Rapport etter tilsyn Sveio kommune 2.- 4. april 2025

Vi har gjennomført tilsyn med Nav-kontoret i Sveio kommune 2.-4. april 2025. Tema for tilsynet var Nav-kontorets ansvar for å tilby tenesta økonomisk rådgjeving til personar i ein vanskeleg økonomisk situasjon. Tilsynet er gjennomført som del av eit landsomfattande tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvaltaren sin konklusjon er at kommunens praksis er i strid med sosialtenestelova § 17, jf. §§ 4, 41, 42, 43, forvaltningslova §§ 11,11d,17 og 23, og kommunelova § 25-1.

Kommunen er i førebels rapport 01.08.2025 varsla om pålegg om retting av lovbrot. Kommunen har ikkje kome med merknader til førebels rapport.

Vi har vedteke pålegg om å rette lovbrot, med heimel i kommunelova § 30-4. Innhaldet i pålegget og informasjon om klageretten står i kapittel 6. Kommunen skal rette lovbrotet/lovbrota innan 01.11.2025.

Med helsing

Øystein Breirem Jacobsen
seksjonssjef

Linda Kråkenes
seniorrådgjevar

1 Tema for tilsynet og korleis vi har gjennomført tilsynet 

1.1 Tema

Statsforvaltaren har undersøkt og vurdert om tenesta økonomisk rådgjeving til personar i ein vanskeleg økonomisk situasjon, er forsvarleg. 

Statsforvaltaren har undersøkt om:

• Nav-kontoret gjer tenesta økonomisk rådgjeving tilgjengeleg
• Nav-kontoret gjer skriftleg vedtak om tenesta og startar opp tenesta til riktig tid
• Nav-kontoret sikrar forsvarleg oppfølging av tenesta økonomisk rådgjeving

1.2. Korleis vi har gjennomført tilsynet

Vi har gjennomført tilsynet som ein systemrevisjon. Det inneber at vi har ført tilsyn med korleis kommunen gjennom styring og leiing oppfyller krava til forsvarleg økonomisk rådgjeving.

Vi har samla informasjon ved å gå gjennom styringsdokument som plandokument og rutinar/arbeidsskildringar, og resultatdokument som vedtak, journalnotat og annan dokumentasjon som viser korleis Nav-kontoret har gjeve tenesta til brukarane. Vi har òg intervjua tilsette og leiarar.

Brukaren sine meiningar om og erfaringar med tenestetilbodet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsstyresmaktene. Statsforvaltaren har derfor som ledd i tilsynet hatt samtalar med eit utval brukarar.

2 Aktuelt rettsleg grunnlag for tilsynet

Statsforvaltaren fører tilsyn med om kommunen oppfyller pliktene sine etter sosialtenestelova kapittel 4, jf. sosialtenestelova § 9. Tilsynet omfattar også den delen av kommunens internkontroll som skal sikre at kommunen oppfyller desse pliktene, jamfør kommunelova § 25-1. Ved tilsyn undersøkjer vi om verksemda er i samsvar med gjeldande lovkrav. Nedanfor gjer vi kort greie for dei lovkrava vi har lagt til grunn ved dette tilsynet.

Økonomisk rådgjeving er ein del av tenesta opplysning, råd og rettleiing som er heimla i sosialtenestelova § 17. Ifølgje sosialtenestelova § 4 skal tenesta vere forsvarleg. For å kontrollere om tenesta er forsvarleg, har statsforvaltaren vi undersøkt:

Krav til forsvarleg tilgang til tenesta

Nav-kontoret gjer tenesta økonomisk rådgjeving tilgjengeleg, sjå sosialtenestelova §§ 17, 4, forvaltningslova § 11 og kommunelova § 25-1.

Kravet inneber at kommunen ved Nav-kontoret

• identifiserer det moglege behovet personar har for økonomisk rådgjeving
• ikkje avviser personar med mogleg behov for økonomisk rådgjeving ved å vise til Økonomi- og gjeldsrådgjevingstelefonen i Nav eller andre aktørar
• gjev personar med mogleg behov for økonomisk rådgjeving tilpassa informasjon ut frå føresetnadene og behova til personen, slik at dei blir i stand til å søkje om tenesta
• skriv ned og dokumenterer munnlege søknader om økonomisk rådgjeving

Krav til forsvarleg avgjerd og oppstart av tenesta

Nav-kontoret gjer skriftleg vedtak om tenesta og startar opp tenesta i rett tid, sjå
sosialtenestelova §§ 17, 4, 41, 42, 43, forvaltningslova §§ 17 og 23 og kommunelova § 25-1.

Kravet inneber at kommunen ved Nav-kontoret

• gjev brukaren høve til samtale om behovet sitt før det blir gjort vedtak
• gjer skriftlege vedtak om økonomisk rådgjeving
• set frist for oppstart av tenesta i vedtaket, ut frå behovet til brukaren og om saka hastar
• startar tenesta ut frå behovet til brukaren og om saka hastar

Krav til forsvarleg oppfølging

Nav-kontoret sørgjer for ei forsvarleg oppfølging av brukarar som får tenesta økonomisk rådgjeving, sjå sosialtenestelova §§, 17, 4 og 42, kommunelova § 25-1, forvaltningslova §§ 17.

Kravet inneber at kommunen ved Nav-kontoret

• gjev brukaren tilbod om samtalar under oppfølginga
• kartlegg den økonomiske situasjonen til brukaren, det vil seie inntekter, utgifter, eigedelar og gjeld, og om brukaren har prioritert bort nødvendige utgifter 
• kartlegg særskilde utgifter til barn, når brukaren har forsørgjaransvar
• kartlegg om andre forhold i livssituasjonen til brukaren kan påverke val av tiltak i den økonomiske rådgjevinga
• kartlegg i samarbeid med brukaren
• utformar tiltaka i samarbeid med brukaren
• tilbyr økonomisk rådgjeving for ulike typar økonomiske problem med ulik alvorsgrad
• dokumenterer opplysningar som kjem fram i oppfølginga, slik at opplysningane kan kontrollerast og etterprøvast, og for å sikre kontinuitet i tenesta 

Krav til styring og leiing

Krava som gjeld leiing, organisering og styring understrekar kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlege tenester. God styring og leiing bidreg til at brukarane får oppfylt rettane sine. Det kan derfor vere stor risiko for svikt i tenesteytinga dersom kommunen ikkje har tilstrekkeleg styring med kvaliteten på tenestene. Svikt i tenesteytinga kan få store konsekvensar for dei som treng tenestene.

Kommunen skal ha internkontroll etter reglane i kommunelova § 25-1. Internkontrollen skal vere systematisk og tilpassa storleiken, eigenarten, aktivitetane og risikoforholda i verksemda.

For meir utfyllande informasjon, sjå rettleiaren frå tilsynet Nav-kontorenes ansvar for tjenesten økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig økonomisk situasjon | Helsetilsynet 

3 Bakgrunnsinformasjon om kommunen og Nav-kontoret

Per 4. kvartal 2024 hadde Sveio 5 752 innbyggjarar (SSB-tal).

Nav Sveio er ei eining under avdelinga Helse og omsorg.  Nav-leiaren sit i leiargruppa til kommunalsjefen. Leiargruppa har møte cirka tre gonger i halvåret. I tillegg til løypande kontakt, har kommunalsjefen og Nav-leiaren månadlege statusmøte. Tema for møta kan vere drift, spørsmål knytt til personell, og risiko for svikt i tenesta økonomisk rådgjeving. Andre informasjonspunkt om tenesta er til dømes i partnarskapsmøte, månadleg økonomirapportering, tertialrapportar og årsrapportering. 

Nav-kontoret har ansvaret for minimumsløysinga for kommunale tenester i Nav, og også ansvaret for introduksjonsprogrammet og busettinga av flyktningar etter gjeldande avtale med IMDI. Flyktningtenesta er ei eiga avdeling i Nav-kontoret og blir leia av ein eigen avdelingsleiar. Avdelingsleiaren og Nav-leiaren utgjer leiargruppa i kontoret. Avdelingsleiaren trer inn i Nav-leiars stilling når han er fråverande. Dei to deler også på fagansvaret for dei kommunale tenestene i kontoret. Avdelingsleiar for flyktningtenesta har delegert vedtaksmynde og delt fagansvar for tenester etter sosialtenestelova.  Dei to leiarane i kontoret har møte kvar måndag der dei mellom anna ser på drifta, fordelar ansvar og saker, og følgjer opp tilsette.

Nav Sveio er eit lite kontor. I følgje årsmeldinga for 2024 hadde eininga 10,3 kommunale årsverk og 2,8 statlege årsverk. Leiinga i Nav-kontoret er merksam på utfordringane det kan vere for eit lite kontor å levere kvalitet og vere spesialistar. Under tilsynet vart dette trekt fram som ein mogleg risikofaktor for svikt. I tillegg til dette, er fleire tilsette ute i permisjonar, og nokre tilsette er i mellombelse stillingar. Det er lyst ut ein 100 % stilling som rettleiar etter ein tilsett som har fått andre arbeidsoppgåver i kommunen. I årsmeldinga for 2024 skildrar tenesta eit aukande behov for sosiale tenester, behov for økonomisk gjeldsrådgjeving og fleire gjeldssaker. Desse faktorane har utfordra drifta ved Nav-kontoret og stilt krav til kompetanse, kvalitetsarbeid, opplæring, og organisering av drifta.

Kvalitetsarbeidet er ein del av den daglege drifta i kontoret mellom anna gjennom godkjenning av vedtak og dagleg kontakt med saksbehandlarane. Nav-kontoret har i eigenrapporteringa trekt fram dokumentet internkontroll og rutine om økonomisk rådgjeving, som særleg viktige styringsdokument. Fagmøtet er også trekt fram som viktig i kvalitetsarbeidet. I fagmøta følgjer leiinga opp saker og fordeler/omfordeler etter bemanning og behov. I eigenrapporteringa er det skildra at tilbakemeldingar frå brukarar, samarbeidspartar og Statsforvaltar også kan vere tema i møtet. Økonomisk rådgjeving er ofte på dagsorden i samband med diskusjonar om søknader om økonomisk stønad. Dei har kontormøte for alle tilsette kvar tredje veke. Sårbare situasjonar dei tilsette må ha merksemd på i brukarkontakten, har vore tema i møta. Nav-kontoret hadde fagdag 17. januar, der dei avdekka behov for ulike tiltak for å forbetre tenestene. Eit av tiltaka har vore intern opplæring i økonomisk rådgjeving på nivå 0-3, samt revidering/oppdatering av rutinar.

Dei tilsette i sosialtenesta har teke grunnkurs i økonomisk rådgjeving i regi av Statsforvaltaren, ein tilsett har nyleg deltatt på nettkurs i regi av Statsforvaltaren med tema økonomiske problem, vald i nære relasjonar og sjølvmordstankar. Ein tilsett har tatt ekspertkurset og har jobba med økonomisk rådgjeving i mange år. På tilsynstidspunktet var det ein saksbehandlar som gjorde vedtaka om økonomisk rådgjeving for brukarar som trengte oppfølging og han jobba også med saker på nivå 3. Under tilsynet kom det fram at dei andre saksbehandlarane skal i gong med å gjere vedtak, og har fått opplæring i dette.

I rutinen for økonomisk rådgjeving er det eit eige punkt om informasjon og tilgjengelegheit. Innbyggjarane i kommunen finn informasjon om tenesta på kommunen sine heimesider, nav.no, ved å besøkje Nav Sveio og i brosjyren Nav-kontoret har laga.  Det kjem fram i informasjonen at Nav Sveio tek i mot førespurnader i alle kanalar, og at personar kan søkje om økonomisk rådgjeving både munnleg og skriftleg. Ein av dei tilsette i sosialtenesta er jamleg tilstades på vaksenopplæringa, der flyktningane får informasjon om tenesta og får budsjettrettleiing.

Etter tilsynsbesøket, har vi fått informasjon om at Nav-leiaren sluttar for å begynne i ny jobb. Stillinga er lyst ut. 

Nav Sveio brukar fagsystemet Visma velferd, som har ein eigen modul for gjeldsrådgjeving, og Visma flyktning.

4 Faktagrunnlag, vurdering opp mot rettsleg grunnlag og delkonklusjon

4.1 Forsvarleg tilgjengeleg teneste

4.1.1 Faktagrunnlag (skildring av praksis og styring og leiing)

Alle rettleiarar ved Nav Sveio skal kunne avdekke økonomiske problem hjå brukarane ved å gi informasjon om økonomi, stille spørsmål og kartlegge på tidlegast mogelege tidspunkt anten dei møter personen i mottaket eller i avtalte møte. Dette kjem fram i kommunen si eigenrapportering og i rutinen for økonomisk rådgjeving. Leiinga og tilsette bekreftar dette i intervju.

Tilsette som jobbar med statlege tenester, fortel i intervju at dei er merksam på brukarar som får reduksjon i inntekta si. Dei informerer brukarane om kva inntektsreduksjonen inneber, og tilsette kan spørje om korleis dette vil påverke økonomien. Dei kan spørje om gjeld og om brukaren har barn. Dei er også merksam på endringar i sivil status, til dømes samlivsbrot. Lang saksbehandlingstid for å få arbeidsavklaringspengar kan også vere ein utfordring for brukarane. I brukarmøte kan dei gje informasjon om å søkje bustønad, endre skattetrekk, søkje bidrag, vise til informasjon som ligg på nettet, kommunens brosjyre om økonomisk rådgjeving, og informere om at sosialtenesta i Nav kan hjelpe dei med økonomisk råd og rettleiing og at dei kan formidle kontakt. Dersom nokon ønskjer tenesta, er det vanleg å sende Gosysmelding til sosialtenesta om å kontakte brukaren og, særleg viss saka hastar, gi munnleg informasjon om kva saka gjeld. Informasjonen vert gitt til gjeldsrådgjevar eller ein annan sakshandsamar.

I rutinen for økonomisk rådgjeving er det skildra at dei som jobbar med dei sosiale tenestene skal tilby økonomisk rådgjeving sjølv om brukar ikkje har bedt om det, til dømes når det vert gjeve avslag på søknad om økonomisk sosialhjelp, eller det går fram av søknaden at brukaren har gjeld. Det kom fram i intervjua at økonomisk rådgjeving er noko nesten alle brukarane har behov for. Vi fekk også høyre at ein del brukarar takkar nei til tenesta. Dei tilsette journalfører at brukaren har fått tilbod om økonomisk råd og rettleiing, og om brukaren takker ja eller nei til tenesta. Vi fekk vite i intervjua at journalføring er eit av sjekkpunkta når leiinga godkjenner vedtak. Det kom også fram at dei tilsette held fram med å motivere brukaren til å ta imot tenesta i den vidare oppfølginga. Brukaren vert også informert om tenesta i vedtak der det er gjeve avslag om økonomisk stønad. I dokumentgjennomgangen har vi sett døme på at det er gitt informasjon om tenesta i vedtak om økonomisk stønad. Vi såg døme på at det er gitt forklaring på kva tenesta inneber og at dette er følgt opp med invitasjon til timeavtale. Vi såg også fleire døme på at brukarane takka nei til tenesta. Vi har sett døme på at det er søkt elektronisk om tenesta. Vi såg døme på at brukarar også fekk tilbod om heimebesøk.

Vi fekk vite i intervjua at økonomi er tema i brukarkontakten, om ikkje alltid i første samtale. Det kjem an på brukarens situasjon kor inngåande saksbehandlar går inn i tema. Dei som kjem i publikumsmottaket og har økonomiske problem og ønskjer rettleiing, får informasjon om at behovet kan vidareformidlast til saksbehandlarane dersom brukar ønskjer dette. Det kom også fram i intervjua at Nav-kontoret identifiserer flest brukarar med behov for tenesta gjennom søknader om økonomisk stønad. Nokre gongar kan behov bli fanga opp i bustadsosialt møte. Vi fekk også høyre at dei kan få førespurnadar frå nasjonalt kontaktsenter og andre kommunale instansar, mellom anna frå barneverntenesta og rus- og psykiatritenesta.

Vi fekk høyre i intervjua at dei tilsette i sosialtenesta har kjennskap til Økonomi- og gjeldsrådgjevingstelefonen, men at den brukast svært lite.  Dei statleg tilsette kan i nokre høve informere om den til brukarar. Dei informerer då samtidig om tilbodet til det lokale Nav-kontoret.

I intervjua kom det fram at brukarane får munnleg informasjon om tenesta økonomisk rådgjeving og kva hjelp dei kan tilby. Vi fekk høyre at dei fortset å motivere brukarar som i første omgang takkar nei til tenesta. Dei informerer om tenesta i vedtak og at dei kan tilpasse informasjonen ut frå brukarens situasjon. Vi såg døme på dette i dokumentgjennomgangen. Dei tilsette brukar tolk når det er behov for det.

I rutinen for økonomisk rådgjeving står det at personar kan søke om økonomisk rådgjeving både munnleg og skriftleg, og at Nav tek imot førespurnader i alle kanalar. Leiinga seier i intervjua at «alt» skal journalførast. I mappegjennomgangen såg vi nokre få døme på at munnlege søknader var nedteikna og følgt opp.

Dersom behov for økonomisk rådgjeving blir avdekt i eit brukarmøte om sosiale tenester, fekk vi vite at dette skal journalførast og at det så skal sendast ei Gosysmelding til den saksbehandlaren som på tilsynstidspunktet gjorde vedtaka etter sosialtenestelova § 17. Saksbehandlar ringer til brukaren og set opp eit møte. Vi fekk vite at dette vert journalført og det blir kalla inn til ein kartleggingssamtale innan ei veke, eller før dersom det haster. Kjem det fram i kartleggingsmøtet at brukar ønskjer tenesta, blir det registrert som ein søknad, og deretter blir det gjort vedtak med oppstart etter nokre dagar. Dette kom fram i intervjua. 

Vi såg ikkje døme på at søknadstidspunktet kom fram i vedtaka, og med nokre unnatak, var det heller ikkje journalført i saka. Vi såg på 11 vedtak og saksmapper som gjaldt § 17 og tre vedtak og saksmapper som gjaldt både § 17 og 18.

4.1.2 Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt rettsleg grunnlag

Vi legg til grunn at Nav-kontoret har system for å identifisere og følgje opp behov for økonomisk rådgjeving. Det er ei klar forventing at alle tilsette skal kunne fange opp behov for økonomisk rådgjeving. Vi har høyrt og sett døme på korleis tilsette, både i og utanfor sosialtenesta, jobbar med å avdekke behov for økonomisk rådgjeving.

Ut i frå det vi har fått opplyst i samband med tilsynet, legg vi til grunn at Nav-kontoret ikkje avviser personar med mogeleg behov for økonomisk rådgjeving ved å vise til økonomi- og gjeldsrådgjevingstelefonen i Nav eller andre aktørar. 

Under tilsynet har vi sett og høyrt at personar med mogeleg behov økonomisk rådgjeving får tilpassa informasjon, slik at dei kan vurdere om dei vil søkje tenesta. Tolk vert brukt ved behov.

Vi har sett nokre få døme på at Nav-kontoret dokumenterer munnlege søknader om økonomisk rådgjeving og har følgt søknaden opp med vedtak.  I fleirtalet av dei 14 sakene som gjeld § 17, går det ikkje fram på kva måte det er søkt eller dato for når brukaren har formidla ønske om tenesta økonomisk rådgjeving. Vi legg til grunn at kontoret ikkje har fast felles praksis for å dokumentere når eit behov for økonomisk rådgjeving er meldt/fanga opp.

4.1.3. Delkonklusjon

Kommunen må sikre at alle munnlege søknader vert dokumenterte og følgde opp med vedtak. Kommunen må rette opp i dette.

4.2 Forsvarleg avgjerd og oppstart av tenesta

4.2.1  Faktagrunnlag (skildring av praksis og styring og leiing)

I rutinen for økonomisk rådgjeving, under punktet «oppstart og beslutning» skildrar Nav-kontoret at typisk for økonomisk rådgjeving er at det trengs meir enn ein til to samtalar med brukaren og at det vert laga ein plan. I rutinen blir kreditorkontakt nemnt som døme. Det går fram at tilsette skal gjere vedtak, og at tilsette skal avklare om det hastar med å setje i gang med økonomisk rådgjeving. Dei skal setje frist ut ifrå brukar sitt behov og i kva grad saka hastar. Det går også fram av rutinen at brukaren skal få tilbod om samtale så snart som mogeleg og seinast innan 14 dagar. Det står at tenesta skal bli gitt i samarbeid med brukaren. 

I intervjua fekk vi høyre at brukarane får samtalar med rettleiarane på Nav-kontoret. Vi fekk vite at brukarar som ønskjer samtale om økonomiske problem, vert oppringt av saksbehandlar. I samtalen avklarar saksbehandlar om det er behov for eit møte straks, eller om møte kan finne stad i løpet av kommande veke. Rettleiaren og brukaren snakkar også om kva dokument brukaren kan ta med til dette møtet. Nav-kontoret ringer brukar fleire gonger om hen ikkje svarer, og tilsette fortel at dei er opptekne av å « ikkje sleppe folk». Brukaren får tilbod om eit møte på Nav-kontoret, eller heime hos seg dersom det passar betre. Dersom det kjem fram i første møte at det er behov for råd og rettleiing av noko omfang og brukaren ønskjer tenesta, blir dette registrert som ein søknad. Deretter blir det gjort vedtak og tenesta startar opp etter nokre dagar. I ein del tilfelle startar tenesta opp før vedtak er gjort. Vedtak kan også bli gjort same dag som tenesta startar. Vi fekk vite at hastegraden og tidspunkt for oppstart styrast av alvoret i saka, og at det kan vere vanskeleg å slå fast kor alvorleg saka er allereie i første møte. Leiinga opplyste i intervju at når dei godkjenner vedtak, ser dei etter om det kjem fram av saka kor mykje ho hastar. I det første møtet kan også brukaren signere på ein fullmakt til Nav-kontoret.

Vi fekk vite at Nav-kontoret ikkje har ventetid på å få tenesta. Stengevarsel på straum, høge kreditortrekk og varsel om tvangssal av hus, familiar med barn som ikkje får økonomien til å gå rundt og som eig bustad, vart av dei tilsette trekt fram som døme på saker som hastar. Vi fekk vite at saksbehandlar alltid sjekkar ut med brukaren kor hen meiner at «skoen trykkjer mest». Det kom fram i intervjua at dei prøver å få til møte så snart som råd er, då brukar som regel er kommen «for seint» til Nav-kontoret, og har opparbeidd seg mykje gjeld.

I mappegjennomgangen såg vi døme på det dei tilsette skildra i intervjua og det som er skildra i rutinane. Brukarane fekk høve til samtale før det vart gjort vedtak og der det vart gjort vedtak om tenesta. Vi såg nokre døme på saker der det burde vore gjort vedtak om tenesta. Vi vart fortalt, og vi såg, at det ikkje var ventetid på å få tenesta. I nokre saker såg vi at tenesta var starta opp før det var gjort vedtak. I dei fleste sakene var tenesta starta opp i løpet av ei veke etter vedtaksdato, og tilpassa brukarens behov og sakas hastegrad. Vi såg døme på at det i vedtak sto at «du ikkje står i fare for å miste livsnødvendigheiter, bustad, straum eller liknadene», men tenesta kom i gang på vedtakstidspunktet. Det kom ikkje fram i vedtaka at det var sett frist for oppstart av tenesta utifrå brukaranes behov og i kva grad saka haster.

4.2.2. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt rettsleg grunnlag

Vi har høyrt og sett at brukaren er gitt høve til samtale og får snakke med ein rettleiar før det vert gjort vedtak om økonomisk rådgjeving.

Nav-kontoret gjer skriftlege vedtak om økonomisk rådgjeving, noko vi fekk høyre om i intervjua og såg døme på i mappegjennomgangen. På tilsynstidspunktet var det berre ein rettleiar som gjorde vedtaka, og vi vurderer at dette er sårbart. Som skildra under punkt 3 går det fram at kontoret har og har hatt ulike utfordringar knytt til personalsituasjonen. Det kjem også fram at to andre rettleiarar har fått opplæring og skulle i gong med å gjere vedtak. Det kom tydeleg fram i intervjua med rettleiarane at dei prøver å motivere brukarar til å ta i mot hjelp. Ved mappegjennomgangen har vi sett nokre få døme på brukarar som burde hatt vedtak som ikkje hadde det. Dette er ikkje ein systematisk feil. På bakgrunn av dette, legg vi til grunn at Nav-kontoret gjer skriftlege vedtak om økonomisk rådgjeving dersom brukaren ønskjer denne tenesta. 

I dokumentgjennomgangen har vi i fleirtalet av sakene sett at tenesta startar ut frå brukarane sine behov og i kva grad saka hastar. Sjølv om det på tilsynstidspunktet ikkje var ventetid på å få tenesta, er det ein sårbarheit at Nav-kontoret ikkje set frist for oppstart av tenesta ut frå brukarane sine behov og i kva grad saka hastar. Formelle vedtak, med informasjon om frist for oppstart og grunngjeving for fristen, er viktig for å vareta brukarens rettstryggleik. Manglande dokumentasjon av frist for oppstart og grunngjeving for fristen er ikkje i tråd med gjeldande dokumentasjonskrav. Dato for søknad skal gå fram av vedtaket. Dette er forhold kommunen må rette opp i.

4.2.3 Delkonklusjon

Kommunen må sikre at alle vedtak inneheld informasjon som brukaren treng for å kunne ivareta sine rettar. Manglande dokumentasjon av frist for oppstart og grunngjeving for fristen er ikkje i tråd med gjeldande dokumentasjonskrav. Dato for søknad skal gå fram av vedtaket. Dette er forhold som kommunen må rette opp i.

4.3. Forsvarleg oppfølging

4.3.1. Faktagrunnlag (skildring av praksis og styring og leiing)

Rutinen for økonomisk rådgjeving har eit eige punkt om oppfølging. Det går fram at brukaren vil få tilbod om samtale så snart som mogleg og seinast innan 14 dagar. Tenesta vil bli gitt i samarbeid med brukaren. Det er også skildra at brukarens totale økonomiske situasjon skal skriftleggjerast og dokumenterast så langt som råd er. Kva som skal kartleggjast er skildra. Det kjem fram at rettleiarane skal kartleggje brukarens evne til å ta imot tenesta og forstå informasjonen som blir gjeve, og om mogleg setje inn tiltak. Døme på tiltak er å bruke tolk eller annan assistanse, hjelpe brukaren med å ta kontakt med kreditorar, setje opp budsjett, hjelpe til med å lage avdragsavtalar eller utsettingar og søkje gjeldsordning. Dersom det er aktuelt med gjeldsordning skal rettleiar ta kontakt med Namsmannen og følgje saka til det ikkje er behov for meir støtte frå Nav. Det går fram av same rutine at dei tilsette skal bruke kartleggingsskjema for å kartleggje behov og gje individuelle vurderingar. Det kom fram under tilsynet at skjema om hushaldsopplysningar vert brukt i brukarmøte, og etter ei konkret vurdering vert brukaren nokre gonger bedt om fylle ut hushaldsopplysningsskjema før møte med rettleiaren.

Behovet for oppfølging, kor omfattande den skal vere og om brukaren kan gjere oppgåver sjølv, varierer, og oppfølginga vert tilpassa brukaren. Dette kom fram i intervjua. Nokre brukarar kjem godt førebudde til samtale, medan andre ikkje veit kva dei treng hjelp til. Vi vart fortalt at ein del brukarar har med seg ein støtteperson til samtalene. I intervjua kom det fram at dei tilsette er opptekne av å få fram kva brukaren sjølv tenkjer om situasjonen sin, om årsaka til problema og om kor hen meiner skoen trykker. Det kom fram at brukarane og Nav-kontoret ikkje alltid er samde om dette. Som døme fekk vi høyre om brukarar som vil ha hjelp til å søkje om gjeldsordning. Sjølv om Nav-kontoret vurderer at vilkåra for gjeldsordning ikkje er oppfylt, hjelper dei brukaren med søknaden.

Det kom fram i intervjua at dei tilsette kartlegg økonomiske forhold som inntekter, utgifter, gjeld, eigedeler og formue, om brukaren har barn, utgifter til barna og korleis brukarens situasjon påverkar barna. Dei kartlegg også andre forhold som kan ha innverknad på val av tiltak og om brukarane er stand til å ta imot rådgjevinga, som til dømes helseforhold. Vi såg døme på dette i mappegjennomgangen.

Vi fekk høyre at det er brukaren som definerer måla og tiltaka, og at rettleiarane ikkje gjer noko som brukaren ikkje er einig i. Rettleiaren gir råd og anbefalingar. Vi fekk vite at mange brukarar til dømes ikkje ønskjer å følgje budsjett, og nokre brukarar er redde for å ikkje betale kreditorane, betaler difor og kjem skeivt ut.

I mappegjennomgangen såg vi døme på at tiltaka blir utforma i samarbeid med brukaren. Vi såg flest døme på økonomisk rådgjeving på nivå 3, men også nokre døme på enklare råd og rettleiing. Vi har også sett døme på at det er avtala med brukaren at hen skal utføre bestemte oppgåver innan ein gitt frist, og at vidare oppfølging skal skje etter dette. Dette kom fram i saker der det nyleg var gjort vedtak om tenesta. Vi såg nokre nye vedtak der oppfølginga ikkje var kome ordentleg i gang. Det var døme på at det skulle lagast ein plan, utan at dette var nærmare konkretisert.

Vi fekk høyre at oppfølginga av brukaren vert journalført. Ved dokumentgjennomgangen såg vi ikkje dokumentasjon som viste systematisk kartlegging og oppfølging av brukarens situasjon med tanke på økonomisk rådgjeving, som til dømes detaljerte opplysningar om den økonomisk situasjonen på det aktuelle tidspunktet. Det går ikkje fram at barnas situasjon alltid er tema i samtaler med brukarane som har barn, eller om det er andre forhold som verkar inn på den økonomiske situasjonen til brukaren. Vi ser heller ikkje Navs vurderingar, eller kva som er avtalt med brukarane frå gong til gong. Under tilsynet fekk vi informasjon frå leiinga om at tilsette prøver å dokumentere så godt dei kan, men at dette kan gleppe.

4.3.2. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt rettsleg grunnlag

Ut frå det vi har sett og høyrt under tilsynet, vurderer vi at Nav-kontoret kartlegg brukarens økonomiske forhold, særlege utgifter til barn når brukaren har forsørgjaransvar, og om andre forhold i brukarens livssituasjon kan påverke val av tiltak i den økonomiske rådgjevinga. Vidare legg vi til grunn at kartlegginga skjer i samarbeid med brukaren, og at Nav-kontoret utformar tiltak i samarbeid med brukaren. Vi legg også til grunn at Nav-kontoret tilbyr økonomisk rådgjeving for ulike typar økonomiske problem med ulik alvorsgrad. I mappegjennomgangen har vi sett at det vert ytt tenester på ulike nivå.

Rettleiingsarbeidet er ikkje dokumentert i alle saker der tenesta økonomisk rådgjeving er ytt, eller dokumentasjonen er mangelfull. Det skal vere journalnotat frå alle samtalar, og det skal gå fram kva opplysningar som er innhenta eller forsøkt innhenta når, og korleis opplysningane er nytta/følgt opp. Dokumentasjonen må også vise Navs vurderingar, og kva som er avtalt med brukaren frå gong til gong. Manglande dokumentasjon av rettleiingsarbeidet gjer det ikkje mogleg å føre kontroll med denne delen av arbeidet, og sikrar ikkje kontinuitet i tenesteutføringa. Manglande kontroll med denne delen av arbeidet representerer ei uakseptabel risiko for svikt i tenesta.

4.3.3. Delkonklusjon

Manglande dokumentasjon av rettleiingsarbeidet inneber ein uakseptabel risiko for svikt i tenesta. Dette er forhold som kommune må rette opp i.  

4.4. Samla vurdering

Vi viser til vurderingane og delkonklusjonar under punkta over. Her er samla sett fleire forhold som representerer risiko for svikt. Vi har ved dette tilsynet avdekt at Nav Sveio ikkje har klar og felles praksis for å :

1. skrive ned munnlege søknader om økonomisk rådgjeving og følgje opp med vedtak
2. ta med dato for søknad i vedtak om økonomisk rådgjeving
3. skrive ned vurderingar av hastgrad og frist for når tenesta skal starte, eventuelt dato for neste samtale, og ta dette med i vedtaket
4. journalføre oppfølgingssamtalar med brukarane som får tenesta, og dokumentere alle relevante opplysningar som er innhenta i samband med gjennomføringa av tenesta, slik at opplysningane kan kontrollerast og etterprøvast, og for å sikre kontinuitet i tenesta

Vi har ved intervju fått vite av Nav Sveio truleg yter meir økonomisk rådgjeving enn det vi ser i dokumentasjonen, at leiinga ser det er manglar i dokumentasjonen, og vurderer at dei kan bli betre på å dokumentere og at kontrollen med dette kan bli betre.  Vi fekk opplyst i oppsummerande møte, at dei vil ta tak i forbetringsarbeidet straks slik at praksis blir i tråd med lovkrava.

5. Konklusjon frå statsforvaltaren

Sveio kommune sikrar ikkje at tenesta økonomisk rådgjeving til personar i ein vanskeleg økonomisk situasjon, er forsvarleg med tanke på tilgang til tenesta, avgjerd og oppstart av tenesta og oppfølging av brukarar som mottek tenesta.

Forsvarleg tilgang til tenesta

Sveio kommune sikrar ikkje godt nok at tenesta økonomisk rådgjeving er tilgjengeleg for brukarane. Det kan føre til at brukarane ikkje får økonomisk rådgjeving dei treng og har rett til.

• Kommunen må sikre at alle munnlege søknader vert dokumenterte og følgde opp med vedtak. Nav-kontorets system for kvalitetssikring har ikkje fanga opp at dette kan svikte.

Kommunens praksis er på dette punktet ikkje i samsvar med krav i sosialtenestelova § 17, jf § 4, forvaltningslova § 11 d, og kommunelova § 25-1.

Forsvarleg avgjerd og oppstart

Sveio kommune sikrar ikkje godt nok avgjerd og oppstart av tenesta. Dette kan føre til at brukarane ikkje kjem i gang med økonomisk rådgjeving raskt nok.

• Skriftlege vedtak om økonomisk rådgjeving inneheld ikkje informasjon om når tenesta skal starte opp (neste samtale) eller grunngjeving for val av oppstartsdato. Nav-kontoret’s system for kvalitetssikring har ikkje fanga opp at dette kan svikte.

Kommunes praksis er på dette punktet ikkje i samsvar med krav i sosialtenestelova § 17, jf § 4, forvaltningslova § 23, og kommunelova § 25-1.

Forsvarleg oppfølging av brukarar som mottek tenesta økonomisk rådgjeving

Sveio kommune sikrar ikkje godt nok oppfølginga av brukarar som mottek tenesta økonomisk rådgjeving. Dette kan føre til at brukarane ikkje får økonomisk rådgjeving som er i samsvar med deira behov, og vert justert dersom behova endrar seg.

• Rettleiingsarbeidet er ikkje alltid forsvarleg dokumentert. Nav-kontorets system for kvalitetssikring har ikkje fanga opp at dette kan svikte.

Kommunens praksis er på dette punktet ikkje i samsvar med krav i sosialtenestelova § 17, jf § 4, forvaltningslova §§ 11d og 17, og kommunelova § 25-1.

6. Pålegg om å rette lovbrot

Vi har vurdert verknadene som dette pålegget vil ha for resten av verksemda til kommunen, i samsvar med kommunelova § 30-4 andre ledd. Vi kan ikkje sjå at omsynet til resten av verksemda til kommunen hindrar oss frå å påleggje kommunen å rette lovbrota som vi har funne i dette tilsynet. Kommunen har heller ikkje gjeve opplysningar som tilseier eit anna resultat.

Vi pålegg derfor kommunen å rette lovbrot slått fast ved dette tilsynet. Pålegget er heimla i kommunelova § 30-4.

Forholda kommunen må rette

Kommunen må setje i verk tiltak for å sørgje for at tenesta er i tråd med sosialtenestelova § 17, jf § 4, forvaltningslova §§ 11 d, 17 og 23 og kommunelov § 25-1:

Tilgang til tenesta

• Sveio kommune må sikre at alle munnlege søknader om økonomisk rådgjeving vert fanga opp, nedteikna og svara ut med vedtak. Det må gå fram av dokumentasjonen når behovet er meldt/fanga opp.

Vi viser her til sosialtjenestelova § 17, jf § 4, forvaltningslova §§ 11 d, og kommunelova § 25-1.

Avgjerd og oppstart av tenesta

• Sveio kommune må sikre at vedtak der tenesta økonomisk rådgjeving vert innvilga inneheld informasjon om når tenesta skal starte opp (neste samtale), og grunngjeving for val av dato for oppstart (neste samtale) ut frå brukaren sitt behov og kor mykje saka hastar.

Vi viser her til sosialtenestelova § 17, jf § 4, forvaltningslova § 23 , og kommunelova § 25-1.

Oppfølging av brukarar som mottek tenesta økonomisk rådgjeving

• Sveio kommune må sikre at rettleiingsarbeidet er forsvarleg dokumentert i alle saker der tenesta økonomisk rådgjeving vert ytt. Det skal vere journalnotat frå alle samtalar, og det skal gå fram kva opplysningar som er innhenta eller forsøkt innhenta når, og korleis opplysningane er nytta/følgt opp, Vidare skal dokumentasjonen vise Navs vurderingar, og kva som er avtalt med brukaren får gong til gong.

Vi viser her til sosialtenestelova § 17, jf § 4, forvaltningslova §§ 11 d og 17, og kommunelova § 25-1.

Frist for retting

Lovbrotet skal vere retta innan 01.11.2025.

Krav til dokumentasjon

Vi mottok kommunens plan for forbetringsarbeid 19.09.2025. Planen inneheld ei skildring av tiltak og korleis kommunen vil følgje med på om dei iverksette tiltaka fører til endring. Kommunen orienterte også om at dei rett etter oppsummerande møte gjennomførte eit forbetringsarbeid, og på bakgrunn av dette, har dei iverksett tiltak knytt til organisering, fagleg kvalitet, tekniske forbetringar og rutinar, kvalitetssikring og kompetanse.

Kommunen må sjølv kontrollere at forbetringstiltaka har ført til at tenesta oppfyller lovkrava på dei aktuelle punkta.

Innan fristen for å rette lovbrotet må kommunen sende inn dokumentasjon på at lovbrotet er retta. Dokumentasjonen skal vise resultatet av eigenkontrollen til kommunen og skildring av korleis kommunen skal følgje med på at tenesta framover er i tråd med lovkrav.

Klagerett

Det er klagerett på vedtaket, jf forvaltningslova § 28. Klagefristen vil vere tre – 3- veker frå mottak av vedtaket. Klagen skal sendast til Statsforvaltaren. Statens helsetilsyn er klageinstans.

Statsforvaltarens oppfølging av pålegget

Statsforvaltaren ber om tilbakemelding på status for arbeidet med å rette lovbrotet slik:

Vi har motteke kommunens plan for forbetringsarbeid med kommunens eigne fristar, og informasjon om korleis kommunen vil følgje med på om dei iverksette tiltaka fører til endring.

Innan 01.11.2025: Utfylt skjema for eigenkontroll, med kommunens vurderingar på bakgrunn av resultatet av kontrollen, og informasjon om korleis kommunen framover i tid skal følgje med på at tenesta er i tråd med lovkrav.

Vi vil vurdere dokumentasjonen kommunen sender, og ta stilling til om tilsynet kan avsluttas.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtalar vi korleis tilsynet vart gjennomført, og kven som deltok.

Varsel om tilsynet vart sendt 29.01.2025. 

Førebuande møte med verksemda vart gjennomført 12.02.2025.

Ti brukarar vart invitert til å snakke med oss i forkant av tilsynet. Vi snakka med fem brukarar.

Tilsynsbesøket vart gjennomført ved Nav Sveio og innleia med eit kort informasjonsmøte 02.04.2025. Oppsummerande møte med gjennomgang av funn vart halde 03.04.2025.

Ein del dokument var tilsende og gjennomgått på førehand, medan andre dokument vart mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgjande dokument vart gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Utfylt skjema for eigenrapportering og dokumentinnhenting utfylt 14.02.2025
• Organisasjonskart og oversikt tilsette
• Årsrapport 2024
• Delegasjonsvedtak pr 12.03.2025
• Internkontroll kommunale tenester i Nav Sveio (sist revidert 12.02.2025)
• Brosjyre økonomisk rådgjeving
• Oversikt møtestruktur og fagsystem
• Rutine felles for sosiale tenester (sist revidert 30.12.24)
• Rutine for økonomisk rådgjeving (sist revidert 17.01.2025)
• Forbedringsarbeid ette fagdag sosiale tenester: Opplysning, råd og rettleiing 17.01.2025
• Partnarskapsavtalen
• Fagmøte sosiale tenester – sakliste (sist revidert 03.01.2025)
• Sjekkliste opplysningar og handsaming av søknad om økonomisk sosialhjelp (sist revidert 30.12.2024)
• Skjema om eigenvurdering (sist revidert 30.12.2024)
• Skjema om hushaldningsopplysninger ( sist revidert 30.12.2024)
• Årshjul – revisjon av malar og rutinar (sist revidert 03.10.2025)

I tabellen under gjev vi ei oversikt over kven som vart intervjua, og kven som deltok på oppsummerande møte ved tilsynsbesøket.

Ikkje publisert her

Desse deltok frå tilsynsstyresmakta:

• Seniorrådgjevar/revisor Elisabeth Lund-Iversen
• Seniorrådgjevar/revisor Malin Roseanne Espejo
• Seniorrådgjevar/revisjonsleiar Linda Kråkenes

Alle rapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2024-2025 Nav – økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig livssituasjon

Søk etter tilsynsrapporter

Søk