Rapport fra tilsyn med Hero AS, Tambartun asylmottak for enslige mindreårige asylsøkere 2025

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte et meldt tilsyn stedlig ved Tambartun asylmottak for enslige mindreårige asylsøkere i perioden 10. – 11.02.2025. Målgruppen for tilsynet var enslige mindreårige asylsøkere (EMA) som bor på asylmottak

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. utlendingsloven § 95 tredje ledd.

Tema for tilsynet har vært:

Statsforvalteren har undersøkt mottakets system og praksis for arbeid med å sikre beboernes rett til informasjon og medvirkning i henhold til gjeldende lovkrav.

Konklusjon

Tambartun EMA mottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med informasjon og medvirkning, i henhold til gjeldende lovkrav.

Det er ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet

Foreløpig rapport ble den 23.03.2025 oversendt UDI, driftsoperatør Hero AS og Tambartun asylmottak for enslige mindreårige asylsøkere. Frist for å komme med innsigelser til rapportens faktadel var satt til 04.04 2025. Statsforvalteren mottok ingen innsigelser innen fristen.

1. Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av Utlendingsdirektoratets ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene. Statens helsetilsyn er overordnet faglig myndighet for tilsynet.

Tema for tilsynet er mottakets system og praksis for arbeidet med å sikre beboernes rett til informasjon og medvirkning i henhold til gjeldende lovkrav. Asylmottaket ved driftsoperatøren utøver den daglige omsorgen for de enslige mindreårige under opphold på asylmottaket på vegne av Utlendingsdirektoratet (UDI). Asylmottaket skal under barnets opphold på mottaket sikre at beboerne får tilpasset informasjon om sine rettigheter og plikter, ut ifra deres alder, språk og individuelle behov. Mottaket skal sikre at beboerne blir hørt og gitt mulighet til medvirkning til oppholdet i asylmottak. I tilsynet har vi undersøkt om mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for dette arbeidet.

Tilsynet gjennomføres med avgrensede temaer. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven § 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Departementet har i forarbeidene til utlendingsloven § 95 understreket at kravet til nivået på omsorgen for enslige mindreårige mellom 15 og 18 år i mottak ikke sidestilles omsorgen som gis til yngre barn under barnevernets ansvar. Dette innebærer at etablerte definisjoner av «forsvarlig omsorg» fra annen lovgivning ikke kan overføres til barn i asylmottak. Det stilles dermed et noe lavere krav, men omsorgen skal likevel være forsvarlig og tilpasset de mindreåriges særlige behov. 1

Mottaket skal imidlertid sikre at omsorgen er i samsvar med Grunnloven § 104 og relevante konvensjonsbestemmelser, herunder FNs barnekonvensjon artikkel 3 om barnets beste og artikkel 12 om barnets rett til å bli hørt. 

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. Selv om det ikke direkte følger av ordlyden i omsorgsforskriften, må planene evalueres systematisk og jevnlig for å oppfylle forsvarlighetskravet og sikre at de til enhver tid er tilpasset beboerens behov, som kan endre seg over tid.

UDIs kravspesifikasjoner for driften av asylmottak kan gi veiledning om forventninger og standarder, men har begrenset betydning som rettskilde. Kravspesifikasjonene er i hovedsak interne retningslinjer og instruksjoner fra UDI til driftsoperatører om hvordan asylmottakene skal driftes for å være i henhold til lov og forskrift. Selv om etterlevelse av kravspesifikasjonene kan være en indikasjon på at driften ligger innenfor lovens rammer, er det ingen automatikk i at dette er tilfelle. Kravspesifikasjonene må derfor alltid vurderes opp mot de rettslige standardene i gjeldende lov- og forskriftsbestemmelser. Dersom praksis samsvarer med kravspesifikasjonene, kan det gi støtte til vurderingen av om lovkravene er oppfylt.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1 og Grunnloven § 104. Barnets beste må avgjøres fra sak til sak. Det skal tas utgangspunkt i barnets spesifikke situasjon, personlige kontekst, situasjon og behov. Rent konkret må asylmottakene når de foretar en handling som angår barnet, identifisere hvilke interesser barnet har i den konkrete saken (kartlegging) og gjøre en helhetsvurdering av hva som vil være til barnets beste. Når barnets beste er konstatert, skal det avveies mot andre hensyn i saken.

Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn for den omsorgen barnet får under oppholdet i asylmottaket jf. omsorgsforskriften § 2 første ledd.

Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste. FNs Barnekomite nevner i tillegg forhold som barnets identitet; bevaring av familiemiljøet og opprettholdelse av relasjoner; omsorg, beskyttelse og trygghet for barnet; sårbarhetssituasjonen, barnets rett til helse; og barnets rett til utdanning som kan være relevante for en nyansert vurdering av barnets beste (Generell kommentar til Barnekonvensjonen nr. 14, 2013).

Rett til informasjon

Barnets rett til informasjon under oppholdet i asylmottaket er fastslått i omsorgsforskriften § 4. Formålet med informasjonsarbeidet er at det skal bidra til trygghet og gi barnet nødvendig kunnskap om sine rettigheter og plikter knyttet til mottaksoppholdet. Den skal være tilpasset barnets alder, modenhet og individuelle behov, og formidles på et språk barnet forstår. Målet er å gjøre barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen, øke forståelsen for egen livssituasjon, fremme selvstendighet og forberede barnet på bosetting eller retur.

UDI har ansvar for å gi alle beboere i mottak nødvendig informasjon for å fungere under oppholdet. Dette inkluderer grundig informasjon om det norske samfunnet og mulige utfall av asylsøknaden, som blant annet avslag og retur. Informasjonen skal gi søkere et realistisk bilde av asylprosessen og deres situasjon, slik at de kan ta informerte valg. 2

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt er hjemlet i barnekonvensjonen artikkel 12, Grunnloven § 104 og i omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke.

Barnekonvensjonen artikkel 12 nr. 1 og 2 skal sikre at barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet. Barnets synspunkter skal tillegges behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomité har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

I omsorgsforskriften § 5 fremgår det at asylmottaket skal sikre at enslige mindreårige gis mulighet til medvirkning under hele oppholdet. Dette inkluderer deltakelse og innflytelse i daglige rutiner, aktivitetstilbud og andre forhold som berører den mindreårige.

Selv om barnevernsloven ikke gjelder direkte for barn på asylmottak, kan prinsippene i barnevernsloven gi veiledning. For eksempel understrekes det i barnevernslovgivningen med tilhørende forskrifter at medvirkning innebærer mer enn en rett til å snakke; det fordrer at barnet lyttes til og at synspunktene tillegges vekt.

For at medvirkning skal være meningsfull, må det gjøres en individuell vurdering av hvordan barnet best kan delta, med utgangspunkt i alder, modenhet og personlige behov. Selv om det ikke fremgår direkte av omsorgsforskriften § 5 at medvirkning skal dokumenteres, er dette en naturlig del av forsvarlig praksis. Dokumentasjon sikrer sporbarhet og synliggjør hvordan barnets rett til medvirkning er ivaretatt, hva som er barnets mening, og hvordan dette er tatt i betraktning i beslutninger som berører barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket gjennomføre strukturerte, individuelle samtaler for å kartlegge den enslige mindreåriges situasjon og behov. En slik kartlegging skal bidra til å identifisere graden av sårbarhet hos det enkelte barnet, og asylmottaket skal på bakgrunn av kartleggingen utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet.

Asylmottaket skal legge kartleggingen og tiltaksplanen til grunn for den individuelle oppfølgingen av barnet under hele oppholdet i mottaket, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres. Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Kravet til kartlegging og individuell oppfølging, samt retten til medvirkning, skal sikre at det enkelte barnet blir ivaretatt ut ifra sine individuelle behov, også når den mindreårige bor i asylmottak.

Barnets representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som følge av Utlendingslovens § 98 b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor.

En representant skal ivareta den mindreåriges interesser i asylsaken, samt andre oppgaver som tilfaller en verge i henhold til annen lovgivning. Representanten har ikke den daglige omsorgen for den mindreårige, men skal påse at omsorgsbehovet blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Videre skal representanten sikre at barnet får informasjon og blir hørt i saker som vedrører barnet, og at meningene tillegges vekt i henhold til alder og modenhet.

Utlendingsdirektoratet og asylmottaket skal bidra til at barnet under oppholdet i asylmottak får nødvendig oppfølging fra sin representant og andre ansvarlige myndigheter, jf. omsorgsforskriften § 9.

3. Beskrivelse av fakta

Beskrivelse av fakta

Type mottak, navn og besøksadresse	EMA avdeling Tambartun asylmottak Gimsmarkveien 66, 7227 Gimse
Mottaksleder: Carina Valbo	Tlf. 98 46 45 42
Driftsoperatør	Hero Norge AS

Tambartun EMA er et privat asylmottak som eies av driftsoperatør Hero Norge AS. Avdelingen har en rammeavtale for 30 plasser, som består av en grunnpakke på 30 plasser, og en tilleggspakke på fem plasser. Mottaket åpnet den 02.05.2023 og har rammeavtale på seks år med to opsjoner som forlengelse i til sammen ti år. Under tilsynet bodde det 28 beboere på mottaket.

Planlegging av tilsynet

Statsforvalteren sendte varsel om tilsyn den 16.01.2025. I varselbrevet ba vi mottaket om å oversende dokumentasjon som omhandler tema for tilsynet. Se rapportens vedlegg for en fullstendig oversikt over mottatt dokumentasjon. Varselbrevet inneholdt et vedlegg til barna med informasjon om tilsynet og invitasjon til individuelle samtaler med Statsforvalteren. Mottaket ble bedt om å dele ut informasjonsskrivene til barna og oversette det for dem, samt informere barnas representanter om tilsynet. Vi mottok dokumentasjon den 03.02.2025.

Gjennomføring av tilsynet

Vi innledet tilsynet med en oppstartsamtale med driftsoperatør, barnefaglig ansvarlig og ansatte på mottaket som skulle delta i intervjuene med Statsforvalteren. Her informerte vi om vår rolle og avtalte det praktiske for gjennomføring av tilsynet og planen for de to dagene. Statsforvalteren fikk deretter en omvisning på mottaket. Vi gjennomførte samtaler med ti barn den første dagen. På dag to ble det gjennomført intervju med tre ansatte og samtaler med åtte barn. Noen av barna valgte å ha sin representant til stede i samtalen.

Det ble gjennomført en stikkprøvekontroll i MOT. Det ble vist frem av registreringer på tre beboeres deltagelse i informasjonsprogrammet, innhold i barnas dokumenter og føringer som gjaldt husmøter og beboerråd.

I etterkant av det stedlige tilsynet den 17.02.2025 ble det gjennomført samtaler via Microsoft Teams med tre beboere. Den 19.02.2025 ble det gjennomført en oppsummerende samtale med mottaksleder over Microsoft teams.

Befaring

Mottaksleder og regionssjef fra driftsoperatør viste frem de to byggene som tilhører asylmottaket. Byggene har lik utforming med kjøkken, spisestue, tv-stue/oppholdsrom. I tilknytning til tv-stuen er det to kontor som brukes til personalmøter, asylintervju, individuelle samtaler og informasjonsmøter. Vi fikk se et beboerrom i kjelleren som var ubebodd på tilsynstidspunktet. I tilknytning til oppholdsrommet/spisestuen hang en informasjonstavle. På denne fantes informasjon om fellesmiddag, husmøte, kontaktinformasjon til UDI og en egen tavle med aktiviteter.

Dokumentgjennomgang

Under følger oppsummeringer og utdrag fra dokumentene som ansees som aktuelle opp mot tilsynets tema.

Omsorgsplan

Mottakets omsorgsplan gir en helhetlig beskrivelse av mottakets arbeid med de enslige mindreårige. I denne planen vises det til at det, i alle fasene av mottaksoppholdet, skal gis relevant informasjon på beboerens eget språk. Informasjonen skal samsvare med barnets alder, modenhet, og den enkeltes behov. Videre vises det til tre hovedaspekter ved informasjonsarbeidet; individuell informasjon, kollektiv informasjon og informasjonsmodulene. I planen er det beskrevet at mottaket skal utarbeide individuelle månedsplaner som ungdommen henger opp på eget rom. Målet med månedsplanen er å gi ungdommen oversikt, samt muligheten til å strukturere og planlegge egen hverdag ut ifra aktivitetene på planen. Ifølge planen skal mottaket ha husmøter hver uke. Hensikten er å gi beskjeder, gjennomgå rutiner/regler, planlegge aktiviteter på mottaket, og eventuelt andre aktuelle saker.

Informasjonsprogrammets ti moduler er ikke obligatoriske. Det er likevel et krav om registrering av fravær i MOT, samt krav om oppmuntring til deltagelse og at det må settes inn tiltak ved høyt fravær. Informasjonen skal hjelpe beboerne i situasjonen de står i asylprosessen. Temaene i modulene tilpasses slik at boerne får informasjon som er tilpasset og aktuell for dem. Det står at beboernes medvirkning skal skje gjennom kommunikasjon i hverdagen, på beboermøter, i samtaler, kartlegginger og tiltaksplaner. Beboerrådet skal ivareta beboernes rett til medvirkning. Målet er å sammen med beboerne skape en god arena for kommunikasjon og kartlegge hva som er viktig på mottaket.

Informasjonsplan for barn og unge i asylmottak for 2025

Dokumentet er en veileder for personalet og beskriver mottakets mål om å gi beboerne nødvendig informasjon om deres situasjon, rettigheter og plikter. Planen dekker ti moduler og omhandler temaer som blant annet asylprosessen, helse, samfunnsforståelse og konfliktforebygging.

Informasjonen skal gis gjennom et strukturert program. Planen viser til at deltakelse skal registreres elektronisk og at alle beboere skal gjennom programmet minst én gang. Informasjonen skal gis på et språk beboerne forstår, og mottaket skal tilby tolk ved behov.

Stillingsbeskrivelse for informasjonskonsulent

Det fremgår at informasjonskonsulenten har faglig og koordinerende ansvar for informasjonsarbeidet ved mottaket. Herunder følger en omfattende liste over ansvarsområder og oppgaver. Dette innebærer blant annet gjennomføring av informasjonsprogrammet, ansvar for avdelingenes interne og eksterne informasjonsarbeid, samarbeid med eksterne, sørge for at informasjon om mottaket bringes ut regelmessig både internt og eksternt og inkludere alle ansatte i informasjonsarbeidet. Det står at informasjonskonsulent er returansvarlig, noe som innebærer faglig og koordinerende ansvar for mottakets returarbeid. Vi fikk i tillegg opplyst at informasjonskonsulent også var nestleder og stedfortreder for avdelingsleder.

Rutine for oppfølging ved ankomst og samtalestruktur fra ankomst til avreise

I rutinen beskrives det hvordan mottakets ansatte skal jobbe for at beboerne gis nødvendig informasjon gjennom hele sitt opphold på mottaket. Det legges vekt på retten til informasjon og medvirkning ved at beboeren får innføring i mottakets regler, tilgang til digitale verktøy og mulighet til å påvirke sin egen hverdag. Mottaket har også en egen beskrivelse av arbeid med retur og hvordan beboere skal få informasjon om dette. Også i andre dokumenter som omhandler kartlegging og tiltaksplan fremheves beboernes rett til medvirkning og informasjon. Det beskrives at mottaket skal legge til rette for dette gjennom systematisk oppfølging og regelmessige samtaler.

Rutine for bruk av tolk

I denne står det hvem som har ansvar for å bestille tolk, samt i hvilke situasjoner tolk/språkhjelp skal brukes. Det presiseres at beboere skal få nødvendig informasjon på et språk de forstår, og at kommunikasjon mellom ansatte og beboere skal skje på en trygg og profesjonell måte. I tillegg vises det til at beboere ikke skal brukes som tolker.

Beboerråd

Vi gikk gjennom flere dokumenter som beskriver formål og plan for gjennomføring av månedlig beboerråd. I dokumentene legges det vekt på at beboerne skal gis anledning til å medvirke og få nødvendig informasjon. Det kommer frem at medlemmene av beboerrådet skal representere alle beboere på mottaket uavhengig av egen etnisk og nasjonal tilhørighet. Ifølge mandatet skal rådet veilede ansatte på hva som kan bli bedre, ytre sitt syn på driften av mottaket til UDI, utarbeide aktivitetsprogram og fellesarrangementer, eventuelt årsplan for ønskede markeringer og feiringer. Til gjennomføring av aktiviteter forvalter beboerrådet en fast månedlig sum på kr. 5000. Personalet skal skrive referat fra alle møter, som gjøres tilgjengelig for alle ansatte og de som deltar på møtene. De aktivitetene som blir bestemt skal gjennomføres i størst mulig grad av beboerne selv. Møtene skal være fast en gang i måneden.

Husmøter

I rutinen for gjennomføring av husmøter står det at disse skal gjennomføres hver andre uke. Møtene skal gi beboerne mulighet til å diskutere rutiner, regler, aktiviteter og renhold, samt stille spørsmål til ansatte. Informasjon om møtene og aktuelle saker formidles i forkant via infoskriv. Personalet skal føre referat som gjøres tilgengelige for beboerne og ansatte. Ansvarsvakten for helgen skal sørge for gjennomføring, og at eventuelle ubesvarte spørsmål følges opp av riktig person.

Referater fra husmøter og beboerråd viser at møtene blir gjennomført til planlagt tid. Videre kommer det frem hvilke beboere som har deltatt, samt beskrivelser av aktivitetsønsker og tilbakemelding om dette.

Kartlegging og tiltaksplan

I beboernes kartlegginger og tiltaksplaner kommer det frem problemstillinger og hjelpebehov hos beboerne, samt tiltak for å imøtekomme de ulike behovene. Eksempelvis kom det frem beskrivelser av utfordringer i kommunikasjonen mellom beboer og mottak/særkontakt i noen av kartleggingene. Her så vi at mottaket hadde fulgt opp med beskrivelser av tiltak for å legge til rette for bedring av kommunikasjonen. Flere av planene var skrevet i «jeg» form som kan indikere brukermedvirkning i utformingen av planene.

Gjennomgang av dokumenter i MOT

Barnefaglig ansvarlig viste oss hvordan mottaket registrerer deltagelse i informasjonsprogrammet i fagsystemet MOT. Dette registreres inne i hver beboers beboerkort. Registreringen omfatter en kolonne for dato, en for modulnavn, en for deltagelse ja/nei samt en kolonne hvor det registreres hvorvidt beboer har gyldig fravær eller ikke. Registreringen inkluderer også informasjon om deltagelse på andre mottak beboer har bodd på tidligere. Barnefaglig ansvarlig forklarte at informasjonskonsulent er ansvarlig for å sette opp ny avtale for gjennomføring av modul ved fravær. Basert på informasjon vi fikk i samtaler med barna dagen før, gjennomførte vi stikkprøvekontroller for tre beboere og mottakets registering av deltagelse i informasjonsprogrammet. En av beboerne opplyste i intervju med oss at han hadde deltatt på flere informasjonsmøter, noe som også fremkom i mottakets registrering i MOT. De to andre beboerne opplyste i intervju med oss at de ikke hadde deltatt på informasjonsmøter på mottaket. Disse hadde, ifølge registreringene i MOT, deltatt på henholdsvis seks og syv moduler hver.

Samtaler med barn

Statsforvalteren gjennomførte 18 samtaler under det stedlige tilsynet. Noen av barna hadde med seg sin representant i samtalen. Tre samtaler ble gjennomført via Microsoft Teams i etterkant av det stedlige tilsynet. Med XXX unntak ble alle samtalene gjennomført ved hjelp av telefontolk.

De fleste barna fortalte at de har samtaler med sin særkontakt og andre ansatte. De opplevde at de ansatte vil dem vel, og at de kan gi dem hjelp og informasjon. Enkelte barn opplyste at de hadde fått tilbud om opplæring i handling, matlaging eller å ordne praktiske gjøremål.

Statsforvalteren hadde også samtaler med enkeltbarn som opplevde at de ikke hadde god kontakt med de ansatte, og at de ikke fikk hverken den informasjonen, opplæringen eller hjelpen de ønsket seg.

Flertallet av barna oppga at de har deltatt på mottakets informasjonsmøter, og noen av dem kunne gjengi innholdet i ett eller flere av disse møtene. Med noen unntak, har det i møtene blitt brukt tolk på deres morsmål.

Flere barn fortalte at de deltar på husmøter, og at de der kan si sin mening om husregler og aktiviteter. Statsforvalteren snakket imidlertid også med flere barn som ikke kjente til husmøtene eller som valgte å ikke delta på dem. Barna hadde ulik oppfatning om hvorvidt forslag fra husmøtene blir fulgt opp av de ansatte. De uttrykte også ulike meninger om hvorvidt de blir hørt i det daglige når de uttrykker sine meninger om egen livssituasjon eller vil medvirke til utformingen av mottakets rammer og aktiviteter. Flere av barna tok opp at de ikke fikk tilbakemeldinger etter å ha henvendt seg til ansatte med ulike spørsmål.

Flere beboere tok opp forhold ved mottaket og sin situasjon som ikke faller innenfor tilsynets tema. Etter avtale med beboerne videreformidlet Statsforvalteren barnas tilbakemeldinger til mottaksleder, som bekreftet at hun skulle følge opp disse. Fullstendig referat fra samtalene med barna er arkivert internt hos Statsforvalteren.

Intervju med de ansatte og mottaksleder

Vi intervjuet en miljøterapeut/tiltaksansvarlig, barnefaglig ansvarlig og informasjonskonsulent hver for seg under det stedlige tilsynet. I etterkant av det stedlige tilsynet intervjuet vi mottaksleder via Microsoft Teams. Under følger et utdrag av intervjuene som er relevante for tilsynets tema.

Dokumentasjon og informasjonsflyt

Det kom frem i intervjuene at alle samtalene som har vært gjennomført med beboerne, både formelle og uformelle samtaler, noteres i kartleggingsrapportene i det digitale fagsystemet MOT. Videre bruker de ansatte Microsoft Teams som informasjonskanal i det daglige arbeidet, hvor det legges ut referater fra husmøter, beboerråd, overlappingsmøter og personalmøter. Beskjeder som skal følges opp rundt enkelte beboere og informasjon om aktiviteter blir også lagt ut på Microsoft Teams slik at informasjonen kan nå raskt ut til personalgruppen.

Til tross for flere ulike systemer for informasjonsflyt, hadde en av de ansatte erfaring med at en del av innhentet informasjon om barna ikke ble dokumentert tilstrekkelig. Den ansatte sa at beskjeder fra overlapp noen ganger henges på en tavle på kontoret, men at mye av overlapp baserer seg på muntlig overlevering. I andre intervjuer kom det imidlertid frem at personalet bruker mye tid på å snakke sammen og at de opplever informasjonsflyten som god. Mottaksleder bekreftet at de mangler et journalsystem. Det gjør informasjonsflyten sårbar og kan medføre at viktig informasjon ikke blir fulgt opp.

Opplæring/veiledning

Mottaksleder opplyste at de ansatte gjøres kjent med barnas rettigheter gjennom en opplæringsplan som alle ansatte skal gjennomgå ved ansettelse. Hun forklarte videre at det vektlegges hvordan de ansatte skal møte barna når de henvender seg, og hvordan informasjon skal gis. Videre bevisstgjøres de ansatte om å hensynta barns medvirkning og at alle svar på henvendelser skal møtes med en forklaring om hvorfor det er slik. Vi fikk videre opplyst at mottaket jobber med at alle skal ha samme opplæring for å ha samme forutsetning for å gjøre samme jobb. Omsorgsforskriften er grunnlaget for utarbeidelse av planen, og er et utgangspunkt for alle deler av arbeidet ved mottaket, ifølge mottaksleder. Omsorgsplanen brukes også aktivt i arbeidet og ulike temaer derfra gjennomgås i personalmøter. Informasjonskonsulent har en egen opplæringsplan i henhold til sin funksjon. «Ny i Norge» er et nettsted i regi av IMDi som samler informasjon fra offentlige myndigheter som kan hjelpe flyktninger og innvandrere i sin nye hverdag i Norge. Denne informasjonen er utgangspunkt for informasjonsmodulene. Informasjonskonsulenten er også en del av et samarbeidende nettverk av informasjonskonsulenter i Hero Norge AS hvor han mottar kontinuerlig oppfølging med faglig påfyll og kurs. Mottaket har også en årsplan der månedlige eksterne veiledninger og kurs de har planlagt med RVTS, UDI og andre er oppført.

Rett til informasjon

Informasjonsansvarlig, som også er returansvarlig og nestleder, fortalte at informasjonsprogrammet er den formelle delen av informasjonsarbeidet. Programmet består av ti moduler med rammer fra UDI, som mottaket tilpasser lokalt. Modulene oppdateres i takt med endring av lover og regler.

Informasjonsansvarlig samarbeider med eksterne ved formidling av noe av informasjonen, for eksempel helsestasjonen på tema som gjelder helse, og politiet for informasjon om lover og regler i Norge.

Informasjonen gis til barna inndelt i språkgrupper. Dersom noen synes enkelte temaer er vanskelige å snakke om i grupper med tolk, for eksempel tema som hjemlandsfokus og retur, så kan det følges opp i ettertid individuelt. Tilpasningene til hvert enkelt barn er også basert på observasjoner og kjennskap som særkontaktene har, og informasjonsansvarlig samarbeider løpende med dem. Han samarbeider også med barnefaglig ansvarlig og mottar stadig tips om temaer som hun har fanget opp fra gruppa som er viktig å ta opp i informasjonsmøter. Vi fikk videre opplyst at modulene tilpasses barnas alder og modenhet, kulturelle forskjeller og tar opp i seg hva som rører seg på mottaket. Informasjonsansvarlig mottar også henvendelser direkte fra beboere som trenger en nærmere forklaring på noe eller som har behov for repetisjon av konkrete temaer.

Informasjonsansvarlig understreket at han ikke bare har ansvar for å gi informasjon, men også for å sikre at alle har forstått. Han oppga at han ser an barnegruppen, leser kroppsspråk og gjør vurderinger om hvorvidt tolken fungerte godt eller ikke.

Informasjonsansvarlig registrerer deltagerne, samt oppmøte/fravær i MOT. På den måten kan han følge opp om det er et barn som alltid er fraværende på et spesielt tema, for eksempel retur.

Møtene er ikke obligatoriske, og fravær gir ingen konsekvenser. Dersom noen barn ikke ønsker å møte opp snakker de ansatte med dem og forklarer hvorfor det er viktig å delta. Det er individuelt hvor lang tid det tar for barna å komme igjennom alle modulene. Noen av barna viser stor interesse for å delta, mens andre har nok med skolen og livet ellers. Vi fikk imidlertid opplyst at det stort sett er bra oppmøte på informasjonsprogrammet. Enkelte språkgrupper er store og da deles de ofte i to.

Informasjonskonsulenten samarbeider med alle ansatte, barnefaglig ansvarlig og leder i sitt arbeid, og det har vært jobbet med å opparbeide ansvarsbevissthet blant alle ansatte når det gjelder at alle er ansvarlige for å gi barna den informasjonen de til enhver tid er i behov av. Programmet evalueres to ganger i året av informasjonsansvarlig sammen med avdelingsleder. Informasjonsansvarlig gjør også fortløpende justeringer basert på tilbakemeldinger fra beboerne eller fra beboerråd.

Informasjonsansvarlig opplyste at det foreligger en plan for at rommet som brukes til informasjonsmøter skal forbedres, slik at det blir mer funksjonelt.

Mottaksleder opplyste at barna får utdelt en ankomstmappe når de kommer til mottaket, med informasjon på deres morsmål. Mappene inneholder informasjon om både praktiske forhold, aktiviteter, transport med videre. De ansatte viser ofte til mappen når barna etterspør informasjon som finnes der. De ansatte fortalte at særkontaktene har ansvaret for gjennomføringen av velkomstmodulen, mens informasjonsansvarlig gjennomfører de øvrige modulene inndelt i språkgrupper, og holder i det overordnede når det gjelder informasjonsarbeidet ved mottaket.

Velkomstmodulen i informasjonsprogrammet gjennomføres så snart som mulig og innenfor to dager etter at et barn har ankommet mottaket. Modulen varer i to timer med en pause, og det settes frem snacks og legges til rette for at barnet skal føle seg godt mottatt. De ansatte har med PC og viser barnet bilder av de ansatte og forklarer hvilken rolle de har på mottaket. Modulen inneholder blant annet informasjon om mottakets rolle, representantens rolle, husregler, plikter og rettigheter som beboer har ved mottaket. Videre informeres det om skolesystemet, helsetjenester, kartlegginger, tiltaksplaner og særkontaktens rolle. Det er mye informasjon som ofte må repeteres i ettertid. Dersom det er flere ankommende beboere med samme språk, har de informasjonsmøtet sammen.

Særkontaktene innkaller barna de har ansvar for til individuelle kartleggingssamtaler med tolk hver måned. Vi fikk opplyst at innen tre måneder etter barnets ankomst til mottaket skal alle punktene i kartleggingsplanen være utfylt. Det settes av tid under samtalen til å svare på spørsmål og snakke om temaer som beboeren har behov for å snakke om. Mottaket har også en sekundærkontaktordning som ivaretar primærkontaktens oppgaver dersom primærkontakt ikke er på jobb.

Særkontaktene gjennomfører flere samtaler med tolk utover de månedlige, etter barnas behov og dersom det er viktig informasjon som skal formidles. Det foregår i tillegg daglige uformelle samtaler med beboerne der blant annet Google translate, engelsk og kroppsspråk benyttes som hjelpemidler i kommunikasjonen, i tillegg til norsk. Det ble oppgitt at de ansatte likevel aldri kan være helt sikre på at det ikke oppstår misforståelser. De er særlig bevisste på at kommunikasjonen med barna må tilpasses alder og modenhet, samt at kommunikasjonen må være så konkret og tydelig som mulig.

De ansatte fortalte at de hensyntok at barna har mye å tenke på og forholde seg til, noe som gjør at informasjon og beskjeder ofte må repeteres.

Det ble informert om at ansatte som til enhver tid er på vakt oppsøker barna på sjekkrunder og minner dem samtidig om avtaler og aktiviteter. I tillegg gir de barna et papir med skriftlige påminnelser og informasjon på barnas morsmål. De ansatte oppgav at de vektlegger å være synlige og tilgjengelige for barna når de er på jobb.

Vi fikk opplyst at samtlige av barna har en skoleplass og barna har en egen plan på rommet sitt med en oversikt over hva de skal gjøre på skolen og på fritiden i løpet av uken. I tillegg henger det en informasjonstavle ute i gangen ved beboerrommene med aktivitetsplaner, husregler og annen relevant informasjon til beboerne.

Særkontaktene er ansvarlige for å observere og holde oversikt over hva de ulike barna er i behov av hjelp og støtte til, og videreformidle dette til øvrig personalgruppe. De ansatte fortalte at de jobber for å øke selvstendigheten til barna og oppfordrer dem til å gjøre aktiviteter og ta initiativ selv, for eksempel det å lære seg å stå opp om morgenen uten bistand til vekking. Personalet er tilgjengelige på kjøkkenet når barna lager mat og bistår ved behov. De veileder også barn som har behov for det innen hygiene, påkledning tilpasset vær/aktivitet og renhold av rom mv. Vi fikk videre opplyst at veiledning som gjelder personlig økonomi er et punkt i velkomstmodulen i informasjonsprogrammet.

De ansatte vi snakket med oppgav å ha en del egen kunnskap om asylprosessen og returarbeid. Dersom de får spørsmål fra barna tilknyttet dette og er usikre på svaret, så oppsøker de informasjonsansvarlig. De sjekker også UDI sine hjemmesider, gjerne sammen med barna for å vise dem hvor informasjonen ligger. Dersom barna trenger mer detaljert informasjon benyttes tolk og de ansatte tar på alvor at dette er viktige spørsmål for barna. De ansatte formidlet videre at de erfarte at når barn kommer til de ansatte med ønsker og spørsmål som må sjekkes ut, hender det at det glipper på at barnet får et svar tilbake. De ansatte fortalte at mange av barna har stort behov for informasjon, at informasjon er med på å skape trygghet, og at de vil jobbe for å bli flinkere på det området. Mottaksleder bekreftet også at dette er et område med forbedringspotensial som de har jobbet med gjennom de siste månedene og som de ønsker å bli bedre på.

Rett til medvirkning

Annenhver uke gjennomføres det husmøte for alle beboerne der miljøterapeutene er ansvarlig for gjennomføringen. Oppmøtet har vært varierende, men møtet gjennomføres alltid selv om det er få deltagere til stede. Det utleveres skriftlig informasjon til beboerne om møtet på forhånd. De ansatte fortalte at de har prøvd seg frem når det gjelder bruk av tolk på disse møtene og at de ser an behovet. Ofte bruker de norsk og engelsk samt at beboere bistår med oversettelser.

Husmøtene inneholder en informasjonsdel der ansatte formidler viktig informasjon til beboerne, og en del der beboerne kan komme med sine meninger, forslag og innspill til driften ved mottaket. Det kan for eksempel være innspill til reglene, aktiviteter eller hva som skal stå på menyen ved felles måltider. De ansatte fortalte at barna er ulike med forskjellige behov, og har mange ønsker. Det er derfor viktig å formidle at ikke alle kan bli hørt og at de ikke kan møte alle behov. Ved hvert husmøte går de igjennom hva det var enighet om på forrige møte og hva som ble etterspurt. Ofte er det to ansatte som deltar på husmøtene slik at den ene kan observere gruppa og følge opp enkeltpersoner i etterkant. De ansatte understreket at de kan bli flinkere til å gi tilbakemelding til de som har fremmet et ønske, og informere om hvorvidt de kan møte deres ønske eller ikke. Dersom noen av barna ikke er til stede på husmøtet er rutinen at de skal bli oppsøkt av ansatte og oppdatert på viktig informasjon. Videre skal de oppfordres til å delta, og få påminnelse om hvorfor det er en viktig arena for medvirkning.

Beboerrådet består av innvalgte representanter fra hver språkgruppe. Representantene får innledningsvis informasjon om sin rolle og signerer et mandat. De ansatte fortalte at møter i beboerrådet gjennomføres en gang i måneden. Noen ganger innkalles det til et ekstra møte dersom det skjer noe spesielt. På møter i beboerrådet kan barna stille egne spørsmål om forhold de lurer på samt ha med seg spørsmål fra de andre beboerne som de representerer. Rådet har besluttet at de nå sparer opp midler over flere måneder slik at de kan kjøpe Playstation eller finansiere tur til badeland.

Vi fikk opplyst at barna får medvirke i informasjonsprogrammet gjennom at de blir spurt i etterkant av hver modul om hva de synes og hva de tenker kan gjøres annerledes. I returarbeidet jobbes det utstrakt med barnas medvirkning. Informasjonskonsulenten fortalte at barnets oppfatninger og samarbeid rundt dette er avgjørende for at det skal kunne fungere på en god måte.

Personalet fortalte at barnas rett til medvirkning også tas inn i kartleggingene av barna. I den siste tiden har de ansatte fokusert på at det er barnas egen kartlegging, noe som skal fremkomme i planen. Barnefaglig ansvarlig holder et øye med kartleggingsarbeidet og minner de øvrige ansatte om hvordan planen skal utformes. Dersom barna ikke ønsker å delta på kartleggingssamtaler vil de ansatte snakke med dem og forsøke å motivere dem på ulike måter. De ansatte opplyste imidlertid at det ikke har vært en stor utfordring at de ikke vil.

Særkontaktene går gjennom forhold rundt alle beboerne de har ansvar for på faste individuelle særkontaktmøter som barnefaglig ansvarlig leder. Dersom et barn har ønske om bytte av særkontakt, snakker barnefaglig ansvarlig med beboer om hva som ligger bak, og bytter særkontakt dersom det ikke finnes annen hensiktsmessig løsning.

Mottaksleder opplyste at en stor del av barnas medvirkning skjer i uformelle sammenhenger, ikke bare i møter og råd. De ansatte får med seg barnas meninger og oppfatninger når de for eksempel spiller spill på kvelden eller under andre aktiviteter. Dersom det kommer forslag fra barna oppfordres de til å snakke med aktivitetsansvarlig. Den ansatte som er i situasjonen vil imidlertid følge det opp etterpå for å sjekke om informasjonen har nådd frem.

Annet:

Kontorene vi fikk benytte til samtaler og intervjuer under tilsynet, og som vi fikk opplyst var de som ellers også ble brukt ellers til individuelle samtaler og UDI-intervju, fremstod som dårlig isolerte. Man kunne høre hva som ble sagt fra utsiden av døren. Dette ble også påpekt av en tilstedeværende representant. Vi gjør oppmerksom på forholdet av hensyn til barnas personvern.

4. Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Rett til informasjon

I forskriften om omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak § 4, pålegges mottaket å gi informasjon til den enslige mindreårige om dennes rettigheter og plikter, og sette den enslige mindreårige i stand til å medvirke i den daglige omsorgen under mottaksoppholdet. Informasjonen skal være tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet på et språk den enslige mindreårige behersker.

Statsforvalteren vurderer at Tambartun EMA mottak har tilfredsstillende rutiner og praksis for å informere beboere om sine rettigheter og plikter knyttet til mottaksoppholdet. Videre vurderer vi at de ansatte redegjorde tilfredsstillende for mottakets informasjonsarbeid og at det fremstår som at dette arbeidet er i tråd med mottakets skriftlige rutiner. Her legger vi vekt på at det avholdes informasjonsmøter, husmøter/beboerråd og strukturerte individuelle samtaler med barna, som også dokumenteres.

Personalet fremstod bevisste på at informasjonen må tilpasses barnas alder og modenhet og individuelle behov, og at den må formidles på et språk barnet forstår, noe som også presiseres i de skriftlige rutinene for bruk av tolk. Vi fikk også formidlet fra de fleste av barna vi snakket med at de mottar informasjonen de er i behov av og har krav på. Dette underbygges i tillegg av dokumentasjonen som Statsforvalteren har gjennomgått. Vi merker oss imidlertid at beboerne brukes som språkhjelpere på husmøter. Dette er ikke i samsvar med mottakets egne rutiner. Vi anbefaler at mottaket benytter godkjent tolk i sammenhenger der dette er nødvendig.

Videre ser vi at mottaket samarbeider med representantene og bistår barna i å få kontakt med dem når de har spørsmål eller trenger informasjon.

Rett til medvirkning

I forskriften om omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak § 5 pålegges mottaket å sikre at den mindreårige blir hørt og gis mulighet til medvirkning under hele oppholdet på mottaket.

Statsforvalteren vurderer at mottaket har tilfredsstillende rutiner og praksis for å sikre medvirkning for beboerne under oppholdet ved mottaket. Slik vi ser det blir beboerens rett til medvirkning sikret ved gjennomføring av husmøter og beboerråd, samt i individuelle samtaler. Videre fremgår det av planarbeidet at beboerne gis anledning til å uttrykke egne behov og mål for oppholdet.

Videre vurderer vi at mottaket legger til rette for at beboerne skal få informasjon som gjør dem i stand til å medvirke i daglig omsorg og øke deres selvstendighet. Vi merker oss imidlertid at barna gav ulike tilbakemeldinger om opplæring og veiledning i praktiske gjøremål. På bakgrunn av dette anbefales mottaket å prioritere en økt systematisering av oppfølgingen til det enkelte barn på dette området. Det vurderer vi at vil bidra så alle beboerne får den nødvendige hjelpen de trenger for å kunne klare seg på egen hånd.

Tilsynet avdekket at mottaket selv har identifisert svakheter i ansattes kommunikasjon med barna. Selv om en del av barna føler seg hørt, opplever andre barn manglende eller sene tilbakemeldinger og forklaringer. Vi så imidlertid, i barnas planer, at mottaket hadde fanget opp dette og satt i verk tiltak for å forbedre kommunikasjonen. Dersom et barn opplever samspillet med sin primærkontakt som utfordrende, oppfattet vi også at det er rom for å gi tilbakemelding om dette og eventuelt få bytte kontaktperson. Statsforvalteren anerkjenner at det er mange faktorer som spiller inn når mottaket skal utøve sitt ansvar for å sikre at alle beboere føler seg sett og hørt. Vi ser det sompositivt at mottaket har avdekket forbedringsområder i egen praksis og at mottaket prøver ut ulike tilnærminger for å imøtekomme barnas behov.

Husmøtene ved mottaket fremstår som etablerte og et godt tiltak som medvirkningsarena. I mottakets omsorgsplan står det blant annet at husmøtene skal være ukentlige, men de gjennomføres i praksis annenhver uke. Statsforvalteren vurderer at det kan være hensiktsmessig med hyppigere husmøter da dette kan bidra til å korte ned tiden det tar å få tilbakemeldinger på forslag. Det kan videre øke barnas opplevelse av reell medvirkning. Informasjon og raskere tilbakemeldinger kan også bidra til å redusere stress, og det bygger tillit og relasjon.

Avslutningsvis vil vi påpeke at det foreligger en risiko for svikt i informasjonsflyt på mottaket. Vi vurderer at mottaket er i behov av et fungerende logg-/journalsystem for å kunne sikre at viktig informasjon om enkelte beboere blir fulgt opp.

Samlet sett vurderer Statsforvalteren uansett at mottaket har grunnleggende systemer og praksis som ivaretar barnas rett til medvirkning og informasjon på en hensiktsmessig måte.

5. Statsforvalterens konklusjon

På bakgrunn av funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte og mottaksleder, samtaler med barna og gjennomgått dokumentasjon, konkluderer Statsforvalteren med følgende:

Tambartun EMA mottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med informasjon og medvirkning, i henhold til gjeldende lovkrav.

Det er ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Så langt taushetsplikten ikke er til hindre for det, ber vi om at barn på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i rapporten og tilbud om å lese den. Innen rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatt og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen

Atle Grønstøl
fungerende direktør
Sosial- og barnevernavdelingen

Kristin Børli Rustad
fagleder

 

Gjennomføring av tilsynet

Her omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 16.01.2025

Vi gjennomførte stedlig tilsyn den 10. og 11.02.2025. Tre samtaler med barn ble gjennomført den 17.02.2025. Oppsummeringsmøte med mottaksleder ble avholdt den 19.02.2025. Alle samtalene i etterkant av det stedlige tilsynet ble gjennomført via Microsoft Teams.

Følgende dokumentasjon ble gjennomgått i forbindelse med tilsynet:

• beboeroversikt
• omsorgsplan
• opplæringsplan
• stillingsinstruks for informasjonsansvarlig
• rutine for informasjonsarbeid
• oversikt over innholdet i informasjonsprogrammet
• rutiner for bruk av tolk
• rutiner ved ankomst
• rutiner ved retur
• rutiner for gjennomføring av beboersamtaler
• rutiner for husmøter og andre beboermøter
• de nyeste kartlegging- og tiltaksplaner for beboere som ønsket å snakke med oss
• stikkprøver av fraværsregistrering tilknyttet informasjonsarbeidet i MOT

Tilsynet ble gjennomført av:

• Sofie Øien, seniorrådgiver
• Trude Mauseth, seniorrådgiver
• Kristin Rustad, seniorrådgiver
• Toril Jore, seniorrådgiver

1 jf. Prop. L 80 (2016–2017) s. 20 og Prop. L 82 s. 8 (2016–2017).

2 GI-13/2017 - Instruks til Utlendingsdirektoratet om innkvartering av asylsøkere