Rapport fra tilsyn med Apartments AS, Horten asylmottak 2025

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte et meldt stedlig tilsyn ved Apartments AS, Horten Asylmottak. Målgruppen for tilsynet var enslige mindreårige (EMA) med følgeperson på ordinært asylmottak.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. utlendingsloven § 95 tredje ledd.

1. Tema for tilsynet har vært:

Statsforvalteren har undersøkt mottakets system og praksis for arbeid med beboernes rett til informasjon og medvirkning i henhold til gjeldende lovkrav.

Statsforvalterens konklusjon:

Horten asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med informasjon og medvirkning i henhold til gjeldende lovkrav.

Det er ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Foreløpig rapport ble oversendt UDI, driftsoperatør Apartments AS og Horten asylmottak 09.05.2025. Frist for å komme med innsigelser til rapportens faktadel var satt til 23.05.2025. Statsforvalteren mottok ingen innsigelser innen fristen.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven § 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Departementet har i forarbeidene til utlendingsloven § 95 understreket at kravet til nivået på omsorgen for enslige mindreårige mellom 15 og 18 år i mottak ikke sidestilles omsorgen som gis til yngre barn under barnevernets ansvar. Dette innebærer at etablerte definisjoner av «forsvarlig omsorg» fra annen lovgivning ikke kan overføres til barn i asylmottak. Det stilles dermed et noe lavere krav, men omsorgen skal likevel være forsvarlig og tilpasset de mindreåriges særlige behov. 1

Mottaket skal imidlertid sikre at omsorgen er i samsvar med Grunnloven § 104 og relevante konvensjonsbestemmelser, herunder FNs barnekonvensjon artikkel 3 om barnets beste og artikkel 12 om barnets rett til å bli hørt.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. Selv om det ikke direkte følger av ordlyden i omsorgsforskriften, må planene evalueres systematisk og jevnlig for å oppfylle forsvarlighetskravet og sikre at de til enhver tid er tilpasset beboerens behov, som kan endre seg over tid.

UDIs kravspesifikasjoner for driften av asylmottak kan gi veiledning om forventninger og standarder, men har begrenset betydning som rettskilde. Kravspesifikasjonene er i hovedsak interne retningslinjer og instruksjoner fra UDI til driftsoperatører om hvordan asylmottakene skal driftes for å være i henhold til lov og forskrift. Selv om etterlevelse av kravspesifikasjonene kan være en indikasjon på at driften ligger innenfor lovens rammer, er det ingen automatikk i at dette er tilfelle. Kravspesifikasjonene må derfor alltid vurderes opp mot de rettslige standardene i gjeldende lov- og forskriftsbestemmelser. Dersom praksis samsvarer med kravspesifikasjonene, kan det gi støtte til vurderingen av om lovkravene er oppfylt.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1 og Grunnloven § 104. Barnets beste må avgjøres fra sak til sak. Det skal tas utgangspunkt i barnets spesifikke situasjon, personlige kontekst, situasjon og behov. Rent konkret må asylmottakene når de foretar en handling som angår barnet, identifisere hvilke interesser barnet har i den konkrete saken (kartlegging) og gjøre en helhetsvurdering av hva som vil være til barnets beste. Når barnets beste er konstatert, skal det avveies mot andre hensyn i saken.

Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn for den omsorgen barnet får under oppholdet i asylmottaket jf. omsorgsforskriften § 2 første ledd.

Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste. FNs Barnekomite nevner i tillegg forhold som barnets identitet; bevaring av familiemiljøet og opprettholdelse av relasjoner; omsorg, beskyttelse og trygghet for barnet; sårbarhetssituasjonen, barnets rett til helse; og barnets rett til utdanning som kan være relevante for en nyansert vurdering av barnets beste (Generell kommentar til Barnekonvensjonen nr. 14, 2013).

Rett til informasjon

Barnets rett til informasjon under oppholdet i asylmottaket er fastslått i omsorgsforskriften § 4. Formålet med informasjonsarbeidet er at det skal bidra til trygghet og gi barnet nødvendig kunnskap om sine rettigheter og plikter knyttet til mottaksoppholdet. Den skal være tilpasset barnets alder, modenhet og individuelle behov, og formidles på et språk barnet forstår. Målet er å gjøre barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen, øke forståelsen for egen livssituasjon, fremme selvstendighet og forberede barnet på bosetting eller retur.

UDI har ansvar for å gi alle beboere i mottak nødvendig informasjon for å fungere under oppholdet. Dette inkluderer grundig informasjon om det norske samfunnet og mulige utfall av asylsøknaden, som blant annet avslag og retur. Informasjonen skal gi søkere et realistisk bilde av asylprosessen og deres situasjon, slik at de kan ta informerte valg.2

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt er hjemlet i barnekonvensjonen artikkel 12, Grunnloven § 104 og i omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke.

Barnekonvensjonen artikkel 12 nr. 1 og 2 skal sikre at barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet. Barnets synspunkter skal tillegges behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomité har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

I omsorgsforskriften § 5 fremgår det at asylmottaket skal sikre at enslige mindreårige gis mulighet til medvirkning under hele oppholdet. Dette inkluderer deltakelse og innflytelse i daglige rutiner, aktivitetstilbud og andre forhold som berører den mindreårige.

Selv om barnevernsloven ikke gjelder direkte for barn på asylmottak, kan prinsippene i barnevernsloven gi veiledning. For eksempel understrekes det i barnevernslovgivningen med tilhørende forskrifter at medvirkning innebærer mer enn en rett til å snakke; det fordrer at barnet lyttes til og at synspunktene tillegges vekt.

For at medvirkning skal være meningsfull, må det gjøres en individuell vurdering av hvordan barnet best kan delta, med utgangspunkt i alder, modenhet og personlige behov. Selv om det ikke fremgår direkte av omsorgsforskriften § 5 at medvirkning skal dokumenteres, er dette en naturlig del av forsvarlig praksis. Dokumentasjon sikrer sporbarhet og synliggjør hvordan barnets rett til medvirkning er ivaretatt, hva som er barnets mening, og hvordan dette er tatt i betraktning i beslutninger som berører barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket gjennomføre strukturerte, individuelle samtaler for å kartlegge den enslige mindreåriges situasjon og behov. En slik kartlegging skal bidra til å identifisere graden av sårbarhet hos det enkelte barnet, og asylmottaket skal på bakgrunn av kartleggingen utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet.

Asylmottaket skal legge kartleggingen og tiltaksplanen til grunn for den individuelle oppfølgingen av barnet under hele oppholdet i mottaket, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres. Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Kravet til kartlegging og individuell oppfølging, samt retten til medvirkning, skal sikre at det enkelte barnet blir ivaretatt ut ifra sine individuelle behov, også når den mindreårige bor i asylmottak. 3

Barnets representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som følge av Utlendingslovens § 98 b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor.

En representant skal ivareta den mindreåriges interesser i asylsaken, samt andre oppgaver som tilfaller en verge i henhold til annen lovgivning. Representanten har ikke den daglige omsorgen for den mindreårige, men skal påse at omsorgsbehovet blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Videre skal representanten sikre at barnet får informasjon og blir hørt i saker som vedrører barnet, og at meningene tillegges vekt i henhold til alder og modenhet.

Utlendingsdirektoratet og asylmottaket skal bidra til at barnet under oppholdet i asylmottak får nødvendig oppfølging fra sin representant og andre ansvarlige myndigheter, jf. omsorgsforskriften § 9.

3. Beskrivelse av fakta

Beskrivelse av fakta

Type mottak, navn og besøksadresse	Ordinært asylmottak, avdeling EMA med følgeperson Horten asylmottak Borreveien 34 3186 Horten
Mottaksleder/tlf:	Knut A. Østern/93 000 358
Driftsoperatør	Apartments AS

Horten asylmottak er et kommersielt mottak som eies av driftsoperatør Apartments AS. Avdelingen har en rammeavtale for 235 plasser, hvorav 80% er faste plasser og 20% er stykkprisplasser. Avtalen innebærer også at mottaket har tre opsjoner på inntil 25 beredskapsplasser. Mottaket åpnet 21.08.2023 og har rammeavtale på tre år med opsjoner om forlengelse med inntil to år. Apartments AS inngikk tilleggsavtale med UDI 21.01.2025 med oppstart 01.03.2025. Tilleggsavtalen innebærer at mottaket får fem ekstra årsverk til styrking av omsorgsarbeid med enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson. Ett av årsverkene skal ha kompetansenivå universitet/høyskole.

Under tilsynet bodde det fire enslige mindreårige med følgeperson på mottaket.

Planlegging av tilsynet

Statsforvalteren sendte skriftlig varsel om tilsynet 10.03.2025. Vedlagt var informasjon om tilsynets tema, tentativ tidsplan og forespørsel om å få tilsendt relevant dokumentasjon. Vedlagt i varselsbrevet var også et informasjonsskriv om tilsynet til barna på mottaket, og et skriv til deres følgepersoner. Mottaket ble bedt om å gå gjennom informasjonen med både barn og følgepersoner på deres morsmål. I forkant av tilsynet ble mottaket også informert om at en observatør fra Helsetilsynet skulle delta under tilsynet. Statsforvalteren mottok etterspurt dokumentasjon 24.03.2025.

Gjennomføring av tilsynet

Det ble gjennomført et felles oppstartsmøte hvor alle ansatte som skulle delta i tilsynet var til stede. I møtet ga Statsforvalteren informasjon om vår rolle og formålet med tilsynet, samt at vi gikk gjennom praktiske avklaringer for gjennomføringen. Deretter fikk vi en omvisning på mottaket.

Statsforvalteren fikk blant annet omvisning i mottakets resepsjon og kontorer, fellesarealer ute og inne, kjøkken og et eget oppholdssted for barna på mottaket (barnebasen).

Etter omvisningen på mottaket ble det gjennomført individuelle samtaler med informasjonsansvarlig, barnefaglig ansvarlig og mottaksleder. Det ble også gjennomført samtaler med tre av barna, hvorav to av følgepersonene ble informert om Statsforvalterens rolle og formålet med tilsynet i forkant av barnesamtalene. En av beboerne hadde med seg sin særkontakt i samtalen.

Oppsummeringssamtale med mottaksleder ble gjennomført over Microsoft Teams 07.04.2025.

Dokumentgjennomgang

Under følger et utdrag av dokumentasjonen vi fikk tilsendt som anses å være relevant for å belyse tilsynets tema.

Omsorgsplan

Omsorgsplanen beskriver rutiner og tiltak som skal sikre forsvarlig omsorg for barn som bor i mottaket. Planen gjelder for året 2025 og er utarbeidet i tråd med nasjonale krav og retningslinjer fra UDI. Den legger vekt på å tilpasse omsorgen etter barnets behov, alder og modenhet.

Dokumentet dekker ulike områder som ankomst, relasjonsbygging, helseoppfølging, skolegang, døgnrytme og håndtering av alvorlige hendelser.

Når det gjelder beboernes rett til informasjon og medvirkning, framgår det at barna skal få tilstrekkelig informasjon ved ankomst, blant annet gjennom velkomstsamtaler og praktiske opplysninger. Det understrekes at barna skal kjenne til hvem de kan henvende seg til for veiledning og hjelp. Dokumentet viser også til kartlegging og tiltakssamtaler som verktøy for å tilpasse omsorg, og disse samtalene skal gjennomføres i samarbeid med barnet. Det nevnes ikke spesifikt hvordan barnas rett til medvirkning sikres utover dette, eller om det finnes systemer for regelmessig innhenting av barns synspunkter.

Informasjonsplan for barn og unge i asylmottak

Dokumentet beskriver hvordan mottaket skal planlegge og gjennomføre informasjonsprogrammet for beboere mellom 12 og 18 år. Planen bygger på UDIs kravspesifikasjoner og er knyttet til artikler i Barnekonvensjonen. Det fremkommer av planen at deltakelse og fravær skal registreres, og at beboerne skal få en deltakeroversikt. Det fremgår også at programmet skal evalueres jevnlig og utformes med innspill fra samarbeidspartnere.

Skriftlig plan for informasjonsarbeidet ved Horten asylmottak

Planen beskriver hvordan beboere skal få korrekt, oppdatert og tilpasset informasjon om rettigheter, plikter og det norske samfunnet. Planen understreker at god informasjon er avgjørende for at beboere skal forstå sine muligheter og forpliktelser, samt utfall av asylprosessen. Det legges videre vekt på at informasjonen skal gis på et språk beboerne forstår og at den skal tilpasses alder og andre spesielle behov. Når det gjelder arbeidet med rett til informasjon og medvirkning står det at informasjonsarbeidet innebærer både jevnlige informasjonsmøter og informasjonsprogrammets moduler. Begrepet «medvirkning» brukes ikke direkte i dokumentet, men det fremheves at informasjonsansvarlig jevnlig skal rapportere om status på informasjonsarbeidet, blant annet med tilbakemeldinger fra beboere.

Opplæringsplan for ansatte

Opplæringsplanen er rettet mot særkontakter, barnefaglig ansvarlig og andre ansatte som jobber med EMA med følgeperson. Planen dekker innføring i mottakets rutiner, rollefordeling, kartlegging, tiltak, samarbeid med representanter, evaluering, praktisk gjennomføring og internkontroll.

Dokumentet understreker at utarbeidelser av tiltak skal gjøres i samarbeid med den enslige mindreårige, og at «jeg-form» skal brukes for å sikre at barnets stemme blir reflektert.

Opplæringsplan for informasjonsansvarlig

Planen beskriver hvordan informasjonsansvarlig skal få opplæring i regelverk, rutiner og utvikling av tilpasset informasjon til beboerne. Beboernes rett til informasjon er omtalt, med fokus på tilpasning av ulike behov, og det nevnes at tilbakemeldinger fra beboere skal brukes aktivt i forbedringsarbeid.

Rutine for beboersamtaler

Denne beskriver rutiner som gjelder for alle beboere, inkludert EMA med følgeperson. Ifølge rutinen skal det gjennomføres egne samtaler annenhver uke med fokus på trivsel, trygghet, relasjon til følgeperson, skolegang, og eventuelle utfordringer. Det vises også til individuelle oppfølgingssamtaler hvor EMA kan ta opp behov knyttet til helse, skole og fritid.

Rutine for gjennomføring av husmøter og andre beboermøter

Ifølge rutinen skal det holdes egne møter for enslige mindreårige én gang i måneden eller ved behov, med temaer som trivsel, skolegang, fritidsaktiviteter, trygghet og konflikthåndtering.

Beboernes rett til medvirkning omtales eksplisitt som et formål med møtene, hvor beboerne skal få mulighet til å komme med innspill og spørsmål. Det skal også legges til rette for anonym evaluering og justering av rutiner basert på tilbakemeldinger fra beboerne.

Rutine ved ankomst av ny beboer

Rutinen inneholder en punktvis oversikt over praktiske oppgaver som skal gjennomføres ved ankomst, som innsjekk, informasjonsmateriell, registrering i interne systemer. Det skal også gjennomføres velkomstssamtale, og beboere skal få informasjon om mottakets regler og rutiner. For enslige mindreårige skal det ifølge rutinen etableres kontakt med representant, særkontakt og varsles til Statsforvalteren.

Rutine for bruk av tolk i ordinært asylmottak med tilleggsavtale for EMA med følgeperson

Rutinen har som formål å ivareta rett til forståelig informasjon, spesielt i situasjoner hvor språklige misforståelser kan få alvorlige konsekvenser. I rutinen fremheves det at profesjonell tolk skal benyttes fremfor familie eller andre beboere, at barn og EMA ikke skal brukes som tolk. Rutinen legger også opp til regelmessig evaluering av tolketilbudet, med mulighet for tilbakemeldinger fra både beboere og ansatte.

Dokumenter vi fikk fremlagt under tilsynet

Under tilsynet ble det fremvist registreringer i MOT. Gjennomgangen viste at enkelte felter sto tomme, men at samtlige av beboerne hadde daterte og sammenhengende registreringer i sine kartlegginger og tiltaksplaner fra innflytting og frem til aktuell dato.

Samtaler med barn

Alle barna ga uttrykk for at de opplevde at de ble godt ivaretatt av de ansatte på mottaket, med daglig kontakt fra spesielt særkontakter. De uttrykte at de hovedsakelig alltid får svar når de etterspør informasjon, og at de får mulighet til å være med på å bestemme hvordan de vil ha det i hverdagen.

XXX beboerne ga uttrykk for et ønske om mer informasjon om asylprosess og XXX representant.

Etter avtale XXX ble dette tatt opp med mottaksleder for videre oppfølging.

Intervju med de ansatte og mottaksleder

Under tilsynet ble det gjennomført individuelle intervjuer med mottaksleder, barnefaglig ansvarlig og informasjonsansvarlig. Nedenfor følger et utdrag fra intervjuene.

Organisering av arbeidet

De ansatte ved mottaket opplyste at de fleste stillingene er fordelt på dag- og kveldsarbeid, og at det etter inngåelse av tilleggsavtalen er innført krav om ansatte med relevant utdanning også på kveldstid. Mottaket har fast bemanning med to ansatte på kveld og en på nattevakt. De ansatte opplevde at de har et stabilt team med ulik faglig bakgrunn. Både barnefaglig ansvarlig og informasjonsansvarlig opplyste at mottaksleder er til stede daglig og tilgjengelig for de ansatte, også utenom arbeidstid.

Informasjonsansvarlig og barnefaglig ansvarlig opplyste at de arbeider hovedsakelig på dagtid. Informasjonsansvarlig opplyste at hun har ansvar for gjennomføring av informasjonsformidling til beboerne, koordinering og gjennomføring av UDIs informasjonsmoduler, samt intern kommunikasjon blant ansatte. Barnefaglig ansvarlig opplyste at oppgavene hennes går ut på særskilt oppfølging av beboerne gjennom samtaler, kartlegginger og faglige vurderinger, samt samarbeid med særkontaktene og representanter.

Mottakets faste møter inkluderer daglige morgenmøter, utvidet morgenmøte hver mandag, ukentlige EMA-møter og månedlige personalmøter. I tillegg holdes fellesmøter med andre tilknyttede mottak. Mottaket bruker også en egen Telegram-gruppe for ansatte og en for beboere for å dele informasjon internt og med beboere. Her deles informasjon om aktiviteter, møter og hverdagsrutiner. Hvis meldinger ikke når frem digitalt, følger ansatte opp direkte med beboerne.

Mottaksleder forklarte at morgenmøtene blant annet brukes til å drøfte aktuelle behov hos beboerne, planlegging av samtaler og aktiviteter, samt videreformidling av observasjoner og beboernes ønsker. Det brukes informasjon fra nattevaktsjournal og beskjedbok, og ved behov inviteres nattevakten med i møtene. På den måten bidrar møtene til å sikre samkjøring i informasjonsformidling i ansattgruppen.

Rett til informasjon

Informasjonsansvarlig forklarte at de ansatte ved mottaket formidler informasjon til beboerne både i strukturerte samtaler og moduler, samt uformelt i det daglige. Ved ankomst gjennomføres oppstartssamtaler, hvor barna får informasjon om hvem de ansatte er, hvordan mottaket fungerer, informasjon om nærmiljøet, samt deres rettigheter og plikter. Barnefaglig ansvarlig har ofte ansvaret for denne samtalen, men det ble opplyst at det er et nært samarbeid mellom informasjonsansvarlig og barnefaglig ansvarlig i dette arbeidet.

De ansatte forklarte videre at beboerne følges opp gjennom månedlige kartleggingssamtaler, hvor det tas opp temaer som bosetting, hjemreise, skole, hverdagsrutiner og eventuelle utfordringer.

Både barnefaglig ansvarlig og informasjonsansvarlig forklarte at det er lav terskel for uformell kontakt i tillegg til de formelle samtalene, og at de ofte stopper opp i fellesarealene for å snakke med de barna de har ansvar for. Dette ble også trukket frem som en metode for å kartlegge behov og gi informasjon til beboerne.

Mottaksleder og de ansatte forklarte at informasjon også formidles digitalt via Telegram, hvor beboerne får beskjed om møter, aktiviteter, modulgjennomføringer og andre praktiske ting. Dersom informasjon ikke når frem digitalt, følges det opp ved at de ansatte oppsøker beboerne direkte. De ansatte forklarte at de gir beskjeder på norsk, men at de imøtekommer språklige utfordringer med bruk av ansatte med språkkompetanse, oversettelsesverktøy eller innleide tolker ved behov.

De ansatte forklarte at de gjennomfører UDI sitt informasjonsprogram jevnlig, men at det har vært varierende oppmøte blant beboerne. Både barnefaglig ansvarlig og informasjonsansvarlig forklarte at de hadde forsøkt ulike strategier for å øke deltakelse, og at dette er noe de kontinuerlig jobber med. Det ble også forklart at de opplevde at beboerne foretrekker mer uformelle settinger og korte samtaler fremfor formelle møter, og at de dermed forsøkte å tilpasse hvordan de gir informasjon dersom beboerne ikke gjennomfører moduler. I tillegg til at informasjonen generelt tilpasses blant annet beboernes alder og botid.

Informasjonsansvarlig forklarte at hun opplever at personalgruppen har nødvendig kunnskap til å svare på spørsmål om for eksempel asylprosess, familieinnvandring, bosetting og retur. De kan imidlertid få støtte fra andre kollegaer eller kontaktperson i UDI ved behov.

Både informasjonsansvarlig og barnefaglig ansvarlig opplyste at deltakelse og fravær i informasjonsprogrammet registreres i MOT. Det er ikke en fast rutine at informasjonen som gis uformelt i hverdagen gjennom barnebasen registreres der. Det gjøres imidlertid notater i beskjedbøker. Både mottaksleder og informasjonsansvarlig erkjente at det er et behov for å styrke og systematisere skriftliggjøringen av informasjonsarbeidet på mottaket. På spørsmål om tomme felter i kartlegginger og tiltaksplaner, forklarte de ansatte at dette kunne skyldes at enkelte spørsmål fremsto som unaturlige å stille, eller at beboeren ikke ønsket å svare.

Medvirkning

De ansatte trakk frem kartleggingssamtaler og arbeid med tiltaksplaner som verktøy for å sikre beboernes rett til medvirkning. De opplyste at det legges vekt på at barna skal kunne uttrykke egne ønsker og behov, og at dette både skjer strukturert gjennom tiltak, og i den daglige oppfølgingen av barna. Når det gjelder dokumentasjonen i MOT forklarte informasjonsansvarlig at det benyttes «jeg- form» for å tydeliggjøre at det er barnas meninger som skal fremgå av kartleggingene og tiltaksplaner. Både barnefaglig ansvarlig og informasjonsansvarlig forklarte at det arbeides med å innarbeide samtalepunkter som er mer naturlige og tilpasset den enkelte, ettersom de har erfaring med at noen beboere kan være mindre uttrykksfulle eller at spørsmålene oppleves som vanskelige.

I tillegg til formelle samtaler brukes også uformelle arenaer som barnebasen, felles måltider og fritidsaktiviteter. Daglig kontakt i barnebasen ble også trukket frem som en arena hvor barna får mulighet til å komme med innspill og ønsker. I tillegg til at dette også skjer ved spontane samtaler, opplyste barnefaglig ansvarlig at barna ofte kommer på kontoret for å spørre om eller foreslå aktiviteter. I slike tilfeller vurderes ønskene, og de gjennomføres dersom det er mulig og hensiktsmessig. Barnefaglig ansvarlig ga blant annet eksempler på hvordan de kan få barna til å føle seg hørt, dersom det ikke er mulig å imøtekomme ønsker fullt ut. Det ble også forklart at medvirkning ikke nødvendigvis betyr at barna skal bestemme alt som angår dem, men at de skal høres og ha påvirkningsmuligheter.

De ansatte forklarte at det blir avholdt fellesmøter med beboerne hvor barna blir invitert til å komme med innspill om hvordan de har det på mottaket, hvilke aktiviteter de ønsker, og hva de eventuelt savner. Møtene har ikke vært avgrenset til kun EMA, men inkluderer alle barn på mottaket. Disse møtene dokumenteres ikke alltid formelt, men de ansatte opplyste at informasjonen som kommer frem her tas med videre til personalmøter og planlegginger.

På spørsmål om egne rutiner for medvirkningsarbeid svarte mottaksleder og de ansatte at det ikke finnes egne skriftlige rutiner for dette. Arbeidet med medvirkning er imidlertid forankret i kartleggingsverktøyene i MOT og omsorgsplanen, og bygger på omsorgsforskriften, som både danner grunnlaget for arbeidet med barns rett til medvirkning og er styrende for driften av mottaket. De ansatte opplever at dette er godt kjent blant de ansatte, og mottaksleder forklarte at det er en forventning at alle skal være kjent med forskriften og jobbe i tråd med den.

Selv om det ikke finnes egne skriftlige rutiner opplever de at arbeidet er strukturert og at medvirkning er en integrert del av daglige arbeidet gjennom samtaler, kartlegginger og øvrig kontakt med barna. Det benyttes ikke alltid formelle referater fra møter med beboerne, men mottaksleder opplyste at det jobbes for å systematisere dette bedre, særlig med tanke på at antallet beboere kan øke i forbindelse med inngått tilleggsavtale.

Barnebasen

Mottaksleder og de ansatte beskrev barnebasen som en viktig arena for både informasjonsarbeid og medvirkning i det daglige livet på mottaket. De ansatte forklarte at barnebasen er populær blant beboerne og at samtaler og informasjonsutvekslingen der skjer på en uformell og trygg måte. Det ble videre opplyst at barna kan komme med ønsker, fortelle hvordan de har det og gi innspill til aktiviteter. Ansatte som jobber fast i barnebasen har tett kontakt med beboerne, og personalet tar imot og vurderer ønsker fra barna om aktiviteter, mat og andre tilbud. De ansatte forklarte at mye av det som blir foreslått på barnebasen tas med videre til møter og planlegging, men at det ikke er noe system for at dette dokumenteres. Det ble også nevnt at dersom informasjon fra en informasjonsmodul formidles i en uformell samtale, vil dette ikke nødvendigvis bli registrert som en gjennomført modul i MOT. Både mottaksleder og de ansatte påpekte derfor at informasjon fra barnebasen i større grad skal kunne overføres til skriftlige systemer som MOT, og at det var et potensiale for forbedring på dette.

Informasjonsflyt og dokumentasjon

De ansatte opplyste at informasjon om beboere, samt aktiviteter og oppfølging hovedsakelig blir dokumentert i MOT. Her registreres deltakelse i gjennomførte kartleggingssamtaler, deltakelse i informasjonsmodulene, tiltak og oppfølging, samt enkelthendelser. I tillegg til MOT benyttes beskjedbøker, notatbøker og en journalbok. Både barnefaglig ansvarlig og informasjonsansvarlig nevnte at informasjon ofte skrives ned for hånd før det føres inn i MOT. Informasjonsansvarlig og mottaksleder opplyste at ikke alt av informasjon som fremkommer fra uformelle samtaler og observasjoner blir dokumentert systematisk, og at dette er et område de ønsker å forbedre. Dette gjaldt særlig samtaler i barnebasen og spontane møter hvor informasjon og tilbakemeldinger fra barna gis. Det ble også opplyst at det ikke nødvendigvis registreres i MOT at en informasjonsmodul er gjennomgått dersom de ansatte informerer beboere om modulenes temaer i uformelle samtaler. Både mottaksleder og de ansatte uttrykte at MOT kan være utfordrende å bruke, og at dette kan føre til at noe informasjon ikke dokumenteres så systematisk som ønskelig.

Opplæring

Når det gjelder opplæring og kompetanseutvikling opplevde barnefaglig ansvarlig og informasjonsansvarlig at de hadde en grundig innføringsperiode da de var nyansatte, hvor de fikk tilgang til relevante dokumenter, planer og lovverk. De ble, av leder, også bedt om å sette seg inn i omsorgsforskriften, kravspesifikasjoner fra UDI og interne rutiner. De ansatte var kjent med opplæringsplanen for ansatte som jobber med EMA med følgeperson, og mottaksleder følger med på om de ansatte har signert at de har gått gjennom de ulike dokumentene.

Opplæringen skjer både gjennom formelle kurs og løpende i praksis. Ansatte deltar på ukentlige fagmøter på Teams i regi av UDI, og har tilgang til e-læringskurs via UDI-skolen. Temaene spenner fra retur og bosetting til barnets beste, menneskehandel og vold i nære relasjoner. I tillegg har flere deltatt på fagdager og kurs i regi av eksterne aktører, som RVTS og lokale samarbeidspartnere.

Kursdeltakelse skjer etter behov og interesse, og ansatte beskriver det som enkelt å melde seg på kurs ved ønske.

Mottaksleder og de ansatte forklarte at det også tilbys ekstern veiledning fra psykolog, som fokuserer på kommunikasjon, samhandling og det å håndtere krevende situasjoner i arbeidet med sårbare barn og unge. Denne veiledningen er satt til 20 timer i året, og oppleves som verdifull.

Mottaksleder understreker at det er et mål at alle ansatte skal ha relevant og tilstrekkelig kompetanse, og at opplæring er et kontinuerlig arbeid. Det ble også nevnt at opplæringen og samarbeidet har utviklet seg positivt etter at mottaket fikk tilleggsavtale og utvidet ansvar.

4. Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Rett til informasjon

Statsforvalteren vurderer at Horten asylmottak har tilfredsstillende rutiner og praksis for å informere beboerne om sine rettigheter og plikter knyttet til mottaksoppholdet. Det vurderes at de ansatte redegjorde tilfredsstillende for mottakets informasjonsarbeid, og at praksisen de beskrev er i tråd med mottakets skriftlige rutiner. I vurderingen er det vektlagt at det gjennomføres strukturerte samtaler, herunder oppstartssamtaler og kartlegginger, og at det tilrettelegges for informasjon gjennom moduler og fellesmøter. Det fremstår også som at beboerne følges tett opp i det daglige, både i barnebasen og gjennom uformelle samtaler. Dette ble bekreftet i samtaler med samtlige barn.

De ansatte fremsto som bevisste på at informasjon skal tilpasses alder, modenhet og individuelle behov, og at den må formidles på et språk barna behersker, noe som også presiseres i de skriftlige rutinene for bruk av tolk.

Når det gjelder dokumentasjon av informasjonsarbeidet, er det Statsforvalterens vurdering at mottaket har forbedringspotensiale i arbeidet med å sikre en mer systematisk og fullstendig skriftliggjøring/dokumentasjon. Dette gjelder særlig informasjonen som gis uformelt. Når det gjelder tomme bokser i MOT vurderer Statsforvalteren at det er viktig at det i slike tilfelles likevel dokumenteres at temaer er forsøkt tatt opp, og at barnets eventuelle manglende respons eller motstand mot å snakke om temaet også blir gjort synlig. Dette vil kunne bidra til bedre sporbarhet og etterprøvbarhet.

Det vurderes samtidig som positivt at mottaket selv er oppmerksom på overnevnte utfordring, og at styrket dokumentasjon inngår som en del av mottakets pågående forbedringsarbeid. Selv om dokumentasjon av informasjonsarbeid ikke er et direkte krav etter forskriften vurderes det som en naturlig del av forsvarlig praksis for å sikre sporbarhet. I tillegg må mottakets systemer kunne håndtere en økning i antall beboere. Et mer strukturert dokumentasjonsarbeid vil kunne bidra til kontinuitet, oversikt og kvalitetssikring i oppfølgingen, også ved endringer i bemanning eller beboersammensetning.

Samlet sett vurderer Statsforvalteren likevel at mottaket har rutiner og praksis som sikrer at barna får nødvendig og relevant informasjon knyttet til mottaksoppholdet, i tråd med omsorgsforskriften.

Rett til medvirkning

Statsforvalteren vurderer at mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for å sikre beboernes rett til medvirkning.

I vurderingen er det lagt vekt på at barnas medvirkning ivaretas både gjennom strukturerte samtaler og planarbeid, og gjennom daglig kontakt i barnebasen, spontane samtaler og fellesmøter. Det fremstår som at beboerne får komme med ønsker, forslag og tilbakemeldinger knyttet til hverdagsrutiner, aktivitetstilbud og andre forhold som berører dem. Dette inntrykket ble også bekreftet i samtaler med beboerne, som beskrev at de hadde mulighet til å si hva de mente, og at de ble tatt med i vurderinger som angikk dem.

Videre vurderer Statsforvalteren at mottaket legger til rette for at beboerne skal få informasjon som gjør dem i stand til å medvirke i daglig omsorg og øke deres selvstendighet, og at barnebasen fremstår som et godt tiltak som medvirkningsarena.

Stikkprøver i journalsystemet MOT viser at barnets meninger framgår i planarbeidet, og at de ansatte er bevisste på at det er barnets stemme og perspektiv som skal synliggjøres i kartlegginger og tiltaksplaner.

Foruten rutinen for gjennomføring av husmøter er ikke begrepet «medvirkning» eksplisitt nevnt, verken i omsorgsplan eller øvrige rutinedokumenter. Statsforvalteren vurderer at fraværet av begrepet i skriftlige føringer kan gjøre det vanskeligere å sikre en bevisstgjøring hos alle ansatte, og at ikke alle er like klar over forpliktelsene på området. En tydeligere omtale i for eksempel omsorgsplan og interne rutiner vil kunne styrke forståelsen og synliggjøre forpliktselene overfor nye og ufaglærte ansatte.

Manglende eksplisitt omtale av medvirkning i planverk og manglende system for dokumentasjon vurderes likevel ikke å gjenspeile den faktiske praksisen ved mottaket. På denne bakgrunn vurderer Statsforvalteren at mottaket har praksis som samlet sett ivaretar beboernes rett til medvirkning i tråd med omsorgsforskriften.

5. Statsforvalterens konklusjon

På bakgrunn av funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte og mottaksleder, samtaler med barna og gjennomgått dokumentasjon, konkluderer Statsforvalteren med følgende:

Horten asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med beboernes rett til informasjon og medvirkning i henhold til gjeldende lovkrav.

Det er ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Så langt taushetsplikten ikke er til hinder for det, ber vi om at barn på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i rapporten og tilbud om å lese den. Innenfor rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatte og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen

Atle Grønstøl
fung. avdelingsdirektør
Sosial- og barnevernavdelingen

Kristin Rustad
fagleder

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Her omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 10.03.2025.

Vi gjennomførte stedlig tilsyn 02.04.2025. Oppsummeringsmøte med mottaksleder ble avholdt 07.04.2025 via Microsoft teams.

Følgende dokumentasjon ble gjennomgått i forbindelse med tilsynet:

• Aktivitetsplan for barn
• Beboeroversikt, kartleggingsplaner og tiltaksplaner
• Informasjonsplan for barn og unge i asylmottak
• Omsorgsplan
• Opplæringsplan EMA
• Opplæringsplan informasjonsansvarlig
• Skriftlig plan for informasjonsarbeidet
• Oversikt over faste møter, samt referat fra EMA-møter
• Rutine for beboersamtaler
• Rutine for bruk av tolk
• Rutine for gjennomføring av husmøter og andre beboermøter
• Rutine for returarbeid
• Rutine ved ankomst
• Årshjul for moduler

Tilsynet ble gjennomført av:

• Ingunn Reisæter, seniorrådgiver
• Magnus Jerven, rådgiver

1 jf. Prop. L 80 (2016–2017) s. 20 og Prop. L 82 s. 8 (2016–2017).

2 GI-13/2017 - Instruks til Utlendingsdirektoratet om innkvartering av asylsøkere.

3 Prop. 82 L (2020–2021) Endringer i utlendingsloven (lovfesting av omsorgsansvaret for enslige mindreårige som bor i asylmottak, punkt 8.4.