Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Sandefjord kommune 2022

1.  Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

1.1  Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Sandefjord kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordnet tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon – helhetlig og systematisk samfunnsikkerhets- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage), med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet i forbindelse med tilsynet:

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsdagen med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 02.03.22. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.

2.  Hovedinntrykk

Sandefjord kommune jobber helhetlig og systematisk med samfunnssikkerhet og beredskap, og arbeidet er meget godt forankret i overordnede dokumenter. Alle dokumenter som er etterspurt ifm. tilsynet er på plass, og de dekker aktuelle lov- og forskriftskrav. Kommunen har også gjort en god jobb med oppdatering av planer underveis i pandemien, samtidig som man har vært den kommunen i fylket som har hatt den største tilleggsbelastningen. Denne belastningen har først og fremst vært knyttet til innreisekjeden, med omfattende oppgaver på Torp og gjennom driften av karantenehotell, ikke minst ved Oslofjord Convention Center, hvor det hele ble toppet ved å også å drifte karantenemottak for evakuerte fra Afghanistan høsten 2021.

Helhetlig ROS-analyse er revidert i 2021 og godkjent i kommunestyret 3. februar 2022. Den er i form basert på veilederen fra DSB og ivaretar alle forskriftskravene. Det har vært en bred intern og ekstern deltakelse i arbeidet for å sikre forankring og faglighet, samtidig som det er benyttet ekstern konsulentbistand rent administrativt i arbeidsprosessene på grunn av den store generelle arbeidsbelastningen. Dette fremstår som et meget godt grep. Analysen fremhever seg med svært gode betraktninger/vurderinger i og rundt selve analysene, samt at det er lagt meget godt til rette for den videre oppfølgingen av funnene gjennom 22 prioriterte tiltak og beskrivelse av mål, strategi og oppfølging. Vedlegg 5 – handlingsplanen for 2022-2025, er også et meget godt grunnlag for å lykkes med den store utfordringen som ligger i å følge opp de identifiserte tiltakene.

Kommuneplandokumentene, samfunnsdel og arealdel, er dokumenter som med utgangspunkt i utvalgte bærekraftsmål godt legger føringer for og forankrer kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Det er også en meget god sammenheng og helhet i de overordnede dokumentene som samlet kreves etter forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Overordnet administrativ beredskapsplan er oppdatert og gir gode rammer og føringer for kommunens helhetlige og systematiske arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt er meget godt konkretisert og operasjonalisert for den kommunale oppfølgingen.

Plan for kriseledelse og krisekommunikasjon bygger på metodikken «proaktiv beredskapsledelse». Den er relativt kort og konsis, og dekker fullt ut forskriftskravene.

Når det gjelder beredskapen på sektornivå (helse og omsorg og oppvekst) så vises det til kommentarene våre under kap. 3.2. Helse og omsorg har tidligere hatt en beredskapskoordinatorfunksjon innenfor kommunalområdet. Gjeninnføring/etablering av en slik funksjon, eventuelt i en kortere prosjektperiode, vil i begge kommunalområder kunne styrke dette med samordning og systematisering av planverk og oppfølging/bistand til å ta i bruk maler.

Kommunens beredskapskoordinator bør i så fall støtte de som innehar slike fuksjoner.

Beredskapsplan for MHV er kommentert under overskriften «Noen utfordringer» nedenfor. Utfordringer knyttet til denne planen er ett av flere gjennomgående funn ved tilsynene og vil følges opp med en egen fagdag i regi av Statsforvalteren.

Vi vil trekke fram som positivt:

• Det er tatt kontakt med nettselskapet for gjennomgang av prioriteringslisten, samt at det er fokus på strømforsyning til ekomsendere
• Kommunen har et godt fokus på alternativt samband ved EKOM-utfall og det å sikre mulighet for en grunnleggende kommunikasjon med innbyggere
• Innbyggerappen er et svært godt verktøy for risiko- og krisekommunikasjon, ikke minst når kommunen har lykkes så godt med å få innbyggerne til å ta den i bruk
• Kommunen har fått gjennomført et revisjonsprosjekt som har sett på pandemihåndteringen i perioden 2020-2021
• Kommunen bruker CIM mer aktivt enn de fleste av kommunene, men det er samtidig avgrenset med personell som bruker/behersker verktøyet
• Hovedtillitsvalgt har hatt plass i beredskapsledelsen gjennom pandemien
• Vaktordning for samfunnssikkerhet og beredskap innført under pandemien. Ordningen er planlagt videreført
• Meget god bruk av referanser i overordnede dokumenter

Noen utfordringer: 

• Beredskapsplan for miljørettet helsevern må revideres. Revisjonsarbeidet bør se hen til/samordnes med risikoanalyser og beredskapsplaner hos brann og IUA
• Det er fremlagt lite risiko- og sårbarhetsanalyser på sektor-/virksomhetsnivå, slik at tilsynsgruppa er usikker på i hvilken grad slike er på plass

3.  Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik. To forhold er påpekt i form av kommentarer.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2  Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

Plan for helsemessig og sosial beredskap må oppdateres/revideres

Planen er sist oppdatert i 2017. Dette, i kombinasjon med at det, blant annet på grunn av pandemien, er innført og revidert en rekke underliggende planer, tilsier alene at planen trenger en oppdatering. Vår gjennomgang understøtter dette.

Kommunen bør:

• Gjennomføre en revisjon av planen for helsemessig og sosial beredskap, som er den overordnede sektorplanen. Planen er utdatert ut fra kommunens egen påførte gyldighetsperiode
• Bygge revisjonen på en oppdatert risiko- og sårbarhetsanalyse for sektoren. Her vil den nylig oppdaterte helhetlige risiko- og sårbarhetsanalsyen være et viktig grunnlagsdokument for arbeidet, på samme måte som interne dokumenter som er nye og nyreviderte på grunn av pandemien og nå etter hvert invasjonen i Ukraina

Beredskapsplanverk og ROS-analyser i oppvekstsektoren bør gjennomgås

I forbindelse med tilsynet fikk vi oversendt blant annet beredskapsplan for skolene og beredskapsplan for barnehagene. Dette viste seg å være maler, og det var uklart om de enkelte virksomhetene hadde tatt disse i bruk og tilpasset dem/fylt dem med lokalt tilpasset innhold. Utover disse planmalene fikk vi en omfattende dokumentmengde som viser at det er gjort mye godt beredskapsarbeid og at man har mange og godt oppdaterte planer. Oversendelse i etterkant, etter at vi hadde bedt om eksempler på at de ovennevnte malene var tatt i bruk, bekreftet dette bare delvis, samt at vi fikk ytterligere «assorterte» planer og dokumenter. Vi vurderer at kommunen bør ta en gjennomgang/opprydning i planverket.

Kommunen bør:

• Avklare og følge opp bruken av beredskapsplanmaler i oppvekstsektoren
• Tilsvarende avklare og følge opp tilhørende risiko- og sårbarhetsanalyser til de enkelte planer
• Ta en gjennomgang av beredskapsplaner/rutiner/tiltakskort for å se om disse kan systematiseres/slås sammen/innarbeides slik at en får et mer avgrenset og oversiktelig planverkshierarki

4.  Videre oppfølging

I og med at tilsynet ikke avdekket noen avvik, blir tilsynet lukket ved utsending av denne tilsynsrapporten.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, 35 58 61 48 / 995 31 261