Leste pasientjournaler uten grunn – advarsel til vernepleier

Unntatt fra offentlighet i henhold til offentlighetsloven § 13, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1

Vedtak om advarsel

Statens helsetilsyn har vedtatt å gi deg en advarsel i medhold av helsepersonelloven § 56 første ledd. Vi har kommet til at du har brutt forbudet mot urettmessig tilegnelse av taushetsbelagte opplysninger i helsepersonelloven § 21 a. 

Du kan klage på vedtaket innen tre – 3 – uker fra du mottar dette brevet.

Saksbehandlingen hos Statens helsetilsyn

Statens helsetilsyn viser til tilsynssak oversendt fra Fylkesmannen i XXXX ved brev datert XXXX. Tilsynssaken gjelder urettmessige oppslag i pasientjournaler.

Vi orienterte deg i brev datert XXXX om at vi ville vurdere å gi deg en advarsel. Vi har ikke mottatt uttalelse fra deg. 

Saksforholdet

Du er utdannet ved Høgskolen i XXXX og fikk autorisasjon som vernepleier den XXXX. Du er født XXXX og ditt helsepersonellnummer er XXXX. På tidspunktet for de aktuelle hendelsene arbeidet du som vernepleier i XXXX kommune; 40 % i XXXX og 60 % i avdeling XXXX.

Statens helsetilsyn har vurdert saken på grunnlag av dokumentasjonen oversendt fra Fylkesmannen. Under gjør vi rede for de forholdene som har hatt betydning for vår vurdering.

Tilsynssaken ble opprettet på bakgrunn av melding datert XXXX fra XXXX kommune v/helse- og omsorgssjef XXXX. Vedlagt meldingen fulgte referat fra drøftingsmøte, skriftlig redegjørelse fra deg, samt internt notat fra personalsjef vedrørende arbeid og vurderinger i saken.

Opplysninger fra XXXX kommune ved melding av XXXX

Det fremgår av referat fra drøftingsmøte den XXXX at arbeidsgiver ved en tilfeldighet den XXXX oppdaget at du urettmessig hadde logget inn på flere pasientjournaler ved XXXX. Etter en gjennomgang av logg på tilfeldig valgte pasientjournaler som du ikke var saksbehandler for, viste det seg at du hadde vært inne i journalene en eller flere ganger.

Du bekreftet i møtet at du hadde vært inne på journaler til brukere du ikke hadde oppfølgings­ansvar for. Du var klar over at det er lovbrudd å tilegne seg taushets­belagte opplysninger, men påpekte at det ved XXXX er en policy for at man går inn på andre journaler for å se hvordan brev og dokumenter formuleres. Denne praksisen tok du med deg inn i XXXX da du skulle dokumentere på HsPro. Din intensjon var ikke å hente informasjon, men å se hvordan de andre formulerte seg. Først for et halvt år siden lærte du deg hvordan du kun fikk opp dine egne saker. Du syntes det hadde vært for lite opplæring på HsPro, og du hadde ikke fått beskjed om at du ikke skulle gå inn i andre saker. Du hadde på tidspunktet for hendelsen arbeidet i XXXX i nesten tre år.

I din uttalelse datert XXXX skriver du at du ikke gjorde det aktuelle med mål om å snoke eller fordi du var nysgjerrig, men for å se hvordan andre skriver, slik at du selv kunne skrive best mulig journalnotat. Kulturen fra XXXX (ved XXXX) og fra journalsystemet Profil er at man leser kollegers journalnotater for å lære av hverandre, og dette videreførte du i god tro i jobben ved XXXX. Du skriver at Profil og HsPro er to ulike systemer som krever ulike måter å jobbe på, og at du i ettertid ser at du ikke fikk tilstrekkelig opplæring i HsPro. Du ser at du burde ha drøftet mer med kolleger istedenfor å gå inn i journalene, men understreker at det ble gjort i god tro og for å kunne utføre en god jobb ved XXXX.

Personalsjef XXXX skriver i internt notat datert XXXX at det ikke foreligger «pliktbrudd» ved ditt arbeidsforhold ved XXXX. Ved ditt arbeidsforhold ved XXXX helsestasjon (XXXX) foreligger det ifølge personalsjef «pliktbrudd» i 14 saker over tre år fra XXXX til XXXX. Dokumentasjonen viste følgende:

• I åtte saker hadde du vært inne i journal én gang
• I én sak hadde du vært inne i journal to ganger
• I to saker hadde du vært inne i journal tre ganger
• I én sak hadde du vært inne i journal ni ganger
• I én sak hadde du vært inne i journal 25 ganger
• I én sak hadde du vært inne i journal 33 ganger

Kommunen vurderer at det er et stort omfang, at det er gjort over tid, og at det gjelder personer du kjenner.

Utdrag fra din uttalelse av XXXX

Du skriver at du ved XXXX har arbeidet i XXXX, hvor dere arbeider i team, drøfter saker og kan se på hvordan andre skriver journal for å forbedre egen journalføring. Du mener det har blitt sagt at man kan se på hvordan andre skriver journal for å lære seg journalføring.

Da du startet ved XXXX måtte du tilegne deg ny kunnskap med tanke på journalføring og oppfølging av barn og unge. Videreutdanningen din i psykososialt arbeid med barn og unge ga deg ikke tilstrekkelig grunnlag for å følge opp barn og unge individuelt, og heller ikke hvordan du skulle skrive journal i nytt fagfelt. Opplæringen ved XXXX gikk ut på at du fulgte en kollega i noen uker. Du skriver at opplysningene du fikk tilgang til i journalene var de samme som du har hatt tilgang til i de drøftingene teamet har hatt.

Du ser i ettertid at du skulle tatt ansvar for å si fra om din faglige usikkerhet. Du ser i ettertid at det du gjorde ses på som et lovbrudd, og du er godt kjent med helse­personelloven. Du understreker at målet ditt ikke var å snoke i journalene.

Ytterligere opplysninger fra XXXX kommune ved brev av XXXX

Fungerende helse- og omsorgssjef XXXX skriver at en av de ansatte ved XXXX helsestasjon i XXXX oppdaget at det i journallogg HsPro sto dine initialer. Den ansatte reagerte på dette da du ikke hadde noen rolle relatert til denne journalen og brukeren som den omfattet. Det ble da i XXXX foretatt en gjennomgang av et utvalg av journaler i XXXX og ved XXXX helsestasjon der XXXX har hatt oppfølgingsansvar. Kommunen oppdaget blant annet at du flere ganger hadde vært inne i journalen til sønnen til leder for XXXX uten at du hadde noe ansvar for denne saken.

Vedlagt brevet fra XXXX kommune fulgte notat om journalkontroll fra lederne for XXXX og XXXX, notat fra personalsjefen, invitasjoner til to fagdager i XXXX, skjema for undertegnelse av taushetsplikt, prosedyre internkontroll for åpning av pasientjournaler, introduksjonsrutiner for nyansatte og uttalelse fra leder for XXXX.

Etter journalkontrollen ved XXXX konkluderte leder med at du ikke hadde gått ut over rammene for hva som forventes når det gjelder journalinnsyn. Fra journalgjennomgangen ved XXXX ble det gjort et utvalg på 13 saker hvor dine initialer fremkom, og hvor du ikke hadde noen rolle i saken. Du hadde vært inne i disse journalene fra 1 til 30 ganger.

De to fagdagene det foreligger invitasjon til, inneholdt begge temaet taushetsplikt, uten at det fremkommer konkret hva som ble gjennomgått.

Prosedyren for åpning av pasientjournaler er detaljert, og ansvar og gjennomføring for de ulike oppgavene er beskrevet. I innledningen blir det beskrevet hvem som har rett til innsyn i pasientjournaler. Denne prosedyren gjelder for journalsystemet Profil.

Introduksjonsrutiner for nyansatte er en detaljert gjennomgang av opplæringen nyansatte i kommunen skal igjennom. Taushetsplikt/taushetserklæring er ett av temaene.

Leder for XXXX har i et notat beskrevet opplæringen som blir gitt til nyansatte, blant annet journalføring og hvordan forholde seg til sensitiv informasjon. Det vises til de to invitasjonene til fagdager, og taushetserklæringen som alle underskriver som dokumentasjon for at XXXX har stort fokus på taushetsplikt i opplæringen. Leder viser også til at taushetsplikt er tema som vektlegges i undervisningen på høgskoler og universitet, og som dermed er en del av grunnutdanningen til vernepleiere. Videre tilbakeviser han at XXXX har en kultur for at ansatte går inn i hverandres journaler for å lære hvordan man dokumenterer.

Referat fra møte hos Fylkesmannen XXXX

Du forklarte i møte med Fylkesmannen at det ikke var mye rom for opplæring i XXXX. Du opplevde at det var en forventning om at du skulle ha kompetanse om journalføring, og det var derfor du valgte å gå inn i saker som kolleger jobbet med for å få tips og veiledning. I starten jobbet du sammen med en kollega, og dere gikk da gjennom pasientlisten til denne kollegaen.

Du fortalte at du tidligere jobbet ved XXXX avlastningsbolig, og at praksisen derfra var at alle leste journalene til alle for å følge utviklingen til pasientene. Da du fortsatte i andre stillinger i XXXX kommune opplevde du at det var lite fokus på journalføring, og du fikk inntrykk av at praksisen var at man delte kompetanse ved å se hvordan kolleger formulerte seg i journalene. Du hadde ikke deltatt på internundervisning hvor rutinene rundt journalføring hadde vært et tema.

Du presiserte flere ganger at du selv burde tatt opp behovet for mer opplæring med kolleger og leder. Du understreket at du i dag er veldig klar over at du ikke skulle logget inn i journalene, og at dette er ulovlig. Du skjønte ikke hvorfor du ikke i større grad reflekterte over din egen praksis da du var i arbeid. Du fortalte at du i dag jobber i XXXX barnehage, og at du ser frem til å bli ferdig med saken. 

Statens helsetilsyns vurdering

På bakgrunn av saksforholdet som beskrevet over vil vi vurdere om du har handlet i strid med forbudet mot urettmessig tilegnelse av taushetsbelagte opplysninger, jf. helsepersonelloven § 21 a. Bestemmelsen lyder:

«Det er forbudt å lese, søke etter eller på annen måte tilegne seg, bruke eller besitte opplysninger som nevnt i § 21 uten at det er begrunnet i helsehjelp til pasienten, administrasjon av slik hjelp eller har særskilt hjemmel i lov eller forskrift.»

Det sentrale vurderingstemaet er om du urettmessig har tilegnet deg taushetsbelagte opplysninger ved å gjøre oppslag i pasientjournaler da du arbeidet som vernepleier i XXXX i XXXX kommune.

I saker der Statens helsetilsyn vurderer å gi en advarsel har Statens helsetilsyn bevisbyrden. Dette innebærer at vi må sannsynliggjøre at vilkårene for å gi en advarsel er oppfylt før vi kan treffe vedtak. Alminnelig sannsynlighetsovervekt er som hovedregel tilstrekkelig. Det vil si at vi legger til grunn det saksforholdet vi mener er mest sannsynlig.

Helsepersonelloven § 21 a har samme formål som hovedregelen om taushetsplikt i § 21, nemlig å verne om pasienters integritet og sikre befolkningens tillit til helse- og omsorgstjenesten og helsepersonell. Bestemmelsene om taushetsplikt skal sikre at pasienter og brukere oppsøker helse- og omsorgstjenesten ved behov for helsehjelp, uten at de trenger å frykte at uvedkommende får tilgang til opplysninger om dem. Taushetsplikten er et bærende element i tilliten til helse- og omsorgstjenesten og til det enkelte helsepersonell, og er en del av kjernekunnskapen til alt helsepersonell.

På bakgrunn av saksforholdet som fremgår ovenfor, legger Statens helsetilsyn til grunn at du urettmessig tilegnet deg taushetsbelagt informasjon om 13-14 brukere over en periode på tre år, som du ikke hadde behov for i ditt arbeid som vernepleier ved XXXX. Du har erkjent at du var inne i journaler til brukere du ikke hadde oppfølgingsansvar for, og du ser i ettertid at det du gjorde ses på som et lovbrudd. At du benyttet tilgangen til pasientjournaler til urettmessig å tilegne deg taushetsbelagte opplysninger, betraktes som et brudd på den tilliten du var gitt som vernepleier. Som helsepersonell skal du være kjent med at du ikke skal tilegne deg taushetsbelagte opplysninger du ikke har behov for i tjenesteytingen. Statens helsetilsyn forutsetter at du har kjennskap til de mest grunnleggende reglene om taushetsplikt, herunder helsepersonelloven § 21 a.

Statens helsetilsyn ser svært alvorlig på at helsepersonell gjør oppslag i journaler til pasienter/brukere som de ikke skal yte tjenester til.

Etter Statens helsetilsyns vurdering har du handlet i strid med forbudet mot urettmessig tilegnelse av taushetsbelagte opplysninger i helsepersonelloven § 21 a.

Vurdering av om du skal gis en advarsel

Statens helsetilsyn har kommet til at du har brutt helsepersonelloven § 21 a. Vi vil derfor vurdere om du skal gis en advarsel i medhold av helsepersonelloven § 56 første ledd, som lyder:

«Statens helsetilsyn kan gi advarsel til helsepersonell som forsettlig eller uaktsomt overtrer plikter etter denne lov eller bestemmelser gitt i medhold av den, hvis pliktbruddet er egnet til å medføre fare for sikkerheten i helse- og omsorgstjenesten, til å påføre pasienter og brukere en betydelig belastning eller til i vesentlig grad å svekke tilliten til helsepersonell eller helse- og omsorgstjenesten.»

For å gi advarsel er det for det første et vilkår at du har handlet forsettlig eller uaktsomt. Du har erkjent at du urettmessig har gjort oppslag i pasientjournaler uten at dette var begrunnet i helsehjelp til brukerne. Statens helsetilsyn legger til grunn at du på dette grunnlag handlet forsettlig.

Det andre vilkåret som må være oppfylt er at handlingene er egnet til å «medføre fare for sikkerheten i helse- og omsorgstjenesten», «påføre pasienter og brukere en betydelig belastning» eller til i «vesentlig grad å svekke tilliten til helsepersonell eller helse- og omsorgstjenesten». Det er ikke avgjørende om handlingene i den aktuelle saken faktisk har fått slike konsekvenser.

Etter Statens helsetilsyns vurdering er misbruk av tilgangsrettigheter i elektronisk pasientjournal egnet til å påføre pasienter og brukere en betydelig belastning. Pasienter/brukere og pårørende skal kjenne seg trygge på og ha tillit til at helsepersonell ikke tilegner seg taushetsbelagte opplysninger som de ikke har tjenstlig behov for, eller fått særskilt samtykke til å innhente. Misbruk av tilgangsrettigheter er videre egnet til i vesentlig grad å svekke tilliten til helsepersonell og helse- og omsorgstjenesten, og utgjør også en fare for sikkerheten i helse- og omsorgstjenesten, ved at pasienter kan vegre seg mot å oppsøke helse- og omsorgstjenesten eller unnlate å oppgi viktig informasjon.

Hovedvilkårene for å gi deg en advarsel i medhold av helsepersonelloven § 56 første ledd er oppfylt. Statens helsetilsyn skal likevel foreta en skjønnsmessig vurdering av om du skal gis en advarsel. En slik vurdering skjer med utgangspunkt i formålet med å gi advarsel, som er å reagere på alvorlige overtredelser av helsepersonelloven. Reaksjonen skal bidra til å fremme pasientsikkerhet, kvalitet i helse- og omsorgstjenesten og til å forhindre fremtidige lovbrudd.

Statens helsetilsyn ser alvorlig på at du forsettlig og gjentatte ganger, alt fra én til 33 ganger i samme journal, tilegnet deg opplysninger om brukere som du ikke hadde behov for i ditt arbeid som vernepleier. Etter vår vurdering er dine handlinger et klart misbruk av dine tilgangsrettigheter i elektronisk pasientjournal, og utgjør et alvorlig brudd på den tillit du er gitt av arbeidsgiver og samfunnet for øvrig.

Statens helsetilsyn har etter en samlet vurdering kommet til at overtredelsen av helsepersonelloven er så alvorlig at du skal gis en advarsel.

Vedtak

Statens helsetilsyn gir deg i medhold av helsepersonelloven § 56 første ledd en advarsel for brudd på lovens § 21 a.

Vi sender informasjon om vedtaket til Inspektionen för vård och omsorg (IVO) i Sverige, Styrelsen for Patientsikkerhed i Danmark og andre aktuelle instanser (arbeidsgiver, avtalepart, etc.). Se vedlagte kopi.

Klagerett

Du har rett til å klage på vedtaket, jf. forvaltningsloven § 28. Klagefristen er tre – 3 – uker fra du mottar dette brevet. Vi viser til vedlagte informasjonsskriv som har nærmere opplysninger om reglene for klage.

En eventuell klage sender du til Statens helsetilsyn. Det er Statens helsepersonell­nemnd som er klageinstans, jf. helsepersonelloven § 68 andre ledd.  

Til orientering

Statens helsetilsyn har i brev av dags dato avsluttet tilsynssaken mot XXXX kommune. Etter en gjennomgang av saksdokumentene har vi ikke funnet grunn til å vurdere om XXXX kommune har brutt helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 bokstav c, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten. Kopi av avslutningsbrevet følger vedlagt.

Med hilsen

XXXX e.f
assisterende direktør

XXXX
rådgiver

Brevet er godkjent elektronisk og sendes derfor uten underskrift

Vedlegg:
Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak
Kopi av melding til aktuelle instanser
Kopi av avslutningsbrev til XXXX kommune

Kopi:
Fylkesmannen i XXXX
XXXX kommune v/rådmannen

Saksbehandler: rådgiver XXXX, tlf.  XXXX

Lenker om tilsynssaker