Rapport fra tilsyn med Hero Norge AS, Sunndal EMA-mottak 2025

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte et meldt tilsyn ved Sunndal EMA mottak i perioden 26.-27.05.2025. Målgruppen for tilsynet var enslige mindreårige asylsøkere (EMA) som bor på asylmottak.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. utlendingsloven § 95 tredje ledd.

Tema for tilsynet har vært:

Statsforvalteren har undersøkt mottakets system og praksis for arbeid med kartlegging og tiltaksplan, herunder særlig oppfølging av beboernes helse i henhold til gjeldende lovkrav.

Statsforvalterens konklusjon:

Sunndal asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Planarbeidet tilrettelegger for at beboerne får helseoppfølging i henhold til gjeldende lovkrav.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

I brev datert 03.07.2025 har Sunndal EMA-mottak og UDI kommet med tilbakemeldinger til Statsforvalterens faktadel i foreløpig rapport. Statsforvalteren har vurdert tilbakemeldingene og korrigert fakta i henhold til oversendelsesbrevet for denne rapporten.

1. Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av Utlendingsdirektoratets ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene. Statens helsetilsyn er overordnet faglig myndighet for tilsynet.

Tema for tilsynet er mottakets system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav. Herunder har vi valgt å se særlig på kartlegging og tiltak knyttet til beboernes helse. Temaet er valgt med bakgrunn i at enslige mindreårige asylsøkere er en særlig sårbar gruppe som er i behov av individuell oppfølging under sitt opphold på asylmottak, samt informasjon vi har fått fra innsendte alvorlige hendelser.

Tilsynet gjennomføres med avgrensede temaer. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven § 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. I tillegg må planene evalueres systematisk og jevnlig.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1 og Grunnloven § 104. Barnets beste må avgjøres fra sak til sak. Det skal tas utgangspunkt i barnets spesifikke situasjon, personlige kontekst, situasjon og behov. Rent konkret må asylmottakene når de foretar en handling som angår barnet, identifisere hvilke interesser barnet har i den konkrete saken (kartlegging) og gjøre en helhetsvurdering av hva som vil være til barnets beste. Når barnets beste er konstatert, skal det avveies mot andre hensyn i saken.

Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn for den omsorgen barnet får under oppholdet i asylmottaket jf. omsorgsforskriften § 2 første ledd.

Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste. FNs Barnekomite nevner i tillegg forhold som barnets identitet; bevaring av familiemiljøet og opprettholdelse av relasjoner; omsorg, beskyttelse og trygghet for barnet; sårbarhetssituasjonen, barnets rett til helse; og barnets rett til utdanning som kan være relevante for en nyansert vurdering av barnets beste (Generell kommentar til Barnekonvensjonen nr. 14, 2013).

Rett til informasjon

Omsorgsforskriften § 4 bokstav a, b og c pålegger asylmottaket å gi informasjon til den enslige mindreårige om dennes rettigheter og plikter, tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet. Asylmottaket skal gi informasjon til den enslige mindreårige på et språk den enslige mindreårige behersker. Asylmottaket skal gi barnet informasjon som setter barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen under oppholdet i asylmottak og gir den enslige mindreårige økt forståelse for egen livssituasjon, økt grad av selvstendighet og forberede den enslige mindreårige til bosetting eller retur.

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12 og i omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. Den enslige mindreårige skal bli hørt og gis mulighet til medvirkning under oppholdet i asylmottak, herunder gjennom deltakelse i og innflytelse i daglige rutiner og aktivitetstilbud.

Barnekonvensjonen artikkel 12 nr. 1 og 2 skal sikre at barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet. Barnets synspunkter skal tillegges behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er svært tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomité har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket så snart som mulig etter ankomst kartlegge den enslige mindreåriges behov og situasjon, og utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet.

Tiltaksplanen skal danne grunnlaget for videre individuell oppfølging under hele oppholdet i asylmottak, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres.

Omsorgsforskriftens § 6 sier også at asylmottaket skal følge opp planen. I dette ligger det krav til planmessig oppfølging av det enkelte barnet.

Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Barnets representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som følge av Utlendingslovens § 98 b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor.

Utlendingsdirektoratet og asylmottaket skal bidra til at den enslige mindreårige under oppholdet i asylmottak får nødvendig oppfølging fra sin representant og andre ansvarlige myndigheter, jf. omsorgsforskriften § 9.

3. Beskrivelse av fakta

Beskrivelse av fakta

Type mottak, navn og besøksadresse	Basismottak Sunndal EMA mottak Tredalsvegen 10 6600 Sunndalsøra
Mottaksleder/tlf: 482 99 141	Iren Hammerbekk
Driftsoperatør	Hero Norge AS

Sunndal EMA er et privat mottak som eies av driftsoperatør Hero Norge AS. Avdelingen har en rammeavtale for 30 plasser, som består av en grunnavtale for 25 plasser, og en tilleggsavtale for 5 plasser. Mottaket åpnet den 02.05.2023 og har rammeavtale på 6 år med opsjoner om forlengelse i til sammen 4 år. Under tilsynet var 27 plasser belagt.

Planlegging av tilsynet

Statsforvalteren sendte varsel om tilsyn den 08.05.2025. I varselbrevet ba vi mottaket om å sende oss beboeroversikt for alle beboerne, kartlegging og tiltaksplan for de beboerne vi skulle snakke med, samt mottakets omsorgsplan og annen dokumentasjon som belyser mottakets arbeid med kartlegging og tiltaksplan. Vi mottok etterspurt dokumentasjon 16.05.2025.

Mottaket ble bedt om å gi beboerne informasjon om vår tilsynsrolle, og at vi ønsket å snakke med åtte beboere stedlig. Av praktiske årsaker kunne vi ikke tilby stedlige samtaler med alle beboerne. Mottaket ble derfor bedt om å videreformidle informasjon om at vi ville tilby digitale samtaler dersom det var flere beboere som ønsket å snakke med oss.

Varselbrevet inneholdt et vedlegg til beboerne med informasjon om tilsynet og invitasjon til individuelle samtaler med Statsforvalteren. Mottaket ble bedt om å dele ut informasjonsskrivet til beboerne og gjennomgå dette på deres morsmål.

Gjennomføring av tilsynet

Vi innledet tilsynet med en oppstartsamtale hvor driftsoperatør, barnefaglig ansvarlig og ansatte som skulle delta i tilsynet var til stede. I samtalen informerte vi om Statsforvalterens rolle og formålet med tilsynet, i tillegg til at vi avtalte det praktiske for gjennomføring av tilsynet.

Vi fikk en omvisning før vi gjennomførte intervju med barnefaglig ansvarlig og deretter med beboerne. Dag to hadde vi individuelle intervjuer med to ansatte fra miljøpersonalet, før vi hadde en felles avslutningssamtale. Ettersom mottaksleder var fraværende på tidspunktet for tilsynet ble intervju/oppsummeringsmøte med henne gjennomført over Microsoft Teams 06.06.2025.

Under omvisningen fikk vi se mottakets fellesrom, treningsrom, aktivitetsrom, møtelokale og informasjonstavler. Informasjonen omhandlet ulike tema som fritidsaktiviteter, rettigheter, rutiner og planer, og var skrevet på ulike språk tilpasset beboerne. Alle beboerrommene hadde eget bad med toalett og dusj, låsbart skap, et lite kjøkken og en balkong.

Dokumentgjennomgang

Under følger utdrag fra dokumentasjonen som anses som relevant for å belyse tema for tilsynet. Se rapportens vedlegg for en fullstendig oversikt over gjennomgåtte dokumenter.

Beboeroversikten gir informasjon om alle beboerne på mottaket med blant annet navn, nasjonalitet, språk og navn på representant. I tillegg kommer det frem dato for gjennomføring av kartlegginger, samt dato for aktive og avsluttede tiltaksplaner.

Mottakets omsorgsplan gir en utfyllende beskrivelse av hvordan personalet skal jobbe for å ivareta beboerne. I planens innledning står det at kartlegging av beboerne og tilhørende tiltak skal bidra til å sikre oppfølging som er til barnets beste. Planen beskriver mottakets modell for omsorgsarbeid hvor temaene struktur, medvirkning, informasjon og trygghet er gjennomgående for mottakets arbeid i de ulike fasene av mottaksoppholdet.

Omsorgsplanen har et eget punkt om kartlegging og tiltaksplan. Her står det at det er særkontakt som er ansvarlig for jevnlig gjennomføring av kartlegging og arbeidet med tiltaksplan. Det står at målet med kartleggingen er å forberede ungdommene til livet etter mottaksoppholdet og å bidra til bevisstgjøring om egne ressurser og eventuelle behov for støtte. Et annet mål med kartlegging er å bidra til å styrke relasjonen mellom beboere og ansatte, samt å avdekke behov for oppfølging. I planen poengteres det at samarbeid med sektormyndigheter skal dokumenteres i beboernes planarbeid. Det står at barnefaglig ansvarlig har det overordnede ansvaret for arbeidet. Videre beskrives det at særkontakt og barnefaglig ansvarlig skal ha særkontaktsamtaler hver sjette uke, der kartlegging og tiltaksplan skal drøftes.

Planen har også et punkt om fysisk og psykisk helse. Her kommer det frem at mottaket må tilrettelegge for, og veilede ungdommene til å kunne ivareta egen helse. Det står at alle beboere skal få informasjon om helsesektor og beboernes rettigheter i Norge. Videre beskrives det at mottaket blant annet samarbeider med helsetjenesten, psykisk helseteam, tannhelsetjenesten, og barneverntjenesten. Det står at det både skal gjennomføres faste møter med andre tjenester, i tillegg til at det skal avholdes møter etter behov.

Under omsorgsplanens punkt om særlige behov er det fremhevet at tidlig kartlegging er viktig for å kunne vurdere om det er særskilte behov som ikke er avdekket. Det blir påpekt at omsorgsnivået skal utføres og ytes i samsvar med beboernes individuelle behov.

Dokumentet Medvirkning fra representant er en brevmal som inneholder informasjon om at representanten har anledning til å medvirke i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan for beboerne. Det står at kartlegging og tiltaksplan skal oppdateres minst en gang i måneden. Avslutningsvis kommer en oversikt over hvilke spørsmål som skal gjennomgås med beboerne, sammen med en forespørsel om representanten ønsker å delta.

Beboernes kartleggingsplaner var utfylt i standardiserte maler fra UDI sitt fagsystem MOT. Malen består av ulike kartleggingsområder som interesser, familie, flukt, behov, skole og helse. Under planens punkt 12 kan mottaket selv skrive inn sine vurderinger av behov for oppfølging av den enkelte.

Kartleggingene vi fikk oversendt inneholdt informasjon om beboernes hverdag på mottaket, herunder hvilke aktiviteter de deltar på, hva de liker å gjøre, hvordan de sover og spiser, personlig hygiene og skoleoppfølging. For beboere med behov for særskilt oppfølging gav kartleggingene utfyllende beskrivelser av deres strev i hverdagen og beboerens egne tanker om hvordan mottaket kunne legge til rette for at de skulle få det bedre. XXXX. I alle kartleggingene kommer det frem informasjon om beboernes helse og eventuelle behov for oppfølging. Iverksatte tiltak var markert i kartleggingen, under det aktuelle punktet med dato for oppstart av tiltaket.

I alle kartleggingsplanene kom mottakets vurderinger om behov for videre oppfølging frem under planens punkt 12.

Tiltaksplanene viste at alle beboerne hadde minst ett aktivt tiltak. Tiltakene omhandlet ulike tema som skoleoppmøte, språkopplæring, personlig hygiene, matlaging, aktivitet og oppfølging av helseutfordringer. Under tiltak som omhandlet helse kom det frem informasjon om hvilke andre tjenester som var involvert i oppfølgingen, eksempelvis helsesykepleier, BUP eller fastlege. Planene viste til hva beboer selv skulle gjøre for å oppnå målet, samt hva personalet skulle gjøre for å legge til rette for at beboerne får forsvarlig helsehjelp. Videre kom det frem informasjon fra evalueringer av måloppnåelse, ved daterte beskrivelser av beboers opplevelse av fremgang og tilsvarende om mottakets vurderinger.

Dokumenter vi fikk fremlagt under tilsynet

I samarbeid med barnefaglig ansvarlig, gjennomførte vi stikkprøver på to av beboernes kartlegginger og tiltaksplaner. Stikkprøvene viste at det var gjennomført jevnlige kartlegginger. Det kom frem hvilke kartleggingspunkter som hadde tiltak knyttet til seg, ved at det ble vist til dato for tiltak. Under noen punkter i kartleggingsplanene kom også personalets vurderinger frem. Dette gjaldt spesielt for forhold hvor beboer og personalet hadde ulik oppfatning av en situasjon. Eksempelvis der beboere mente de holdt tilstrekkelig orden på eget rom eller hygiene, mens personalet mente det fortsatt var viktig å jobbe ytterligere med dette. Videre viste stikkprøvene at tiltak som var bestemt var knyttet til forhold som kom frem i kartleggingsplanene. Under tiltakene kom det også frem informasjon om hva personal og beboer skulle gjøre for å oppnå mål i tiltaksplanen, samt dato og informasjon fra evalueringer av tiltakene.

Vi så videre på barnefaglig ansvarlig sin Mal for individuelle samtaler med særkontakt. Rutinen beskriver formål, tidsintervall og agenda for veiledningssamtaler mellom barnefaglig ansvarlig og særkontakter. Punkter som skal gjennomgås i samtalen er blant annet: Status siden sist, utfordringer/dilemmaer, gjennomgang av hver beboer med informasjon om skoleoppmøte, kartlegging/tiltaksplan, og utfordringer, i tillegg til en vurdering av behov for å oppdatere punkt 12 i kartlegging som omhandler mottakets vurderinger av beboers behov for oppfølging. Det kommer frem at samtalen skal gjennomføres en gang per måned. Videre står det at dersom det gjelder oppfølging av beboere med særskilte behov vil det bli satt opp ekstra samtaler.

Vi fikk se mottakets Microsoft Teams kanal. Mottaket hadde opprettet en egen kanal for å sikre informasjonsflyt rundt de XXX mest sårbare beboerne. Mappen inneholdt XXX Word-filer, merket med romnummer til de aktuelle beboerne. Filene ble brukt for journalføring, og viktig informasjon om hver beboer var merket med gult. Noen av journalføringene inneholdt kort informasjon om når beboer hadde stått opp, matinntak og hvorvidt beboer hadde gått på skole eller ikke. Andre journalposter inneholdt mer utfyllende informasjon om hendelser og hvordan disse hadde blitt håndtert. Det kom frem informasjon om beboernes gjennomførte eller planlagte helseoppfølging. Mottaket hadde også et lignende system for de øvrige beboerne på mottaket, i en separat mappe. For disse beboerne var føringen at ansatte kun skulle skrive inn informasjon dersom det hadde skjedd noe spesielt. Vi ble vist en beboermappe som hadde blitt overført fra ordinær til særskilt oppfølging, hvor mottaket hadde samlet informasjon over tid som bidro til vurderingen om at denne trengte ytterligere oppfølging. Vi fikk også se journalsystem for nattvakter. Føringen her var at nattvaktene skulle skrive inn generell informasjon om hvordan natten hadde vært.

Vi fikk fremvist mottakets sjekklister for arbeidet med XXX beboere med behov for særskilt oppfølging. Sjekklistene var utformet som dagsplaner, med noe ulikt innhold for hva personalet skulle være oppmerksomme på og sjekke ut når de hadde gjennomført. I tillegg hadde mottaket en egen kriseplan for hvordan de skulle jobbe for å forhindre og imøtekomme utagering XXX. I planen kom det frem beskrivelser XXX samt konkrete føringer for hvordan personalet skulle arbeide for å bidra til å roe situasjonen ned. Det kom frem at det alltid skal være to ansatte til stede  XXX samt at det skal være lav terskel for å tilkalle politi dersom det vurderes at det er fare for liv eller helse.

Videre ble vi vist en XXX e-post mottaket hadde sendt til UDI med XXX informasjon Dokumentasjonen viser til alvorlige hendelser, hvilke tiltak som er satt i verk og mottakets vurdering av situasjonen XXX. Det kom frem informasjon om samarbeid med fastlege, legevakt, politi, spesialisthelsetjenesten (BUP og døgnavdeling for psykisk helsevern for barn og unge), hjemmetjenesten, barneverntjenesten og psykisk helse i kommunen. XXXX kontakt med Statsforvalteren XXX. Det kom videre frem at flere av instansene, i tillegg til mottaket, hadde sendt bekymringsmeldinger til barneverntjenesten XXX. Det kom frem at barneverntjenesten hadde henlagt bekymringsmeldinger flere ganger, men at de nå skulle opprette undersøkelse etter en melding fra politiet.

Samtaler med barn

Statsforvalteren gjennomførte samtaler med syv beboere. Telefontolk bidro med oversetting av samtalene.

Alle beboerne fortalte at de hadde en særkontakt og at de hadde jevnlige samtaler med denne om hvordan de hadde det på mottaket. Beboerne kjente til sin tiltaksplan. Noen jobbet aktivt med målene i den, mens andre mente de ikke hadde behov for en tiltaksplan.

Beboerne visste hvem de kunne snakke med og hvor de skal henvende seg om de har behov for helsehjelp. Noen av beboerne fortalte om tilfeller hvor de hadde hatt behov for helsehjelp og hvordan dette hadde blitt fulgt opp med legebesøk, og ved behov videre oppfølging

Alle beboerne opplevde at de ble behandlet på en bra måte på mottaket og sa at de ansatte er hyggelige. Dersom beboerne trenger hjelp eller spør om noe, prøver de ansatte å hjelpe og gi svar.

Samtlige av beboerne fortalte at de følte seg trygge på mottaket. Noen av dem utrykte likevel usikkerhet rundt utfallet av asylsøknaden sin og hvordan dette kunne påvirke deres planer for fremtiden. I slike spørsmål opplevde noen av beboerne at ingen kunne svare dem på det de lurte på.

Fullstendig referat fra samtalene med barna er arkivert internt hos Statsforvalteren.

Intervju med de ansatte og mottaksleder

Under det stedlige tilsynet intervjuet vi barnefaglig ansvarlig, som også hadde rollen som mottakets nestleder, samt en miljøarbeider/helsekontakt og en miljøterapeut. Vi gjennomførte intervju og oppsummering av tilsynet med mottaksleder via Microsoft Teams uken etter.

Barnefaglig ansvarlig redegjorde for hvordan mottaket organiserer sitt arbeid med kartlegging og tiltaksplan. Hun sa at de har en sammensatt personalgruppe med både nyutdannede barnevernspedagoger og sosionomer, og ansatte som har jobbet i mange år med målgruppen.

Mottaket har åtte ansatte med særkontaktrolle. Barnefaglig ansvarlig forklarte at hun gjennomfører individuelle særkontaktsamtaler med disse en gang i måneden. Hun følger en egen mal for gjennomføring av samtalene. I samtalene går de gjennom kartleggingene og tiltaksplanene til den enkelte beboer. I møtene kan særkontaktene be om spesifikk veiledning ved behov, i tillegg til at barnefaglig ansvarlig kommer med sine tilbakemeldinger og spørsmål. I tillegg avholdes felles særkontaktmøter en gang per måned. I disse møtene diskuteres faglige problemstillinger og det legges opp til erfaringsdeling for å bidra til at personalet møter beboerne på tilnærmet lik måte.

Barnefaglig ansvarlig informerte om at alle mottakets ansatte har gjennomført UDI sitt basiskurs. I tillegg hadde personalet deltatt på et Microsoft Teams møte i regi av UDI om arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Barnefaglig ansvarlig sa at mottaket forholder seg til Hero sine retningslinjer for planarbeid, som bygger på UDIs kravspesifikasjoner, rutinebeskrivelser og veiledere. Hun sa imidlertid at retningslinjene er omfattende og at mottaket derfor har kortfattet disse, slik at de skal være enklere å bruke aktivt. Miljøarbeideren vi snakket med fortalte at hun, i tillegg til å delta på kurs, hadde fått sin opplæring i arbeid med kartlegging og tiltaksplan fra mottaksleder. Det ble også trukket frem at Hero har egne barnefaglige ressurser som kan bidra med veiledning ved behov.

Miljøpersonalet vi snakket med fungerte begge som særkontakter. Den ene hadde også rolle som helsekontakt. Begge kjente til mottakets skriftlige rutiner for arbeid med kartlegging og tiltaksplan og oppga at de brukte disse ved behov. Personalet informerte om at de starter kartlegging av nye beboere så snart som mulig etter ankomst, og senest i løpet av første uke. Den første samtalen er ofte forholdsvis kort. Målet med samtalen er å bli litt kjent, samt å avklare hvorvidt beboer har særlige behov for oppfølging som bør imøtekommes umiddelbart. Etter dette gjennomføres kartleggingssamtaler en gang per måned, eller etter behov.

Barnefaglig ansvarlig redegjorde for hvordan mottaket den siste tiden hadde forsøkt ulike tilnærminger til arbeidet med kartlegging og tiltaksplaner. Blant annet hadde de testet ut å markere informasjon i kartleggingen ut ifra om informasjonen var hentet fra en uformell samtale, observasjoner eller fra en planlagt kartleggingssamtale. Fra første april i år er imidlertid føringen at personalet skal kunne skrive inn egne vurderinger under punkter i kartleggingen. På denne måten kan personalet utdype eller klargjøre mottakets syn på det som kom frem i samtale med beboer.

Beboernes representanter blir invitert til å delta i alle samtaler om kartlegging og tiltaksplan etter føringer gitt av UDI. Dersom beboere ikke ønsker å delta i kartlegging skal dette noteres i kartleggingsplanens punkt 12. Miljøpersonalet informerte om at de i slike tilfeller forsøker ulike tilnærminger for å likevel få til en samtale med beboer. Dette kan være ved å ta en biltur, gå en tur eller gjøre en aktivitet sammen.

Miljøpersonalet beskrev at tiltakene som settes opp for beboerne skal henge sammen med behov som er avdekket i kartleggingen. Tiltakene skal også i stor grad reflektere beboernes egne ønsker for videre utvikling. Det ble trukket frem som en utfordring at beboerne ikke alltid er enige i personalets vurderinger av hva den enkelte bør jobbe med. Ett miljøpersonale forklarte at beboerne ofte ønsker å være selvstendige, og at det da kan være vanskelig å formidle hva man trenger hjelp til, eller å ta imot veiledning fra de voksne. Likevel ble det fremhevet at det da er personalets ansvar å formidle til beboeren hvorfor det er viktig å jobbe med eksempelvis personlig hygiene, skoleoppmøte eller andre aktuelle tema.

Når det gjelder kartlegging og oppfølging av beboernes helse ble det opplyst at også dette er arbeid som settes i gang raskt etter at beboerne har kommet til mottaket. Ved ankomst av nye beboere, gir barnefaglig ansvarlig beskjed til helsesykepleier som er tilknyttet mottaket. Helsesykepleier gjennomfører en helsekartlegging i løpet av de første to ukene. Det er hovedsakelig helsesykepleier som bestiller legetimer eller formidler kontakt med andre instanser ved behov for ytterligere helseoppfølging. Vi fikk vite at mottaket har et godt samarbeid med både kommune og spesialisthelsetjenesten. Mottaket har blant annet fått på plass en ordning om at det er hjemmetjenesten i kommunen som sørger for utdeling av medisiner XXX.

Personalet vi snakket med opplevde imidlertid sin posisjon i arbeid med psykisk sykdom som utfordrende. Til tross for mottakets utstrakte samarbeid med andre instanser, ble sektoransvar trukket frem som en utfordring. Personalet fremhevet hvordan rammene på et mottak, med mange ansatte og mange andre beboere, ikke er utviklingsfremmende for de som har alvorlige psykiske lidelser. Det ble gitt flere eksempler på at bekymringsmeldinger til barneverntjenesten om slike forhold, ble henlagt. Mottakets ansatte understreket at deres jobb var å ivareta beboerne etter beste evne i løpet av oppholdet på mottaket. For å ivareta beboere med psykiske helseutfordringer viste de ansatte blant annet til tiltak som oppbemanning og utarbeidelse av individuelle dagsplaner/sjekklister hvor beboerne selv ble involvert i prosessen for å sikre deres medvirkning. De uttrykte likevel fortvilelse over at beboeres utfordringer med psykisk helse forverret seg. Det ble trukket frem at personalet på mottaket ikke har tilstrekkelig kompetanse for å jobbe med alvorlig psykisk lidelse, samt at de har mange andre beboere de skal ivareta i tillegg til de som er syke.

Vi fikk informasjon om at mottakets ansatte deltar på kurs i regi av RVTS. Disse kursene ble beskrevet som nyttige i form av at de bidro til en felles forståelsesramme hos personalet i møte med beboernes utfordringer. Videre opplevde særkontaktene de individuelle særkontaktmøtene som særlig nyttige for sitt arbeid med beboerne. De beskrev videre at det var lav terskel for å ta opp problemstillinger med barnefaglig ansvarlig. Personalet forklarte at de bruker overlapp, særkontaktmøter og personalmøter for å bli enige om nyttige tilnærminger til ulike beboere og situasjoner. Vi fikk eksempler om hvordan mottakets omsorgsplan eller rutiner kan tas frem i slike diskusjoner for å gi retning til det videre arbeidet. Det er særkontakt sitt ansvar å videreformidle viktig informasjon dersom det forekommer endringer i hvordan personalet skal følge opp beboerne, eller dersom det kommer frem ny informasjon i kartlegging som alle bør kjenne til. I slike tilfeller gis det beskjed om at alle må lese seg opp, via chat på Microsoft Teams.

Miljøpersonalet mente informasjonsflyten i personalgruppen fungerte godt. De opplevde at journalsystemet på Microsoft Teams gav dem mulighet for å holde oversikt over de viktigste elementene de skulle følge opp hos den enkelte beboer. Det er særkontaktene sitt ansvar å gå gjennom sine beboeres journaler for å sikre at viktig informasjon blir overført til kartleggingsplan, dersom det er aktuelt.

Personalet redegjorde videre for hvordan mottaket sikrer oppfølging av beboere som anses som særlig sårbare. Dette gjøres ved at informasjon om disse blir tatt opp på alle overlappsmøter, hvor man også går gjennom sjekklistene og ser på hva som er fulgt opp hos den enkelte. I tillegg føres det døgnjournal for å sikre nødvendig informasjonsflyt.

Utover dette skal særkontaktene oppsøke sine særbarn hver vakt, og det gjennomføres romsjekk for alle beboere to ganger per dag. Barnefaglig ansvarlig var tydelig på at alle beboere skal bli sett i løpet av en dag. Ett av miljøpersonalet trakk frem viktigheten av å være oppmerksom på de beboerne som ikke krever så mye, for å sikre at også disse får den oppfølgingen de er i behov av. Vi fikk vite at dette ofte blir tatt opp som tema på overlapp og i personalmøter.

Intervju med mottaksleder

Mottaksleder, som selv har lang erfaring med arbeid med enslige mindreårige flyktninger, formidlet at hun har tydelige formeninger om hva som ligger i godt arbeid med kartlegging og tiltaksplan. Hun forklarte at hennes involvering i dette arbeidet først og fremst handler om å sikre at mottaket har gode skriftlige rutiner og faglig rammeverk for arbeidet. I tillegg skal hun legge til rette for at barnefaglig ansvarlig og særkontaktene har den kunnskapen og kompetansen de trenger for å gjennomføre sitt arbeid.

Mottaksleder har ikke inngående kjennskap til den enkelte beboers planer, men sa at hun leser disse med jevne mellomrom, og kan også komme med tilbakemeldinger dersom hun har dette. Det kan enten være tilbakemeldinger hun gir direkte til en særkontakt, eller mer generelle føringer som hun kan informere om i et særkontaktmøte. Hun sa at det hovedsakelig er barnefaglig ansvarlig som følger opp særkontaktenes arbeid fra dag til dag, men at hun og barnefaglig ansvarlig har et tett samarbeid. Mottaksleder gjennomgår nye rutiner og tar opp omsorgsplanen på personalmøter for å sikre en felles forståelse og kjennskap til disse. Personalmøtene er obligatoriske og er lagt inn i turnus for alle faste ansatte.

Mottaksleder oppgav at de har et godt samarbeid med Sunndal kommune om helseoppfølging. Etter hvert har de også fått gode kontakter i spesialisthelsetjenesten. Mottaksleder sa at det ikke foreligger skriftlige samarbeidsavtaler, men at de vet hvor og hvem de kan henvende seg til ved behov. Hun sa også at mottaket har tatt initiativ til samarbeidsmøter med eksempelvis mottak, barneverntjenesten, psykisk helseteam fra kommunen og BUP. Dette for å sikre at alle kjenner til hverandres arbeid med beboere og for å bidra til mest mulig utviklingsfremmende arbeid. I tillegg har mottaket vært en del av et felles flyktninghelseteam ledet av kommuneoverlegen.

Videre oppga mottaksleder at de er i dialog med UDI om muligheten til å få utløst eventuelle ekstraordinære midler for å kunne tilby en mer skjermet oppfølging av beboere som er i behov av dette. Det forelå imidlertid ingen konkret plan for dette arbeidet på tidspunktet tilsynet ble gjennomført.

Mottaksleder sa at mottaket mangler et journalsystem fra sin oppdragsgiver, og at hun ser dette som en stor mangel. Hun forklarte at de har vært i dialog med UDI i forbindelse med at de begynte å bruke Microsoft Teams som system for journalføring og informasjonsflyt. Mottaket hadde fått klarsignal på at de kunne ta i bruk et slikt system. Mottaksleder understreket at det ikke skal stå personsensitiv informasjon i systemet, og at journaldokumentene kun skal merkes med romnummer. Hun sa videre at informasjon som er personsensitiv skal føres i beboernes kartlegginger.

4. Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Statsforvalteren vurderer at mottaket har tilfredsstillende rutiner og en organisering av arbeidet med kartlegging og tiltaksplan som legger til rette for at beboerne skal få den oppfølgingen de er i behov av. Vi ser positivt på at mottaket har et tydelig system for kartlegging og oppfølging av beboernes helse, og at de har etablert et utstrakt samarbeid med både kommune og spesialisthelsetjeneste i dette arbeidet.

Vi fikk forståelse av at mottaksleder gir tydelige føringer for hvordan personalet skal jobbe med beboernes planarbeid. Dette skjer både via skriftlige rutiner/faglig rammeverk og gjennom individuelle og generelle tilbakemeldinger til personalet. Vi forstår det også som at samarbeidet mellom barnefaglig ansvarlig og særkontaktene i deres arbeid med beboernes planer, bidrar til kvalitetssikring av arbeidet. Vi oppfattet også at dette ble reflektert i samtalene vi hadde med beboerne på mottaket. Beboerne kjente til planene sine, og formidlet til oss at de i det store og hele opplevde seg godt ivaretatt på mottaket. Videre hadde mottaket tydelige retningslinjer for kontakt med representant som blir invitert til alle planlagte samtaler om kartlegging og tiltaksplan.

Når det gjelder mottakets kartlegging og oppfølging av beboernes helse, ser vi at mottaket har iverksatt en rekke tiltak for å tilby den oppfølgingen de ser at beboerne trenger. Det er positivt at mottaket har etablert et tett samarbeid med kommunen, som også bidrar ved at hjemmetjenesten har ansvar for utdeling av medisiner. Vi fikk informasjon om at det per i dag ikke foreligger skriftlige samarbeidsavtaler med kommunen eller med spesialisthelsetjenesten. Statsforvalteren ber mottaket se på muligheten for å utarbeide slike skriftlige avtaler, eller på annen måte sikre at samarbeid er systematisert og at avtalt felles praksis for samarbeid er dokumentert. Dette kan bidra med en tydeliggjøring av ansvarsforhold og legge til rette for et tett samarbeid også over tid. XXXX. Gjennom bruk av kartlegging, tiltaksplaner, sjekklister for oppfølging og egen kriseplan, ser vi at mottaket legger til rette for oppfølging av beboernes helse i henhold til gjeldende lovkrav. Likevel ønsker vi, i tråd med tilbakemeldinger vi fikk fra personalet, å fremheve sårbarheten i omsorgsrammene ved en stor EMA-avdeling. Vi ser at rammebetingelser og antall plasser kan gjøre det utfordrende å legge til rette for tilstrekkelig utviklingsfremmende omsorg for barn og ungdom med alvorlige psykiske lidelser.

Avslutningsvis vil vi understreke at vi ser et klart behov for at mottak som jobber med enslige mindreårige flyktninger har et fungerende journal- og dokumentasjonssystem. Mottakene har ofte mange ansatte, mange beboere, og herunder også beboere som er i behov av tett oppfølging. For å kunne gi forsvarlig omsorg til denne gruppen, er mottakene avhengig av et system for informasjonsflyt som fungerer, herunder også sikrer beboernes personvern. Vi vil påpeke at en omfattende og detaljert bruk av Microsoft Teams til dokumentasjon vil øke risiko for koblingsfare og at personsensitive forhold rundt beboerne i realiteten kan bli kjent via systemet.

5. Statsforvalterens konklusjon

På bakgrunn av funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte og mottaksleder, samtaler med barna og gjennomgått dokumentasjon, konkluderer Statsforvalteren med følgende:

Sunndal asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Planarbeidet tilrettelegger for at beboerne får helseoppfølging i henhold til gjeldende lovkrav.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er avsluttet.

Så langt taushetsplikten ikke er til hinder for det, ber vi om at barn på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i rapporten og tilbud om å lese den. Innen rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatt og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen

Mari Hagve
fung. assisterende statsforvalter

Trine Land Nilsen
fagleder

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Her omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, gjennomgåtte dokumenter og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 08.05.2025.

Gjennomgått dokumentasjon

• Mottakets omsorgsplan
• Avropsavtale fra UDI
• Beboeropplysninger for alle mottakets beboere
• Kartlegging og tiltaksplan for elleve beboere
• Arbeidsinstruks for særkontakter og sekundærkontaker
• Stillingsbeskrivelse barnefaglig ansvarlig
• Mal for oppdatering av kartlegging og bearbeiding av kartlegging og tiltaksplan
• Medvirkning fra representant
• Rutiner for samarbeid med representant
• Rutinebeskrivelse for asylmottak med plasser for enslige mindreårige (rutine fra UDI)
• Samtale om skolefravær (mal fra Hero)
• Veileder for kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige (UDI 2011/2012)
• Retningslinjer for dokumentasjon i kartlegging og tiltaksplan (Hero)
• Ankomstmappe
• Tverrfaglig vurdering (helsejournal)
• Sjekkliste for oppfølging (tre ulike)
• Kriseplan

Vi gjennomførte stedlig tilsyn 26. og 27.05.2025. Oppsummeringsmøte med mottaksleder ble avholdt den 06.06.2025 via Microsoft Teams.

Tilsynet ble gjennomført av:

• Trude Mauseth, seniorrådgiver
• Toril Jore, seniorrådgiver
• Eileen Bjørnnes, rådgiver (observatør under tilsynet)