Rapport fra tilsyn med Hero Norge AS, Ringsaker ordinære asylmottak 2025

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte et meldt stedlig tilsyn ved Hero Norge AS, Ringsaker asylmottak den 03.06.2025 og 04.06.2025. Målgruppen for tilsynet var enslige mindreårige (EMA) med følgeperson på ordinært asylmottak.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. utlendingsloven § 95 tredje ledd.

Tema for tilsynet har vært:

Statsforvalteren har undersøkt mottakets system og praksis for arbeid med beboernes rett til informasjon og medvirkning.

Statsforvalterens konklusjon:

Ringsaker asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med beboernes rett til informasjon og medvirkning.

Det er ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Foreløpig rapport ble oversendt Utlendingsdirektoratet (UDI), HERO Norge AS og Ringsaker asylmottak 01.07.2025. Frist for å komme med innsigelser til rapportens faktadel var satt til 01.08.2025. Statsforvalteren har ikke mottatt innsigelser innen fristen.

1. Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av UDI ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene.

Tema for tilsynet er mottakets system og praksis for arbeidet med å sikre beboernes rett til informasjon og medvirkning i henhold til gjeldende lovkrav. Asylmottaket ved driftsoperatøren utøver på vegne av UDI den daglige omsorgen for de enslige mindreårige under opphold på asylmottaket. Asylmottaket skal under barnets opphold på mottaket sikre at beboerne får tilpasset informasjon om sine rettigheter og plikter, ut ifra deres alder, språk og individuelle behov. Mottaket skal videre sørge for at beboerne blir hørt og får mulighet til å medvirke under oppholdet på asylmottaket. I tilsynet har vi undersøkt om mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for dette arbeidet.

Tilsynet er gjennomført med et avgrenset tema. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven § 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Departementet har i forarbeidene til utlendingsloven § 95 understreket at kravet til nivået på omsorgen for enslige mindreårige mellom 15 og 18 år i mottak ikke sidestilles omsorgen som gis til yngre barn under barnevernets ansvar. Dette innebærer at etablerte definisjoner av «forsvarlig omsorg» fra annen lovgivning ikke kan overføres til barn i asylmottak. Det stilles dermed et noe lavere krav, men omsorgen skal likevel være forsvarlig og tilpasset de mindreåriges særlige behov. 1

Mottaket skal imidlertid sikre at omsorgen er i samsvar med Grunnloven § 104 og relevante konvensjonsbestemmelser, herunder FNs barnekonvensjon artikkel 3 om barnets beste og artikkel 12 om barnets rett til å bli hørt.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. Selv om det ikke direkte følger av ordlyden i omsorgsforskriften, må planene evalueres systematisk og jevnlig for å oppfylle forsvarlighetskravet og sikre at de til enhver tid er tilpasset beboerens behov, som kan endre seg over tid.

UDIs kravspesifikasjoner for driften av asylmottak kan gi veiledning om forventninger og standarder, men har begrenset betydning som rettskilde. Kravspesifikasjonene er i hovedsak interne retningslinjer og instruksjoner fra UDI til driftsoperatører om hvordan asylmottakene skal driftes for å være i henhold til lov og forskrift. Selv om etterlevelse av kravspesifikasjonene kan være en indikasjon på at driften ligger innenfor lovens rammer, er det ingen automatikk i at dette er tilfelle. Kravspesifikasjonene må derfor alltid vurderes opp mot de rettslige standardene i gjeldende lov- og forskriftsbestemmelser. Dersom praksis samsvarer med kravspesifikasjonene, kan det gi støtte til vurderingen av om lovkravene er oppfylt.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1 og Grunnloven § 104. Barnets beste må avgjøres fra sak til sak. Det skal tas utgangspunkt i barnets spesifikke situasjon, personlige kontekst, situasjon og behov. Rent konkret må asylmottakene når de foretar en handling som angår barnet, identifisere hvilke interesser barnet har i den konkrete saken (kartlegging) og gjøre en helhetsvurdering av hva som vil være til barnets beste. Når barnets beste er konstatert, skal det avveies mot andre hensyn i saken.

Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn for den omsorgen barnet får under oppholdet i asylmottaket jf. omsorgsforskriften § 2 første ledd.

Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste. FNs Barnekomite nevner i tillegg forhold som barnets identitet; bevaring av familiemiljøet og opprettholdelse av relasjoner; omsorg, beskyttelse og trygghet for barnet; sårbarhetssituasjonen, barnets rett til helse; og barnets rett til utdanning som kan være relevante for en nyansert vurdering av barnets beste (Generell kommentar til Barnekonvensjonen nr. 14, 2013).

Rett til informasjon

Barnets rett til informasjon under oppholdet i asylmottaket er fastslått i omsorgsforskriften § 4. Formålet med informasjonsarbeidet er at det skal bidra til trygghet og gi barnet nødvendig kunnskap om sine rettigheter og plikter knyttet til mottaksoppholdet. Den skal være tilpasset barnets alder, modenhet og individuelle behov, og formidles på et språk barnet forstår. Målet er å gjøre barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen, øke forståelsen for egen livssituasjon, fremme selvstendighet og forberede barnet på bosetting eller retur.

UDI har ansvar for å gi alle beboere i mottak nødvendig informasjon for å fungere under oppholdet. Dette inkluderer grundig informasjon om det norske samfunnet og mulige utfall av asylsøknaden, som blant annet avslag og retur. Informasjonen skal gi søkere et realistisk bilde av asylprosessen og deres situasjon, slik at de kan ta informerte valg. 2

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt er hjemlet i barnekonvensjonen artikkel 12, Grunnloven § 104 og i omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke.

Barnekonvensjonen artikkel 12 nr. 1 og 2 skal sikre at barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet. Barnets synspunkter skal tillegges behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomité har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

I omsorgsforskriften § 5 fremgår det at asylmottaket skal sikre at enslige mindreårige gis mulighet til medvirkning under hele oppholdet. Dette inkluderer deltakelse og innflytelse i daglige rutiner, aktivitetstilbud og andre forhold som berører den mindreårige.

Selv om barnevernsloven ikke gjelder direkte for barn på asylmottak, kan prinsippene i barnevernsloven gi veiledning. For eksempel understrekes det i barnevernslovgivningen med tilhørende forskrifter at medvirkning innebærer mer enn en rett til å snakke; det fordrer at barnet lyttes til og at synspunktene tillegges vekt.

For at medvirkning skal være meningsfull, må det gjøres en individuell vurdering av hvordan barnet best kan delta, med utgangspunkt i alder, modenhet og personlige behov. Selv om det ikke fremgår direkte av omsorgsforskriften § 5 at medvirkning skal dokumenteres, er dette en naturlig del av forsvarlig praksis. Dokumentasjon sikrer sporbarhet og synliggjør hvordan barnets rett til medvirkning er ivaretatt, hva som er barnets mening, og hvordan dette er tatt i betraktning i beslutninger som berører barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket gjennomføre strukturerte, individuelle samtaler for å kartlegge den enslige mindreåriges situasjon og behov. En slik kartlegging skal bidra til å identifisere graden av sårbarhet hos det enkelte barnet, og asylmottaket skal på bakgrunn av kartleggingen utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet.

Asylmottaket skal legge kartleggingen og tiltaksplanen til grunn for den individuelle oppfølgingen av barnet under hele oppholdet i mottaket, og frem til den enslige mindreårige enten bosettes eller returneres. Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Kravet til kartlegging og individuell oppfølging, samt retten til medvirkning, skal sikre at det enkelte barnet blir ivaretatt ut ifra sine individuelle behov, også når den mindreårige bor i asylmottak. 3

Barnets representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som følge av Utlendingslovens § 98 b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor.

En representant skal ivareta den mindreåriges interesser i asylsaken, samt andre oppgaver som tilfaller en verge i henhold til annen lovgivning. Representanten har ikke den daglige omsorgen for den mindreårige, men skal påse at omsorgsbehovet blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Videre skal representanten sikre at barnet får informasjon og blir hørt i saker som vedrører barnet, og at meningene tillegges vekt i henhold til alder og modenhet.

UDI og asylmottaket skal bidra til at barnet under oppholdet i asylmottak får nødvendig oppfølging fra sin representant og andre ansvarlige myndigheter, jf. omsorgsforskriften § 9.

3. Beskrivelse av fakta

Beskrivelse av fakta

Driftsoperatør Mottakets navn Besøksadresse	Hero Norge AS Ringsaker ordinære asylmottak, avdeling EMA med følgeperson Bryggeveien 83 2350 Nes
Vakttelefon	41370214/41378984
Fungerende mottaksleder, Jørgen Aafoss	41487279

Ringsaker asylmottak er et kommersielt asylmottak som eies av driftsoperatør Hero Norge AS. Avdelingen har en rammeavtale for 150 plasser, som består av en grunnpakke på 120 plasser, og én tilleggspakke på 20 plasser og én på 10 plasser, samt 20 plasser i tilrettelagt avdeling (én grunnpakke). Mottaket åpnet den 15.12.2020 og har en rammeavtale på seks år med opsjoner for UDI til å forlenge avtalen i til sammen fire år. Tilleggsavtalen innebærer at mottaket får fire ekstra årsverk til styrking av omsorgsarbeid med enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson.

Under tilsynet bodde det 13 enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson på mottaket.

Planlegging av tilsynet

Statsforvalteren sendte varsel om tilsyn den 15.05.2025. I varselbrevet ba vi mottaket om å oversende dokumentasjon som omhandler tema for tilsynet. Varselbrevet inneholdt et vedlegg til barna med informasjon om tilsynet og invitasjon til individuelle samtaler med Statsforvalteren.

Mottaket ble bedt om å dele ut informasjonsskrivene til barna og oversette det for dem, samt informere barnas representanter om tilsynet. Vi mottok dokumentasjon den 23.05.2025. Se rapportens vedlegg for en fullstendig oversikt over mottatt dokumentasjon.

Gjennomføring av tilsynet

Det ble gjennomført et felles oppstartsmøte hvor alle ansatte som skulle delta i tilsynet var til stede. I møtet ga Statsforvalteren informasjon om vår rolle og formålet med tilsynet, samt at vi gikk gjennom praktiske avklaringer for gjennomføringen. Deretter fikk vi en omvisning på mottaket.

Statsforvalteren ble blant annet vist mottakets resepsjonsområde og kontorer, fellesarealer ute og inne, kjøkken med tilhørende spiserom som inneholdt et eget barneområde med leker og bøker, samt et eget oppholdssted for barna på mottaket (barnebasen). Videre hadde mottaket et møterom som ble brukt til informasjonsformidling, samt et ungdomsrom med PlayStation som ungdommene selv hadde vært med å uforme. I tilknytning til barnebasen hang det en informasjonstavle med informasjon om aktiviteter.

Etter omvisningen gjennomførte Statsforvalteren samtaler med seks av de enslige mindreårige, hvorav noen av barna valgte å ha sin følgeperson til stede under samtalen. I forkant av barnesamtalene informerte vi følgepersonene om Statsforvalterens rolle og formålet med tilsynet.

På dag to intervjuet vi to ansatte hver for seg. Intervju og oppsummerende samtale med mottaksleder ble gjennomført via Microsoft Teams i etterkant av det stedlige tilsynet. En representant fra Hero Norge AS deltok også i denne samtalen.

Dokumentgjennomgang

Under følger en gjennomgang av dokumenter Statsforvalteren har gjennomgått i forbindelse med tilsynet og som er relevante i forhold til tilsynets tema. En fullstendig oversikt over alle dokumentene fremgår i eget vedlegg til rapporten.

Omsorgsplan

Omsorgsplanen beskriver rutiner og tiltak som skal sikre forsvarlig omsorg for barn som bor i mottaket i henhold til gjeldende regelverk og UDIs krav til drift av plasser for enslige mindreårige.

Planen er strukturert etter paragrafene i omsorgsforskriften, og for hver paragraf beskrives hvordan mottaket arbeider for å oppfylle kravene, delt inn i tiltak, metode og evaluering. Det fremgår at alle ansatte skal jobbe etter en felles faglig plattform, med traumebevisst omsorg som forståelsesgrunnlag.

Når det gjelder rett til informasjon og medvirkning, står det at barna skal få informasjon om rettigheter og plikter, tilpasset alder, modenhet og individuelle behov. Informasjonsarbeidet starter med en ankomstsamtale og videreføres gjennom UDIs informasjonsprogram, individuelt eller i gruppe. Det opplyses at vurderinger gjøres underveis basert på den enkeltes informasjonsbehov.

Planen henviser til rutiner for kartlegging og tiltaksplan, og til bruk av samtaleveiledning fra RVTS. Det fremgår også at barna deltar i et barn- og ungeråd, og at saker fra møtene kan tas videre til beboerråd og mottaksledelse. I tillegg arrangeres månedlige allmannamøter, og kartleggings- og tiltaksplaner benyttes som verktøy for oppfølging og tilpasning av omsorg i samarbeid med barnet.

Det fremgår videre at mottaket har et eget barnefaglig team med overordnet ansvar for EMA med følgeperson. Teamet består av mottaksleder, barnefaglig ansvarlig, fire årsverk med miljøarbeidere i turnus og én sosialkonsulent.

Rutine for kjennskap til og medvirkning i arbeid med Ringsaker mottakssenters omsorgsplan

Dokumentet beskriver rutiner for å sikre at alle ansatte ved Ringsaker mottakssenter er kjent med og arbeider etter prinsippene i mottakets omsorgsplan. Det stilles krav om halvårlig gjennomlesing og signering av planen, samt aktiv medvirkning i evalueringsprosesser som skjer kvartalsvis eller ved behov. Ifølge rutinen skal prinsippene i omsorgsplanen tematiseres på daglige overlappsmøter morgen og kveld, og være tilgjengelig for de ansatte både fysisk og digitalt.

Veileder for arbeid med enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson ved Ringsaker Mottakssenter

Dokumentet beskriver rutiner og retningslinjer for arbeidet med enslige mindreårige asylsøkere ved Ringsaker mottakssenter. Det omfatter prosedyrer knyttet til ankomst, oppfølging, informasjonsformidling, kartlegging, tiltaksplaner, permisjon, retursamtaler og bosetting. Det fremgår av veilederen at barnefaglig team skal være tilstede og tilgjengelige i miljøet for å sikre observasjoner og relasjonsbygging, samt at barne- og ungdomsbasen og Ungdomsstua skal fungere som treffpunkt for EMA - barna.

Informasjonsarbeid for barn og unge i mottak

Dokumentet beskriver hvordan mottaket arbeider for å sikre at barn og unge i alderen 12–18 år får tilpasset informasjon i tråd med UDIs kravspesifikasjoner. Ifølge planen skal mottaket sikre at alle i målgruppen gjennomfører kurs i samtlige temaer som inngår i informasjonsprogrammet, minst én gang i løpet av oppholdet.

Ifølge rutinen blir både klasseromsundervisning og praktiske aktiviteter benyttet som pedagogiske virkemidler, og alle moduler tar utgangspunkt i FNs barnekonvensjon. Videre fremgår det at informasjonen skal formidles på et språk beboerne forstår godt, og at deltakelse og fravær skal registreres. Alle beboere får en skriftlig bekreftelse på deltakelse ved oppholdets slutt. Programmet skal evalueres jevnlig.

Dokumentet inneholder også en oversikt over alle modulene i informasjonsprogrammet. I vedlegg Rutine – vedlegg til rutine for informasjonsarbeid ved Ringsaker mottakssenter er praktiske rutiner for gjennomføringen av informasjonsarbeidet beskrevet, herunder organisering av grupper, bruk av tolk, registrering og samarbeid med fagpersoner. Videre er det beskrevet bruk av ulike virkemidler i arbeidet som dialog, illustrasjoner og videoer.

Informasjonsarbeid enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson – Tilleggsrutine

I tilleggsrutinen fremgår det at formålet med rutinen er å sikre at EMA med følgeperson får den informasjonen de trenger for å forstå sine rettigheter, sin sak og sin livssituasjon på mottaket. Videre står det at mottaket skal sikre at barna får tilpasset informasjonen og mulighet for medvirkning.

Rutinen beskriver blant annet gjennomføring av velkomstsamtale, informasjonsmoduler, individuell veiledning ved behov og informasjon i overgangsfaser som bosetting eller retur.

Stillingsbeskrivelse informasjonskonsulent

I stillingsbeskrivelsen står det at informasjonskonsulent ved Ringsaker mottakssenter har det faglige og koordinerende ansvaret for informasjonsarbeid, inkludert gjennomføring av informasjonsprogram, utarbeidelse og formidling av materiell, samt samarbeid med interne og eksterne aktører. Ved behov kan informasjonskonsulenten også ha ansvar for returarbeid, inkludert samtaler og kontakt med relevante instanser.

Kartlegging og tiltaksplan – Retningslinjer og rutiner

I dokumentene Retningslinjer for dokumentasjon i kartlegging og tiltaksplan (HERO) og Rutine for arbeid med kartleggings- og tiltaksplaner for EMAmF ved Ringsaker Mottakssenter fremgår overordnede retningslinjer og lokale rutiner for kartlegging og tiltaksplan. Retningslinjen har som formål å sikre enhetlig, systematisk og faglig forsvarlig dokumentasjon på tvers av mottak, og legger vekt på beboermedvirkning, tydelig struktur og jevnlig oppdatering. Rutinen beskriver gjennomføring av kartleggingssamtaler, etablering og oppfølging av tiltak i MOT-portalen, og krav til dokumentasjon og involvering av representant. Videre fremgår det at arbeidet bygger på gjeldende regelverk, og samtalemetodikk hentes blant annet fra veiledningsverktøyet snakkemedbarn.no.

Rutine for samarbeidet med representanten til beboerne – EMA

Rutinen beskriver hvordan mottaket samarbeider med representantene til de enslige mindreårige og omfatter temaer som oppnevning og registrering, tilrettelegging for kontakt og møter, informasjonsutveksling, og involvering i kartlegging, tiltaksplaner og bosetting. Videre fremgår det hvilke hendelser som skal meldes til representanten og hvilke samtykker som skal innhentes, samt en beskrivelse av ansvarsfordelingen.

Øvrige rutiner og dokumenter

Mottaket har også en egen rutine for søknad om permisjon for EMA, rutine for kartlegging av omsorgsevne hos følgeperson og rutine for bruk av tolk. Det foreligger i tillegg en særskilt rutine for returarbeid for EMA med følgeperson, som beskriver ansvar og gjennomføring av retursamtaler og kontakt med relevante instanser. Mottakets aktivitetskalender gir oversikt over planlagte aktiviteter for barn og unge.

Stedlig dokumentgjennomgang i MOT og Microsoft Teams

Vi gjennomførte en stikkprøvekontroll i MOT hvor vi fikk se registreringer knyttet til to beboere. Vi så blant annet på kartlegging og tiltaksplan, samt registrering av deltagelse i informasjonsprogrammet. Kartleggingene og tiltaksplanene inneholdt informasjon om de ulike temaene som følger av skjemaene i MOT og det kom tydelig frem hva som var ansattes observasjoner og hva som var barnets ønsker, behov eller tilbakemelding. I tillegg fikk vi se et observasjonsskjema i Microsoft Teams hvor de ansatte registrerte observasjoner knyttet til EMA og deres følgeperson på romnummer. Det ble også vist et referat fra et personalmøte i mai 2025.

Samtaler med barn

Barna som Statsforvalteren snakket med, ga uttrykk for at de trivdes på mottaket og ble godt ivaretatt av de ansatte. De fortalte at de hadde daglig kontakt med de ansatte og at de ble spurt om hva de liker og ønsker å gjøre. Videre ga barna uttrykk for at de kunne si fra til de ansatte hvis det var noe de ønsket å ta opp.

Barna fortalte at de fikk den informasjonen de trengte fra de ansatte. Informasjon om aktiviteter ble formidlet gjennom daglig kontakt, i aktivitetskalenderen og en Whatsapp-gruppe hvor de ansatte legger ut informasjon om kommende hendelser. Barna fortalte at de ansatte noen ganger bestiller tolk, men at de i samtaler også bruker andre ansatte som kan språket deres til å oversette.

En av beboerne ga uttrykk for at hen ikke fikk tolk på sitt språk i alle tilfeller hvor hen hadde behov for det. Etter avtale med beboeren ble dette videreformidlet til barnefaglig ansvarlig for videre oppfølging.

Intervju med de ansatte

Under tilsynet gjennomførte Statsforvalteren individuelle intervjuer med barnefaglig ansvarlig og en sosialkonsulent. I etterkant av det stedlige tilsynet intervjuet vi mottaksleder via Microsoft Teams.

Nedenfor følger et utdrag fra intervjuene.

Organisering av arbeidet

Personalet redegjorde for hvordan de organiserer arbeidet med de enslige mindreårige asylsøkerne på mottaket. De har et barnefaglig team som består av fem ansatte i faste stillinger, som har daglig kontakt med barna. De har en egen barne- og ungebase på mottaket som er åpen fra 07:30 til 22:30, og de ansatte fra teamet skal være tilgjengelig for barna i dette tidsrommet. I helgene har de langvakter fra kl. 10:00 eller 11:00 og til kl. 21:00.

Mottakets rutiner og omsorgsplan

De ansatte oppga at de kjenner til omsorgsplanen og rutinene som gjelder for EMA med følgeperson, og at disse ligger til grunn for arbeidet med denne gruppen på mottaket. Alle ansatte skal lese omsorgsplanen og signere på at de har lest den. Leder har ansvar for å følge med på at dette blir gjort. De går jevnlig gjennom omsorgsplanen og rutiner i personalmøter, og får beskjed om hvilke rutiner eller dokumenter de skal gjennomgå i forkant av møtet. De ansatte fortalte at de opplever at rutinene blir praktisert i det daglige arbeidet.

Videre formidlet de at UDI nylig har utarbeidet en ny mal for omsorgsplanen, som mottaket har tatt i bruk. Ifølge de ansatte har den nye malen gjort planen tydeligere. Det er barnefaglig ansvarlig som har utarbeidet mottakets omsorgsplan, i samarbeid med de øvrige ansatte. Omsorgsplanen og rutinene er tilgjengelige både i en egen perm og i en mappe Microsoft Teams, som alle ansatte har tilgang til.

Personalet fortalte at mottaket har en egen rutine for arbeidet med de enslige mindreårige, fordi enkelte regler og føringer som gjelder for denne gruppen, skiller seg fra reglene for øvrige beboere. Rutinen skal bidra til å sikre at alle ansatte vet hva som gjelder for denne gruppen, og kan gi korrekt informasjon til barna og følgepersonene.

Rett til informasjon

De ansatte formidlet at mottaket har en informasjonskonsulent med pedagogisk utdanning, som utarbeider informasjonsmodulene, evaluerer og reviderer innholdet i modulene og veileder de ansatte. Det er som regel barnefaglig ansvarlig som gjennomfører modulene for de enslige mindreårige. Mottaket bestiller tolk på de ulike språkene og deler barna inn i grupper på seks til åtte barn basert på språk, alder og behov.

Personalet fortalte videre at alle enslige mindreårige med følgeperson blir tatt imot av én ansatt fra EMA-teamet ved ankomst, gjerne barnets særkontakt dersom det er mulig. De gjennomfører en samtale og innskrivning, der barnet og følgepersonen ønskes velkommen til mottaket.

Velkomstsamtalen gjennomføres med tolk, og barnet får tilbud om en individuell samtale. Følgepersonen har parallelt en samtale med en annen ansatt der de blant annet får informasjon om teamet som jobber med EMA med følgeperson. De benytter en samtaleguide til disse samtalene.

Videre deltar barna på Modul 1 av introduksjonsprogrammet (velkomstmodulen) i løpet av de første dagene på mottaket. Denne omfatter temaer som mottakets organisering, husregler, hjelpetilbud og praktiske forhold. Deretter følger de resterende modulene i informasjonsprogrammet, som blir gjennomført med tilpasning etter alder og behov.

De ansatte benytter ulike virkemidler for å formidle informasjonen i de ulike modulene, som videoer, bilder og dialog tilpasset barnas alder og modenhet. Barna og følgepersonen får informasjon om asylprosessen og forventninger i løpet av de første ukene som en del av de første modulene. Videre fortalte personalet at barna og følgeperson får en skriftlig invitasjon til modulene, samt en påminnelse dagen før av vakthavende miljøarbeider. Hvis noen av barna ikke dukker opp, snakker de med barnet for å finne ut hvorfor vedkommende uteble. Mottaket har fått beskjed av UDI om at informasjonsprogrammet er obligatorisk for alle over 15 år, men deltagelse blir registrert i MOT for både de over og under 15 år slik at de har oversikt over hvilke moduler barna har gjennomført. Ifølge de ansatte deltar som hovedregel også barna under 15 år på de ulike modulene.

Videre formidlet de ansatte at særkontaktene har jevnlige samtaler med EMA, månedlig eller oftere ved behov, hvor også barnas representanter er invitert. I tillegg har de daglige møter mellom ansatte og barn, hvor det også formidles informasjon. De fortalte at følgepersonen er en viktig brikke i informasjonsformidlingen til barna. De er derfor opptatt av å følge opp følgepersonene på en god måte for å sikre at de får den informasjonen de trenger. De ansatte fortalte at det kan være utfordrende fordi følgepersonene også har ulik alder og modenhet. De er ekstra oppmerksomme på forhold rundt asylprosessen og helse.

Personalet opplevde at barna sier fra til de ansatte hvis det er noe de ønsker seg eller har behov for, eller hvis det er noe de vil at de ansatte skal følge opp. De ansatte fortalte at de har mange samtaler med de enslige mindreårige i det daglige hvor de veileder og følger opp barna. Hvis et barn ber en ansatt om noe, informerer den ansatte videre til barnefaglig ansvarlig som følger det opp videre. I tillegg har mottaket allmannamøter der de formidler generell informasjon til alle på mottaket, samt beboerråd og egne møter for alle barnefamilier, inkludert EMA med følgeperson, der de snakker om hvilke aktiviteter barna ønsker seg. De har for eksempel blitt enige om å kjøpe årskort i svømmehallen. De fører referat fra møtene med barn og unge.

Videre fortalte de ansatte at de viser EMA og følgepersonene nettsider der de kan få nyttig informasjon som for eksempel Asylbarn.no og UDI.no. I tillegg har mottaket en WhatsApp-gruppe hvor de ansatte legger inn informasjon om det som skjer på mottaket. For å sikre at beboerne ikke deler personsensitiv informasjon, er det kun de ansatte som kan legge ut informasjon i gruppen.

Personalet formidlet at de hadde god kunnskap om blant annet asylprosess, bosetting og retur, og at de bruker hverandre aktivt hvis det er noe de er usikre på. De benytter seg også av UDIs nettsider som kilde til informasjon og alle ansatte gjennomfører UDIs basiskurs med informasjon om disse temaene. Videre oppdaterer de seg jevnlig på ulike kurs gjennom blant annet RVTS.

Videre fortalte de ansatte at de har en rådgiver i UDI som veileder dem og svarer på spørsmål ved behov. De har også ressurspersoner i HERO som er tilgjengelige for spørsmål og veiledning.

Informasjonskonsulenten på mottaket er også returansvarlig og bistår de øvrige ansatte i spørsmål om retur. I tillegg søker de veiledning hos migrasjonshelse og hos ansatte med helsefaglig bakgrunn ved helserelaterte spørsmål.

Medvirkning

Personalet redegjorde for hvordan mottaket jobber for å sikre at de enslige mindreårige får si sin mening og ytre sine ønsker og behov. De ansatte fortalte at mottaket legger til rette for fora der barna kan ta opp ting i plenum, samt enesamtaler mellom barn og ansatte der barna blir hørt. De er opptatt av at barna får ytre seg på et språk de forstår, både i fellesmøter og i dialog med de ansatte og eventuelt gjennom sin representant. Videre fortalte de at de informerer barna om deres rett til medvirkning når de kommer til mottaket, og gjennom hele oppholdet i fellesmøter og enesamtaler.

Hvis barna kommer med ønsker eller tar opp behov som mottaket ikke kan innfri, forklarer de for barna hvorfor de ikke kan oppfylle ønsket eller behovet. Hvis det omhandler asylsaken eller bosetting, tilbyr de å ringe til UDI eller IMDI sammen med barnet slik at de får direkte informasjon/tilbakemelding fra den aktuelle etaten. Dersom det er ønsker som ikke kan oppfylles, etterstreber de å være tydelige i formidlingen av årsaken til dette. Følgepersonen er også delaktig i dette og skal bidra til å veilede barna.

Personalet fortalte at mottaket arrangerer beboerrådsmøter, allmannamøter, samt egne møter for barn og unge. Allmannamøtene er hver måned og for alle beboerne på mottaket. Beboerrådsmøtet er et eget møte med representanter fra alle beboergruppene. Ifølge de ansatte er målet at det også skal være ungdomsrepresentanter til stede i beboerrådet, men det hadde de ikke på tilsynstidspunktet. Mottaket hadde en periode et eget ungdomsråd med eget budsjett som blant annet ble enige om å bruke penger på PlayStation til ungdomsrommet. Ungdomsrådet ble ifølge de ansatte vanskelig å opprettholde grunnet ressursbruk. Personalet fortalte at de ikke alltid bruker tolk i allmannamøter, men språkkyndige ansatte eller beboere som er gode i norsk. Hvis de har behov for å formidle mer avansert informasjon som kan være vanskelig å forstå, bruker de alltid tolk.

De ansatte formidlet videre at mottaket har en egen barne- og ungdomsgruppe der de blant annet snakker med barna og ungdommene om hvilke aktiviteter de ønsker seg. De har prøvd å få det til hver fredag, men det har ofte ikke blitt gjennomført mer enn en fredag i måneden. De ansatte oppga at de har et mål om å få en mer fast struktur på dette fremover. Videre formidlet de at de har forsøkt å engasjere de som ikke er så aktive, og at dette særlig gjelder jentene. De har arrangert egne møter for jentene for å høre hva de ønsker og jobber for å få til et tilbud i samarbeid med kulturskolen.

De ansatte fortalte at barna også får mulighet til å medvirke gjennom de månedlige kartleggingssamtalene. I mottakets nye rutine for gjennomføring av kartlegging og tiltaksplan legges det opp til at barnets stemme skal komme tydelig frem knyttet til de ulike temaene i kartleggingsskjemaet i MOT og i tiltaksplanen. De jobber fortløpende med å implementere føringene i den nye rutinen og er ifølge de ansatte godt i gang med å skille mellom de ansattes observasjoner og barnets mening i skjemaene. Hvis de ansatte opplever at barnet ikke er interessert i å ytre sin mening og å bidra inn i planarbeidet, skal de møte barna med undring og jobbe for å få barnet til å forstå hvorfor det er viktig at de bidrar. De ansatte fortalte at relasjonsbygging er viktig for å skape tillit mellom den voksne og barnet, og at de bytter særkontakter dersom de opplever at det ikke fungerer mellom barn og særkontakt.

Videre formidlet personalet at mottaket har en egen rutine fra HERO for samarbeid med representantene. I rutinene kommer det frem at de skal opprette kontakt med representantene innen en måned etter ankomst, og deretter ha forløpende kontakt med representantene dersom det er noe de bør involveres i eller barnet ønsker kontakt med representanten. Representantene blir alltid invitert til de månedlige særkontaktsamtalene med barna.

Informasjonsflyt og dokumentasjon

Personalet fortalte at de opplever informasjonsflyten på mottaket som god. Informasjonsflyten mellom ansatte som jobber med EMA med følgeperson skjer gjennom muntlig overlapp, observasjonsskjema og i MOT. De bruker egne overlappskjema for barn og unge, og for ordinære beboere. Dette gir informasjon om for eksempel tannlegetimer og andre oppgaver, som også legges inn i MOT, selv om det innebærer noe dobbeltføring. Uformelle observasjoner, som for eksempel at et barn ikke spiser frokost, registreres i et eget observasjonsskjema for å sikre videre oppfølging.

Observasjonsskjemaet er et anonymisert skjema i Microsoft Teams hvor de registrerer observasjoner om barna knyttet til deres romnummer.

Videre formidlet de ansatte at de også videreformidler informasjon via e-post eller i Microsoft Teams og i møter. De ansatte fortalte at de ikke alltid registrerer uformelle samtaler i MOT, men at de har blitt mer bevisste på at det også bør registreres i noen tilfeller. Viktig informasjon fra barn blir delt med særkontakt både muntlig og skriftlig. Videre fortalte de ansatte at de fører referat fra alle møter, dette gjelder både personalmøter, allmannamøter og møtene de arrangerer med barn og unge. Ved ferieavvikling skriver de ansatte en detaljert e-post med informasjon om hva som skal følges opp i løpet av ferien, med mottaksleder i kopi.

Opplæring

De ansatte opplevde å få nødvendig opplæring og kompetanseheving, samt god kollegastøtte innad i teamet. Videre fortalte de at de har faste teammøter der de drøfter ulike problemstillinger.

Ledelse

De ansatte beskrev ledelsen som tilgjengelig og til stede i det daglige arbeidet. De drøfter store og små problemstillinger med mottaksleder, og fortalte at de opplever å få den støtten og veiledningen de trenger for å utføre jobben sin.

Intervju med mottaksleder

Mottaksleder redegjorde for hvordan han sikrer at de ansatte er kjent med rutiner og prosedyrer knyttet til EMA med følgeperson. For omsorgsplanen og enkelte sentrale rutiner har de et signeringssystem der ansatte bekrefter at de har lest dokumentet. Nye ansatte gjennomfører et onboardingsprogram over tre dager med opplæring i omsorgsplanen, rutiner og prosedyrer. Dette inngår i en egen opplæringsplan og et årshjul der gjennomgang av sentrale dokumenter er inkludert. I tillegg har mottaket en egen veileder for arbeidet med EMA med følgeperson, som skal sikre at de ansatte kjenner til de spesifikke føringene som gjelder for denne gruppen.

Mottaksleder opplyste videre at de har tilgang til gode hjelpemidler sentralt i HERO, inkludert videokurs og opplæring via UDIs plattform. De gjennomfører også opplæring i personalmøter, basert på en opplæringsplan de arbeider aktivt med. Som en del av opplæringen skal alle ansatte gjøre seg kjent med de tre første modulene i informasjonsprogrammet. For EMA med følgeperson er det utviklet en egen støtterutine tilpasset denne gruppen.

Mottaksleder formidlet at de har et godt kvalitetssikringssystem gjennom HERO hvor rutiner og prosesser er beskrevet, og der avvik registreres. Systemet er sentralstyrt og rutiner overføres til mottaket og gjøres tilgjengelige i Teams. Mottaket gjør enkelte tilpasninger basert på beboergruppen.

Videre fortalte mottaksleder at han jevnlig mottar oppdateringer fra både barnefaglig ansvarlig og informasjonskonsulenten på arbeidet de gjør knyttet til EMA med følgeperson. Mottaksleder er ikke direkte involvert i det praktiske arbeidet med knyttet til informasjonsformidling og medvirkning, men er med i utformingen av strukturer og rammer for arbeidet.

Mottaksleder ga uttrykk for at det er behov for å få tydeligere frem i omsorgsplanen hvordan de jobber med medvirkning på mottaket. Mottaksleder formidlet at dette kommer til å være et prioritert område fremover.

4. Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Rett til informasjon

Statsforvalteren vurderer at Ringsaker asylmottak har tilfredsstillende rutiner og praksis for å informere beboerne om sine rettigheter og plikter knyttet til mottaksoppholdet. I vurderingen har vi lagt vekt på at mottakets omsorgsplan og rutiner gir et godt rammeverk for å sikre at de enslige mindreårige asylsøkerne får den informasjonen de har rett på i henhold til gjeldende lovverk. Videre vurderer vi at de ansatte redegjorde godt for hvordan de arbeider med informasjonsformidling på mottaket gjennom velkomstsamtaler, informasjonsprogrammet, jevnlige strukturerte samtaler og uformelle møter mellom barn og ansatte. Mottaket har en egen barn- og ungebase på mottaket der ansatte fra barnefaglig team er til stede, og har jevnlig kontakt med barna i det daglige. Dette ble bekreftet i samtaler med barna.

Mottaket har rutiner for å gi de enslige mindreårige asylsøkerne informasjon knyttet til daglig omsorg, livssituasjon og selvstendighet, samt om det norske samfunnet, asylprosessen og bosetting og retur. Barna og følgepersonen får informasjon om asylprosess og forventninger i løpet av de første ukene som en del av de første modulene, og deretter jevnlig informasjon om dette og andre forhold knyttet til egen livssituasjon og fremtid i løpet av hele oppholdet. Videre sikrer mottaket at ansatte har tilfredsstillende kompetanse på blant annet asylprosessen og retur gjennom opplæring og veiledning.

Videre vurderer Statsforvalteren at barna på mottaket får informasjonen tilpasset deres alder, modenhet, språk og individuelle behov. Vi viser til at dette kommer tydelig frem av mottakets rutiner og den praksisen de ansatte redegjorde for. Ved gjennomføring av modulene i introduksjonsprogrammet deles barna inn i grupper basert på språk, alder og behov og får informasjon ved bruk av ulike pedagogiske virkemidler tilpasset målgruppen. I tilsynet kom det frem at mottaket noen ganger bruker andre språkkyndige beboere som oversettere når de formidler informasjon i mer uformelle møter som allmannamøter. Statsforvalteren påpeker at det er viktig at mottaket sørger for at alle barna som deltar i møtene har mulighet til å forstå innholdet i det som blir formidlet.

Mottaket har rutiner og praksis for å gi barna informasjon om deres representanter, samt å involvere de i arbeidet med kartlegging. Videre vurderer Statsforvalteren at mottaket har et tilfredsstillende system for informasjonsflyt og dokumentasjon gjennom faste overlapper, gode rutiner for journalføring i MOT og referatføring fra personalmøter og de ulike arenaene for informasjonsformidling. Vi ber imidlertid mottaket vurdere hvorvidt journalføringen av observasjoner i Microsoft Teams, knyttet til enslige mindreåriges romnummer er lovlig i henhold til personvernforordningen.

Rett til medvirkning

Statsforvalteren vurderer at mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for å sikre beboernes rett til medvirkning. I vurderingen har vi lagt vekt på at personalet redegjorde godt for hvordan mottaket arbeider for å sikre at de enslige mindreårige får si sin mening og ytre sine ønsker og behov.

De ansatte har jevnlige samtaler med barna i forbindelse med planarbeidet, samt flere uformelle møter med barna på barne- og ungebasen og i miljøet ellers. I dokumentgjennomgangen og stikkprøvekontrollen så Statsforvalteren eksempler på at barnets stemme kom tydelig frem i planarbeidet. Videre arrangerer mottaket egne møter for barn- og unge der de kan ta opp og bli enige om felles aktivitet eller andre forhold. Mottaket jobber også aktivt for å sørge for at alle barna skal bli hørt, og har for eksempel gjennomført egne møter med jentene for å sikre at deres ønsker og behov også kommer frem. Barna vi snakket med ga uttrykk for at de opplever å bli sett og hørt.

Videre vurderer Statsforvalteren at mottaket legger til rette for at barna får ytre seg på et språk de forstår, både i fellesmøter og i dialog med de ansatte og eventuelt i møter med sin representant.

Mottaket har også tilfredsstillende rutiner for dokumentasjon av de strukturerte samtalene med barna i journalsystemet MOT, overlapper i eget overlappskjema og referat fra de ulike møtearenaene der barna deltar i Microsoft Teams.

Statsforvalteren er enig med mottaksleder i at det er behov for å sikre at mottakets arbeid med medvirkning kommer tydeligere frem i omsorgsplanen og relevante rutiner. I tillegg ønsker vi å påpeke at mottaket bør sørge for å få en fast struktur på barn- og ungemøtene for å sikre at de blir gjennomført jevnlig og opprettholdes som en arena for medvirkning for denne gruppen.

5. Statsforvalterens konklusjon

På bakgrunn av funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte, beskrivelsene fra barna og gjennomgått dokumentasjon, vurderer Statsforvalteren følgende:

Ringsaker asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med beboernes rett til informasjon og medvirkning i henhold til gjeldende lovkrav.

Det ble ikke avdekket lovbrudd ved dette tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Så langt taushetsplikten ikke er til hinder for det, ber vi om at barn på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i rapporten og tilbud om å lese den. Innen rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatte og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen

Mari Hagve
fung. assisterende
statsforvalter

Kristin Rustad
fagleder

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Her omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 15.05.2025.

Vi gjennomførte stedlig tilsyn den 03.06.2025 og 04.06.2025. Oppsummeringsmøte med mottaksleder og representant fra HERO Norge AS ble avholdt den 10.06.2025 via Microsoft teams.

Følgende dokumentasjon ble gjennomgått i forbindelse med tilsynet:

• Beboeroversikt, kartleggingsplaner og tiltaksplaner
• Omsorgsplan
• Rutine - Informasjonsarbeid for barn og unge i mottak, skriftlig plan for perioden 2024-2025
• Rutine – Vedlegg til rutine for informasjonsarbeid ved Ringsaker mottakssenter
• Rutine - Returarbeid
• Rutine for bosettingsforbedrende arbeid – EMA
• Rutine for arbeid med kartleggings- og tiltaksplaner for EMAmF ved Ringsaker Mottakssenter
• Rutine for samarbeidet med representanten til beboerne – EMA
• Rutine for kjennskap til og medvirkning i arbeid med Ringsaker mottakssenters omsorgsplan
• Rutine – Bruk av tolk
• Tilleggsrutine - Informasjonsarbeid enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson
• Tilleggsrutine - Returarbeid enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson
• Tilleggsrutine – Bruk av tolk i arbeid med enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson
• Retningslinjer for dokumentasjon i kartlegging og tiltaksplan (HERO)
• Veileder for arbeid med enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson ved Ringsaker Mottakssenter
• UDIs veileder for informasjonsarbeid i mottak
• Permisjon for EMA med følgeperson
• Kartlegging av omsorgsevne til følgeperson for EMA
• Stillingsbeskrivelse informasjonskonsulent
• Aktivitetskalender 2025
• INFOPROGRAM BARN OG UNGE
• PowerPoint - Informasjonsprogram for barn og unge fra UDI
• Møteoversikt
• Opplæringsplan for vikarer/nyansatte

Tilsynet ble gjennomført av:

• Ingunn Reisæter, seniorrådgiver
• Sofie Øien, seniorrådgiver

1 jf. Prop. L 80 (2016–2017) s. 20 og Prop. L 82 s. 8 (2016–2017).

2 GI-13/2017 - Instruks til Utlendingsdirektoratet om innkvartering av asylsøkere

3 Prop. 82 L (2020–2021) Endringer i utlendingsloven (lovfesting av omsorgsansvaret for enslige mindreårige som bor i asylmottak, punkt 8.4