf. omsorgsforskriften § 2 første ledd.

Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste. FNs Barnekomite nevner i tillegg forhold som barnets identitet; bevaring av familiemiljøet og opprettholdelse av relasjoner; omsorg, beskyttelse og trygghet for barnet; sårbarhetssituasjonen, barnets rett til helse; og barnets rett til utdanning som kan være relevante for en nyansert vurdering av barnets beste (Generell kommentar til Barnekonvensjonen nr. 14, 2013).

Rett til informasjon

Barnets rett til informasjon under oppholdet i asylmottaket er fastslått i omsorgsforskriften § 4. Formålet med informasjonsarbeidet er at det skal bidra til trygghet og gi barnet nødvendig kunnskap om sine rettigheter og plikter knyttet til mottaksoppholdet. Den skal være tilpasset barnets alder, modenhet og individuelle behov, og formidles på et språk barnet forstår. Målet er å gjøre barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen, øke forståelsen for egen livssituasjon, fremme selvstendighet og forberede barnet på bosetting eller retur.

UDI har ansvar for å gi alle beboere i mottak nødvendig informasjon for å fungere under oppholdet. Dette inkluderer grundig informasjon om det norske samfunnet og mulige utfall av asylsøknaden, som blant annet avslag og retur. Informasjonen skal gi søkere et realistisk bilde av asylprosessen og deres situasjon, slik at de kan ta informerte valg.¹

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt er hjemlet i barnekonvensjonen artikkel 12, Grunnloven § 104 og i omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke.

Barnekonvensjonen artikkel 12 nr. 1 og 2 skal sikre at barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet. Barnets synspunkter skal tillegges behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomité har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

I omsorgsforskriften § 5 fremgår det at asylmottaket skal sikre at enslige mindreårige gis mulighet til medvirkning under hele oppholdet. Dette inkluderer deltakelse og innflytelse i daglige rutiner, aktivitetstilbud og andre forhold som berører den mindreårige.

Selv om barnevernsloven ikke gjelder direkte for barn på asylmottak, kan prinsippene i barnevernsloven gi veiledning. For eksempel understrekes det i barnevernslovgivningen med tilhørende forskrifter at medvirkning innebærer mer enn en rett til å snakke; det fordrer at barnet lyttes til og at synspunktene tillegges vekt.

For at medvirkning skal være meningsfull, må det gjøres en individuell vurdering av hvordan barnet best kan delta, med utgangspunkt i alder, modenhet og personlige behov. Selv om det ikke fremgår direkte av omsorgsforskriften § 5 at medvirkning skal dokumenteres, er dette en naturlig del av forsvarlig praksis. Dokumentasjon sikrer sporbarhet og synliggjør hvordan barnets rett til medvirkning er ivaretatt, hva som er barnets mening, og hvordan dette er tatt i betraktning i beslutninger som berører barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket gjennomføre strukturerte, individuelle samtaler for å kartlegge den enslige mindreåriges situasjon og behov. En slik kartlegging skal bidra til å identifisere graden av sårbarhet hos det enkelte barnet, og asylmottaket skal på bakgrunn av kartleggingen utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet.

Asylmottaket skal legge kartleggingen og tiltaksplanen til grunn for den individuelle oppfølgingen av barnet under hele oppholdet i mottaket, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres. Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Kravet til kartlegging og individuell oppfølging, samt retten til medvirkning, skal sikre at det enkelte barnet blir ivaretatt ut ifra sine individuelle behov, også når den mindreårige bor i asylmottak.²

Barnets representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som følge av Utlendingslovens § 98 b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor.

En representant skal ivareta den mindreåriges interesser i asylsaken, samt andre oppgaver som tilfaller en verge i henhold til annen lovgivning. Representanten har ikke den daglige omsorgen for den mindreårige, men skal påse at omsorgsbehovet blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Videre skal representanten sikre at barnet får informasjon og blir hørt i saker som vedrører barnet, og at meningene tillegges vekt i henhold til alder og modenhet.

Utlendingsdirektoratet og asylmottaket skal bidra til at barnet under oppholdet i asylmottak får nødvendig oppfølging fra sin representant og andre ansvarlige myndigheter, jf. omsorgsforskriften § 9.

3.     Beskrivelse av fakta

Adresseopplysninger

Mottakets navn og besøksadresse	Lista asylmottak for enslige mindreårige asylsøkere Flyplassveien 210, 4560 Vanse
Mottaksleder	Roald Grønås, tlf 413 05 794
Driftsoperatør	Hero Norge AS

Lista asylmottak er et privat mottak, som eies av driftsoperatør Hero Norge AS. Mottaket åpnet 15.05.2023. Avtaleperioden startet å løpe på avtalt oppstartsdato og løper deretter i seks år, med opsjon fra UDI om å forlenge avtalen på samme vilkår i to + to år. Mottaket har 30 plasser for enslige mindreårige asylsøkere. Under tilsynet var 23 plasser i drift.

Planlegging av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt 16.09.2025. I varselbrevet ba vi mottaket om å oversende dokumentasjon som omhandler tema for tilsynet. Varselbrevet inneholdt et vedlegg til beboerne med informasjon om tilsynet og en invitasjon til å ha individuelle samtaler med Statsforvalteren. Mottaket ble bedt om å dele ut informasjonsskrivene til beboerne, samt informere beboernes representanter om tilsynet. Vi mottok etterspurt dokumentasjon 22.09.2025 og 24.09.2025.

Gjennomføring av tilsynet

Vi innledet tilsynet med en oppstartsamtale med mottaksleder og barnefaglig ansvarlig. Her avtalte vi det praktiske for gjennomføring av tilsynet og planen for begge dagene. Vi gjennomførte deretter individuelle samtaler med ni beboere den første dagen. På dag to intervjuet vi to ansatte hver for seg, først barnefaglig ansvarlig og så en miljøterapeut.

På dag to fikk vi i tillegg en omvisning på mottakets fellesarealer, herunder stue, kjøkken, møterom, treningsrom, frisørsalong og en loftstue som brukes som fritidsrom. Vi fikk også se et soverom som på tilsynstidspunktet ikke var i bruk.

Under det stedlige tilsynet fikk vi fremvist referat fra husmøter, beboerråd, miljøterapeutmøter og personalmøter. Vi tok også stikkprøver i MOT-portalen.

Den 08.10.2025 hadde vi et oppsummeringsmøte og intervju med mottaksleder via Microsoft Teams.

Gjennomgang av dokumentasjon

Statsforvalteren har i forbindelse med tilsynet gjennomgått et utvalg av mottakets styringsdokumenter og maler. Vi har også sett på dokumenter som gjelder oppfølgingen av nåværende beboere. I tillegg ble det fremlagt dokumenter og gjort stikkprøver under det stedlige tilsynet. Under følger oppsummeringer og utdrag fra dokumentene som anses som aktuelle opp mot tilsynets tema. En fullstendig oversikt over gjennomgåtte dokumenter finnes i rapportens vedlegg.

Omsorgsplan

Omsorgsplanen viser hvordan alle ansatte i mottaket skal arbeide etter en felles faglig plattform i tråd med Forskrift om omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak og Krav til drift av plasser for enslige mindreårige asylsøkere. Omsorgsplanen er strukturert etter de forskjellige bestemmelsene i førstnevnte forskrift. Dokumentet har en gjengivelse av forskriftens bestemmelser, etterfulgt av mottakets egen beskrivelse av hvordan kravene skal ivaretas i praksis med egne tiltak og metoder samt en evaluering av hvordan mottaket gjennomfører dette. Omsorgsarbeidet skal være basert på prinsippene i traumebevisst omsorg (TBO).

Plan for husmøter høst 2025

Planen viser oppsatte datoer for husmøter for høsten 2025 og hvilke faste temaer som blir drøftet på møtene. De faste temaene er evaluering av forrige møte, informasjon og rutiner, ønsker om aktiviteter og andre ting som beboerne ønsker å ta opp.

Rutiner for gjennomføring av husmøter

Det kommer frem i rutinene at husmøtene på mottaket skal gjennomføres på tirsdager, én gang i måneden. Husmøtene skal være en arena for medvirkning, der beboernes stemme er viktig. To ansatte skal delta på møtene og en ansatt har ansvaret for å skrive referat. Rutinene viser også en plan for etterarbeid i etterkant av husmøtet. I etterarbeidet skal barnefaglig ansvarlig evaluere møtereferatet samt drøfte møtet med ansattgruppen og eventuelt mottaksleder. Evalueringen som gjøres i etterkant av møtet tas opp med beboerne ved neste husmøte. Eventuelle endringer som skulle skje før det neste husmøtet blir formidlet til beboerne muntlig eller via WhatsApp.

Informasjonsarbeid for barn og unge i mottak – skriftlig plan med ti moduler

Den skriftlige planen for informasjonsarbeidet viser hvordan mottaket skal arbeide med å sikre at barn og unge mellom 12-18 år tilbys informasjon om forskjellige emner som er i tråd med mål og intensjoner spesifisert i UDIs kravspesifikasjoner. Mottaket skal gjennom dette arbeidet sikre at alle i målgruppen blir kurset i samtlige temaer i informasjonsplanen minst én gang. Planen dekker ti moduler og omhandler temaer som blant annet asylprosessen, helse, samfunnsforståelse og konfliktforebygging.

Informasjonsprogrammet er obligatorisk. Beboerne blir informert om viktigheten av å varsle fra på forhånd om de ikke kan delta. Ved endt opphold vil beboere på mottaket få utstedt en skriftlig bekreftelse for sin deltakelse i informasjonsprogrammet. Hovedmålet med informasjonsarbeidet er at informasjonen blir forstått av beboerne. Formidlingen skjer derfor på beboernes morsmål eller et annet språk de forstår godt. Dette skal skje i henhold til UDIs krav om bruk av tolk og språkassistenter, og det er satt av egne midler til tolking som mottaket benytter til informasjonsarbeidet.

Opplæringsplan for informasjonskonsulent HERO EMA

Opplæringsplanen viser at alle ansatte i Hero har en selvstendig plikt til å sette seg inn i gjeldende planer og retningslinjer for eget arbeidsområde, og utføre sine arbeidsoppgaver i henhold til disse. Som informasjonskonsulent i Heros mottak har man det faglige og koordinerende ansvaret for informasjonsprogrammet samt informasjon om relevante endringer i fagfeltet.

Informasjonskonsulenten skal være ansvarlig for at beboerne får god og riktig informasjon i alle temaene informasjonsprogrammet tar for seg.

Skriftlig plan for beboermedvirkning

I den skriftlige planen for beboermedvirkning står det at mottaket skal legge til rette for at beboerne skal bli hørt i saker som angår dem, både som individ og gruppen som helhet. Gjennom å få medvirke skal beboerne oppleve mestring og bli motivert til å ta ordet og uttrykke behov og ønsker. Planen gjør rede for at medvirkning skal skje gjennom kommunikasjon i hverdagen, på beboermøter/husmøter, i samtaler, kartlegginger og tiltaksplaner. Den skriftlige planen for beboermedvirkning inneholder også plan for beboerråd 2023/2024/2025 – som er at mottaket skal sørge for at beboerne har et representativt organ, og at de disponerer egne midler.

Plan for informasjonsprogram – september-desember 2025

Planen viser en tabelloversikt over hvilke datoer de forskjellige modulene i informasjonsprogrammet skal gjennomføres, hvilke beboere som skal være med og til hvilke språkgrupper det må bestilles tolk. Planen viser tidspunktene for når modulene skal gjennomføres fra september til desember 2025.

Rutine for returarbeid

Rutinen viser formålet med arbeidet, som er å sikre systematisk oppfølging av returarbeidet for realitetsorientering av beboerne. Arbeidet innebærer også å motivere de som har fått avslag til frivillig retur, i tråd med UDIs krav. De ansatte på mottaket skal ha samtaler med beboerne dersom de har fått avslag fra UDI, og de skal informere om returprogrammet.

Referater fra Microsoft Teams

Barnefaglig ansvarlig viste oss under det stedlige tilsynet i referater fra husmøter, beboerråd, miljøterapeutmøter og personalmøter som de hadde lagret på Microsoft Teams. Referater fra beboerrådet viste hvilke ansatte som var til stede under møtet og hvilke beboere registrert med romnummer. Temaer for et beboerråd var blant annet oppfølging fra forrige møte, forslag om innkjøp, internett, transport, og skolemuligheter.

Rutine for kartlegging og tiltaksplan

Rutinen viser til formålet, ansvar og roller samt gjennomføring av arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Den viser også hyppigheten av dette arbeidet og at samtaler skal finne sted minimum hver fjerde uke. Alle opplysninger skal registreres i MOT-portalen og nye opplysninger skal føres med dato og initialer.

Kartlegging og tiltaksplan for 10 utvalgte beboere

Tiltaksplanene er gjennomført i standardiserte maler i UDI sitt fagsystem MOT. I beboernes kartlegginger og tiltaksplaner kommer det frem ønsker, problemstillinger og hjelpebehov hos beboerne, samt ulike tiltak for å imøtekomme de ulike behovene hos beboerne. I tillegg til beboernes egne synspunkter som gjelder ønsker og behov, er det satt inn punkter om hva de ansatte på mottaket mener beboerne trenger.

Stikkprøver i MOT

Under det stedlige tilsynet tok vi stikkprøver i MOT-portalen. Vi gikk gjennom kartlegginger og tiltaksplaner for noen av beboerne.

Barnefaglig ansvarlig forklarte under stikkprøvene at de tidligere har fått instruksjoner fra Hero om å ikke skrive samme innhold flere ganger. Det vil si at dersom de stiller et spørsmål og får det samme svaret hver gang, så skal de bytte ut dato - eksempelvis fra 09.09.25 til 09.10.25. Gjennomgangen viste imidlertid litt forskjellige praksis på dette, da det noen steder var skrevet samme innhold flere steder. Mottaksleder forklarte at de nylig har fått nye føringer på dette, og at de er i prosess med å endre praksis slik at de framover registrerer alle samtaler, og de skal notere der beboer svarer det samme som i forrige samtale.

Stikkprøvene viste også at de minst én gang i måneden gjennomfører informasjonsmøter, og at de registrerer deltakelse og fravær etter disse møtene.

Rutine for velkomst og innflytting av nye beboere

I rutinen beskrives det hvordan mottakets ansatte skal jobbe for at beboerne gis nødvendig informasjon ved ankomst til mottaket, og hvordan de skal sikre en trygg, forutsigbar og verdig overgang til mottakstilværelsen for beboerne. Beboeren skal ha en samtale med barnefaglig ansvarlig eller særkontakt for å etablere trygghet. Det er fokus på å gi tydelig informasjon om rettigheter, forventninger og strukturer i hverdagen.

Rutine for bruk av tolk

I rutinen beskrives det hvem som har ansvaret for å bestille tolk, samt i hvilke situasjoner tolk/språkhjelp skal brukes. Det presiseres at beboerne skal få nødvendig informasjon på et språk de forstår, og at kommunikasjon mellom ansatte og beboere skal skje på en trygg og profesjonell måte. I tillegg vises det til at beboere ikke skal brukes som tolker.

Stillingsbeskrivelse for informasjonskonsulent

Det kommer frem i stillingsbeskrivelsen at informasjonskonsulenten skal ha det faglige og koordinerende ansvaret for informasjonsarbeidet ved mottaket. Med dette følger en omfattende liste over ansvarsområder og oppgaver. Dette innebærer blant annet gjennomføring av informasjonsprogrammet, ansvaret for mottakets interne og eksterne informasjonsarbeid og veilede beboerne om hvordan de selv kan skaffe seg informasjon fra frivillige organisasjoner. I tillegg innebærer det å sørge for at informasjon om mottaket bringes ut regelmessig både internt og eksternt samt inkludere alle ansatte i informasjonsarbeidet. Det står også at informasjonskonsulenten skal ha samarbeid med returansvarlig og bosettingsansvarlig.

Samtaler med barn

Statsforvalteren gjennomførte individuelle samtaler med ni beboere. Noen av beboerne hadde med seg sin representant i samtalene. Alle samtalene ble gjennomført ved hjelp av telefontolk.

Samtalereferat i sin helhet er arkivert internt hos Statsforvalteren.

Beboerne ga uttrykk for at de ble godt ivaretatt av de ansatte på mottaket, med kontinuerlig kontakt med ansatte og særkontakter. De uttrykte at de hovedsakelig får svar når de etterspør informasjon, og at de får mulighet til å være med på å bestemme hvordan de vil ha det i hverdagen. Noen beboere ga imidlertid uttrykk for at det tar lang tid før de får svar ved noen forespørsler om ulike behov. Dette fordi de ansatte, i noen tilfeller, må snakke med mottaksleder før de kan gi et svar på spesielle ønsker.

Beboerne fortalte om at de får være med på husmøter og beboerråd, og at de i denne sammenheng får være med på å påvirke hvordan de skal ha det på mottaket samt hvilke aktiviteter de ønsker å være med på.

Intervju med ansatte og mottaksleder

Under det stedlige tilsynet ble det gjennomført individuelle intervjuer med barnefaglig ansvarlig og en miljøterapeut. Informasjonskonsulenten var ikke til stede under tilsynet. I etterkant av tilsynet intervjuet vi mottaksleder via Microsoft Teams. Nedenfor følger et utdrag fra intervjuene.

Organisering av arbeidet og opplæring

Det ble opplyst om at de forskjellige ansatte hadde turnus med arbeid i dag, kveld og helg. Hver natt skal det være minst to nattevakter på jobb. Det er overlappinger mellom hvert vaktskift, der det blir gitt beskjeder muntlig samt skrevet ned beskjeder i en beskjedbok.

Mottaksleder er hovedsakelig på mottaket på dagtid fra mandag til fredag. De ansatte opplyste om at mottaksleder er tilgjengelig hvis de trenger veiledning. Miljøterapeutmøter holdes en gang i måneden.

De ansatte opplyste om at de har deltatt på UDIs basiskurs for nyansatte i mottak. Det ble videre opplyst om at barnefaglig ansvarlig hadde deltatt på flere samlinger i regi av RVTS. De var også tilbudt flere typer kurs om blant annet temaer som selvmord og forsvarlig omsorg. Det kommer stadig aktuelle kurs fra UDI som de kan være med på. De ansatte forklarte også at de lærer mye underveis ved å være i miljøet og fra det som skjer på mottaket til enhver tid. De ansatte formidlet at de har et selvstendig ansvar for å lese seg opp på nødvendig dokumenter og retningslinjer når de har tid til det.

Beboernes rett til informasjon

De ansatte forklarte at ved ankomst får beboerne utdelt et velkomsthefte som inneholder ulike temaer. Målet er å gjennomgå mest mulig informasjon den første dagen, men for å unngå at beboerne overveldes, kan det ta noen dager før all informasjon er gjennomgått. De prøver å formidle all nødvendig informasjon i løpet av de første to dagene, og de benytter en sjekkliste for å sikre at all nødvendig informasjon gis. Velkomstheftet inneholder blant annet generell informasjon om Norge, nærområdet, ansatte og mottakets husregler og rutiner. Det ble opplyst om at heftet er hovedsakelig skrevet på norsk, men blir oversatt til andre språk ved behov.

Videre opplyste de ansatte at formidlingen av informasjon til beboerne skjer gjennom både formelle og uformelle samtaler. Formelle samtaler kan eksempelvis være i form av oppstartsamtaler og kartleggingssamtaler. Beboerne følges opp gjennom månedlige kartleggingssamtaler, hvor temaene blant annet er bosetting, skole, hverdagsrutiner, retur, behov og eventuelle utfordringer. De ansatte forklarte videre at det var lav terskel for å ha mer uformelle samtaler der de kunne snakke med beboerne om temaer den enkelte ønsker og trenger.

Mottaket gjennomfører et systematisk informasjonsprogram med ti moduler, som er obligatorisk for beboerne. De ansatte forklarte at informasjonsprogrammet skal være i tråd med mål og intensjoner spesifisert i UDIs kravspesifikasjoner. Modulene har forskjellige temaer som blant annet omhandler velkomst, rettigheter, asylprosessen og helse. Det er informasjonskonsulenten på mottaket som har hovedansvaret for informasjonsprogrammet. Deltakelse fra beboerne blir registrert i MOT-portalen. Det er ikke alltid beboerne vil delta på disse møtene, men de ansatte forsøker å motivere beboerne til deltakelse gjennom snacks og samtaler.

De ansatte opplyste at informasjon også kan formidles via WhatsApp. Her sender de ansatte ut informasjon til beboerne om møter, aktiviteter og andre praktiske ting. De ansatte passer på at informasjonen også blir formidlet muntlig. Dette for å sikre seg at alle har fått de aktuelle beskjedene. Hovedsakelig formidles informasjonen på norsk, men de imøtekommer språklige utfordringer ved bruk av ansatte med språkkompetanse, oversettelsesverktøy eller tolk ved behov. Det ble også forklart at beboere med samme språk kan hjelpe hverandre med oversetting av ulike uformelle beskjeder i hverdagen.

Videre forklarte de ansatte at de opplever at personalgruppen har nødvendig kunnskap til å svare på spørsmål om for eksempel asylprosess, familieinnvandring, bosetting og retur. De kan imidlertid få støtte fra andre kollegaer eller barnefaglig ansvarlig i Hero hvis de er usikre, har spørsmål eller står ovenfor ulike utfordringer. De følger kontinuerlig med på informasjon fra UDI og tilrettelegger for beboerne i tråd med UDIs krav.

De ansatte fremhevet at informasjonsarbeidet ikke kun er relatert til arbeidet med informasjonsprogrammet, men at det skjer mye viktig informasjonsformidling som følge av deres tilstedeværelse i miljøet og den informasjonen som blir gitt utenom de obligatoriske modulene. Her ble det eksempelvis trukket frem den hjelpen beboerne får ved å skulle handle på nett uten vanlig bankkort, søke opp informasjon på nett, lage mat, ta buss og andre småting som er viktige i hverdagen.

Beboernes medvirkning

De ansatte trakk frem kartleggingssamtaler og arbeid med tiltaksplaner som verktøy for å sikre beboernes rett til medvirkning. De forklarte at de forsøker å imøtegå beboernes personlige behov og tilrettelegge for dem på best mulig måte. Barnefaglig ansvarlig forklarte at de er godt kjent med mottakets forpliktelser for å sikre beboernes medvirkning, og at deres arbeid med dette skal være i tråd med omsorgsforskriften.

De ansatte forklarte videre at de jobber for å ivareta beboernes rett til medvirkning gjennom formelle og uformelle samtaler på individ- og gruppenivå. Alle beboerne har mulighet til å medvirke i husmøter og beboerråd. På gruppenivå holder de husmøter én gang i måneden. Husmøtene blir tilrettelagt ved at beboerne blir delt opp i språkgrupper slik at de kan få medvirke og uttrykke seg på sitt eget språk. I etterkant av husmøtene blir det skrevet referat som de ansatte på mottaket skal evaluere.

I beboerrådet er det en representant fra hver språkgruppe som deltar. Fra beboerne på mottaket er det valgt ut én leder for beboerrådet. Beboerrådet disponerer en sum penger, og i møtene diskuterer de ulike behov og hvordan de skal bruke pengene de har til rådighet. Hva som blir vedtatt på disse møtene er det mottaksleder som følger opp. Mottaksleder og informasjonskonsulenten er med på møtene i beboerrådet.

Det ble også forklart at de tidvis deler beboerne opp etter kjønn, slik at jentene kan ha egne jentekvelder og guttene kan ha aktiviteter for seg.

På individnivå har de ansatte individuelle samtaler med beboerne som kan være en samtale i stua, under frokost og middag eller planlagte, mer formelle samtaler om kartlegging og tiltaksplaner. De ansatte forklarte at særkontaktene også har hyppig kontakt med beboerne de har ansvar for.

Dokumentasjon og informasjonsflyt

Hvordan de ansatte dokumenterer arbeidet med informasjon og medvirkning er gjort på flere forskjellige måter. Det skrives referat fra beboerrådet, miljøterapeutmøter og husmøter som blir lagret i Teams. De ansatte omtaler beboerne ved hjelp av romnummer slik at ikke personsensitive opplysninger kommer frem i referatene.

Informasjon i overlappingene mellom de ansatte blir ført i en beskjedbok slik at den neste som kommer på jobb kan se hvilke behov og tiltak som er nødvendig i kommende vakter. Det blir imidlertid ikke skrevet ned personsensitive opplysninger eller annen personlig informasjon, og kun det mest nødvendige. Som eksempler nevnte de ansatte beboernes ønsker om mat eller aktiviteter. I likhet med i møtereferatene, omtales beboerne ved hjelp av romnummer slik at personvernhensyn blir ivaretatt.

De ansatte opplyste videre at de har rutiner liggende i Teams og i TQM. I tillegg har de en mappe med fysiske rutinedokumenter. Når det er vikarer eller nyansatte som ikke har fått tilgang til de digitale dokumentene, brukes mappen slik at de kan lese seg opp. Det ble opplyst om at alle må ha tilgang til denne mappen.

Samarbeid med representanter

Det ble av de ansatte opplyst om at beboernes representanter blir invitert på kartleggingssamtaler, og at de der kan komme med innspill til oppfølgingen av beboerne. De blir også invitert til bosettingssamtaler, og de veileder dem i bosettingsprosessen. Noen representanter kommer også til mottaket for å ha informasjonssamtaler om for eksempel asylprosessen, hva det betyr å få kollektiv beskyttelse, rettigheter og hvis det er utfordringer med den enkelte beboer.

De ansatte opplyste videre at det er varierende i hvilken grad representanten er involvert i omsorgsarbeidet for den enkelte beboer.

Avslutningssamtale med mottaksleder

Om bemanning kunne mottaksleder opplyse om at mottaket fyller kravene til UDI. De har så mange faglærte som nødvendig og har minst to nattevakter.

På spørsmål om det var noen andre som kunne ta over oppgavene til informasjonskonsulenten hvis denne meldte fravær, svarte mottaksleder at de ikke hadde en fast stedfortreder, men han måtte gjøre en vurdering av hvem som eventuelt kunne ta over oppgaver på det aktuelle tidspunktet for fraværet.

Videre opplyste mottaksleder at informasjonsprogrammet virker noe utdatert og at de har meldt dette inn til UDI. Informasjonskonsulenten på mottaket tilpasser imidlertid de enkelte modulene så godt som mulig for de beboerne som til enhver tid er der.

Mottaksleder opplyste om at det stadig arbeides med et større fokus på Forskrift om omsorg for enslige mindreårige asylsøkere, og at alle ansatte skal ha et eierforhold til mottakets omsorgsplan. Han forklarte at omsorgsplanen er et levende dokument i den forstand at den oppdateres kontinuerlig. Det ble også opplyst om at mottaket har jobbet betydelig med kartlegging og tiltaksplan da de i starten av 2025 fikk pålegg fra UDI om at praksisen på dette området ikke var tilstrekkelig.

På grunn av manglende journalsystem i MOT, forklarte mottaksleder at de har en dagbok der de skriver ned spesiell informasjon om beboerne og at dette blir en form for rapport. Her bruker de kun romnummer, men ikke navn. Dagboken oppbevares på et miljøterapeutrom. Mottaksleder forklarte at dette ikke er optimalt, og at UDI jobber for å få i gang et bedre journalsystem. De store linjene kommer frem i dagboken, men de større sakene drøftes oftest i miljøterapeutmøter.

Mottaksleders informasjon om mottakets arbeid med å sikre beboernes rett til informasjon og medvirkning samsvarer i det vesentlige med det de andre ansatte opplyste.

4.     Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Beboernes rett til informasjon

Statsforvalteren vurderer at Lista asylmottak har tilfredsstillende rutiner og praksis for å informere beboerne om sine rettigheter og plikter knyttet til oppholdet på mottaket. Det vurderes at de ansatte redegjorde tilfredsstillende for mottakets informasjonsarbeid, og at praksisen de beskrev er i tråd med mottakets skriftlige rutiner. De ansatte på mottaket har vist og forklart at de har tydelige rutiner på å gi viktig informasjon til beboerne ved ankomst, og tilrettelegger dette arbeidet på en god måte. Det er tatt med i vurderingen at beboerne får et velkomsthefte med nødvendig informasjon, samt formelle samtaler i oppstart- og kartleggingssamtaler. De ansatte er også bevisste på at beboerne ikke skal få for mye informasjon på en gang, og tilrettelegger for at informasjon skal gis i et overkommelig tempo. Kartleggingssamtalene med beboerne er noe som gjennomføres jevnlig slik at informasjon gis, og samtaler gjennomføres kontinuerlig.

Videre fremstod de ansatte bevisste på at informasjonen som formidles skal tilpasses alder, modenhet og individuelle behov, og at den må formidles på et språk beboerne behersker. Dette presiseres også i deres skriftlige rutiner for bruk av tolk. Samtalene med beboerne viste også at de er bevisste på at de kan få informasjon ved å delta på beboerråd og husmøter, og at de generelt kan si ifra om det er noe de har behov for mer informasjon om.

Statsforvalteren vurderer det videre som positivt at det blir utført jevnlige samtaler med beboerne, da dette er en viktig arena for å både gi og få informasjon. Både innsendt dokumentasjon og stikkprøvene som ble gjort under det stedlige tilsynet bekreftet omfanget av samtaler med beboerne, og individuell tilpasning av informasjon og tiltak. Det er også positivt at mottaket har praksis for å invitere representanten inn i samtaler.

I vurderingen er det videre lagt vekt på de ansattes praksis med å veilede beboerne i hverdagslige gjøremål, som eksempelvis handle, lage mat og ta buss. Dette bidrar til å øke selvstendigheten til den enkelte beboer.

Det er i vurderingen også lagt vekt på at de ansatte dokumenterer i MOT hvem som har deltatt på informasjonsprogrammet, hvilken modul og eventuelt fravær. Før øvrig virket de ansatte bevisste på viktigheten av å jobbe med beboernes motivasjon til å delta på informasjonsprogrammet.

Statsforvalteren vurderer etter dette at mottaket har rutiner og praksis som sikrer at beboerne får nødvendig og relevant informasjon knyttet til mottaksforholdet, i tråd med omsorgsforskriften.

Beboernes rett til medvirkning

Statsforvalteren vurderer at mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for å sikre beboernes rett til medvirkning.

I vurderingen er det lagt vekt på at beboernes medvirkning ivaretas gjennom både strukturerte samtaler og planarbeid, gjennom daglig og uformell kontakt i bomiljøet, i beboerråd og husmøter. De ansattes beskrivelse av dette ble bekreftet av innholdet i beboernes planarbeid, der deres stemme tydelig kom frem. Det ble også bekreftet i eksempler på referater fra beboerråd og husmøter. De ansatte og beboerne var i sine intervjuer samstemte om at beboerne kan komme med ønsker, forslag og tilbakemeldinger knyttet til hverdagsrutiner, aktivitetstilbud og andre forhold som berører dem.

Statsforvalteren vurderer det som positivt at mottaket deler beboerne opp i språkgrupper ved husmøter, og anser dette som viktig for beboernes muligheter til å medvirke. Det blir også tilrettelagt for at jenter og gutter kan gjøre aktiviteter hver for seg hvis det er ønskelig.

Vi merker oss imidlertid tilbakemeldingen fra noen av beboerne knyttet til at det tidvis tar lang tid før de får tilbakemelding på ønsker de har tatt opp i husmøtene. Statsforvalteren anbefaler mottaket å vurdere om husmøtene og annen dialog kan innrettes på en slik måte at det er mulig å gi tilbakemeldinger raskere.

Avslutningsvis ønsker vi å påpeke at det foreligger en risiko for svikt i informasjonsflyten på mottaket. Statsforvalteren vurderer at det er et behov for et velfungerende logg- og journalsystem, slik at viktig informasjon om enkelte beboere blir dokumentert og fulgt opp på en systematisk måte. At ikke all informasjon er samlet på ett sted medfører at det kan være vanskelig å holde oversikt.

Dette på bakgrunn av at informasjon om beboerne oppbevares i MOT, dagbok, Microsoft Teams og beskjedbok. Mange og ulike kilder for informasjon øker også risiko for brudd på taushetsplikt og oppfølging av personvern. Mottaksleder har imidlertid opplyst at det arbeides med et mer fungerende journalsystem.

Samlet sett vurderer Statsforvalteren at mottaket har grunnleggende system og praksis som ivaretar beboernes rett til medvirkning og informasjon på en hensiktsmessig måte etter omsorgsforskriften.

5.     Statsforvalterens konklusjon

På bakgrunn av funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte, beskrivelsene fra beboerne og gjennomgått dokumentasjon, konkluderer Statsforvalteren med følgende:

Lista mottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med beboernes rett til informasjon og medvirkning i henhold til gjeldende lovkrav.

Det er ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Så langt taushetsplikten ikke er til hindre for det, ber vi om at beboerne på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i rapporten og tilbud om å lese den. Innen rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatt og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen

Atle Grønstøl
seksjonssjef
Sosial- og barnevernavdelingen

Kristin Rustad
fagleder

 

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

 

 

Mottakere etter liste:

Hero Norge AS - Lista asylmottak
HERO NORGE AS Klubbgata 1 4013 STAVANGER
Utlendingsdirektoratet Postboks 2098 Vika 0125 OSLO

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsynet ble sendt 16.09.2025.

Vi gjennomførte stedlig tilsyn 30.09.2025 til 01.10.2025. Oppsummeringsmøte med mottaksleder ble avholdt den 08.10.2025 via Microsoft teams.

Følgende dokumentasjon ble gjennomgått i forbindelse med tilsynet:

• Beboeroversikt
• Kartlegging og tiltaksplaner – utskrifter fra MOT
• Omsorgsplan
• Stillingsbeskrivelse for informasjonsansvarlig
• Informasjonsprogram for barn og unge i ordinære mottak
• Plan for informasjonsprogram
• Plan for beboermedvirkning
• Miljøterapeutmøter høsten 2025
• Tolkerutiner
• Rutine for husmøter
• Rutine for returarbeid
• Rutine for kartlegging og tiltaksplan
• Rutine for velkomst og innflytting av nye beboere
• Retningslinjer for opplæring av ansatte
• Retningslinjer for dokumentasjon i kartlegging og tiltaksplan
• Opplæringsplan for informasjonskonsulent HERO
• Årshjul og frister 2025
• Avropsavtale – Hero Lista
• Kursbevis

Tilsynet ble gjennomført av:

• Ingunn Reisæter, seniorrådgiver
• Eileen Bjørnnes, rådgiver
• Idunn Christophersen, rådgiver
• Margit Rysst Heilmann, rådgiver

¹ GI-13/2017 - Instruks til Utlendingsdirektoratet om innkvartering av asylsøkere.

² Prop. 82 L (2020–2021) Endringer i utlendingsloven (lovfesting av omsorgsansvaret for enslige mindreårige som bor i asylmottak, punkt 8.4.