Rapport etter tilsynet med tenesta økonomisk rådgjeving til personar i ein vanskeleg økonomisk situasjon Stad kommune 2024

Vi gjennomførte tilsyn med Stad kommune 23. og 24. mai 2024. Temaet for tilsynet var Nav-kontorets ansvar for å tilby tenesta økonomisk rådgjeving til personar i ein vanskeleg økonomisk situasjon. Tilsynet er gjennomført som del av eit landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Stad kommune er ved førebels rapport 02.08.2024 varsla om pålegg om retting av lovbrot, og har fått høve til å komme med merknader til dette. Vi har 30.08.2024 fått tilsendt kommunens plan for retting av påpeikte lovbrot. Vi ser at kommunen er i gang med forbetringsarbeidet, og har lagt dette til grunn ved vurderingane våre. Informasjonen om dette endrar ikkje konklusjonen vår, men vi har på bakgrunn av tilsendt tiltaksplan justert pålegget noko, og endra fristen til 1. desember 2024.

Statsforvaltarens konklusjon er at kommunens praksis på nokre punkt er i strid med sosialtenestelova § 17 sett i samanheng med sosialtenestelova § 4, forvaltningslova §§ 17 og 23, og kommunelova § 25-1. Vi har på bakgrunn av dette, gjort vedtak om pålegg om retting av lovbrot med heimel i kommunelova § 30-4. Pålegget og informasjon om klageretten står i kapittel 6.

Med helsing

Øystein Breirem Jacobsen
seksjonssjef

Linda Kråkenes
seniorrådgjevar

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet skildrar vi kva som vart undersøkt i tilsynet.

Statsforvaltaren har undersøkt og vurdert om tenesta økonomisk rådgjeving til personar i ein vanskeleg økonomisk situasjon, er forsvarleg.

Statsforvaltaren har undersøkt om:

• Nav-kontoret gjer tenesta økonomisk rådgjeving tilgjengeleg
• Nav-kontoret gjer skriftleg vedtak om tenesta og startar opp tenesta til riktig tid
• Nav-kontoret sørgjer for ei forsvarleg oppfølging av brukarar som mottek tenesta økonomisk rådgjeving

Tilsynet er gjennomført som ein systemrevisjon. Det inneber at vi har ført tilsyn med korleis kommunen gjennom styring og leiing oppfyller krava til forsvarleg økonomisk rådgjeving.

Brukarane sine meiningar om og erfaringar med tenestetilbodet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndigheitene. Statsforvaltaren har derfor hatt samtale med eit utval brukarar i dette tilsynet.

Tilsynet er del av eit landsomfattande tilsyn for 2024 og 2025. Det at tilsynet er landsomfattande, betyr at alle statsforvaltarane gjennomfører tilsyn med same tema innanfor den fastsette perioden. Formålet med det landsomfattande tilsynet er å skape nasjonal merksemd om området, avdekke svikt og bidra til forbetring. Rettleiaren for tilsynet er publisert på Helsetilsynets nettsider. Tilsynsrapportane frå alle statsforvaltarane og Helsetilsynets oppsummeringsrapportar, vert også publiserte der.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvaltaren fører tilsyn med om kommunen oppfyller plikter som følgjer av sosialtenestelova, sjå sosialtenestelova § 9. Tilsynet omfattar også den delen av kommunens internkontroll som skal sikre at kommunen oppfyller dei pliktene som følgjer av sosialtenestelova kapittel 4, jamfør kommunelova § 25-1.

Tilsyn er ein kontroll av om verksemda er i samsvar med gjeldande lovkrav. Her gjer vi kort greie for dei lovkrava som er lagt til grunn ved dette tilsynet.

Økonomisk rådgjeving er ein del av tenesta opplysning, råd og rettleiing som er heimla i sosialtenestelova § 17. Ifølgje sosialtenestelova § 4 skal tenesta vere forsvarleg.

Krav til forsvarleg tilgang til tenesta

Kommunen må sikre at Nav-kontoret gjer tenesta økonomisk rådgjeving tilgjengeleg, sjå sosialtenestelova §§ 17, 4, forvaltningslova § 11 og kommunelova § 25-1.

Kravet inneber at kommunen ved Nav-kontoret

• identifiserer det moglege behovet personar har for økonomisk rådgjeving
• ikkje avviser personar med mogleg behov for økonomisk rådgjeving ved å vise til Økonomi- og gjeldsrådgjevingstelefonen i Nav eller andre aktørar
• gjev personar med mogleg behov for økonomisk rådgjeving tilpassa informasjon ut frå føresetnadene og behova til personen, slik at dei vert i stand til å søkje om tenesta
• skriv ned og dokumenterer munnlege søknader om økonomisk rådgjeving

Krav til forsvarleg avgjerd og oppstart av tenesta

Kommunen må sikre at Nav-kontoret gjer skriftleg vedtak om tenesta og startar opp tenesta i riktig tid, sjå sosialtenestelova §§ 17, 4, 41, 42, 43, forvaltningslova §§ 17 og 23 og kommunelova § 25-1.

Kravet inneber at kommunen ved Nav-kontoret

• gjev brukaren høve til samtale om behovet sitt før det vert gjort vedtak
• gjer skriftlege vedtak om økonomisk rådgjeving
• set frist for oppstart av tenesta i vedtaket, ut frå behovet til brukaren og om saka hastar
• startar tenesta ut frå behovet til brukaren og om saka hastar

Krav til forsvarleg oppfølging

Kommunen må sikre at Nav-kontoret sørgjer for forsvarleg oppfølging av brukarar som mottek tenesta økonomisk rådgjeving, sosialtenestelova §§, 17, 4 og 42, kommunelova § 25-1, forvaltningslova §§ 17.

Kravet inneber at kommunen ved Nav-kontoret

• gjev brukaren tilbod om samtalar under oppfølginga
• kartlegg det økonomiske forholdet til brukaren, det vil seie inntekter, utgifter, eigedelar og gjeld, og om brukaren har prioritert bort nødvendige utgifter
• kartlegg særskilde utgifter til barn, når brukaren har forsørgjaransvar
• kartlegg om andre forhold i livssituasjonen til brukaren kan påverke val av tiltak i den økonomiske rådgjevinga
• kartlegg i samarbeid med brukaren
• utformar tiltaka i samarbeid med brukaren
• tilbyr økonomisk rådgjeving for ulike typar av økonomiske problem med ulik alvorsgrad
• dokumenterer opplysningar som kjem fram i oppfølginga, slik at opplysningane kan kontrollerast og etterprøvast, og for å sikre kontinuitet i tenesta

Krav til styring og leiing

Krava som gjeld leiing, organisering og styring understrekar kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlege tenester. God styring og leiing bidreg til at brukarane får oppfylt rettane sine. Det kan derfor vere stor risiko for svikt i tenesteytinga dersom kommunen ikkje har tilstrekkeleg styring med kvaliteten på tenestene. Svikt i tenesteytinga kan få store konsekvensar for dei som treng tenestene.

Kommunen skal ha internkontroll etter reglane i kommunelova § 25-1. Internkontrollen skal vere systematisk og tilpassa storleiken, eigenarten, aktivitetane og risikoforholda i verksemda.

For meir utfyllande informasjon, sjå rettleiaren for tilsynet Nav-kontorenes ansvar for tjenesten økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig økonomisk situasjon | Helsetilsynet

3. Framstilling av faktagrunnlaget

Her gjer vi greie for korleis tenestene fungerer med tanke på det som er temaet ved dette tilsynet.

Stad kommune er vertskommune for Nav Nordfjord som i tillegg til Stad, består av kommunane Stryn, Bremanger og Gloppen. Stad kommune har 9609 innbyggjarar per 1. kvartal 2024, Stryn 7303, Gloppen 5911 og Bremanger 3322. Vertskommunesamarbeidet er gjeldande frå 1. mai 2023. Nav Nordfjord har kontorstader i alle kommunane.

Nav er ei eining under kommunalsjefen for helse og omsorg. Avdelingane «arbeid og helse» og «arbeid og sosial», utgjer saman med ein controllar og ein marknadskoordinator, Nav Nordfjord. Nav-leiaren og dei to avdelingsleiarane utgjer leiargruppa. Dei har møte kvar veke. Ulike faglege tema, planarbeid , administrative ting , og personalarbeid kan vere tema i møta. Avdeling for arbeid og sosial har ansvaret for dei kommunale sosiale tenestene, og gjer alle vedtak knytt til desse tenestene. Nav leiaren deltek i einingsleiarmøte til kommunalsjefen og i leiarmøte med alle leiarane i kommunen. Nav leiaren og kommunalsjefen har også månadlege oppfølgingsmøte der dei mellom anna går gjennom månadleg status for dei sosiale tenestene. Dei to kan også ha ad-hoc møter på sak. Nav-leiaren sender også månadleg status til dei andre kommunane i vertskommunesamarbeidet.

Mykje av året etter oppstarten av vertskommunesamarbeidet, har blitt brukt til å bli kjent med kvarandre, bli kjent med nye brukarar, og finne ut av beste praksis. I kontoret er dei einige om å ha skriftlege rutinar. Dei har kartleggingsskjema og sjekkliste for godkjenning av vedtak.

Tilsette i kontoret er sertifiserte i Lean på nivå 2 og har god kunnskap om kontinuerleg forbetringsarbeid. Dei brukar fagmøtet til å sikre fagleg kvalitet på arbeidet. I møtet tek dei mellom anna opp prinsippspørsmål og diskuterer problemstillingar knytt til enkeltsaker. Avvik vert meldt i fagsystemet Compilo.

Nav-kontoret brukar fagsystemet Velferd, og gjeldsmodulen i Velferd, i arbeidet med dei sosiale tenestene. Dei har rutine for handtering av gjeldssaker, og kartleggingsskjema knytt til økonomisk sosialhjelp og økonomisk rådgjeving. Kartleggingsskjemaa eller element frå desse, vert brukt i kartlegginga. Det er ei forventning at kartlegginga vert dokumentert i journal. Alle nye brukarar skal kartleggjast. Brukarar som er i systemet frå før, skal kartleggjast på nytt etter eit år, eller dersom det skjer store endringar i brukarens situasjon. Dei tilsette skannar inn kartleggingsskjema eller skriv innhaldet i notat med overskrift «kartleggingssamtale». Dei har også eit økonomisk kartleggingsverktøy med informasjon om korleis få oversikt over gjeld, korleis lage budsjett. Dette er eit verktøy brukarane sjølv kan bruke eller bruke i lag med ein rettleiar. Det er vanleg at kartlegginga skjer i fysiske møte med brukaren.

Tilsette som ikkje jobbar med sosiale tenester informerer brukarar om inntektsreduksjon i god tid før overgang frå sjukepengar til arbeidsavklaringspengar. Dei gjev mest mogleg informasjon/råd om kva brukaren sjølv kan gjere, til dømes kontakte banken eller skattekontoret. Dei prøver å hjelpe brukarane så langt dei kan. Dei som bruker Nav-kontoret får informasjon om sosialtenesta og at sosialtenesta har eigne gjeldsrådgjevarar. Dei kan få hjelp til å kontakte sosialtenesta, og tilsette kan legge til rette for felles møte med gjeldsrådgjevar. Dei brukar gosysmelding når dei kontaktar gjeldsrådgjevar eller sosialtenesta. Gjeldstelefonen er ein del av det generelle tilbodet til Nav, men vi fekk høyre at dei heller viser brukarane til ein gjeldsrådgjevar, enn å vise til gjeldstelefonen.

Tilsette som jobbar med dei sosiale tenestene fortel at behov for økonomisk rådgjeving kjem fram på ulike vis. Det kan kome fram i samband med kartlegging av søknader om økonomisk stønad, det kan bli fanga opp i publikumsmottaket, nokre brukarar tek kontakt sjølv, eller behov kan bli formidla frå andre tenester eller etatar. Munnlege søknader vert nedteikna, til dømes i mottaket. Dette kan også skje ved at brukaren fyller ut og signerer eit søknadsskjema, eller ved at brukaren skriv under på utfylt kartleggingsskjema. Vi fekk høyre at heller ikkje rettleiarane eller gjeldsrådgjevarane bruker gjeldstelefonen. Det er ein auke i førespurnader om tenesta også frå brukarar som har god inntekt, men slit grunna høge utgifter. Nav ønskjer å komme tidleg inn for å førebyggje, men mange av brukarane som tek kontakt har allereie fått varsel om stenging av straum eller varsel om utkasting.

På tilsynstidspunktet vart dei fleste vedtaka etter sosialtenestelova § 17 gjort av gjeldsrådgjevarane. I mappegjennomgangen såg vi at vedtaka omhandla brukarar med meir omfattande betalings- og gjeldsproblem. Fleire tilsette sa i intervju at dei ikkje gjer vedtak etter sosialtenestelova § 17, til dømes når det vert gitt rettleiing om budsjett og disponering av midlar. Det kom vidare fram at dei burde ha gjort fleire vedtak.

Dei brukarane vi snakka med, formidla ulikt om korleis kontakten med Nav-kontoret har vore eller er. Nokre brukarar er fornøgde, medan nokre opplever å ikkje få god nok hjelp.

Vi fekk ein tiltaksplan frå kommunen 30.08.2024. Planen skildrar tiltak for retting av dei lovbrota vi har påpeikt ved tilsynet, med fristar for iverksetting av tiltaka og kven som er ansvarleg for dei ulike tiltaka. Kommunen har endra vedtaksmalen slik at dato for oppstart av tenesta er grunngjeven og kjem fram i vedtaka. Nav kontoret har fagmøte kvar veke med tema økonomisk rådgjeving og saksbehandling av vedtak etter § 17. Framover er hovudregelen at det skal skrivast eigne § 17-vedtak der det kjem fram kva rettleiing brukaren får tilbod om og kva hjelp brukaren treng. Det skal gå fram at rettleiing er avklart i nært samarbeid med brukar. Vedtak om økonomisk rådgjeving skal ikkje lenger vere ein del av vedtaka etter §§ 18 og 19. Det er planlagt to fagdagar (i juni og i oktober) for tilsette som skriv vedtak om økonomisk rådgjeving, der tema også skal vere kva som er rettleiing etter forvaltingslova § 11. Dei skal halde fram med fagsnuttar for alle tilsette i Nav Nordfjord for å sikre at alle tilsette er i stand til å fange opp brukarar som har behov for økonomisk råd og rettleiing på nivå 0 og nivå ein. Grunnkurs i regi av Statsforvaltaren skal gjennomførast av alle tilsette/nytilsette i Nav Nordfjord. Avdelingsleiaren skal i løpet av oktober med frist 1. november, gå gjennom inntil 10 saker/vedtak etter § 17 og inntil 10 saker /vedtak etter §§ 18 og 19 for å kvalitetssjekke om tiltaka har hatt den ønskte effekten.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovreglane i kapittel 2.

Tilgang til tenesta

Når det gjeld kravet om å gjere tenesta økonomisk rådgjeving tilgjengeleg for dei som kan ha behov for tenesta, har vi desse funna/merknadene:

Vi legg til grunn at Nav-kontoret har system for å identifisere og følgje opp behov for økonomisk rådgjeving, Det er ei klar forventning at alle tilsette skal kunne fange opp behov for økonomisk rådgjeving. Vi har høyrt og sett døme på korleis tilsette, både i og utanfor sosialtenesta, jobbar med å avdekke behov for økonomisk rådgjeving. Vi har ikkje merknader til det vi har høyrt om dette.

Ut frå det vi har fått opplyst i samband med tilsynet, legg vi til grunn at Nav-kontoret ikkje avviser personar med mogleg behov for økonomisk rådgjeving ved å vise til Økonomi- og gjeldsrådgjevingstelefonen i Nav eller andre aktørar.

Nav har tett kontakt med brukarane sine og er vare på at brukarane kan ha ulike behov. Dei bruker tolk for å sikre at informasjon vert forstått. Ut frå det vi har sett og høyrt under tilsynet, legg vi til grunn at Nav-kontoret gjev personar med mogleg behov for økonomisk rådgjeving tilpassa informasjon ut frå personens føresetnader og behov, slik at han/ho vert i stand til å søke om tenesta.

Vi har også sett på om Nav-kontoret dokumenterer munnlege søknader om økonomisk rådgjeving. Ut frå det vi har sett i journalnotat og mappegjennongang, legg vi til grunn at Nav gjer dette.

Avgjerd og oppstart av tenesta

Når det gjeld kravet om å gjere skriftlege vedtak om tenesta og starte opp tenesta til rett tid, har vi desse funna merknadene:

Vi har sett et brukaren er gitt høve til samtale om behovet sitt før vedtak vert gjort.

Vi har høyrt og sett at kontoret gjer vedtak om økonomisk rådgjeving. Samtidig har vi fått informasjon om at Nav ikkje gjer skriftleg vedtak der det er behov for enklare økonomisk rådgjeving. Vi fekk informasjon om at dei no har starta å gjere slike vedtak for nye brukarar, og at kontoret jobbar med forankring og lovforståing knytt til enklare økonomisk rettleiing for å sikre at det også vert gjort vedtak for brukarar som treng dette. På tilsynstidspunktet var Nav kontoret ikkje i mål med forbetringsarbeidet. Kommunens praksis er per i dag ikkje i tråd med lovkrava på dette punktet. Nav-kontoret må endre praksis, slik at alle som ønskjer tenesta økonomisk rådgjeving får skriftleg vedtak med informasjon om klagerett. Alle som får tilbod om tenesta, må samtidig få Navs grunngjeving for val av dato for oppstart, med tanke på alvoret i saka og om det hastar å kome i gang med tenesta.

Vi legg til grunn at brukarar får raskt hjelp med økonomisk rådgjeving. Vi såg døme på at det i vedtaka er sett frist for oppstart av tenesta, Sjølv om hastegraden ikkje kom fram i grunngjevinga, såg vi ut frå saksopplysningane at oppstarten var forsvarleg. Vi legg til grunn at Nav-kontoret stort sett startar tenesta økonomisk rådgjeving med ein gong, eller så raskt at brukaren får tenesta raskt nok uansett behov og hastegrad.

Vi har difor ikkje slått fast lovbrot på dette punktet, men kommunen bør likevel sikre at vurderinga av hastegraden kjem tydeleg fram i grunngjevinga.

Oppfølging

Når det gjeld kravet om at Nav-kontoret skal sørge for forsvarleg oppfølging av brukarar som mottek tenesta økonomisk rådgjeving, har vi desse funna/merknadene:

Ut frå det vi har sett i mappegjennomgangen legg vi til grunn at Nav kontoret tilbyr økonomisk rådgjeving til brukarar med behov for betalingsutsettingar eller utanrettsleg eller rettsleg gjeldsordning. Vi har ikkje sett døme på at Nav kontoret tilbyr økonomisk rådgjeving for brukarar med behov for enklare økonomisk rådgjeving. Dette kan ha samanheng med at enklare økonomisk rådgjeving ikkje vert dokumentert ved vedtak eller på annan måte. På bakgrunn av det vi har sett og høyrt om dette, legg vi til grunn at Nav-kontoret ikkje alltid tilbyr enklare økonomisk rådgjeving når det er behov for det. På tilsynstidspunktet var Nav kontoret ikkje i mål med forbetringsarbeidet knytt til lovforståing og korleis ein skal jobbe med tenesta økonomisk rådgjeving. Kommunens praksis er per i dag ikkje i tråd med lovkrava på dette punktet. Nav-kontoret må endre praksis, slik at kommune tilbyr økonomisk rådgjeving for ulike typar økonomiske problem med ulik alvorsgrad, også enklare økonomisk rådgjeving.

5. Statsforvaltarens konklusjon

Her presenter vi konklusjonen av undersøkinga vår, basert på vurderingane i kapittel 4.

1. Forsvarleg tilgang til tenesta:

Vi har ikkje avdekt lovbrot knytt til kravet om forsvarleg tilgang til tenesta.

2. Forsvarleg avgjerd og oppstart av tenesta:

Det vert ikkje alltid gjort skriftleg vedtak i saker der brukaren ønskjer økonomisk rådgjeving. Dette kan føre til at brukarane ikkje kjem i gang med økonomisk rådgjeving raskt nok. Stad kommune sikrar derfor ikkje godt nok avgjerd og oppstart av tenesta. Leiinga er kjent med dette, og har sett i gang tiltak for å rette opp i det. Vi legg til grunn at praksis er i endring, og at det går i rett retning, men kontoret var på tilsynstidspunktet ikkje i mål med forbetringsarbeidet.

Kommunens praksis er på dette punktet ikkje i samsvar med krava i sosialtenestelova § 17, jamfør § 4, forvaltningslova §§ 17 og 23, og kommunelova § 25-1.

3. Forsvarleg oppfølging:

Nav kontoret tilbyr ikkje alltid enklare økonomisk rådgjeving til brukarar som kan ha behov for det. Dette kan føre til at brukarane ikkje får hjelp som er i samsvar med behovet deira, og vert justert dersom behovet endrar seg. Stad kommune sikrar derfor ikkje godt nok oppfølging av brukarar som kan ha behov for økonomisk rådgjeving. Leiing er kjent med dette, og har sett i gang tiltak for å rett opp i det. På tilsynstidspunktet var kontoret ikkje i mål med endringsarbeidet.

Kommunens praksis er på dette punktet ikkje i samsvar med krava i sosialtenestelova § 17, jamfør § 4, forvaltningslova §§ 17 og 23, og kommunelova § 25-1.

6. Pålegg om retting av lovbrot

Statsforvaltaren har med heimel i kommunelova § 30-4, vedteke pålegg om retting av lovbrot som er avdekt ved tilsynet. Pålegget er i samsvar med varselet, med den endringa at vi på bakgrunn av tilsendt tiltaksplan har teke bort det som stod som punkt 2 og 5 i varselet. Vidare har vi teke bort det som stod som punkt 4 a og d, og omformulert det som stod som punkt 4 b og c, no punkt 3. Fristen for retting av lovbrota er utsett ein månad, slik at fristen no er 1. desember 2024.

Pålegget om retting inneber:

1. Kommunen må sørge for at tenesta er i tråd med gjeldande lovkrav på følgjande område:
   1. Avgjerd og oppstart av tenesta Stad kommune må sikre at det alltid vert gjort skriftlege vedtak i saker der brukaren har uttrykt ønske om økonomisk rådgjeving.
   2. Oppfølging av brukarar som mottek tenesta økonomisk rådgjeving Stad kommune må sikre at dei tilbyr økonomisk rådgjeving for ulike typar økonomiske problem med ulike alvorsgrad, også enklare økonomisk rådgjeving.
2. Lovbrota skal vere retta innan 1. desember 2024.
3. Innan denne fristen skal kommunen sende Statsforvaltaren dette:
   1. Informasjon om at lovbrota er retta, og informasjon om kva opplysningar kommunen byggjer si vurdering på og kvar desse opplysningane er tilgjengelege.
   2. Informasjon om korleis kommunen vil følgje med på at tenesta framover er i tråd med dei aktuelle lovkrava.

Statsforvaltaren skal på bakgrunn av den informasjonen vi får frå kommunen, ta stilling til om vi kan avslutte tilsynet.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi korleis tilsynet vart gjennomført, og kven som deltok.

Varsel om tilsynet vart sendt 19. februar 2024.

Før tilsynet, hadde vi telefonsamtale med sju personar i målgruppa for tilsynet, om deira erfaring med Nav Nordfjords arbeid.

Vi fekk ein del dokument tilsendt på førehand, og hadde gjennomgått desse før tilsynet. Andre dokument vart lagt fram for oss dei to tilsynsdagane. Vi gjekk gjennom dokumentasjon knytt til søknader, vedtak og oppfølging i 31 klientsaker.

Tabellen under viser kven som vart intervjua, og kven som deltok på sluttmøtet ved tilsynsbesøket:

Ikkje publisert her

Desse deltok frå Statsforvaltaren:

• seniorrådgjevar Kjerstin Holm Carlsen, revisor
• seniorrådgjevar Linda Kråkenes, revisjonsleiar
• seniorrådgjevar Christine Skjoldal Fjeldberg, observatør

Alle rapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2024-2025 Nav – økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig livssituasjon

Søk etter tilsynsrapporter

Søk