Rapport fra tilsyn med Link AS, Kvinesdal asylmottak 2025

Statsforvalteren i østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte et meldt tilsyn med Kvinesdal asylmottak i perioden 25 og 26.08.2025. Målgruppen for tilsynet var enslige mindreårige asylsøkere (EMA) med følgeperson som bor på ordinært asylmottak.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. utlendingsloven § 95 tredje ledd.

Tema for tilsynet har vært:

Statsforvalteren har undersøkt mottakets system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldene lovkrav.

Statsforvalterens konklusjon:

Kvinesdal asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Foreløpig rapport ble oversendt UDI, driftsoperatør Link AS og Kvinesdal asylmottak 22.10.2025. Frist for å komme med innsigelser til rapportens faktadel var satt til 05.10.2025. Statsforvalteren mottok ingen innsigelser innen fristen

1.   Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av Utlendingsdirektoratets ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene.

Tema for tilsynet er mottakets system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Tilsynet gjennomføres med avgrensede temaer. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis.

2.   Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven§ 95 andre ledd. omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til etgodt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Mottaket skal sikre at omsorgen er i samsvar med Grunnloven§ 104 og relevante konvensjonsbestemmelser, herunder FNs barnekonvensjon artikkel 3 om barnets beste og artikkel 12 om barnets rett til å bli hørt.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. I tillegg må planene evalueres systematisk og jevnlig.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1 og Grunnloven§ 104. Barnets beste må avgjøres fra sak til sak. Det skal tas utgangspunkt i barnets spesifikke situasjon, personlige kontekst, situasjon og behov. Rent konkret må asylmottakene når de foretar en handling som angår barnet, identifisere hvilke interesser barnet har i den konkrete saken (kartlegging) og gjøre en helhetsvurdering av hva som vil være til barnets beste. Når barnets beste er konstatert, skal det aweies mot andre hensyn i saken.

Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn for den omsorgen barnet får under oppholdet i asylmottaket jf. omsorgsforskriften § 2 første ledd.

Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste. FNs Barnekomite nevner i tillegg forhold som barnets identitet; bevaring av familiemiljøet og opprettholdelse av relasjoner; omsorg, beskyttelse og trygghet for barnet; sårbarhetssituasjonen, barnets rett til helse; og barnets rett til utdanning som kan være relevante for en nyansert vurdering av barnets beste (Generell kommentar til Barnekonvensjonen nr. 14, 2013).

Rett til informasjon

Omsorgsforskriften§ 4 a, bog c pålegger asylmottaket å gi informasjon til den enslige mindreårige om dennes rettigheter og plikter, tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet. Asylmottaket skal gi informasjon til denenslige mindreårige på et språk den enslige mindreårige behersker. Asylmottaket skal gi barnet informasjon som setter barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen under oppholdet i asylmottak og gir den enslige mindreårige økt forståelse for egen livssituasjon, økt grad av selvstendighet og forbereder den enslige mindreårige til bosetting eller retur.

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven§ 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12 og i omsorgsforskriftens§ 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. Den enslige mindreårige skal bli hørt og gis mulighet til medvirkning under oppholdet i asylmottak, herunder gjennom deltakelse i og innflytelse i daglige rutiner og aktivitetstilbud.

Barnekonvensjonens artikkel 12 nr. 1 og 2 skal sikre at et barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet. Barnets synspunkter skal tillegges behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomite har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd medomsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket så snart som mulig etter ankomst kartlegge barnets behov og situasjon, og utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet. Tiltaksplanen danner grunnlaget for videre individuell oppfølging under hele oppholdet i asylmottak, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres.

Omsorgsforskriftens § 6 sier også at asylmottaket skal følge opp planen. I dette ligger det krav til planmessig oppfølging av det enkelte barnet.

Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Kartlegging av følgepersonens egnethet

UDI skal sikre at driftsoperatør for asylmottak med enslige mindreårige legger til rette for opplæring og veiledning av mottaksansatte,jf. Gl-05/2023 - Instruks til Utlendingsdirektoratet om innkvartering av asylsøkere. UDI skal sikre at asylmottaket følger særskilt med på hvordan omsorgssituasjonen er, blant annet ved å tildele særkontakt og kartlegge både følgepersonens egnethet og den enslige mindreåriges omsorgsbehov.

Barnets representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som følge av Utlendingslovens § 98 b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor.

Utlendingsdirektoratet og asylmottaket skal bidra til at denenslige mindreårige under oppholdet i asylmottak får nødvendig oppfølging fra sin representant og andre ansvarlige myndigheter, jf. omsorgsforskriften § 9.

3.   Beskrivelse av fakta

Adresseopplysninger

Type mottak, navn og besøksadresse	Ordinært mottak Kvinesdal asylmottak Saronsdalvegen 4, 4480 Kvinesdal
Mottaksleder/tlf:	Anette Omdal, 476 15 951
Driftsoperatør, navn og adresse	Link AS

Kvinesdal asylmottak er et ordinært asylmottak, som eies av driftsoperatør Link AS. Mottaket har en rammeavtale for 150 plasser fordelt på 80% faste plasser og 20% stykkprisplasser, med mulighet for utvidelse med inntil tre opsjoner på inntil 25 beredskapsplasser. Mottaket åpnet 31.08.2023 og har rammeavtale på tre år, med opsjoner for UDI til å forlenge avtalen med inntil to år. Tilleggsavtalene innebærer at mottaket får til sammen fem ekstra årsverk til å styrke omsorgsarbeidet med enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson.

Under tilsynet bodde det 1O enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson på mottaket.

Planlegging av tilsynet

Statsforvalteren sendte varsel om tilsyn den 11.08.2025. I varselbrevet ba vi mottaket om å sende oss beboeroversikt, kartlegging og tiltaksplan for alle de enslige mindreårige asylsøkerne, samt mottakets omsorgsplan og annen dokumentasjon som belyser mottakets arbeid med kartlegging og tiltaksplan. Vi mottok etterspurt dokumentasjon 19.08.2025.

Varselbrevet inneholdt vedlegg til barna og følgepersonene med informasjon om tilsynet, og invitasjon til individuelle samtaler med Statsforvalteren. Mottaket ble bedt om å dele ut informasjonsskrivene til barna og følgepersonene og oversette det for dem, samt informere barnas representanter om tilsynet.

Gjennomføring av tilsynet

Vi innledet tilsynet med en oppstartsamtale hvor daglig leder hos driftsoperatør, mottaksleder, driftsleder, barnefaglig ansvarlig, EMA-personalet og øvrige ansatte ved mottaket var til stede. I samtalen informerte vi om Statsforvalterens rolle og formålet med tilsynet, og vi avtalte det praktiske for gjennomføring av tilsynet.

Vi gjennomførte samtalene med beboerne første tilsynsdag. Dag to gjennomførte vi intervju med barnefaglig ansvarlig og deretter intervju med to ansatte fra miljøpersonalet sammen. Vi fikk en omvisning av mottakets fellesrom, barnebasen, informasjonstavle og uteområder. Etter omvisningen hadde vi en felles avslutningssamtale for de ansatte på asylmottaket.

Dokumentgjennomgang

Under følger utdrag fra dokumentasjonen som anses som relevant for å belyse tema for tilsynet. Se rapportens vedlegg for en fullstendig oversikt over gjennomgåtte dokumenter.

Beboeroversikten gir informasjon om barnets navn, alder, nasjonalitet, språk og særkontakt ved mottaket, samt navn til følgeperson og kontaktopplysninger til representant. Det står i tillegg dato for gjennomføring av kartlegging, og utarbeidelse av tiltaksplan og tidsperiode for oppfølging av planen.

Omsorgsplanen er strukturert etter de forskjellige bestemmelsene i Forskrift om omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Hver del i dokumentet har en gjengivelse av hver av forskriftens bestemmelser, og beskriver hvordan mottaket arbeider for å ivareta kravene i praksis, delt inn i tiltak, metode og evaluering. Det er mottaksleder og driftsansvarlig som har det overordnede ansvaret for å se til at rutiner og krav blir fulgt.

Arbeidet med kartlegging og tiltaksplaner omtales under§ 6, samt i flere av de andre delene i planen. Under§ 1 om forsvarlig omsorg og § 2b om relasjoner med den enslige mindreårige beskrives det hvordan EMA skal følges opp av barnefaglig ansvarlig, særkontakt og representant i samarbeid med følgeperson. Det skal gjennomføres jevnlige kartlegginger, og utarbeides en tiltaksplan sammen med EMA som følges opp og endres etter ønske og interesse fra EMA. I § 2 om barnets beste beskrives ankomstrutine. Det blir opprettet en særkontakt for hver EMA, og barnet blir informert om hvem dette er. Det skal jevnlig føres samtaler med EMA og følgeperson for å ivareta EMA best mulig, og de blir informert om representant og dennes rolle. Representanter blir invitert til samtaler enten gjennom telefonsamtaler eller oppmøte.

Under§ 6 beskrives det kort at det skal gjennomføres strukturerte og individuelle samtaler for å kartlegge den enslige mindreåriges situasjon og behov, og at det skal utarbeides en tiltaksplan sammen med den enslige mindreårige. Under metode beskrives det hvordan de gjennomfører en kartleggingssamtale, barnets rett til medvirkning og informasjon om involvering av representant. Notater fra samtalen skal dokumenteres i MOT etter samtalen. I evalueringen beskriver mottaket at det ved ankomst erfares som nyttig å utarbeide skjema for varsling ved forsvinning. Videre er det beskrevet at rask kartlegging og utarbeidelse av omsorgsplan for barnet, og rask skoleplass for EMA, bidrar til at EMA inkluderes raskere og gir en strukturert og forutsigbar hverdag. Det fremkommer ikke i omsorgsplanen hvem som har ansvar for å invitere barna og representant til kartleggingssamtaler, heller ikke hvem som har ansvar for å utarbeide tiltaksplan.

Stillingsbeskrive/sefor barnefaglig ansvarlig- EMA medfølgeperson spesifiserer hvilket ansvar som ligger til rollen. Ansvarsområdene til barnefaglig ansvarlig er å være koordinerende barnefaglig ansvarlig for enslige mindreårige med følgeperson, og bidra til at EMA får nødvendig oppfølging og omsorg i henhold til UDls rutiner. Barnefaglig ansvarlig skal følge med på EMAs omsorgsbehov, vurdere tiltak ved behov, bidra til oppsøkende relasjonsbasert miljøarbeid, og identifisere utfordringer og behov hos EMA.

Stillingsbeskrive/sefor miljøarbeider barn og unge spesifiserer punktvis hvilket ansvar som ligger til rollen. Disse punktene inkluderer beboerkontakt for EMA, individuell kartlegging og utarbeide tiltaksplan for EMA med følgeperson. Miljøarbeiderne skal samarbeide med barnefaglig ansvarlig med å utarbeide individuelt kartleggingsskjema for EMA med følgeperson, og utarbeide omsorgsplan for EMA.

I rutiner ved mottak av enslige mindreårig asylsøker medfølgeperson ved Kvinesdal mottak beskrives det hva som skal gjøres ankomstdagen, under oppholdet i mottaket, ved bosetting, ved permisjon og ved forsvinning. Rutinen beskriver også hvem som har ansvaret for de ulike oppgavene i rutinen, og eventuelt hvilke instanser som skal kobles inn.

Rutinen beskriver at omsorgsbehovet til EMA skal kartlegges i MOT innen en uke etter ankomst. Videre beskriver rutinen at det skal gjøres en individuell kartlegging av barnet og lages tiltaksplan. Det er spesifisert at barnet skal medvirke, og at representanten kan inviteres med om ønskelig.

Mottaket skal gjøre egne notater i forhold til følgepersonens omsorgsrolle, og det skal gjøres notater i MOT om kontakten mellom barn og følgeperson, og barn og særkontakt.

Ved bosetting i kommune beskriver rutinen at barnefaglig ansvarlig skal ferdigstille kartleggingen, og tiltaksplan skal oppdateres med status og anbefalinger om videreføring av tiltak. Dokumentasjon av individuell kartlegging og tiltaksplan, med underskrift av EMA og representant, sendes til kommunen senest to uker før bosetting.

Skjema for samtale medfølgeperson om EMA og den daglige omsorgen beskriver når samtalen skal gjennomføres og hvilke temaer som skal snakkes om. Videre kartlegger skjemaet relasjonen mellom følgeperson og EMA, EMA sin situasjon og følgepersonen sitt behov for hjelp i oppfølgingen av EMA.

Rutine dokumentasjon kartlegging EMA inneholder en detaljert beskrivelse av hvordan ansatte skal fylle ut kartleggingsskjema, og hvordan de skal lage hensiktsmessige tiltak og dokumentere medvirkning fra barnet. Rutinen beskriver at EMA blir fulgt opp av særkontakt og miljøvakter i det daglige. Om EMA er selvstendig og ikke ønsker samtaler eller tiltak skal det dokumenteres. Videre er det beskrevet at når beboer fyller 18 år skal det være en avsluttende samtale der man blir enige om oppfølgingen avsluttes, eller om det er behov for en overgang.

Kartlegging og tiltaksplanene er gjennomført i standardiserte maler i UDI sitt fagsystem MOT. Statsforvalteren gjennomgikk kartlegging og tiltaksplaner for ti barn før tilsynet, og gjorde stikkprøver i MOT hos tre barn under tilsynet.

Registreringene i barnas kartleggingsplaner er datert og signert av personen som førte det inn i planen, og det er skrevet i jeg-form slik at barnets stemme kommer frem. Det er notert i kartleggingen om det er noe man må huske å spørre om ved neste samtale eller bør snakke mer om. Det er også registrert når det er blitt benyttet tolk, eller om særkontakt snakker samme språk som barnet under samtalene. Det fremkommer begrunnelser om at barn snakker godt norsk eller engelsk når tolk ikke er brukt. Det er registrert når representant er informert om en sak, er invitert til samtale, og tilfeller der representant ikke er invitert til samtale. Informasjonen i tiltaksplanene samsvarer med informasjonen i kartleggingene.

Rutinebeskrive/sefor bruk av tolk og/eller språkassistenter spesifiserer hvilke situasjoner de ansatte skal bruke tolk eller språkassistent, hvor tolk skal bestilles og hvordan de ansatte skal planlegge og gjennomføre en tolket samtale.

Samtaler med barn

Statsforvalteren gjennomførte samtaler med syv barn. XXX samtaler var individuelle, og XXX samtale ble gjennomført med XXX beboere samtidig. XXX av samtalene var sammen med representant, og i XXX samtaler deltok følgepersonen etter beboernes ønske. Telefontolk bisto med tolking under samtalene. Under følger et kort utdrag av informasjonen beboerne ga, som vi har vurdert relevant for tilsynets tema.

Alle beboerne fortalte at de hadde individuelle samtaler med de voksne en til to ganger i måneden. De fleste av beboerne var usikre på om samtalene ble skrevet ned og kjente ikke til planarbeidet sitt.

XXX av beboerne ga klart uttrykk for at de hadde en tiltaksplan og kunne oppgi konkrete mål. XXX var klar over muligheten for å justere planene ved behov. Beboerne fortalte at samtalene foregikk med de voksne som snakket samme språk.XXX foretrakk å bruke google translate til å kommunisere med de voksne.             

Beboerne tok opp andre forhold, som ikke er direkte relevant for tilsynets tema. I samråd med beboerne besluttet vi å videreformidle forholdene til mottaksleder i etterkant av tilsynet.

Mottaksleder bekreftet at hun vil følge det opp i samtale med barna.

Fullstendig referat fra samtalene med barna er arkivert internt hos Statsforvalteren.

Intervju med de ansatte og mottaksleder

Under det stedlige tilsynet intervjuet vi barnefaglig ansvarlig, som var nyansatt, samt intervju med to miljøarbeidere sammen. Vi gjennomførte oppsummering av tilsynet og intervju med mottaksleder på Microsoft Teams uken etter.

Organisering av arbeidet og opplæring

Barnefaglig ansvarlig informerte om at det er hun som har hovedansvaret for EMA med følgeperson ved mottaket. Hun opplyste videre at mottaket har et team med fire personer som jobber dedikert med EMA. Alle de fire i EMA-teamet har særkontaktansvar og jobber med kartlegging og tiltaksplan, og til sammen behersker særkontaktene de fleste språkene barna snakker.

Barnefaglig ansvarligjobber dagtid og EMA-teametjobber hovedsakelig kvelds- og helgevakter. De ansatte på EMA-teamet har varierende stillingsprosent, der to er fulltidsansatte og to er deltidsansatte. Barnefaglig ansvarlig forklarte at hun som nyansatt arbeider for å skaffe seg god oversikt over beboere og deres behov for oppfølging.

Leder fortalte at de ansatte i EMA-teamet får en innkjøring ved oppstart og at det er barnefaglig ansvarlig som er ansvarlig for at den gis. Opplæringen innebærer kurs om traumebevisst omsorg fra RVTS, UDls basiskurs for nyansatte i mottak, og gjennomgang av rutiner og retningslinjer. Videre har UDI månedlige digitale kurs, der de samarbeider om å løse ulike caser, og det er også interne som kommer og underviser på ulike tema.

Informasjonsflyt

De ansatte fortalte at de hadde flere ulike hjelpemidler i det daglige for å sikre god informasjonsflyt mellom de ansatte. Barnefaglig ansvarlig fortalte at hun daglig deltar i morgenmøte med de øvrige ansatte ved mottaket der de enslige mindreårige asylsøkerne er et av punktene som de går gjennom. Videre er det daglig overlapp til desom jobber med EMA på kveld. Hverdagslige hendelser som må følges opp føres også opp i beskjedbok/loggbok, der det står hvem at de ansatte som skal følge opp. I tillegg er det ukentlige møter mellom de som jobber hovedsakelig med EMA og barnefaglig ansvarlig, der de tar opp hva som skal/må følges opp med EMA. Om det er saker som skjer som ikke alle skal vite, eller noe som er grunn til personvern, skrives det på en lapp og legges i barnefaglig sin hylle i innelåst skap.

De ansatte informerte om at de brukte Snapchat som kommunikasjonsmiddel med andre ansatte i hverdagen; her ble praktiske beskjeder gitt og bilder fra aktiviteter delt. De fortalte videre at det ikke ble delt noe personsensitiv informasjon. Mottaksleder bekreftet at Snapchat ble brukt til å gi korte beskjeder og at det ikke ble delt eller skrevet noe personsensitivt om barna. For informasjon til beboere benyttes meldingstjenesten Telegram.

Utarbeidelse av kartleggingsplan og bruken av denne

De ansatte informerte om at barn får en velkomstssamtale ved ankomst, og deretter får de tid til å finne seg til rette. Etter cirka en uke gjennomfører de første kartleggingssamtale, og gjør jevnlige kartlegginger etter det. Det er særkontaktene gjennomfører kartleggingssamtale med barna de er ansvarlige for. Dersom de er usikre på hvordan de skal gjennomføre samtalen rådfører de seg med barnefaglig ansvarlig. Barnefaglig ansvarlig skal ha oversikt over kartlegging og tiltaksplanene til barna og skal følge opp det administrative. Miljøarbeiderne redegjorde for hvordan de gjennomfører kartleggingssamtalene, og at de tilpasses barnets alder og nivå. Ved hver samtale bruker de god tid og stiller utvalgte spørsmål fra kartleggingsskjemaet for å ikke overvelde barnet. Både særkontakt og andre i EMA-teamet gjennomfører også uformelle samtaler, de blir journalført med initialer og dato i MOT. Leder la vekt på at det viktigste er at barna snakker med noen de er trygge på, og hun opplevde at barna gir tilbakemelding på at de føler seg trygge og at de sier fra hvordan de vil gjennomføre kartleggingssamtalene.

Videre fortalte de ansatte at noen av kartleggingssamtalene er kun med barnet, andre er med barnet og følgepersonen. I tillegg har de egne samtaler med følgepersonen om hva barnet trenger hjelp til, som følgeperson ikke får til på egenhånd. Det kartlegges hva særkontakt kan bistå følgepersonen med for å gi god omsorg til barnet.

Miljøarbeiderne fortalte at de kjenner til generell informasjon om barna de ikke selv er særkontakt for. Den ene miljøarbeideren redegjorde for at hun ikke leser andre barns sine kartlegginger og tiltaksplaner grunnet personvernhensyn, og mener generell informasjon er tilstrekkelig for å følge de opp. Den andre miljøarbeideren fortalte at han leser andre barns kartlegginger for best mulig å kunne følge opp de barna han ikke er særkontakt for.

Utarbeide/se av tiltaksplan og bruken av denne

Barnefaglig ansvarlig fortalte at tiltaksplaner er laget i samarbeid med barna og ut fra deres alder. Tiltakene blir laget ut fra behovene i kartleggingen, og gyldigheten på tiltakene varierer og tilpasses. Et eksempel hun ga var at de ikke har sluttdato for å lære norsk, og for de som vil lære å svømme så er tidspunkt for gjennomføring av tiltak avhengig av tilgjengelighet på svømmekurs. Det som kommer frem i kartleggingen, skal reflektere det som blir til tiltak. Miljøarbeiderne fortalte at tiltaksplanene utarbeides etter barnas ønsker. Om barna ikke ønsker noen tiltak så kommer de med forslag, og prøver å komme frem til noe barna kan tenke seg. De fortalte videre om at de informerer barna om målene i kartleggingssamtaler og at det er laget planer for dem. Alle ansatte som jobber i EMA-teamet skal vite om og jobbe mot barnas mål.

Videre fortalte miljøarbeiderne at de vurderer om målene skal endres eller byttes ut en gang i måneden under kartleggingssamtalen.

Samarbeid med representanter

Miljøarbeiderne informerte at de bruker tid på å forklare barna hva en representant er og hvilken rolle representanten har. De fortalte at de har kontakt med representantene, og at representantene får mulighet til å delta i kartleggingssamtale hvis barna ønsker det. Miljøarbeiderne hadde ikke opplevd at en representant ønsket å være med på kartleggingssamtale. Videre fortalte de at de deler spesiell informasjon med representanten, men informerer ikke etter hver samtale de har med barna. Barnefaglig ansvarlig visste ikke om barnas planer blir sendt til representanter, men syntes at det virket fornuftig.

Mottaksleder fortalte at det er praksis at representanter inviteres med i kartleggingssamtale, og at de skal bli flinkere til å dokumentere om de takker ja eller ikke. Hun informerte også om at det er representanten som skal kontaktes når det er juridiske hensyn, og at barna selv kan ta kontakt med de om ønskelig. Videre fortalte hun at representantene blir informert om tiltaksplan, men at det gjøres ved en muntlig overføring av hvordan det går med barnet.

4.   Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Statsforvalteren vurderer at Kvinesdal asylmottak har utarbeidet en omsorgsplan som er i tråd med omsorgsforskriften § 2. Planen er strukturert og viser til relevante lovkrav. Det fremkommer hva som skal gjøres i oppfølgingen av barna og hvordan deres medvirkning sikres i planarbeidet. I omsorgsplanen beskrives det ikke hvem som har ansvar for å invitere barna og representant til kartleggingssamtaler, heller ikke hvem som har ansvar for å utarbeide tiltaksplan. I intervjuene redegjorde de ansatte tilfredsstillende for mottakets system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Statsforvalteren vurderer likevel at ansvarsbeskrivelser bør inkluderes i mottakets omsorgsplan for å sikre at alle ansatte er kjent med ansvarsfordelingen for oppgaver i omsorgsarbeidet.

Mottakets kartleggingsarbeid igangsettes kort tid etter ankomst og gjennomføres deretter jevnlig under oppholdet på mottaket. Det benyttes tolk eller ansatt med relevant språkkompetanse i kartleggingssamtalene med barna. Statsforvalteren ser at mottaket har system som gir god oversikt over gjennomførte kartleggingssamtaler gjennom loggføring i MOT, hvor det registreres ansattes initialer i tillegg til dato for samtalen.

Statsforvalteren vurderer at mottaket har tilfredsstillende rutiner og praksis for arbeidet med barnas tiltaksplaner. Gjennomgangen av tiltaksplanene viser at det er samsvar mellom disse og de kartlagte opplysningene. Barnas medvirkning kan spores i kartleggingene og i tiltaksplanene ved at barnas formuleringer er benyttet. Vi vil anbefale at mottaket i større grad jobber mer med barnas bevissthet rundt egne planer og utviklingsmål. Eierskap til egne utviklingsmål kan medvirke til økt forståelse og motivasjon for måloppnåelse.

I intervjuene framkom det imidlertid at det er ulik praksis hos særkontaktene når det kommer til å lese planarbeidet til de barna de selv ikke er særkontakt for. Vi vil anbefale at de ansatte har en samkjørt praksis i sitt arbeid med å holde segtilstrekkelig oppdatert på alle EMA med følgeperson. Samkjørt praksis vil gi barna bedre forutsigbarhet i møte med de ansatte, og det vil gi de ansatte bedre forutsetninger i den planmessige oppfølgingen av det enkelte barnet.

Videre anbefaler vi at mottaket utarbeider rutiner som sikrer at representanten gis anledning til å medvirke i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan slik at barna får nødvendig oppfølging fra sin representant. Barnas representanter kan ha kjennskap til viktige opplysninger av betydning for mottakets planarbeid og omsorgsutøvelse for barna.

Statsforvalteren vurderer at mottaket har system og praksis for god informasjonsflyt, og sikrer at barna får den oppfølgingen de har krav på og tiltaksplanene deres blir fulgt opp. For å kunne gi forsvarlig omsorg til barna, er mottakene avhengig av et system for informasjonsflyt som fungerer. Det kom frem under tilsynet at ansatte benytter seg av Snapchat for å gi korte beskjeder mellom seg. Vi vil anbefale mottaket å begrense bruken av Snapchat for å sikre beboernes personvern. Vi vil påpeke at en omfattende bruk av Snapchat kan øke risiko for at personsensitive forhold, informasjon og bilder, rundt beboerne i realiteten kan bli kjent.

Utover de anbefalte forbedringsområdene er Statsforvalterens samlede vurdering at Kvinesdal asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

5.   Statsforvalterens konklusjon

På bakgrunn av funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte og mottaksleder, samtaler med barna og gjennomgått dokumentasjon, konkluderer Statsforvalteren med følgende,

Kvinesdal asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Så langt taushetsplikten ikke er til hinder for det, ber vi om at barn på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i rapporten og tilbud om å lese den. Innenfor rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatte og andre som ønsker å lese den

Med hilsen

Mari Hagve
direktør for sosial og barnevern
Sosial- og barnevernavdelingen

Atle Grønstøl
seksjonssjef

 

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

 

Kopi til:

LINK AS Oshaugen 11 6065 ULSTEINVIK
UTLENDINGSDIREKTORATET Postboks 2098 Vika 0125 OSLO

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Her omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, gjennomgåtte dokumenter og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 11.08.2025.

Vi gjennomførte stedlig tilsyn 25. og 26.08.2025. Oppsummeringsmøte med mottaksleder ble avholdt den 01.09.2025 via Microsoft teams.

Gjennomgått dokumentasjon

• Omsorgsplan 2025
• Rutiner for barnebasen
• Oversikt over ansatte på Kvinesdal mottak 2025
• Beboeroversikt
• Tilleggsavtale EMA med følgeperson: 5 årsverk
• Rutiner for Kvinesdal mottak
• Rutiner ved mottak av enslige mindreårige asylsøker med følgeperson ved Kvinesdal mottak
• Beskrivelse av følgeperson
• Representanter for EMA
• Kriseperm - håndtering av vanskelige situasjoner
• Rutiner for returarbeid
• Rutinebeskrivelse for bruk av tolk og/eller språkassistenter
• Rutiner dokumentasjon kartlegging EMA
• Rutiner for Kvinesdal mottak
• Rutiner for håndtering av overgrep mot barn og ungdom i mottak
• Skjema for kontaktinformasjon
• Samtale med følgeperson om EMA og den daglige omsorgen
• Sjekkliste EMA med følgeperson
• Stillingsbeskrivelse for to ulike roller (BFA og miljøarbeider med ansvar for EMA og barn)
• Årsplan 2025, Link Kvinesdal mottak
• Kartleggingsplaner og tiltaksplaner
• Barnefaglig EMA-perm

Tilsynet ble gjennomført av:

• Ingunn Reisæter, seniorrådgiver
• Eileen Bjørnnes, rådgiver
• Malene Bjørnstad, rådgiver (observatør under tilsynet)